Escape de la Casa de Papel E-Book

Cristian Remon

• Herausgeber: Editorial Autores de Argentina
• Kategorie: Gesellschafts- und Liebesromane
• Sprache: Spanisch

Seitenzahl: 138

Veröffentlichungsjahr: 2023

Beschreibung

Escape de la Casa de Papel, el título elegido para esta obra, es resultado de un juego de palabras que representa a las organizaciones deseosas de escabullirse de la obsolescencia de circuitos burocráticos y recurrentes hacia la digitalización o informatización de sus procesos internos. El libro es una recopilación de proyectos reales transformados en historias noveladas, en las que se intenta demostrar que, bajo el espectro de la democratización de la tecnología, es posible empoderar a los usuarios en el acceso y uso de herramientas tecnológicas de tipo no-code / low-code para el desarrollo de una solución simple, rápida y económica sin invertir grandes recursos financieros. Las historias se presentan bajo diferentes contextos que requieren respuesta rápida a problemas con alta prioridad de resolución en múltiples escenarios: un área IT dentro de la organización con recursos humanos informáticos inmersos en otros proyectos ya en marcha, recursos financieros limitados para solventar la tercerización del desarrollo o ausencia de un área IT. Todos estos proyectos tienen en común que fueron abordados bajo un enfoque de gestión por procesos orientado a resultados, aportando valor agregado a las tareas y alcanzando las expectativas de los actores involucrados.

Leseprobe

CRISTIAN REMON

Escape de la Casa de Papel

Remon, Cristian ArielEscape de la Casa de Papel / Cristian Ariel Remon. - 1a ed. - Ciudad Autónoma de Buenos Aires : Autores de Argentina, 2023.

Libro digital, EPUB

Archivo Digital: descarga y online

ISBN 978-987-87-3870-3

1. Narrativa. I. Título.CDD A863

EDITORIAL AUTORES DE [email protected]

Tabla de contenidos

Agradecimientos

Prólogo

Introducción

Temporada 1

Episodio 1

El Convenio

Episodio 2

Artículo 52 - Día libre

Episodio 3

La educación en tiempos de Pandemia (COVID-19)

Episodio 4

La pieza que faltaba

Fuentes Bibliográficas

Historias de digitalización e informatización de procesos de negocio

Escape de la casa de papel

Temporada 1

Orientado al business management y áreas IT

involucrados en la transformación digital de las organizaciones

“El cambio cultural requiere de paciencia y perseverancia.

No hay soluciones rápidas, y cuanto mayor sea

el movimiento hacia la dirección atinada,

mayor resistencia habrá”

Peter M. Senge

‘La Quinta disciplina en la práctica”

Agradecimientos

A Fernando, quien se animó a escribir el prólogo.

Ha sido mi profesor, mi jefe y actualmente mi amigo.

A Martina y Natalia,

por sus sugerencias literarias y gramaticales

en estas historias noveladas.

Prólogo

Este prólogo merece iniciar con un infinito agradecimiento a Cristian por hacerme parte de este hermoso proyecto. En la vida se viven situaciones que dejan un delicioso sabor para siempre: el nacimiento de un hijo, concluir una carrera o una contratación para un proyecto desafiante, entre otros. Aún recuerdo cuando Cristian me dijo entre pizza y cerveza, “Quiero que escribas el prólogo del libro”. Si bien en ese momento sentí mucha incertidumbre ante una propuesta nunca antes experimentada, el orgullo y honor de tener esta responsabilidad hizo que asuma el desafío y aquí estamos.

Cuando uno comienza la lectura de un libro “técnico”, espera disfrutar de ese banquete de conceptos, acrónimos y, a veces, buenos ejemplos. Ingredientes infaltables en las mesas de diálogo de IT. Si se tratase de una reunión de amigos, estaríamos hablando de los cortes de carne a poner en la parrilla y los vinos que deben acompañarlos. Pero en este caso Cristian nos presenta algo realmente diferente, a pesar de ser un profesional de perfil técnico con mucha experiencia en el campo, gran trayectoria académica, docente universitario y varias cosas más, nos sorprende con esta obra como si fuese la ensalada más atractiva en medio de ese asado de amigos. ¿Ensalada para sumar al asado? Sí, eso dije. Y muy rica, nutritiva e innovadora.

Luego de leer este libro seguramente Ud. coincidirá conmigo en la analogía. Uno se queda con esa idea de exquisita ensalada, porque percibirá la presencia del justo equilibrio entre diversos ingredientes que van desde el estricto deber profesional de aquellos que nos dedicamos a la transformación digital, hasta situaciones humanas comunes y reales que ocurren en la cotidianeidad de todos los stakeholders que participamos en proyecto de innovación y cambio.

El contenido del libro se estructura en diferentes historias basadas en casos reales de mejora y optimización de procesos, proyectos desarrollados en organizaciones reales1 de diferentes dominios y modelos de negocio. La redacción novelada de las experiencias vividas en cada una de esas experiencias facilita, y hasta hace entretenida la lectura. Desde el más novato lector hasta un experto en el tema quedarán atrapados en la crónica de cada historia, ya sea por la solución técnica lograda para resolver el problema del usuario, o por las intervenciones, actitudes y desenlaces de los personajes.

Para terminar, invito a leer este “Escape de la casa de papel. Temporada 1” en el que aprendizaje y entretenimiento se unen para ofrecer una experiencia “rica” y memorable.

Pedro Fernando Soriano

1 Organizaciones reales es un concepto introducido por Jorke Etkin en su libro “Gestión de la complejidad en las organizaciones”.

Introducción

Este libro nace de la necesidad de compartir la experiencia recolectada luego de algunos años de estar involucrado en la gestión de procesos de negocio y su informatización. Por ese entonces, tenía claro qué tipo de información deseaba compartir pero no encontraba el modo: dictar un tradicional curso o taller sonaba aburrido y escribir un artículo de tipo académico, la verdad, no es mi fuerte.

Quería hacer algo más pragmático y de llegada al lector, aquella persona involucrada diariamente en los problemas relacionados a los procesos de sus organizaciones, inmersa en la antigua cultura organizacional de la circulación continua y obsoleta de papel, con tareas recurrentes y sin valor agregado. Quería, y aún quiero, llegar a personas con deseos de liderar una transformación digital en su organización.

El título, Escape de la Casa de Papel, es un juego de palabras que utiliza el nombre de la serie homónima de gran éxito La Casa de Papel. Simboliza a las organizaciones deseosas de transitar un camino que les permita escabullirse de la obsolescencia de circuitos recurrentes y enmarcados con formularios de papel, hacia la digitalización o informatización de sus procesos internos. Durante ese trayecto de fuga, repreguntarse por qué hacemos lo que hacemos.

El libro es una recopilación de proyectos reales transformados en historias noveladas, en las que se intenta demostrar que, bajo el espectro de la democratización de la tecnología, es posible empoderar a los usuarios en el acceso y uso de herramientas tecnológicas para el desarrollo de una solución simple, rápida y económica. El desafío es lograr una transformación digital, o cambio de paradigma, que evolucione sin necesidad de invertir grandes recursos financieros.

El contexto de las historias que se presentan en esta narración implica dar respuesta rápida a problemas con alta prioridad de resolución, en un escenario donde:

• Se dispone de un área IT dentro de la organización pero sus recursos humanos informáticos están inmersos en otros proyectos ya en marcha.

• Los recursos financieros son limitados para solventar la tercerización del desarrollo.

• No se dispone de un área IT.

Una de las principales características de estos proyectos es que fueron abordados bajo un enfoque de gestión por procesos orientado a resultados, aportando valor agregado a las tareas y alcanzando las expectativas de los actores involucrados.

Este libro cuenta cómo fue la transición desde un estado de zona de confort, influenciado por el escepticismo y miedo al cambio, hacia un estado de satisfacción y relajación en su labor diaria. El trayecto durante este proceso de transformación reveló, por un lado, el impacto psicológico negativo sobre algunos actores de la organización ante la pérdida de control delpapel o desconcentración de tareas y, por otro, actores que apoyan e impulsan estos cambios para alcanzar una mejor gestión y modernización dentro de su ambiente laboral.

Joan Cwaik, en su libro Las 7 revoluciones tecnológicas que transformarán nuestra vida [Cwaik 2020], hace mención a este tipo de cambios y no los considera sólo una transformación digital, sino una innovación disruptiva: un antes y un después, una ruptura del orden cultural establecido sobre la forma tradicional de hacer las tareas diarias. No es suficiente pensarlo como un cambio o desplazamiento tecnológico, es un nuevo arquetipo que provoca un impacto positivo en el modo de hacer nuestro trabajo, re dirigiendo esfuerzos de tareas recurrentes hacia otras más productivas y de valor agregado. Los costos presupuestarios de la organización se ven beneficiados al eliminar el consumo de papel e insumos de máquinas de ofimática, y las horas hombre en tareas operativas recurrentes.

Para llevar adelante con éxito estos cambios, recomiendo disponer lo que denomino los 4 pilares de transformación digital de los procesos:

El dueño del proceso (process owner) es el responsable del proceso a transformar o mejorar; en la mayoría de los casos, es el jefe del área.

El facilitador es la parte técnica que asesora al dueño del proceso y ejecuta el proyecto de transformación. El dueño del proceso y el facilitador trabajan en equipo para llevar adelante el proyecto. El rol de facilitador es representado por el área de tecnología de la organización o un asesor externo contratado.

Los usuarios directos son las personas que intervienen de forma directa en la ejecución del proceso. Son los denominados actores del proceso de negocio.

Por último, y con un rol clave, se encuentra el apoyo directivo, que aprueba de forma estratégica el proyecto de transformación y sienta las bases para el cambio cultural. Este rol es, generalmente, ejecutado por el área directiva de la organización o aquella persona con poder en la toma de decisiones estratégicas. Sin este soporte político, el proyecto no cuenta con una variable de garantía para su ejecución o persistencia en el tiempo. Su aprobación le otorga la validez institucional necesaria para que los usuarios directos brinden también su apoyo.

Herramientas y buenas prácticas que vas a encontrar en estas historias:

• Gestión del tiempo

• Metodología Kanban

• Propuesta de proyecto

• Uso de Google suites

• Uso de Cawemo para modelar procesos de negocio (BPMN)

• Preparación de reuniones

• Presentaciones efectivas

• Uso de Forms Approvals:complemento de Google Forms para aprobar flujos de trabajo (workflows)

• El camino del cliente (Customer Journey Map)

• Metodología Sprint para resolver problemas y testear nuevas ideas en 5 días

• Mínimo Producto Viable (MVP)

• Uso de JotForm: constructor y creador de formularios online

• Uso de BonitaSoft para automatizar procesos de negocio

¿De qué hablamos cuando hablamos de una transformación digital?

La gran oferta de soluciones tecnológicas existentes provoca una competencia feroz entre los oferentes de estos servicios, donde el objetivo es captar la mayor cantidad de usuarios o grandes empresas para reforzar su estrategia de marketing. Esto ha devaluado el sentido real del concepto de transformación digital.

La denominación de empresa digital fue otorgada por clientes y usuarios a aquellas empresas que, a fines de la década de 1990 y principios del nuevo milenio, comenzaron tímidamente a abrir su propio website. Años más tarde, con la llegada de los Smartphone, se expandieron con una aplicación para estos dispositivos móviles: las apps.

La consecuencia de este maquillaje digital fue que las empresas mantuvieron sus mismos procesos internos, perdiendo la oportunidad de re pensar su propia cultura organizacional y transitar el camino de una gestión por procesos y arquitectura empresarial.

Las organizaciones que se sumaron a este movimiento compartían el mismo diagnóstico: bipolaridad corporativa. Por un lado, padecían de inercia cultural al encontrarse bajo una acción pasiva ante el análisis introspectivo de sus procesos internos y, como contrapunto, compensaban esa inercia con euforia tecnológica motivada por la adopción de las últimas tecnologías para acceder a una posición de mercado o no retroceder en territorios conquistados.

Dentro de una organización, la incorporación de tecnología y su actualización constante es inevitable. También gran parte de estas organizaciones quedó estancada en la primera fase: incorporación de tecnología. Francisco Vacas Aguilar en su trabajo Transformación digital: del lifting a la reconversión [Vacas Aguilar 2021], establece:

“Este efecto de doble identidad describe bastante bien uno de los principales problemas a los que todavía no nos hemos enfrentado: la digitalización de una organización no se ha entendido como un cambio en la filosofía y forma de operar de una empresa, sino como una etapa de renovación tecnológica”

La transformación digital consiste, entonces, en re pensar la cultura organizacional de sus procesos internos (transformación) para luego potenciarlos con la inclusión de la tecnología adecuada (digital).

Es mi anhelo que, después de la lectura de esta obra, las organizaciones comiencen a reorientar su estrategia identificando lo que se debe mantener, lo que se debe mejorar y lo que se debe erradicar, para luego empoderarla con la adopción de tecnología.

No hay mejor forma de comenzar que por el principio

Cuando me incorporé al equipo del área de procesos y calidad de una organización, su plan estratégico de los siguientes cuatro años recién comenzaba a ejecutarse. Uno de sus objetivos estratégicos consistía en mejorar la calidad de atención de sus clientes para brindarles una experiencia satisfactoria (customer experience o CX, por sus siglas en inglés). A partir de esa premisa, que involucraba nuestra área de forma directa, debimos elaborar un plan de corto plazo bajo un marco estratégico orientado a resultados donde medir la calidad de atención (CX).

El plan definido se sustentaba en cuatro objetivos claves:

• Identificar y definir todas las interacciones, canales, elementos y emociones por los que atraviesa una persona desde su rol de potencial cliente (lead, prospecto u oportunidad) hasta el servicio pos venta. Esto se denomina customer journey map (o ciclo de vida del cliente).

• Priorizar el orden de mejora de los procesos en base a dos atributos: grado de criticidad y recurrencia.

• Repensar el proceso aplicando mejoras sustanciales a corto plazo.

• Dar soporte tecnológico.

Así, en esa oportunidad, el customer journey map fue tomado como punto de partida y guía de referencia y, dejando de lado la metodología tradicionalista de la gestión de procesos, aplicamos un nuevo paradigma: la gestión por procesos orientada a resultados [Palvarini & Quesado 2014].

Este nuevo enfoque desplaza las 5 acciones de los procesos as is en los que se basa la tradicional metodología:

• Modelar el proceso actual.

• Identificar las falencias y asignarle un nivel de criticidad.

• Proponer un plan de mejora.

• Ejecutar el plan de mejora.

• Implementar el nuevo proceso (capacitación y puesta en marcha).

Desde un punto de vista ágil, este método convencional presenta también dos falencias:

• No aplica una economía del esfuerzo.

• Se aleja del dinamismo de la realidad.

Los tiempos que se invierten en modelar el proceso actual e identificar las debilidades son prolongados. Este tiempo puede emplearse en modelar la versión mejorada del proceso teniendo como marco de trabajo, las expectativas del dueño del proceso y de los usuarios directos. Luego del consenso y aprobación de las mejoras de un proceso, se procede a su implementación bajo un escenario real. Esta acción no logra anticipar el comportamiento e impacto de las variables reales en constante cambio en el contexto del proceso mejorado. No existe una simulación previa en un ambiente real controlado que permita tomar contacto con los impactos negativos y aplicar las acciones correctivas necesarias para luego poner en marcha el proceso en su totalidad.

El nuevo paradigma de gestión de procesos orientado a resultados está delineado bajo los siguientes puntos:

• Modelar el proceso aplicando mejoras on the fly teniendo en cuenta los problemas identificados y las expectativas del cliente.

• Confeccionar un plan de proyecto para dar soporte tecnológico.

• Desplegar y simular el proceso bajo un escenario real y controlado.

• Ajustar el proceso.

• Comunicar, capacitar y poner en marcha el proceso en su alcance total.

La economía del esfuerzo y gestión de los riesgos que brinda este paradigma, permite dar respuesta positiva a corto plazo a los problemas reales ante una realidad dinámica y cambiante. El tiempo no se detiene hasta que sea posible mejorar el proceso actual. Es deber ser ágiles y dinámicos, sin perder de vista las expectativas del dueño del proceso.

Este paradigma fue aplicado en los proyectos transformados en historias de este libro, y me acompaña en cada nuevo proyecto de transformación digital que emprendo.

Arquitectura del libro

Cada capítulo representa un episodio que cuenta una historia particular. Las historias están caracterizadas por diferentes personajes que, en base a su rol dentro de la organización, representan cada uno de los 4 pilares de la transformación digital. Cada capítulo está estructurado de la siguiente manera: presentación de los personajes, descripción del problema, estrategia de resolución del problema, herramienta informática utilizada y su modo de uso y, por último, los resultados obtenidos y experiencia de los usuarios.

Al final de cada episodio, el lector encontrará un código QR para poder calificar su experiencia y compartir alguna historia de transformación digital de un proceso o proyecto en el que haya participado.

¡Que tengas una excelente lectura y una experiencia satisfactoria!

Temporada 1

Tráiler:

Presentación del narrador

Episodio 1: El Convenio

Sinopsis: El punto de inflexión ocurre cuando el área legal de la organización ya no es capaz de resolver los continuos errores que ocurren durante la generación, revisión y firma de contratos entre partes. Una solución rápida y a corto plazo es requerida.

Episodio 2: Artículo 52 - Día libre

Sinopsis: El área de RRHH decide seriamente tomar cartas en el asunto sobre las solicitudes de días libres del personal. El tiempo dedicado por sus recursos a atender correos electrónicos, formularios y consultas sobre este tema debe ser minimizado.

Episodio 3: La educación en tiempos de Pandemia (COVID-19)

Sinopsis: