Excel im Controlling für Dummies E-Book

Karsten Oehler

• Herausgeber: Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: ...für Dummies
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 419

Veröffentlichungsjahr: 2020

Beschreibung

Wenn Sie Controller sind, verbringen Sie mit Excel viele, viele Stunden. Dieses Buch zeigt Ihnen, wie Sie Excel professionell einsetzen. Lernen Sie, wie Sie Pivot-Tabellen und -Charts erstellen, wie Sie Daten importieren oder exportieren, wie Sie Diagramme erstellen und wie Sie wichtige Excel-Formeln anwenden. Mit diesem Buch sind Planung, Budgetierung und Vorschaurechnung viel leichter und schneller erledigt. Sie werden Excel lieben!

Leseprobe

Excel im Controlling für Dummies

Schummelseite

TASTENKOMBINATIONEN FÜR DIE SCHNELLE NAVIGATION (AUSWAHL)

+

Springen an das Ende einer Tabelle

++

Markieren bis an das Ende einer Tabelle

+

VBA-Umgebung aufrufen

+F

Suchen

+H

Ersetzen

+

Zum vorherigen Blatt einer Arbeitsmappe

+

Zum nächsten Blatt einer Arbeitsmappe

Öffnen Gehezu-Maske

+

Markieren einer ganzen Zeile

+

Markieren einer ganzen Spalte

++*

Markierung eines durch leere Zellen abgegrenzten Zellbereichs (i.d.R. eine Tabelle)

+a

Markierung aller Zellen im Arbeitsblatt

TASTENKOMBINATIONEN FÜR DIE SCHNELLE FORMATIERUNG (AUSWAHL)

++-

Gesamtrahmen zuweisen

++1

Formatierung mit zwei Nachkommastellen und Tausendertrennzeichen

++5

Formatierung als Prozentwert ohne Nachkommastellen

+#

Formatierung als Datumsformat

TASTENKOMBINATION ZUR BEARBEITUNG (AUSWAHL)

Umschalten zwischen den verschiedenen Referenzierungsarten (bei der Markierung innerhalb einer Formel).

+

Einfügen eines Kommentars

Name einfügen

+

Namen zuweisen

++

Namen aus markiertem Bereich erstellen

+.

Einfügen aktuelles Datum

Einfügen eines Diagrammblatts

++

Erstellen einer Matrix-Formel (aus der Bearbeitung einer Zelle heraus)

+

Füllen aller markierten Zellen mit der Eingabe (aus der Bearbeitung einer Zelle heraus)

+r

Füllen der markierten Zellen mit den Inhalten der ersten Spalte

+u

Füllen der markierten Zellen mit den Inhalten der ersten Zeile

+

Neue Zeile innerhalb einer Zelle

Bearbeiten einer Formel

+

Einfügen eines Diagramms in das aktuelle Arbeitsblatt

+

Einfügen einer Funktion

+z

Rückgängigmachen der letzten Aktion

+9

Ausblenden der markierten Zeilen

+8

Ausblenden der markierten Spalten

+k

Hyperlink einfügen

SONSTIGE TASTENKOMBINATIONEN (AUSWAHL)

Speichern unter

+s

Speichern

Alle Formeln neu berechnen

Berechnen aller Formeln

+

Formeln im Arbeitsblatt berechnen

Excel im Controlling für Dummies

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

2. Auflage 2020

© 2020 WILEY-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA, Weinheim

All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This book published by arrangement with John Wiley and Sons, Inc.

Alle Rechte vorbehalten inklusive des Rechtes auf Reproduktion im Ganzen oder in Teilen und in jeglicher Form. Dieses Buch wird mit Genehmigung von John Wiley and Sons, Inc. publiziert.

Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Coverfoto: © Kaspars Grinvalds - stock.adobe.comKorrektur: Birgit Volk

Print ISBN: 978-3-527-71597-8ePub ISBN: 978-3-527-82185-3

Inhaltsverzeichnis

Cover

Einführung

Über dieses Buch

Wie Sie dieses Buch lesen

Was Sie nicht lesen müssen

Törichte Annahmen über den Leser

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Konventionen in diesem Buch

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Wie es weitergeht

Teil I: Excel-Basics für Planung, Reporting und Analyse

Kapitel 1: Controlling und Excel – geschaffen füreinander

Die Erfolgsgeschichte

Für welches Problem das richtige Werkzeug?

Die Grenzen von Excel

Die »sieben Todsünden« und was man dagegen machen kann

Makros – im Zweifelsfall ohne

Kapitel 2: Die Jahre kommen und gehen – Excel bleibt

Excel 2007

Excel 2010

Excel 2013, 2016 und 2019

Apps und Add-Ins

Unterschiedliche Excel-Versionen

Datenbankunterstützung – der Turbolader für Excel

Teil II: Analyse, Reporting und Dashboards

Kapitel 3: Druckbetankung: Das Füllen von Excel mit externen Daten

Die Importmöglichkeiten

ODBC

Datenexport

Kapitel 4: Datenfriedhöfe vermeiden: Aus Rohdaten verständliche Übersichten erstellen

Die Ausgangsbasis: Ungeordnete Datenmengen

Filtern, Gruppieren, Gliedern und mehr: Den Fokus auf das Wesentliche legen

Die Renner- und Penner-Liste

Die ABC-Analyse: Der Blick auf das Wesentliche

Die Ampelliste: Bedingte Formatierung

Kapitel 5: Stufe um Stufe: Die Deckungsbeitragsrechnung

Das Arbeiten mit Deckungsbeiträgen

Vom »Slicen« und »Dicen«: Die Deckungsbeitragsrechnung als Pivot-Tabelle

Kapitel 6: Jenseits von Pivot: Die Cube-Funktionen und PowerPivot

Die Analysis Services in Excel

Was wäre, wenn …

Rechnen und Gruppieren mit den Analysis Services

Zelle für Zelle – die Cube-Funktionen

Nicht mal eine Pause im Flieger – die Offline-Funktion

Und es geht noch besser – PowerPivot

Arbeiten mit mehreren Tabellen

DAX

Exkurs: Installation des Analysis-Würfels

Kapitel 7: Statt 1000 Worten: Diagramme richtig genutzt

Ganz einfach: Das erste Liniendiagramm

Kombination aus Balken- und Liniendiagrammen

Dynamische Grafiken

Gar nicht so einfach: Wasserfalldiagramme

Sunburst und Treemap

Und noch einer: Portfolio-Diagramme

Kapitel 8: In der Kürze liegt die Würze: Das Dashboard

Man nehme einfach ein Dashboard

Ihr Dashboard

Drill-through

Und Excel kann es doch: Tachografiken

Integration in PowerPoint

Teil III: Planung, Budetierung und Forecasting

Kapitel 9: Cash is not everything but … Planung der Finanzen

Integrierte Erfolgs- und Finanzplanung

Ableitung von Zahlungsströmen aus GuV und Bilanz mittels Geldwerdungsfaktoren

Economic Value Added:Unternehmenswertorientierte Planung

Kapitel 10: Geld rein und wieder raus: Investition und Finanzierung

Rechnet sich das? Investitionsplanung

Finanzierung

Kapitel 11: So budgetieren Sie richtig

Excel und das verteilte Budgetieren – immer wieder eine Herausforderung

Kapitel 12: Die Kosten im Griff: Betriebsabrechnungsbogen und Soll-Ist-Vergleich

Aufbau eines Betriebsabrechnungsbogens mit Excel

Umlage und Leistungsverrechnung

Das Problem der zyklischen Umlage

Kapitel 13: Vorschaurechnungen – verstehen, was kommen könnte

Arbeit sparen: Die Trendfunktionen

Jeden Monat aufs Neue: Rollierende Berichte

Teil IV: Strategisches Controlling

Kapitel 14: (Strategische) Pläne werden Realität: mit der Balanced Scorecard

Mehr als nur Kennzahlen: Das BSC-Reporting

Wie erreiche ich das Ziel? Die strategische Landkarte

Drill-through in die Details

Kapitel 15: Den Überblick behalten: Strategische Projektrechnungen

Mehrjahresplanung

Projektplanung

Multiprojektplanung

Projektfinanzierung

Wertorientierte Kalkulationen

Simulationsvergleiche

Kapitel 16: Planung intensiv: Simulieren und Optimieren

Der Szenario-Manager

Zielwertsuche

Der Solver

Was alles schiefgehen kann: Die Monte-Carlo-Simulation

Teil V: Der Top-Ten-Teil

Kapitel 17: Die zehn häufigsten Controller-Fragen

Ist die neueste Version immer die beste?

Muss ich alle Funktionen beherrschen?

Wie vermeide ich, dass meine Excel-Sheets im Lauf der Zeit immer komplexer werden?

Wie vermeide ich fehlerhafte Berechnungen?

Was habe ich da eigentlich vor einigen Wochen gemacht?

Kann ich Excel auch mobil einsetzen?

Wie arbeite ich am besten mit Excel im Team?

Wie werde ich in Excel besser?

Löse ich mein Problem mit Excel oder besser mit anderen Programmen?

Wo bekomme ich Hilfe, wenn das Buch einmal nicht weiterhilft?

Stichwortverzeichnis

End User License Agreement

Tabellenverzeichnis

Kapitel 1

Tabelle 1.1: Adressierungsarten in Zellbezügen

Kapitel 2

Tabelle 2.1: Excel-Dateitypen

Kapitel 9

Tabelle 9.1: Ermittlung des Cashflows

Tabelle 9.2: Verwendete Abkürzungen im Werttreiberbaum

Illustrationsverzeichnis

Kapitel 1

Abbildung 1.1: Unternehmenssteuerung im Turbulenz-Portfolio

Abbildung 1.2: Selbsterklärende Datenblätter übernehmen Ihre Dokumentationsaufga...

Abbildung 1.3: Anlage von Namen

Abbildung 1.4: Automatische Erstellung von Namen

Abbildung 1.5: Eingabeunterstützung

Abbildung 1.6: Zellkommentar

Abbildung 1.7: Eine

externe Verknüpfung erzeugen

Abbildung 1.8: Entdeckung

externer Verknüpfungen

Abbildung 1.9: Geschicktes Kopieren

Abbildung 1.11: Namen aus Auswahl erstellen

Abbildung 1.10: Deckungsbeitragsrechnung

Abbildung 1.12: Kopieren von Referenzen

Abbildung 1.13: Referenzieren auf Namensbereiche

Abbildung 1.14: Zusätzliche Zeilen

Abbildung 1.15: Ersetzen

Abbildung 1.16: Namensverlängerung

Abbildung 1.17: Namensdefinition

Abbildung 1.18: Dynamische Namensverweise

Abbildung 1.19: Start der Makro-Aufzeichnung

Abbildung 1.20: Aktion während der Aufzeichnung

Abbildung 1.21: Die VBA-Entwicklungsumgebung

Abbildung 1.22: Das Makro-Ergebnis

Abbildung 1.23: Makros Schritt für Schritt ausführen

Abbildung 1.24: Automatische Ergänzung durch den VBA-Editor

Abbildung 1.25: GuV mit kommentierten Zellen

Abbildung 1.26: Kommentarbericht

Abbildung 1.27: Sammlung der Kommentare

Abbildung 1.28: Eigenständige Kommentarliste

Abbildung 1.29: Doppelklick auf einen Kommentar

Abbildung 1.30: Das Ziel: die dazugehörige Zelle zu einem Kommentar

Abbildung 1.31: Das Makro-Ergebnis

Abbildung 1.32: Die eingebauten Funktionen

Kapitel 2

Abbildung 2.1: Die neu gestaltete Benutzeroberfläche von Excel 2007

Abbildung 2.2: Mehr Gestaltungsmöglichkeiten für bedingte Formatierungen in Exce...

Abbildung 2.3: Der Formelbereich

Abbildung 2.4: Pivotierung über die Multifunktionsleiste

Abbildung 2.5: Benutzerführung bei der Erstellung von Pivot-Tabellen

Abbildung 2.6: Menüband über die rechte Maustaste anpassen

Abbildung 2.7: Eigenes Register zusammenstellen

Abbildung 2.8: Meine eigene Registerkarte

Abbildung 2.9: Sparklines erzählen Geschichten in einer Zelle

Abbildung 2.10: Datenschnitt in Pivot-Tabellen

Abbildung 2.11: Suchfilter in Pivot-Tabellen mit Platzhalter

Abbildung 2.12: Die Backstage-Ansicht in Excel 2019

Abbildung 2.13: Die Vorlage für eine Budget-Berechnung

Abbildung 2.14: Nach dem Markieren erscheint die Schaltfläche für die Schnellana...

Abbildung 2.15: Auswahl der Datenbalken

Abbildung 2.16: Auswahl der Pfeile aus »Symbolsatz«

Abbildung 2.17: Regelverwaltung zur bedingten Formatierung

Abbildung 2.18: Diagrammerstellung mit einem Klick

Abbildung 2.19: Pivot-Tabellen mit einem Klick erzeugen

Abbildung 2.20: Rohdaten zur Datenanalyse

Abbildung 2.21: Blitzvorschau der Datenanalyse

Abbildung 2.22: Ergebnis der automatischen Datenanalyse

Abbildung 2.23: Unsere Datentabelle

Abbildung 2.24: Datenschnitte in Datentabellen

Abbildung 2.25: Add-Ins starten

Abbildung 2.26: »Bing Maps« hinzufügen

Abbildung 2.27: Einfügen von Beispieldaten

Abbildung 2.28: Beispieldaten überschreiben

Abbildung 2.29: Karte mit neuen Beispieldaten

Kapitel 3

Abbildung 3.1: Eine typische ASCII-Datei

Abbildung 3.3: Datenimport-Icons in Excel 2019

Abbildung 3.2: Datenimport-Icons in Excel 2007 und 2010

Abbildung 3.4: Der Textkonvertierungs-Assistent – erster Schritt

Abbildung 3.5: Der Textkonvertierungs-Assistent – zweiter Schritt

Abbildung 3.6: Der Textkonvertierungs-Assistent – dritter Schritt

Abbildung 3.7: Das Ergebnis des Imports

Abbildung 3.8: Automatisierte Namenserstellung durch den Namens-Manager

Abbildung 3.9: Weitere Datenbereichseigenschaften der importierten Daten

Abbildung 3.10: Eigenschaften des externen Datenbereiches

Abbildung 3.11: Eingabe einer Spaltenformel

Abbildung 3.12: Ausfüllen der Spaltenformel

Abbildung 3.13: Verbindungseigenschaften

Abbildung 3.14: Neue ODBC-Quelle in Excel anlegen

Abbildung 3.15: ODBC-Datenquelle auswählen

Abbildung 3.16: Treiberauswahl

Abbildung 3.17: Datenquelle auswählen

Abbildung 3.18: Die neue ODBC-Quelle

Abbildung 3.19: Feldauswahl

Abbildung 3.20: Filtermöglichkeiten

Abbildung 3.21: Aufruf von Microsoft Query

Abbildung 3.22: Datenaufbereitung mit Microsoft Query

Abbildung 3.23: Verknüpfen von Tabellen in Microsoft Query

Abbildung 3.24: Übergabe der Ergebnisse an Excel

Abbildung 3.25: Aufruf der Datenbankeigenschaften

Abbildung 3.26: Datenbankeigenschaften anpassen

Abbildung 3.27: Auswahl des Datenformats für den Export

Kapitel 4

Abbildung 4.1: Arbeitsblatt mit Rohdaten aus dem Vertrieb

Abbildung 4.2: Optionen bei der Datenanalyse

Abbildung 4.3: Textfilterung zur Datenanalyse

Abbildung 4.4: Textfilterung nach »Kunde 5«

Abbildung 4.5: Sortierung der Datenbestände

Abbildung 4.6: Symbole für aktive Filter und Sortierungen

Abbildung 4.7: Funktion TEILERGEBNIS

Abbildung 4.8: Bestimmung der Parameter, nach denen gruppiert werden soll

Abbildung 4.9: Das Ergebnis der Gruppierung

Abbildung 4.11: Unterschiedliche Ergebnisse der Funktionen

SUMME

und

TEILERGEBNI

...

Abbildung 4.12: Aufsummieren aller Kundenumsätze

Abbildung 4.13: Die Rangliste Ihrer Kunden

Abbildung 4.14: Top-Flop-Liste

Abbildung 4.15: Anlegen eines dynamischen Datenelements

Abbildung 4.16: Ein neues Diagramm erstellen

Abbildung 4.17: Datenreihen bearbeiten

Abbildung 4.18: Verknüpfen der Datenreihe mit dem Namen

Abbildung 4.19: Verknüpfen der Achsenbeschriftung mit dem Namen

Abbildung 4.20: Top-Flop-Analyse in Balkenform

Abbildung 4.21: Grafische Darstellung einer ABC-Analyse

Abbildung 4.22: Aufbereitete Daten für die grafische ABC-Darstellung

Abbildung 4.23: Bedingte Formatierung mit Farbskalen

Abbildung 4.24: Neue Formatierungsregel für Farbskalen

Abbildung 4.25: Bedingte Formatierung mit Symbolen

Abbildung 4.26: Individuelle Symbole verwenden

Abbildung 4.27: Freie Symbolauswahl

Abbildung 4.28: Der Wettbewerbsvergleich mit grafischen Symbolen

Abbildung 4.29: Bedingte Formatierung mit diagrammartigen Grafiken direkt in den...

Abbildung 4.30: Intervallgrenzen für die Abweichungsanalyse definieren

Abbildung 4.31: Formatierungsregel bestimmen

Abbildung 4.32: Zellen formatieren

Abbildung 4.33: Ablauf der Formatierungsregeln festlegen

Abbildung 4.34: Das Ergebnis

Kapitel 5

Abbildung 5.1: Gestufte Deckungsbeitragsrechnung für unterschiedliche Kunden

Abbildung 5.2: Ausschnitt aus den Basisdaten

Abbildung 5.3: Kostenpositionen, die einzelnen Kunden nicht zugeordnet werden kö...

Abbildung 5.4: Vereinfachung der Auswahl durch eine Dropdown-Liste

Abbildung 5.5: Deckungsbeitragsrechnung nach Erweiterung um einen neuen Kunden

Abbildung 5.6: Einfügen einer Pivot-Tabelle

Abbildung 5.7: Zugriff auf eine externe Datenquelle festlegen

Abbildung 5.8: Vorhandene Verbindungen

Abbildung 5.9: Auswahl der Tabelle »DBAll«

Abbildung 5.10: Einstieg Pivot-Tabelle

Abbildung 5.11: Die Filterauswahl

Abbildung 5.12: Die erste Pivot-Auswertung

Abbildung 5.13: Navigieren in der Feldliste

Abbildung 5.14: Vorbereitung einer Abweichungsanalyse

Abbildung 5.15: Neuer Rohbericht

Abbildung 5.16: Kontextmenü für die Optionen von Pivot-Tabellen

Abbildung 5.17: Optionen für Pivot-Tabellen einstellen

Abbildung 5.18: Menüoptionen zur Berechnung in Pivot-Tabellen

Abbildung 5.19: Abweichungsberechnung

Abbildung 5.20: Definition von berechneten Elementen

Abbildung 5.21: Pivot-Tabellen mit Berechnungen

Abbildung 5.22: Definition von berechneten Elementen

Abbildung 5.23: Berechnetes Feld anlegen

Abbildung 5.24: Definition von berechneten Elementen

Abbildung 5.25: Eine Spaltendimension ohne Szenarien

Abbildung 5.26: Das Ergebnis mit dem Deckungsbeitrag und der Umsatzrendite

Abbildung 5.27: Summen für die Spalten aktivieren

Abbildung 5.28: Falsche Summierung

Abbildung 5.29: Unsinnige Berechnungen

Abbildung 5.30: Lösungsreihenfolge der Elemente verändern

Abbildung 5.31: Ein einfaches Pivot-Beispiel

Abbildung 5.32: Ergänzte Werteliste

Abbildung 5.33: Werte anzeigen in Prozent des Spaltenergebnisses

Abbildung 5.34: Umsatz in Prozent vom Jahreswert

Abbildung 5.35: Änderung von Feldnamen

Abbildung 5.36: Auswahl des Referenzelements

Abbildung 5.37: Angaben in Prozent vom Januar

Abbildung 5.38: Veränderungen in Prozent zur Vorperiode

Abbildung 5.39: Aufforderung, das Basisfeld auszuwählen

Abbildung 5.40: Kumulierte Werte

Abbildung 5.41: Feldeinstellungen auswählen

Abbildung 5.42: Anpassung der Wertefelder

Abbildung 5.43: Formateinstellungen für die Pivot-Zellen

Abbildung 5.44: Formatierung vor dem Pivotieren

Abbildung 5.45: Formatierung nach dem Pivotieren

Abbildung 5.46: Inkonsistente Formatierung

Abbildung 5.47: Unsortierter Pivot-Bericht

Abbildung 5.48: Manuelle Sortierung ad hoc aus dem Kontextmenü

Abbildung 5.49: Dynamische Elementsortierung einstellen

Abbildung 5.50: Sortierung nach bestimmten Werten

Abbildung 5.51: Auswahl der Filterelemente

Abbildung 5.52: Auswahl der Filterelemente

Abbildung 5.53: Top-10-Filter

Abbildung 5.54: Auswahlergebnis

Abbildung 5.55: Gruppieren von tagesgenauen Daten

Abbildung 5.56: Gruppierungsebenen festlegen

Abbildung 5.57: Ergebnis der Gruppenbildung auf Basis tagesgenauer Daten

Abbildung 5.58: Durch Gruppierung erzeugte Felder

Abbildung 5.59: Verdichteter Quartalsbericht

Abbildung 5.60: Zeitachse zur Auswahl bestimmter Datumsbereiche einfügen

Abbildung 5.61: Auswahl des Datumsfelds

Abbildung 5.62: Zeitschiene in Aktion

Abbildung 5.63: Listenvalidierung erstellen

Abbildung 5.64: Ein Mini-Bericht auf Basis einer Pivot-Tabelle

Abbildung 5.65: Werte fehlen für die Funktion

PIVOTDATENZUORDNEN

.

Abbildung 5.66: Eine Pivot-Grafik erstellen

Abbildung 5.67: Einfache Pivot-Grafik

Abbildung 5.68: Pivot-Tabelle und Grafik in einer Sicht

Abbildung 5.69: Ausgangssicht

Abbildung 5.70: Ergänzung um eine zusätzliche Dimension

Abbildung 5.71: Erweiterung um »Produktgruppenname«

Abbildung 5.72: Drill-down für die Produkthauptgruppe »Fernseher«

Abbildung 5.73: Nächste Drill-down-Stufe auswählen

Abbildung 5.74: Doppelter Drill-down

Abbildung 5.75: Basisinformationen mit Kostenstellenstammsatz und Kostentabelle

Abbildung 5.76: Pivot-Tabelle erstellen

Abbildung 5.77: Einfache Pivotierung

Abbildung 5.78: Multi-Tabellendarstellung

Abbildung 5.79: Ungewöhnliche Kostendarstellung

Abbildung 5.80: Ein freundlicher Hinweis auf …

Abbildung 5.81: Auf der Suche nach Beziehungen

Abbildung 5.82: Neue Beziehungen pflegen

Abbildung 5.83: Beziehungen zwischen den Tabellen herstellen

Abbildung 5.84: Pivot-Tabelle mit verknüpften Basistabellen

Kapitel 6

Abbildung 6.1: Erstellen einer neuen Datenbankverknüpfung

Abbildung 6.2: Zuordnung des Analysis-Service-Servers

Abbildung 6.3: Auswahl der verfügbaren Würfel

Abbildung 6.4: Speichern der Datenverbindungsdatei

Abbildung 6.5: Datenimport

Abbildung 6.6: Standard-Pivot-Sicht

Abbildung 6.7: Einfache Pivot-Analyse

Abbildung 6.8: Pivot-Analyse mit den drei Dimensionen »Szenario«, »Kundenhierarc...

Abbildung 6.9: Aktivieren der Was-wäre-wenn-Analyse

Abbildung 6.10: Einstellungen für die Was-wäre-wenn-Analyse

Abbildung 6.11: Verteilen von Werten

Abbildung 6.12: Angepasste Datensicht

Abbildung 6.13: Erstellung einer MDX-Berechnung

Abbildung 6.14: Eine einfache MDX-Formel erstellen

Abbildung 6.15: Eine neue Kennzahl in unserer Werteliste

Abbildung 6.16: Pivot-Tabellen mit berechneten Elementen

Abbildung 6.17: Komplexere MDX-Formel

Abbildung 6.18: Relative Berechnungen mittels MDX

Abbildung 6.19: Konvertierung einer Pivot-Tabelle

Abbildung 6.20: Bestätigung der Konvertierung

Abbildung 6.21: Ergebnis der Konvertierung

Abbildung 6.22: Automatisches Vervollständigen 1

Abbildung 6.23: Automatisches Vervollständigen 2

Abbildung 6.24: Automatisches Vervollständigen 3

Abbildung 6.25: Automatisches Vervollständigen 4

Abbildung 6.26: Zeilen- und Spaltenbeschriftungen über eine Dropdown-Auswahllist...

Abbildung 6.27: Erzeugen eine Dropdown-Auswahlliste

Abbildung 6.28: Hitliste

Abbildung 6.29: Sortierparameter

Abbildung 6.30: Aktivierung von Offline-OLAP

Abbildung 6.31: Offline-OLAP-Einstellung noch nicht aktiviert

Abbildung 6.32: Auswahl der Offline-Dimensionen

Abbildung 6.33: Elementauswahl

Abbildung 6.34: Speicherort bestimmen

Abbildung 6.35: Offline-OLAP-Einstellung aktiviert

Abbildung 6.36: (Reduzierter) Offline-Würfel

Abbildung 6.37: Eine neue Pivot-Tabelle anlegen

Abbildung 6.38: Datenquelle definieren

Abbildung 6.39: Datenquelle auswählen

Abbildung 6.40: Cube als Datenquelle auswählen

Abbildung 6.41: Das aktive PowerPivot-Add-In ist in der Menüleiste sichtbar.

Abbildung 6.42: PowerPivot-Add-In

Abbildung 6.43: Datenübernahme aus Access

Abbildung 6.44: Auswahl der Access-Datenbank

Abbildung 6.45: Ändern des Datentyps bei der Dateiauswahl

Abbildung 6.46: Auswahl der Tabellen

Abbildung 6.47: Filter-Vorschau

Abbildung 6.48: Das Abfrageergebnis in Tabellenform

Abbildung 6.49: Erstellung einer neuen Spalte

Abbildung 6.50: Zwei neue Spalten

Abbildung 6.51: Übergabe der Daten an eine Pivot-Tabelle in Excel

Abbildung 6.52: Übertragung in ein neues Arbeitsblatt

Abbildung 6.53: Auswertung in einer Pivot-Tabelle

Abbildung 6.54: Access-Daten aufrufen

Abbildung 6.55: Auswahl bestimmter Tabellen für den Datenimport

Abbildung 6.56: Importierte Tabellen in Reiterform

Abbildung 6.57: Datensicht aktivieren

Abbildung 6.58: Verknüpfte Tabellen

Abbildung 6.59: Festlegung der Tabellenbeziehungen

Abbildung 6.60: Felder aus abhängigen Tabellen einbinden

Abbildung 6.61: Verbinden mit den Analysis Services

Abbildung 6.62: Zugriff des SQL-Servers auf einen Server einstellen

Abbildung 6.63: Vorhandene Analysis-Services-Datenbanken

Abbildung 6.64: Daten über das Kontextmenü RESTORE einfügen

Abbildung 6.65: RESTORE

-Maske

Abbildung 6.66: Verzeichnisse von Backup-Dateien

Abbildung 6.67: Verzeichnispfad in den Windows-Explorer einfügen

Abbildung 6.68: Analysis-Datenbanken

Abbildung 6.69: RESTORE-Maske

Abbildung 6.70: Refresh

Abbildung 6.71: Die neue Datenbank

Kapitel 7

Abbildung 7.1: Das erste Diagramm

Abbildung 7.2: Datenquelle auswählen

Abbildung 7.3: Datenreihenreferenz

Abbildung 7.4: Diagrammtyp ändern

Abbildung 7.5: Diagramm mit zwei Diagrammtypen

Abbildung 7.7: Dynamische Grafik, Teil 2

Abbildung 7.8: Dynamische Namen mit dem Namens-Manager definieren

Abbildung 7.6: Dynamische Grafik

Abbildung 7.9: Erzeugung eines Kombinationsfeld-Elements

Abbildung 7.10: Parametrisierung des Kombinationsfelds

Abbildung 7.11: Datenquelle auswählen

Abbildung 7.12: Verwendung eines Namens bei der Datenreihe

Abbildung 7.13: Verwendung eines Namens bei der Achsenbeschriftung

Abbildung 7.14: Wasserfall-Grafik

Abbildung 7.15: Diagramm einfügen

Abbildung 7.16: Datenreihen hinzufügen

Abbildung 7.17: Datentyp für Verbindungslinien festlegen

Abbildung 7.18: Grafiktyp für die Linien

Abbildung 7.19: Zwischenergebnis

Abbildung 7.20: Benutzerdefinierte Formatierung

Abbildung 7.21: Die Kategorien werden beim Sunburst-Diagramm hervorgehoben.

Abbildung 7.22: Je größer der Wert, desto größer wird der Kasten bei einem Treem...

Abbildung 7.24: Eine Portfolio-Grafik

Abbildung 7.23: Basisdaten für die Portfolio-Grafik

Abbildung 7.25: Diagramm-Auswahl

Abbildung 7.26: Auswahl der Datenquelle

Abbildung 7.27: Bearbeiten der Datenreihe

Abbildung 7.28: Portfolio-Zwischenstand

Abbildung 7.29: Formatierung der Zeichenfläche

Abbildung 7.30: Formatierung der Datenpunkte

Abbildung 7.31: Einfügen von Achsenbeschriftungen

Abbildung 7.32: Formatierung der Achsen

Abbildung 7.33: Formatierung der Achsen

Abbildung 7.34: Schaltflächen Kontextmenü

Abbildung 7.35: Formatierung der Datenbeschriftungen

Abbildung 7.36: Datenbeschriftungsbereich auswählen

Kapitel 8

Abbildung 8.1: Die Blattleiste

Abbildung 8.2: Ein einfaches Dashboard

Abbildung 8.3: Der Dashboard-Point-of-View

Abbildung 8.4: Listenvalidierung

Abbildung 8.5: Ausschnitt der Daten

Abbildung 8.7: ABC-Filter

Abbildung 8.6: Zugriffstabelle

Abbildung 8.8: Reihen formatieren

Abbildung 8.9: Drill-through in die Daten

Abbildung 8.10: Einfügen eines Klassenmoduls

Abbildung 8.11: Auswahl des VBA-Objekts

Abbildung 8.12: Auswahl der Objektroutine

Abbildung 8.13: Aufruf der Eventfunktion

Abbildung 8.14: Der gesamte Drill-through-Code

Abbildung 8.15: VBA-Initialisierung

Abbildung 8.16: Ein neues Diagramm mit einem Default-Namen (»Diagramm 1«)

Abbildung 8.17: Eine Tachografik

Abbildung 8.18: Datenreihenoptionen

Abbildung 8.19: Das Rohdiagramm

Abbildung 8.20: Datenreihe für den Zeiger

Abbildung 8.22: Auswahl einer Punktgrafik

Abbildung 8.21: Ein »ungewöhnlicher« Zwischenstand

Abbildung 8.23: Gerade Linien

Abbildung 8.24: Die vollständige Zeigerdefinition

Abbildung 8.25: Achsendefinition

Abbildung 8.26: Das Rohdiagramm Version 2

Abbildung 8.27: Formatierung des Zeigers

Abbildung 8.28: Beschriftungsinformationen

Abbildung 8.29: Neue Datenreihe für die Beschriftungen

Abbildung 8.30: Bearbeitung der Datenreihe

Abbildung 8.31: Achsenbeschriftung

Abbildung 8.32: Formatierung der Datenbeschriftungen

Abbildung 8.33: Finales Ergebnis

Abbildung 8.34: Sparklines

Abbildung 8.35: Sparkline-Typen

Abbildung 8.36: Sparklines erstellen

Abbildung 8.37: Nachbearbeitung der Sparklines

Abbildung 8.38: Einige Formatierungsoptionen

Abbildung 8.39: Inhalte einfügen

Abbildung 8.40: Möglichkeiten der Einbindung von Inhalten

Abbildung 8.41: Aufruf von Excel

Abbildung 8.42: Sicherheitswarnung

Abbildung 8.43: Fehlermeldung bei fehlenden Dateien

Abbildung 8.44: Informationen zur OLE-Integration

Abbildung 8.45: Bearbeitung der Verknüpfungen

Kapitel 9

Abbildung 9.1: Logik der integrierten Erfolgs- und Finanzrechnung

Abbildung 9.2: Das Formatierungsergebnis

Abbildung 9.3: Die unformatierte GuV

Abbildung 9.4: Gewinn-und-Verlust-Rechnung mit Formatvorlagen

Abbildung 9.5: Anpassung der Formatvorlage

Abbildung 9.6: Anpassung der Formatvorlage

Abbildung 9.7: Berechnung der Bewegungsbilanz

Abbildung 9.8: Ausschnitt aus der Bilanz

Abbildung 9.9: Vereinfachte Anlage von Namen

Abbildung 9.10: Definierte Namen in der GuV

Abbildung 9.11: Komfortable Eingabe

Abbildung 9.12: Abgeleitete Finanzflussrechnung

Abbildung 9.14: Verknüpfung von Bilanz und Finanzflussrechnung (2)

Abbildung 9.13: Verknüpfung von Bilanz und Finanzflussrechnung (1)

Abbildung 9.15: Verknüpfung von GuV und Bilanz

Abbildung 9.16: Ausgangsdaten

Abbildung 9.17: Zeitverlauf der Forderungen, Umsätze und Umsatzzahlungen

Abbildung 9.18: Werttreiberbaum für die Kennzahl EVA

Abbildung 9.19: Baumvorbereitung (Spaltenbreiten)

Abbildung 9.20: Erstellung der Boxen und Linien

Abbildung 9.21: Rahmenlinien zeichnen

Abbildung 9.22: Kompletter Minibaum

Abbildung 9.23: Datenbasis

Abbildung 9.24: Kopieren der Rahmen

Abbildung 9.25: Einfügen der Rahmen

Abbildung 9.27: Auswahl Steuerelement Scrollleiste

Abbildung 9.26: Entwicklerregisterkarte aktivieren

Abbildung 9.28: Einstellung Schieberegler

Abbildung 9.29: WACC-Ermittlung mittels Wertetreiberbaum

Abbildung 9.30: Parameter für das Steuerelement

Abbildung 9.31: Zellformatierung

Kapitel 10

Abbildung 10.1: Break-even-Analyse

Abbildung 10.2: Parametrisierung des Schiebereglers

Abbildung 10.3: Datenquellen auswählen

Abbildung 10.4: X-Achsenbeschriftung

Abbildung 10.5: Einstellen des Diagrammtyps pro Datenreihe

Abbildung 10.6: Zuordnung der Datenreihen zu den Y-Achsen

Abbildung 10.7: Auswahl der Linie

Abbildung 10.8: Alternative Investitionskalkulationen

Abbildung 10.9: Zusammenhang zwischen internem Zinsfuß und Kapitalwert

Abbildung 10.10: Abschreibungsvorschau

Abbildung 10.11: Erstellung des Plan-Anlagenspiegels mit der Konsolidierungsfunk...

Abbildung 10.12: Konsolidierter Anlagenspiegel

Abbildung 10.13: Autosummierung

Abbildung 10.14: Aufsummierter Anlagenspiegel

Abbildung 10.15: Annuitätsrechnung und Rückzahlungsplan

Abbildung 10.16: Nutzung der Finanzierungsfunktionen

Kapitel 11

Abbildung 11.1: Teilphasen eines Budgetierungsprozesses

Abbildung 11.2: Budgetierungsmaske

Abbildung 11.3: Auswahl der Datenquelle

Abbildung 11.4: Auswahl der Tabelle

Abbildung 11.5: Daten importieren

Abbildung 11.6: Die Rohversion der Istdaten

Abbildung 11.7: Erstellung der Planungsbasis

Abbildung 11.8: Validierung

Abbildung 11.9: Tabellennamen

Abbildung 11.10: Unterstützung bei der Feldauswahl

Abbildung 11.11: Unterstützung bei der Feldauswahl

Abbildung 11.12: Aufklappen

Abbildung 11.13: Vorschaurechnung mit voraussichtlichen Istwerten

Abbildung 11.14: Das leere Planungsformular

Abbildung 11.15: Die VBA-Entwicklungsumgebung

Abbildung 11.16: Einfügen eines Schaltflächen-Steuerelementes

Abbildung 11.17: Zuordnung des Makros

Abbildung 11.18: Funktion zum Justieren von Daten

Abbildung 11.19: Projektfenster in VBA

Abbildung 11.20: Planungsformular vor dem Splashen

Abbildung 11.21: Planungsformular nach dem Splashen

Abbildung 11.22: Erstellen einer Formatvorlage mit Zellschutz

Abbildung 11.23: Zellen sperren

Abbildung 11.24: Schützen des Arbeitsblatts

Abbildung 11.25: Ergebnis der Verteilung

Abbildung 11.26: Lokale Planungsmappe

Abbildung 11.27: Ausgangsbasis für die Konsolidierung

Abbildung 11.28: Datenmenü mit dem Symbol KONSOLIDIEREN

Abbildung 11.29: Konsolidierungsfunktion

Abbildung 11.30: Bearbeiten der Referenzen

Abbildung 11.31: Nach der Konsolidierung

Abbildung 11.32: Konsolidierung im Detail

Abbildung 11.33: Konsolidierung nach der Datenaufbereitung

Abbildung 11.34: Erstellung einer Pivot-Tabelle

Abbildung 11.35: Pivot-Tabelle auf Basis der konsolidierten Daten

Kapitel 12

Abbildung 12.1: Betriebsabrechnungsbogen

Abbildung 12.2:

Teilergebnis

Abbildung 12.3: Kontextmenü: KOPIERTE ZELLEN EINFÜGEN

Abbildung 12.4: Ausschnitt aus der Umlagesystematik

Abbildung 12.5: Verrechnungssatzermittlung

Abbildung 12.6: Umlagenrechnung mit Iteration

Abbildung 12.7: Warnung aufgrund eines Zirkelbezugs

Abbildung 12.8: Anzeige des Zirkelbezugs

Abbildung 12.9: Anpassung in den Excel-Optionen

Abbildung 12.10: Der Soll-Ist-Vergleich wie aus dem Lehrbuch

Abbildung 12.11: Der Soll-Ist-Vergleich

Abbildung 12.12: Istdaten

Abbildung 12.13: Datenüberprüfung

Abbildung 12.14: Grafische Darstellung des Soll-Ist-Vergleichs

Abbildung 12.15: Verwendung der Punktgrafik

Abbildung 12.16: Ermittlung der Datenpunkte

Abbildung 12.17: Grafische Darstellung der Datenpunkte

Abbildung 12.18: Rohgrafik

Abbildung 12.19: Sollkostenkurve

Abbildung 12.20: Datenquellen

Abbildung 12.21: Datenreihe bearbeiten

Abbildung 12.22: Datenbeschriftung formatieren

Abbildung 12.23: Abweichungsanalyse, Teil 2

Abbildung 12.24: Linienformatierung

Abbildung 12.25: Datenreihennamen einstellen

Abbildung 12.26: Beschriftung

Abbildung 12.27: Noch mal das Ergebnis

Kapitel 13

Abbildung 13.1: Vorschaurechnungen

Abbildung 13.2: Alternative Trendberechnung mit der Funktion

RGP

Abbildung 13.3: Trenddiagramm

Abbildung 13.4: Konzept eines Rolling Forecasts

Abbildung 13.5: Istdaten

Abbildung 13.6: Vorschaumaske

Abbildung 13.7: Periodenauswahl

Abbildung 13.8: Der doch eher unspektakuläre Periodenvektor (Ausschnitt)

Abbildung 13.9: Ergebnis der Datenspeicherung

Abbildung 13.10: Analyse der Prognosegenauigkeit

Abbildung 13.11: Eingabe von Formatierungsregeln

Abbildung 13.12: Farbliche Markierung der Abweichungen

Kapitel 14

Abbildung 14.1: Einstieg zum BSC-Reporting

Abbildung 14.2: Detailliertes BSC-Reporting

Abbildung 14.3: Gliederungsfunktionen in der Multifunktionsleiste

Abbildung 14.4: Gliederungsoptionen

Abbildung 14.5: Das Datenblatt »MeasureTable« – alle Daten im Über...

Abbildung 14.6: Symbol einfügen aus dem Menü EINFÜGEN

Abbildung 14.7: Symboltabelle

Abbildung 14.8: Bedingte Formatierung

Abbildung 14.9: Ziel mit mehreren Messgrößen

Abbildung 14.10: Ziel mit mehreren Messgrößen und MAX-Regel

Abbildung 14.11: Definition der Auswahlliste

Abbildung 14.12: Überschreiben der Auswahl

Abbildung 14.13: Ursachen-Wirkungs-Diagramm (strategische Landkarte)

Abbildung 14.14: Textfeld einfügen

Abbildung 14.15: Vorbereitung für die automatische Erstellung

Abbildung 14.16: Vorbereitung für die automatische Erstellung

Abbildung 14.17: Einfügen der Verbindungslinien

Abbildung 14.18: Die Vorlagen aus dem Arbeitsblatt »Muster«

Abbildung 14.19: Erste Rohversion der strategischen Landkarte

Abbildung 14.20: Zweite Rohversion der strategischen Landkarte

Abbildung 14.21: Auswahl der Pfeilform

Abbildung 14.22: Verlinkung der Blasen

Abbildung 14.23: Doppelklick auf »EVA« im Arbeitsblatt »Report«

Abbildung 14.24: Parametrisierung einer Pivot-Tabelle durch Doppelklick auf eine...

Abbildung 14.25: Doppelklick auf die Maßnahme »D2G Go Business«

Abbildung 14.26: Parametrisierung einer Tabelle durch Doppelklick auf eine Initi...

Abbildung 14.27: Nutzung der eingebauten Ereignisfunktionen

Kapitel 15

Abbildung 15.1: Darstellung der Plan-GuV nach dem Umsatzkostenverfahren

Abbildung 15.2: Darstellung der Planungsbilanz

Abbildung 15.3: Die Cashflow-Rechnung

Abbildung 15.4: Planungsparameter

Abbildung 15.5: Projektkalkulation

Abbildung 15.6: Projektkalkulation (laufende Erträge und Aufwendungen)

Abbildung 15.7: Gesamtübersicht

Abbildung 15.8: Projektliste

Abbildung 15.9: Projektauswahlschalter

Abbildung 15.10: Kumulierter Effekt

Abbildung 15.11: Projektfinanzierung mit unterschiedlichen Fremdfinanzierungsart...

Abbildung 15.12: Ermittlung des Kapitalkostensatzes

Abbildung 15.13: Eine EVA-Kalkulation

Abbildung 15.14: Ein Projektvergleich

Abbildung 15.15: Bereichskennung für die Konsolidierung

Kapitel 16

Abbildung 16.1: Unser kleines Szenario-Modell

Abbildung 16.2: Der Szenario-Manager im Menü DATEN

Abbildung 16.3: Definition von Szenarien

Abbildung 16.4: Bearbeitung von Szenarien

Abbildung 16.5: Eingabe von Parametern

Abbildung 16.6: Eingabe der Ausgabeparameter

Abbildung 16.7: Szenario-Vergleich als Standardbericht

Abbildung 16.8: Startbildschirm bei einem neuen Modell

Abbildung 16.9: Auswahl der Zielwertsuche

Abbildung 16.10: Parametereingabe der Zielwertsuche

Abbildung 16.11: Das noch einfach zu ermittelnde Ergebnis

Abbildung 16.12: Komplexere Zielwertsuche

Abbildung 16.13: Excel verzweifelt

Abbildung 16.14: Add-Ins

Abbildung 16.15: Auswahl des Solvers

Abbildung 16.16: Der Solver in der Multifunktionsleiste

Abbildung 16.17: Einfaches Solver-Problem

Abbildung 16.18: Zielwertsuche

Abbildung 16.19: Ungültige Lösung der Zielwertsuche

Abbildung 16.20: Aufruf des Solvers

Abbildung 16.21: Eingabe von Nebenbedingungen

Abbildung 16.22: Das Ergebnis

Abbildung 16.23: Modell laden/speichern

Abbildung 16.24: Bereich zur Speicherung der Modelldaten

Abbildung 16.25: Berichtsauswahl für eine Sensitivitätsanalyse

Abbildung 16.26: Sensitivitätsbericht

Abbildung 16.27: Minimodell der Deckungsbeitragsrechnung als Grundlage einer Mon...

Abbildung 16.28: Typische Gaußverteilung mit dem Mittelwert 0

Abbildung 16.29: Ausschnitt aus unseren Simulationsergebnissen

Abbildung 16.30: Definition der Datenreihe

Abbildung 16.31: Die Grafik ist noch etwas unsortiert

Abbildung 16.32: Verknüpfen des Kombinationsfelds mit einem Makro

Abbildung 16.33: Ein Makro aufzeichnen

Abbildung 16.34: Simulationsergebnisse für den Deckungsbeitrag 2

Abbildung 16.35: Datenquelle auswählen

Abbildung 16.36: Achsenbeschriftungsbereich

Abbildung 16.37: Histogramm

Abbildung 16.38: Value at Risk

Orientierungspunkte

Cover

Inhaltsverzeichnis

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Einführung

Excel und Controlling war schon immer eine zwangsläufige Kombination. Welcher Controller kommt ohne Excel aus? Aber es ist nicht die Frage, ob man als Controller Excel nutzt, sondern wie man es nutzt. Man kann sofort loslegen und kommt auch als Autodidakt ziemlich weit. Aber häufig ist es nicht der schnellste Weg, und was noch störender ist: Die Wartbarkeit und Wiederverwendbarkeit von Lösungen ist häufig eingeschränkt, wenn man wenig strukturiert an die Sache herangeht. An diesem Punkt wollen wir ansetzen und Vorschläge zum strukturierten Arbeiten mit Excel machen. Das Für-Dummies-Format erscheint uns äußerst geeignet dafür.

Die Ruhe zum Schreiben von Büchern hat man als Berater für Controlling-Systeme nicht immer. Zum Glück kann man aber in Controlling-Projekten das ein oder andere testen, sodass die Beispiele in diesem Buch zum größten Teil aus dem »wahren« Controller-Leben kommen.

Das Buch ist zwar von uns geschrieben, aber ohne Unterstützung hätte es schon bei der ersten Auflage viel länger gedauert. Hier möchten wir Ralf Rhode und Michael Hartung, herausheben, die uns bei der Erstellung des Manuskripts unterstützt haben. Herzlichen Dank dafür!

Über dieses Buch

Dieses Buch soll das nötigste Rüstzeug für Sie als Controller bereitstellen. Was das Nötigste ist, ist natürlich nur subjektiv zu entscheiden. Wir hoffen, dass wir die geeignete Auswahl getroffen haben, auch wenn das ein oder andere für Sie im konkreten Fall (noch) nicht relevant sein sollte.

Ein wichtiges Thema ist natürlich auch der inhaltliche Anspruch, der diesem Buch zugrunde liegt. Es allen potenziellen Lesern recht zu machen, wird nicht funktionieren. Insofern haben wir versucht, durchaus anspruchsvolle Themen zu wählen. Für die Erstellung einfacher Modelle mit Excel reichen ja meistens der gesunde Menschenverstand und ein wenig Probieren, denn Excel ist ja immer selbsterklärender geworden. Wir möchten aber darüber hinaus noch Unterstützung bieten bei Lösungen, die vielleicht nicht so offensichtlich sind, und Ihnen beispielsweise zeigen, wie eine Budgetverteilung und -konsolidierung zu organisieren ist. Das Einsammeln von Excel-Mappen gehört in mittleren bis größeren Unternehmen zum Tagesgeschäft der Controller – falls nicht professionelle Planungslösungen im Einsatz sind.

Es sind auch teilweise recht komplexe Modelle entstanden. Aber das Leben als Controller ist nicht einfach, und so werden es leider auch die Modelle nicht sein. Aber wir haben versucht, diese Modelle so einfach wie möglich zu beschreiben.

Wie Sie dieses Buch lesen

Bitte lesen Sie das Buch nicht von vorne bis hinten. Zwar folgt die Gliederung einer gewissen Logik, aber Sie benötigen sicherlich nicht alles, was hier beschrieben ist. Schauen Sie lieber etwas genauer in den Kapiteln nach, deren Inhalt Sie auch wirklich benötigen.

Was Sie nicht lesen müssen

Wir haben versucht, am Anfang jedes Abschnitts, der ein eigenständiges Modell behandelt, kurz die fachliche Problematik zu beschreiben. Auch sind die Ergebnisse der nachfolgenden Schritte schon aufgeführt. Das ist natürlich ein Spannungskiller: Im Fernsehkrimi wird ja der Mörder auch nicht gleich am Anfang erwähnt. Verzeihen Sie uns diesen Stilbruch. Aber dies Buch ist ja kein Krimi, und so können Sie schon frühzeitig entscheiden, ob das Thema und auch die Umsetzung für Sie interessant sind. Vielleicht haben Sie das ja schon selbst gelöst. Dann können Sie den Abschnitt oder das Kapitel getrost überspringen.

Törichte Annahmen über den Leser

Lassen Sie uns mal unser geistiges Bild des Lesers beim Schreiben verdeutlichen: Der Leser, also hoffentlich auch Sie, hat schon einige Erfahrungen mit Excel gesammelt. Über die grundsätzliche Arbeitsweise von Excel will er nicht mehr viel wissen. Dafür hat er entweder genug Selbsterfahrung oder sehr gute Einführungsbücher (auch in dieser Für-Dummies-Reihe) gelesen. Aber an Erweiterungen oder interessanten Lösungen ist er sehr interessiert.

Auch die Controlling-Modelle und -Prozesse sind ihm zumindest in Ansätzen vertraut. Denn für ein Lehrbuch über Controlling ist dann doch zu wenig Platz. Aber lassen Sie sich nicht abschrecken: Sollte Ihnen das ein oder andere Modell nicht geläufig sein, haben wir die Grundzüge noch einmal kurz vorangestellt.

Sinnvoll mit diesem Buch arbeiten können Sie mit den Excel-Versionen ab 2010. Die Screenshots und Erläuterungen basieren zwar auf 2019, sind aber leicht auf ältere Versionen zu übertragen. Wenn es gravierende Unterschiede geben sollte, haben wir diese auch getrennt aufgeführt. Zur Beruhigung: Es sind nicht allzu viele.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Das Buch hat sechs Teile, die unabhängig voneinander durchgearbeitet werden können. Die insgesamt 16 Kernkapitel (ohne den Top-Ten-Teil) sind in sich abgeschlossen und enthalten in der Regel mehrere Lösungsideen zu wichtigen Fragestellungen aus dem Controlling.

Hier eine kurze Zusammenfassung der Teile:

Teil I: Excel-Basics für Planung, Reporting und Analyse

Bevor wir zu den Modellen kommen, gilt es erst mal, das grundlegende Verständnis des Verhältnisses zwischen dem Controller und Excel darzulegen. Was ist gutes Arbeiten mit Excel, und wie vermeiden Sie typische Fallen? Ein wenig Makro-Programmierung ist auch mit dabei. Sie werden im weiteren Verlauf des Buches sehen, dass man doch nicht ganz ohne auskommt.

Teil II: Analyse, Reporting und Dashboard

In diesem Teil geht es um das Kennenlernen des überaus großen Excel-Werkzeugkastens. Dazu gehören das Importieren und das Aufbereiten von Daten. Die verschiedenen Werkzeuge werden durch die Brille des Controllers betrachtet. Viel Aufmerksamkeit widmen wir den OLAP-Werkzeugen (unter anderem Pivot-Tabellen, PowerPivot, Analysis Services) und den grafischen Möglichkeiten von Excel.

Teil III: Planung, Budetierung und Forecasting

Hier geht es um die zentrale Aufgabe des Controllers: die Planung in den verschiedenen Spielarten. Natürlich gehört Budgetierung dazu, wie auch die Kostenplanung und die integrierte Erfolgs- und Finanzplanung.

Teil IV: Strategisches Controlling

Das strategische Controlling ist vielleicht nicht das zentrale Aufgabenfeld des »klassischen Controllings«, wenn es so etwas überhaupt gibt. Strategische Fragestellungen werden aber immer wichtiger, und da sollte der Controller durchaus ein Wörtchen mitreden.

Teil V: Der Top-Ten-Teil

Dies ist eine gute, alte Tradition der Für-Dummies-Bücher: Der letzte (kurze) Teil besteht aus einer Zehnerliste: die häufigsten Fragen.

Konventionen in diesem Buch

Es sind viele Bilder zur Erläuterung verwendet worden. Es ist kein Bilderbuch, sodass Sie die Schritte zur Erstellung des Beispiels immer sorgfältig und Schritt für Schritt durcharbeiten sollten.

In der Regel sind die Modelle bereits das Ergebnis der Schritte. Unsere Empfehlung ist, dass Sie die Datei öffnen, lokal speichern und sich ein neues Arbeitsblatt zum Nachvollziehen der Schritte anlegen. Alternativ können Sie sich auch einfach anschauen, wie das Modell umgesetzt ist. Der Lerneffekt dürfte aber beim ersten Vorschlag größer sein.

Die Kapitel sind weitgehend ähnlich aufgebaut: Nach einer kurzen fachlichen Beschreibung folgt immer ein Modell. Dieses Modell finden Sie auf der Webseite zum Buch: www.wiley-vch.de/publish/dt/books/ISBN978-3-527-71597-8.

Sie werden viele Excel-Formeln und -Funktionen verwenden. Diese Funktionen werden besonders gekennzeichnet. Ein Beispiel:

A12:=A14+A15

Das heißt ganz einfach, dass Sie in die Zelle A12

=A14+A15

eintragen sollen.

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Die folgenden Symbole finden Sie am Rand neben dem Text. Sie sind so platziert, dass Sie auf einen Blick sehen können, welche Informationen Sie lesen sollten oder welche Sie nicht unbedingt lesen müssen.

Dieses Symbol weist Sie auf wertvolle Tipps hin, wie Sie sich das Leben leichter machen können.

Hier sollten Sie aufpassen. Damit können Sie sich das ein oder andere Missgeschick ersparen.

Dieses Symbol verweist auf eine Datei, die Sie auf der Webseite zum Buch finden www.wiley-vch.de/publish/dt/books/ISBN978-3-527-71597-8. Der Dateiname ist immer angegeben.

Wie es weitergeht

Fangen Sie am besten mit dem ersten Kapitel an. Gerade die »sieben Todsünden« sollen Sie dazu anregen, Ihren eigenen Arbeitsstil zu hinterfragen. Wir geben auch eine kurze Einführung in die Makro-Programmierung. Hier sollten Sie entscheiden, ob Sie da gleich tiefer einsteigen werden. Vielleicht schauen Sie sich erst mal die einfacheren Modelle an, wie zum Beispiel Investitionsrechnung, Forecasting und so weiter. Und danach widmen Sie sich, wenn es Sie interessiert, der Makro-Erstellung.

Aber genug der Worte: Viel Spaß beim Einstieg!

Teil I

Excel-Basics für Planung, Reporting und Analyse

IN DIESEM TEIL …

Das Verhältnis von Controller zu Excel

Wie arbeiten Sie gut mit Excel und wie vermeiden Sie Fallen

Der Einstieg in die Makroprogrammierung

Kapitel 1

Controlling und Excel – geschaffen füreinander

IN DIESEM KAPITEL

Excel und Controller – eine Erfolgsgeschichte

Auch Excel kann nicht alles – die Grenzen von Excel

Gutes Excel – schlechtes Excel – wider die »sieben Todsünden«

Automatisierung der täglichen Arbeit – ganz ohne Makros geht es manchmal nicht

Um es gleich vorwegzunehmen: Wir werden uns in diesem Kapitel durchaus kritisch zu Excel äußern, aber auch Einblicke in die Sicht von »Abhängigen« geben, denn: Ein Leben ohne Excel können wir uns als Controller nicht vorstellen. Es ist einfach der hilfreiche Assistent in zahllosen Situationen geworden, in denen es darum geht, schnelle und pragmatische Lösungen zu durchaus kniffligen Problemstellungen zu finden.

Aber wir haben in unserer mehrjährigen Excel-Praxis auch schon so viele Modelle erstellt, die man getrost in den Mülleimer werfen konnte. Nicht, weil sie ihren Dienst nicht erfüllt hatten, sondern weil die Modelle weder für andere noch für uns selbst nach einer gewissen Zeit noch brauchbar waren. Vielleicht ist es Ihnen auch schon so gegangen: Voller Begeisterung stürzen Sie sich in die Umsetzung einer tollen Idee. Sie verfeinern und verfeinern – und schließlich finden Sie sich in einem Formelgewirr wieder, das Sie selbst nicht mehr verstehen. Das muss nicht sein. In diesem Kapitel werden wir Ihnen einige Hilfsmittel mit auf den Weg geben, um genau das zu vermeiden.

Die Erfolgsgeschichte

Wenn man sich die Erfolgsgeschichte von Excel anschaut, dann kann man mit Recht sagen, dass die Controller-Community auf das Programm gewartet hat. Zwar gehen alle Tabellenkalkulationen auf VisiCalc von Dan Bricklin zurück (und das konnte schon eine ganze Menge), allerdings gelang der große Durchbruch erst mit der grafischen Oberfläche. Hier hatte Excel gegenüber Lotus 1-2-3 einfach die Nase vorn.

Wenn wir Controller fragen, welches Werkzeug sie am intensivsten nutzen, bekommen wir immer eine eindeutige Antwort: Natürlich Excel! Was macht also den Reiz dieses Werkzeugs aus?

Die ersten Schritte sind extrem einfach. Man kann einfach loslegen und erhält recht schnell erste Ergebnisse. Excel bietet eine intuitive Benutzerführung, was es schnell nach dem Erscheinen Ende der 1980er-Jahren zum Marktführer bei den Tabellenkalkulationen machte. Man bekommt schnell Lust nach mehr. Und mit ein wenig Erfahrung kommt man sich schnell wie ein Software-Entwickler vor: Man kann seine Aufgaben automatisieren!

Das Denken in Zahlen und Tabellen ist es, was Controlling und Excel verbindet. Controlling-Konzepte werden dann nachvollziehbar, wenn es etwas zu rechnen gibt. Und im Gegensatz zum Taschenrechner bieten sich in Excel vielfältige Möglichkeiten, die erstellten Rechenmodelle mehr als einmal zu verwenden. Und Ihre Excel-Blätter wachsen und wachsen und wachsen – leider manchmal auch etwas unkontrolliert.

Es ist den Excel-Entwicklern hervorragend gelungen, Komplexität zu verbergen. Sie können sofort mit der Umsetzung Ihrer Ideen anfangen, ohne viel lernen zu müssen. Trotzdem ist so viel Funktionalität enthalten, dass die meisten Anwender niemals an die Grenzen der Möglichkeiten stoßen werden.

Deshalb ist Excel fester Bestandteil im Werkzeugkasten des Controllers. Daran haben auch alternative und meistens sogar günstigere Werkzeuge wie OpenOffice bislang noch nicht viel ändern können.

Für welches Problem das richtige Werkzeug?

Es wäre doch schön, für jede noch so spezielle Fragestellung eine passende Lösung zu haben, ohne sie selbst erst (zum Beispiel mit Excel) entwickeln zu müssen. Also Controlling von der Stange? Ein schöner Traum oder doch nicht ganz so weit entfernte Vision? Wir glauben, dass es in den nächsten Jahren doch eher ein Traum bleiben wird. So gibt es keine Software-Lösung für einen Führungsteilprozess, wie beispielsweise die Budgetierung, die für alle Unternehmen – oder wenigstens für eine Mehrheit – ohne Anpassungen auskommt. Wo liegt das Problem? Die unternehmensindividuellen Faktoren, wie Größe, Dynamik, Verfahren (beispielsweise Top-down, Bottom-up, Gegenstrom), sind einfach zu unterschiedlich.

Welches Programm ist also das richtige für Ihre Bedürfnisse?

Nicht immer sind die neuesten Business-Intelligence-Technologien (BI) auch die beste Lösung (insbesondere dann nicht, wenn man Wirtschaftlichkeitsaspekte heranzieht).

Lassen Sie uns an dieser Stelle kurz untersuchen, nach welchen Kriterien die Auswahl eines Programms vorgenommen werden kann. In der Betriebswirtschaft wird dazu häufig ein sogenanntes Turbulenz-Portfolio verwendet. In diesem spielen zwei strukturbildende Merkmale eine Rolle:

Komplexität

, definierbar als Anzahl und

Verschiedenartigkeit der für die Unternehmung relevanten Umwelttatbestände in einzelnen Umweltsegmenten. Für ein System bedeutet dies, dass eine hohe Anzahl von Objekten und Objektdimensionen sowie die zahlreichen Abhängigkeiten zwischen den Objekten zu berücksichtigen sind.

Dynamik

, definierbar als Häufigkeit, Geschwindigkeit, Stärke, Regelmäßigkeit und Vorhersehbarkeit von Veränderungen von für die Unternehmung relevanten Umwelttatbeständen in einzelnen Umweltsegmenten. Systeme sind also entsprechend häufig anzupassen.

Diese beiden Dimensionen sind bei der Auswahl von Software-Lösungen hilfreich.

Eine höhere Komplexität erfordert ein methodisches Vorgehen bei der Automatisierung von Verfahren. Man nähert sich dem Ziel nicht in einem Schritt, sondern zerlegt das Problem in kleine Abschnitte. Bei einer geringen Komplexität lässt sich eine Ad-hoc-Vorgehensweise, beispielsweise mithilfe von Excel, noch am ehesten verzeihen.

Je höher die Dynamik der Anforderungen ist, desto flexibler müssen Anwendungen sein. Hierfür eignen sich Speziallösungen. In einem eher statischen Umfeld kann man tendenziell mehr Zeit in eine individuelle Lösung investieren. Schnittstellen sind stabiler, das heißt, das Entwicklungsergebnis wird noch lange nutzbar sein.

Bei der Betrachtung beider Ansätze ist es wichtig, zwischen der Konfigurationsflexibilität und der Laufzeitflexibilität zu unterscheiden. Individualprogrammierung glänzt beispielsweise bezüglich der Konfigurationsflexibilität, kommt jedoch schnell an seine Grenzen, wenn ein extrem dynamisches Umfeld häufige Änderungen erfordert.

In das Turbulenz-Portfolio können nun mögliche Lösungsansätze eingetragen werden (Abbildung 1.1). Es ergeben sich vier Quadranten:

Geringe Komplexität, geringe Dynamik.

Dies könnte beispielsweise bei einem kleinen Einzelhändler oder Handwerker der Fall sein. Benötigt man hier wirklich eine Speziallösung? Kleine Unternehmen können mit einer Abrechnungslösung mit einfachstem Reporting durchaus leben. Wenn keine Finanzbuchhaltung im Einsatz ist, ist natürlich auch Excel geeignet.

Geringe Komplexität, hohe Dynamik.

Ist das Geschäft einfach, aber dynamisch, reicht es häufig aus, Ad-hoc-Modelle zu verwenden, denn die Neuerstellung oder Anpassung ist in der Regel nicht sehr aufwendig.

Hohe Komplexität, geringe Dynamik.

Erhöht sich die Komplexität bei geringer Dynamik beispielsweise durch eine höhere Anzahl an Mitarbeitern, Produkten oder Kunden, wird die Steuerung komplizierter. Man behilft sich mit Berichtsergänzungen. In einem moderat dynamischen Umfeld besteht die Notwendigkeit, den Informationsprozess in mehrere Schritte zu unterteilen. Reporting und ein Data Warehouse scheinen hier die geeignete Lösung zu sein.

Abbildung 1.1: Unternehmenssteuerung im Turbulenz-Portfolio

Hohe Komplexität, hohe Dynamik.

Die schwierigste Situation ist schließlich bei einer hohen Dynamik und einer hohen Komplexität anzutreffen. Das trifft mittlerweile auf einen Großteil der Unternehmungen zu. Es ist der Bereich, der in der Regel durch spezielle Corporate-Performance-Management-Anwendungen adressiert wird. Auf die Arbeit mit Excel wird hier allerdings nicht verzichtet. Vielmehr findet eine Aufteilung statt: Kollaboratives Arbeiten und Massenkalkulationen werden durch Spezialwerkzeuge unterstützt, während Nebenrechnungen mit Excel durchgeführt werden.

Was ist die Konsequenz? Sie müssen die individuelle Situation Ihres Unternehmens und auch die spezielle Problemstellung, die Sie gerade bearbeiten, genau einschätzen, bevor Sie die Werkzeugauswahl angehen. Vielleicht benötigen Sie ja für die Planung ein Spezialwerkzeug, während für die Analyse Excel sehr gut geeignet ist.

Excel sollten Sie übrigens auch im komplex-dynamischen Umfeld nicht generell ablehnen, was Verfechter von BI-Werkzeugen gerne machen. Denn mittlerweile sind Lösungen im Einsatz, die die in Bezug auf Dynamik und Komplexität kritischen Aspekte aus der Tabellenkalkulation in Spezialanwendungen auslagern. Insofern kann das Beste aus verschiedenen Konzepten miteinander kombiniert werden.

Lassen Sie uns noch einen Aspekt besonders herausstellen, an dem sich die Geister wohl am häufigsten scheiden: Eines der Haupteinsatzfelder von Excel im Controlling ist die Planung. Spitzenreiter bei der Unterstützung von Planungssystemen ist eindeutig Excel, und die meisten Planungsanwendungen werden auf Basis von Excel aufgebaut. Selbst Großunternehmen nutzen es für den Planungsprozess. Natürlich ist der Einsatz von Tabellenkalkulationen in der Budgetierung nicht unproblematisch.

Aber die Vorteile liegen auf der Hand: Die Tabellenkalkulation ist schnell einsetzbar, da geringe beziehungsweise keine Anschaffungskosten entstehen (sie ist meist schon unternehmensweit vorhanden) und die meisten Benutzer mit dem System umgehen können. Sie bietet eine hohe Flexibilität. Allerdings ist diese Flexibilität trügerisch.

Die englische Tochter der KPMG (jetzt Origin) hat bei Kunden vor einigen Jahren die mit Tabellenkalkulationen erstellten Anwendungen untersucht. Die Ergebnisse sind wenig überraschend:

95 Prozent der Anwendungen enthielten wesentliche Fehler.

59 Prozent der Anwendungen hatten ein mangelhaftes Design.

92 Prozent der Anwendungen hatten wesentliche Fehler in der Steuerberechnung.

75 Prozent enthielten wesentliche Fehler in der Controlling-Methodik.

78 Prozent der Abteilungen verfügten über keine formale Qualitätssicherung.