Excel, remise à niveau et perfectionnement E-Book

Rémy Lentzner

• Herausgeber: Éditions Remylent
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Französisch
• Veröffentlichungsjahr: 2018

Seitenzahl: 95

Beschreibung

Des exemples concrets et réalistes pour optimiser votre utilisation du tableur Excel !

Excel simplifie votre travail quotidien avec les calculs parce que ses puissantes fonctions sont aisément accessibles. Avec le tableur, vous manipulez facilement les nombres, les dates, les formules ou tout simplement le texte, mais vous devez aussi maîtriser les automatismes nécessaires à leur utilisation. Ce livre s’adresse d’une part aux personnes qui veulent se remettre à niveau et percevoir une vue d’ensemble et d’autre part, à celles qui souhaitent se perfectionner en découvrant des fonctions plus complexes qui font gagner énormément de temps.

Les exemples présentés ici sont issus d’une longue expérience de cours en entreprise où l’objectif est d’apprendre pour appliquer. N’hésitez pas à les tester afin de découvrir et manipuler ces techniques pour vous les approprier. Une grande partie des notions exposées dans cet ouvrage sont le reflet de situations réelles de gestion. Vous pourrez les reproduire avec toutes les versions d’Excel.

Un guide pratique essentiel pour perfectionner votre maîtrise d'Excel, outil indispensable de votre travail quotidien.

À PROPOS DE L'AUTEUR

Rémy Lentzner est formateur en informatique depuis 1985. Spécialisé dans la maîtrise des outils bureautiques, il accompagne les entreprises dans la formation professionnelle de leurs salariés. Autodidacte, il a une quinzaine d'ouvrages informatiques à son actif.

Leseprobe

Introduction

Excel est un tableur, c’est à dire un logiciel de calculs qui s’adapte aux différents métiers de l’entreprise. Si l’on devait faire une comparaison avec le monde de la médecine, on pourrait dire qu’il s’agit d’un programme généraliste plutôt que spécialisé dans un domaine particulier. En effet, Excel permet de travailler avec des nombres comme des chiffres d’affaires, des montants ou des quantités, mais aussi avec des dates écrites sous la forme française ou à l’anglaise. De plus, il est facile de manipuler des morceaux de texte comme des codes ou des groupes de lettres. Enfin, on peut travailler simplement avec des listes complètes d’informations comme des adresses, des noms, des produits ou encore des mots particuliers.

Certains métiers requièrent des connaissances très spécialisées qui imposent des calculs très compliqués. C’est le cas des ingénieurs du bâtiment ou des architectes qui font souvent appel à des formules complexes pour calculer des résistances de matériaux ou d’autres réalisations. La gestion commerciale est le domaine de prédilection des statistiques, des tests et des calculs de chiffres d’affaires. Excel est généraliste et s’adaptera à vos besoins, que vous soyez un(e) professionnel(le) ou un(e) étudiant(e).

Ce livre est structuré en deux parties. La première partie est une remise à niveau des connaissances sur Excel. Elle s’adresse aux personnes qui travaillent de temps en temps avec le tableur sans avoir eu vraiment de formation sur ce sujet. Il s’agira de reprendre les bases d’Excel, de bien comprendre la manière de réaliser des formules et des tests entre les cellules avec la fonction SI. Les formules de date, le signe $ et la manipulation de texte seront évoqués par des exemples simples. Une attention toute particulière sera apportée à la notion de coloriage grâce au dispositif très puissant appelé "Mise en forme conditionnelle". Cet outil permet de mettre en couleur des valeurs ou des lignes entières en fonction du contenu d’une cellule. Par exemple, si une cellule contient le mot "payé", alors la ligne se colorie en rouge automatiquement. Les filtres seront étudiés parce qu’ils représentent une part non négligeable du travail quotidien. En effet, il est souvent nécessaire de pointer des groupes de lignes pour mieux décider d’une action spécifique ou de mettre en lumière des informations particulières. Vous constaterez également qu’il y a plusieurs façons d’exécuter une action en employant le bouton droit de la souris qui est, somme toute, votre meilleur ami. Ce dispositif de menu contextuel permet de gagner beaucoup de temps. La mise en page ne sera pas oubliée, parce qu’elle requiert de fins réglages au moment de l’impression. En effet, des paramètres spécialisés de mise en page permettent de contrôler sans souci l’impression de n’importe quel tableau. Cette partie se termine avec la mise en place de plusieurs graphiques intéressants à manipuler avec Excel.

La deuxième partie est un perfectionnement sur Excel, et s’adresse aux personnes qui souhaitent découvrir des fonctions qui rendent des services dans le domaine de la gestion quotidienne. Tout d’abord vous découvrirez les fonctions de recherche d’informations RECHERCHEV et INDEX/EQUIV qui sont à la base du regroupement de données éparpillées dans plusieurs feuilles. Les fonctions SOMME.SI, SOMME.SI.ENS et NB.SI montreront leur puissance dans les calculs avec des conditions logiques. Un petit tour avec SOMMEPROD exposera une manière originale d’additionner des valeurs avec des conditions de date. Vous pourrez étudier le verrouillage des formules avec le mode de Calcul matriciel et pour les gestionnaires qui aiment réaliser des hypothèses et de la prospective commerciale, les dispositifs Valeur cible et Tables de données offriront des possibilités plus qu’intéressantes. Enfin, le dernier chapitre de ce livre portera sur les tableaux croisés dynamiques, véritables outils de manipulation de données avec la production de rapports statistiques

Ce livre est structuré en six chapitres.

Le chapitre 1 est consacré à la remise à niveau des connaissances dans Excel afin de bien calculer.

Le chapitre 2 étudie la mise en forme conditionnelle avec ses règles de mise en surbrillance, ses barres de données et bien d’autres dispositifs.

Le chapitre 3 s’intéresse aux techniques de mise en page d’un tableau avec les nombreux paramètres qui facilitent les fins réglages avant l’impression.

Le chapitre 4 porte sur les graphiques, avec l’étude des histogrammes, des lignes avec l’insertion d’une courbe de tendance, des graphiques sectoriels ou à bulles, d’une carte bing où les données numériques sont visualisées sur une carte du monde, et enfin d’un graphique en demi-anneau.

Le chapitre 5 s’intéresse aux fonctions avancées qui rendent de multiples services.

Le chapitre 6 présente les tableaux croisés dynamiques où des exemples montreront la puissance de ce dispositif en terminant sur le modèle relationnel qui permet de relier des données provenant de plusieurs feuilles de calcul.

J’espère que la lecture de ce livre vous intéressera et vous permettra de progresser dans la gestion des tableaux. N’hésitez pas à me contacter à l’adresse [email protected] si vous avez des remarques sur ce livre ou bien des questions. Je ne manquerai pas de vous répondre.

Bonne lecture.

L’auteur

TABLE DES MATIÈRES

PARTIE 1 REMISE À NIVEAU

CHAPITRE 1 Bien calculer

1.1 L’environnement de travail et les formules

1.1.1 Un calcul d’indice de masse corporelle

1.1.2 Quelques rappels sur les formules

1.1.3 Extraire des statistiques simples

1.2 Les formules avec des dates

1.2.1 La fonction MOIS.DECALER

1.2.2 Les fonctions JOURS360 et JOURS

1.2.3 La fonction DATEDIF pour un calcul d’ancienneté

1.2.4 Les fins de mois et les jours ouvrés

1.3 La fonction SI

1.3.1 Comparer un budget et des dépenses

1.3.2 Deux SI imbriqués

1.3.3 Un SI et un ET imbriqués

1.4 Le signe $ dans les formules

1.5 Les formules avec le texte

1.5.1 Récupérer le domaine d’une adresse Email

1.5.2 Une date bizarre qui se transforme en une date valide

1.5.3 Un genre de numéro de sécurité sociale

1.5.4 Le dispositif Affichage instantané

CHAPITRE 2 La mise en forme conditionnelle

2.1 Les règles de mise en surbrillance

2.1.1 Repérer les doublons

2.1.2 Afficher les dates de cette semaine

2.2 Les règles de valeurs plus/moins élevées

2.3 Colorier les cellules vides

2.4 Les barres de données

2.5 Les graphiques Sparkline

2.6 Une formule dans une mise en forme

2.6.1 Colorier une ligne entière

2.6.2 Colorier un nom en fonction d’un chiffre d’affaires

2.6.3 Colorier les week-ends

2.7 Les jeux d’icônes

2.8 Les filtres

2.8.1 Les filtres numériques

2.8.2 Les filtres chronologiques

2.8.3 Les filtres textuels

2.9 Le tri et le clic droit de la souris

CHAPITRE 3 La mise en page

3.1 Voir avant d’imprimer

3.2 Les paramètres de mise en page

3.2.1 L’onglet Page

3.2.2 L’onglet Marge

3.2.3 L’onglet En-tête / Pied de page

3.2.4 L’onglet Feuille

3.2.5 Définir la zone d’impression

3.2.6 Les sauts de page

3.3 Les volets et les fenêtres

3.3.1 Bloquer la 1ère ligne d’un tableau

3.3.2 Libérer les volets

CHAPITRE 4 Les graphiques

4.1 Un histogramme

4.2 Une courbe de tendance

4.3 Un camembert ou une tarte

4.4 Un graphique radar

4.5 Un graphique à bulles

4.6 Un graphique dans une carte bing

4.7 Un graphique en demi-anneau

Partie 2 PERFECTIONNEMENT

CHAPITRE 5 Les fonctions avancées

5.1 La fonction RECHERCHEV

5.1.1 Recherche d’une valeur texte

5.1.2 Recherche d’un nombre dans un barème

5.1.3 RechercheV avec un joker

5.1.4 RechercheV avec deux conditions

5.1.5 La fonction BDLIRE avec plusieurs conditions

5.2 Les fonctions INDEX/EQUIV

5.3 SOMME.SI, NB.SI ET SOMME.SI.ENS

5.3.1 Statistiques avec Somme.SI et NB.SI

5.3.2 Multi-condition avec Somme.SI.ENS

5.3.3 La fonction NB.SI

5.4 La fonction SOMMEPROD

5.5 Verrouillage de formules avec des matrices

5.5.1 Verrouiller une feuille avec certaines cellules libres

5.5.2 Verrouiller des formules avec des matrices

5.5.3 Les fonctions matricielles

5.6 Valeur cible et table de données

5.6.1 La valeur cible

5.6.2 Les tables de données

5.7 La fonction DECALER

5.8 Mise en forme conditionnelle avec plusieurs critères

CHAPITRE 6 Les tableaux croisés dynamiques

6.1 La structure du tableau source

6.1.1 Quelques contraintes de structure

6.1.2 Création d’un tableau croisé

6.1.3 Nombre de livres vendus

6.1.4 Nombre de livres vendus par mois

6.2 Manipulation quotidienne

6.2.1 Mise à jour du tableau croisé dynamique

6.2.2 Voir les lignes à la source d’un résultat

6.2.3 Affichage multiple grâce au menu Création

6.3 Les fonctions de calculs

6.3.1 Affichage automatique d’un pourcentage

6.3.2 Compter des items

6.4 Le modèle relationnel

6.4.1 Un exemple de relations de un à plusieurs

6.4.2 Obligation de transformer les données en mode Tableau

6.4.3 Création d’un rapport à partir de deux tableaux

6.5 Segment et Chronologie

6.5.1 Le segment

6.5.2 La chronologie

PARTIE 1 REMISE À NIVEAU

Cette première partie est une sorte de révision des automatismes importants à connaître pour manipuler Excel. Par exemple, vous y étudierez les différentes manières de faire des calculs, d’additionner des plages de cellules, de manipuler des dates, de bloquer des valeurs avec le signe $, et bien évidemment la mise en page doit faire l’objet d’une attention toute particulière parce qu’un tableau bien présenté est un gage de confort et de réussite. Excel est puissant et possède de très nombreux dispositifs qui augmentent au fur et à mesure des nouvelles versions. Cette partie rappelle les notions importantes à travers de nombreux exemples.

Chapitre 1 : Bien calculer.

Chapitre 2 : La mise en forme conditionnelle.

Chapitre 3 : La mise en page.

Chapitre 4 : Les graphiques.

CHAPITRE 1 Bien calculer

Le tableur Excel est un outil dédié aux calculs qui, grâce à ses fonctions et formules diverses, rend d’innombrables services. L’objectif de ce chapitre est de rappeler la manière de bien calculer en utilisant les raccourcis afin de gagner du temps.

1.1 L’environnement de travail et les formules

La fenêtre est toujours composée d’une barre de menu, du bandeau des icônes, d’un ensemble de feuilles Feuil1, Feuil2, Feuil3, ou plus. Les feuilles (ou onglets) peuvent être renommées grâce au bouton droit de la souris. A chaque démarrage d’Excel, un classeur vierge s’ouvre avec 3 feuilles et on peut passer d’une feuille à l’autre en cliquant simplement sur le nom de la feuille. La figure 1.1 montre l’environnement classique d’Excel.

Figure 1.1 : La fenêtre de travail.

Ici, la figure montre la version Excel 2016 mais en fonction des versions, la fenêtre peut changer d’aspect. Une feuille de calcul Excel est constituée de 1 048 576 lignes et la dernière colonne est XFD. Les colonnes sont étiquetées de gauche à droite et classées par ordre alphabétique : A, B, C,.....Z, AA, AB, AC,......XFD.

Une cellule est l’intersection d’une ligne et d’une colonne. Par exemple, la cellule A1