Formulieren ohne Floskeln E-Book

Jörg Neumann

• Herausgeber: REDLINE
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 135

Veröffentlichungsjahr: 2006

Beschreibung

Die meisten Briefe enden "Mit freundlichen Grüßen". Diese Standard-Formulierung ist wenig originell und auch keine persönliche Ansprache des Lesers. Viele solcher Floskeln finden sich in Geschäftsbriefen – sie wirken ermüdend und sind zeitraubend. Sie können die Form wahren und gleichzeitig Briefe mit persönlichem Stil schreiben. Je nach Anlass beenden Sie Ihren Brief individuell, beispielsweise mit "Wir freuen uns auf Ihre Produkt-Präsentation!" In diesem Buch erfahren Sie: - wie Sie einfach, klar und präzise formulieren, - wie Sie Floskeln in Ihren Geschäftsbriefen erkennen, - wie Sie mehr Aufmerksamkeit bei Kunden und Lieferanten erreichen.

Leseprobe

Jörg Neumann

Formulieren ohne Floskeln

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie. Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://d-nb.de abrufbar. ISBN 978-3-86414-323-6

Unsere Web-Adresse:www.redline-verlag.de

© 2015 by Redline Verlag, ein Imprint der Münchner Verlagsgruppe GmbH.

4. Auflage 2015

Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

Umschlaggestaltung: ZERO Werbeagentur GmbH, München Umschlagabbildung: Neumann, Zanetti & Partner GmbH Satz: HJR, Jürgen Echter, Landsberg am Lech Printed in Germany

Inhaltsverzeichnis

Statt eines Vorwortes

Schreiben Sie doch mal einen schlechten Brief!

Wie profitieren Sie von diesem Buch?

Weg vom „Standardbrief“!

Floskeln – unser Rettungsring?

Briefperspektiven

Angst vor dem weißen Blatt?

Bewegen Sie sich

Musik ist Trumpf

Wen habe ich vor mir?

Was ist der Anlass?

Entfesseln Sie Ihre Gedanken beim Brainstorming

Die Journalisten-Methode

Greifen Sie auf Bewährtes zurück

Entwerfen Sie eine Landkarte Ihrer Gedanken

Schaffen Sie sich einen Fundus

Kundenorientierte Briefe schreiben

Was heißt Kundenorientierung?

Durch kundenorientierte Korrespondenz mehr Kundenloyalität?

Für wen schreibe ich?

Soziodemografische Merkmale

Bedürfnisse (als Merkmal)

Psychologische Merkmale

Erfolgsfaktoren für den Inhalt

Hauptzielsetzungen

Kernbotschaften

Vom Produkt zum Nutzen

Sprache

Bildhafte Sprache

Positive Sprache

Aktivieren des Lesers

Materialien: Kann ein Brief sinnlich sein?

Gestaltung

Bausteine eines Briefes: Von der Adresse bis zum „Übrigens“

Baustein 1: Logo & Briefkopf

Baustein 2: Adresse

Baustein 3: Datum

Baustein 4: Schlagzeile

Baustein 5: Begrüßung & Anrede

Baustein 6: Text

Baustein 7: Verabschiedung & Gruß

Baustein 8: Unterschrift

Baustein 9: „Übrigens“

Baustein 10: Anlagen, Beilagen und anderes Material

Herausforderung: Verschiedene „Spezialbriefe“

Kurzmitteilungen und Karten

Begleitbrief

Reklamationsantwort

Rechnung

Mahnung

Liebesbrief

E-Mail, Fax, SMS – und morgen?

E-Mails kundenorientiert beantworten

SMS (Short Message Service)

Fax

Und was kommt morgen?

Die 20 Top-Trends und Entwicklungen der Geschäftskorrespondenz

Der ultimative Test!

Danke

Für den Profi: Anhang

Glossar

Kommentierte Literaturliste

Seminare zum Thema

Stichwortverzeichnis

Statt eines Vorwortes

Kennen Sie das?

Im Vorwort von Büchern erklären Autoren üblicherweise, warum ein Buch sinnvoll, vielleicht sogar nützlich, wenn nicht unumgänglich ist. Das finden Sie an dieser Stelle nicht. Dafür bieten wir Ihnen gleich die erste Gelegenheit, sich selbst zum Thema zu äußern und einzubringen. Denn dies wird sich wie ein roter Faden durch das gesamte Buch ziehen.

Vervollständigen Sie bitte diesen Satzanfang auf maximal drei Zeilen:

Kundenorientierte Geschäftskorrespondenz soll / ist / bedeutet …

Wir haben Experten für Kommunikation und Kundenorientierung gebeten, uns prägnante Aussagen im SMS-Format (maximal 160 Zeichen) zu senden. Anstelle der oben angedeuteten „üblichen“ Erklärungen zum Buch verwöhnen wir Sie mit deren Statements: Viel Vergnügen!

Jörg Neumann

[email protected]

Kundenorientierte Geschäftskorrespondenz

… soll stets die innige Verbindung zwischen eigenen und Kundeninteressen ausdrücken.

Joachim Knape, Professor für Allgemeine Rhetorik

Eberhard-Karls-Universität, Tübingen

… ist eine Form der Dienstleistung, die auch dem Erbringer Spaß machen kann.

Peter Fuchs, Leiter Learning & Management Development

Siemens Schweiz AG, Zürich

… soll alle vom Kunden gestellten Fragen beantworten, nicht nur eine und eine weitere vielleicht halb. Ich weiß, das ist selbstverständlich, aber die Praxis sieht oft anders aus.

Wilhelm Schmid, Philosoph Berlin

… ist für mich wie ein gelungenes Geschenk. Der Empfänger merkt sofort, dass sich jemand wirklich Gedanken über ihn gemacht hat.

Anneli Gabriel, Trainerin

Steigenberger Hotels AG, Frankfurt am Main

… bedeutet: Der Kunde fühlt sich direkter angesprochen. Er versteht uns und unser Leistungsangebot besser. Auf seine Wünsche wird näher respektive besser eingegangen.

Dieter Radermacher, Vizedirektor

Bernische Pensionskasse, Bern

… ist präzise, direkt und zielgerichtet. Sie ist schwungvoll, klar und wirkungsorientiert. Sie wird der Tatsache gerecht, dass Kunden Individuen mit individuellen Bedürfnissen in ihrer individuellen Welt sind.

Lucia Elmiger, Trainerin

Beromünster

… soll so persönlich, so unverwechselbar und so spezifisch auf die Empfängerin zugeschnitten sein wie ein handgeschriebener Brief.

Dr. phil. Sylvia Bendel, Sprachwissenschaftlerin

Luzern

… soll ein warmes Herz mit einem klaren Ziel vereinbaren.

Margit Hertlein

Trainerin und Coach, Weissenburg

… heißt die Sinne ansprechen wie ein frischer Morgen in den Bergen:

erfrischend, unmittelbar, konzentriert.

Kajo Baechle, Geschäftsführer clus communications, Chur

Schreiben Sie doch mal einen schlechten Brief!

Noch ein Buch zum Thema Korrespondenz? Wenn Sie vor den Regalen der Buchhandlungen stehen, gewinnen Sie allzu leicht den Eindruck, es ist dazu alles gesagt und geschrieben worden. Und dennoch betreuen wir mit NeumannZanetti & Partner jährlich annähernd 1000 Workshop- und Seminarteilnehmer im deutschsprachigen Raum, die Hilfestellung, Orientierung und Konzepte für eine bessere Korrespondenz suchen.

Sprache ist alltäglich. Wir benutzen sie als gesprochenes Wort ganz selbstverständlich und ungezwungen, selten denken wir lange über einzelne Formulierungen nach, bevor wir sie aussprechen. Die gleiche Sprache schriftlich zu formulieren fällt anscheinend ungleich schwerer. Warum?

Veränderungen verursachen Unsicherheiten. Ein Brief „fixiert“ plötzlich Ihre flüchtigen Gedanken, Meinungen oder Aussagen für den Leser und die Nachwelt auf Papier – und damit auch Ihre möglichen Fehler. Das führt zu einem erstaunlichen Phänomen: Die meisten Briefschreiber sind sich völlig im Klaren darüber, was sie mit ihrem Brief aussagen wollen. Doch das Formulieren selbst fällt schwer, es tauchen Blockaden und Schreibhemmungen auf. Die scheinbar klare Aussage wirkt plötzlich floskelhaft und schwerfällig.

Dabei könnte doch alles so schön einfach sein, wenn wir wie Kurt Tucholsky in seinem berühmten „Liebesbrief“ unser Anliegen klar und eindeutig formulieren:

Hierorts, den heutigen

Meine Neigung zu Dir ist unverändert.

Du stehst heute Abend, 7 1/2 Uhr, am zweiten Ausgang des Zoologischen Gartens, wie gehabt.

Anzug: Grünes Kleid, grüner Hut, braune Schuhe. Die Mitnahme eines Regenschirms empfiehlt sich.

Abendessen im Gambrinus, 8.10 Uhr

Es wird nachher in meiner Wohnung voraussichtlich zu Zärtlichkeiten kommen.

(gez.) Bosch, Oberbuchhalter

Auch wenn Tucholskys Liebesbezeugung alle notwendigen Informationen zur gemeinsamen Abendgestaltung enthält, so fehlt ihr doch etwas. „Nicht immer so sachlich!“, sollten Sie sich ab und zu ins Gedächtnis rufen. Doch unsere Korrespondenz ist von der Arbeitswelt geprägt und die soll – bitteschön! – sachlich und emotionslos sein. Oder?

Zum Glück ist das in der Realität unmöglich. Im Gegenteil, Sie haben dadurch erst die Möglichkeit, Ihren Leser zu erreichen. Denn nur wo Sie Emotionen wecken, können Sie überhaupt Interesse erzeugen, Zustimmung schaffen und zum Handeln motivieren. Briefe, die keine Emotionen zeigen, die die persönliche Verbindung zwischen Leser und Schreiber nicht haben – sie können niemals für Spannung, Neugierde oder Verblüffung sorgen. Sie werden immer sachlich richtig sein. Und immer langweilig. Also, schreiben wir einen schlechten Brief!

Aufgabe

Welches sind Kriterien, an denen Sie einen schlechten Brief erkennen? Bitte listen Sie fünf Merkmale, die Ihnen in den Sinn kommen.

„Hochverehrte Damen und Herren“

75 Prozent aller Briefe im deutschsprachigen Raum beginnen und enden mit den gleichen Worten. „Die sehr geehrten“ Damen oder Herren, die täglich millionenfach „mit freundlichen Grüßen“ bedacht werden, wissen im Grunde schon vor dem Öffnen des Kuverts, was sie erwartet.

Stellen Sie sich vor, Sie bekommen ein Geschenk, schön verpackt in buntem Papier und mit Schleifchen. Was wird in Ihnen mehr Spannung und Freude wecken: Wenn Sie den Inhalt bereits kennen oder wenn Sie mit kindlicher Neugierde dem Überraschungsmoment entgegenfiebern? Einen Brief mit altbekannten und antiquierten Floskeln werden Sie kaum mit Spannung lesen.

Sprache lebt. Nicht nur mit der neuen deutschen Rechtschreibung hat sich die Korrespondenz verändert. Elektronische Medien von Fax über E-Mail bis zum SMS haben einen eigenen Stil entwickelt, der sich im Brief heute ebenso zeigt wie die direkten und flexiblen Umgangsformen in einer globalen Gesellschaft.

„Eine Rede ist keine Schreibe!“ – dieses Bonmot aus der Ausbildung von Radiojournalisten gilt heute sozusagen umgekehrt: „Schreibe ist Rede.“ Die Korrespondenzsprache ist für Sie als Leserin oder Leser zu Beginn des 21. Jahrhunderts dann „genießbar“, wenn sie der gesprochenen Sprache möglichst nahe ist. Kurze, prägnante Sätze, bildhafte, klare Formulierungen, den individuellen Nutzen des Lesers betonend und sein Interesse fesselnd, das sind die modernen Anforderungen an die Schriftsprache. Denn Ihre Leser sind verwöhnt und daher anspruchsvoll geworden: Alle sind durch eine Vielzahl von Medien permanent mit professionell gestalteter Kommunikation umgeben.

Wie lässt sich diese wirksame, direkte Schriftsprache trainieren?

Dies ist ein „Arbeitsbuch“. Das heißt für Sie, dass Sie nicht nur lesen, sondern profitieren können: durch konkrete Umsetzung und Übungen, durch eine Vielzahl an Vorschlägen und Formulierungshilfen und durch die Arbeit mit Ihren eigenen Briefen.

Lassen Sie uns gemeinsam direkte, persönliche und kundenorientierte Briefe schreiben – mit Pep und Persönlichkeit und mit Wirkung statt Floskeln!