Framework ECM Intelligence E-Book

Ayelt Komus

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2014

Seitenzahl: 85

Beschreibung

Das Framework „ECM Intelligence“ gliedert sich in drei separate Teile auf. Während im ersten Teil, der bereits in 2012 erschien, das workflow-orientierte Dokumentenmanagement betrachtet und mit dem ECM-Performance-Index eine Methode zur wirtschaftlichen und qualitativen Steuerung von ECM-Prozessen vorgestellt wurde, widmet sich der aktuelle Band dem Social ECM als einer speziellen, aber an Bedeutung deutlich wachsenden Form des Dokumentenmanagements. Unter Social ECM ist hier im Kern die gezielte Nutzung digitaler Informationen in kollaborativen Strukturen mit gleichzeitiger Option für ein systematisches Sharing von Dokumenten gemeint. Mehreren Ansätzen unterliegt derzeit eine Entwicklung in diese Richtung, wenngleich mit unterschiedlichen kollaborativen Ausprägungsstufen. Zu den Entwicklungstreibern gehören vor allem Cloud-Archive1, die in kurzer Zeit eine breite Akzeptanz insbesondere im Bereich der privaten Nutzer gefunden haben. Dieser Trend resultiert nicht zuletzt aus der starken Verbreitung der mobilen Endgeräte, die als mobile Kleincomputer immer mehr zu individuellen Datenzentralen mit vielfältigen technischen Funktionen geworden sind. Zudem besteht ein deutlicher Trend hin zum Sharing, also dem Teilen, von Informationen. Allerdings besteht die Herausforderung, die vom Ursprung her professionelle unternehmensgeschäftsprozessbezogene Ausrichtung von ECM mit den Bedürfnissen der privaten User zu koppeln. Dabei sollten möglichst kollaborative Strukturen unterstützt werden, die auch sehr komplexe Beziehungen bei der Nutzung digital gespeicherter Informationen erlauben. Entsprechend definiert sich Social ECM (sECM) zunächst einmal als klassisches und nach professionellen Anforderungen funktionierendes Dokumentenmanagement, das aber gleichzeitig über seine bisher unternehmensbegrenzte Fokussierung hinausgeht, indem es ein kontrolliertes Teilen der elektronischen Informationen mit ausgewählten Adressaten erlaubt. Dieses Framework nimmt in seiner praktischen Ausrichtung nicht nur eine Abgrenzung des Social ECM vom klassischen Dokumentenmanagement vor und weist ihm eine eigene Kategorie zu. Vielmehr widmet es sich auch der Fragestellung, wie sich sECM-Projekte systematisch planen, organisieren und managen lassen. Dabei werden auch die notwendigen technischen Infrastrukturbedingungen einer ausführlichen Betrachtung unterzogen und in einem Lösungsmodell dargestellt.

Leseprobe

Inhalt

0 Einleitung

I Entwicklungstreiber für kollaboratives ECM

1. Digitale Akzeptanz

2. Mobility

3. Social Media

4. Cloud

5. Consumerization

II Die soziale Dimension des Dokumentenmanagements

1. Konstituierende Merkmale sozialer Strukturen

2. Die Sozialfähigkeit von DMS/ECM

III Entwicklungstendenzen im kollaborativen Dokumentenmanagement

1. Sharepoint

2. Online-Speicher in der Cloud

3. Document Sharing als Social ECM

IV Strategische Analyse und Rahmenkonzept für sECM

1. Generelle Digitalisierungs- und ECM-Strategie-Optionen

2. Nutzenperspektiven von sECM für Unternehmen

3. sECM-Strategie aus der Nutzer-Perspektive

4. Risikobewertungen

5. Realisierungsvarianten als Public oder Private Cloud

V Projektentwicklung

1. Vorgehensmethodik

2. Prozessorientiertes sECM-Konzeption

3. Integrationsmaßnahmen

4. Evaluierung des sECM-Providers

VI Technische Infrastruktur für sECM

1. Communication Hub

2. Document Sharing-Rollen

3. Prozessvarianten für das Document Sharing

4. Einflussfaktoren

5. Benutzerverwaltung

6. Strukturierung der geteilten Informationen

7. Versionierung

VII Management des sECM-Betriebs

1. Prozess- und Qualitätsmanagement

2. Infrastruktur-Management

3. Organisationsmodell für sECM

VIII sECM Strategy Portfolio

IX Abbildungsverzeichnis

Einleitung

Das Framework „ECM Intelligence“ gliedert sich in drei separate Teile auf. Während im ersten Teil, der bereits in 2012 erschien, das workflow-orientierte Dokumentenmanagement betrachtet und mit dem ECM-Performance-Index eine Methode zur wirtschaftlichen und qualitativen Steuerung von ECM-Prozessen vorgestellt wurde, widmet sich der aktuelle Band dem Social ECM als einer speziellen, aber an Bedeutung deutlich wachsenden Form des Dokumentenmanagements. Unter Social ECM ist hier im Kern die gezielte Nutzung digitaler Informationen in kollaborativen Strukturen mit gleichzeitiger Option für ein systematisches Sharing von Dokumenten gemeint.

Mehreren Ansätzen unterliegt derzeit eine Entwicklung in diese Richtung, wenngleich mit unterschiedlichen kollaborativen Ausprägungsstufen. Zu den Entwicklungstreibern gehören vor allem Cloud-Archive1, die in kurzer Zeit eine breite Akzeptanz insbesondere im Bereich der privaten Nutzer gefunden haben. Dieser Trend resultiert nicht zuletzt aus der starken Verbreitung der mobilen Endgeräte, die als mobile Kleincomputer immer mehr zu individuellen Datenzentralen mit vielfältigen technischen Funktionen geworden sind. Zudem besteht ein deutlicher Trend hin zum Sharing, also dem Teilen, von Informationen.

Allerdings besteht die Herausforderung, die vom Ursprung her professionelle unternehmensgeschäftsprozessbezogene Ausrichtung von ECM mit den Bedürfnissen der privaten User zu koppeln. Dabei sollten möglichst kollaborative Strukturen unterstützt werden, die auch sehr komplexe Beziehungen bei der Nutzung digital gespeicherter Informationen erlauben.

Entsprechend definiert sich Social ECM (sECM) zunächst einmal als klassisches und nach professionellen Anforderungen funktionierendes Dokumentenmanagement, das aber gleichzeitig über seine bisher unternehmensbegrenzte Fokussierung hinausgeht, indem es ein kontrolliertes Teilen der elektronischen Informationen mit ausgewählten Adressaten erlaubt.

Mit diesen erweiterten Möglichkeiten des Informationsaustauschs ergeben sich gleichzeitig nicht nur veränderte Dokumentenprozesse; vielmehr eröffnen sich vollständig neue Perspektiven in der interaktiven Kommunikation beispielsweise zwischen Unternehmen und ihren Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern.

Dieses Framework nimmt in seiner praktischen Ausrichtung nicht nur eine Abgrenzung des Social ECM vom klassischen Dokumentenmanagement vor und weist ihm eine eigene Kategorie zu. Vielmehr widmet es sich auch der Fragestellung, wie sich sECM-Projekte systematisch planen, organisieren und managen lassen. Dabei werden auch die notwendigen technischen Infrastrukturbedingungen einer ausführlichen Betrachtung unterzogen und in einem Lösungsmodell dargestellt.

1) Ein (elektronisches) Archiv i.e.S. dient der unveränderbaren, langzeitigen Aufbewahrung elektronischer Information. In diesem Text wird der Archiv-Begriff um Funktionalitäten zur kurzfristigen und veränderlichen Speicherung von Informationen und insbesondere Dateien erweitert verstanden, wie es oft auch im allgemeinen Sprachgebrauch verbreitet ist.

I Entwicklungstreiber für kollaboratives ECM

Die Technologien, Prozesse und methodischen Konzepte in den Unternehmensstrukturen wachsen immer mehr zusammen. Auch das Dokumentenmanagement muss sich offen für Veränderungen im Umfeld zeigen und sein Blickfeld erweitern. Zwar darf das Argument der Modernität nicht dazu führen, dass mit einer gewissen Beliebigkeit jedem Trend gefolgt wird, aber es ist wichtig, aus einem erweiterten Verständnis heraus kontinuierlich die relevanten Entwicklungsfaktoren zu erkennen und intelligent für die Weiterentwicklung von ECM zu nutzen. Herausforderungen dafür ergeben sich nicht nur infolge der Veränderungsgeschwindigkeit in Business und Technik. Durch die hohe Digitalisierungsdynamik in der gesamten Gesellschaft werden die von außen wirkenden Einflüsse auf ECM in Zukunft vermutlich noch vielfältiger werden. Umgekehrt wird ECM dadurch aber auch maßgeblich an Bedeutung gewinnen – wenngleich das ECM der Zukunft nicht gänzlich dem Dokumentenmanagement nach den Vorstellungen der Gegenwart entspricht.

Entwicklungstreiber des kollaborativen ECM

Abbildung 1

Unabhängig von der zukünftigen Weiterentwicklung ist jetzt bereits festzustellen, dass das Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management längst kein isolierter Bereich der IT-Welt mehr ist. Es steht unter vielfältigen Einflüssen, die einen erweiterten Blickwinkel auf die digitale Nutzung von Informationen erfordern.

1. Digitale Akzeptanz

Eine neue kollaborative Dimension des Dokumentenmanagements kann nur erreicht werden, wenn die Informationen und Dokumente in wachsendem Maß elektronisch zur Verfügung stehen. Und dies gilt für die Unternehmen gleichermaßen wie für die privaten Nutzer. So wächst in den Unternehmensorganisationen kontinuierlich der Umfang des digitalen Informationsvolumens zulasten der papierbasierten Dokumente. Gleichzeitig setzen immer mehr Geschäftsprozesse vollständig auf elektronischen Content.

Dies resultiert aus einer deutlich gewachsenen Akzeptanz digitaler Medien. So ermittelte etwa 2012 eine Studie des dii, dass quer durch die Hierarchieebenen und Altersgruppen der Unternehmen tendenziell eine große Bereitschaft besteht, verstärkt in digitale Technologien und Prozesse zu investieren. Zwar verzeichnet die Studie nach wie vor für das Top-Management in den persönlichen Affinitäten eine gewisse Distanz zu den digitalen Medien, doch nur jeder sechste von ihnen bezeichnet solche Investitionen als überflüssig. Im Gegenteil werden sie von 64 Prozent als zukunftsrelevant oder zumindest erstrebenswert beurteilt.

Bei den Fachbereichsmanagern und Teamleitern liegt die Quote derer, die sich für ein stärkeres Engagement der Firmen in digitale Techniken aussprechen, sogar jeweils bei über drei Viertel. Für sie sind die digitalen Medien mehrheitlich unverzichtbar geworden. In der Altersbetrachtung wiederum plädieren die jüngeren Beschäftigten bis 30 Jahre in fast doppelt so hoher Zahl für eine Steigerung des Investitionsengagements wie die Befragten im Alter von über 50 Jahren.

Dieses Kennzeichnen der hohen digitalen Affinität bei den Jüngeren hat zum Begriff der Generation der „Digital Natives“ geführt. Sie wächst überwiegend schon im Kindesalter mit elektronischen Medien auf und entwickelt dadurch ein digitales Selbstverständnis. Im Gegensatz zu den älteren Generationen brauchen die Digital Natives ihre Verhaltensgewohnheiten nicht zu ändern, um mit den neuen digitalen Medien zu arbeiten. Stattdessen charakterisiert sich die Nachwuchsgeneration durch ein insgesamt digital geprägtes Handlungsprofil im Alltag. Zugleich verändert diese Generation zunehmend auch das Verhalten der älteren Generationen durch intensiven Transfer von Verhaltensmustern der Digital Native-Generation auf die älteren Generationen.

Für die kollaborative Nutzung von ECM hat diese Entwicklung der digitalen Akzeptanz samt der wachsenden soziografischen Angleichung digital orientierter Handlungsmuster eine zentrale Bedeutung: Die bisherige Fokussierung des Dokumentenmanagement auf den professionellen Einsatz in Unternehmen wird deutlich aufgeweicht, weil sich auch der private User gleich welchen Alters ganz selbstverständlich der elektronischen Speicherung und Archivierung von Bildern, Videos und anderen Dokumenten oder Informationen widmet. Dadurch entsteht ein selbstverständlicher und von persönlichen Interessen geprägter Zugang zum Dokumentenmanagement, wodurch wirksame Digitalisierungsimpulse in die Unternehmen hineingetragen werden.

2. Mobility

Die Flexibilisierung der Arbeitsplätze verknüpft mit ortsunabhängiger Nutzung von Anwendungen und Daten gewinnt eine immer größere Bedeutung. Dies geschieht zeitgleich mit einer fortschreitenden Arbeitsteilung und Vernetzung. Damit besteht als Konsequenz auch die Notwendigkeit, dass ECM-Lösungen nicht mehr nur am stationären Arbeitsplatz nutzbar sind. Vielmehr müssen sie auch einen bedarfsgerechten Zugriff über unterschiedliche Mobile Devices bieten, um dem veränderten Arbeitsrhythmus Rechnung tragen zu können. Die Unterschiede zwischen dem klassischen und dem mobilorientierten IT-Arbeitsplatz sind dabei sehr vielfältig:

Unabhängigkeit von der Infrastruktur:

Wesentliche Grundlage für den IT-Arbeitsplatz der Zukunft ist die Abkehr von den ortsfesten Strukturen von Desktop-Rechnern mit ihren starren und infrastrukturabhängigen Technologien. Desktop-Rechner haben den Benutzer an ihren definierten Arbeitsplatz gebunden, so dass die Mitarbeiter bspw. nicht einmal in der Lage sind, einige Räumlichkeiten weiter im Gespräch mit Kollegen auf ihre lokal gespeicherten Daten zuzugreifen. Derartige Restriktion lässt sich durch die neuen Technologien wie etwa die Desktop-Virtualisierung auflösen, weil damit die Client-Nutzung von der ursprünglich festen IT-Architektur entkoppelt wird.

Zentralisierung für den standortunabhängigen Zugriff auf alles:

Indem die Endgeräte im Falle einer Virtualisierung nur noch primär als Präsentationsinstrument für zentral bereit gestellte Anwendungen und Daten fungieren, kann der Ort des IT-Arbeitsplatzes frei gewählt werden. Anders als bisher ist ein flexibler Zugriff sowohl im unternehmensinternen Netzwerk als auch an anderen Firmenlokationen oder beim Kunden vor Ort möglich. Dies ermöglicht eine konsequente Ausrichtung der Prozesse auf den Business-Bedarf statt wie bisher abhängig von der technologischen Infrastruktur zu sein.

Neue Freiheiten bei den Endgeräten:

Der Unterschied besteht jedoch nicht allein in der standortunabhängigen Nutzung etwa von Business-Applikationen, sondern es werden auch gleichzeitig neue Freiheiten in Sachen Endgeräte geschaffen. Schließlich können als Devices prinzipiell ebenso Tablet-PCs, Laptops oder Smartphones wie Desktops genutzt werden. Insofern gleicht sich mobiles Arbeiten in seiner Erscheinung immer mehr den Consumer-Technologien an.

Kollaboratives Arbeiten wird einfacher:

Mit den neuen Technologien werden zugleich bisherige Beschränkungen in der Teamarbeit beispielsweise mit Hilfe von Groupware-, Sharepoint- oder Wiki-Systemen deutlich reduziert. Dies entspricht auch dem Bedarf in der Praxis. Denn die in wachsendem Maß mobil geprägten Tätigkeiten vieler Mitarbeiter steigern die Notwendigkeit, dezentral miteinander arbeiten zu können.

Dem Mobility-Trend bei den Arbeitsprozessen lässt sich möglicherweise die größte Wirkung auf die Entwicklung von Social ECM zuschreiben, da sie die Präsenz von Prozessbeteiligten an verschiedenen Orten impliziert, so dass Informationen und Dokumente in digitaler Form vorliegen müssen, damit sie ortsunabhängig zur Verfügung gestellt und genutzt werden können. Auch aus einem weiteren Grund ist der Mobility-Aspekt konstituierend für die soziale Nutzung von ECM: Social Media-Dienste werden hauptsächlich über mobile Endgeräte genutzt. Außerdem werden eigene Informationen in wachsendem Maß über Online-Archive gespeichert bzw. mit anderen Menschen geteilt und standortunabhängig genutzt. Durch diese Kombination entstehen deutliche Entwicklungskräfte für die kollaborative Nutzung von digitalem Content.

Klassischer IT-Arbeitsplatz vs. Information Worker-Arbeitsplatz

Abbildung 2

3. Social Media

Die sozialen Netzwerke haben in den letzten Jahren das Kommunikationsgeschehen der Menschen deutlich verändert. Zwar bestehen altersspezifische unterschiedliche Nutzungsintensitäten mit einer deutlich höheren Verbreitung in der jüngeren Generation. Dies ändert aber nichts daran, dass beispielsweise der Social Media-Dienst Facebook inzwischen höhere Nutzerzahlen erreicht als die Suchmaschine Google.