Grabación de datos. ADGD0308 E-Book

Jesús Francisco Camuña Rodríguez

• Herausgeber: IC Editorial
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Spanisch

Seitenzahl: 234

Veröffentlichungsjahr: 2023

Beschreibung

Libro especializado que se ajusta al desarrollo de la cualificación profesional y adquisición del certificado de profesionalidad "ADGD0308 - ACTIVIDADES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA". Manual imprescindible para la formación y la capacitación, que se basa en los principios de la cualificación y dinamización del conocimiento, como premisas para la mejora de la empleabilidad y eficacia para el desempeño del trabajo.

Leseprobe

 

Grabaciónde datosADGD0308

Jesús Francisco Camuña Rodríguez

iceditorial

Grabaciónde datos. ADGG0308

© Jesús Francisco Camuña Rodríguez

1a Edición

© IC Editorial, 2023

Editado por: IC Editorial

c/ Cueva de Viera, 2, Local 3

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ISBN: 978-84-1103-737-2

Presentación del manual

El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.

El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.

Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada.

Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesaria para adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.

El presente manual perteneciente al Módulo Formativo MF0973_1: Grabación de datos,

asociado a la unidad de competencia UC0973_1: Introducir datos y textos en terminales informáticos en condiciones de seguridad, calidad y eficiencia,

del Certificado de Profesionalidad Actividades de gestión administrativa.

Índice

Portada

Título

Copyright

Presentación del manual

Índice

Objetivos generales

Unidad de Aprendizaje 1Organización y mantenimiento del puesto de trabajo y los terminales informáticos en el proceso de grabación de datos

1. Introducción

2. Planificación en el proceso de grabación de datos

3. Organización del tiempo de actividad, el área de trabajo y documentos a grabar: técnicas de optimización, recursos y criterios de organización

4. Programación de la actividad de grabación de datos

5. Mantenimiento y reposición de terminales informáticos y recursos o materiales

6. Postura corporal ante el terminal informático

7. Normativa vigente en materia de seguridad, salud e higiene postural

8. Mitigación de los riesgos laborales derivados de la grabación de datos: adaptación ergonómica de las herramientas y espacios de trabajo

9. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Unidad de Aprendizaje 2La actuación personal y profesional en el entorno de trabajo de la actividad de grabación de datos

1. Introducción

2. Organización del trabajo en la actividad de grabación de datos en terminales informáticos

3. Aplicación del concepto de trabajo en el equipo dentro de la actividad de grabación de datos en terminales informáticos: el espíritu de equipo y la sinergia

4. Identificación de parámetros de actuación profesional en la actividad de grabación de datos

5. Caracterización de la profesionalidad: ética personal y profesional en el entorno de trabajo

6. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Unidad de Aprendizaje 3Aplicación de técnicas mecanográficas en teclados extendidos de terminales informáticos

1. Introducción

2. Funcionamiento del teclado extendido de un terminal informático

3. Técnica mecanográfica

4. Desarrollo de destrezas en un teclado extendido de velocidad y precisión

5. Transcripción de textos complejos, tablas de datos, volcados de voz, grabaciones y otros

6. Aplicación de normas de higiene postural y ergonómica ante el teclado de un terminal informático

7. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Unidad de Aprendizaje 4Aplicación de técnicas mecanográficas en teclados numéricos de terminales informáticos

1. Introducción

2. Funcionamiento del teclado numérico de un terminal informático

3. Técnica mecanográfica

4. Desarrollo de destrezas en un teclado numérico de velocidad y precisión

5. Transcripción de tablas complejas de datos y datos numéricos en general

6. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Unidad de Aprendizaje 5Utilización de técnicas de corrección y aseguramiento de resultados

1. Introducción

2. Proceso de corrección de errores

3. Aplicación en el proceso de corrección de: reglas gramaticales, ortográficas y mecanográficas

4. Conocimiento del tipo de siglas y abreviaturas. Utilización de mayúsculas

5. Registro de la documentación a grabar en medios adecuados

6. Motivación a la calidad: formas de asegurar y organizar la mejora de la calidad

7. Aseguramiento de la confidencialidad de la información y consecución de objetivos

8. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Glosario

Bibliografía

OBJETIVOS GENERALES

Esta unidad de aprendizaje se encuentra dentro del Módulo formativo MF0973_2 Grabación de datos, cuyo objetivo general es:

Introducir datos y textos en terminales informáticos en condiciones de seguridad, calidad y eficiencia.

Unidad de Aprendizaje 1Organización y mantenimiento del puesto de trabajo y los terminales informáticos en el proceso de grabación de datos

Contenido

1. Introducción

2. Planificación en el proceso de grabación de datos

3. Organización del tiempo de actividad, el área de trabajo y documentos a grabar: técnicas de optimización, recursos y criterios de organización

4. Programación de la actividad de grabación de datos

5. Mantenimiento y reposición de terminales informáticos y recursos o materiales

6. Postura corporal ante el terminal informático

7. Normativa vigente en materia de seguridad, salud e higiene postural

8. Mitigación de los riesgos laborales derivados de la grabación de datos: adaptación ergonómica de las herramientas y espacios de trabajo

9. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

Disponer los diferentes elementos materiales y espacios de trabajo aplicando criterios de optimización de recursos, las normas de calidad, seguridad y salud en procesos de grabación de datos en terminales informáticos.

1. Introducción

La organización consiste en preparar todos los recursos (el material de trabajo, las instalaciones, los equipos, etc.) para un mejor aprovechamiento tanto del tiempo empleado por el grabador, como de su terminal.

Para ello, es importante que desde el principio se conozcan las funciones a desempeñar por el grabador, cuál es su lugar en la jerarquía de la empresa, quiénes son sus superiores; qué es lo que se espera de él, cómo se cuantifica su trabajo, cuál es el estándar de calidad que se le exige, etc.; todos estos puntos se tratarán en esta unidad de aprendizaje.

Para desarrollarlos, nos basaremos en el caso de la empresa Blasoptical, concretamente en la incorporación de Alejandra al equipo de grabación de datos del Departamento de Administración de la delegación central de Salamanca, que dirige Álvaro.

2. Planificación en el proceso de grabación de datos

HILO CONDUCTOR

Alejandra se incorpora al Departamento de Administración de la delegación central de Salamanca de la empresa Blasoptical, con una jornada laboral de cinco horas. Va a estar integrada en el equipo de grabación de datos y su función principal va a consistir en mecanizar todo tipo de información de clientes, proveedores, productos, etc. El objetivo general de este equipo de trabajo es la actualización diaria de las bases de datos.

Álvaro, como responsable del equipo, le da las instrucciones y pautas de trabajo oportunas para que pueda desempeñar su labor correctamente. Así, una vez definida su función, Alejandra se pone manos a la obra con ello, realizando en primer lugar una planificación del trabajo.

Para ser productivo hay que elegir en qué, cuándo y cómo trabajar para conseguir el máximo rendimiento, lo que implica tener un tiempo de descanso. No se trata de perder el tiempo, sino de usar el tiempo de ocio de forma rentable y con un propósito.

Para una adecuada planificación y organización del trabajo, debes tener en cuenta de forma general los siguientes aspectos:

2.1. Los espacios de trabajo

Al iniciar cualquier tarea es necesario establecer qué elementos forman parte del área de trabajo, aunque previamente debes:

Escoger las

herramientas adecuadas

para desempeñar la tarea (herramientas de

hardware

o

software

necesarios) y disponer de ellas de forma correcta para evitar el uso de posturas inadecuadas que puedan causar molestias o incomodidades.

Establecer el

espacio necesario

para desempeñar la tarea y adecuarlo a cada persona de forma individual, dependiendo de factores tales como limitaciones, puesto, tareas diferenciadas, etc.

El espacio de trabajo está condicionado por elementos externos relacionados con la iluminación, el clima, el ruido y, en definitiva, todos los factores que pueden afectar al entorno del área de trabajo.

Es imprescindible tener en cuenta el entorno del lugar de trabajo.

2.2. Las herramientas a usar en el proceso

Las herramientas o materiales de trabajo necesarios para el desarrollo de la actividad de grabación de datos son múltiples y muy diversas. Una posible clasificación de estas puede ser la que muestra el siguiente esquema:

Aunque todas estas herramientas son necesarias, será fundamental el uso de un ordenador (PC), que está básicamente compuesto por una parte física con la que interactúas o hardware, y una parte lógica formada por los diferentes programas que se utilizan o software.

El hardware está compuesto básicamente por:

CPU/UPC:

componente fundamental del ordenador y encargado de realizar todas las operaciones y de procesar los datos.

Periféricos de entrada:

se utilizan para introducir los datos en el ordenador y pueden ser teclado, ratón, escáner, etc.

Periféricos de salida:

permiten emitir o dar salida a la información y pueden ser monitor, pantallas de visualización de datos, o impresoras.

2.3. Las actividades a realizar

El empleado, como grabador de datos, es un profesional capacitado para la introducción de datos en máquinas y equipos electrónicos o informatizados p ara su captura, tratamiento y transmisión.

En general, un grabador de datos, puede desempeñar las siguientes funciones:

Transcribir datos

Verificar la información

Transcribir datos

numéricos o de cualquier otro tipo, a partir del material que se utiliza como fuente, para su tratamiento posterior mediante sistemas informáticos.

Verificar la información

y corregir los datos registrados, cuando sea necesario.

Aunque esas son las funciones generales de un grabador de datos, esta actividad comprende otras tareas, tales como:

Transporte y almacenamiento de la documentación en su soporte original.

Diseño de un formato de entrada de los datos.

Organización de la documentación recibida.

Creación de un registro de salida de la documentación grabada.

Verificación y archivo de los datos grabados.

2.4. Los objetivos a cumplir

Para definir los objetivos que pretendes conseguir en cualquier actividad que realices, lo primero que debes hacer es establecer qué se pretende lograr y qué tareas debes realizar.

En concreto para realizar una actividad de grabación de datos en un soporte adecuado, las tareas pueden ser:

Recoger y/o solicitar la información que se va a transcribir, en los soportes adecuados para su tratamiento.

Diseñar y/o adecuar el formato del soporte informático donde se va a realizar la grabación de datos.

Analizar la información recibida y comprobar que cumple con los estándares que exige su posterior tratamiento.

Si la información no es completa, solicitar o buscar los datos que faltan.

Corregir los datos originales para adaptarlos al formato de destino.

Transcribir los datos extraídos del original a soporte informático, utilizando para ello los mecanismos y herramientas necesarias para realizar las transcripciones.

Asegurar el correcto almacenamiento y seguridad de la información grabada.

TAREA 1

Gabriel, grabador de datos de la empresa SBD, va a comenzar una tarea para una empresa extranjera. Su cometido será traducir a español su archivo de clientes y crear una base de datos informatizada. Antes de comenzar la tarea, planifica y organiza su trabajo, donde determina los elementos, herramientas y espacios que requiere para llevarlo a cabo. Detalla a qué elementos, herramientas y espacios se está refiriendo Gabriel, teniendo en cuenta la actividad que debe realizar.

3. Organización del tiempo de actividad, el área de trabajo y documentos a grabar: técnicas de optimización, recursos y criterios de organización

HILO CONDUCTOR

Pasados unos meses, Álvaro recomienda a Alejandra que organice su tiempo de trabajo para conseguir el objetivo marcado, ya que dispone de menos horas de trabajo que el resto de compañeros y hasta el momento no lo ha conseguido.

Para ello, Alejandra deberá analizar una serie de aspectos relacionados con las tareas, el entorno y la optimización del tiempo de trabajo. ¿Qué aspectos deberá analizar?

En la organización del trabajo de grabación, en primer lugar hay que conocer cuáles son las tareas a realizar y en qué orden realizarlas, para evitar cualquier tipo de error, ya sea por omisión o duplicidad.

El supervisor debe proporcionar las claves a utilizar para entrar en el sistema, que serán personales e intransferibles.

Algunas empresas proporcionan un pequeño manual como guía para iniciados en la tarea de grabación de datos.

El supervisor será el encargado de realizar un control sistemático del trabajo. Este control consiste en verificar si los resultados obtenidos se corresponden con los previstos en los programas, controlando los siguientes aspectos:

Progresos realizados.

Cumplimiento de plazos.

Problemas detectados.

Para que este control sea eficaz debe:

Ser simple y claro.

Ser oportuno, es decir, realizarse en el momento adecuado.

Ser susceptible de corregirse las desviaciones.

La gestión del tiempo supone formular unos objetivos, establecer prioridades, planificar la jornada, controlar y disminuir las interrupciones.

Sin embargo, existen una serie de factores que disminuyen la eficacia del tiempo de trabajo, estos son los ladrones de tiempo. Algunos de ellos son los siguientes:

La organización del tiempo de trabajo supone planificar y distribuir el trabajo, de modo que cada acción se realice en el momento adecuado, por lo que optimizar el tiempo no significa aumentar las horas dedicadas a realizar cada tarea, sino hacer un buen uso del tiempo disponible.

EJEMPLO

Juan está realizando la estadística mensual de las bases de datos actualizadas por equipos de trabajo de la empresa de grabación de datos donde trabaja. A punto de finalizar con la estadística, recibe un mensaje por Skype de su jefe de departamento para que le indique de forma urgente el número de registro de salida de una tarea concreta realizada por él. Para dar esta información, Juan tiene que dejar lo que está realizando, consultar sus informes personales y localizar el dato que tiene que proporcionar a su jefe.

En este caso, puedes comprobar como Juan ha tenido que parar la tarea que estaba realizando para atender la petición de su jefe, dándose un “ladrón del tiempo” en forma de interrupción.

Para conseguir una gestión eficaz del tiempo de trabajo, se aconseja clasificar las actividades a realizar en las siguientes categorías:

Importantes:

son tareas imprescindibles para la consecución de los objetivos establecidos.

Normales:

son importantes, pero pueden posponerse un corto espacio de tiempo.

Poco importantes:

son las menos vitales, pero consumen la mayor parte del tiempo.

Rutinarias:

se realizan de forma cotidiana y sin gran esfuerzo intelectual (por ejemplo: llamadas, cartas, faxes, etc.)

Proyectos en curso:

estas tareas son importantes y disponen de un plazo de ejecución máximo, lo que exige de cierta planificación y organización personal.

Planificación y desarrollo:

son las tareas que ayudan a mejorar el trabajo personal.

Existen una serie de principios relacionados con la gestión eficaz del tiempo, conocidos como “Leyes del tiempo”. Para conocer mejor estos principios, te proponemos la siguiente actividad.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Realiza una pequeña investigación e indica cuáles son los principios que componen las leyes del tiempo.

Una vez analizados, responde a la siguiente cuestión: ¿cuáles de ellos has comprobado que realmente se cumplen?

Explica tu experiencia ya sea en el ámbito laboral o en el personal. Si no has tenido ocasión de comprobarlo, elije una de ellas y aplícala para explicar los resultados obtenidos.

Una vez clasificadas las actividades a realizar, se debe disponer de los recursos necesarios, siendo el más importante el ordenador. Además, es posible que tengas que utilizar el teléfono, por lo que tendrás que dominar algunas acciones básicas como recibir llamadas, trasladarlas a compañeros o superiores, las principales extensiones que vas a utilizar, etc.

Para realizar el trabajo de grabación de datos es imprescindible que el supervisor proporcione los documentos a grabar, que podrán ser albaranes, facturas, fichas o cualquier otro necesario para el funcionamiento de la empresa.

Para que te sea más fácil visualizar dichos documentos, es conveniente que dispongas de un atril que situarás a tu izquierda, junto al monitor y a la altura de su vista.

Por último, también debes conocer la ubicación del archivo y el criterio utilizado para su clasificación, aunque cada vez más las empresas tienden a digitalizar la documentación importante, por lo que debes estar al tanto de dicho proceso y el lugar del servidor donde se almacenan las copias.

4. Programación de la actividad de grabación de datos

HILO CONDUCTOR

Álvaro reúne a su equipo de trabajo de forma semanal y expone las tareas a llevar a cabo. En esta ocasión, le explica a Alejandra que como consecuencia de las vacaciones de verano de sus compañeros, el equipo queda reducido a la mitad y tendrá que realizar las tareas de dos de ellos.

Una vez asignadas, de forma temporal, las nuevas tareas, y determinados los recursos a utilizar, ¿cómo deberá actuar Alejandra?

La programación de las actividades de grabación de datos se centra en la asignación de personas y recursos a cada una de las tareas que se han de desempeñar.

CONSEJO

Adquirir hábitos eficaces para el mejor empleo del tiempo de trabajo ayudará a mejorar las habilidades, así como a desarrollar la actividad de forma más fácil y cómoda.

La programación de la actividad de grabación de datos debes hacerla al inicio de cada jornada, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Recuerda que si el grabador de datos cumple inicialmente con los aspectos mencionados con anterioridad, conseguirá una adecuada programación de la actividad, que derivará en un desarrollo eficaz de la tarea.

APLICACIÓN PRÁCTICA

Rosana forma parte del equipo de grabación de datos de la empresa Data, formado por Clara, Francisco, y la responsable, Rosa. Está dedicada a la creación y actualización de bases de datos de grandes empresas. La siguiente tarea que tienen que realizar es la ampliación de la base de datos de productos de la empresa MARCO, dedicada a la comercialización de productos de importación, cuya fecha de entrega está prevista en 10 días.

El responsable ha asignado la tarea de grabación de datos a Rosana, la verificación a Francisco y el archivo de la documentación a Clara.

¿En base a qué criterios ha asignado Rosa las tareas a los recursos humanos de los que dispone?

Si a Rosana le han proporcionado 500 páginas de datos sobre diversos productos de distintos países y ciudades, ¿qué criterios podrá utilizar para organizar su trabajo?

Solución

Para la asignación de tareas a cada uno de los miembros del equipo de trabajo, el criterio elegido por Rosa ha sido su formación académica: Rosana acredita unas 350-400 pulsaciones por minuto, por lo que la rapidez en este caso es importante; Francisco es administrativo y tiene buen ojo para detectar los errores, por lo tanto es idóneo para la comprobación de los documentos con su original; y Clara tiene formación en biblioteconomía, por ello es adecuada para el archivo.

Como la documentación que le han proporcionado a Rosana es numerosa, se pueden adoptar distintos criterios en su organización, para conseguir realizar el trabajo en el tiempo previsto, 10 días. Uno de los criterios puede ser la clasificación de la documentación por países y a su vez por ciudades; otro puede ser la organización de la documentación por productos; otro criterio podría ser también la clasificación de la documentación por la fecha de entrega en España; etc.

Como has podido comprobar, la adopción de un criterio en la organización de los recursos disponibles para la tarea de grabación de datos es compleja, ya que depende de factores muy diversos.

Recuerda que al programar el desarrollo de la actividad de grabación de datos hay que tener presente el programa de trabajo a realizar; el tiempo disponible para ello; la homogeneidad de las tareas para su agrupación; la complejidad de las distintas actividades; y sobre todo el material y los recursos disponibles.

TAREA 2

Carmelo se incorpora a trabajar a la empresa XXL, dedicada a la actualización de bases de datos de grandes empresas. A cada miembro del equipo le asignan un cliente, de forma que todos los documentos generados en su actividad en un periodo concreto le serán entregados para su mecanización y posterior incorporación a la base de datos.

Una vez asignado el cliente, le proporcionan la documentación correspondiente a pedidos, albaranes y facturas de distintos proveedores de un año completo. ¿Qué criterios de organización de la documentación podrá adoptar Carmelo para realizar su tarea de una forma adecuada y rápida? Identifícalos y explica cómo lo haría Carmelo en base a tres proveedores inventados por ti.

TAREA 3

La empresa P&P, de reciente creación, se dedica a la realización de bases de datos extensas, de entidades de grandes dimensiones. El equipo de trabajo dirigido por Ana, lo forman: tres administrativos con experiencia reconocida en ordenografía; un mozo de almacén; un auxiliar administrativo con experiencia en verificación de datos y un gestor de archivos.

El día 4 de febrero, su primer cliente le encarga la confección de una base de datos compleja con la información laboral de los 600 trabajadores de su empresa, partiendo de los contratos en papel de estos que le suministrará al día siguiente.

Al cliente se le debe entregar el día 11 de febrero porque lo tiene que presentar ante un organismo oficial un día después.

Teniendo en cuenta los datos proporcionados en el supuesto, programa las actividades necesarias para desarrollar la actividad de grabación de datos, ajustando los tiempos necesarios para cumplir con el requerimiento indicado por el cliente.

5. Mantenimiento y reposición de terminales informáticos y recursos o materiales

HILO CONDUCTOR

Alejandra dispone de un ordenador portátil para las operaciones de grabación de datos encomendadas, pero al tener que realizar nuevas tareas por el periodo vacacional de sus compañeros, requiere de otro tipo de ordenador que tenga mayor capacidad.

Álvaro da la orden para que le repongan el ordenador que necesita y pide que le expliquen a Alejandra cuáles son las herramientas que tiene disponibles para realizarle periódicamente un mantenimiento adecuado, ¿qué herramientas son esas?

Como usuario de sistemas informáticos, lo primero que necesita saber el grabador de datos es cómo poner en marcha su terminal informático, además de unas nociones básicas para resolver pequeñas cuestiones rutinarias, que se le pueden presentar en su trabajo diario.

5.1. Puesta en marcha del terminal informático

La puesta en marcha de un ordenador va a depender del sistema operativo instalado. A continuación, verás el proceso con Windows.

En ambos casos, para encender el ordenador habrá que pulsar el botón de encendido.

Situación del botón encendido del equipo

Si lo que se quiere es apagar, suspender o reiniciar el equipo, en Windows debes seguir los pasos que se muestran en el siguiente enlace:

https://redirectoronline.com/mf09730113

Windows

La primera pantalla que aparece cuando se accede a Windows es la que se conoce con el nombre de escritorio, que no es más que la mesa de trabajo, desde el punto de vista informático. En ella se encuentra el icono Papelera de reciclaje y, en la parte inferior, la barra de tareas, con la que puedes acceder a las distintas aplicaciones cargadas en el ordenador, así como a los diferentes accesorios de Windows.

El icono Papelera de reciclaje es un lugar de almacenamiento temporal de archivos borrados, que pueden ser recuperados nuevamente mientras no se “vacíe” dicha papelera.

En el escritorio se irán añadiendo más iconos, a medida que vayamos instalando aplicaciones.

Escritorio de Windows

Además, desde el botón Inicio, situado en la esquina inferior izquierda del escritorio, sobre la barra de tareas, puedes acceder a la pantalla de inicio, que cuenta con una interfaz que permite buscar y ejecutar programas.

Menú Inicio

5.2. Instalación y desinstalación de programas

La instalación o desinstalación de programas se realiza de forma diferente, dependiendo del sistema operativo.

En Windows se realiza de la siguiente manera:

Instalar

Desinstalar

La

instalación de un programa

se realiza haciendo doble clic sobre el ejecutable del programa, y siguiendo las instrucciones que aparecen en pantalla. De forma habitual esta tarea se realiza desde la propia página web del proveedor del programa que instalar.

Para

desinstalar un programa

, el directorio a seguir es: Inicio → Escribimos “Panel de Control” → Programas → Desinstalar un programa. A continuación solo hay que seleccionarlo y hacer clic sobre el botón

Desinstalar

.

5.3. Protección y seguridad de su PC

Para acceder a las utilidades relacionadas con la protección y seguridad del PC en Windows, deberás situarte en el Panel de control. Desde aquí podrás localizar los paneles de monitorización de los distintos aspectos relacionados con el sistema.

Las actividades disponibles para su administración son:

Firewall

de

Windows:

regula el tráfico de red y permite establecer reglas para las aplicaciones y las conexiones, así como para los usuarios.

Windows Update:

trabaja con las actualizaciones del sistema.

Protección antivirus:

administra todos los programas instalados opcionalmente.

Protección contra

spyware

y

software

no deseado:

gestiona

Windows Defender

, así como el

software

de terceras partes.

Configuración de seguridad e internet:

aunque la configuración se realiza desde su propio panel de control, también está accesible desde el navegador.

Historial de archivos (Copia de seguridad de

Windows):

es el apartado dedicado a gestionar todo aquello relacionado con las copias de seguridad de los archivos del sistema y de los usuarios.

5.4. Herramientas del Sistema: información del sistema

Para acceder a las herramientas del sistema basta con ir a la vista de aplicaciones por categorías del botón de Inicio y localizar la de Sistema de Windows.

Menú aplicaciones de Windows

Entre ellas puedes encontrar:

Administrador de tareas:

aquí puedes ver los procesos iniciados en el equipo. También se activa con

[Control]+[Alt]+[Supr]

y permite cerrar los procesos que no respondan correctamente.

Explorador de archivos:

fundamental para acceder a todos los recursos del equipo.

Panel de control:

te permite configurar todas las opciones del equipo.

Este equipo:

muestra el contenido del ordenador, es decir, podremos acceder a toda la estructura de ficheros y directorios. Al abrirlo, aparecerá una ventana con los dispositivos de almacenamiento existentes.

5.5. Herramientas del Sistema: Scandisk y fragmentación de datos

Para conocer las operaciones para el mantenimiento de los terminales informáticos, en primer lugar debes conocer algunos conceptos relativos al equipo que vas a utilizar.

El disco duro es el dispositivo utilizado para almacenar de forma permanente la información. De esta forma, la información se deposita físicamente en el disco duro cuando se apaga el ordenador. Es, por tanto, el lugar donde se recogen la mayoría de los programas y el sistema operativo. El disco duro se organiza en sectores y pistas.

La forma en que se almacenan los datos depende del espacio libre en el disco.

Pueden existir errores en el disco por lo que conviene comprobarlo, para ello se usa la herramienta Scandisk o Comprobación de errores.

En principio, se intentan almacenar los datos en sectores contiguos, pero si el disco está muy lleno es más difícil encontrar dos sectores vacíos contiguos, por lo que es posible que un archivo se fraccione y se almacene en diferentes zonas del disco, es la denominada fragmentación.

Los datos del disco duro se localizan según sus números de pista y de sector. Existen algunos programas que permiten eliminar esta fragmentación. Estos programas leen los archivos y almacenan su contenido en la memoria o, temporalmente, en ciertas zonas del disco, con lo que se consigue obtener un espacio libre contiguo. A continuación vuelve a copiar los archivos, pero en esta ocasión en sectores contiguos.

De esta forma, se consigue evitar la fragmentación de los archivos haciendo que su lectura sea más rápida. Por tanto, es posible que, como grabador de datos, en ocasiones, tengas que desfragmentar el disco para un acceso más rápido a los datos del equipo.

El desfragmentador de disco es la herramienta que se utiliza cuando el equipo trabaja de manera ralentizada. El desfragmentador de disco vuelve a organizar los datos fragmentados, de manera que el disco duro vuelva a funcionar de manera más eficaz.

El desfragmentador de disco se ejecuta según una programación, pero también puedes analizar y desfragmentar el disco manualmente.

Para ello, sigue estos pasos:

El desfragmentador de disco puede tardar desde varios minutos a unas horas en terminar, según el tamaño y el grado de fragmentación del disco duro. Durante el proceso de desfragmentación, todavía puedes utilizar el equipo.

También puedes programar las desfragmentaciones para que se realicen según una determinada periodicidad.

Para configurar una programación, pulsa el botón Configurar programación, y en la ventana emergente, selecciona la frecuencia con la que deseas realizar la desfragmentación, el día y la hora a la que debe realizarse, y el disco o discos que se han de desfragmentar.

En la siguiente imagen se muestra el procedimiento para comprobar errores (Scandisk) y optimizar (Desfragmentador).