Grundwissen Projektmanagement E-Book

Christian Köhler

• Herausgeber: tredition
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 100

Veröffentlichungsjahr: 2023

Beschreibung

Projekte nehmen heutzutage eine herausragende Rolle ein. Unabhängig von Branche, Alter, Art und Größe der Organisation werden besondere Herausforderungen mithilfe des Projektmanagements angegangen. Dieses Buch vermittelt Ihnen die Grundlagen, wie Sie Projekte planen und umsetzen können. Inhalt - Allgemeines Projektwissen - Planen von Projekten: Projektstruktur-, Zeit-, Ressourcen- & Kostenplanung - Projekte umsetzen - Projekte abschließen - Checklisten - Ausgewählte Werkzeuge des Projektmanagements

Leseprobe

Über den Autor

Prof. Dr.-Ing. Christian Köhler

Christian Köhler ist Professor für Wirtschaftsingenieurwesen an der Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes (htw saar). Er lehrt technisch-wirtschaftliche Fächer, wie z. B. Planung technischer Systeme, Technologie- und Innovationsmanagement oder Projektmanagement. Vor seinem Ruf an die Hochschule arbeitete er für ein global führendes Unternehmen der Industrieautomation.

Christian Köhler

Grundwissen Projektmanagement

Grundlagen der Planung und Umsetzung von Projekten

© 2023 Prof. Dr.-Ing. Christian Köhler

ISBN Softcover:

978-3-347-82309-9

ISBN Hardcover:

978-3-347-82312-9

ISBN E-Book:

978-3-347-82313-6

ISBN Großschrift:

978-3-347-82325-9

Druck und Distribution im Auftrag des Autors: tredition GmbH, An der Strusbek 10, 22926 Ahrensburg, Germany

Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Für die Inhalte ist der Autor verantwortlich. Jede Verwertung ist ohne seine Zustimmung unzulässig. Die Publikation und Verbreitung erfolgen im Auftrag des Autors, zu erreichen unter: tredition GmbH, Abteilung "Impressumservice", An der Strusbek 10, 22926 Ahrensburg, Deutschland.

Vorwort

Ich freue mich sehr, dass Sie sich für Projektmanagement interessieren und dieses Buch ausgewählt haben.

Projektmanagement hat in den letzten Jahren einen immer größeren Stellenwert in allen Arten und Größen von Organisationen erlangt und ist für viele Berufstätige zu einer wichtigen Qualifikation geworden. Aber auch ehrenamtlich engagierte Menschen nutzen Projektmanagementkenntnisse, um außerhalb des Berufslebens „etwas zu bewegen“. Projekte ermöglichen es uns, komplexe Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. Voraussetzung für den Erfolg ist ein fundiertes Verständnis für die Anforderungen und Herausforderungen des Projektmanagements.

Dieses Buch richtet sich in erster Linie an Einsteiger in die Welt des Projektmanagements. Es beinhaltet die wesentlichen Grundzüge des klassischen Projektmanagements und basiert auf über 15 Jahren Erfahrungen in Projekten. Ich selbst durfte viele Facetten des Projektmanagements selbst erleben: Zu Beginn arbeitete ich in Projekten mit, dann leitete ich Teilprojekte und eigene Projekte. Irgendwann wurde ich zu einem sogenannten Multiprojektmanager, der viele Projekte gleichzeitig im Griff haben musste. Mein Erfahrungsschatz reicht von Projekten, welche ich ohne Team und mit kleinem Budget bearbeitete, bis hin zu Großprojekten mit Millionenbudget und einer großen Anzahl an Teilprojekten. Die Projekte drehten sich um Innovationen, Forschung und Entwicklung, Produkt- und Prozessoptimierungen in Produktion, Logistik und Verwaltung, Technologieoptimierung, Industriebau, den Produktlebenszyklus sowie Organisationsentwicklung und Changemanagement. Projektpartner entstammten dabei dem eigenen Unternehmen oder Konsortien, die sich eigens zu diesen Projekten zusammengeschlossen haben. Wie Sie sehen, verspricht eine Tätigkeit im Projektmanagement große Abwechslung.

Das Buch vermittelt Projektmanagement anwendungsorientiert entlang des Lebenszyklus von Projekten. Wir beginnen mit einer Einführung in die Grundlagen des Projektmanagements und gehen anschließend auf die einzelnen Phasen des Projektlebenszyklus ein. Der Schwerpunkt liegt dabei in der Projektplanung, da diese die Grundlage für einen erfolgreichen Projektabschluss darstellt. Typischerweise tun sich Einsteiger mit dieser Phase oftmals schwer, insbesondere weil in der Aufwands- und Kostenplanung viele Abschätzungen notwendig sind. Außerdem gebe ich Ihnen wichtige Impulse für die Projektumsetzung und den Projektabschluss zur Hand. Dabei werden Sie neben technischen und methodischen Aspekten auch Hinweise auf die notwendigen soften Fähigkeiten eines Projektmanagers finden. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf der Bedeutung von Kommunikation und Teamarbeit im Projektmanagement. Schlechte Kommunikation und Zusammenarbeit sind schließlich Hauptgründe für das Scheitern von Projekten. Am Ende des Buches finden Sie eine Sammlung weiterer Projektmanagementtools, die Sie gerne bei der Planung und Durchführung Ihrer ersten eigenen Projekte nutzen können.

Abschließend möchte ich mich bei meiner Familie, meinen Mitarbeitern und Studierenden bedanken, die mich zur Zusammenstellung dieses Buches motiviert und in der Umsetzung unterstützt haben. Mein besonderer Dank gilt Tamara Leonhard vom Selfpublisherverband für die Motivation, dieses Lehrbuch auf einem alternativen Wege zu veröffentlichen. Außerdem danke ich meiner Frau Daniela für das aufmerksame Korrekturlesen.

Ich hoffe, dass dieses Buch Ihnen hilft, den Einstieg in die schöne und vielfältige Welt des Projektmanagements zu finden.

Saarbrücken, im Februar 2023

Christian Köhler

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeines Projektwissen

1.1 Projekt

1.2 Projektmanagement

1.3 Das magische Dreieck

1.4 Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

1.5 Exkurs: Normen und Richtlinien zum Projektmanagement

1.6 Projektlebenszyklus

1.6.1 Projektbedarf

1.6.2 Projektplanung

1.6.3 Projektumsetzung

1.6.4 Projektabschluss

1.7 Wiederholungsfragen

2 Projektdefinition

2.1 Aufgaben der Projektdefinitionsphase

2.2 Klärung des Projektauftrags

2.3 Dokumentation des Projektauftrags

2.3.1 Problemdefinition

2.3.2 Zieldefinition

2.4 Stakeholderanalyse

2.5 Wiederholungsfragen

3 Projektorganisation

3.1 Aufgaben der Projektorganisation

3.2 Aufbauorganisation eines Projektes

3.2.1 Organisation innerhalb eines Projektes

3.2.2 Möglichkeiten der Projektorganisation in Unternehmen

3.3 Ablauforganisation eines Projektes

3.3.1 Elemente der Projektstruktur

3.3.2 Projektstrukturplanung

3.4 Wiederholungsfragen

4 Zeitplanung

4.1 Aufgaben der Zeitplanung

4.2 Techniken der Zeitplanung

4.3 Ablauf der Zeitplanung

4.3.1 Zeitliche Reihenfolge und Abhängigkeiten

4.3.2 Meilensteine festlegen

4.3.3 Bearbeitungsdauer ermitteln

4.3.4 Anfangs- und Endzeitpunkte sowie Zeitpuffer

4.3.5 Iterative Optimierung des Zeitplans

4.4 Zeitplanung mit Netzplantechnik

4.4.1 Netzplan

4.4.2 Anwendung der Netzplantechnik

4.5 Wiederholungsfragen

5 Ressourcen- und Kostenplanung

5.1 Aufgaben der Ressourcen- und Kostenplanung

5.2 Ressourcenplanung

5.2.1 Ermittlung des Ressourcenbedarfs

5.2.2 Verfügbarkeitsprüfung und Sicherung des Ressourcenbedarfs

5.3 Kostenplanung

5.3.1 Projektkalkulation

5.3.2 Finanzierungslücke ermitteln

5.4 Risikoanalyse

5.5 Wiederholungsfragen

6 Projektdurchführung

6.1 Aufgaben der Projektdurchführung

6.2 Projekt-Kick-off

6.3 Projektmeetings

6.3.1 Lenkungskreissitzungen

6.3.2 Steuerkreissitzungen

6.3.3 Arbeitssitzungen

6.3.4 Grundsätze einer guten Sitzungsführung

6.4 Projektcontrolling

6.5 Mitarbeiterführung

6.6 Changemanagement

6.7 Projektdokumentation

6.8 Änderungsmanagement

6.9 Wiederholungsfragen

7 Projektabschluss

7.1 Aufgaben des Projektabschlusses

7.2 Abschlussbericht und Abschlusspräsentation

7.3 Lessons Learned

7.4 Verantwortungs- und Ergebnistransfer

7.5 Wiederholungsfragen

8 Checklisten

8.1 Checkliste Projektdefinition

8.2 Checkliste Projektorganisation

8.3 Checkliste Zeitplanung

8.4 Checkliste Ressourcen- und Kostenplanung

8.5 Checkliste Projektumsetzung

8.6 Checkliste Projektabschluss

9 Ausgewählte Projektmanagement-Tools

9.1 Projektmanagementsoftware

9.2 Projektrahmen

9.3 Lasten- und Pflichtheft

9.4 Projektauftrag

9.5 Project Canvas

9.6 Business Case

9.7 RASIC-Matrix

9.8 Meilensteintrendanalyse

9.9 Machbarkeitsanalyse

10 Exkurs: Agiles Projektmanagement

Literaturangaben

Abbildungsverzeichnis

Index

Sage mir, wie Dein Projekt startet.Ich sage Dir, wie es endet!

-Projektmanagementweisheit-

1 Allgemeines Projektwissen

Das einheitliche Verständnis von Fachvokabular ist eine grundlegende Voraussetzung für das Erlernen einer neuen Disziplin. Deshalb gibt dieses Kapitel einen einleitenden Überblick zu wichtigen Begrifflichkeiten aus dem Umfeld des Projektmanagements. Außerdem werden wichtige Randbedingungen des Projektmanagements eingeführt und erläutert. Auf diesen Randbedingungen bauen die folgenden Kapitel auf.

1.1  Projekt

Die DIN 69901 „Projektmanagement-Projektmanagementsysteme“ charakterisiert ein Projekt als ein Vorhaben mit folgenden Eigenschaften [1]:

- Einmaligkeit der Bedingungen

- Bestehen einer Zielvorgabe

- Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben

- Projektspezifische Organisation

Voigt und Schewe führen zudem folgende Eigenschaften an [2]:

- Vorhandensein einer zeitlichen Befristung

- Vorliegen eines innovativen und risikobehafteten Vorhabens

- Vorhaben von erheblicher Komplexität, Schwierigkeit und/oder Bedeutung

Projekte grenzen sich somit von den charakteristischen Arbeitsaufgaben des Tagesgeschäfts ab (siehe Abbildung 1). Beispiele typischer Arbeitsaufgaben das Tagesgeschäfts sind:

- Standard- oder Routinetätigkeiten des „Kerngeschäfts“ (siehe Tätigkeitsbeschreibung oder Stellenausschreibung), die in sich wiederholenden Prozessen ablaufen.

- Sonder- oder Spezialaufgaben, die Standard- oder Routinetätigkeiten erweitern oder ergänzen.

Abbildung 1: Projektgeschäft vs. Tagesgeschäft (angelehnt an [3])

Das Tagesgeschäft findet im Regelfall in der Linienorganisation statt. Diese ist charakterisiert durch [4, 5]:

- sich ständig wiederholende Prozesse, die sich zudem über die Zeit nur geringfügig ändern

- vertikale Koordination und Verantwortung von fachbezogenen Aufgaben in fachlich spezialisierten Organisationseinheiten

- Fachabteilungen, die sich an der Arbeitsteilung im Unternehmen orientieren.

- Arbeit an fachbezogenen, in der Regel operativen Zielen oder Teilzielen der Organisationseinheit

- Linienorganisation, welche eine geringe Unsicherheit sowie ein niedriges Risiko des Scheiterns aufweist.

Das Projektgeschäft hingegen ist durch folgende Aspekte gekennzeichnet [4, 5]:

- einmalige und befristete Durchführung

- Horizontale Koordination von projektbezogenen Aufgaben über die jeweiligen fachlich spezialisierten Organisationseinheiten hinweg. Projektbezogene Aufgaben sind in der Regel linien-, prozess- oder fachaufgabenübergreifend.

- Projektteams sind häufig interdisziplinär besetzt.

- Verfolgung von Projektzielen, in der Regel spezielle oder strategische Ziele

- Projektgeschäft ist i.d.R. mit hohen Unsicherheiten und Risiken verbunden.

Ergänzend kann dem Projektgeschäft eine weitere Eigenschaft zugerechnet werden. Das interdisziplinäre Arbeiten in Projekten führt zu einem Zusammenschluss vielfältiger Erfahrungen und somit einer breiteren Wissensbasis verglichen mit der Arbeit in fachlich gegliederten Organisationseinheiten [6]. Unter der Voraussetzung, dass im Projektteam die Zusammenarbeit gelingt, ergibt sich ein tatsächlicher Leistungsvorteil. Dieser zeigt sich im Projekt in einer höheren Ergebnisqualität und einer verringerten Fehlerwahrscheinlichkeit [7].

Aufgabe - Notieren Sie fünf Beispiele für ein Projekt

Projekte kommen somit in allen Bereichen des betrieblichen Alltags vor. Gemäß einer Studie der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) [8] nimmt Projektmanagement heute bereits mehr als ein Drittel der gesamten Arbeitszeit in Deutschland ein – Trend steigend! Projektmanagement ist somit eine essenzielle Qualifikation für angehende Fach- und Führungskräfte. Viele Führungskräfte haben im Kontext von Projekten erste Budget- und/oder Personalverantwortung übernommen.

Beispiel

Es existieren viele unterschiedliche Typen an Projekten. Beispiele hierfür sind:

- Bauprojekte

- Forschungs- und Entwicklungsprojekte

- Vertriebsprojekte

- Investitionsprojekte

- Softwareentwicklungsprojekte

- Organisationsentwicklungsprojekte

- Optimierungs- und Verbesserungsprojekte

- Raumfahrtmissionen

1.2  Projektmanagement

Der Begriff Management wird im betriebswirtschaftlichen Sprachgebrauch in doppelter Funktion verwendet [9]:

- Management als Tätigkeit der Unternehmensführung (funktionale Perspektive):Planen und überwachen organisatorischer Ziele und deren zugehörigen Maßnahmen.

- Management als Stelle (institutionelle Perspektive):Durchführende Einheit oder Gruppe von Personen, die organisatorische Ziele und deren zugehörige Maßnahmen plant und überwacht.

Die Tätigkeit des Managements folgt der Logik des Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA-Zyklus, auch Deming-Kreis, siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Management (eigene Darstellung in Anlehnung an [9])

DIN 69901 definiert Projektmanagement als „[…] die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes“ [10]. Das Project Management Institute (PMI) definiert Projektmanagement ergänzend als „[…] Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Techniken in Bezug auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen“ [11].1

Projektmanagement braucht es, damit Projekte effektiv und effizient ablaufen können. Der aufgrund des Projektmanagements betriebene Mehraufwand in den frühen Phasen eines Projektes (Frontloading) führt über den Projektverlauf zu deutlichen Einsparungen in Bezug auf Zeit und Kosten (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3: Frontloading und Einsparung durch Projektmanagement (angelehnt an [4]).

1.3  Das magische Dreieck

Das magische Dreieck des Projektmanagements beschreibt die drei Zieldimensionen, die ein Projektleiter planen, erreichen und über den gesamten Projektverlauf im Blick haben muss (Abbildung 4).

Abbildung 4: Das magische Dreieck des Projektmanagements

Bei den Zieldimensionen handelt es sich um das inhaltliche Projektergebnis (Scope), die Kosten und die Termine. Diese Faktoren weisen eine direkte Abhängigkeit zueinander auf und beeinflussen sich somit wechselseitig. Das inhaltliche Projektergebnis umfasst das Leistungsziel des Projektes. Dies kann ein quantitatives oder qualitatives Ziel sein, welches typischerweise anhand der Zielerreichung gemessen werden kann. Die zeitlichen Ziele ergeben sich aus einem Terminplan, der beschreibt, in welchem Zeitraum die inhaltlichen Projektziele erreicht werden sollen. Die Kosten repräsentieren den wirtschaftlichen Aufwand eines Projektes, der benötigt wird, um die inhaltlichen Ziele zu erreichen. [6]

Beispiel

Das magische Dreieck kann anhand einer Autobahnbaustelle veranschaulicht werden: Gehen wir vereinfacht davon aus, dass das Leistungsziel des Projektes die Instandsetzung der Leitplanken eines Autobahnabschnitts ist. Für die Instandsetzungsarbeiten wird der Zeitraum von einer Woche vorgegeben. Der von der Projektleitung ermittelte Arbeitsaufwand entspricht 200 Arbeitsstunden (5 Arbeiter an 5 Arbeitstagen zu 8 Stunden). Bei einem angenommenen Personalstundensatz für Tagarbeit von 50 EUR je Stunde ergeben sich dadurch Personalkosten in Höhe von 10.000 EUR. Diese Kostenkalkulation setzt voraus, dass die Instandsetzungsarbeiten tagsüber stattfinden, was starke Auswirkungen auf den Verkehr hätte. Wird bei Einhaltung der zeitlichen Vorgaben die Instandsetzungstätigkeit in die Nacht verlegt, so ändern sich die Kosten. Gehen wir weiter davon aus, dass der Arbeitsaufwand gleichbleibt, aber für die Nachtarbeit ein Lohnzuschlag in Höhe von 25 % gezahlt wird. Dadurch erhöhen sich die Personalkosten auf 12.500 EUR.

Alternativ könnte auch darüber nachgedacht werden, die Instandhaltung der Leitplanken aufs Wochenende zu verlegen. Dies hätte entweder eine längere Projektdauer (Aufteilung auf mehrere Wochenenden) oder eine Erhöhung desArbeitseinsatzes zur Erledigung der Arbeiten an einem Wochenende (sofern möglich) zur Folge. Außerdem würden Zuschläge für Sonntagsarbeit anfallen. Dafür könnte es aber auch zu Synergieeffekten (beispielsweise bei der Baustelleneinrichtung) kommen, welche kostensenkend wirken.

1.4  Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Erfolgreiche Projektmanager bringen unter anderem folgende Kompetenzen, Fähigkeiten und Voraussetzungen in die Projektarbeit ein:

- fundierte Kenntnisse des Projektmanagements

- Kenntnis relevanter Methoden des Projektmanagements

- allgemeines Managementwissen

- produkt- und/oder prozessspezifisches Wissen

- Ausdauer und Belastbarkeit

- eine ganzheitliche und nachhaltige Denkweise

- kommunikative und sozialkompetente Fähigkeiten

- Akzeptanz im Team und bei den Vorgesetzten

Diese Eigenschaften werden benötigt, um die häufigsten Ursachen des Scheiterns von Projekten abzumildern. Dazu gehören:

- schlechte Kommunikation (Hauptgrund des Scheiterns von Projekten!)

- unklare Anforderungen und Ziele

- Kompetenzstreitigkeiten und Egoismen

- fehlende Ressourcen zum Projektstart

- Mangel an qualifizierten Mitarbeitern

- fehlende Unterstützung des Topmanagements

- unzureichende Projektplanung

- Fehlende Projektmanagementmethodik

1.5  Exkurs: Normen und Richtlinien zum Projektmanagement

Das Themengebiet Projektmanagement ist in einer Vielzahl von nationalen und internationalen Normen sowie Richtlinien aufgegriffen. Beispiele hierfür sind (Auszug):

Nationale Normen und Richtlinien:

- DIN 69900:2009 – Netzplantechnik

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