Home-Office E-Book

Rositta Beck

• Herausgeber: Junfermann Verlag
• Kategorie: Geisteswissenschaft
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 207

Veröffentlichungsjahr: 2019

Beschreibung

So wird das Arbeiten im Home-Office zum Erfolgsmodell Die Arbeitswelt wird immer flexibler und damit kommt dem Thema Home-Office wachsende Bedeutung zu. Dieses Buch hilft bei der Bewältigung der damit verbundenen Herausforderungen auf beiden Seiten: Führungskräfte erfahren alles Wesentliche zu gesetzlichen Regelungen, zur Vermeidung von Fehlern bei den nötigen Betriebsvereinbarungen und zu neuen Modellen der Führung, die nicht mehr auf Präsenz beruhen. Für Mitarbeitende bietet das Buch wertvolle Praxistipps zur Selbstorganisation. Es legt dar, wie man auch dezentral Teilhabe an Teamprozessen haben kann und was das Home-Office für das soziale Umfeld zu Hause bedeutet. Rositta Beck hat zahlreiche Betriebe und Angestellte in der Umsetzung von Home-Office-Modellen begleitet. Ihr Buch vermittelt anhand vieler Beispiele, wie Unternehmen und Mitarbeitende herausfinden, ob Formen mobilen Arbeitens für sie geeignet sind und was geregelt werden muss, damit die Arbeit für beide Seiten effizient und erfolgreich gelingt. Themen u.a.: - Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen sind einzuhalten? - Welche Änderungen kommen auf Führungskräfte zu und was bedeutet Home-Office für Mitarbeitende und ihre Familienangehörigen? - Beispiele erfolgreicher Einführungen für Home-Office. - Finden Sie heraus, ob Sie der Typ für die neue Arbeitsform sind. - So lösen Sie Probleme an der Schnittstelle zwischen Arbeit und Privatleben. »Das Buch Home-Office macht Mut und Lust auf neue Beschäftigungsmöglichkeiten in der digitalen Arbeitswelt von morgen.« – Prof. Dr. Horst Opaschowski, Wiss. Leiter des Opaschowski-Instituts für Zukunftsforschung (O.I.Z)

Leseprobe

Rositta BeckHome-OfficeErfolgreich von zu Hause arbeiten

Über dieses Buch

Arbeiten im Home-Office: Erfolgreich und mit Spaß! 

Die Arbeitswelt wird immer flexibler und damit kommt dem Thema Home-Office wachsende Bedeutung zu. Dieses Buch hilft bei der Bewältigung der damit verbundenen Herausforderungen: Führungskräfte erfahren alles Wesentliche zu gesetzlichen Regelungen (in einem Gastbeitrag der Juristin und Wirtschaftsmediatorin Susanne Janthur) und neuen Modellen der Führung, die nicht mehr auf Präsenz beruhen. Mitarbeitenden bietet das Buch wertvolle Praxistipps zur Selbstorganisation. Es legt dar, wie man auch dezentral Teilhabe an Teamprozessen haben kann und was das Home-Office für das soziale Umfeld bedeutet. Rositta Beck hat zahlreiche Betriebe und Angestellte in der Umsetzung von Home-Office-Modellen begleitet. Sie erklärt wie Beteiligte herausfinden, ob Formen mobilen Arbeitens für sie geeignet sind und was geregelt werden muss, damit die Arbeit für beide Seiten effizient und erfolgreich gelingt. 

„Das Buch macht Mut und Lust auf neue Beschäftigungsmöglichkeiten in der digitalen Arbeitswelt von morgen.“ – Prof. Dr. Horst Opaschowski

Rositta Beck spezialisiert sich mit ihrem Beratungs- und Weiterbildungsunternehmen auf Effizienz in der Büro- und Arbeitsorganisation. Seit 1999 zählen neben der Vor-Ort-Beratung auch Seminare, Arbeitsplatz-Coachings, Webinare, Onlineprogramme und Vorträge zum Angebot, gewürzt mit einer Prise Humor. http://www.denkvorgang.com

Copyright: © Junfermann Verlag, Paderborn 2019

Coverfoto: © Oleksandr Briagin – istockphoto.com

Foto der Autorin: © Alessandro Marcigliano

Covergestaltung / Reihenentwurf: Junfermann Druck & Service GmbH & Co. KG, Paderborn

Satz, Layout & Digitalisierung: Junfermann Druck & Service GmbH & Co. KG, Paderborn

Alle Rechte vorbehalten.

Erscheinungsjahr dieser E-Book-Ausgabe: 2019

ISBN der Printausgabe: 978-3-95571-903-6

ISBN dieses E-Books: 978-3-95571-914-2 (EPUB), 978-3-95571-916-6 (PDF),  978-3-95571-915-9 (MOBI).

Vorwort von Prof. Dr. Horst Opaschowski

Ein Recht auf Home-Office will Bundesarbeitsminister Hubertus Heil in Deutschland einführen. Die Arbeitswirklichkeit spricht für ihn: Denn nur etwa jeder achte Beschäftigte (12 %) kann derzeit von zu Hause aus arbeiten – mehr als dreimal so viele (40 %) würden es nach Ermittlungen des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIF) gerne tun. Home-Office: ein Megamarkt für die Arbeitswelt von morgen?

Im Zeitalter der Digitalisierung entwickeln sich neue Flexibilitäten. In einer Rund-um-die-Uhr-Gesellschaft werden die Beschäftigten täglich neu und mehr herausgefordert. Die Entgrenzung der Arbeit wirkt sich grundlegend auf das Familieneben und die private Mobilität aus, aber auch auf den Datenverkehr und den Datenschutz.

Rositta Beck geht mit ihrem Arbeitszeitmodell Home-Office auf unterschiedliche Perspektiven ein. Sie eröffnet Handlungsräume und liefert praktische Umsetzungs-Tipps für das Arbeiten zu Hause. Das Buch Home-Office macht Mut und Lust auf neue Beschäftigungsmöglichkeiten in der digitalen Arbeitswelt von morgen.

Prof. Dr. Horst Opaschowski

Wiss. Leiter des Opaschowski-Instituts für Zukunftsforschung (O.I.Z)

Vorwort von Kai Gondlach

Herzlichen Glückwunsch!

Sie halten in dieser Sekunde ein sehr wertvolles Buch in Ihren Händen, analog oder digital. Dieser bloße Umstand zeigt, dass Sie sich mit Ihrer aktuellen beruflichen Situation beschäftigen. Und das ist verdammt viel wert. Möglicherweise überlegen Sie gerade oder schon seit einiger Zeit, sich beruflich neu aufzustellen; vielleicht wurden Sie von Ihren MitarbeiterInnen angesprochen und möchten sich über die Vor- und Nachteile, organisatorische oder juristische Implikationen neuer Arbeitsformen informieren; oder Sie möchten sich im Rahmen Ihres Studiums oder einer Weiterbildung mit New Work, Home-Office oder Telearbeit befassen. Ganz gleich, was Sie zu dieser Lektüre treibt: Schon die gedankliche Beschäftigung mit Veränderung bringt Sie in jedem Fall einen Schritt weiter.

Ich kann Ihnen abgesehen davon sehr empfehlen, das gesamte Buch durchzuarbeiten – Rositta Beck adressiert nämlich in Zusammenarbeit mit Susanne Janthur ein nicht nur spannendes, sondern auch aktuelles und äußerst wichtiges Thema. Das ursprüngliche Konzept neuer Arbeitsformen („New Work“) stammt zwar aus den 1980er-Jahren und wurde vom Österreich-US-Amerikaner Frithjof Bergmann entwickelt, dann vor wenigen Jahren von Markus Väth für den deutschsprachigen Raum aktualisiert. Die Umsetzung hat aber gerade erst begonnen. Schließlich stecken wir dieser Tage mitten in der schleichenden Revolution des Arbeitsmarktes, in Deutschland sogar sehr akut.

Aus Sicht der Zukunftsforschung kommt die aktuelle Situation wenig überraschend: Sie ist geprägt durch tatsächlichen und angeblichen Fach- und Arbeitskräftemangel, Vollbeschäftigung, Massen-Automatisierung von Arbeitsplätzen bis hin zu Expertenberufen und Landflucht (und dem teilweise parallel wirksamen Trend der Stadtflucht). Verantwortlich dafür sind unter anderem die exponentiell wachsende Technisierung der Gesellschaft, der gerade einsetzende Effekt durch den Generationenwechsel von Babyboomern, die den Arbeitsmarkt verlassen, und den darauffolgenden geburtenschwachen Jahrgängen sowie Werteverschiebungen zwischen konservativ und liberal. Vielen ist längst klar, dass diese Tendenzen unweigerlich zu einer Machtverschiebung zwischen Arbeitgebern und -nehmern führen, dem Gesetz der natürlichen Regulierung von Angebot und Nachfrage folgend. Ein Ergebnis davon ist, dass Beschäftigte immer mündiger werden und höhere Ansprüche an ihre Vorgesetzten stellen. Sie drohen nicht nur mit der Kündigung, wenn ihre Anforderungen nicht erfüllt werden, sondern wechseln tatsächlich immer häufiger die Arbeitgeber und ziehen dafür an Orte, die ihnen gefallen. Immer mehr Menschen machen sich selbstständig oder arbeiten selbstbestimmt als Einzelunternehmer oder Freiberufler für unterschiedliche Auftraggeber. Große Arbeitgeber wiederum geben Unsummen dafür aus, qualifizierte MitarbeiterInnen zu finden, und zahlen diesen dann attraktive Löhne (Schmerzensgeld), um sie in ihre starren Hierarchien und Prozesse hineinzupressen. Der Mittelstand kämpft insbesondere in ländlichen Regionen hart darum, Menschen durch oft ungewöhnliche Programme dafür zu begeistern, all die schönen Verheißungen der modernen, vernetzten, hippen Großstädte gegen ein beschauliches Landleben und einen sicheren Job einzutauschen. Gleichzeitig schmilzt – wie auch bei den letzten „industriellen Revolutionen“ – der Anteil in einem Beschäftigungssektor: Beim vorletzten Mal die Landarbeiter, dann die Fließbandarbeiter, nun schrumpft der Dienstleistungssektor und macht Platz für vielfältige neue Tätigkeitsprofile, die oft losgelöst von klassischen Beschäftigungs- und Anstellungsformen existieren. Die ferne Zukunft gehört der vollautomatisierten Produktion überlebenswichtiger Güter ohne Menschen, während die Menschen sinnstiftenden Tätigkeiten nachgehen und im Zentrum ihrer eigenen (Erwerbs-)Biografie stehen. Dabei gewinnen auch das Kollektiv und das Menschsein wieder an Bedeutung. Entfremdete Arbeit wird in einigen Jahrzehnten ein Fremdwort sein.

Historisch betrachtet ist dieser Moment einzigartig. Machen Sie sich ruhig ein rotes Kreuz im Kalender, wenn Sie noch einen besitzen. Den Menschen im Land geht es durchschnittlich besser als je zuvor. Die Mitsprache- und Mitbestimmungsrechte in Gesellschaft, Politik und Wirtschaft sind insbesondere durch die Möglichkeiten des Internets unermesslich gestiegen. Und das weckt Begehrlichkeiten fürs eigene Leben: Fragen der Erwerbsarbeit werden immer seltener mit einfachen, herkömmlichen Konzepten beantwortet, die davon ausgehen, dass nach der Bildungsphase eine oft bis zur Rente oder Pension reichende Beschäftigung gewählt wird, an der auch trotz Widrigkeiten festgehalten wird. Wir möchten selbstbestimmt arbeiten, möchten Missstände in der eigenen Organisation und darüber hinaus lösen, anstatt unzufrieden ein fremdbestimmtes Dasein zu mäßigen Konditionen zu fristen. Wir möchten einen tiefen Sinn mit unserer Tätigkeit verknüpfen. „Nine to five“ hat ebenso wenig Platz in dieser schönen, neuen Arbeitswelt wie bedingungsloser Gehorsam gegenüber Vorgesetzten oder eben ein lokal begrenzter Arbeitsplatz in einem klar definierten Büro oder sonstigen Arbeitsstätten.

Dennoch halten schätzungsweise 99 % der in Deutschland ansässigen Organisationen an alten Aufbauorganisationen fest, erhalten längst erodierende Hierarchien aufrecht, geben starre Prozesse vor und berücksichtigen viel zu selten die individuellen Stärken und Schwächen der Einzelnen. Und das in einer Welt, in der immer mehr Kreativität und fluide Mitbestimmungsrituale zu Erfolgen führen. Das zeigen die Erfolge einiger Marktführer besonders im „New-Economy“-Sektor sowie diverse Studien der einschlägigen Marktforschungs- und Beratungsunternehmen zum Thema „New Work“ oder „agiles Arbeiten“. Die Essenz: New Work stellt die Beschäftigten (inklusive heutiger Führungskräfte, natürlich) als mündige, vernunftbegabte und neugierige Individuen in den Mittelpunkt der Arbeitsorganisation. Die neue Philosophie bricht zugleich mit ungefähr allen Maximen, die in den Management-Lehrbüchern und -Seminaren der alten Welt gelehrt werden. Es ist an der Zeit, radikal umzudenken und alles – außer natürlich die fundamentalen Organisationsziele – infrage zu stellen.

Bevor Sie nun möglicherweise denken: „Ja, aber das geht doch nicht für Pflegekräfte, Hausmeister, Lagerarbeiter oder gar Chefs und Chefinnen!“, denken Sie bitte neu. Lassen Sie sich auf ein Gedankenexperiment namens „was wäre, wenn doch?“ ein. Probieren Sie es mal mit einer „Ja,-und“- statt einer „Ja,-aber“-Mentalität. Für letztere haben Sie vielleicht keine Zeit.

Dieser Rundumblick von Rositta Beck, den Sie sich zur Lektüre vorgenommen haben, ist ein großartiger Einstieg in einen Neuanfang. Sie werden vieles über Vor- und Nachteile neuer Arbeitsformen lernen, feine Nuancen der Umsetzung im praktischen, alltäglichen Miteinander kennenlernen und etwas über viele relevante rechtliche Grundlagen aus unterschiedlichen Perspektiven erfahren. Ob als ArbeitgeberIn oder ArbeitnehmerIn, als Studierende oder anderweitig interessierte Person: Ich wünsche Ihnen eine spannende, lehrreiche und inspirierende Lektüre sowie im Folgenden gutes Gelingen bei der individuellen Umsetzung auf Ihren individuellen oder organisatorischen Einzelfall.

Mit futuristischen Grüßen

Ihr Kai Gondlach

Zukunftsforscher

1. Einleitung: Zeit für New Work – Der digitale Wandel schafft Flexibilität

Home-Office – Fluch oder Segen? Mit diesem Buch erhalten Sie eine Rundumsicht. Sie erfahren, was auf Sie als Home-Office-Nutzende zukommt, welche Anstrengungen Ihr Arbeitgeber auf sich nimmt, was die Änderungen für das Thema Mitarbeiterführung und Ihre Familienangehörigen bedeuten. Mit den Einblicken in andere Arbeitsformen erkennen Sie die damit einhergehenden Herausforderungen. Sie begleiten einige meiner Kunden – alle Namen sind geändert – dabei, wie es ihnen ergangen ist und wie sie herausgefunden haben, ob sie der Typ für eine neue Arbeitsform sind. Anhand der Beispiele erfahren Sie, welche Vorkehrungen getroffen werden können und was Sie geregelt haben müssen, um effektiver mobil oder von zu Hause zu arbeiten. Beginnen Sie das Buch mit der Phase, in der Sie sich gerade befinden.

Kurz zu mir: Ich kenne die Vor- und Nachteile seit über 50 Jahren aus allen Perspektiven. Als Kind (meine Eltern führten einen Handwerksbetrieb), als Angestellte, die nach Auflösung des Unternehmens vom Home-Office der Geschäftsführerin aus arbeitete, was mein Sprungbrett in die Selbstständigkeit war, in der ich – ebenfalls im Home-Office – auch der Rolle als alleinerziehende Mutter gerecht werden musste. In den letzten 20 Jahren meiner Tätigkeit als Trainerin, Beraterin und Coach habe ich einer Vielzahl von Unternehmen, deren Führungskräften und Mitarbeitenden geholfen, Home-Office erfolgreich vorzubereiten, ein- und durchzuführen. Home-Office – das kann doch jeder!? Mit der richtigen Vorbereitung und Haltung werden Sie die neuen Herausforderungen meistern. Denn im Home-Office müssen Sie sich neu organisieren und gekonnt kommunizieren. Es wird auch Hürden geben, wo Sie keine erwartet haben. Nicht immer stößt die neue Arbeitsform bei Kollegen oder Vorgesetzten auf Akzeptanz.

Neue Arbeitsorte und neue Arbeitsmöglichkeiten – spüren auch Sie diese gewisse Aufbruchstimmung für eine neue Art zu arbeiten und zu leben? Macht sich auch bei Ihnen der Wunsch nach mehr Selbstbestimmtheit im Beruf bemerkbar? Dazu sagte Mihaly Csikszentmihalyi (emeritierter Professor für Psychologie an der University of Chicago, Autor vieler Werke zu Unternehmen, Social Science, Kreativität): „Die Menschen wollen nicht einfach nur für ihren Lebensunterhalt arbeiten. (…) Sie brauchen ein sinnvolles Ziel, das eine planlose Existenz in ein zweckgerichtetes und erfreuliches Abenteuer verwandelt.“

Mit der voranschreitenden Digitalisierung entstehen neue Geschäftsmodelle und Anforderungen an den Beruf. Damit wird mehr Flexibilität durch verschiedene Arbeitsorte, verschiedene Arbeitszeiten und verschiedene Arbeitsweisen möglich. Es entstehen neue Herausforderungen im Führungsverständnis und im Work-Life-Blending. Gerade zu Hause überlappen sich die Lebensbereiche Beruf, Familie, Kontakte, Gesundheit und Sinn. Was wird mit der neuen Art zu arbeiten anders?

Im Arbeitskonzept New Work, das vom österreichisch-US-amerikanischen Sozialphilosophen Frithjof Bergmann stammt, geht es um die zentralen Werte Selbstständigkeit, Handlungsfreiheit und Teilhabe an der Gemeinschaft. In dieser neuen Art, zu leben, schwingt die Freiheit mit, dort und dann zu arbeiten, wo und wann man möchte. Nicht überall wird diese Freiheit benötigt. Doch neue Arbeitszeitmodelle wie Home-Office, mobiles Arbeiten oder Jobsharing werden von Mitarbeitenden eingefordert. Die Einstellung der Generationen X, Y und Z ändert sich, denn sie haben andere Ansprüche an ihr Arbeitsumfeld und an sich selbst. Sie wollen sich mit ihren Talenten in der Arbeitswelt verwirklichen, und das nicht länger nur in einem Bürogebäude. Sie haben den Drang, Beruf und Privatleben besser zu vereinen, flexibel und eigenverantwortlich in einem toleranten Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien zu arbeiten. Da liegen Home-Office und mobiles Arbeiten voll im Trend und gewinnen an Bedeutung.

Der Groschen ist auch bei den Arbeitgebern gefallen. Durch den Fachkräftemangel ist das Thema Mitarbeitergewinnung und -bindung zu einem wichtigen Zukunftsthema geworden. Ohne loyale, motivierte und kreative Mitarbeitende ist die Wettbewerbsfähigkeit gefährdet. Das wirkt sich nicht nur in abgelegenen Regionen Deutschlands aus. Unternehmen und Organisationen müssen an ihrer Attraktivität arbeiten. Sie stehen unter Druck, offene Stellen mit qualifiziertem Personal zu besetzen. Dabei müssen sie den Einfluss demografischer Entwicklungen, neue Technologien und Lebensstile der Arbeitswelt der Zukunft berücksichtigen. Sie müssen sich mit Workplace-Strategien befassen, um Immobilienkosten zu optimieren, die Motivation der Mitarbeitenden zu sichern und das Entstehen von Innovationen im Unternehmen zu begünstigen.

Zum Aufhübschen als attraktives Unternehmen zählen viele Faktoren. Fangen wir bei der Arbeitsumgebung an. Sie beeinflusst unser Wohlbefinden und unsere Kreativität. Mit einem Update der Büroräume kann einerseits die kreative Zusammenarbeit von Kollegen gefördert werden. Andererseits stiften moderne Räume auch Identität. Viele Unternehmen bauen gerade um. Offene Gemeinschaftsküchen, eine Lounge und ein Flur mit Tischkicker sind fast schon Standard. In diesen Break-out-Zonen entstehen bekanntlich neue Ideen. Was heute der Tischkicker ist, war einst für Newton der Apfelbaum, unter dem ihm die besten Einfälle kamen.

Porsche beispielsweise setzt für neue Büroräume auf den „Garagenduft 4.0“.1 Neben den klassischen Büroräumen mit höhenverstellbaren Schreibtischen, abgetrennt mit Sideboards und Pflanzaufsätzen, gibt es große, einladende Räume, die in verschiedene Flächen unterteilt werden. Es entstehen Mehrzonenbüros, in denen Akustikmöbel und -vorhänge Rückzugmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten bieten. Im Projektraum sind die Glaswände beschreibbar. Tische sind zu Whiteboards umklappbar. Das stärkt die Kollaboration: Das Lösen von komplexen Aufgaben gelingt im Team leichter und Raum für eine neue Arbeitskultur entsteht. Die Verschmelzung von Büro und öffentlichem Raum kommt dem Bedürfnis von Mitarbeitenden nach direktem Austausch entgegen. Mit mehr Arbeitsmöglichkeiten innerhalb der Bürofläche wird der Arbeitsalltag vielfältiger. Auch entsteht mehr Kommunikation, mehr kollegialer Austausch mit unterschiedlichen Kollegen. Mit diesen offenen Strukturen gibt es mehr Möglichkeiten für informelle Gespräche und zufällige Begegnungen.

In vielen Büros werden nach dem Desk-Sharing-Prinzip Arbeitsplätze geteilt. Kreativzonen werden für informelle Meetings genutzt. Das agile Arbeiten hält als moderne, dynamische Arbeitsmethode Einzug. Es wird mehr von unterwegs aus gearbeitet, dabei werden Reisezeiten als Arbeitszeiten intelligent genutzt.

Die Technologie macht es immer leichter, das Bedürfnis nach Flexibilität zu erfüllen und die Lebensbereiche Beruf, Familie und Freizeit besser zu vereinbaren. Nie zu vor war es für Eltern oder Menschen mit pflegebedürftigen Angehörigen einfacher, Beruf und Familie über diese Arbeitsform unter einen Hut zu bekommen. Denn es gibt heute schon viele Aufgaben, die keine Präsenz erfordern: Koordination von Kundenterminen, Kommunikation mit Kunden, Dokumentation, Abrechnung … Neue Tätigkeitsfelder für das Arbeiten von zu Hause entstehen. So kann sich eine Vor-Ort-Assistenz zur virtuellen Assistenz (VA) entwickeln. Vorwiegend Frauen haben sich als VA weltweit eine Selbstständigkeit aufgebaut. Sie liefern als Text-Assistenzen Newsletter oder Blogbeiträge, betreuen Social Media Accounts, übernehmen Recherche-Aufträge, arbeiten Inhaltliches aus oder stylen Präsentationen. Die fortschreitende Digitalisierung begünstigt ortsunabhängiges Arbeiten. Vieles kann direkt vom Laptop aus erledigt werden. Auch die telefonische Erreichbarkeit funktioniert mit Cloud-basierter Telefonie ortsungebunden, geräteübergreifend und meist über ein und dieselbe Rufnummer.

1.1 Die Varianten mobiles Arbeiten, Home-Office, flexibles Arbeiten

Interne und externe Unternehmensgrenzen weichen auf. Mobiles Arbeiten, Telearbeit, flexibles Arbeiten oder Home-Office sind in aller Munde. Die Sucherergebnisse einer Internetrecherche allein bei Eingabe des Wortes „Home-Office“ ergänzen die häufigsten Anfrageerweiterungen mit „Job, Minijob, Festanstellung, Datenerfassung“ und zeigen, wie groß das Interesse an einem Arbeitsplatz abseits des klassischen Büros ist.

Es gibt viele Varianten, Arbeit in einen attraktiveren Rahmen zu setzen. Ideal ist, wenn die Arbeitsumgebung dabei konzentriertes Arbeiten, Kommunikation und Kollaboration sowie Rückzugsmöglichkeiten für Erholung ermöglicht.

Mobiles Arbeiten

Thomas ist Außendienstmitarbeiter eines Druckgeräteherstellers. Die Digitalisierung ist im Unternehmen schon weit fortgeschritten. Über ein Tablet werden Bestellungen direkt vor Ort beim Kunden aufgenommen. Thomas kann mit diesem Gerät auch Fehlerdiagnose betreiben, selbst wenn er gerade weit entfernt vom Kunden unterwegs ist. Dazu nutzt der Kunde eine Smartphone-App, zeigt Thomas den Fehler am geöffneten Kopierer und folgt anschließend seinen Anweisungen. Thomas verbringt seine Arbeit fast ausschließlich im Außendienst. Die Tourenplanung, Beginn und Ende des Arbeitstages legt er selbst fest. Die Büroarbeit führt er abends im Hotel, im Dienstwagen zwischen den Terminen oder auch gelegentlich zu Hause aus. Ins Büro fährt er nur selten, wodurch er wenig Kontakt oder Austausch mit Kollegen hat. Einen „eigenen“ Schreibtisch hat er dort nicht mehr.

Beim mobilen Arbeiten ist der Arbeitsort flexibel, frei wählbar und vollständig unabhängig von einem festen Arbeitsplatz. Es wird mit mobilen Geräten wie Laptop von unterwegs oder zu Hause aus praktiziert. Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gelegentliches mobiles Arbeiten, reicht es aus, ein Laptop oder Diensthandy – unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben – bereitzustellen. Auf Reisen, an öffentlichen Orten (Flughafen, Bahn, Bus) und im Umgang mit vertraulichen Informationen müssen natürlich Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden. Also insbesondere Schutz vor Hackern oder Blickschutzfilter am Bildschirm, um das Abfotografieren und Mitlesen durch andere zu verhindern. Arbeitsaufträge können beim mobilen Arbeiten auch im Park, beim Kunden, auf Dienstreisen im Hotel, in der Bahn, während langer Reise- oder Wartezeiten sowie von zu Hause ausgeführt werden. Dank der mobilen Geräte ist das Arbeiten jederzeit möglich. Für Außendienstmitarbeitende ist mobiles Arbeiten Standard.

Die gesetzlichen Auflagen an den Arbeitsschutz und die Ausstattung beim mobilen Arbeiten sind sehr viel geringer als die für das Home-Office geltenden. Klingt das nicht sehr vorteilhaft nach geringer Umsetzungsschwelle für den Arbeitgeber und Autonomie für den Arbeitnehmer?

Home-Office

Beim Arbeitsmodell Teleheimarbeit leisten Beschäftigte ihre Arbeitszeit außerhalb der Betriebsstätte ausschließlich im dafür dauerhaft eingerichteten Home-Office. Dieser verfestigte Arbeitsplatz ist mit der Betriebsstätte durch elektronische Informations- und Kommunikationstechnologien verbunden. Für das Home-Office gelten besondere Anforderungen an die Ausstattung, den Arbeitsschutz, die Beleuchtung, Temperatur und Ähnliches. Der Gesetzgeber legt Unternehmen eine Vielzahl an rechtlichen Vorschriften und Gesetzen auf. Im Kapitel 4 befassen wir uns damit näher.

Das Arbeiten selbst kann permanent oder auch im Wechsel von Home-Office-Phasen und physischer Präsenz im Unternehmen mit direktem Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten vereinbart werden. Nach einer Studie2 des Deutschen Instituts für Wirtschaft wünscht sich jeder dritte Deutsche wenigstens gelegentlich in den eigenen vier Wänden zu arbeiten. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an das selbstorganisierte Arbeiten.

Business Center und Coworking Space

Unternehmen in abgelegenen Regionen mit schlechter Verkehrsanbindung richten in Städten mit idealer Infrastruktur Außenstellen ein, um neue Mitarbeitende für das Unternehmen zu gewinnen. Sie mieten dort oft ganze Etagen. Hier werden dann die offenen Arbeitsflächen teils zu abgeschlossenen Büros umgebaut. Der Coworking Space wird damit als flexible Bürofläche genutzt und die Mitarbeitenden bleiben unter sich.

Scheitert das Arbeiten im Home-Office an den Räumlichkeiten des Mitarbeitenden, Vereinsamung oder einer schnellen und zuverlässigen Internetverbindung, können das nächstgelegene Business Center oder ein Coworking Space Alternativen sein. Inspiriert von Vorbildern aus dem Silicon Valley, sehnen sich Menschen nach einer loungigen Arbeitsumgebung. Viele Center bieten darüber hinaus auch Fitnessangebote an. Diese Arbeitsorte ermöglichen das Arbeiten sowohl in großen Räumen mit chilligen Möbeln, Tischkickern und Essbereich als auch in möblierten, abschließbaren Einzelbüros.

Business Center und Coworking Spaces haben neben der hohen Attraktivität der Räume noch weitere entscheidende Vorteile: Hier bleiben Menschen, die im Home-Office typbedingt „verkümmern“, sozial motiviert. In den Räumen entsteht eine Atmosphäre, die Kreativität und Ideen fördert. Freiberufler, Kreative, Startups und zunehmend Angestellte finden sich hier und profitieren von- sowie untereinander. Sie agieren unabhängig, verwirklichen gemeinsame oder neue Projekte und finden so auch neue Projektmitglieder.

Das war die Lösung für Rainer und seinen Arbeitgeber. Bisher war er drei Tage vom Home-Office aus tätig und fuhr an den anderen beiden Tagen 65 Kilometer „über die Dörfer“. Als er nun Vater wurde, wich das Arbeitszimmer dem Kinderzimmer. Ein Umzug in eine größere Wohnung war finanziell nicht möglich, da das Gehalt seiner Frau wegfiel. Rainer hätte sich über kurz oder lang nach einem anderen Arbeitgeber umgesehen. Im Business Center fand Rainer einen Arbeitsort, der Raum für Kontemplation bei geringer An- und Abfahrtszeit bot. Sein Arbeitgeber übernahm die Mietkosten, da ihm auf diese Weise ein wertvoller Mitarbeiter erhalten blieb.

Coworking Spaces können auch im Unternehmen eingerichtet werden. Einer meiner Kunden aus dem staatlichen Bereich verwandelte eine Büro-Etage in einen solchen Coworking Space. Mit dem Konzept entstand eine loungige Arbeitsumgebung, ohne fest zugeteilte Schreibtische. Der Flur wurde unter Einhaltung der Fluchtwege und des Brandschutzes als zusätzliche Fläche mit ins Konzept einbezogen. Das war zwar eine große Umstellung, da sich viele Mitarbeitende mit Aktenordnern und Papierbergen am Schreibtisch ziemlich „eingerichtet“ hatten. Doch gerade mit dieser Umstellung erweiterte der eine oder andere seine Digitalkompetenz, was zu weniger Ausdrucken, weniger Papierkram und moderner Arbeitsorganisation führte. Übrigens schielen aktuell auch Kollegen anderer Abteilungen immer wieder rüber in den Flur.

Desksharing, flexibles Arbeiten

Unter flexiblem Arbeiten versteht man ein Desksharing-Bürokonzept. Beim Desksharing teilen sich mehrere Mitarbeitende eine geringere Zahl Arbeitsplätze. Beschäftigte dieses Bürokonzepts haben keinen fest zugeteilten Arbeitsplatz. Sie können „ihren“ Arbeitsplatz täglich frei wählen. Schließlich sind nicht immer alle da. Bei 25 Tagen Urlaub bleibt ein fester Arbeitsplatz fünf Wochen ungenutzt. Hinzu kommen noch Zeiten wegen Krankheit, Fortbildung oder Home-Office, in denen Schreibtische ungenutzt bleiben. Es gibt Aufgaben, die konzentriertes Lesen erfordern, oder solche, die die inspirierende Umgebung zur kreativen Problemlösung allein oder im Team benötigen. Gut, wenn Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz dann flexibel – innerhalb ihrer Abteilung – wählen können. Durch Laptops mit Docking Station an große Monitore können Kollegen direkter angesteuert werden. Das ist ein großer Vorteil beim Arbeiten in Projekten. Wenn sich Mitarbeitende bewegen, sehen sie Vorgänge aus anderen Blickwinkeln und bekommen Impulse für andere Lösungen. So erging es einem meiner Kunden, als ein Mitarbeiter nach Einführen von Desksharing fragte, ob denn die neue Flexibilität auch auf die Parkplätze ausgedehnt werden könnte.

In den Vorbereitungsphasen auf das neue Raumkonzept werden oft Vorbehalte laut. Neue Fragen kommen auf. Sollten Führungskräfte mit Teammitgliedern gemeinsam in Desksharing-Räumen sitzen oder sollte es einen Führungsbereich geben? Wo lasse ich meine persönlichen Dinge wie Medikamente, Handcreme, mein Portemonnaie? Führungskräfte argumentieren, für vertrauliche Gespräche ein fest zugewiesenes Einzelbüro zu benötigen. Doch tatsächlich rechtfertigt ein Vergleich dieser Zeiten mit der Gesamtarbeitszeit oft kein Einzelbüro. Sitzen Führungskräfte statt isoliert in Einzelbüros bei ihren Mitarbeitenden, kann dies die interne Informationstransparenz erhöhen. Auch Mitarbeitende haben anfangs Schwierigkeiten, „ihren“ Schreibtisch, eingerichtet mit privaten Fotos, teilweise leidenden Topfpflanzen und jeder Menge Papierablage, aufzugeben. Wenn das Individualisieren des Arbeitsplatzes wegfällt, kann dies als unpersönlich kalte Arbeitsumgebung empfunden werden.

In meinen Beratungen fand ich prall gefüllte Aktenschränke vor, auf deren Innentüren Familienfotos klebten. Hier hatten sich Mitarbeitende förmlich eingerichtet. „Nein, das sind nicht meine Enkelkinder. Das sind meine eigenen, als sie noch klein waren!“ In der neuen Arbeitswelt mit attraktiven Sideboards statt raumhohen Schränken geht es um das papierreduzierte und sogar papierlose Arbeiten. Das ist schon eine Veränderung, wenn sich langjährige Mitarbeitende von ihrer Ablage, ihrem Papier, ja „ihrem“ Schreibtisch trennen sollen. Alles Benötigte wird in fahrbaren, abschließbaren Trolleys untergebracht, die an einer zentralen Stelle „parken“. Diese können sogar als Mehrzweck-Sitzmöbel eingesetzt werden. Desksharing bietet sich besonders dort an, wo Mitarbeitende oft im Außendienst sind. Es kann auch mit Home-Office oder mobilem Arbeiten kombiniert werden, wenn Mitarbeitende eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen pro Woche außerhalb des Büros arbeiten. Das spart Flächen, Büromöbel und Technik ein.

Für Carola war die Umstellung auf das flexible Arbeiten eine große Umstellung. Seit 35 Jahren ist sie bei einer Krankenkasse beschäftigt. Desksharing bedeutete für sie, alle papiergebundenen Vorgänge anzupassen. Was bekommt sie in Papierform? Was davon kann digitalisiert werden? Was macht sie zu Papier? Hier nannte sie E-Mails, die sie nicht aus den Augen verlieren darf. Bisher gab es keine Notwendigkeit, auf Papier zu verzichten. So entstanden Wanderdünen, Stapel, die wie Handtücher auf den Liegen im Urlaub ihren Schreibtisch sicherten. Wie kann sie den Workflow papierlos gestalten? Eigentlich könnte sie auf das Ausdrucken der E-Mails verzichten. Outlook bietet mit der Fähnchenfunktion eine automatisierte Aufgabenliste. Doch Carola traut der Technik nicht. Was sie schwarz auf weiß in der Hand hat, das ist etwas Greifbares. Was muss unbedingt noch als Papier an Externe raus? „Wenig, und davon mach ich dann auch eine Kopie!“, war ihre Antwort. Wie sie das zukünftig digital dokumentiert, daran arbeitet sie noch. Nicht nur auf Carola kommt mit den neuen Arbeitsmodellen ein enormer Qualifizierungsbedarf zu.

1  Quelle: Carrera, Ausgabe #3/2018.

2https://www.diw.de/sixcms/detail.php?id=diw_01.c.525999.de (15.01.2019).

2. Chancen und Risiken aus verschiedenen Perspektiven

Abbildung 1: Umgebungsfaktoren der Arbeit

Mein Vater startete sein Elektrohandwerksunternehmen vom Home-Office aus. Schon als Kind und später auch in meinen Beratungen, Workshops und Inhouse-Seminaren habe ich die Herausforderungen von allen Seiten kennengelernt: die der Arbeitgeber, die der Beschäftigten und auch deren Lieblingsmenschen. Das Arbeiten im Home-Office vorzubereiten und durchzuführen ist ein Prozess. Es wird immer wieder überanspruchsvolle Beschäftigte mit Begehrlichkeiten geben, ebenso wie Führungskräfte mit Statusdenken und fehlendem Vertrauen in die Mitarbeitenden oder auch Lieblingsmenschen, die den Schreibtisch alsbald wieder aus ihrem Wohnbereich verwünschen.

2.1 Aufwand und Nutzen für den Arbeitgeber – rechnet sich das?

Die größten Anstrengungen beim Einführen von Home-Office unternimmt der Arbeitgeber. Mit dieser unternehmerischen Entscheidung entspricht er Mitarbeitenden, die täglich lange, stauanfällige An- und Abreisezeiten auf sich nehmen. Mit Home-Office entfallen Verschleiß- sowie Benzinkosten und Fahrtzeiten für Mitarbeitende. Das ist auch für entfernt wohnende, noch zu rekrutierende Mitarbeitende interessant. Die Distanz zwischen Wohn- und Arbeitsort ist mit Home-Office kein Ausschlusskriterium mehr. Arbeitgeber strahlen dabei eine attraktive Firmenkultur aus, die neben der Flexibilität zum Arbeitsort auch die Arbeitszeit gestaltbar hält. Das spricht nicht zuletzt für ein hohes Vertrauen in die Beschäftigten. Sie erhalten geeignete Arbeitsmittel und die entsprechende technologische Ausstattung. Damit bietet der Arbeitgeber Anreize für neue Mitarbeitende, wobei gleichzeitig auch die Zufriedenheit für bestehende Mitarbeitende wächst. Mit Home-Office eröffnet sich also ein größerer Einzugsbereich neuer Mitarbeitender für Unternehmen.