Hybride Meetings E-Book

Andrea Heitmann

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe TaschenGuide
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 232

Veröffentlichungsjahr: 2022

Beschreibung

Was genau sind eigentlich hybride Meetings und wie gestalten Sie diese erfolgreich? Dieser TaschenGuide zeigt, was hybride Zusammenarbeit für Organisationen bedeutet und welche Chancen sie bietet. Sie erfahren, welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, wie Sie eine hybride Meetingskultur im Unternehmen verankern und welche Grundregeln gelten. Inhalte: - Warum hybride Meetings den Aufwand wert sind  - Organisatorische Elemente: Agenda, Zeit, Regeln, Rollen  - Technik als Brücke zwischen Virtuellem und Physischem     - Die Ausstattung von Meetingraums und Homeoffice       - Tools: Slack/Menti/ Trello etc.    - Erkenntnisse aus der Zeit von März 2020 bis März 2022   

Leseprobe

[2]Inhalt

Hinweis zum UrheberrechtImpressumUnd plötzlich war alles anders …▪ Hybride Zusammenarbeit – die neue Realität▪ Rückblick auf die Gamechanger-Jahre 2020 und 2021▪ Hybride Meetings: Königsdisziplin der BesprechungsformateBesonderheiten hybrider Meetings ▪ Was verändert sich durch hybride Meetings? ▪ Roomies und Zoomies: die zwei Zielgruppen hybrider Meetings ▪ Psychologische Besonderheiten bei Online-Meetings▪ Proximity Bias im hybriden Meeting: Wir bevorzugen Menschen in unserer NäheAgiles Mindset und hybride Meetings – ein Erfolgsduo▪ Was ist Agilität?▪ Der Zusammenhang zwischen Agilität und hybriden Meetings Voraussetzungen für eine hybride Meeting-Kultur▪ Was Sie vorab klären sollten▪ Die Umstellung auf hybrid ist ein Change-Prozess▪ Wegbereiter:in und Wegbegleiter:in im Change ▪ Hybrid ist ein Teamsport ▪ Grenzen hybrider Meetings Hardware: Brücke zwischen Roomies und Zoomies ▪ Die Tücken der Technik▪ Der hybridfähige Meetingraum im Büro▪ Das hybridfähige HomeofficeDie Vorbereitung: je akribischer, desto besser▪ Das Fundament jedes hybriden Meetings ▪ Grundlegende Gedanken vor dem hybriden Meeting▪ Das Setting▪ Die Einladung▪ Die Agenda – Klarheit für alle▪ Und Action! Ihr persönlicher Regieplan▪ Spielregeln für ein effizientes Miteinander▪ Dokumentation im hybriden Kontext▪ Rollenverteilung▪ Feedback-System: am besten ganzheitlichDie Moderation▪ Eine Frage der Haltung▪ Stets die Ersten im Meeting: die Organisator:innen▪ Online first, onsite second ▪ Off-Topic-Einstieg für mehr Performance▪ Grundsteine legen: Aktive Teilnahme von Anfang an▪ Hybrides Brainstorming – Ideen und Ergebnisse erarbeiten▪ Die rhetorischen Herausforderungen im hybriden Meeting▪ Aktives Zuhören▪ Die Uhr tickt: Zeitmanagement▪ Eine gesunde Diskussions- und Konfliktkultur etablieren▪ Der Abschluss: Reflexion und nächste Schritte▪ Die letzte Person im Raum? Sie!▪ Erwartungen an die TeilnehmendenTools und Methoden – unser Best-of▪ Sehr nützlich, aber kein Allheilmittel und kein Selbstzweck▪ Das A und O: Training und Qualifizierung▪ Tools für hybride Meetings ▪ Methodenkoffer für Ihre hybriden Meetings Der Weg zu einer hybriden Meeting- und Arbeitskultur▪ Hybride Meetings zur Gewohnheit machen▪ Einen hybriden Führungsstil für das hybride Arbeiten etablieren▪ Transparente Kommunikation auf allen Ebenen▪ Hybrides Gesundheitsmanagement▪ Datenschutz und Cybersecurity im Homeoffice▪ Neue Möglichkeiten bei der Kandidatensuche▪ Integration neuer Kolleg:innen▪ Fazit und Ausblick▪ Literatur▪ Stichwortverzeichnis▪ Die Autorinnen

[1]

Hinweis zum Urheberrecht:

Alle Inhalte dieses eBooks sind urheberrechtlich geschützt.

Bitte respektieren Sie die Rechte der Autorinnen und Autoren, indem sie keine ungenehmigten Kopien in Umlauf bringen.

Dafür vielen Dank!

Haufe Lexware GmbH & Co KG

[253]Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print:

ISBN: 978-3-648-16669-7

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ePDF:

ISBN: 978-3-648-16670-3

Bestell-Nr.: 10772-0150

Andrea Heitmann, Dr. Anne Michel

Hybride Meetings – Mehr Erfolg und Agilität in Ihren Online-

und Offline-Veranstaltungen

1. Auflage 2022

© 2022, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

E-Mail: [email protected]

Redaktion: Jürgen Fischer

Redaktionelle Mitarbeit: Benjamin Wulff, www.wulff-pr.com

Konzeption, Realisation und Lektorat: Nicole Jähnichen, www.eisbach-text.de

Bildnachweis (Cover): © AndreyPopov, Getty Images

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

[7]Und plötzlich war alles anders …

Die COVID-19-Pandemie war eine globale historische Zäsur, ähnlich wie der Black Friday 1929, der Mauerfall 1989 oder 9/11. Doch darüber möchten wir hier nicht berichten. Vielmehr wollen wir den Fokus auf einen interessanten Nebeneffekt der Pandemie legen: die enorme Beschleunigung des Wandels unserer Arbeitswelt. Waren Homeoffice und flexible Arbeitseinteilung zuvor hippen Start-ups und Tech-Giganten vorbehalten oder ein zaghafter Strategieansatz innovativer Personalabteilungen, sind sie nun in der Mitte der Arbeitswelt angekommen. In diesem Kapitel erfahren Sie, warum

die hybride Zusammenarbeit auch in Zukunft eine tragende Rolle in unserem Arbeitsleben spielen wird,die Pandemie-Jahre zum Gamechanger wurden,warum das hybride Meeting die Königsdisziplin aller Meeting-Formate ist.

[8]Hybride Zusammenarbeit – die neue Realität

Viele Unternehmen haben zu Beginn der Pandemie ihre vormals eher schleppenden Digitalisierungsvorhaben notgedrungen in kürzester Zeit umgesetzt. Was zuvor noch aus IT- oder sicherheitstechnischen Gründen unvorstellbar war und daher auf die lange Bank geschoben wurde, ging plötzlich ganz schnell. Und siehe da: Arbeiten von Zuhause funktioniert auch in Europa!

Homeoffice und Online-Meetings per Zoom, Microsoft® Teams und Co. sind nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Das belegen auch die explodierenden Nutzerzahlen: Hatte die Videokonferenz-Plattform Zoom im gesamten Jahr 2019 täglich 10 Millionen Nutzer, so waren es allein im März 2020 schon 200 Millionen, das Zwanzigfache. Im Dezember 2020 hatte Zoom 350 Millionen Nutzer pro Tag. 2021 ging der Trend weiter: Das amerikanische Software-Unternehmen erwirtschaftete im vierten Quartal des Geschäftsjahres 2021 stolze 882 Millionen US-Dollar, was einem Anstieg von fast 400 % gegenüber dem Vorjahr 2020 entspricht. Die Zahlen zeigen: Die Arbeitswelt, wie wir sie kannten, hat sich in den virtuellen Raum verlagert. Es gibt zwar auch bei reinen Online-Meetings noch einiges zu tun (z. B. besseres Equipment, zielgerichtetere Moderation), doch die Richtung stimmt definitiv.

Nach den Corona-Jahren 20/21 kehrten viele von uns 2022 an den Arbeitsplatz in die Unternehmen zurück. Zurück zur vermeintlichen Normalität. Aber können wir jetzt einfach so tun, als wäre [9]nichts gewesen, und da anknüpfen, wo wir zuvor standen? Die Welt hat sich geändert, die Arbeitsweisen haben sich geändert – und was sich vor allem geändert hat, ist das Mindset der Menschen. Das zeigt eine aktuelle Statista-Umfrage aus der Schweiz (2021): 63 % der Befragten gaben an, in Zukunft überwiegend oder ausschließlich im Homeoffice arbeiten zu wollen. Mit Blick auf diese Zahl sind wir uns einig: Es macht keinen Sinn, zurückzukehren zur »alten Normalität« und alle Mitarbeitenden wieder von 8.00 bis 17.00 Uhr ins Büro zu beordern. Unternehmen mit agilem Mindset nutzen die Chance, die sich ihnen jetzt bietet. Sie richten den Blick in die Zukunft und gestalten die »neue Normalität« aktiv mit.

Legen wir mal die Karten auf den Tisch: Auf der einen Seite möchten wir unsere Kolleg:innen auf einen Kaffeeplausch im Büro treffen und den direkten sozialen Kontakt bei der Arbeit genießen. Gleichzeitig wollen wir nicht zurück in die starre Arbeitsroutine, die wir vor Corona gelebt haben. Wir wünschen uns das Beste aus beiden Welten: eine gute Mischung aus Homeoffice und stationärem Arbeiten in der Firma. Das ist die »neue Normalität« oder, um im Fachjargon zu sprechen, New Work oder hybrides Arbeiten in der gelebten Praxis und ein klares Signal moderner Unternehmen.

Werfen wir einen Blick auf die DACH-Region, können wir schnell erfolgreiche Beispiele hybrider Zusammenarbeit identifizieren:

Nach dem FlexWork-Modell von Raiffeisen Schweiz können Mitarbeitende bis zu 80 % ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen (vgl. Husi, 2020).[10] Das New Normal Working Model von Siemens erweitert die schon seit 2018 existierende »Initiative zur Zukunft der Arbeit« um mobiles bzw. hybrides Arbeiten (vgl. Wallisch, 2021).Die Karriereseite der Mercedes-Benz-Group wirbt mit mobiler Arbeit und freier Arbeitseinteilung, um neue Bewerber:innen zu gewinnen.

Genau an dieser Stelle sollten wir uns über hybride Meetings unterhalten. Sie sind ein grundlegender Bestandteil des hybriden Arbeitens. Damit wir von Beginn an vom Gleichen sprechen, hier eine Definition: Hybride Meetings sind Treffen, an dem ein Teil der Teilnehmer vom Büro aus teilnimmt und ein anderer Teil aus der Ferne (z. B. via Zoom oder Microsoft Teams), ermöglicht durch Audio- und Videokonferenztechnologie mit einem starken Schwerpunkt auf dem Austausch von Inhalten (vgl. Barco, 2020).

Wir haben keine Kristallkugel, um die Zukunft vorauszusagen. Wir wagen trotzdem die folgende Aussage, die sicherlich branchenspezifisch gewichtet werden muss: Wenn Sie mit Ihrer Organisation zukünftig erfolgreich sein bzw. bleiben möchten, dann geht für Sie kein Weg am hybriden Arbeiten und damit an hybriden Meetings vorbei.

Wir sind uns bewusst, dass nicht alle Mitarbeitenden im Unternehmen hybrid arbeiten können. Es gibt Abteilungen und Branchen, die problemlos darauf umstellen können, z. B. Bürokräfte, Coaches, Projektmanager:innen. In anderen Bereichen ist und bleibt die Anwesenheit vor Ort ein zwingendes Muss, so z. B. in [11]Pflegeberufen, bei der Polizei, als Notarzt. Die Beispiele oben zeigen jedoch klar: Hybrides Arbeiten ist schon zum Qualitäts- und Unterscheidungsmerkmal am Markt geworden. In Zeiten des Fachkräftemangels und des War for Talents ist das ein wirksamer Zusatzwert, finden Sie nicht?

Weitere Untersuchungen bestätigen, wie hybrides Arbeiten im Geschäftsalltag an Bedeutung zugenommen hat. Das geht unter anderem aus der YouGov-Studie »Hybride Arbeitsmodelle in deutschen Unternehmen 2021« hervor. Hier gibt etwa ein Drittel der befragten Unternehmen an, auf ein hybrides Arbeitsmodell umgestellt zu haben. Ein ähnliches Bild zeigt sich auf der internationalen Bühne: Im »Hybrid Work Global Survey 2021« des US-amerikanischen IT-Unternehmens Riverbed geben sogar ganze 42 % der weltweit befragten Unternehmen an, dass mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden künftig hybrid unterwegs sein werden.

Ein Blick auf diese Zahlen bringt auch die größten Zweifler ins Wanken: Hybrid ist der Trend der Zukunft. Hybride Meetings sind die Brücke, um das Offline-Arbeiten aus dem Büro und das ortsungebundene Online-Arbeiten miteinander zu verbinden.

Hybride Meetings sind ein wichtiges Puzzlestück, um hybrides Arbeiten zu ermöglichen.

Sie haben jetzt die Wahl: Warten Sie darauf, bis Ihnen der Trend von außen aufgezwungen wird? Oder gestalten Sie Ihre Meetingkultur aktiv in Eigenregie um? Unsere Erfahrung sagt: Eleganter [12]und agiler ist Weg Nummer 2. Es ist besser, nach dem Motto »Change by design and not by disaster« zu agieren. Gestalten Sie Ihre hybride Meetingkultur also selbst. Warten Sie nicht darauf, dass Sie zum Spielball äußerer Einflüsse werden – und dann getrieben von Druck alles schnell auf hybrid umstellen müssen. Mit diesem TaschenGuide unterstützen wir Sie, die hybride Meetingkultur »by design« in Ihrer Organisation zu etablieren.

Bei der (Mit-)Gestaltung Ihrer hybriden Meetingkultur sollten Sie immer folgenden Leitsatz im Hinterkopf haben: »Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeitende sich gesehen und gehört fühlt – unabhängig davon, ob er oder sie online oder offline arbeitet. Die neue hybride Meetingkultur muss für alle gleich gut funktionieren«.

Wenn Sie sich den hybriden Meetings widmen, dann kleckern Sie nicht mit Ihrem Herzblut. Klotzen Sie damit. Investieren Sie möglichst viel davon, damit es für alle gut funktioniert.

Rückblick auf die Gamechanger-Jahre 2020 und 2021

Blicken wir gemeinsam einmal zurück, denn in den Jahren 20/21 hat sich viel getan. Sie waren live dabei und werden bestätigen: Unsere Meetingkultur änderte sich in einer atemberaubenden Geschwindigkeit. Mit dem Ausbruch der Pandemie haben sich von heute auf morgen die virtuellen Meetings und das Arbeiten aus dem Homeoffice etabliert. Die Umstellung auf rein virtuelle Meetings war Corona-bedingt vor allem sicherheitsgetrieben. Es ging um die Gesundheit der Menschen, um die Entlastung der [13]Krankenhäuser und darum, die Wirtschaft trotz Pandemie am Laufen zu halten.

Mit der Vielzahl an unerwarteten Besprechungen per Video-Call gingen neue Herausforderungen einher – technischer, organisatorischer, methodischer und rhetorischer Art. Gerade die Anfangsphase der Online-Meetingkultur 2020 war holprig: Viele Mitarbeitende waren technisch nicht auf dem besten Stand. Sätze wie »Wo schalte ich meine Webcam ein?«, »Huch, ich muss mich noch muten!«, oder: »Ich glaube, meine Internetverbindung ist schlecht, was hast du gesagt?« waren an der Tagesordnung und machten so manches virtuelle Meeting zu einer energie- und nervenraubenden Challenge.

Doch sind wir mal ehrlich: Dafür, dass wir von einem Tag auf den anderen lernen mussten, weitgehend virtuell zu arbeiten – wir wurden ja förmlich ins kalte Wasser geworfen –, haben die meisten diese herausfordernde Situation mit Bravour gemeistert. Nach zwei Jahren Pandemie können viele von uns sagen: »Ich beherrsche beide Welten, die Online- und die Offline-Welt – und ich fühle mich in beiden zu Hause«. Ein Satz, den noch vor 2020 nur wenige gesagt hätten.

Ein Gamechanger waren die Jahre 20/21 auch in Bezug auf unsere persönlichen und physischen Kontakte. Sie fehlten. Mal eben im Büro der Kollegin oder des Mitarbeiters vorbeizuschauen, um schnell etwas zu besprechen, wurde zum Luxus vergangener Tage. Flurfunk? Passé. Man traf sich ausschließlich [14]online – und das nicht zu knapp. Sogar für kurze Abstimmungen wurden Teams-Einladungen verschickt, und die Kalender platzten aus allen Nähten. Dinge, die wir offline in wenigen Minuten zwischen Tür und Angel besprechen konnten, dauerten in der virtuellen Welt 30 Minuten – denn so lange ist der Standard-Kalendereintrag von Teams und Co. Wir mussten lernen, den Menschen auf eine andere Art und Weise zu begegnen: auf einem Bildschirm. Mit eingeschränkter Wahrnehmung – nicht nur physisch, sondern vor allem emotional und sozial. Das war eine enorme Veränderung der Meetingkultur, die vor 2020 in diesem Ausmaß nicht denkbar gewesen wäre.

Doch damit nicht genug. Nun entsteht durch die partielle Rückkehr ins Büro ein weiteres Format des Zusammenkommens: das hybride Meeting. »Schon wieder etwas Neues?«, denken sich viele, die sich gerade erst mit Homeoffice und Online-Meetings angefreundet haben – und etwas veränderungsmüde sind.

Nicht nur der Change macht müde, auch das »Zoomen« und Online-Meeten an sich. In diesem Zusammenhang fällt immer wieder der Begriff Zoom Fatigue. Er beschreibt die Müdigkeit, die sich nach zahlreichen virtuellen Meetings am Tag und in der Woche einstellt. Das Institut für Beschäftigung und Employability (IBE) hat sich mit diesem Phänomen auseinandergesetzt und fand heraus, dass mehr als 60 % der Befragten diese Online-Müdigkeit spüren (vgl. Rump/Brandt, 2020). Einer der Hauptgründe dafür ist, dass man bei Videokonferenzen nicht nur ständig beobachtet wird, sondern sich zusätzlich selbst sieht. Zoom Fati[15]gue führte bei manchen sogar zu gesundheitlichen Problemen. Laut des »DEKRA Arbeitssicherheitsreports 2021« in Zusammenarbeit mit forsa klagten 36 % der Befragten über Verspannungen und Rückenschmerzen aufgrund ihrer nicht-ergonomischen Arbeitsplätze im Homeoffice. 32 % der Befragten hatten das Gefühl, länger zu arbeiten als sonst. Und jede vierte beschäftigte Person fühlte sich im Homeoffice nicht ausreichend von den Vorgesetzten wahrgenommen – was über Zoom Fatigue hinaus zu Frustration und Demotivation führte.

Auch wenn es Hürden gab und gibt – wir sehen das Ganze positiv. Um es auf den Punkt zu bringen: Ohne die letzten zwei Jahre hätten wir dieses Wissen (vor allem das Wissen um die Herausforderungen) nie erlangt und Online-Arbeiten wäre noch lange eine »theoretische Blase« geblieben. Wir hätten einfach unseren vertrauten Büroalltag weitergelebt. Die menschliche Spezies liebt Gewohnheiten und Routinen. Sie ist veränderungsscheu. Durch die Pandemie waren wir gezwungen, uns dem Thema Online-Arbeiten mit voller Aufmerksamkeit zu widmen und konnten, ganz nach dem Motto »Learning by Doing«, herausfinden, wo virtuelles Arbeiten an seine Grenzen stößt. Viele Organisationen nutzten dieses Wissen bereits und optimierten auf agile Weise die digitale und ortsunabhängige Zusammenarbeit. Als besonders wirkungsvoll wurden die Begrenzung der Meeting-Dauer sowie Pausen in und zwischen den virtuellen Meetings identifiziert. Zusätzlich bekam der Fun Factor einen höheren Stellenwert, viele erkannten den Benefit eines unterhaltsam gestalteten Meetings.

[16]Es gibt unzählige weitere Beispiele dafür, wie die Online-Arbeit aus dem Homeoffice unsere Welt auf den Kopf gestellt hat – und sicher haben Sie weitere Aspekte parat. Aber das ist nicht der Fokus dieses TaschenGuides. Uns ist es in diesem Zusammenhang lediglich wichtig zu betonen, wie positiv sich die Jahre 2020/2021 auf die Entwicklung von »New Work« ausgewirkt haben. Wir sehen sie als Wegbereiter und Gamechanger für die künftige hybride Welt.

Hybride Meetings: Königsdisziplin der Besprechungsformate

Wenn 20/21 die ersten Remote-Jahre waren, ist 2022 das erste »Hybrid-Jahr«. Das scheint erstmal keine große Sache zu sein. Die Menschen im Büro verbinden sich mit den Menschen im Homeoffice – ja und? Doch diese Denkweise ist zu kurzsichtig. Es braucht mehr, nämlich eine hybride Arbeitskultur.

Hybride Meetings sind die Königsdisziplin aller Besprechungsformate. Wenn sie gut organisiert, durchgeführt und nachbereitet werden, bekommen sie, statistisch gesehen, die besten Bewertungen von allen Meetings (vgl. Reed und Allen, 2022). Richtig organisiert, sind hybride Meetings effizienter und effektiver als alles andere, was wir vorher kannten. Und es wird noch besser: Laut statistischer Auswertung (2021) ist die aktive Beteiligung in hybriden Meetings circa 10 % höher als in Online-Meetings. Direkt danach folgen Präsenz-Meetings. Das Schlusslicht [17]bilden Telefonkonferenzen mit der geringsten Beteiligungsfrequenz (vgl. Reed/Allen, 2022). Richtig geplant und umgesetzt können wir also mit hybriden Meetings für eine bessere Produktivität sorgen. Wenn das kein Mutmacher ist!

Der hybride Ansatz löst das Sicherheitsdenken ab, das uns in den Corona-Krisenjahren beherrschte – zugunsten einer Arbeitsvorstellung, die von Flexibilität und körperlicher sowie mentaler Ausgeglichenheit getrieben ist. Die Idee einer neuen Arbeitswelt hat sich durchgesetzt. Arbeit ist nicht mehr zwingend ortsgebunden.

Die Befürchtung, dass die Produktivität im Homeoffice sinken würde, hat sich nicht bewahrheitet. Flexible Arbeitsmodelle können die Produktivität sogar steigern, wie unter anderem eine Untersuchung des IZA Institute of Labour Economics der Deutschen Post Foundation zeigte: In einem Feldexperiment wurde untersucht, ob Arbeitnehmende mehr Anstrengungen und/oder Gewissenhaftigkeit für die Arbeit aufbringen würden, wenn diese flexibel einteilbar ist. Der Untersuchungszeitraum betrug drei Wochen. Das Ergebnis: Wer in Vollzeitbeschäftigung entscheiden konnte, wann die Arbeit beginnt und wann sie endet, war bis zu 30 % produktiver (vgl. Boltz et. al, 2020).

Wem es gelingt, eine hybride Arbeitskultur im Unternehmen zu etablieren, der kann die Produktivität und Motivation seiner Mitarbeitenden steigern. Doch nicht nur das. Sie birgt noch weitere Vorteile.

[18]Hamburg oder Honolulu? Egal!

Menschen können zusammenkommen, ohne am selben Ort sein zu müssen. Mitarbeitende können sich immer an Meetings beteiligen, egal, ob sie im Büro oder unterwegs sind. Einzige Voraussetzung ist eine störungsfreie Umgebung mit stabiler Internetverbindung. Das ist für kleine und große Unternehmen interessant. Gruppen aus unterschiedlichen Standorten können sich mit Kolleg:innen im Homeoffice verbinden. Und: Firmen können Talente aus der ganzen Welt rekrutieren. Hamburg oder Honolulu? Das spielt in einer hybriden Arbeitsumgebung keine Rolle mehr.

Arbeitgeberattraktivität steigern: Eine starke Employer Brand entwickeln

In Zeiten, in denen High-Potential-Kandidaten eher rar gesät sind, müssen Organisationen neue Wege beschreiten. Auf dem Status quo ausruhen? Das ist vorbei. Wie heißt es so schön: »Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.« (Carl Josef Neckermann). Unternehmen sind stets auf der Suche nach den besten Mitarbeitenden und genau diese High Potentials haben hohe Erwartungen an ihre Arbeitgeber:innen. So wird der War for Talents vor allem durch die Employer Brand entschieden. Und genau hier werden hybride Meetings interessant: Wenn Organisationen hybride Meetings beherrschen, ist die Basis für hybrides Arbeiten gelegt – was in heutigen Zeiten als klarer Wettbewerbsvorteil gesehen wird und die Employer Brand stärken kann.

Wie tief der Wunsch nach hybrider Arbeit heute verankert ist, zeigt eine aktuelle Studie der Universität Bamberg (vgl. Roither, [19]2021): Fast ein Drittel der befragten Jobsuchenden würde eine Position ohne Homeoffice-Möglichkeit nicht mehr annehmen. Genau diese Personen können Sie ansprechen, indem Sie hybrides Arbeiten und eine hybride Meetingkultur zu Grundpfeilern Ihres Unternehmens machen.

Kosten runter, Nachhaltigkeit rauf!

Wenn weniger Menschen präsent am Meeting teilnehmen, sparen Sie neben möglichen Kosten für Catering oder materiellen Ressourcen wie physischen Unterlagen, Druckerzeugnissen etc., Anfahrzeiten, Mietkosten für Büros oder Reisekosten. Auch der CO2-Ausstoß mindert sich dank hybrider Arbeitsmodelle. So zeigt eine Studie des Instituts für Zukunftsstudien und Technologiebewertung im Auftrag von Greenpeace, dass allein in Deutschland 5,4 Millionen Tonnen CO2-Ausstoß verhindert werden können, wenn 40 % der Arbeitnehmenden dauerhaft zwei Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten (vgl. Büttner und Breitkreuz, 2020).

Zufriedene Mitarbeitende – weniger Beschwerlichkeiten

Kennen Sie Mitarbeitende, die ihre Pause gerne überziehen, zu spät zur Arbeit kommen oder häufig für private Zwecke im Internet surfen? Das passiert, wenn sie nicht (mehr) motiviert sind, weil es ihnen an Gestaltungsfreiräumen, Spaß oder Sinnhaftigkeit ihrer Arbeit fehlt, und sie im schlimmsten Fall innerlich gekündigt haben. Die Zufriedenheit der Menschen sollte also das [20]übergeordnete Ziel für jedes Unternehmen sein. Zufriedene und glückliche Mitarbeitende sind produktiver, was unter anderem eine umfangreiche Oxford-Studie belegt (vgl. Bellet et. al., 2020).

Hybride Meetings können ein ausschlaggebender Glücks- und Zufriedenheitsfaktor sein, denn:

sie ermöglichen den Menschen, ihren Aufenthaltsort so zu wählen, wie es für sie am passendsten ist.sie zahlen auf eine ausbalancierte Work-Life-Balance ein.sie fördern und fordern Eigeninitiative und selbstbestimmtes Arbeiten.

Unsere These: Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitsumgebung aktiv gestalten können, trägt das zu ihrer Zufriedenheit bei. Was meinen Sie dazu?

Wir könnten stundenlang von den Vorteilen hybrider Arbeit und Meetings schwärmen. Und wir hoffen, Sie mit unserer Begeisterung anstecken zu können, denn: Hybride Meetings bilden die Grundlage für hybrides Arbeiten und liefern Ihnen eine Menge Vorteile in der agilen Welt. Sie vereinen den Komfort der Ortsungebundenheit und Flexibilität mit dem Potenzial von Präsenz-Meetings, die von Natur aus eine hohe Interaktion, direkten Austausch und dynamische Gesprächsentwicklung bieten. Das zusammen hat starke positive Auswirkungen auf die Arbeitskultur allgemein, das soziale Miteinander im Team sowie die professionelle Kollaboration.

[21]Besonderheiten hybrider Meetings

Hybride Meetings sind Neuland für viele von uns. Einige haben das Gefühl, dass die Risiken und Hindernisse bei der Durchführung hybrider Meetings überwiegen. Das liegt unserer Meinung nach vor allem daran, dass die meisten dieses größtenteils noch unbekannte Format verunsichert.

In diesem Kapitel geht es uns deshalb darum, ein Bewusstsein für die Risiken und Herausforderungen zu schaffen. Sie zu kennen bedeutet, Selbstbewusstsein im Umgang damit zu gewinnen.

[22]Was verändert sich durch hybride Meetings?

In hybriden Meetings trifft sich ein Teil der Gruppe gemeinsam im Meetingraum, während ein anderer Teil per Videocall oder Telefon – einzeln oder ebenfalls als Gruppe – zugeschaltet ist. Daraus ergibt sich eine gewisse Komplexität im Vergleich zu anderen Meeting-Formaten.

PräsenzmeetingDie Teilnehmenden sitzen zusammen am selben Ort. Es bestehen gleiche Rahmenbedingungen für alle.Online-MeetingJeder Teilnehmende sitzt allein an einem Ort (Homeoffice, Arbeitsplatz etc.). Es bestehen vergleichbare Rahmenbedingungen für alle.Hybrides MeetingEs gibt mindestens zwei unterschiedliche Zielgruppen: die geschlossene Gruppe vor Ort und diejenigen Teilnehmenden, die sich online zuschalten. Es gelten nicht die gleichen Rahmenbedingungen für alle.

Die Komplexität in hybriden Meetings steigt, wenn weitere Gruppen hinzukommen, z. B. wenn an unterschiedlichen Unternehmensstandorten jeweils eine Gruppe vor Ort sitzt und online weitere Personen zugeschaltet sind. Organisatorisch und kognitiv stellen uns solche Konstellationen vor Herausforderungen, weil wir sie nicht gewohnt sind.

Wer sich nur auf die Komplexität hybrider Meetings fokussiert, kommt leicht zu der Frage: Sind sie den Aufwand überhaupt wert? Es sollte klar sein: Wer ein hybrides Meeting nur halbherzig organisiert und durchführt, sollte es lieber gleich lassen. [23]Hybride Meetings macht man nicht »einfach so« und nebenbei. Sie brauchen Vorbereitung und ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Wer sich keine Gedanken im Vorfeld macht, riskiert schnell ein Ungleichgewicht. Denn: Die physisch Anwesenden können sich wesentlich einfacher untereinander austauschen als die einzeln zugeschalteten Homeoffice-Kolleg:innen.

Wer das hybride Meeting im Detail plant und relevante Vorkehrungen (z. B. Ablaufplan, Technik etc.) trifft, wird schnell merken, warum sich der Aufwand lohnt. Wir sind soziale Wesen und gerne zusammen. Auch Unternehmen sind soziale Gebilde. Ein Dasein allein im Homeoffice kann sich auf Dauer negativ auf unsere Psyche auswirken. Wir brauchen Interaktion und das Gefühl von Zugehörigkeit, auch im Unternehmenskontext. Dauerhafte Isolation ist keine Option! Hybride Meetings erlauben es uns, die Vorteile des Homeoffice zu nutzen und das soziale Miteinander zu erleben. Oder wie wir schon zu Beginn dieses TaschenGuides erwähnt haben: Sie bieten uns das Beste aus beiden Welten.

Dennoch ist es legitim und wichtig, sich vor jedem Meeting zu fragen: Muss es hybrid sein? Wählen Sie die Meeting-Form jedes Mal aufs Neue nach Bedarf aus und überlegen Sie – je nach Situation und Gegebenheiten –, ob es besser ist, sich rein physisch, rein online oder eben hybrid zu treffen.

Sie müssen künftig nicht all Ihre Meetings hybrid veranstalten. In manchen Fällen ist ein reines Online- oder ein Meeting vor Ort die bessere Wahl. Wichtig ist, dass Sie ein Gefühl dafür bekommen, welches Meeting-Format in welcher Situation am besten geeignet ist.

[24]Roomies und Zoomies: die zwei Zielgruppen hybrider Meetings

Eine der größten Herausforderungen hybrider Meetings ist, dass wir es in der Regel mit mindestens zwei Zielgruppen zu tun haben: mit den vor Ort Anwesenden – wir nennen sie Roomies – und die einzeln online Zugeschalteten – die Zoomies. Ein Hinweis an dieser Stelle: Wir hätten die online Zugeschalteten natürlich auch Teamies oder Skypies nennen können – je nach verwendeter Videokonferenz-Software –, fanden Zoomies jedoch am eingängigsten.

Die große Kunst liegt darin, eine Brücke zu bauen und beide Zielgruppen so zu verbinden, dass ein möglichst nahtloses Meeting-Erlebnis für alle entsteht. Das ist das übergeordnete Ziel, das wir von der Planung bis zur Nachbereitung des hybriden Meetings vor Augen haben sollten. Gelingt uns das nicht, sitzen wir zwar in einem Meeting, bewegen uns aber in zwei Welten: in der Online- und der Offline-Welt. Wenn wir diese Voraussetzung hybrider Meetings nicht beachten, passiert in den meisten Fällen Folgendes: die physisch Anwesenden dominieren das Gespräch; als Folge schalten die Online-Teilnehmenden mental ab und wir »verlieren« sie.

Die Zoomies benötigen eine andere Aufmerksamkeit und Herangehensweise an die Inhalte als die Roomies. Beide Zielgruppen befinden sich in unterschiedlichen sozialen Kontexten, haben unterschiedliche Bedürfnisse und zeigen unterschiedliche Verhaltens-/Reaktionsweisen. Sie gemeinsam unter einen Hut [25]zu bekommen, ist vergleichbar damit, Essig und Öl zu vereinen. Wenn Sie sie einfach zusammenschütten, wird das nicht funktionieren. Sie bekommen keine Einheit – keine Emulsion –, weil die Charakteristika nicht zusammenpassen. Erst, wenn Sie weitere Zutaten dazugeben – bei Essig und Öl wäre das Sahne oder Senf –, können Sie eine Einheit erreichen.

Auf hybride Meetings übertragen heißt das: Wenn wir die Zusammenhänge verstehen und bewusst antizipieren, können wir, durch Zugabe bestimmter Zutaten, wie z. B. Tools, Methoden, Herangehensweisen etc., beide Seiten miteinander verbinden und für Spaß und Erfolg bei allen Beteiligten sorgen. Denn das Verständnis über die jeweiligen Besonderheiten der beiden Gruppen bildet die Basis für ein gutes hybrides Miteinander. Lassen Sie uns dafür jetzt beide Zielgruppen näher unter die Lupe nehmen.

Zielgruppe 1: die Roomies, das Wir-Kollektiv

Zunächst ist da die Gruppe vor Ort. Sie bildet eine Einheit, ein Kollektiv. Diese Menschen sehen einander und können soziale Hinweisreize und nonverbale Signale der anderen stärker wahrnehmen als die Zoomies. Kommt die Kollegin gestresst in den Konferenzraum gehetzt, tiefenentspannt angeschlendert oder fröhlich und energiegeladen hineingesprungen? All das können die Roomies physiologisch erfassen. So können sie sich psychologisch auf ihre Mitmenschen einstellen bzw. auf sie eingehen. Auch der Gesprächsfluss untereinander ist wesentlich dynamischer: Die Teilnehmenden vor Ort nicken zustimmend, atmen [26]ablehnend aus oder wippen unruhig mit dem Fuß? Dieses nonverbale soziale Feedback nehmen alle anderen im Raum unmittelbar wahr, wenn auch nur unterbewusst. Aber es macht etwas mit ihnen und der Atmosphäre im Raum. Zustimmung oder Ablehnung kann rein körpersprachlich erahnt werden. Die moderierende Person kann augenblicklich nachfragen:

»Matthias, du siehst sehr nachdenklich aus. Was ist deine Meinung dazu?«»Lisa, es wirkt, als ob dir gerade viel durch den Kopf geht. Möchtest du etwas mit uns teilen?«

Offline befinden uns in einem sozialen Gruppenkontext, mit dem wir vertraut sind, weil Menschen schon seit Urzeiten in dieser oder ähnlicher Form zusammenkommen. Vor allem auf nonverbale Signale können wir uns seit unserer Geburt verlassen. Sie haben einen großen Anteil daran, dass Beziehungen und Vertrauen überhaupt erst entstehen können. Da kann es schon vorkommen, dass wir im Rausch der Gruppendynamik nicht mehr bemerken, wer sonst noch dem Gespräch beiwohnt. Und genau das darf in hybriden Meetings nicht passieren.

Zielgruppe 2: die Zoomies, Einzelkämpfer im Homeoffice

In einem hybriden Meeting sind neben den Roomies noch die online Zugeschalteten, die Zoomies. Sie bilden nur bedingt eine Gruppe. Streng genommen sind sie Einzelne, isoliert in ihrem [27]Arbeitszimmer daheim (oder wo auch immer auf der Welt). Im Meetingraum sehen wir die digital Anwesenden nur in einer kleinen Kachel auf dem Bildschirm. Das birgt mehrere Herausforderungen. Eine davon möchten wir mit einer kleinen Metapher veranschaulichen:

Kennen Sie Berliner Pfannkuchen? Auch Berliner, Pfannkuchen oder Krapfen genannt? Sie sind ein frittiertes Gebäck aus süßem Hefeteig, das in der Mitte mit Marmelade gefüllt und mit Puderzucker oder Zuckerguss überzogen ist. In manchen Regionen in Deutschland ist es eine alte Karnevalssitte, ein paar solcher Pfannkuchen mit Senf zu füllen, um seinen Mitmenschen einen Streich zu spielen – und sich selbst in die spaßige Gefahr zu begeben, statt Marmelade Senf zu erwischen. Von außen sehen die runden Dickmacher alle gleich aus. Doch innen wartet die große Überraschung.