KI im Office E-Book

Saskia Hagendorf

• Herausgeber: tredition
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 164

Veröffentlichungsjahr: 2026

Beschreibung

„KI im Office“ ist ein praxisnaher QuickStart für den produktiven Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Büroalltag. Auf 177 Seiten zeigt das Buch mit über 80 konkreten Use Cases, wie Assistenz, Office Professionals, Führungskräfte und alle mit administrativen Aufgaben KI gezielt einsetzen, um Zeit zu sparen, Prozesse zu strukturieren und professioneller zu kommunizieren. Statt Technik-Blabla bietet dieses Buch sofort umsetzbare Prompt-Vorlagen, Beispiele für E-Mails, Protokolle, Recherchen, Priorisierung und Entscheidungsaufbereitung sowie strukturierte KI-Guides für den Arbeitsalltag. Leserinnen und Leser lernen, wie sie bessere Ergebnisse erzielen, ihre Arbeitsbelastung reduzieren und ihre Rolle strategischer ausfüllen. „KI im Office“ ist kein theoretischer Ratgeber, sondern ein Arbeitsbuch für moderne, effiziente Büroarbeit.

Leseprobe

KI IM OFFICE

DER PRAKTISCHE QUICKSTART FÜR ASSISTENZEN UND OFFICE MANAGEMENT

SASKIA HAGENDORF

IMPRESSUM

© 2026 Saskia Hagendorf

Website: www.saskiahagendorf.de

Coverfoto von: Svenja Henschel

Design von: Tanja Klose

Druck und Distribution im Auftrag der Autorin:

tredition GmbH, Heinz-Beusen-Stieg 5, 22926 Ahrensburg, Deutschland

Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Für die Inhalte ist die Autorin verantwortlich. Jede Verwertung ist ohne ihre Zustimmung unzulässig. Die Publikation und Verbreitung erfolgen im Auftrag der Autorin, zu erreichen unter: Saskia Hagendorf, Herbert-Rübner-Straße 12g, 21509 Glinde, Germany.

Kontaktadresse nach EU-Produktsicherheitsverordnung: [email protected]

Inhalt

Cover

Titelblatt

Urheberrechte

VORWORT SOPHIE RICKMANN

VORWORT SASKIA HAGENDORF

NUTZUNGSHINWEISE

1. WAS KI FÜR ASSISTENZEN WIRKIICH BEDEUTET

1.1 WARUM DIE ASSISTENZ-ROLLE SICH WANDELT

1.2 KI ALS PARTNER FÜR KIARHEIT, DELEGATION & WIRKUNG

1.3 MINDSET-SHIFT: VON „ICH MUSS ALLES KÖNNEN“ ZU „ICH NUTZE TOOLS GEZIELT“

1.4 STOLPERFALLEN & INNERE HÜRDEN VERSTEHEN

2. DIE ACTION-PROMPTSTRUKTUR

2.1 EINFÜHRUNG IN DAS MODELL

2.2 A – ACT AS: WER SOLL ETWAS TUN?

2.3 C – CONTEXT: WORUM GEHT ES KONKRET?

2.4 T – TASK: WAS GENAU SOLL GEMACHT WERDEN?

2.5 I – INPUT: WELCHE INFORMATIONEN SIND DIE BASIS?

2.6 O – OUTPUT: WIE SOLL DAS ERGEBNIS AUSSEHEN?

2.7 N – NEXT STEP / NETIQUETTE: WAS PASSIERT DANACH?

2.8 TYPISCHE FEHLER BEI PROMPTS – UND WIE ACTION SIE VERHINDERT

2.9 QUICK-CHECK: IST MEIN PROMPT ACTION-TAUGLICH?

2.10 ACTION IN KURZFORM – SPICKZETTEL FÜR DEINEN PROMPT

3. DIE 8 WICHTIGSTEN EINSATZFELDER FÜR KI IM OFFICE

3.1 KOMMUNIKATION & E-MAILS

3.1.1 Lange Mails zusammenfassen lassen

3.1.2 Antwortvorschläge für wiederkehrende Fragen

3.1.3 E-Mail-Entwürfe optimieren lassen (Ton, Kürze, Wirkung)

3.1.4 Follow-ups vorbereiten und Wiedervorlagen textlich unterstützen

3.1.5 Einladungstexte für Meetings formulieren

3.1.6 Vorschläge für sensible Antworten bei schwierigen Situationen

3.1.7 Formulierungshilfe für Change-Kommunikation im Team

3.1.8 Vorbereitung von Führungskräfte-Mails (z. B. Impuls-Mails, Kulturthemen)

3.1.9 Erste Entwürfe für Stellungnahmen

3.1.10 Perspektivwechsel: Mails aus Sicht der Führungskraft gegenlesen lassen

3.2 PROTOKOLLE & ZUSAMMENFASSUNGEN

3.2.1 Gesprächsnotizen in Bulletpoints umwandeln

3.2.2 Automatische Zusammenfassung von Mitschriften oder Transkripten

3.2.3 Protokollvorlagen strukturieren lassen (z. B. mit Aktionspunkten)

3.2.4 Ergebnisse aus Workshops oder Meetings komprimieren

3.2.5 Follow-up-Mails aus Gesprächszusammenfassungen erstellen

3.2.6 Entscheidungsgrundlagen aus Diskussionen extrahieren

3.2.7 Management-Briefings aus Besprechungsinhalten erstellen

3.2.8 Aufbereitungen für verschiedene Zielgruppen

3.2.9 Protokolle als Impulsgeber nutzen (inkl. Learnings & offenen Fragen)

3.2.10 Perspektivwechsel: „Wie liest das eine externe Person?“ prüfen lassen

3.3 RECHERCHE & INFORMATIONSAUFBEREITUNG

3 3.1 Überblick zu einem neuen Thema erstellen lassen

3.3.2 Fachbegriffe oder Abkürzungen verständlich erklären lassen

3.3.3 Inhalte aus PDFs oder Webseiten zusammenfassen

3.3.4 Kurzeinführungen zu neuen Themen erstellen

3.3.5 Fragen für Interviews, Gespräche oder Panels vorbereiten

3.3.6 Hintergrundrecherche für strategische Entscheidungen

3.3.7 Argumentationshilfen für die Führungskraft vorbereiten

3.3.8 Informationen zielgruppengerecht aufbereiten

3.3.9 Fachtexte und Quellen für Führungskräfte vorstrukturieren

3.3.10 Perspektivwechsel: Informationen aus Sicht der Zielgruppe prüfen

3.4 ORGANISATION & AUFGABENMANAGEMENT

3.4.1 Aufgabenlisten aus Brainstormings oder Notizen erstellen

3.4.2 Priorisierungshilfen für To-do-Listen (z. B. Eisenhower-Prinzip)

3.4.3 Wiederkehrende Aufgaben systematisieren und textlich vorbereiten

3.4.4 Tages- oder Wochenpläne vorschlagen lassen

3.4.5 Prioritäten-Cluster für Abstimmung mit der Führungskraft vorbereiten

3.4.6 Delegationsvorschläge für Aufgaben entwickeln

3.4.7 Prozesse beschreiben und dokumentieren (z. B. für Vertretungen)

3.4.8 Aufgabenverteilung visualisieren (z. B. Team- oder Projektboard)

3.4.9 Kapazitätsübersichten skizzieren (z. B. für Planungsmeetings)

3.4.10 Rückblicks-Impulse aus Aufgaben-Logs gewinnen

3.5 PLANUNG – REISEN, EVENTS, PROJEKTE

3.5.1 Reiseanfragen standardisiert formulieren

3.5.2 Reiseoptionen vergleichen & bewerten lassen

3.5.3 Event-Einladungen mit Agenda und Ziel erstellen

3.5.4 Projektskizzen aus Zielen & Anforderungen generieren

3.5.5 Zeitpläne für Workshops oder Meetings vorschlagen lassen

3.5.6 Variantenplanung für Reisen/Unterkünfte (szenariobasiert)

3.5.7 Risiko- & Szenario-Analysen für Projektphasen aufbereiten

3.5.8 Kommunikationsplan zu einem Event oder Meilenstein erstellen

3.5.9 Paket-Checklisten für komplexe Vorhaben zusammenstellen

3.5.10 Qualitäts- & Nachbereitungsfragen zur Planung reflektieren

3.6 SELBSTREFLEXION & SPARRING

3.6.1 Schwierige Gesprächseröffnungen vorbereiten

3.6.2 Perspektivenwechsel: Wie sieht es die andere Person?

3.6.3 Innere Haltung Klären: „was ist mein Ziel?“

3.6.4 Antwortoptionen auf kritische Fragen entwickeln

3.6.5 Selbstcheck: Bin ich in einer professionell-neutralen Haltung?

3.6.6 Sparring für Argumentationslinien in schweren Gesprächen

3.6.7 Leitfäden für schwierige Feedback-Situationen entwickeln

3.6.8 Rollenspiel-Szenarien vorab durchdenken

3.6.9 Kernbotschaften für heikle Themen herausarbeiten

3.6.10 Grenzen und Rollen in schwierigen Situationen reflektieren

3.7 ENTSCHEIDUNGSVORLAGEN & MANAGEMENT-BRIEFINGS

3.7.1 Entscheidungsvorlagen, Optionen und Szenarien aus Mailverläufen erstellen

3.7.2 Pro & Contra zu einer Fragestellung systematisch und sachlich

3.7.3 Implizite Erwartungen und politische Sensibilitäten sichtbar machen

3.7.4 Einseitige Management-Zusammenfassungen aus Längeren Dokumenten

3.7.5 Rückfragen antizipieren und vorbereiten

3.7.6 Argumentationslinien für Vorschläge oder Anträge vorbereiten

3.7.7 Entscheidungsnotizen für Führungskräfte vorbereiten

3.7.8 Risiken und Abhängigkeiten für einzelne Optionen aufzeigen lassen

3.7.9 Management-Briefings für Gremien oder Entscheider:innen aufbereiten

3.7.10 Perspektivwechsel: Wie könnte ein externer Blick diese Vorlage lesen?

3.8 WIRKUNG & POSITIONIERUNG GEGENÜBER DER FÜHRUNGSKRAFT

3.8.1 Sprachliche Wirkung von eigenen Texten oder Mails analysieren lassen

3.8.2 Reaktionen auf vergangene Nachrichten reflektieren (Was hat gewirkt?)

3.8.3 Vorschläge wertschätzend und Klar formulieren – ohne sich zu unterordnen

3.8.4 Erwartungen und Kommunikationsstile der Führungskraft analysieren

3.8.5 Selbstbild vs. Fremdbild: Wie könnte mein Text von der Führungskraft gelesen

3.8.6 Wirkungsanalyse: Wie sichtbar ist mein Beitrag zur Führungsarbeit?

3.8.7 Haltung Klären: welche Rolle Möchte ich gegenüber der Führungskraft

3.8.8 Rollenbilder analysieren und eigene Position abgleichen

3.8.9 Eigene Sprache & Tonalität gegenüber der Führungskraft entwickeln

3.8.10 Reflektieren, wie KI meine Wirksamkeit verändert – ohne mich zu ersetzen

4. DEIN PERSÖNLICHER QUICKSTART

4.1 5-MINUTEN-SETUP: SO STARTEST DU NOCH HEUTE

4.2 MINI-PLAN FÜR 5 ARBEITSTAGE

4.3 REFLEXIONSFRAGEN – WAS FUNKTIONIERT FÜR MICH?

4.4 EINSTIEGSHÜRDEN – UND WIE DU SIE ÜBERWINDEST

5. TOOLBOX & CHECKIISTEN FÜR DEINE PRAXIS

5.1 PROMPT-BAUKASTEN: KIAR DENKEN, GEZIELT FRAGEN – MIT DEM ACTION-MODELL

5.2 QUALITÄTSCHECK FÜR PROMPTS UND ERGEBNISSE

6. DANKSAGUNG

KI im Office

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VORWORT SOPHIE RICKMANN

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VORWORT SOPHIE RICKMANN

Künstliche Intelligenz verändert unsere Arbeitswelt und das schneller, als viele gedacht hätten. Sie ist längst in unserem Leben und Büroalltag angekommen. Die Frage ist nicht mehr, ob wir KI nutzen, sondern wie!

Genau hier setzt dieses Buch von Saskia Hagendorf an: Sie macht KI greifbar, praktisch und alltagstauglich. Mit konkreten Anleitungen und Mini-Übungen zeigt sie, wie jede:r in wenigen Minuten KI im Office-Alltag ausprobieren kann, ganz ohne Technik-Blabla oder stundenlange Tutorials.

Ich selbst bezeichne mich gern als Hobby-Nerd und habe schon früh gemerkt, wie viel Potenzial in KI steckt, nicht als Zukunftsmusik, sondern als Werkzeug für heute. Für mich ist klar: KI ist gekommen, um zu bleiben. Und anstatt Angst zu haben, lohnt es sich, neugierig zu bleiben und herauszufinden: Was steckt für mich drin? Wie kann ich KI nutzen, damit sie mir das Leben leichter macht? Und was macht sie vielleicht sogar mit mir?

Was Saskia und mich eint, ist unser gemeinsamer Wunsch nach Effizienz, nach effektivem Arbeiten und vor allem nach mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben. Wir sind beide Überzeugungstäterinnen, wenn es darum geht, Arbeit nicht komplizierter zu machen, als sie sein muss. KI ist für uns kein Buzzword, sondern ein echter Gamechanger, der unseren Alltag bereichert und erleichtert hat.

Besonders genial finde ich, dass Saskia das Thema in acht alltagsnahe Themenfelder gegliedert hat. In jedem dieser Kapitel gibt es ganz spezifische Impulse und kleine, knackige Anwendungsübungen, die wirklich jede:r in zwei bis drei Minuten ausprobieren kann. Egal, ob es darum geht, eine schwierige E-Mail zu beantworten, ein Meeting zu organisieren oder die Protokollarbeit einfach mal an die KI abzugeben, hier findet jede:r etwas, das den eigenen Arbeitsalltag sofort leichter macht.

Für alle, die sich schon mal gedacht haben: „Eigentlich müsste ich mich mal mit dem Thema beschäftigen…“ – hier ist eure Einladung! Probiert es aus, lasst euch inspirieren und entdeckt, wie viel Zeit und Energie ihr gewinnen könnt, wenn ihr KI für euch arbeiten lasst.

Viel Freude beim Lesen und Ausprobieren.

Sophie Rickmann

Wirtschaftspsychologin und Expertin für Corporate Influencing

https://www.sophierickmann.de/

VORWORT SASKIA HAGENDORF

Moin, ich bin Saskia – und ich begleite seit vielen Jahren Assistenzen und Führungskräfte dabei, Zusammenarbeit wirksam, klar und zukunftsfähig zu gestalten.

Was mich dabei antreibt: die Überzeugung, dass gute Office-Arbeit kein „Nebenbei“ ist – sondern der zentrale Taktgeber für professionelle Abläufe, gute Kommunikation und wirksame Entscheidungen.

Ursprünglich wollte ich dieses Buch speziell für Assistenzen schreiben. Für diejenigen, die tagtäglich zwischen Terminen, Abstimmungen, Rückfragen und Planung den Überblick behalten – und dabei oft unsichtbar mitlenken.

Doch je mehr ich mich mit den Inhalten beschäftigt habe, desto klarer wurde mir: Die Themen sind für alle relevant, die Office-Arbeit machen. Ob angestellt oder selbstständig, ob im kleinen Team oder großen Unternehmen:

Wer beruflich viel organisiert, kommuniziert, vorbereitet oder strukturiert, steht vor den gleichen Herausforderungen – und kann von KI ganz konkret profitieren.

Deshalb ist dieses Buch für alle,

… die im Büro viel Verantwortung tragen – oft ohne formale Macht.

… die merken, wie viel Zeit E-Mails, Meetings und Planung kosten.

… die sich fragen: „Was bringt mir KI wirklich – und wie fange ich an?“

Dieses Buch liefert keine Theorie und kein Technik-Blabla. Sondern echte Use Cases, aus echten Fragen, aus echter Praxis. Ich möchte zeigen, wie KI nicht ersetzt, sondern entlastet. Wie sie nicht automatisiert, sondern stärkt. Und wie sie nicht überfordert, sondern Orientierung gibt.

Ob Du Dir schnelle Erleichterung im Alltag wünschst – oder gezielt Deine Rolle schärfen willst: Dieses Buch ist Dein QuickStart.

Mit Beispielen, Reflexionen und Prompts, die Du direkt ausprobieren kannst.

Nicht irgendwann. Sondern heute.

Ich wünsche Dir viele Aha-Momente – und Lust auf bewusste Wirksamkeit.

Deine

Saskia (Hagendorf)

Beraterin für effektive Zusammenarbeit

NUTZUNGSHINWEISE

Warum dieses Buch entstanden ist

Der Arbeitsalltag im Office hat sich verändert – und mit ihm die Rolle der Assistenz. Immer mehr Aufgaben verlangen nicht nur Organisation, sondern Mitdenken, Strukturieren, Entscheiden. Künstliche Intelligenz kann dabei helfen – nicht als Ersatz, sondern als strategisches Werkzeug. Dieses Buch ist entstanden, um genau das sichtbar und nutzbar zu machen: Wie Assistenzen mit KI schneller, klarer und wirkungsvoller arbeiten können – ganz praktisch, sofort umsetzbar und mit professioneller Haltung.

Wie Du dieses Buch am besten nutzt

Dieses Buch ist kein Technikbuch. Es ist ein Praxisbuch für den Office-Alltag. Du brauchst keine Programmierkenntnisse – nur die Bereitschaft, Dich auszuprobieren. Du kannst es auf zwei Arten nutzen:

• Für schnelle Entlastung: Starte mit den Quick Wins. Sie bringen sofort spürbare Erleichterung im Alltag.

• Für strategische Weiterentwicklung: Lies die Use Cases mit strategischer Wirkung Schritt für Schritt. Sie helfen Dir, Deine Rolle klarer und sichtbarer zu gestalten.

Hinweis zu den Zeitangaben: Die genannten Zeiten in den Use Cases beziehen sich auf die Anwendung im Alltag, sobald Du etwas Routine hast. Für die Einrichtung und erste Tests darf es ruhig etwas länger dauern – das ist ganz normal.

Dein QuickStart in 10 Minuten – ein Mini-Beispiel

• Problem: Eine E-Mail ist viel zu lang – und die Zeit zum Lesen fehlt.

• Prompt: "Fasse die folgende E-Mail in drei sachliche Bulletpoints zusammen. Zielgruppe: Geschäftsführung. Kein Stil, nur klarheit. Kein Urteil, nur Fakten."

• Ergebnis: Drei klare Sätze, die das Wesentliche auf den Punkt bringen.

• Lerneffekt: Genau so funktioniert es – und das lernst Du in diesem Buch Schritt für Schritt.

Haltung: KI ist ein Tool – keine Abkürzung, sondern eine Chance

KI ersetzt nicht Deine Verantwortung – aber sie kann Dir helfen, sie besser wahrzunehmen. Sie schreibt nicht für Dich – sondern mit Dir. Dieses Buch zeigt, wie das geht: bewusst, reflektiert und praxisnah.

Hinweis: Das ACTION-Modell

Viele der Prompts in diesem Buch folgen dem ACTION-Modell, das von Leaders of AI entwickelt wurde und Teil meiner eigenen Ausbildung und meines MBAI war. Dieses Modell hilft Dir, klar strukturierte Prompts zu formulieren – und damit bessere Ergebnisse zu erzielen. Das ACTION-Modell findest Du als visuellen Baukasten in Kapitel 5.1 – und als durchgängige Struktur in allen Use Cases.

1. WAS KI FÜR ASSISTENZEN WIRKIICH BEDEUTET

1.1 WARUM DIE ASSISTENZ-ROLLE SICH WANDELT

Lange galt die Assistenz als verlässliche Stütze im Hintergrund: Termine koordinieren, Reisen buchen, Protokolle schreiben, vorbereiten, nachbereiten. All das war wichtig – und bleibt es auch.

In einer Arbeitswelt, die sich rasant digitalisiert und vernetzt, verändert sich das Rollenverständnis grundlegend. Wer sich dieser Entwicklung verschließt, verliert mittelfristig an Sichtbarkeit und Relevanz. Assistenzen sind heute nicht mehr nur Organisator:innen, sondern zunehmend strategische Partner:innen. Sie halten nicht nur das operative Tagesgeschäft am Laufen, sondern wirken aktiv mit – an Entscheidungsprozessen, in Projektteams, im Change.

Diese Entwicklung verlangt mehr Eigenverantwortung, mehr Mitdenken, mehr Kommunikation auf Augenhöhe – nicht irgendwann, sondern jetzt. Genau hier setzt Künstliche Intelligenz an. Denn wer viel Verantwortung trägt, braucht umso mehr Tools, um fokussiert und effizient zu arbeiten. KI bietet genau das: eine neue Form der digitalen Unterstützung, die Routineaufgaben erleichtert, Komplexität reduziert und Entscheidungsvorbereitungen beschleunigt.

In dieser Transformation zeigt sich: Die Assistenzrolle wird nicht überflüssig – sie wird zur Mitlenkerin. Doch das passiert nicht automatisch. Sie wird sichtbarer, wirksamer, zukunftsfähiger. Aber sie braucht Mut zur Weiterentwicklung. Und die Bereitschaft, neue Werkzeuge anzunehmen. Wer KI nicht nutzt, verschenkt Potenzial – für Effizienz, Einfluss und strategische Wirksamkeit. Künstliche Intelligenz ist dabei kein Ersatz, sondern ein Wegbereiter.

1.2 KI ALS PARTNER FÜR KIARHEIT, DELEGATION & WIRKUNG

Wenn Assistenzen mit KI arbeiten, profitieren sie nicht nur zeitlich. Wer klar promptet, schafft Klarheit im Kopf – und im Arbeitsprozess. Das schärft nicht nur die Ergebnisse, sondern auch das eigene Profil im Team. Denn eine KI verlangt klare Anweisungen. Wer einem Tool sagen soll, was es tun soll, muss sich selbst im Klaren sein: Über Ziel, Tonalität, Struktur und Relevanz. Das klingt technisch – ist aber zutiefst kommunikativ.

So wird KI zu einem Sparringspartner: für gute Formulierungen, für glasklare Zusammenfassungen, für professionelle E-Mails, für reflektierte Meeting-Vorbereitung. Plötzlich ist da jemand, der den Entwurf sortiert, der fragt, was wirklich wichtig ist – und der dabei hilft, Gedanken zu strukturieren. Genau hier entsteht ein professioneller Abstand zum eigenen Denken – ein Vorteil, den viele Führungskräfte täglich nutzen, der aber auch Assistenzen offensteht. Das ist es, was unsere Arbeit wirksamer macht.

Ein weiterer Vorteil: KI unterstützt beim Delegieren. Viele Assistenzen kennen das Problem: Sie wissen, was zu tun ist, aber haben keine Zeit, es anderen zu erklären. Mit KI können erste Entwürfe, Memos oder Protokolle vorformuliert werden. So entstehen Ressourcen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Und wer klug delegiert, gewinnt Einfluss – und Wirkung.

KI kann viel – aber sie braucht eine starke Assistenz, die mitdenkt, lenkt und entscheidet.

Nicht jede Antwort der KI ist sinnvoll. Nicht jeder Vorschlag passt zur Unternehmenskultur. Wer hier Verantwortung übernimmt, wird zur unverzichtbaren Mitlenkerin im Office – strategisch, souverän, zukunftsfähig.

1.3 MINDSET-SHIFT: VON „ICH MUSS ALLES KÖNNEN“ ZU „ICH NUTZE TOOLS GEZIELT“

Viele Assistenzen tragen ein tief verankertes Ideal in sich: alles im Blick haben, alles selbst erledigen, alles perfekt abliefern. Dieses Verständnis ist historisch gewachsen und zeugt von einem hohen Anspruch. Doch in einer Welt, die sich immer schneller verändert, wird dieser Anspruch zur Belastung. Niemand kann alles selbst schaffen. Und niemand muss das.

Hier kommt KI ins Spiel. Nicht als Alleskönnerin, sondern als smarte Unterstützerin. Der entscheidende Perspektivwechsel lautet: Nicht alles muss selbst gekonnt werden – entscheidend ist, welches Tool bei welcher Aufgabe unterstützt. Das erfordert keine Technikliebe, sondern die Bereitschaft, Neues zu testen.

Es geht darum, Verantwortung bewusst zu teilen: mit digitalen Helfern, die Routineaufgaben übernehmen, Informationen aufbereiten oder Vorschläge formulieren.

Dieser Wandel ist mehr als ein Tool-Update. Er ist eine neue Haltung. Wer diesen Shift meistert, wird nicht ersetzt – sondern gestaltet aktiv mit. Wer ihn verweigert, riskiert Rückschritt. Er bedeutet: Fokussierung auf Aufgaben, die Wirkung entfalten. Kommunikation. Sparring mit der Führungskraft. Koordination. Und genau hier entsteht die neue Wirksamkeit der Assistenz.

Wer diese Haltung verinnerlicht, erlebt oft eine spürbare Entlastung. Statt das Gefühl zu haben, alles allein stemmen zu müssen, entsteht eine neue Leichtigkeit. Denn klug eingesetzte KI macht nicht nur schneller – sie macht freier.

1.4 STOLPERFALLEN & INNERE HÜRDEN VERSTEHEN

Künstliche Intelligenz bietet enorme Chancen, birgt aber auch Risiken. Es geht nicht nur um technische Stolperfallen, sondern auch um innere Hürden im Umgang mit dem Thema.

Externe Stolperfallen:

• Fehlende Faktenprüfung (Halluzinationen)

• Unsicherheiten beim Datenschutz (sensible Daten, Unternehmensgeheimnisse, Persönlichkeitsrechte)

• Missverständnisse bei der Rollenverteilung (KI als Werkzeug, nicht als Entscheiderin)

Interne Hürden:

"Ich verliere den Anschluss."

"Ich will nichts Falsches eingeben."

"KI ist unpersönlich."

"Ich weiß nie, wie ich anfangen soll zu prompten."

"Ich kann das Ergebnis nicht richtig einschätzen."

"Ich habe keine Zeit, mich da reinzufuchsen."

Gerade weil diese Hürden real sind, braucht es klare Orientierung. Und die liefert dieses Buch – konkret, praxisnah und mit Haltung. Die folgenden Kapitel zeigen praxisnah, wie KI verantwortungsvoll, sicher und mit Leichtigkeit in den Arbeitsalltag integriert werden kann. Jede vorgestellte Methode und jeder Use Case soll dazu beitragen, diese Unsicherheiten Schritt für Schritt aufzulösen.

Vertiefende Hinweise, Tipps und Leitlinien zum sicheren Umgang mit KI – inklusive Datenschutz, Toolauswahl und Prompt-Qualität – folgen im letzten Kapitel. Denn Sicherheit entsteht nicht durch Vermeidung, sondern durch Wissen und Übung.

2. DIE ACTION-PROMPTSTRUKTUR

2.1 EINFÜHRUNG IN DAS MODELL