Kontieren und buchen für Dummies E-Book

Michael Griga

• Herausgeber: Wiley-VCH
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Für Dummies
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 219

Veröffentlichungsjahr: 2026

Beschreibung

Ein bisschen wie Verkuppeln: das richtige Konto für jeden Beleg

Wissen Sie auch manchmal nicht sofort, auf welches Konto Sie einen Beleg buchen sollen? Nach einem kurzen einführenden Teil zu Buchungsbasics und der Bedeutung von Belegen zeigt Ihnen Michael Griga, wie Sie korrekt buchen und kontieren. Dieses praktische Nachschlagewerk bietet Ihnen thematisch sortiert zahlreiche Geschäftsfälle, die Ihnen immer wieder begegnen oder auch lange nicht mehr untergekommen sind. Sie erfahren, wie Sie Ein- und Verkäufe kontieren, Personal, Bauen, Reisen und Fahrzeuge korrekt abrechnen und Steuern, Beiträge und Spenden buchen.

Sie erfahren

• Wissenswertes zu Belegen und E-Rechnungen
• Welche Besonderheiten es bei den einzelnen Geschäftsfällen gibt
• Was Sie tun, wenn ein Beleg unterschiedliche Buchungen erfordert

Leseprobe

Kontieren und buchen für Dummies

Schummelseite

WICHTIGE BEGRIFFE UND REGELN

Inventur

Bei einer Inventur müssen Sie bei jedem Unternehmen die Vermögensgegenstände sowie alle Schulden in einer Liste festhalten. Man nennt diese Bestandsliste auch Inventar.

Bilanz

Das Wort Bilanz leitet sich vom lateinischen Wort bilanx ab. Das bedeutet Balkenwaage. Wie eine Waage muss auch die Bilanz immer im Gleichgewicht sein. Auf der Aktivseite und auf der Passivseite müssen in Summe immer dieselben Beträge stehen. Ist das nicht so, hat sich irgendwo der Fehlerteufel eingeschlichen.

Keine Buchung ohne Beleg

Jeder Buchung liegt ein Geschäftsvorfall zugrunde. Und für jeden Geschäftsvorfall muss es einen Beleg geben. Nur mit einem Beleg kann man nachweisen, dass der Geschäftsvorfall tatsächlich stattgefunden hat.

Die Bücher der Buchhaltung

Üblicherweise wird zwischen dem Grundbuch, dem Hauptbuch und Nebenbüchern unterschieden.

Bestandskonten

Für jeden Bilanzposten gibt es ein Bestandskonto. Auf der Aktivseite der Bilanz bilden die Posten des Anlage- und Umlaufvermögens aktive Bestandskonten. Alles, was sich auf der Passivseite der Bilanz tummelt, also das Eigenkapital, die Rückstellungen, Verbindlichkeiten und die passiven Rechnungsabgrenzungsposten, bilden passive Bestandskonten.

Der Aktiv- und Passivtausch

Aktivtausch und Passivtausch sind erfolgsneutrale Geschäftsfälle. Beide Male verändert sich die Höhe des Eigenkapitals nicht.

Bilanzverlängerung und -verkürzung

Bei der Bilanzverlängerung und der Bilanzverkürzung handelt es sich wie beim Aktiv- und Passivtausch um erfolgsneutrale Geschäftsfälle. Die Höhe des Eigenkapitals verändert sich hier auch nicht.

Aufwands- und Ertragskonten

Damit man nicht bei jedem erfolgswirksamen Geschäftsfall gegen das Eigenkapital buchen und so ständig die Bilanz umschreiben muss, hat man unterhalb des Eigenkapitalkontos Aufwands- und Ertragskonten geschaffen.

Wareneinkauf und Wareneinsatz

Ein Einkauf erhöht zunächst nur Ihren Bestand. Erst wenn Sie Ware aus dem Lagerbestand entnehmen, um sie zu verkaufen, handelt es sich um einen Wareneinsatz. Und erst dieser Wareneinsatz ist Aufwand.

Umsatzsteuer

In Deutschland und Österreich nennt man die Steuer bei Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer. Im Volksmund wird sie häufig als Mehrwertsteuer bezeichnet. Bei zu bezahlenden Eingangsrechnungen sagt man Vorsteuer dazu. In der Schweiz heißt sie Mehrwertsteuer. Und im Englischen spricht man von VAT, kurz für Value Added Tax.

HILFREICHE WEBSITES FÜR DAS RECHNUNGSWESEN

ieconomics

www.​ieconomics.​de

Die Website ieconomics glänzt durch einen sehr informativen Blog und wird vom Autor dieses Buches betrieben. Wer nicht nur lesen möchte, kommt hier ebenfalls auf seine Kosten. Die Site bietet nämlich auch einen Podcast. Als Service finden Sie auf der Website unter der Rubrik »Bücher: Hinweise & Aktualisierungen« Hinweise zum Buch, insbesondere zu Gesetzesänderungen nach der Drucklegung des Buches, sodass Sie stets über den aktuellen Stand für die neueste Auflage verfügen.

Listen Notes

www.​listennotes.​com/​de/

Listen Notes ist so etwas wie Google für Podcasts und durchsucht für Sie die Metadaten von derzeit rund 90 Millionen Podcast-Episoden. Für das Schlagwort »Buchhaltung« bekommen Sie aktuell über 3.000 Podcast-Episoden angezeigt.

Wirtschaftslexikon24

www.​wirtschaftslexikon24.​com

Wirtschaftslexikon24 ist – wie der Name schon erahnen lässt – ein sehr umfangreiches Onlinewirtschaftslexikon. Hier können Sie entweder gezielt nach bestimmten Wirtschaftsbegriffen suchen oder einfach ein wenig herumstöbern.

Kontieren und buchen für Dummies

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://​d​nb.d-​​nb.​de abrufbar.

© 2026 Wiley-VCH GmbH, Boschstraße 12, 69469 Weinheim, Germany

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KI-Haftungsausschluss: Der Verlag und die Autoren dieses Werks haben nach bestem Wissen und Gewissen gearbeitet, einschließlich einer gründlichen Überprüfung des Inhalts. Jedoch übernehmen weder der Verlag noch die Autoren Garantien oder Gewährleistungen hinsichtlich der Genauigkeit oder Vollständigkeit des Inhalts dieses Werks. Insbesondere schließen sie jegliche ausdrücklichen oder stillschweigenden Gewährleistungen aus, einschließlich Gewährleistungen der Handelsüblichkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck. Bei der Erstellung dieses Werks wurden bestimmte KI-Systeme eingesetzt. Es kann keine Garantie durch Vertriebsmitarbeiter, schriftliche Verkaufsunterlagen oder Werbeaussagen übernommen oder erweitert werden. Der Verweis auf eine Organisation, Website oder ein Produkt als Quelle für weitere Informationen impliziert keine Unterstützung oder Empfehlungen durch den Verlag und die Autoren. Der Verkauf dieses Werks erfolgt unter der Voraussetzung, dass der Verlag keine professionellen Dienstleistungen erbringt. Die enthaltenen Ratschläge und Strategien sind möglicherweise nicht für Ihre Situation geeignet. Konsultieren Sie gegebenenfalls einen Spezialisten. Leser sollten sich darüber im Klaren sein, dass die in diesem Werk aufgeführten Websites zwischen dem Zeitpunkt der Erstellung und dem Zeitpunkt des Lesens geändert sein können oder nicht mehr existieren. Weder der Verlag noch die Autoren haften für entgangene Gewinne oder sonstige wirtschaftliche Schäden, einschließlich besonderer, zufälliger, Folgeschäden oder sonstiger Schäden.

Print ISBN: 978-3-527-72311-9ePub ISBN: 978-3-527-85199-7

Coverillustration: Felix Jork - stock.​adobe.​comKorrektur: Frauke Wilkens, München

Über den Autor

Michael Griga, Diplom-Volkswirt, studierte Volkswirtschaftslehre an der Universität Tübingen. Er ist heute Bereichscontroller in einem Technologiekonzern, der im Fortune Global 500 unter den 100 größten Unternehmen weltweit gelistet ist. Davor hat er unter anderem als Referent im Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg an der Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung an den Hochschulen mitgewirkt. Zu seinen weiteren Aufgaben gehörte dort unter anderem die Entwicklung eines Konzepts für ein Hochschulberichtswesen und -controlling.

Michael Griga hat schon einige … für Dummies-Bücher geschrieben, unter anderem zusammen mit Raymund Krauleidis: Nach ihrem erfolgreichen Erstlingswerk Controlling für Dummies folgten Buchführung und Bilanzierung für Dummies, Bilanzen erstellen und lesen für Dummies, Jahresabschluss für Dummies und Rechnungswesen für Dummies.

Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelblatt

Impressum

Über den Autor

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Über dieses Buch

Konventionen in diesem Buch

Törichte Annahmen über den Leser

Was Sie nicht lesen müssen

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Wie es weitergeht

Teil I: Die Rahmenbedingungen

Kapitel 1: Kontenrahmen: Wo die Konten wohnen

Vorgefertigt: Die Kontenrahmen

Logisch: Wie Kontenrahmen aufgebaut sind

Welche Kontenrahmen es sonst noch gibt

Kapitel 2: Zur Erinnerung ein paar Buchungsbasics

Die Bücher der Buchhaltung

Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Der erste Buchungssatz

Kapitel 3: Wissenswertes zu Buchungsbelegen

Das ist ein Geschäftsfall

Eigen- und Fremdbelege

Sammelbelege

Kapitel 4: Rechnungen und E-Rechnungen

Die GoBD und GoB

Die erforderlichen Rechnungsangaben

Die elektronische Rechnung

Teil II: Ein- und Verkäufe kontieren und buchen

Kapitel 5: Sachen einkaufen

Bürobedarf mit Buchungsbedarf

Energie, Rohstoffe, Waren – alles geht aufs Konto

Kapitel 6: Dienstleistungen einkaufen oder mieten

Einkauf oder Miete digitaler Dienstleistungen und Kommunikation

Mietkosten verbuchen sauber nach Schema M

Sonstige Dienstleistungen – der Rest vom Fest

Kapitel 7: Umsatz generieren: Die Verkaufsseite

Rund um den Verkauf

Boni und andere Nachlässe

Kapitel 8: Wer nicht wirbt, der stirbt: Werbung und Bewirtungskosten

Die klassischen Marketingkosten

Bewirtungen und Geschenke

Kapitel 9: Der Zahlungsverkehr

Banking in der Buchhaltung

Entschädigungen und Schadensersatzleistungen

Teil III: Personal, Bauen, Reisen, Fahrzeuge

Kapitel 10: Baukosten, Instandhaltungen und Zinsen

Bauen, Wartung und Instandhaltung

Rund um die Zinsen

Kapitel 11: Geschäftsfälle rund um die Fahrzeuge

Kauf, Leasing und Verkauf

Die laufenden Kfz-Kosten

Kapitel 12: Reisekosten kontieren und buchen

Auf der Schiene oder über den Wolken

Hotel und Privatwagen

Kapitel 13: Personalkosten kontieren und buchen

Personalkosten: Die Basics

Zusätzliche Leistungen des Arbeitgebers

Teil IV: Steuern, Beiträge, Spenden

Kapitel 14: Beiträge, Versicherungen und Spenden

Beiträge und Abgaben – willkommen im Club

Spenden und Sponsoring von Herzen mit Beleg

Kapitel 15: Steuern: Wenn das Finanzamt anklopft

Ein bunter Blumenstrauß an Steuern

Die Umsatzsteuer: Ihr Treuhandauftrag

Kapitel 16: Fake-Rechnungen, Diebstahl und Schadensersatz

Kreditkartenbetrug und Fake-Rechnungen

Diebstahl und Schadensersatz

Kapitel 17: Zuschüsse und Förderungen

Zuschüsse

Abzugsbetrag und Förderung

Teil V: Der Top-Ten-Teil

Kapitel 18: Zehn nützliche Websites

Rechnungswesen-Portal

ieconomics

Listen Notes

ControllerSpielwiese

ChatGPT

Wirtschaftslexikon24

Volkshochschule

Handelsblatt

Fortbildungswerk des Bundesverbands selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter (b.b.h.)

Dejure

Kapitel 19: Zehn praktische Begriffe

Debitor

Kreditor

Saldo

Buchhalternase

Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer

Vorsteuer

Zahlungsziel

Abschreibung

Zuschreibung

Bilanzfälschung

Abbildungsverzeichnis

Stichwortverzeichnis

End User License Agreement

Tabellenverzeichnis

Kapitel 1

Tabelle 1.1: Kontenklassen im IKR

Kapitel 2

Tabelle 2.1: Auszug aus dem Grundbuch

Tabelle 2.2: Auszug aus dem Hauptbuch mit dem Konto Bank

Tabelle 2.3: Grobaufbau einer Bilanz

Tabelle 2.4: Einige aktive und passive Bestandskonten

Tabelle 2.5: Einige Ertrags- und Aufwandskonten

Kapitel 3

Tabelle 3.1: Belegarten

Kapitel 5

Tabelle 5.1: Umsatzsteuersätze in Prozent

Illustrationsverzeichnis

Kapitel 3

Abbildung 3.1: Ausgangsrechnung einer Gebäudereinigungsfirma

Kapitel 5

Abbildung 5.1: Rechnung Bürobedarf

Abbildung 5.2: Rechnung Fachbuch

Abbildung 5.3: Portokosten

Abbildung 5.4: Rechnung Audio-Produktionsstudio

Abbildung 5.5: Rechnung Bürostuhl

Abbildung 5.6: Rechnung Computer

Abbildung 5.7: Rechnung für Tastatur

Abbildung 5.8: Gasabrechnung

Abbildung 5.9: Rechnung Materialeinkauf

Abbildung 5.10: Rechnung Wareneinkauf

Kapitel 6

Abbildung 6.1: Internet- und Festnetzrechnung

Abbildung 6.2: Rechnung subventioniertes Smartphone

Abbildung 6.3: Rechnung Softwaremiete

Abbildung 6.4: Softwarekauf

Abbildung 6.5: Rechnung Datenbankrecherche

Abbildung 6.6: Rundfunkbeitrag

Abbildung 6.7: Mietvertrag

Abbildung 6.8: Rechnung Mietwagen

Abbildung 6.9: Rechnung Buchführungskosten

Abbildung 6.10: Rechnung Erstellung Steuererklärung

Abbildung 6.11: Rechnung Fortbildungskosten

Abbildung 6.12: Rechnung Reinigungskosten

Abbildung 6.13: Rechnung Reinigungskosten mit Reverse-Charge-Verfahren

Abbildung 6.14: Rechnung Büroservice

Abbildung 6.15: Taxifahrt

Abbildung 6.16: Frachtkosten

Kapitel 7

Abbildung 7.1: Anzahlung

Abbildung 7.2: Forderung aus erbrachter Lieferung

Abbildung 7.3: Fremdwährungsrechnung

Abbildung 7.4: Boni-Schreiben

Abbildung 7.5: Rechnung mit Hinweis auf Skonto

Kapitel 8

Abbildung 8.1: Direktmailing-Rechnung

Abbildung 8.2: Rechnung Werbematerial

Abbildung 8.3: Wartungsrechnung

Abbildung 8.4: Restaurant-Rechnung

Abbildung 8.5: Rechnung für Geschenke

Kapitel 9

Abbildung 9.1: Zahlungsavis

Abbildung 9.2: Einzahlungsquittung

Abbildung 9.3: Entgeltabrechnung Bank

Abbildung 9.4: Kreditkartenabrechnung

Abbildung 9.5: Kaution in § 5 Mietsicherheit

Abbildung 9.6: Provisionszahlung

Abbildung 9.7: Versicherungsentschädigung

Abbildung 9.8: Schadensersatzleistung

Kapitel 10

Abbildung 10.1: Rechnung Abschlagszahlung

Abbildung 10.2: Bauabzugsteuer

Abbildung 10.3: Dachinstandhaltung

Abbildung 10.4: Heizungsreparatur und -wartung

Abbildung 10.5: Zinsertrag

Abbildung 10.6: Zins- und Tilgungszahlungen

Kapitel 11

Abbildung 11.1: Kauf Firmen-Pkw

Abbildung 11.2: Leasing

Abbildung 11.3: Verkauf eines Fahrzeugs

Abbildung 11.4: Kfz-Steuerbescheid (Quelle: Generalzolldirektion Bonn)

Abbildung 11.5: Kfz-Versicherung

Abbildung 11.6: Tankgutschein

Abbildung 11.7: Tankquittung

Abbildung 11.8: Wartung- und Reparatur

Abbildung 11.9: Tuning und nachträgliche Sonderausstattung

Abbildung 11.10: Bußgeldbescheid

Abbildung 11.11: Parkgebühren

Kapitel 12

Abbildung 12.1: Bahnfahrkarte

Abbildung 12.2: Kosten Flugticket

Abbildung 12.3: Hotelrechnung

Abbildung 12.4: Abrechnung gefahrene Kilometer

Kapitel 13

Abbildung 13.1: Entgeltabrechnung

Abbildung 13.2: Entgeltabrechnung mit Weihnachtsgeld

Abbildung 13.3: Berechnung Urlaubsrückstellung

Abbildung 13.4: Quittung Getränkemarkt

Abbildung 13.5: Police Direktversicherung

Abbildung 13.6: Rechnung Mitarbeitereinkauf

Kapitel 14

Abbildung 14.1: BG-Beiträge

Abbildung 14.2: Handelskammer-Beitrag

Abbildung 14.3: Beitragsbescheid Versicherung

Abbildung 14.4: Bescheid Künstlersozialabgabe

Abbildung 14.5: Spendenbescheinigung

Abbildung 14.6: Rechnung für Sponsoring

Kapitel 15

Abbildung 15.1: Finanzamtsbescheid Einkommensteuervorauszahlungen

Abbildung 15.2: Gewerbesteuerbescheid

Abbildung 15.3: Bescheid Körperschaftsteuer

Abbildung 15.4: Grundsteuerbescheid

Abbildung 15.5: Mahnung Säumniszuschlag des Finanzamts

Abbildung 15.6: Umsatzsteuererklärung (Muster Bundesfinanzminister...

Abbildung 15.7: Einfuhrumsatzsteuer

Kapitel 16

Abbildung 16.1: Kreditkartenabrechnung

Abbildung 16.2: Fake-Rechnung

Abbildung 16.3: Online-Diebstahlsanzeige (Quelle: Polizei Baden-Wü...

Abbildung 16.4: Geleisteter Schadensersatz

Abbildung 16.5: Erhaltener Schadensersatz

Kapitel 17

Abbildung 17.1: BAFA-Festsetzungsbescheid

Abbildung 17.2: Rechnung für die neue Heizung

Abbildung 17.3: Vermerk für IAB

Abbildung 17.4: Förderungsbescheid

Orientierungspunkte

Cover

Titelblatt

Impressum

Über den Autor

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Fangen Sie an zu lesen

Abbildungsverzeichnis

Stichwortverzeichnis

End User License Agreement

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Einführung

Was verbindet einen Tankbeleg, eine elektronische Rechnung und eine zerknitterte, ausgedruckte Quittung? Richtig: Mit Glück taugen sie alle als buchungsrelevante Belege. Mit Pech sind sie wertlos, weil entscheidende Angaben fehlen. Willkommen in der Welt des Kontierens und Buchens – dem wohl meistunterschätzten Handwerk der Wirtschaft.

Das Wort »Buchhaltung« löst selten Begeisterung aus. Viele sehen vor ihrem inneren Auge einen Raum voller muffiger Kaffeefilter, vergilbter Quittungen und Menschen, die Formulare lieben und in Soll und Haben denken. Doch wer so urteilt, verkennt die Buchhaltung – und schadet sich selbst. Ohne Kontieren fehlt der Überblick, ohne Buchen gibt es keine Bilanz, und ohne beides funktioniert kein Unternehmen. Egal, ob es ein Start-up mit Instagram-Account ist oder ein Zimmereibetrieb auf dem Land.

Dieses Buch zeigt, dass Kontieren und Buchen keine Zauberei sind. Sie müssen weder Steuerrecht studieren noch eine IHK-Prüfung bestehen. Was mindestens ebenso zählt, sind Neugier, gesunder Menschenverstand und die Bereitschaft, sich mit Belegen, Geschäftsvorfällen und Zahlen zu befassen. Klingt trocken? Ist es nicht. Hinter Geschäftsvorfällen stecken echte Geschichten: eingekaufte Bürostühle, gezahlte Mieten, erhaltene Spenden und Tankquittungen aus dem Außendienst, von erfolgreichen und weniger lukrativen Geschäftsreisen.

Egal, ob Sie eine Ausbildung absolvieren, studieren, ein Unternehmen leiten, Ihre Buchhaltung durchschauen oder Ihrem Steuerberater kluge Fragen stellen möchten – dieses Buch bietet Ihnen einen praxisnahen, verständlichen und unterhaltsamen Einstieg in die Buchführung. Ohne Paragrafen-Wirrwarr, dafür mit vielen anschaulichen Beispielen.

Über dieses Buch

Versprochen: Dieses Buch ist kein trockener Wälzer voller Paragrafen, Fußnoten und verstaubter Zahlenkolonnen. Stattdessen führt es Sie als praktischer Wegweiser durch die Welt der Buchführung. Sie entdecken,

warum Belege die Bibel der Buchhaltung sind,

wie Sie mit »Soll an Haben« mehr erreichen als mit einem Berater,

worauf es beim Buchen wirklich ankommt,

wie Sie Sonderfälle wie Spenden oder Fake-Rechnungen korrekt verbuchen,

was das Finanzamt wirklich sehen will.

Kurz: Sie lernen kontieren, buchen, schmunzeln – und verstehen am Ende vielleicht sogar Ihre Steuerberaterin besser.

Konventionen in diesem Buch

In diesem Buch wird Sie niemand bitten, etwas auszuschneiden, einzukleben oder mit einem Textmarker zu bearbeiten – auch wenn das bei einem Kontoauszug manchmal verlockend sein mag.

Lesen Sie es einfach: auf dem Sofa, im Zug oder heimlich unterm Schreibtisch. Querlesen, unterstreichen, laut lachen, seufzen – alles ist erlaubt. Vor allem aber können Sie nach dem relevanten Geschäftsvorfall suchen. Es ist Ihr Buch.

Törichte Annahmen über den Leser

Sie haben dieses Buch vermutlich gekauft oder geschenkt bekommen, weil Sie etwas richtig buchen und kontieren wollen. Vielleicht passt auch einer der folgenden Gründe auf Sie:

Sie sind in der Ausbildung oder im Studium und wollen mitreden, wenn jemand »EBK« sagt.

Sie haben ein eigenes Unternehmen und möchten den Buchhaltungsdschungel lichten.

Sie helfen in einem Verein, bei der Abrechnung, und fragen sich: Wo gehört der Kassenbon vom Baumarkt hin?

Sie arbeiten mit einem Steuerberater zusammen, haben aber keine Ahnung, was auf dem Buchungsjournal steht.

Sie haben das Buch einfach gekauft, weil Ihnen das Cover gefallen hat (auch das ist okay).

Wenn keiner dieser Punkte auf Sie zutrifft – lesen Sie trotzdem weiter. Vielleicht entdecken Sie ja ein neues Hobby.

Was Sie nicht lesen müssen

Ganz einfach: Alles, was Sie gerade nicht interessiert. In diesem Buch finden Sie zudem besonders gekennzeichnete Passagen. Manche liefern Zusatzinfos, andere erzählen Anekdoten aus der Praxis oder warnen vor Stolperfallen. Sie ähneln Belegen für 3,49 Euro: nützlich, aber selten unverzichtbar. Wenn Sie es eilig haben oder der Kopf raucht, überspringen Sie einfach gnadenlos, was Sie nicht brauchen – das Buch ist genau dafür modular gestaltet.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Wie in der Buchhaltung selbst gilt auch hier: Eine klare Struktur erleichtert die Arbeit. Damit Sie sich in der Welt der Belege, Buchungssätze und Geschäftsvorfälle nicht verlieren, ist dieses Buch in fünf übersichtliche Teile gegliedert. Sie können es der Reihe nach lesen – müssen es aber nicht. Interessieren Sie sich speziell für Tankquittungen oder Spenden, springen Sie direkt zu Kapitel 11 beziehungsweise 14. Beginnen Sie jedoch bei null und beschäftigen sich zum ersten Mal mit dem Thema, empfiehlt es sich, vorn zu starten. Hier ein kurzer Überblick, was Sie in den einzelnen Teilen erwartet:

Teil I: Die Rahmenbedingungen

In diesem Teil legen Sie das Fundament. Bevor Sie den ersten Buchungssatz erstellen, sollten Sie verstehen, was ein Kontenrahmen ist, welche Angaben ein ordnungsgemäßer Beleg enthalten muss – und warum eine Rechnung per WhatsApp mit drei Emojis kaum als gültiger Buchungsbeleg taugt. Wir beginnen mit den Grundlagen: Wie funktionieren Kontenrahmen? Worin unterscheiden sich Bestands- und Erfolgskonten? Was trennt Inventur von Bilanz? Und warum droht Ärger, wenn eine E-Mail-Rechnung ohne Absenderadresse eingeht? Außerdem erfahren Sie, wie Sie Geschäftsvorfälle in vier logische Buchungsschritte zerlegen – und warum selbst der schönste Schreibtisch nutzlos bleibt, wenn der Beleg fehlt.

Teil II: Ein- und Verkäufe kontieren und buchen

Jetzt wird es konkret – oder besser gesagt: Es geht ums Kaufen und Verkaufen. In diesem Teil dreht sich alles um typische Geschäftsvorgänge im Unternehmensalltag: vom Kauf eines Tackers über die Miete eines Bürocontainers bis zum Verkauf von Dienstleistungen oder Produkten. Sie erfahren, wie Sie Wareneinkäufe, Dienstleistungsrechnungen, Versandkosten oder Internetgebühren richtig kontieren und buchen. Ob Sie Briefmarken kaufen, besuchte Fortbildungen bezahlen oder Werbekugelschreiber verteilen – für alles gibt es ein passendes Konto. Sie müssen es nur finden. Keine Sorge, das Buch zeigt Ihnen, wie. Auch Themen wie Werbung, Rabatte, Rücksendungen und das oft heikle Feld der »Bewirtungskosten« kommen zur Sprache. Und Sie werden staunen, wie viele Zahlungswege es gibt – jeder mit seiner eigenen Buchungslogik.

Teil III: Personal, Bauen, Reisen, Fahrzeuge

Hier geht es um Mitarbeiter, Mauern und Mobilität– oder anders gesagt: um die großen Fragen, die schnell Kopfzerbrechen bereiten. Wie buchen Sie eine Autoreparatur richtig? Was tun Sie, wenn der Handwerker eine Rechnung ohne Bauabzugsteuer stellt? Und was zählt eigentlich zu den Reisekosten – nur die Hotelrechnung oder auch das Trinkgeld an der Rezeption?

In diesem Teil lernen Sie, wie Sie Baukosten, Instandhaltungen, Leasingverträge und Personalvergünstigungen korrekt handhaben. Auch Klassiker wie Tankquittungen, Direktversicherungen und Mitarbeitergeschenke kommen nicht zu kurz. Zudem erfahren Sie, wie Sie Löhne, Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge korrekt verbuchen – damit Finanzamt und Sozialversicherungen keine Schnappatmung bekommen.

Teil IV: Steuern, Beiträge, Spenden

Ja, Steuern. Irgendwer muss sie zahlen. In diesem Teil zeige ich Ihnen, wie Sie Abgaben, Gebühren und Beiträge handhaben – und welche davon Sie absetzen können. Sie erfahren, wie Sie Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und Kapitalertragsteuer korrekt verbuchen und wo Spenden, Mitgliedsbeiträge oder Bußgelder in der Buchhaltung auftauchen. Auch Diebstahl, Schwund, Fake-Rechnungen und staatliche Zuschüsse kommen zur Sprache. Denn nicht alles, was ein Unternehmer erlebt, ist erfreulich – doch alles muss verbucht werden. Selbst dann, wenn jemand das Firmenfahrrad aus dem Keller stiehlt.

Teil V: Der Top-Ten-Teil

Zum krönenden Abschluss bietet jedes … für Dummies-Buch den beliebten Top-Ten-Teil. Hier finden Sie zehn nützliche Websites zu den Themen Kontieren und Buchen – vom Weblexikon bis zum Buchungsratgeber – sowie zehn praktische Begriffe, die Ihnen Zeit, Geld oder zumindest eine peinliche Frage an den Steuerberater ersparen.

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Wenn Sie eines dieser Symbole neben einer Textpassage entdecken, lohnt sich ein zweiter Blick:

Wenn Sie dieses Symbol sehen, wird ein kurz zuvor genannter Begriff näher erklärt oder ein neuer Fachbegriff definiert.

Bei diesem Symbol erwartet Sie ein praktischer Tipp, der Ihnen das Leben erleichtern kann.

Mit diesem Symbol werden Sie an etwas Wichtiges erinnert, das Sie sich gerne merken können.

Wenn Sie dieses Symbol entdecken, ist Vorsicht angesagt; zum Beispiel weil irgendwo Fallstricke lauern.

Hier wird es international. Bei diesem Symbol finden Sie die Leistungen in Österreich und der Schweiz.

Hier finden Sie lustige und interessante Geschichten mit Bezug zum Thema des Buches.

Wie es weitergeht

Dieses Buch ist kein Krimi – auch wenn manche Steuerfälle spannender sind als jeder Tatort. Sie müssen es nicht von vorn bis hinten lesen. Wollen Sie wissen, wie man Geschäftsessen bucht? Schlagen Sie einfach das passende Kapitel auf.

Doch wenn Sie sich in den Grundlagen noch unsicher fühlen, überspringen Sie diese besser nicht. Ein guter Buchhalter stürzt sich schließlich auch nicht direkt auf die Schlussbilanz.

Ich wünsche Ihnen viel Freude, Aha-Momente und vielleicht sogar ein Lächeln auf Ihrem Weg zum Buchhaltungsguru.

Teil I

Die Rahmenbedingungen

IN DIESEM TEIL …

… schaffen Sie die Grundlage für alles Weitere. Bevor Sie mit der eigentlichen Buchung beginnen, erhalten Sie einen klaren Überblick über das Buchhaltungssystem in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Sie lernen die zentralen Begriffe und Strukturen: Was ist ein Kontenrahmen? Warum sind Belege unverzichtbar – und welche braucht man? Welche Regeln gelten für Rechnungen und digitale Belege? Kurz: Sie bekommen das Handwerkszeug, um jeden Geschäftsvorfall sicher zu meistern.

Kapitel 1

Kontenrahmen: Wo die Konten wohnen

IN DIESEM KAPITEL

Kontenrahmen kennenlernenDer Aufbau von KontenrahmenDie unterschiedlichen Kontenrahmen

In diesem Kapitel erfahren Sie, was Kontenrahmen sind und warum sie so praktisch sind. Ich erkläre, wie ein Kontenrahmen üblicherweise aufgebaut ist, und zeige, welche Arten von Kontenrahmen Ihnen in der Praxis oft begegnen.

Vorgefertigt: Die Kontenrahmen

Bevor Sie Ihre Belege verbuchen, fragen Sie sich sicher: Wohin soll ich buchen? Keine Sorge, Sie müssen sich jetzt nicht Hunderte von kreativen Kontennamen ausdenken – auch wenn das vielleicht Spaß machen könnte. Diese Aufgabe übernehmen die Kontenrahmen für Sie. Ein Kontenrahmen ist ein Verzeichnis von Konten.

Praktischerweise gibt es nicht nur einen, sondern mehrere unterschiedliche Kontenrahmen, die Sie verwenden können – je nachdem, in welchem Wirtschaftszweig Sie tätig sind. Sie sind aber nicht dazu verpflichtet, einen bestimmten Kontenrahmen anzuwenden. Allerdings vereinfachen sie Ihre Arbeit damit enorm.

Aufgebaut sind Kontenrahmen in der Regel nach demselben Prinzip, das ich Ihnen jetzt vorstelle.

Logisch: Wie Kontenrahmen aufgebaut sind

Die Konten in einem Kontenrahmen haben meistens eine vierstellige Nummer. Die einzelnen Ziffern dieser Nummern stehen für

die jeweilige Kontenklasse,

die jeweilige Kontengruppe,

die jeweilige Kontenart und

das jeweilige Konto.

Ganz grob: Die Kontenklassen

Die erste Ziffer einer Kontennummer steht für die Kontenklasse. Das ist die oberste Ebene. In einer Kontenklasse werden zum Beispiel alle Konten zusammengefasst, die etwas mit Sachanlagen oder Finanzanlagen zu tun haben. Im Industriekontenrahmen (kurz: IKR) beginnen diese Konten mit den Ziffern 0 beziehungsweise 1. Welche anderen Kontenklassen es im IKR gibt und welche Ziffern diese haben, zeige ich Ihnen in Tabelle 1.1.

Kontenklasse

Art

Verwendung für …

Kontenklasse 0

Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen

Bilanz

Kontenklasse 1

Finanzanlagen

Bilanz

Kontenklasse 2

Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung

Bilanz

Kontenklasse 3

Eigenkapital und Rückstellungen

Bilanz

Kontenklasse 4

Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung

Bilanz

Kontenklasse 5

Erträge

GuV

Kontenklasse 6

Betriebliche Aufwendungen

GuV

Kontenklasse 7

Weitere Aufwendungen

GuV

Kontenklasse 8

Ergebnisrechnungen

Bilanz und GuV

Kontenklasse 9

Kosten- und Leistungsrechnung

Kosten- und Leistungsrechnung

Tabelle 1.1: Kontenklassen im IKR

Die Kontenklassen im IKR sind auch danach unterteilt, ob sie in der Bilanz, der GuV oder der Kosten- und Leistungsrechnung verwendet werden. Die ersten vier Kontenklassen brauchen Sie für Ihre Bilanz und die Kontenklassen 5 bis 7 für Ihre Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Die Kontenklasse 8 ist für beides da. Die Kontenklasse 9 hingegen dient ausschließlich der Kosten- und Leistungsrechnung. Diese Aufteilung nennt man auch Abschlussgliederungsprinzip.

Verfeinert: Die Kontengruppen