Inhaltsverzeichnis
Ihre Projektmanagement-Tools zum DownloadEinführung1 Die Angebotsphase1.1 Anfragen und Ausschreibungen analysieren – wie viel Aufwand lohnt sich?1.1.1 Wege zur Lösung1.1.1.1 1 Der einfache Weg: Querlesen1.1.1.2 2 Der moderate Weg: Die wichtigsten Anforderungen analysieren1.1.1.3 3 Der aufwändige Weg: Anfrage detailliert analysieren1.1.2 Mein Weg: Die Anfrage atomisieren1.2 Gut zu wissen: Wie stehen unsere Chancen?1.2.1 Wege zur Lösung1.2.1.1 1 Der arrogante Weg: Mitbewerber ignorieren1.2.1.2 2 Der kostspielige Weg: Kunde und Mitbewerber detailliert analysieren1.2.1.3 3 Der pragmatische Weg: Die eigenen Stärken herausstellen1.2.2 Mein Weg: Kundenziele und Mitbewerber analysieren, Kooperationen eingehen1.3 Es ist nie zu früh: Jetzt über Claims nachdenken?1.3.1 Wege zur Lösung1.3.1.1 1 Der ängstliche Weg: Kein Claim Management1.3.1.2 2 Der unbequeme Weg: Eine kundenspezifische Claim-Strategie erarbeiten1.3.1.3 3 Der unfaire Weg: Claims im Angebot verstecken1.3.2 Mein Weg: Alle Eventualitäten bereits im Angebot berücksichtigen1.4 Wie erstellen Sie ein Angebot, das den Kunden überzeugt?1.4.1 Wege zur Lösung1.4.1.1 1 Der einfache Weg: Ein Standardangebot abgeben1.4.1.2 2 Der normale Weg: Ein Standardangebot an die Kundenziele anpassen1.4.1.3 3 Der schlaue Weg: Ein kundenorientiertes Angebot erstellen1.4.2 Mein Weg: Qualifizierte Partner und Ausrichtung auf die Ziele des Kunden1.5 Diese Tools brauchen Sie1.5.1 Die wichtigsten Tools – so funktionieren sie1.5.1.1 Änderungsprozess1.5.1.2 Checkliste: Analyse von Anfragen/Ausschreibungen1.5.1.3 Fachliche/organisatorische Aspekte:1.5.1.4 Kommerzielle Aspekte:1.5.1.5 Rechtliche Aspekte:1.5.1.6 Checkliste: Beurteilung der Chancen auf Auftragserhalt1.5.1.7 Checkliste: Bieterqualifizierung1.5.1.8 Checkliste Claim Management1.5.1.9 Flowchart zur Anfragenanalyse1.5.1.10 Fragenkatalog Bieterkonferenz1.5.1.11 Fragenkatalog Kundenanalyse1.5.1.12 Fragenkatalog Mitbewerberanalyse1.5.1.13 Red Team Review1.5.1.14 SWOT-Report2 Die Verhandlungsphase2.1 Eine Strategie vorbereiten – muss das sein?2.1.1 Wege zur Lösung2.1.1.1 1 Der egoistische Weg: Sich an den eigenen Zielen und Interessen orientieren2.1.1.2 2 Der karitative Weg: Die Kundenziele in den Vordergrund stellen2.1.1.3 3 Der bequeme Weg: Auf sich zukommen lassen2.1.2 Mein Weg: Sich am Harvard-Konzept orientieren2.2 Auf dem Weg zum Erfolg: Ort und Ablauf der Verhandlungen planen2.2.1 Wege zur Lösung2.2.1.1 1 Der faule Weg: Keine Planung, sondern improvisieren2.2.1.2 2 Der tatkräftige Weg: Die Verhandlung detailliert planen und organisieren2.2.2 Mein Weg: Grobplanung und Flexibilität2.3 Einzelkämpfer oder Team – die Verhandlungen erfolgreich führen2.3.1 Wege zur Lösung2.3.1.1 1 Der selbstbewusste Weg: Die Verhandlung alleine durchführen2.3.1.2 2 Der ängstliche Weg: Möglichst viele Spezialisten zu der Verhandlung mitnehmen2.3.1.3 3 Der vorsichtige Weg: Mit einem kompetenten Kollegen zur Verhandlung gehen2.3.2 Mein Weg: Verhandlungen im kleinen Kreis durchführen und Spezialisten bereithalten2.4 Diese Tools brauchen Sie2.4.1 Die wichtigsten Tools – so funktionieren sie2.4.1.1 Dry Run der Vertragsverhandlung2.4.1.2 Harvard Verhandlungskonzept2.4.1.3 Vertragsdokumentation2.4.1.4 Vertragsinhalte3 Auftragsklärung und Projektplanung3.1 Ihr wichtigster Stakeholder: Kennen Sie Ihren Kunden wirklich?3.1.1 Wege zur Lösung3.1.1.1 1 Der (vielfach) falsche Weg: Keine Stakeholder-Analyse durchführen3.1.1.2 2 Der pragmatische Weg: Nur die Stakeholder auf der Kundenseite beachten3.1.1.3 3 Der kostspielige Weg: Alle Stakeholder identifizieren3.1.2 Mein Weg: Die wesentlichen Stakeholder auf der Kundenseite einbeziehen3.2 Welche Ziele und Anforderungen bestimmen den Projektverlauf?3.2.1 Wege zur Lösung3.2.1.1 1 Der SMARTe Weg: Nur grobe Ziele definieren3.2.1.2 2 Der gefährliche Weg: Ziele und Anforderungen bewusst vage formulieren3.2.1.3 3 Der gewissenhafte Weg: Ziele und Anforderungen „atomisieren“3.2.2 Mein Weg: Kundenanforderungen präzisieren, weitere Anforderungen ermitteln3.3 Kundenwünsche in der Projektplanung berücksichtigen3.3.1 Wege zur Lösung3.3.1.1 1 Der zeitoptimale Weg: Die fertige Planung präsentieren3.3.1.2 2 Der integrative Weg: Gemeinsam mit dem Kunden planen3.3.2 Mein Weg: Planung entwerfen und im Planungs-Workshop abstimmen3.4 Risikoworkshops mit dem Kunden – sinnvoll oder gefährlich3.4.1 Wege zur Lösung3.4.1.1 1 Der übliche Weg: Den Kunden außen vor lassen3.4.1.2 2 Der Harakiri-Weg: Alle Risiken mit dem Kunden besprechen3.4.1.3 3 Der taktische Weg: Nur kundenbezogene Risiken mit dem Kunden teilen3.4.2 Mein Weg: Risiken im Team identifizieren und mit dem Kunden besprechen3.5 Diese Tools brauchen Sie3.5.1 Die wichtigsten Tools – so funktionieren sie3.5.1.1 Agenda: Risikoworkshop3.5.1.2 Checkliste: Ermittlung der Projektanforderungen3.5.1.3 Mindmapping3.5.1.4 Stakeholderanalyse4 Die Projektrealisierung4.1 Organisieren und kommunizieren: Ohne den Kunden geht es nicht4.1.1 Wege zur Lösung4.1.1.1 1 Der übliche Weg: Über Berichte und Besprechungen informieren4.1.1.2 2 Der aufwändige Weg: Den Kunden in die Projektorganisation integrieren4.1.2 Mein Weg: Kunden einbeziehen und eine offene Informationspolitik4.2 Vertrauen aufbauen und mit schwierigen Situationen umgehen4.2.1 Wege zur Lösung4.2.1.1 1 Der geheime Weg: Den Kunden außen vor lassen4.2.1.2 1 Der mutige Weg: Mit offenen Karten spielen4.2.2 Mein Weg: Offenheit und in Problemlösungen einbeziehen4.3 Claims an den Kunden stellen – geht das überhaupt?4.3.1 Wege zur Lösung4.3.1.1 1 Der großzügige Weg: Auf den Claim verzichten4.3.1.2 2 Der mutige Weg: Den Claim einreichen4.3.2 Mein Weg: Bedeutende Claims stellen, kleinere Claims als Paket verhandeln4.4 Änderungen im Projekt – Risiko oder Chance?4.4.1 Wege zur Lösung4.4.1.1 1 Der schnelle Weg: Keinerlei Änderungen realisieren4.4.1.2 2 Der umsichtige Weg: Nur Änderungen umsetzen, die der Kunde bezahlt4.4.1.3 3 Der gefährliche Weg: Alle Änderungen umsetzen und versuchen, sie bezahlt zu bekommen4.4.2 Mein Weg: Änderungen umgehend mit dem Kunden klären und beauftragen lassen4.5 Diese Tools brauchen Sie4.5.1 Die wichtigsten Tools – so funktionieren sie4.5.1.1 Checkliste: Projektbesprechungen4.5.1.2 Claim-Formular4.5.1.3 Informationsmatrix5 Der Projektabschluss5.1 Gemeinsam oder alleine? Qualitätssicherung bis zur Abnahme5.1.1 Wege zur Lösung5.1.1.1 1 Der ehrliche Weg: Den Kunden mit Zwischenabnahmen einbeziehen5.1.1.2 2 Der taktische Weg: Probleme bis zur Abnahme (teilweise) verheimlichen5.1.2 Mein Weg: Den Kunden bereits vor der offiziellen Abnahme involvieren5.2 Noch ist es nicht geschafft: die Betriebsaufnahme und Gewährleistung5.2.1 Wege zur Lösung5.2.1.1 1 Der formale Weg: Den vertraglich vereinbarten Aufwand einhalten5.2.1.2 2 Der aufwändige Weg: „Allround-Betreuung“5.2.2 Mein Weg: Enge Zusammenarbeit mit dem Kunden in der Gewährleistung5.3 Projektmarketing – der Kunde macht Werbung für uns5.3.1 Wege zur Lösung5.3.1.1 1 Der bescheidene Weg: Nur einen internen Abschlussbericht verfassen5.3.1.2 2 Der einsame Weg: Das Projekt ohne Einbeziehung des Kunden vermarkten5.3.1.3 3 Der gemeinsame Weg: Das Projekt zusammen mit dem Kunden bekannt machen5.3.2 Mein Weg: Den Kunden stark mit einbeziehen5.4 War Ihr Kunde zufrieden und wird er es wieder sein?5.4.1 Wege zur Lösung5.4.1.1 1 Der repräsentative Weg: Den Kunden um ein Referenzschreiben bitten5.4.1.2 2 Der informative Weg: Projektbewertung nach Project Excellence5.4.1.3 3 Der intensive Weg: Lessons Learned Workshop mit dem Kunden5.4.2 Mein Weg: Enges Kundenverhältnis während des gesamten Projektes5.5 Diese Tools brauchen Sie5.5.1 Die wichtigsten Tools – so funktionieren sie5.5.1.1 Lessons Learned5.5.1.2 LOP – Liste offener Punkte5.5.1.3 Project Excellence Bewertung5.5.1.4 Projektabschluss-ChecklisteStichwortverzeichnisImpressum
Ihre Projektmanagement-Tools zum Download
Unter www.projektmagazin.de/klartext können Sie auf kostenlose Projektmanagement-Tools zugreifen. Bitte melden Sie sich mit folgendem Code an: Km734-wrp
Agenda Risikoworkshop: Zusammenstellung der Tagesordnungspunkte eines Risikoworkshops mit dem Kunden
Checklisten für die Angebotsphase:
Analyse von Anfragen/Ausschreibungen: alle wesentlichen Aspekte (fachlich, kommerziell, rechtlich, organisatorisch) für die Beurteilung einer Anfrage bzw. Ausschreibung
Beurteilung der Chancen auf den Auftragserhalt: Vergleich Ihrer Produkte/ Dienstleistungen mit den Kundenanforderungen; Leitfaden für die Bid / No Bid Entscheidung
Bieterqualifizierung: Anforderungen an die Qualifizierung als kompetenter Anbieter
Checkliste der Vertragsinhalte: typische Vertragsbedingungen im Anlagengeschäft
Checkliste Ermittlung der Projektanforderungen: typische Quellen für die Ermittlung von Projektanforderungen; gute Basis für die Anforderungsdefinition
Checkliste zum Claim Management: Unterstützung bei der Festlegung der Claim-Strategie
Claim-Formular: detaillierte Beschreibung eines Claims; beinhaltet die erforderlichen Daten zur Absicherung einer Forderung
Flowchart Anfragenanalyse: Ablaufdiagramm, das den Prozess der Analyse von Anfragen bzw. Ausschreibungen darstellt
Fragenkataloge für die Angebotsphase:
Bieterkonferenz: Ermittlung wichtiger Aspekte für die Angebotsauswertung Kunden- und Mitbewerberanalyse: Einschätzung des potentiellen Kunden und der potentiellen Mitbewerber
Projektabschluss-Checkliste: Aktivitäten zum Abschluss eines Projektes
Einführung
Wir wollen Ihnen mit diesem Buch einen praxisbezogenen Leitfaden an die Hand geben, der Sie als (angehender) Projektleiter im Umgang mit Ihrem Kunden unterstützt. Projekte können letztendlich nur erfolgreich abgeschlossen werden, wenn alle Beteiligten kooperativ miteinander umgehen und sich der Interessen und Erwartungen der anderen Partei bewusst sind. Dies mag sich in einer Zeit, in der kurzfristige Erfolge leider viel zu hoch bewertet werden, etwas altmodisch anhören. Gutes Projektmanagement muss aber über den Tellerrand dieser kurzfristigen Denkweise hinausblicken und den langfristigen Projekterfolg im Auge behalten. Ein Schlüsselfaktor dabei ist ein gutes Verhältnis zum Kunden, dem wichtigsten Partner.
Das Buch spiegelt einen typischen Projektprozess vom Angebot bis zum Abschluss wieder. Aus unserer langjährigen Praxis als Projektleiter im nationalen und internationalen Umfeld haben wir beispielhaft Situationen zusammengestellt, die für die Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Kunden essentiell waren, und deren professionelle Handhabung einen entscheidenden Beitrag für den späteren Projekterfolg erbracht hat. Gerade der Umgang mit dem Projektkunden ist eine Gratwanderung und erfordert oft großes Fingerspitzengefühl. Wir möchten Ihnen mit diesem Buch Anregungen geben, wie Sie in Schlüsselsituationen wie Verhandlungen, Auftragsklärung, Nachforderungen oder Terminverzug die Projektmanagementtechniken und -tools mit genau diesem Gespür für das richtige Timing, den richtigen Ton und das richtige Maß anwenden. Damit Sie mit Ihrem wichtigsten Stakeholder – dem Kunden – ein auf Dauer ausgerichtetes, stabiles und vertrauensvolles Verhältnis aufbauen.
Die wichtigsten Tools stellen wir Ihnen auch kostenlos zum Download zur Verfügung unter www.projektmagazin.de/klartext.
Zum Zweck des einfacheren Lesens dieses Buches ist bei Rollen- und Funktionsbezeichnungen nur die männliche Form gewählt. Mit den personenbezogenen Bezeichnungen ist somit immer sowohl die weibliche als auch die männliche Form zu verstehen.
1 Die Angebotsphase
Projekte beginnen nicht erst nach dem Abschluss eines Vertrages. Die Basis für den späteren Erfolg oder für das Scheitern eines Projektes vorher gelegt: schon während der Angebotserstellung. In dieser Phase wird aber nur in den wenigsten Fällen ein den Projektmanagementprinzipien entsprechender, strukturierter Prozess angewandt. Ziel der Angebotsphase ist es, den potentiellen Kunden zu überzeugen, dass Sie für das anstehende Projekt der bestmögliche Partner und in der Lage sind, die komplexen Aufgaben optimal zu bewältigen und die Projektziele zur vollsten Zufriedenheit zu erreichen.
In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen,
wie Sie Kundenanfragen und Ausschreibungen effektiv analysieren,
welche Informationen Sie über den Kunden in Erfahrung bringen sollten,
wie Sie sich dem Kunden als kompetenter Anbieter darstellen,
warum Sie jetzt schon über Änderungen im Projektverlauf nachdenken sollten und wie Sie eine sinnvolle Claim-Strategie etablieren,
wie Sie ein Angebot erstellen, das den Kunden überzeugt.
Im Durchschnitt führt lediglich ein kleiner Prozentsatz der abgegebenen Angebote zu Aufträgen/Verträgen. Mit einer konsequenten Ausrichtung auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden steigern Sie die Trefferquote in Ihrem Unternehmen und tragen damit – relativ gesehen – zu einer erheblichen Reduzierung der gesamten Angebots- und Vertriebskosten bei.
Lesen Sie weiter in der vollständigen Ausgabe!
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