LibreOffice 24 E-Book

Winfried Seimert

• Herausgeber: MITP
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: mitp Anwendungen
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 281

Veröffentlichungsjahr: 2024

Beschreibung

• Einfacher Einstieg in die kostenlose Alternative zu Microsoft Office
• Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbankverwaltung, Präsentations- und Zeichenprogramm
• Zahlreiche Schritt-für-Schritt-Anleitungen und praxisnahe Beispiele

Alle wichtigen Funktionen

Das freie und kostenlose Bürosoftware-Paket LibreOffice 24 bietet Ihnen alles, was Sie auch mit anderen gängigen Office-Paketen machen können. Mit diesem Buch erhalten Sie als Ein- oder Umsteiger einen umfassenden Überblick über alle wichtigen und praxisrelevanten Programmfunktionen. Selbst mit Dateien aus Word, Excel und Co. können Sie in LibreOffice problemlos arbeiten.

Einfacher Einstieg in alle Programme

Der Autor Winfried Seimert zeigt Ihnen anhand vieler Beispiele die verschiedenartigen Anwendungsmöglichkeiten aller LibreOffice-Programme: Textdokumente mit Writer verfassen, Tabellenkalkulationen mit Calc, Präsentationen mit Impress, Zeichnungen mit Draw und Datenverwaltung mithilfe von Base.

Zahlreiche Praxisbeispiele

So lernen Sie zum Beispiel, wie Sie Briefe formatieren, Formeln darstellen, Diagramme und Präsentationsfolien erstellen sowie eine Adress-Datenbank füttern und abfragen.

Mit dem Wissen aus diesem Buch wird Ihnen die tägliche Arbeit mit LibreOffice leichtfallen.

Aus dem Inhalt:

• Basiswissen
• LibreOffice
• Textdokumente mit Writer
• Tabellenkalkulationen mit Calc
• Präsentationen mit Impress
• Formeln mit Math
• Zeichnungen mit Draw
• Datenbanken mit Base

Leseprobe

Winfried Seimert

LibreOffice 24

Praxiswissen für Ein- und Umsteiger

Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.d-nb.de> abrufbar.

ISBN 978-3-7475-0882-4

1. Auflage 2024

www.mitp.de

E-Mail: [email protected]

Telefon: +49 7953 / 7189 - 079

Telefax: +49 7953 / 7189 - 082

© 2024 mitp-Verlags GmbH & Co. KG, Frechen

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Lektorat: Katja Völpel

Covergestaltung: Christian Kalkert

Coverbild: © Stockfotos-MG/stock.adobe.com

Satz: Petra Kleinwegen

electronic publication: CPI books GmbH, Leck

Inhalt

1 LibreOffice 24-Suite

1.1   LibreOffice 24

1.2   Einleitung

An wen richtet sich dieses Buch?

Muss ich mich entscheiden: Windows, Linux oder Mac?

Gibt es Beispieldateien?

1.3   Let’s go LibreOffice 24!

Hardwareanforderungen

Installation

1.4   Erste Schritte

Programmstart

1.5   Tastenkombinationen

LibreOffice generell

Writer

Calc

Impress

Draw

Base

1.6   Arbeiten mit Dateien

Vorarbeiten

Neue LibreOffice-Dateien erstellen

Dateien speichern

Dateien schließen

Dateien drucken

1.7   Datenaustausch mit Microsoft Office

1.8   LibreOffice optimieren

AutoText – TBS

1.9   AutoKorrektur

Extensions

Gibt es etwas Neues?

1.10   Hilfe in Notlagen

2 Writer – Textverarbeitung

2.1   Writer kennenlernen

Titelleiste

Menüleiste und Symbolleisten

Seitenleiste

Lineal

Statusleiste

Ansichtssachen

2.2   Texte erfassen

Formatierungszeichen anzeigen

Text eingeben

Fehler korrigieren

Sonderzeichen

Bewegen im Text

2.3   Texte bearbeiten

Markieren

Korrigieren

Suchen & Ersetzen

Kopieren und Verschieben

Rückgängig und Wiederherstellen

2.4   Texte formatieren

Zeichenformatierung

Absatzformatierung

Format übertragen

Seitengestaltung

2.5   Gestalten von Textdokumenten

Tabellen

Grafische Objekte

2.6   Textdokumente ausgeben

Vorbereitungsmaßnahmen

Ausdruck

2.7   Know-how für Fortgeschrittene

Formatvorlagen

DIN-Brief gestalten

3 Calc – Tabellenkalkulation

3.1   Calc kennenlernen

Bestandteile

Tabellenblätter

3.2   Arbeiten mit Zellen

Elementares

Markieren

Bearbeiten und Sortieren

Kopieren, Verschieben, Löschen

Zeilen und Spalten

3.3   Formeln und Funktionen

Arbeiten mit Formeln

Standardfehlermeldungen

Relative und absolute Zellbezüge

Wichtige Funktionen

3.4   Formate anwenden

Vordefinierte Zahlenformate

Dezimalstellen

Datums- und Währungsformat

Prozentangaben

3.5   Formatierungen durchführen

Schrift

Formate übertragen

Zellen verbinden

3.6   Diagramme gestalten

Diagramm erstellen

Diagrammtyp ändern

Diagramm anpassen

3.7   Tabellen und Diagramme ausgeben

Einstellungsarbeiten

Überprüfen

3.8   Know-how für Fortgeschrittene

Recycling einmal anders

Das eigentliche Angebot

4 Impress – Präsentation

4.1   Impress kennenlernen

Vorlagen

Ansichtssachen

4.2   Handhabung von Texten

Funktionsweise Platzhalter

Weitere Folie(n) mit Platzhalter einfügen

Platzhalter anpassen

Texte bearbeiten

Formatierung

4.3   Arbeiten mit Folien

Folienlayout

Masterseiten

Hintergrundfarbe ändern

Hintergrundformat ändern

Weitere Folien einfügen

Folien kopieren

Folien verschieben

Folien löschen

4.4   Arbeiten mit Objekten

Schaltfläche Tabellen

Schaltfläche Diagramme

Diagramm erstellen

Grafiken und Bilder

Filme

Formen

4.5   Präsentation vorbereiten

Übergangseffekte

Benutzerdefinierte Animation

4.6   Know-how für Fortgeschrittene

Die Masterfolie

Die Bildschirmpräsentation

Perfekt vorbereitet

Bildschirmpräsentation

5 Draw – Zeichnung

5.1   Draw kennenlernen

5.2   Zeichnen mit Draw

Ein neues Dokument erstellen

Arbeitshilfen

Elementare Objekte zeichnen

Mit Objekten arbeiten

Spezialeffekte

5.3   Zeichnungen publizieren

Arbeitsdatei

Grafikdatei

5.4   Know-how für Fortgeschrittene

6 Math – Formel

6.1   Math kennenlernen

Math starten

Aufbau des Programms

6.2   Formeleingabe

Allgemeine Vorgehensweise

Formeln anpassen oder ändern

Formeln formatieren

Eingabe verschiedener Formeln

Unäre/Binäre Operatoren

Relationen

Mengenoperatoren

Funktionen

Operatoren

Attribute

Klammern

Formatierungen

Sonstiges (Symbole)

Beispiele

7 Base – Datenbank

7.1   Datenbankgrundlagen

Datenbankbegriffe

Datenbankaufbau

Datenbankorganisation

Datenbankbedienung

7.2   Base kennenlernen

7.3   Tabellen

Datensätze eingeben

Tabellen schließen und erneut öffnen

Tabellen bearbeiten

Nach Informationen suchen

Tabellen optimieren

7.4   Formulare

Bedeutung von Formularen

Formulare erstellen

Formulare bearbeiten

7.5   Berichte

7.6   Abfragen

Bedeutung von Abfragen

Abfragen erstellen

Auswahlkriterien

7.7   Know-how für Fortgeschrittene

Der Serienbrief-Assistent

Kapitel 1

LibreOffice 24-Suite

1.1 LibreOffice 24

1.2 Einleitung

1.3 Let’s go LibreOffice 24!

1.4 Erste Schritte

1.5 Tastenkombinationen

1.6 Arbeiten mit Dateien

1.7 Datenaustausch mit Microsoft Office

1.8 LibreOffice optimieren

1.9 AutoKorrektur

1.10 Hilfe in Notlagen

LibreOffice.org ist eine aus dem Office-Paket OpenOffice.org hervorgegangene Abspaltung und wird seither unabhängig weiterentwickelt. Ursache für diese Abspaltung war die Unzufriedenheit innerhalb der OpenOffice.org-Gemeinschaft – Unzufriedenheit insbesondere darüber, dass Oracle seit der Übernahme von OpenOffice dessen Zukunft offenließ und das Projekt immer spärlicher unterstützte. Deshalb entschlossen sich im Herbst 2010 führende Mitglieder der OpenOffice.org-Gemeinde, die neue Document Foundation zu gründen. Da Oracle das Namensrecht an OpenOffice.org besitzt und nicht gewillt war, den Namen zu überlassen, beschloss man, die Entwicklung unter dem Namen LibreOffice weiterzuführen. Das war insoweit problemlos möglich, als dass OpenOffice.org als freie Software entwickelt wird. Nicht zuletzt deshalb wählte man den Namen Libre, was im Französischen sowie im Spanischen so viel wie »frei« heißt.

Abb. 1.1: Willkommen in der LibreOffice-Welt

1.1   LibreOffice 24

Vielleicht wundern Sie sich: LibreOffice 24? Wie schnell doch die Zeit vergeht!? Trug die letzte Version nicht die Bezeichnung 7.6? Habe ich etwas versäumt? Hätte der offizielle Nachfolger nicht etwa 7.9 oder 8.0 heißen müssen. Wieso trägt er jetzt die Bezeichnung 24.2? Nun die LibreOffice-Entwickler sind zu einem kalenderbasierten Nummerierungssystem gewechselt. Da die erste Version mit der neuen Nummerierung im Februar 2024 herauskam, trägt sie die Bezeichnung 24.2. Und da man einen sechsmonatigen Release-Rhythmus anstrebt, wird die nächste Version mit ihrem LibreOffice 24.8, dann 25.2 u.s.w. heißen.

Das Programm läuft sowohl unter Windows als auch unter Linux und macOS und enthält alles, was man für die täglichen Büroarbeiten am Computer benötigt. Privatpersonen als auch Unternehmen bietet es eine Alternative zu den kostenpflichtigen Office-Paketen. Und im Gegensatz zu manchen anderen Office-Suiten merkt man, dass beim Entwickeln darauf geachtet wurde, gleiche Module in den einzelnen Programmen auch stets gleich anzulegen. So enthält das komplette Programmpaket eigentlich sechs Programme, die Ihren Büroalltag begleiten werden. So können Sie wählen unter:

Das Buch und die Abbildungen wurden mit Version 24.2.0.2 erstellt, es kann aber auch für alle Versionen mit der Versionsnummer 24.x sinngemäß verwendet werden. Im Buch finden Sie durchgängig die nummernlose Bezeichnung LibreOffice.

1.2   Einleitung

Dieses Buch soll Ihnen den Ein- oder Umstieg in das doch recht umfangreiche Programm erleichtern. Es soll als Handbuch dienen, mit dem Sie die meisten Klippen umschiffen und nach dem Studium der einzelnen Kapitel in der Anwendung des jeweiligen LibreOffice-Programms ein wenig sicherer werden.

Das Buch kann von vorne bis hinten durchgelesen werden oder – das wurde beim Schreiben berücksichtigt – nur kapitelweise. Die einzelnen Kapitel unterliegen zwar einer chronologischen Reihenfolge, sind aber jeweils in sich abgeschlossen. Allerdings nimmt der Umfang von vorne nach hinten ab. So werden in Writer beispielsweise die Formatierungen noch ausführlich erklärt, in den folgenden Modulen dagegen nur noch spezifisch, da sich einige Schritte immer wieder wiederholen. Bestimmte Arbeitsschritte mit Formen werden bei Impress erklärt, obwohl sie eigentlich thematisch zu Draw gehören. So werden Sie zunächst mit dem Handwerkzeug, der grundlegenden Arbeitsweise und den Funktionen des Programms vertraut gemacht. Es hilft Ihnen meiner langjährigen Erfahrung als Trainer und Dozent nach nicht so viel, wenn Sie nur die Schritte eines Workshops nacharbeiten. Gerade, wenn Sie sich ein wenig Hintergrundwissen, gemischt mit einigen Praxisanteilen, verschafft haben, werden Sie vieles besser verstehen.

Wie Sie bemerken werden, werden nicht alle Bestandteile und Möglichkeiten des jeweiligen Programms erläutert. Das Buch, das Sie gerade in Ihren Händen halten, ist auch nicht so konzipiert, dass es Ihnen alle Fragen zu LibreOffice beantworten kann. Vielmehr soll es Ihnen so viel grundlegendes, strukturelle Wissen für den Alltag an die Hand geben, dass sich viele Probleme erschließen lassen. Deshalb wurde beim Aufbau Wert daraufgelegt, dass fast alle praxisrelevanten Programmfunktionen erläutert werden und Sie mit dem so gewonnenen Wissen in der Lage sind, sich noch tiefer in die einzelnen Programme einzuarbeiten.

An wen richtet sich dieses Buch?

Es richtet sich an alle, die sich für eine Alternative zu herkömmlichen Office-Programmen interessieren, die ein kostenloses Programm fürs Büro suchen und sich dabei zügig und ohne viel Theorie einarbeiten möchten. Deshalb werden auch anhand konkreter Beispiele die wichtigsten praxisrelevanten Funktionen und Techniken vermittelt. Kurz: Sie erfahren alles, was Sie für die tägliche Arbeit mit LibreOffice wissen müssen.

Die Schwerpunkte dieses Buches wurden auf die grundlegenden Arbeitsweisen gelegt, die im Alltag wohl am häufigsten eingesetzt werden. Bedenken Sie, dass die Möglichkeiten des Programms jedoch gewaltig sind und dementsprechend galt es, eine praxisbezogene Auswahl zu treffen. Das Buch, das Sie gerade in Ihren Händen halten, stellt nicht explizit die Neuheiten heraus und ist auch nicht für passionierte Office-Profis geschrieben. Es ist auch nicht so konzipiert, dass es Ihnen alle Fragen zu LibreOffice beantworten kann, sondern möchte Ihnen so viel grundlegendes, strukturelles Wissen an die Hand geben, dass Sie sich bei vielen Problemen selbst helfen können.

Um Ihnen die Vorteile des Programms zu demonstrieren und die Funktionsweise näherzubringen, ist dieses Buch zudem größtenteils wie ein Seminar aufgebaut. Deshalb werden Sie zunächst mit dem Handwerkzeug, der grundlegenden Arbeitsweise und den Funktionen des Programms vertraut gemacht. Es hilft Ihnen meiner langjährigen Erfahrung als Trainer und Dozent nach nicht so viel, wenn Sie nur die Schritte eines Workshops nacharbeiten. Gerade, wenn Sie sich ein wenig Hintergrundwissen, gemischt mit einigen Praxisanteilen, verschafft haben, werden Sie vieles besser verstehen. Im Allgemeinen sollten Sie nach dem Durchlesen (und Durcharbeiten) über ein fundiertes Wissen verfügen, das Sie zu weiteren Schritten bemächtigt.

Muss ich mich entscheiden: Windows, Linux oder Mac?

Das Buch wurde auf einem Windows-PC mit Windows erstellt, die gezeigten Schritte können aber analog auf einem Linux- oder macOS-Computer durchgeführt werden.

Beim Arbeiten auf einem Linux-System fällt die Umstellung naturgemäß einfacher aus, da diese Systeme je nach verwendeter Oberfläche ähnlich wie Windows funktionieren.

Hinweis

Für Android, der mobilen Form von Linux, gibt es einen Viewer, den Sie sich von der Homepage herunterladen und so LibreOffice-Dateien auf dem Smartphone oder Tablet betrachten können.

Wenn Sie an einem Mac arbeiten, so unterscheidet sich Ihr Bildschirm von den gezeigten Abbildungen im Wesentlichen durch das Apple-typische Aussehen. Gleiches gilt für die zumeist genauso aufgebauten Menüs. Bei der Bedienung müssen Sie als Apple-Anwender lediglich darauf achten, statt der nicht existierenden Strg-Taste die Apfel-Taste und für die Alt- die Wahl-Taste zu verwenden und im Fall, dass Sie die rechte Maus betätigen müssen und das nicht zum gewünschten Ergebnis führt, die Ctrl-Taste zu drücken.

Gibt es Beispieldateien?

Dieses Buch ist eigentlich so angelegt, dass Sie die benötigten Daten aus Übungsgründen selbst eingeben sollten. Reicht allerdings Ihre Zeit nicht aus, können Sie die Daten auch von der Website des Verlags herunterladen.

www.mitp.de/0880

In dem Ordner BUCHDATEIEN finden Sie alle im Buch beschriebenen Dateien in einem dem jeweiligen Programmmodul entsprechenden Ordner.

1.3   Let’s go LibreOffice 24!

Bevor Sie loslegen können, muss zunächst LibreOffice auf Ihrem Computer installiert werden. Doch keine Bange, wenn Sie das bislang noch nie gemacht haben. Der Vorgang ist recht einfach und in gut zehn Minuten können Sie anfangen.

Hardwareanforderungen

Zunächst werden Sie sicherlich wissen wollen, ob Ihr Computer für das neue LibreOffice die erforderlichen Systemvoraussetzungen mitbringt. Diese sind auf allen Plattformen erfreulich gering. Für die genauen Anforderungen schauen Sie am besten auf der Internetseite von LibreOffice unter dem Stichwort Systemanforderung nach.

Installation

Befindet sich noch kein LibreOffice auf Ihrem Rechner, können auf Sie zwei Installationsarbeiten zukommen: die Installation des Programms und die Installation der Java-Laufzeitumgebung.

Programm

Das Programm können Sie sich kostenfrei aus dem Internet herunterladen.

Web

Die benötigte Setupdatei können Sie sich über die deutschsprachige Internetpräsenz (http://de.libreoffice.org) herunterladen.

Abb. 1.2: Der Downloadbereich von LibreOffice

Hinweis

Auf dieser Seite finden Sie weiter unten die Versionen für den Mac oder Ihren Linuxrechner. Deren Herunterladen und das Installieren gestalten sich im Prinzip ähnlich wie bei der im Folgenden aufgezeigten Windows-Variante.

Klicken Sie auf die Schaltfläche oder den entsprechenden Hyperlink und laden Sie die Dateien herunter.

Anschließend suchen Sie über den Explorer den entsprechenden Ordner mit der Setupdatei von LibreOffice auf und führen einen Doppelklick auf dem Programmsymbol aus.

Abb. 1.3: Hierauf gehört ein Doppelklick.

Nach einer Weile erscheint das Begrüßungsfenster und weist Sie darauf hin, dass Sie von einem Installationsassistenten begleitet werden.

Bestätigen Sie mit WEITER.

Im folgenden Fenster müssen Sie entscheiden, ob Sie das Programmpaket vollständig oder angepasst installieren wollen.

Sind Sie unsicher, was Sie nehmen sollen, und/oder haben Sie genug Speicherplatz, wählen Sie ruhig die Variante TYPISCH.

Möchten Sie Einfluss auf die installierten Programmteile nehmen, dann entscheiden Sie sich für BENUTZERDEFINIERT. Ein entscheidender Vorteil dieser Variante ist, dass Sie den Speicherort des Programms bestimmen können.

Abb. 1.4: Welche Variante bevorzugen Sie?

Nachdem Sie auf WEITER geklickt haben, können Sie noch auswählen, welche Microsoft-Office-Dateitypen standardmäßig mit LibreOffice geöffnet werden sollen.

Setzen Sie an den gewünschten Stellen ein Häkchen in das Kontrollkästchen und klicken Sie wieder auf WEITER.

Nun können Sie noch entscheiden, ob Sie eine Programmverknüpfung auf den Desktop legen und behindertengerechte Zugangsprogramme unterstützen möchten und/oder ob Sie LibreOffice schon während des Systemstarts laden wollen, damit es Ihnen beim Rechnerstart sofort zur Verfügung steht.

Jetzt hat das Programm alle Informationen, um loszulegen. Mit einem erneuten Klick auf WEITER gelangen Sie in das letzte Fenster, das Ihnen die Möglichkeit gibt, noch einmal zu den vorherigen Einstellungsoptionen zurückzukehren.

Sind Sie sich Ihrer Sache sicher, dann startet ein Klick auf INSTALLIEREN den Vorgang, den Sie über einen grünen Fortschrittsbalken schön beobachten können.

Nach einer Weile meldet Ihnen dann der Installationsassistent, dass alles geklappt hat und Sie ihn durch Klick auf die Schaltfläche BEENDEN aus seiner Pflicht entlassen sollen.

Abb. 1.5: Das war es!

Java-Laufzeitumgebung

Später beim Arbeiten mit Base, der Datenbank, kann es sein, dass LibreOffice feststellt, dass auf Ihrem PC die Java-Laufzeitumgebung fehlt.

Abb. 1.6: Da fehlt etwas!

Würden Sie den Hinweis mit OK bestätigen, dann erhielten Sie die nächste Meldung, dass keine Java-Installation gefunden wurde und Sie diese nachholen müssen, damit es weitergeht.

Abb. 1.7: Sieht schlimmer aus, als es ist!

Spätestens dann würden Sie sich gewiss fragen, woher Sie die nehmen sollen.

Deshalb sollten Sie gleich noch die Installation der neuesten Version vornehmen und sich auf die Website des Herstellers Sun begeben.

Web

Die Webseite rufen Sie über die URL http://www.java.com/de/download/ auf.

Abb. 1.8: Diese Website hilft Ihnen weiter.

Hinweis

Beachten Sie bitte, dass sich das Java-Lizenz-Modell ab April 2019 geändert hat. Verwenden Sie es für die persönliche Nutzung oder Entwicklungszwecke, ist die Nutzung nach wie vor kostenfrei. Für sonstige Zwecke sollten Sie den angegebenen Vertrag studieren.

Hier finden Sie die Schaltfläche für den Download. Klicken Sie darauf und nach kurzer Zeit finden Sie in Ihrem Download-Ordner die benötigte Datei.

Abb. 1.9: Java installieren

Nach einem Doppelklick darauf beantworten Sie ein paar Fragen und schon läuft die Installation allein durch. Danach können Sie problemlos mit Base arbeiten.

1.4   Erste Schritte

Sie haben LibreOffice auf Ihrem Rechner und möchten gleich loslegen? Prima! Dann sollten Sie sich zunächst mit dem grundlegenden Aufbau und der Arbeitsweise vertraut machen und das Programm ein bisschen näher kennenlernen.

Voller Ungeduld werden Sie sicherlich gleich loslegen und LibreOffice einmal ausprobieren wollen. Also los!

Programmstart

Haben Sie sich für ein Programmsymbol auf dem Desktop entschieden, so müssen Sie lediglich einen Doppelklick darauf ausführen.

Abb. 1.10: LibreOffice über ein Programmsymbol starten

Verwenden Sie Windows 11, finden Sie den Aufruf stets auch im Startmenü. Klicken Sie dazu auf den Eintrag ALLE APPS und scrollen Sie bis zur Kategorie L bzw. klicken auf einen Buchstaben, um an das Alphabet und anschließend auf den Buchstaben L zu gelangen. Dort angekommen, zeigt Ihnen ein Klick auf den Eintrag LIBREOFFICE 24 alle Module an.

Abb. 1.11: LibreOffice unter Windows 10 starten

Verwenden Sie LibreOffice auf dem Mac, begeben Sie sich in den Finder und führen einen Doppelklick auf dem Programmsymbol LIBREOFFICE in dem Ordner PROGRAMME aus.

In allen Fällen erscheint das Startcenter mit den entsprechenden Auswahloptionen.

Abb. 1.12: Jetzt kann es losgehen.

Auf der linken Seite – im Navigationsbereich – befinden sich alle wichtigen Schaltflächen, insbesondere die zum Aufruf der einzelnen Programme.

Ganz oben finden Sie die Schaltfläche DATEI ÖFFNEN, über die Sie entsprechende Dokumente öffnen können, und danach die Schaltfläche, über die Sie auf den Server (sofern vorhanden) gelangen.

Es folgt die Schaltfläche, über die Sie auf die ZULETZT VERWENDETEN DATEIEN zugreifen. Und mit der nächsten Schaltfläche können Sie auf vorhandene DOKUMENTVORLAGEN zugreifen.

Darunter befinden sich – mit der Überschrift ERSTELLEN versehen – die Schaltflächen, über die Sie direkt die einzelnen Anwendungen starten können.

Hinweis

Wenn Sie LibreOffice nicht über ein Dokument oder die direkte Wahl eines Moduls starten, wird beim Programmaufruf bzw. beim Schließen eines Dokuments das Startcenter präsentiert.

1.5   Tastenkombinationen

Im Folgenden finden Sie eine Aufstellung der wichtigsten und meines Erachtens interessantesten Tastenkombinationen. Probieren Sie diese doch einmal nach und nach aus. Sie werden bestimmt feststellen, dass der eine oder andere Arbeitsschritt rascher von der Hand geht. Nicht alle werden in diesem Buch ausdrücklich vorgestellt, aber ich denke, die ein oder andere dürfte auch für Sie interessant sein.

LibreOffice generell

Writer

Calc

Impress

Draw

Base

1.6   Arbeiten mit Dateien

Das Arbeiten mit Dateien bestimmt Ihr Arbeiten mit LibreOffice. Deshalb ist es wichtig, zu wissen, wie man Dateien erstellt, speichert und verwaltet. Diese Vorgänge sind bei den einzelnen Programmen weitestgehend gleich.

Vorarbeiten

Bevor es losgeht, sollten Sie sich mit ein paar Dingen vertraut machen.

Zum einen ist es gewiss hilfreich, sich die Dateinamenerweiterungen (Suffixe) anzeigen lassen, damit Sie wissen, mit welchem Dateityp Sie es zu tun haben und was man mit den »alten« Microsoft-Office-Dateien anstellen kann, die man vielleicht noch vielfach hat. Und zum anderen werden Sie rasch bemerken, dass Sie über eine Menge an Dateien verfügen und man deshalb von Anfang an Ordnung halten sollte, was am besten mit Ordnern geht.

Dateinamenerweiterungen

Beim Arbeiten mit LibreOffice sollten Sie auf die Dateinamenerweiterungen achten. So wird beispielsweise bei Writer zwischen Dokument und Dokumentvorlage unterschieden. Zwar unterscheiden sich die Symbole, doch im Eifer des Gefechts kann man sie schon mal verwechseln. Das passiert nicht so schnell, wenn man die Dateiendungen betrachtet. So tragen Writer-Dokumente die Endung *.odt, Writer-Dokumentvorlagen dagegen die Endung *.ott. Bei Calc finden Sie *.ods bzw. *.ots, bei Impress *.odp bzw. *.otp, bei Base *.odb, bei Math *.odt und bei Draw *.odg.

Deshalb ist es wichtig, zu erkennen, welches Dateiformat verwendet wird. Doch Windows ist standardmäßig leider so eingestellt, dass man die Dateinamenerweiterungen bei registrierten Dateitypen nicht sieht.

Diese Einstellung ist insbesondere beim Arbeiten mit Dokumentvorlagen sehr störend, denn man kann nicht sofort erkennen, welches Format eine bestimmte Datei hat.

Sie können diese Einstellung aber schnell und problemlos ändern.

Bei Windows ist das schnell erledigt. Dort müssen Sie lediglich im Windows-Explorer (Sie können ihn rasch mit Win + E aufrufen) auf der Registerkarte ANSICHT in der Gruppe EIN-/AUSBLENDEN das Kontrollkästchen DATEINAMENERWEITERUNGEN aktivieren.

Jetzt kann man den Unterschied deutlich ablesen.

Abb. 1.13: Insbesondere an der Dateiendung erkennt man die Datei.

Arbeiten Sie mit macOS, dann rufen Sie im Finder die Einstellungen auf, was am schnellsten mit Apfel + , geschieht. Dort aktivieren Sie das Kontrollkästchen ALLE DATEINAMENSUFFIXE EINBLENDEN.

Ordner anlegen

Ordner ermöglichen Ihnen gemeinhin, einen strukturierten Überblick über Ihre Dateien zu behalten.

Um entsprechende Ordner anzulegen, klicken Sie in der Navigationsleiste auf das Symbol NEUER ORDNER.

Die Vorgabe können Sie beispielsweise mit Writer überschreiben und mit bestätigen. Wie Sie der Adressleiste entnehmen können, befinden Sie sich sogleich in diesem Ordner.

Anschließend sollten Sie für jedes Modul einen eigenen Ordner erstellen.

Abb. 1.14: Perfekt: Für jedes Modul ein Ordner

Neue LibreOffice-Dateien erstellen

Neue LibreOffice-Dateien können Sie zum einen über die Schaltflächen des Startbildschirms und zum anderen auch direkt aus dem jeweiligen Programmmodul heraus erstellen. Im letzteren Fall klicken Sie im Menü DATEI auf den Eintrag NEU. In dessen Untermenü wählen Sie aus, welche neue Datei Sie erstellen wollen.

Abb. 1.15: Ein neues Dokument erstellen

Tipp

Rascher geht es bei einem Textdokument über die Tastenkombination Strg + N.

Und schon wird die neue Datei angelegt.

Dokumentvorlagen

Nicht immer muss man das Rad neu erfinden, sprich ein Dokument von null beginnend gestalten. LibreOffice bringt eine Reihe an Vorlagen mit, auf die Sie rasch zugreifen und so schnell das gewünschte Dokument erstellen können.

Im Startcenter rufen Sie dazu die Menüfolge DATEI / DOKUMENTVORLAGEN auf oder klicken auf die Schaltfläche DOKUMENTVORLAGEN.

Augenblicklich wird Ihnen eine Reihe an Vorlagen angezeigt, die Sie über den Listenpfeil der Schaltfläche DOKUMENTVORLAGEN auf die einzelnen Programmmodule einschränken können.

Abb. 1.16: Rascher Zugriff auf die Dokumentvorlagen

Anschließend wählen Sie eine Vorlage aus, klicken sie an und schon wird diese in dem entsprechenden Modul geöffnet.

Hinweis

Die so gewählten Dokumente verfügen über Platzhalter und Felder, die Sie Ihren Wünschen gemäß anpassen können.

Dateien speichern

Nachdem eine neue Datei erstellt wurde, sollten Sie sie gleich speichern. Es ist empfehlenswert, diesen Vorgang möglichst frühzeitig zu erledigen, um einen Datenverlust zu vermeiden, wenn es mit Ihrem Computersystem einmal Probleme gibt. Das gilt auch dann, wenn – wie im Moment – im Dokument noch nicht ein einziger Buchstabe steht.

Speicheroptionen

Dazu wählen Sie das Menü DATEI. Dort finden Sie fünf Möglichkeiten zum Speichern.

Abb. 1.17: Die Speicheroptionen

SPEICHERN: Die erste Variante ist der Klassiker und kommt immer dann zum Einsatz, wenn Sie schon eine Datei angelegt haben und nun neu aufgenommene Informationen hinzufügen möchten.

Tipp

Hinter dem Menüeintrag finden Sie die entsprechende Tastenkombination Strg + S. Wenn Sie häufiger einen Befehl aufrufen, können Sie mit Tastenkombinationen den Befehl oft schneller ausführen.

Denken Sie daran, öfters mal zu speichern! Die Programme zeigen Ihnen sogar an, wenn es mal wieder Zeit wird, das zu tun. Achten Sie einmal auf die Schaltfläche SPEICHERN. Erscheint darauf ein roter Punkt, sollten Sie mal wieder speichern.

Abb. 1.18: Hilfreich: der Speicherhinweis!

SPEICHERN UNTER: Dadurch erhalten Sie das Dialogfenster SPEICHERN UNTER, in dem sich auf der linken Seite der sogenannte Navigationsbereich befindet, der Ihnen Zugriff auf die Speicherorte gewährt. Hier können Sie beispielsweise unter dem Eintrag DIESER PC den Ordner DOKUMENTE aufrufen, um dort Ihre Dateien zu speichern.

Abb. 1.19: Den Speicherort aufsuchen

Tipp

Diesen wichtigen Dialog können Sie rasch über die Tastenkombination + Strg +S aufrufen. Die vorgefundene Struktur sollte für Ihre Arbeiten allerdings durch entsprechende Projektordner verfeinert werden.

DATEIEN AUF SERVER SPEICHERN: Haben Sie einen Speicherplatz auf einem Webserver bzw. einer Cloud eingerichtet, dann können Sie direkt über diesen Menüeintrag darauf zugreifen.

Tipp

Wie der Zugriff auf einen Server eingerichtet wird, erfahren Sie weiter hinten in diesem Kapitel.

KOPIE SPEICHERN: Diese Option erzeugt eine weitere Datei mit demselben Inhalt wie die aktuelle Datei. Die aktuelle Datei bleibt allerdings zum Weiterbearbeiten geöffnet. Damit können Sie einzelne Fortschritte an Ihrem Dokument festhalten.

ALLES SPEICHERN: Haben Sie mehrere Dokumente geöffnet, so können Sie mit dieser Option alle dort vorgenommenen Änderungen auf einen Schlag sichern.

Vorlage erstellen

Eine Vorlage dient im Allgemeinen zur Erstellung von Dokumenten oder Dokumentteilen. Sie stellt eine Art Grundgerüst dar, das einen Teil des Inhalts oder der Gestaltung des Dokuments vorgibt und durch Einsetzen der fehlenden Bestandteile zu einem vollständigen Dokument ergänzt wird.

Aus den folgenden LibreOffice-Dokumenten können Sie rasch eine Vorlage erstellen: Writer, Calc, Impress und Draw. Sie müssen dazu lediglich im SPEICHERN UNTER-Dialog unter DATEITYP den entsprechenden Typ auswählen.

Abb. 1.20: Ein Textdokument als Vorlage speichern

Bei Writer wählen Sie dementsprechend ODF-TEXTDOKUMENTVORLAGE (.OTT) (*.OTT), bei Calc nehmen Sie ODF-TABELLENDOKUMENTVORLAGE (.OTS) (*.OTS), bei Impress wählen Sie ODF-PRÄSENTATIONSDOKUMENTVORLAGE (.OTP) (*.OTPS) und bei einer DRAW-Zeichnung wählen Sie den Typ ODF-ZEICHNUNGSDOKUMENTVORLAGE (.OTG) (*.OTG), wählen den entsprechenden Speicherort (hier bietet sich ein Ordner VORLAGEN an) aus, vergeben einen aussagekräftigen Namen und bestätigen mit einem Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN.

Standardspeicherorte

Die von LibreOffice verwendeten Standardspeicherorte sind für Ihre tägliche Arbeit im Regelfall nicht sehr praktisch. Gewiss wäre es einfacher, wenn Sie beim Speichern gleich in Ihrem Arbeitsordner landen würden.

Das lässt sich an zentraler Stelle im Startcenter leicht bewerkstelligen. Klicken Sie auf das Menü EXTRAS und wählen Sie den Menüpunkt OPTIONEN. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie den Bereich LIBREOFFICE aus und klicken dann auf den Eintrag PFADE.

Im rechten Teil des Fensters markieren Sie nun den ersten Eintrag ARBEITSVERZEICHNIS.

Um diesen zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN.

Abb. 1.21: Den Standardspeicherort anpassen

Tipp

Wie Sie sicherlich an dieser Stelle bemerken, werden die Benutzervorlagen, die Dokumentvorlagen, tief im System gespeichert. Bei einer Standardinstallation von Windows werden Sie diese zudem nicht ausfindig machen können, denn diese Ordner sind standardmäßig versteckt. Aus diesem Grund ist es ratsam, einen anderen Speicherort zu wählen, der sich dann zudem beispielsweise bei einem Rechnerwechsel problemlos sichern lässt.

Im Dialogfenster PFAD AUSWÄHLEN wählen Sie anschließend den Speicherort für Ihre Dokumente aus und bestätigen Ihre Wahl mit einem Klick auf OK.

Wenn Sie jetzt in Zukunft auf SPEICHERN UNTER klicken oder die Tastenkombination Strg + + S drücken, wird das Dialogfenster SPEICHERN UNTER gleich mit dem »richtigen« Speicherort geöffnet und Sie müssen nur noch den Dateinamen vergeben und mit SPEICHERN bestätigen.

Dokumentvorlagen

Beim Arbeiten mit dem Programm werden Sie das ein oder andere Dokument gestalten, das Sie öfter verwenden wollen. In diesem Fall ist es hilfreich, sich Vorlagen anzulegen. Möchte man eine solche Vorlage auf Dauer verwenden, ist es nützlich, es als Vorlage abzuspeichern, damit es in Zukunft aufrufbar ist.

In einem solchen Fall klicken Sie im Dialogfenster DOKUMENTVORLAGEN VERWALTEN (Aufruf über das letzte Menü in der Liste der Schaltfläche DOKUMENTVORLAGEN) auf das Menü IMPORTIEREN, welches Sie nach Anklicken des Listenpfeils der Schaltfläche Verwalten erhalten.

Abb. 1.22: Vorbereitung für die Aufnahme der Vorlage

Im folgenden Dialogfenster KATEGORIE AUSWÄHLEN wählen Sie den Eintrag MEINE DOKUMENTVORLAGEN aus.

Abb. 1.23: Eine Vorlage in eine bestimmte Kategorie importieren

Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK suchen Sie den Speicherort der Vorlage auf, markieren diese und bestätigen mit ÖFFNEN.

Zurück im Dialogfenster VORLAGEN VERWALTEN wird Ihnen Ihre Vorlage angezeigt.

Abb. 1.24: Die Vorlage lässt sich nun über die Schaltfläche VORLAGEN finden.

Anschließend begeben Sie sich in den Bereich DOKUMENTVORLAGEN, klicken auf die gewünschte Vorlage und schon können Sie loslegen.

Dateien schließen

Dateien können Sie wie gewohnt über die Menüfolge DATEI / SCHLIESSEN oder das SCHLIESSEN-Feld schließen.

Abb. 1.25: Eine gewohnte Form des Schließens

Tipp

Schneller geht es allerdings mit der undokumentierten Tastenkombination Strg + W (wie »Weg damit«).

Dateien drucken

Wie lässt Goethe so schön im Faust sagen: »Denn was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen.« Auch im digitalen Zeitalter werden Sie das ein oder andere LibreOffice-Dokument ausdrucken wollen.

Druckvorschau

Vor dem eigentlichen Ausdruck sollten Sie das Dokument in der sogenannten Druckvorschau betrachten. Dort wird Ihnen die Seite so angezeigt, wie der spätere Ausdruck aussieht. In der Symbolleiste STANDARD finden Sie hierfür die entsprechende Schaltfläche DRUCKVORSCHAU UMSCHALTEN.

Abb. 1.26: Die Druckvorschau aufrufen

Writer schaltet zur Druckvorschau und blendet gleichzeitig die dazugehörige Symbolleiste ein, über die Sie beispielsweise die Darstellung vergrößern oder die Druckvorschau auch wieder schließen können.

Ausdruck

Zum Drucken klicken Sie im Menü DATEI auf den Befehl DRUCKEN oder Sie betätigen Strg + P.

Nachteilig ist dabei allerdings, dass Sie keinen Einfluss auf den Druckvorgang nehmen können und das Dokument sofort – gegebenenfalls auf dem falschen Drucker – ausgedruckt wird.

Möchten Sie die Einstellungen für den Druck ändern, wählen Sie die Befehlsfolge DATEI / DRUCKEN. Dadurch erhalten Sie das gleichnamige Dialogfenster, in dem Sie beispielsweise einen anderen DRUCKER oder die Anzahl der EXEMPLARE festlegen können (siehe Abbildung 1.27).

Darüber hinaus können Sie unter BEREICH UND KOPIEN festlegen, was alles gedruckt werden soll. Standardmäßig ist die Option ALLE SEITEN aktiviert. Es stehen Ihnen aber auch die Optionen SEITEN, bei der Sie die Seitenzahl(en) der bestimmten Seiten eingeben, und AUSWAHL für einen markierten Textbereich zur Verfügung.

Über die Registerkarte LIBREOFFICE [PROGRAMMMODULNAME] können Sie eine Reihe von weiteren Einstellungen vornehmen. So können Sie beispielsweise festlegen, welche INHALTE Sie drucken möchten und ob bei einem Farbdrucker der Text in Schwarz (Kontrollkästchen TEXT SCHWARZ DRUCKEN) ausgegeben werden soll.

Abb. 1.27: Das Dialogfenster für die Druckeinstellungen

Nachdem Sie Ihre Wahl getroffen haben, verlassen Sie dieses Dialogfenster mit OK. Mit einem weiteren Klick auf OK im Dialogfenster DRUCKEN startet dann der Druckvorgang gemäß Ihren Angaben.

PDFs erstellen

Jeder, der schon einmal ein EDV-Dokument an einen anderen weitergeben wollte, kennt vermutlich das Problem, dass der Empfänger es nicht öffnen konnte. Hier können PDF-Dateien weiterhelfen.

Die Abkürzung PDF steht für Portable Document Format, das immer mehr Verbreitung findet. Das ist auch kein Wunder, denn die in diesem Format veröffentlichten Dokumente enthalten alle Informationen zu Schriftarten, Grafiken und Druck in hoher Auflösung und benötigen zur Darstellung lediglich das kostenlose Programm Adobe Reader.

Mit LibreOffice können Sie PDF-Dateien problemlos selbst erstellen. Im Regelfall müssen Sie lediglich die Schaltfläche DIREKTES EXPORTIEREN ALS PDF anklicken.

Abb. 1.28: Schnell mal ein PDF erstellen

Alternativ können Sie sich für die Befehlsfolge DATEI / EXPORTIEREN ALS PDF entscheiden, wodurch Sie ein Dialogfenster namens EXPORTIEREN erhalten. In diesem legen Sie den Speicherort fest, vergeben einen entsprechenden Dateinamen und klicken zum Schluss auf SPEICHERN, um den Exportvorgang einzuleiten.

1.7   Datenaustausch mit Microsoft Office

Sie verfügen (noch) über zahlreiche Word-, Excel- und PowerPoint- oder gar Visio-Dateien oder erhalten von Kollegen solche Dateien? Keine Sorge, die können Sie mit LibreOffice problemlos öffnen, weiterbearbeiten und so abspeichern, dass man sie wieder mit den Ursprungsprogrammen öffnen kann.

Dazu müssen Sie lediglich im Startcenter auf die Schaltfläche DATEI ÖFFNEN klicken oder im betreffenden Modul das Menü ÖFFNEN aufrufen. Im folgenden Dialogfenster achten Sie darauf, dass im Listenfeld DATEITYP der Eintrag ALLE DATEIEN (*.*) steht, oder Sie stellen gleich den entsprechenden Microsoft-Office-Dateityp ein.

Abb. 1.29: LibreOffice öffnet auch Microsoft-Office-Dateien.

Möchten Sie ein LibreOffice-Dokument an jemanden weiterreichen, der beispielsweise mit Microsoft Word arbeitet, wählen Sie innerhalb von Writer die Menüfolge DATEI / SPEICHERN UNTER. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie im Feld DATEITYP den gewünschten Dateityp aus, klicken abschließend noch auf SPEICHERN und nehmen das folgende Hinweisfenster zur Kenntnis.

Abb. 1.30: Ein Hinweis, den es zu beachten gilt

Dieser Hinweis besagt nichts anderes, als dass Microsoft Word natürlich nichts mit bestimmten Writer-spezifischen Formatierungen anfangen kann. Im Regelfall werden Sie diese nicht verwenden und können deshalb beherzt auf WORD 2010-365-DOKUMENT-FORMAT VERWENDEN klicken. Sollten Sie unsicher sein, dann speichern Sie zur Sicherheit das Dokument einmal im LibreOffice-Format ab (Schaltfläche ODF-FORMAT VERWENDEN) und probieren es dann einfach aus. Geht es schief, haben Sie noch immer das Original-LibreOffice-Dokument.

Möchten Sie vorhandene Dateien für die ständige Bearbeitung in LibreOffice bereitstellen, dann sollten Sie sie umwandeln.

Dieser Vorgang verläuft dialoggesteuert über den DOKUMENTKONVERTER, den Sie im Startcenter über das Menü DATEI / ASSISTENTEN aufrufen können.

Abb. 1.31: Den Dokument-Konverter aufrufen

Nachdem Sie ihn gestartet haben, wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus.

Abb. 1.32: Der Dokumentenkonverter erleichtert den Umstieg.

Ihre Wahl bestätigen Sie mit WEITER, um in das nächste Dialogfenster zu gelangen. Hier müssen Sie noch die Speicherorte auswählen und schon kann es losgehen.

1.8   LibreOffice optimieren

Beim täglichen Arbeiten mit LibreOffice fallen eine Menge Routinearbeiten an, die einem die Freude am Arbeiten mit diesem wunderbaren Programm nehmen könnten. Doch es gibt eine Reihe an praktischen Helferlein, die das Arbeiten erheblich vereinfachen und beschleunigen. Der folgende Abschnitt wird für Sie vermutlich allerdings erst beim längeren Arbeiten mit den Programmen verstärkt Nutzen bringen. Doch schauen Sie schon mal, was LibreOffice Ihnen so alles an Zusatznutzen bringt.

AutoText – TBS

Sie benutzen schon länger eine Textverarbeitung und haben TBS noch nie gehört? Nun, die Abkürzung steht für Textbausteine und diese werden in LibreOffice als AutoText bezeichnet. Der immense Vorteil der Textbausteine ist, dass man damit häufig verwendete Textpassagen immer wieder bei Bedarf mithilfe von Tastenkombinationen schnell in den Text einfügen kann.

Nehmen wir beispielsweise die Grußformel. Ist es nicht mühsam, stets Mit freundlichen Grüßen zu schreiben? Dann geben Sie doch einmal mfg ein und bestätigen mit bzw. einem Leerzeichen. Was Sie jetzt sehen, ist ein eingefügter AutoText.

Abb. 1.33: Praktisch: AutoText

Vielleicht wünschen Sie sich jetzt, dass dabei auch gleich Ihr Name erscheint? Dann müssen Sie kurz selbst Hand anlegen.

AutoText erstellen

Schreiben Sie zunächst die betreffende Passage und markieren Sie mit der Maus dann den Textteil, der in Zukunft als AutoText erscheinen soll.

Abb. 1.34: Der bereits markierte Text für die Grußformel

Rufen Sie dann über EXTRAS / AUTOTEXT das Dialogfenster AUTOTEXT auf.

Da Sie das sicherlich in Zukunft häufiger machen werden, können Sie sich hier gleich die Tastenkombination Strg + F3 merken.

Sie erhalten das Dialogfenster AUTOTEXT.

Abb. 1.35: Das Dialogfenster AUTOTEXT steht bereit.

Wählen Sie zunächst durch Markieren eine Kategorie zum Speichern des neuen Textbausteins aus. Um von überall darauf zugreifen zu können, belassen Sie am besten den Eintrag MEIN AUTOTEXT. Wenn Sie im Feld NAME einen Namen eingeben, der länger als vier Zeichen ist, können Sie die AutoText-Option REST DES NAMENS BEI DER EINGABE ALS TIPP ANZEIGEN verwenden. Als TASTATURKÜRZEL werden Ihnen jeweils die ersten Buchstaben vorgeschlagen. Je nach Wunsch können Sie dies aber ändern. In unserem Fall soll hier gg verwendet werden, sodass Sie das in das Feld eingeben.

Abb. 1.36: Einen Namen und ein Tastenkürzel vergeben

Dann klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOTEXT und wählen den Menüpunkt NEU.

Abb. 1.37: Welche Art (mit oder ohne Format) bevorzugen Sie?

Das war es dann auch schon.

Der gerade definierte Textbaustein wird in der Liste angezeigt. Klicken Sie einmal auf das Pluszeichen, um den Eintrag einzusehen.

Abb. 1.38: Der neue AutoText steht nun bereit.

Mit einem Klick auf SCHLIESSEN beenden Sie die Definition.

Wenn Sie in Zukunft die Grußformel setzen möchten, müssen Sie lediglich das Schlüsselwort GC eingeben. Anschließend müssen Sie sofort die F3-Taste drücken und der Textbaustein wird eingefügt.

AutoTexte verwalten

Ab und an wird es vorkommen, dass Sie einen Textbaustein verändern wollen, etwa weil sich die Formulierung etwas verändert oder er sich erledigt hat.

Im ersten Fall fügen Sie den AutoText auf bekannte Weise in den Text ein und nehmen die Änderungen vor. Dann markieren Sie ihn und rufen das Dialogfenster AUTOTEXT (Strg + F3) auf. Markieren Sie in der Liste den ursprünglichen Textbaustein und wählen Sie im Menü der Schaltfläche AUTOTEXT den Eintrag ERSETZEN.