Logística comercial internacional E-Book

Andrés Castellanos Ramírez

• Herausgeber: Universidad del Norte
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Spanisch

Seitenzahl: 466

Veröffentlichungsjahr: 2015

Beschreibung

Esta obra entrega una visión práctica de los diferentes procesos que conforman la cadena logística comercial, información clave para las organizaciones interesadas en la importación, exportación, producción, distribución, transporte y abastecimiento de bienes y servicios. Se estudian de manera práctica los diferentes tipos de logística y sus componentes, y se analizan aspectos relacionados con la distribución de mercancías, los sistemas de transporte, los costos logísticos en el ámbito internacional, así como los centros de actividades logísticas como infraestructura esenciales para la competitividad.

Leseprobe

Logística comercial

Internacional

Andrés Castellanos Ramírez

Castellanos Ramírez, Andrés.

Logística comercial internacional / Andrés Castellanos Ramírez. -- Barranquilla: Editorial Universidad del Norte, reimp., 2017.

342 p. : il. ; 21.5 x 24 cm. 

ISBN: 978-958-741-562-9 (impreso)

ISBN: 978-958-741-563-6 (PDF)

ISBN: 978-958-741-928-3 (epub)

1. Logística en los negocios. 2. Distribución física de mercancías. 3. Transporte marítimo. 4. Ingeniería de transporte I. Tít.

(658.7 C349-Ed.22) (CO-BrUNB)

Vigilada Mineducación

www.uninorte.edu.co

Km 5, vía a Puerto Colombia, A.A. 1569

Área metropolitana de Barranquilla (Colombia)

www.ecoeediciones.com

Carrera 19 n.° 63C-32

Bogotá (Colombia)

Primera edición, abril de 2015

Primera reimpresión, junio de 2015

Segunda reimpresión, noviembre de 2015

Tercera reimpresión, mayo de 2016

Cuarta reimpresión, julio de 2016

Quinta reimpresión, octubre de 2016

Sexta reimpresión, marzo de 2017

Séptima reimpresión, junio de 2017

© 2017, Universidad del Norte

Andrés Castellanos Ramírez

Coordinación editorial

Zoila Sotomayor O.

Diseño de portada

Andrés Racedo

Diseño y diagramación

Luis Gabriel Vásquez M.

Corrección de textos

María Guerrero

Procesos técnicos

Munir Kharfan

PrDesarrollo epub

Lápiz Blanco S.A.S.

Hecho en Colombia

Made in Colombia

© Reservados todos los derechos. Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio reprográfico, fónico o informático, así como su transmisión por cualquier medio mecánico o electrónico, fotocopias, microfilm, , mimeográfico u otros sin autorización previa y escrita de los titulares del . La violación de dichos derechos puede constituir un delito contra la propiedad intelectual.

El autor

ANDRÉS CASTELLANOS RAMÍREZ

Economista y especialista en Desarrollo Económico Internacional de la Universidad Jorge Tadeo Lozano (Colombia). Especialista de Gestión Portuaria del IPEC, hoy Fundación Valenciaport (España). Magíster en Administración de Empresas, Escuela de Negocios de la Universidad del Norte (Colombia). Profesor y conferencista en las áreas de economía, comercio exterior, distribución física internacional de mercancías, desarrollo económico internacional, gestión portuaria, logística comercial internacional y terminales de transbordo en la Universidad del Norte, y en administración portuaria y logística portuaria en la Corporación Educativa del Litoral. Se ha desempeñado como asesor y consultor en temas de logística y comercio exterior en importantes compañías colombianas.

Contenido

Portada

Portadilla

Créditos

El autor

1. Logística y distribución de mercancías

1.1 Introducción

1.2 Logística

1.3 Distribución física de mercancías

1.4. La cadena logística

1.5. Tipos de logísticas

1.6. Componentes de la logística

Referencias

2. Sistemas de transporte

2.1. Componentes

2.2. Modos y medios de transporte

2.3. Relación Volumen - Peso (V/P)

2.4. Factor de estiba

2.5. Equivalencias por modo de transporte

2.6. Adecuación de la carga para el transporte

2.7. Revisión del contenedor

2.8. Estiba del contenedor

2.9. Como trincar y desarrollar el embalaje del contenedor

2.10. Infraestructuras e instalaciones

2.11. SISTEMA DE TRANSPORTE MARÍTIMO

2.12. SISTEMA DE TRANSPORTE TERRESTRE POR CARRETERA Y FÉRREO

2.13. SISTEMA DE TRANSPORTE AÉREO

2.14. Sistema de transporte multimodal

Referencias

3. Componentes de la DFI

3.1. Contrato de compra venta

3.2. Contrato de transporte internacional

3.3. Convenios

3.4. Términos Internacionales de Comercialización. INCOTERMS

3.5. xMEDIOS DE PAGO INTERNACIONALES

3.6. Seguros de transporte

3.7. Acuerdos comerciales

Referencias

4. Gestión logistica de la DFI

4.1. Componentes y costos

4.2. Estimación del tiempo de tránsito

4.3. Descripción de las matrices de costo y tiempo

4.4. Elección de la cadena de DFI

4.5. CASO PRÁCTICO

Referencias

5. Centros de actividades logísticas y operadores logísticos

5.1. introducción

5.2. Definición

5.3. TIPOS DE centros de actividades LOGÍSTICAS

5.4. Ventajas de los centros de actividades logísticas

5.5. Incidencia de los centros de actividades  logísticas en los esquemas de distribución

5.6. Los OPERADORES LOGÍSTICOS

Referencias

6. Estrategias competitivas para la DFI

6.1. INTRODUCCIÓN

6.2. TENDENCIAS LOGÍSTICAS

6.3. Competitividad portuaria y aeroportuaria

Referencias

7. Indicadores de gestión logística

7.1. Introducción

7.2. INDICADORES DE DESEMPEÑO LOGÍSTICO

Referencias

Glosario

Logística

y distribución

de mercancías

1

1.1 INTRODUCCIÓN

La logística surge ligada a las actividades de toma de decisiones de los altos mandos militares1, principalmente en Inglaterra en la década de 1940. El Imperial College se constituye en la cuna de la investigación operativa, disciplina estrechamente ligada a la logística, lo cual permitió, en su momento, determinar la ubicación de acorazados que protegieran de un eventual ataque alemán a las naves que surcaban los mares entre Estados Unidos e Inglaterra durante la Segunda Guerra Mundial.

En la actualidad, el tema de la logística se asume con tanta importancia que en las organizaciones se estipula un área específica para su tratamiento; su evolución a través del tiempo ha sido constante, hasta convertirse hoy en una de las principales herramientas para que una organización sea considerada como una empresa del primer mundo.

La logística es la gestión del flujo, y de las interrupciones en este, de insumos (materias primas, componentes, subconjuntos, productos acabados y suministros) y/o personas asociados a una empresa.

Imaginémonos que hemos sido nombrados para administrar el área de logística de una gran empresa productora y exportadora. Lo primero que tenemos que entender es en qué consiste administrar logística. Normalmente, las grandes empresas productoras, sea cual fuere el sector donde esté ubicada dentro de la economía, producen bienes terminados para venderlos tanto a nivel nacional como internacional; de igual forma, en ciertos casos, deben importar materias primas para insertarlas en el proceso de producción del bien que se va a vender. Alguien debe administrar los envíos de los productos terminados y las compras de esas materias primas para que lleguen donde sea necesario y cuando sea necesario.

Como puede verse, la administración del área de logística es uno de los cargos más importantes dentro de la empresa, pues casi todo lo que tenemos en la casa o en la oficina proviene de diferentes partes, y la logística es lo que hace posible comprarlo a precios razonables.

1.2 LOGÍSTICA

■ Definición

Definir la logística es posible que implique entrar en un debate, debido a que la literatura actual registra más de treinta definiciones sobre este término; algunas muy simples y otras mucho más complejas que apuntan a un concepto integrador, sistémico y racionalizador, fundamentalmente orientado a la satisfacción del cliente, con los costos mínimos, con la calidad requerida, en el tiempo requerido y en la cantidad y lugar especificadas por este.

Dentro de las distintas definiciones de logística escogimos las siguientes con el fin de ilustrar la gran variedad con la que se cuenta:

“Es una función operativa importante que comprende todas las actividades necesarias para la obtención y administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y distribución a los clientes” (Ferrel, Hirt, Ramos, Adianensen & Florez, 2004, p. 282).

“Es el proceso de administrar estratégicamente el flujo y almacenamiento eficiente de las materias primas, de las existencias en el proceso y de los bienes terminados del punto de origen al de consumo”(Lamb, Hair & McDaniel, 2002, p. 383).

“Es el movimiento de los bienes correctos en la cantidad adecuada hacia el lugar correcto en el momento apropiado” (Franklin, 2004, p. 362).

En este libro adoptamos la definición de logística establecida por el Council of Logistics Management Professionals (CLMP), a saber: “Logística es el proceso de planear, implementar y controlar efectiva y eficientemente el flujo y almacenamiento de bienes, servicios e información relacionada del punto de origen al punto de consumo con el propósito de cumplir los requisitos del cliente”.

Visto en otro contexto, la logística es la parte de la cadena de suministros que planifica, implementa y controla el flujo efectivo y eficiente; el almacenamiento de artículos y servicios y la información relacionada desde un punto de origen hasta un punto de destino con el objetivo de satisfacer a los clientes. Por esta razón, la logística se convierte en uno de los factores más importantes de la competitividad, ya que puede decidir el éxito o el fracaso de la comercialización de un producto.

De acuerdo con este argumento, las actividades deberán ser planeadas, confeccionadas y monitorizadas bajo las reglas diseñadas por la empresa y en línea con los niveles de servicio al cliente que se hayan establecido, así como con otros objetivos fijados.

En este punto adquieren especial relevancia los elementos que conforman la logística a saber:

La gestión de materiales

: Es la administración del suministro y recepción de materias primas, productos semielaborados para un uso posterior.

El sistema de flujo de materiales

: Consiste en la habilidad de planificar la fabricación de productos terminados, para que estén disponibles con el fin de atender las solicitudes de los clientes.

La distribución física

: Es la entrega de los productos terminados a los diferentes clientes.

En otras palabras, es la gestión de los tres grandes procesos logísticos de la cadena de suministros a saber: el abastecimiento, la producción y la distribución.

Fuente: Elaboración propia.

Figura 1. Las tres grandes logísticas de la empresa

Al gestionar estas logísticas empezamos a identificar y establecer la movilización entre las diferentes unidades, empresas, organizaciones o servicios, y el área comercial juega un papel fundamental, ya que es la que se encarga de materializar las ventas y por ende la distribución física de las mercancías.

La gestión de las tres logísticas lleva a las empresas a diseñar diferentes pasos o caminos para lograr su fin principal: cumplirle al cliente. Todo parte de la aceptación de un pedido, el cual deberá cumplir con los rigores establecidos por la compañía, en cuanto a la forma como se recibe e introduce en el sistema, la verificación de créditos, autorizaciones y compromisos de entrega.

Posteriormente, se debe consultar el banco de proveedores, con el fin de hacer las solicitudes respectivas, teniendo en cuenta las predicciones de la demanda y así proceder a planear la producción, siempre buscando mantener unos niveles bajos de inventarios para evitar sobrecostos a la operación. Todo lo anterior se resume en la siguiente figura.

Fuente: Elaboración propia.

Figura 2. Función de la logística

Al gestionar estas tres logísticas, se busca convertir la cadena de suministro de la compañía en un proceso eficiente para la satisfacción del cliente, es decir, la efectividad de toda la cadena debe ser más importante que la efectividad de cada departamento por separado, a través de sus diferentes funciones.

■ Funciones de la logística

Las funciones de la logística se basan principalmente en la administración de los flujos físicos (materias primas, productos acabados, etc.), teniendo en cuenta los recursos (humanos, consumibles, etc.), los bienes necesarios (almacenes, bodegas, herramientas, sistemas informáticos, camiones, etc.), y los servicios (transportes o almacén subcontratados).

En otras palabras, la logística gestiona de manera directa los flujos físicos (compras, distribución y devolución) e indirectamente los flujos financieros y de información asociados, los cuales serán tratados en el capítulo siguiente.

■ Objetivo

Como conclusión podemos establecer que la misión principal de la logística de las empresas es colocar los productos adecuados, en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, con el fin de contribuir a la rentabilidad de la compañía.

Esto nos lleva a establecer que el objetivo de la logística parte de la satisfacción de la demanda y esto se debe ver reflejado en las mejores condiciones de servicio, costo y calidad. La logística se encarga de la gestión de los medios necesarios para alcanzar este objetivo, movilizando el recurso humano necesario y los recursos financieros adecuados (ver figura 3).

Fuente: De Lassagne Tanguy (2002).

Figura 3. Objetivos y metas de la logística

En esta relación que se establece entre las diferentes empresas, organizaciones o servicios juega un papel fundamental el departamento o área comercial, ya que es el que se encarga de materializar las ventas y por ende la distribución física de las mercancías, actividad de la cual hablaremos más adelante.

En los años noventa, la logística consistía en tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible. Actualmente estas actividades, aparentemente sencillas, han sido redefinidas y ahora implican todo un proceso que conlleva a múltiples definiciones. Para nuestro caso, la logística es la encargada de la distribución eficiente de los productos de una determinada empresa con un menor costo y un excelente servicio al cliente.

Desde el punto de gestión de la Distribución Física Internacional (DFI) de mercancías, la logística consiste en gerenciar estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la organización y su canal de distribución se encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de costos y efectividad.

En otras palabras, la logística determina y coordina en forma óptima el producto correcto, el cliente correcto y el tiempo correcto. La logística no es por lo tanto una actividad funcional sino un modelo, un marco referencial; no es una función operacional, sino un mecanismo de planificación; es una manera de pensar que permitirá, incluso, reducir la incertidumbre en un futuro desconocido.

■ Origen

La evolución de la logística se empieza a evidenciar desde mediados de los años cincuenta del siglo XX. La masificación de la economía estadounidense, principal motor del crecimiento mundial en las décadas de 1950-1960, determinó la concentración de los estudios del manejo de las operaciones en métodos cuantitativos que permitieran llevar a cabo operaciones masivas, como el manejo de transporte y todas las estimaciones que la acompañaban(Carranza & Sabría, 2005, p. 5).

A continuación se presenta un breve resumen de las características más relevantes de la logística desde sus inicios hasta la actualidad.

ÉPOCA

EVENTOS RELEVANTES

1940

La logística era solo utilizada para la provisión de tropas en tiempo de guerra.

1956–1965 Década de conceptualización de la logística

• Desarrollo del análisis de costo total de las operaciones logísticas.

• Enfoque de sistemas al análisis de las interrelaciones del sistema logístico.

• Mayor preocupación por el servicio al consumidor al mínimo costo logístico.

• Atención a canales de distribución.

1966-1970

Prueba del concepto de logística

• Desarrollo fragmentado; administración de materiales/distribución física.

• Los sistemas de medición del desempeño fomentaban la optimización local, evitando la integración.

1971-1979

Período con cambio de prioridades

• Crisis energética impulsó el movimiento hacia la mejora del transporte y almacenamiento.

• Preocupación ambiente/ecología impacta las operaciones logísticas.

• Altos costos de capital y recesión.

• Fuerte orientación hacia la administración de materiales por la incertidumbre en la obtención de insumos.

• La computación impulsó el desarrollo de modelos logísticos.

Década de 1980

Impacto tecnológico

• Liberación del transporte fomentó el incremento de la productividad a través de una mejor coordinación de la distribución, manufactura y abastecimientos.

• La tecnología de la microcomputación fomentó la descentralización e intercambio de información, acercando los clientes a las empresas.

• Revolución de la tecnología de la comunicación y el uso de código de barras impulsa la coordinación e integración de los elementos del sistema logístico.

Década de 1990

Hacia el futuro:

Fuerzas integradoras de

la logística

• Ciclos de productos cada vez más cortos.

• Incremento en la segmentación del mercado y variedad de opciones.

• Mayores expectativas en el nivel de servicio al cliente.

• Avances en tecnología de procesos, productos e informática.

• Globalización de los mercados.

• Procesos de manufactura y administración.

• El balance de poder está cambiando del productor al distribuidor.

• Incremento en competitividad en todas las dimensiones y de presión sobre los márgenes de utilidad.

■ Importancia de la logística

La importancia de la logística radica en la necesidad de mejorar el servicio a un cliente, optimizando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible. Algunas de las actividades que pueden derivarse de la gerencia logística de una empresa son las siguientes:

Aumento en líneas de producción.

La eficiencia en producción; alcanzar niveles altos.

La cadena de distribución debe mantener cada vez menos inventarios.

Desarrollo de sistemas de información.

Estas pequeñas mejoras en una organización se traducirán en los siguientes beneficios:

Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad de las empresas para acometer el reto de la globalización.

Optimizar la gerencia y la gestión logística comercial nacional e internacional.

Coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de compra: calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribución, protección, servicio.

Ampliación de la visión gerencial para convertir a la logística en un modelo, un marco, un mecanismo de planificación de las actividades internas y externas de la empresa.

La definición tradicional de logística afirma que el producto adquiere su valor cuando el cliente lo recibe en el tiempo y en la forma adecuada, al menor costo posible.

Lo anterior nos lleva a identificar, conceptualmente, que dentro de una empresa el sistema integrado logístico está conformado por tres áreas operacionales: Gestión de Materiales (GM), Gestión de Transformación (GT) y Gestión de Distribución Física (GDF).

La

GM

es la relación logística entre una empresa y sus proveedores.

La

GT

es la relación logística entre las instalaciones de una empresa (entre planta y almacén o centro de distribución, entre planta y planta, etc.).

La

GDF

es la relación logística entre la empresa y sus clientes.

Con los cambios actuales, las empresas de logística han tenido que modificar toda su estructura interna debido a los grandes avances, por ejemplo:

Almacenamiento

: No deben empaquetar grandes pedidos para un mismo sitio. Deben atender pequeños pedidos para diferentes lugares. Por ello, deben reorganizarse para clasificarlos.

Distribución

: Debe adaptarse también, ya que ahora no necesitará grandes camiones para atender el pedido de una tienda, sino que podrá atenderlos con vehículos de menor tamaño.

Incorporación de equipamiento tecnológico avanzado

: La tienda y la empresa de logística deben tener un caudal de información y cooperación muy importante a través de Internet, ya que en la actualidad todo se basa en la comunicación en la red.

En los últimos años, la gestión logística se ha facilitado para las pequeñas y grandes empresas gracias a la utilización de softwares que permiten que las diferentes áreas estén comunicadas entre sí. Por ejemplo, una compañía recibe un pedido vía Internet, este llega al área de compras, allí es redireccionado al almacén, donde se verifica si los productos están disponibles, y, luego, si se comprueba que hay existencias, es empaquetado y despachado para su transporte. Todo esto se realiza a través de una red computarizada, sin necesidad de papeleo y movilización de personal como se hacía cuando no existían estos programas.

■ Estrategias logísticas comparativas

En las empresas el rol del mercadeo consiste en estimular la demanda y para ello es necesaria la implementación de estrategias logísticas que permitan satisfacerla. Es decir, las empresas deben desarrollar un detallado análisis de la demanda en términos de nivel, locación y tiempo con el propósito de determinar el punto de partida para el logro del resultado final de la actividad logística que consiste en atender dicha demanda en términos de costos y efectividad. Como las empresas desarrollan procesos logísticos, las estrategias deberán ser implementadas en actividades como las que se detallan en la figura 4.

Fuente: Elaboración propia.

Figura 4. Estrategias logísticas comparativas

Al implementar estrategias en estas cuatro actividades o procesos se logrará la satisfacción del cliente y la empresa obtendrá reducción de costos de la cadena, que es uno de los factores por los cuales las organizaciones se enfocan en la logística. Un ejemplo claro del beneficio que se obtendrá es cuando interactúan las áreas de logística y materiales utilizando la distribución física, pues guardan una directa interrelación: la primera provee a los clientes un nivel de servicio requerido por ellos, optimizando los costos de transporte y almacenamiento desde los sitios de producción a los sitios de consumo; la segunda, optimizará los costos del flujo de materiales desde los proveedores hasta a cadena de distribución con el criterio Justo a Tiempo (JAT).

Los componentes de la administración logística empiezan con las entradas que son materias primas, recurso humano, financiero y de información; estas se complementan con actividades tanto gerenciales como logísticas, las cuales se conjugan y constituyen salidas que son todas las características y beneficios que se obtienen por un buen manejo logístico.

¿Cómo lograr un buen funcionamiento de la administración logística? Se necesita de la implementación de ciertas estrategias comparativas, líderes en el manejo logístico, en los que los diferentes procesos cuenten con elementos necesarios para su desarrollo e implementación, a saber (Figura 5):

Que exista una organización logística formal.

Que se cuente con una infraestructura adecuada.

Que se cuente con los indicadores adecuados para medir el desempeño de los procesos.

Logística a nivel gerencial.

Logística con el concepto de valor agregado.

Orientación al cliente.

Alta flexibilidad para el manejo de situaciones inesperadas.

Outsourcing

como parte de la estrategia empresarial.

Mayor dedicación a los aspectos de planeación logística que a lo operativo.

Entender que la logística forma parte del plan estratégico.

Realizar alianzas estratégicas.

Fuente: Elaboración propia, con base en la visión del Georgia Institute of Technology.

Figura 5. Administración de la logística

■ Sistema de costos logísticos

La entrega y la logística para el cliente son factores fundamentales en el costeo logístico; la eficiencia en la entrega de productos, el cumplimiento y la competencia son factores que relacionan la distribución física con el éxito de las ventas de una empresa. Por ello, se deben establecer claramente los costos de la cadena logística, ya que cada operación requerirá de un trámite, una contratación, un documento e implicará unos costos y tiempos diferentes.

Imaginémonos el escenario de los productos que se embarcan hacia un destino en el extranjero, los cuales atravesarán tres trayectos geográficos distintos, a saber (Figura 6):

Fuente: Elaboración propia.

Figura 6. Cadena internacional de costos logísticos

Ante este escenario, el empresario tendrá que adelantar las siguientes acciones:

Preparación de la mercancía

: Embalaje y marcado.

Unitarización

: Paletización y/o contenedorización.

Manipulación

: En los terminales terrestres, portuarios y aéreos; almacenes y depósitos.

Transporte

: A lo largo de la cadena de

DFI

.

Seguro de la carga

: Pólizas para cobertura de riesgos.

Documentación

: Factura, certificados, registros, documentos de pago, entre otros.

Aduaneros

: Trámites de exportación e importación.

Bancarios

: Agentes y corresponsales.

Agentes

: Si van a tener todo o parte de la distribución.

Administrativos

: Incluye el personal ejecutiva y operacional de la empresa.

Para tener un control permanente en cada una de las etapas de la DFI es importante implementar una logística que le permita al exportador diseñar procesos ágiles, flexibles y simples para:

Generar una ventaja competitiva.

Diferenciar la empresa de la competencia.

Ser siempre la primera opción para el cliente

En el ámbito logístico de la Distribución Física de Mercancías, el sistema básico de los costos logísticos se establece como se resume en la siguiente figura:

Fuente: Archivo particular.

Figura 7. Sistema básico de costos logísticos

Los componentes básicos de esta ecuación se detallarán más adelante, cuando se trate el tema de la conformación de la matriz de costos logísticos de la DFI; por lo pronto, podemos establecer que cada etapa de la cadena logística está conformada por unos costos directos e indirectos, en los cuales se evalúan los tiempos de duración de cada proceso y se califica la calidad de los servicios.

■ Logística comercial internacional

Definimos la logística comercial internacional como el estudio que determina y gestiona los flujos de materiales, la producción y la distribución con los flujos de información, con el fin de adecuar la oferta de la empresa a la demanda del mercado en condiciones óptimas de calidad.

La preferencia de los consumidores hoy día es que el PRODUCTO sea vendido: En el lugar adecuado, en el momento oportuno, y que su precio refleje el que el consumidor esté dispuesto a pagar o el que él le asigne.

Aquí es cuando entra la administración de la logística y su gestión a todo nivel, es decir, la forma como el gerente del área deberá tener respuestas para el cliente, pues durante el proceso negociador tanto el exportador como el importador buscan obtener algo de la suma logística más DFI (Figura 8).

Fuente: Elaboración propia.

Figura 8. Suma de la logística + la DFI

Para desarrollar una logística adecuada se deben tener en cuenta cada una de las operaciones necesarias para mantener una actividad productiva, es decir, desde la programación de las compras hasta el servicio post­venta. En la figura 9 podemos observar la estructura de este sistema logístico:

Fuente: PROEXPORT (1999).

Figura 9. Estructura del sistema logístico

Con el manejo de un sistema logístico, las empresas lograrán proveer el PRODUCTO correcto, en la CANTIDAD requerida, en condiciones adecuadas, en el LUGAR preciso, en el TIEMPO exigido y a un COSTO razonable.

Esto se consigue mediante una gerencia de cadena de abastecimiento que cubra desde la materia prima hasta el punto donde el producto o servicio va a ser finalmente consumido, conjugado con una función gerencial que provea el PRODUCTO correcto, en la CANTIDAD requerida, en condiciones adecuadas, en el LUGAR preciso, en el TIEMPO exigido y a un COSTO razonable.

1.3 DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE MERCANCÍAS

■ Definición

Para definir la distribución física de mercancías primero debemos asumirla con un enfoque de gestión empresarial para que pueda ser seguida bajo la óptica de una gerencia de DFI en la toma de decisiones de los negocios de comercio exterior.

Por lo tanto, la definiremos como el conjunto de operaciones necesarias para el desplazamiento de los productos preparados como carga, desde el lugar de producción o manufactura en el país de exportación hasta el local del importador en el país destino, bajo el concepto de óptima calidad costo razonable y entrega justo a tiempo.

El objetivo es contribuir a que, desde la óptica gerencial, se pueda seguir la regla de oro de la DFI: “Transportar el producto adecuado, en la cantidad requerida, al lugar acordado y al menor costo total para satisfacer las necesidades del consumidor en el mercado internacional justo a tiempo (JAT) y con calidad total (CT)” (Ruibal Handabaka, 1994, p. XIII).

■ Importancia de la DFI

La importancia de la Distribución Física de Mercancías (DFI) surge de la necesidad de movilización y manejo óptimo de las cargas. Debido a una serie de graves contratiempos ocasionados por un mal dominio del transporte y de sus operaciones conexas, el mundo sintió la urgencia de analizar los medios conducentes a una mejor y mayor seguridad en la movilidad de las mercancías, lo cual propició el nacimiento del estudio y desarrollo de la Distribución Física de Mercancías y su Gestión Logística Internacional.

Desde esta óptica, la DFI tiene por finalidad descubrir la solución más satisfactoria para llevar la cantidad correcta de producto desde su origen al lugar adecuado, en el tiempo necesario y al mínimo costo posible, compatible con la estrategia de servicio requerida.

La gestión logística de DFI trata todo lo relacionado con el movimiento de la mercancia desde elproductor hasta el usuario final, incluyendo las etapas correspondientes a depósitos regionales o terminales y/o canales indirectos utilizados.

Como lo menciona Castellanos (2009), la DFI cumple la función de guardar el equilibrio que debe existir entre los términos contractuales y su cumplimiento en función de los canales de distribución, precios, tiempos y gestión operativa, y su proyección a mediano plazo en concordancia con la política empresarial.

La DFI se extiende sobre un campo muy amplio que abarca no solo el transporte, sino todas las actividades que se deben desarrollar acerca de cómo transportar, la tecnología de este y los itinerarios que se van a cubrir, a lo que se le deben sumar otros factores, tales como:

El acondicionamiento.

El embalaje.

Los transportes complementarios hasta el puerto o el aeropuerto de embarque.

Las manipulaciones y los puntos de depósitos intermedios.

Las formalidades de despacho de aduana a la salida del país exportador y a la entrada del país importador.

Los derechos y tasas de aduana que han de pagarse según el

INCOTERM

aplicado.

El seguro de transporte.

Las modalidades de entrega desde el puerto o el aeropuerto de llegada.

La selección y el control del personal de servicio durante el desplazamiento de la mercancía.

La seguridad de pago.

■ Aspectos de la distribución física de mercancías

Con base en la regla de oro de la DFI, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos con el fin de desarrollar una buena gestión logística de la distribución física de mercancías:

1. Importancia del tiempo y lugar. La utilidad de un producto depende no solamente de su forma (características físicas), sino de dónde está y de si se halla en un lugar dado en el momento en que se lo necesita.

2. Alcance de la distribución física. Se refiere a la parte del sistema de abastecimiento concerniente al movimiento del producto desde el vendedor hasta el cliente o consumidor, e incluye:

-  Transportes, incluso distribución local.

-  Almacenamiento del producto en el sitio donde fue fabricado, en lugares accesibles o en los mismos locales del consumidor.

3. Capacidad de transformación y elaboración. Implica satisfacer las fluctuaciones en la demanda total y los cambios verificados en la demanda de distintos productos.

4. Comunicación y control. Está dirigido mediante una red de comunicaciones y un subsistema de control. El subsistema de control se basa en esas comunicaciones y registros para la apertura de pedidos o traslados de materiales; su eficiencia es indispensable para el correcto funcionamiento del sistema.

5. Entorno de la DFI. Tiene que ver con la identificación del entorno comercial y operativo con los que se va a interactuar, a fin de tener claridad acerca de quiénes son las instituciones gubernamentales, organizaciones privadas, usuarios y prestatarios de servicios con los que se va a trabajar en el desarrollo de la cadena logística de la DFI (ver Figura 10).

6. Componentes básicos de la DFI. Este aspecto es indispensable para la construcción de la matriz de costos y tiempos de la cadena logística de la DFI. A través de ella identificamos los costos directos e indirectos que hacen parte de la cadena de procesos para la movilización de mercancías; los tiempos de movilización de los productos a través de sus interfaces, así como la de los servicios que se prestan durante el desarrollo de la operación y sus tiempos de tránsito, a fin de poder determinar los tiempos de entrega (ver figura 11).

Fuente: PROEXPORT (1999).

Figura 10. Entorno de la DFI

Fuente: PROEXPORT (1999).

Figura 11. Componentes básicos de la DFI

7. Servicio al cliente. En las relaciones que se establecen con los clientes es importante analizar el servicio que se presta y para ello será importante conocer:

Los elementos o factores que intervienen en el servicio

. Las primeras acciones deberán estar encaminadas a seleccionar los factores del servicio al cliente que tengan mayor importancia para el caso estudiado, tales como: el tiempo de respuesta a la solicitud de ofertas, disponibilidad del producto, flexibilidad frente a variaciones, relación precio ofrecido/precio de la competencia, soluciones a las reclamaciones u otros.

Diferenciar por los segmentos del mercado y por clientes

. Es importante el estudio de los diferentes mercados a los que se dirige la empresa de manera que se puedan diferenciar los servicios que se prestan a los clientes, pues no todos tienen la misma importancia dentro del mercado; es decir, diferenciar el servicio prestado (servicio que la organización ofrece realmente a sus clientes) a distintos clientes o grupos de clientes, incluso, aunque todos ellos pertenezcan al mismo segmento del mercado. Esta diferenciación se puede establecer en función de la cantidad de mercancías que se compra en el año, si se trata de un cliente asiduo, del grado de colaboración con los proyectos de la empresa, etc. Para esta diferenciación se puede utilizar el método

ABC

(

Activities Based Costing

), es decir, costos basados en las actividades. Consiste en asignar a cada producto los costos asociados a las actividades que generan en la cadena de abastecimiento que lo soporta.

Determinar el servicio esperado por el cliente

. La empresa debe proporcionar el servicio que aspira o desea recibir el cliente por lo que deberá conocer cuáles son las preferencias de este en relación con el servicio; de esta manera la empresa podrá dedicarles una atención más mesurada.

Determinar los costos asociados a cada nivel de servicio

. Se establecerán varias alternativas de servicios al cliente, evaluando los costos asociados a la misma; se tratará de establecer la relación costo-ingreso contra el nivel de servicio prestado.

En la distribución física no solo se analizan las acciones que se deben tener en cuenta en el nivel de servicio, sino que, además, están presentes una serie de elementos que integran el proceso de distribución física como los que se relacionan en la siguiente figura:

Fuente: Elaboración propia.

Figura 12. Elementos del proceso de distribución física

■ Tendencias de la distribución física de mercancías

Algunas de las tendencias que existen en la actualidad respecto a las políticas de distribución física en las empresas son:

Negociar con el área comercial los niveles de servicios

. Como se había señalado, es importante determinar la relación entre el nivel de servicio prestado y el nivel de servicio esperado con los medios técnicos y organizativos de que dispone la empresa, calculando los costos asociados a las alternativas que se analicen.

Establecer compromisos de entregas negociados con el área comercial

. Se tendrán en cuenta, de una manera objetiva, las fechas posibles y los plazos de entrega de los productos a los clientes.

Establecer y perfeccionar el sistema de previsión

. Se hará un estudio de las demandas actuales y futuras para prever estas con relativa exactitud, con el objetivo de poder planificar y organizar las actividades de distribución física.

Gestionar los

stocks

de productos terminados

. Para ello se empleará como soporte la informática, gestionando y controlando los niveles de inventario de los productos terminados.

Negociar con el área de producción el plan de fabricación

.Debe existir una relación entre los planes de producción y de distribución, ya que lo que se produce es lo que se distribuye, teniendo en cuenta las solicitudes realizadas por los clientes.

Contratar los servicios de distribución física

. Actualmente existe la tendencia a tercerizar los servicios de distribución física con entidades especializadas en este campo, con el objetivo de minimizar costos y mejorar el servicio al cliente. Las empresas que adoptan estos servicios convierten costos fijos en costos variables.

Reducir el número de almacenes

. Se tiende a reducir el número de almacenes regionales sin afectar el servicio al cliente. Esto lo fomenta el desarrollo en el campo de las comunicaciones y la informática.

Aumentar el número de envíos directos

. Si se disminuyen los almacenes regionales, crece la entrega directa de productos al cliente, lo cual permite la reducción de los costos de manipulación, almacenaje y, en muchos casos, de transportación.

Aumentar el tamaño de la entrega mínima

. Es importante aumentar el tamaño de los envíos directos para reducir costos de transportación y de esta forma elevar el aprovechamiento de las capacidades de los vehículos de transporte.

Sistematizar la transmisión y el tratamiento de los pedidos

. Con la utilización cada vez más creciente de la informática y las comunicaciones se logra hacer la transmisión y tratamiento de pedidos de forma eficiente sin menoscabar el servicio al cliente.

Sistematizar y automatizar la manutención

. Esto es muy similar a lo indicado en el ítem anterior pero está relacionado con las actividades de manipulación de las mercancías en los almacenes. Adquiere importancia la utilización de los códigos de barras en las unidades de expedición en toda la cadena logística.

Sistematizar el diseño de rutas de distribución

. A medida que se informatice el diseño de las rutas de distribución se podrá evaluar de forma rápida la mejor alternativa que minimice costos y que redunde en mejorar el servicio al cliente.

Protección al medio ambiente

. Renovación, reciclaje y recogida. Se estudiarán aquellas alternativas que menos contaminación aporten al medio ambiente durante el transporte y almacenaje. Se velará por la renovación, el reciclaje y la recogida de mercancía para que se realicen sin afectar el medio ambiente.

■ Factores de análisis de la distribución física de mercancías

Los factores que se deben tener en cuenta durante la gestión o administración logística de la DFI, y que se analizarán en los próximos capítulos, son los siguientes:

La carga.

Empaque, envases y embalajes.

Marcado, unitarización, contenedorización.

Contrato de compraventa.

Contratos de transporte.

Términos internacionales de comercialización –

INCOTERMS

.

Crédito documentario (cartas de crédito, seguridades de pago).

Seguros.

Acuerdos comerciales.

Tipos de transporte.

1.4. LA CADENA LOGÍSTICA

■ Introducción

La cadena logística es la vía imaginaria mediante la cual se realiza el movimiento de mercancías desde su origen hasta el consumidor final. Esta movilización se lleva a cabo a través del servicio, manipulación, transformación, desplazamiento y almacenaje que sufren los productos desde que son materia prima hasta su elaboración como mercancía final.

Estas cadenas se diseñan para que puedan cubrir los diferentes modos de transporte a saber: marítimo, aéreo y terrestre (férreo y carretera), y en su construcción participan diferentes actores que intervienen en diferentes etapas y cobijan:

El proceso entre el importador y el exportador de compraventa internacional, cuando se negocia y se coloca la orden.

El fabricante que compra y procesa la materia prima para obtener el producto terminado, utilizando un transporte interno para llevarlo desde la fábrica hasta el almacenamiento (

freight forward

), quien lo entrega al almacenista (

warehouse

) - consolidador de carga,

courrier

.

Los representantes del Ministerio de Agricultura, Medio Ambiente, Salud Pública, de la Dirección General de Aduanas, y

el representante para llevar la carga al medio de transporte –por vía aérea, marítima, férrea o por carretera–, para distribuirla a cada punto de destino seleccionado.

La administración de cada uno de estos actores juega un rol importante en la construcción y desarrollo de la cadena logística, debido a que con ello se facilita y controla flujo de mercancías objeto de la negociación internacional, que serán transportadas en el medio seleccionado.

Aquí es oportuno destacar que en la estructuración de la cadena logística internacional, además de las normativas legales, se deben tener en cuenta los convenios, acuerdos y tratados que rigen el transporte internacional y entre las naciones, así como la forma como se administran cada uno de los procesos integrantes de la cadena.

Como ya se mencionó en el apartado anterior, la gestión de estos procesos nos ayuda a direccionar las tres grandes logísticas de la empresa (aprovisionamiento, producción y distribución), las que sometidas al escenario internacional producto de las negociaciones y a las normativas legales aduaneras generan otros tres tipos de logística en el comercio exterior (delegada, compartida y propia), configurando así seis diferentes tipos de logística, a las cuales debemos sumar la logística verde y la de reversa, lo que conforma el espectro completo para gestionar adecuadamente la cadena logística internacional.

Recordemos que la cadena de suministro internacional se refiere a las actividades y procesos que involucran a clientes y proveedores para que la mercancía sea producida y distribuida en las cantidades correctas, en los lugares acordados y en el tiempo estipulado con el fin de cumplir con la necesidades de los clientes.

Por ello, en el proceso de construcción de la cadena se ven involucradas todas aquellas empresas, y las unidades de las mismas, que participan en la producción, distribución, manipulación, almacenaje y comercialización de los productos y sus componentes (Figura 13).

Fuente: Elaboración propia.

Figura 13. La cadena logística y sus departamentos de gestión

En consecuencia, la unidad de compras debe manejar un control de la relación con los proveedores y del grado de fiabilidad de las entregas. En lo que respecta al abastecimiento se debe hacer seguimiento a los pedidos y control al ciclo de pedido; en planificación se deben definir los parámetros de cálculo de las necesidades y control sobre la previsión de las ventas. En lo referente a producción, el control de tiempos de producción y los costos y tiempos de recambio de máquinas serán aspectos que se deben tener en cuenta. El grupo de bodega-almacenamiento deberá tener muy afinadas todas las operaciones de recepción, almacenaje, preparación y expedición, minimizando los movimientos y reduciendo al máximo la pérdida de mercancías. Para la distribución, se debe contar con una flota suficientemente flexible que pueda adaptarse a la demanda de las entregas diarias y mantener control de los tiempos de entrega y nivel de servicio.

Como se puede apreciar, son muchos los puntos críticos que se manejan durante la gestión de la cadena, y para su administración y cumplimiento debemos contar con elementos de apoyo, imprescindibles para gestionarla correctamente, como el mantenimiento de las bases de datos, el diseño y manejo de indicadores e informes que permitan hacer un seguimiento diario y gestionar la logística de manera más óptima y eficiente.

A continuación revisaremos cómo mediante el conocimiento de cada una de estas logísticas contamos con aspectos clave que se deben tener en cuenta en la gestión, y cómo su manejo y control nos ayudan en la construcción de la cadena logística internacional.

1.5. TIPOS DE LOGÍSTICAS

■ Logística de aprovisionamiento

La logística de aprovisionamiento la podemos definir como la gestión de asegurar el abastecimiento de mercancías necesarias para la producción, con el fin de evitar los faltantes ante los clientes. Es una operación que debe ser continua y desarrollarse en las mejores condiciones a fin de cumplir con los objetivo del negocio.

El aprovisionamiento contempla todos aquellos procesos y actividades destinadas a controlar el suministro que realizan los diferentes proveedores con los que cuenta la empresa en el desarrollo de sus operaciones. Como tal se constituye en un proceso mediante el cual el empresario resuelve problema complejos, tales como las cantidades demandadas, el momento adecuado para llevar a cabo su solicitud y los procedimientos a seguir, entre otros.

Esta acción no solo involucra las negociaciones de la calidad de los productos o el precio, sino también la calidad del servicio de suministro, cumplimiento de fechas y cantidades a entregar, frecuencias, y puede incluso llegar hasta los tipos de embalaje y unidades de carga que utilizarán los proveedores para la entrega.

La eficiente gestión de esta logística nos permite reducir la rotura de stock, manejar niveles de inventarios bajos y optimizar los procesos de chequeo y almacenamiento. Lo anterior se traduce en una información valiosa que nos permitirá reducir los costos logísticos del aprovisionamiento, los cuales se encuentran integrados en la estructura de precios de los materiales requeridos (Figura 14), y para ello es necesario llevar a cabo una gestión adecuada de los flujos físicos de información y administrativos, tales como:

La

planeación

del abastecimiento/aprovisionamiento desde los proveedores, teniendo presente las previsiones de producción o venta (administración de inventarios de materia prima).

La

coordinación

del aprovisionamiento y su transporte, y todas las operaciones relacionadas con ello.

La

administración

de todos y cada uno de los proveedores, buscando siempre la mejora del servicio y la reducción de los costos logísticos.

Fuente: Elaboración propia.

Figura 14. Actividades del aprovisionamiento

Por lo anterior, claramente se establece que la función de aprovisionamiento está condicionada por la cantidad demandada de bienes y servicios que los clientes están dispuestos a adquirir dentro de un período y en unas condiciones determinadas.

Esto nos lleva a la rotación de los bienes, los cuales determinarán al final parte de la rentabilidad del negocio; por lo tanto, el ritmo con el que se muevan las existencias de un bien llevan a su renovación en un periodo determinado. En otras palabras, entre más aumenta, se debe entender que más se está vendiendo.

Esa última expresión nos permite reconocer que para que esta máxima se cumpla debe existir un control de los bienes o mercancías; es decir, consiste en establecer su nivel de existencias, el cual se puede llevar a cabo a través de sistemas bien organizados de aprovisionamiento, mediante la confección y tramitación de los pedidos y, por último, durante la recepción de las mercancías en los puntos establecidos.

En este orden de ideas se debe distinguir entre la función de aprovisionamiento propiamente dicha que tiene un carácter más amplio, dentro de la cual se encuentra el concepto de compra y la función de compra específicamente (Anaya, 2011).

Según Anaya (2011), aprovisionar es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos aquellos productos y servicios del exterior que le son necesarios para su funcionamiento. Mientras que las compras constituyen una función más restringida, que tiene por objeto adquirir aquellos bienes y servicios que la empresa necesita, garantizado el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.

Así, podemos establecer que los objetivos de la compra son:

Mantener la continuidad en el abastecimiento.

Evitar duplicaciones, desperdicios e inutilizaciones.

Obtener costos bajos, acordes con calidad y servicio.

Mantener niveles de calidad.

Mantener la posición competitiva de la empresa.

Evaluación económica de las compras.

Desarrollo y beneficio mutuo entre las partes.

Velar por la exitosa rotación de los inventarios.

Satisfacción de los clientes internos, con entregas oportunas de los productos o servicios solicitados.

En otras palabras, es qué, cuánto, cuándo y dónde comprar. Qué productos hay que reponer. Cuánto producto hay que comprar. Cuándo hay que efectuar el pedido y dónde hay que situar el producto (Anaya, 2011).

En consecuencia, desde el punto de vista logístico, toda esta actividad tiene un costo que involucra: la decisión, la compra como tal, la post-compra y el servicio, los cuales implican actividades y acciones a nivel operativo y administrativo a saber:

Decisión.

En este aspecto se debe tener en cuenta la planeación de la compra, la selección, evaluación y calificación de los proveedores y el desarrollo de los mismos.

Compra.

Debe tener en cuenta el envío y evaluación de las ofertas, los documentos de la compra, la recepción de los pedidos, la evaluación de la calidad y el precio.

Post-compra.

Tiene que ver con el manejo, almacenamiento, inventario, transporte, calidad, inventario, administración y costos financieros involucrados en el proceso.

Servicio.

De acuerdo con lo establecido en la negociación, encontramos el mantenimiento y el servicio al cliente.

En efecto, una de las actividades más sensible y de mayor importancia dentro de la gestión de compras tiene que ver con la valoración y categorización de los proveedores, y es por ello que se hace necesario tener una clasificación de estos enfocada en su capacidad de respuesta, que será la prueba que encerrará el marco de las futuras relaciones comerciales.

En este orden de ideas, las compañías deben localizar sus proveedores y seleccionarlos con base en los criterios que exija la empresa en cuanto a su política de compras, canales de distribución, distancia, etc.

Una vez categorizados los proveedores, se debe llevar a cabo una selección de estos, desde el punto de conveniencia comercial, con el fin de llegar a un número reducido y se les aplicará el estudio de calificación con base en:

La calidad del producto.

Las facilidades de entrega.

Los plazos de entrega.

La continuidad.

La flexibilidad.

El nivel tecnológico.

Los precios.

Los seleccionados pasarán a la etapa de evaluación en la que las empresas establecen criterios para su aplicación con base en el precio, la calidad, el servicio (cumplimiento en el plazo y la cantidad), el servicio (respuesta a la petición de oferta), la asistencia técnica y el servicio post-venta, entre otros.

En conclusión, en la logística de aprovisionamiento, la función más importante de la gestión de compras es buscar al proveedor adecuado antes de realizar la adquisición, teniendo en cuenta los siguientes aspectos clave:

Fuente: Elaboración propia.

Figura 15. Aspectos clave para la selección de proveedores

Este esquema nos permite establecer que, paralelo a la selección de los proveedores, debemos complementar esta acción con actividades que respalden esta clasificación y que permitan el manejo de una información actualizada de productos de tal forma que con este conocimiento se pueda mantener una negociación permanente de calidades, precios, plazos y presentaciones. De esta forma, será más eficiente establecer la previsión de las compras y planificar los pedidos para preparar las órdenes de compra más ágilmente y con ello evitar las discrepancias en entrega.

Todo lo anterior deberá estar respaldado en la empresa con actividades de aprovisionamiento que prevean las necesidades, y con la planificación del tiempo necesario para cumplir con exigencias de las ventas.

Estas actividades relacionadas con el aprovisionamiento nos llevan a una actividad igualmente sensible: el almacenamiento, el cual debe administrarse de manera muy eficiente a fin de evitar sobrecostos en la cadena logística (Figura 16); recordemos que cada proceso debe generar valor agregado dentro de la misma y no un costo.

Fuente: Elaborado con base en Consultoría Brand-X (2000, p. 8).

Figura 16. Actividades logísticas y la generación de valor

De esta manera, el almacenamiento de los productos o mercancías está amarrado a la gestión de aprovisionamiento, la cual se orienta al cumplimiento de cuatro ejes importantes como son: el abastecimiento eficiente (no roturas de stocks, ni sobrestocks); la calidad de los productos con base en las exigencias de los clientes; buenas relaciones con los proveedores y buenas condiciones de suministro; acciones que exigen el diseño de un buen sistema donde se puedan almacenar materiales por un período y permitir el acceso a dichos materiales cuando estos sean necesarios.

■ Almacenamiento

Para definir almacenamiento podemos señalar que se trata de la acción de dar una ubicación específica a cualquier material –materias primas, semielaborados, terminados–, con el fin de ubicarlo oportunamente cuando sea requerido; lo que en logística se traduce como la utilización óptima de un espacio asignado para colocar una determinada cantidad de elementos o referencias. Esto nos lleva al almacén o bodega, lugares donde se guardarán los diferentes tipos de mercancías, que administrados mediante una política de inventarios ayudan al control físico y al mantenimiento de todos artículos inventariados.

Para diseñar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada dos aspectos clave: el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento.

Gestionar un almacén consiste, básicamente, en la definición de los criterios para seleccionar los materiales que saldrán de este a fin de atender una petición concreta. Es decir, la definición del período de permanencia de los productos en el almacén, para lo cual se cuenta con los siguientes sistemas:

Sistema

FIFO

(

First In – First out

)

. Es el más utilizado y basa su estrategia en que las primeras salidas del producto del almacén corresponden a las primeras entradas de materiales llegadas al almacén; en otras palabras, lo primero que entra es el primero que se expide. Este sistema se utiliza en sectores que manejan inventarios muy dinámicos a fin de evitar la aparición de obsoletos (industria automotriz).

Sistema

LIFO

(

Last In – First out

)

. Su estrategia consiste en que los últimos materiales o productos en entrar serán los últimos en salir. Es utilizado en la industria de alimentos, específicamente en el sector de los frescos.

Sistema

FEFO

(

First Expired – First Out

)

. Consiste en darle salida primero a los productos que tengan la fecha más próxima de caducidad. Sistema utilizado en la industria farmacéutica.

La función principal de la gestión del almacén o bodega consiste en la optimización de los flujos físicos; lograr este objetivo depende de los flujos de información y se desarrolla paralelamente por tres vías: información para gestión; identificación de ubicaciones, e identificación y trazabilidad de las mercancías.

Todos los almacenes son diferentes y por ello es necesario clasificarlos teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

Relación con el flujo de producción

. Estos se clasifican teniendo en cuenta el flujo de producción de materias primas, de productos terminados, de material auxiliar y de preparación de pedidos y distribución.

Según su ubicación

.Se clasifican dependiendo del lugar y cómo se almacenen: bajo techo, dentro de la bodega y al aire libre en patios debidamente demarcados.

Según el material que se va a almacenar

. Va definido por el tipo de carga y la especialización de la misma, a saber: por bultos, a granel, líquidos y gases.

Según su localización

. Se clasifican en regionales y en centrales. Los primeros se ubican cerca de los centros de consumo y los segundos, cerca de los centros de fabricación.

Según su función logística

. Estos se clasifican en centros de consolidación, centros de ruptura, centros de tránsito, en almacenes cíclicos o estacionales y almacenes de custodia a largo plazo. Estos están más ligados a la concepción moderna de los centros de actividades logísticas que se analizan en el capítulo 5.

Las actividades que se llevan a cabo en el almacén son:

Llegada al almacén

Descarga

Recepción y control

Almacenamiento

Desalmacenaje

Picking

Consolidación de destinos

Agrupamiento

Carga

Envío

En este punto, la empresa debe determinar el diseño o selección de sus zonas de almacenamiento de las mercancías, que no es otra cosa que el espacio donde se colocarán los productos a la espera de ser transferidos a otro eslabón dentro de la cadena de suministro.

En el proceso de almacenamiento se interrelacionan actividades, tales como pedidos, inventarios, recepción de mercancías, despacho, etc., los cuales se resumen en el siguiente esquema.

Fuente: Elaboración propia.

Figura 17. Actividades interrelacionadas en la gestión

 de almacenamiento

Aclaremos que el cross docking, que se da en los centros de tráfico, es la mercancía que no hace parte del inventario del almacén; es aquella que entra al almacén y sale al mismo tiempo que se preparan los despachos de los clientes.

Respecto a los inventarios se deben tener en cuenta los sistemas de embalaje, los tamaños de los lotes, los equipos y su capacidad, el surtido, etc. Igualmente se debe tener presente dónde se ubicarán los inventarios, teniendo en cuenta la urgencia de los pedidos, la frecuencia de entrega, la accesibilidad a los espacios e instalaciones y costos, entre otros.

De esta forma se llega al diseño de los almacenes, los cuales no entraremos a describir aquí; sin embargo, sí destacaremos las zonas que lo componen, independientemente de que sea propio o en outsorcing. En otras palabras, corresponde a la descripción del layout del almacén, que equivale a la disposición de los elementos dentro del mismo (Figura 18):

Zona de recepción o descargue

. Área destinada al desarrollo de todas las actividades relacionadas con el recibo de las mercancías.

Zona de almacenamiento

. Área destinada a los productos que van a ser almacenados.

Zona de

picking

– preparación pedidos

. Espacio al cual serán trasladadas las mercancías desde la zona de almacenamiento para ser preparadas para su despacho.

Zona de

cross-docking

. Área destinada a recibir la mercancía que entra y sale inmediatamente, sin pasar por la zona de almacenamiento.

Zona de despacho

. Lugar donde se lleva a cabo la expedición y revisión final de las mercancías.

Zona de maniobras

. Sitio donde transitan tanto máquinas como personas; es decir, las calles y carreras del almacén.

Zona de administración

. Espacio destinado a la ubicación de las oficinas desde donde se coordina la operación del almacén.

Fuente: Elaboración propia.

Figura 18.Lay out almacén

En el capítulo 5, dedicado a los centros de actividades logísticas, se apreciarán en forma más detallada los principios básicos para el diseño externo e interno de los almacenes.

■ Logística de producción

Es la parte donde se gestionan los flujos físicos y administrativos de la transformación de los materiales, el ensamble de las piezas y elementos y, el almacenamiento de productos terminados, con el fin de colocarlos para su distribución.

Al hablar de logística de producción debemos empezar señalando que las empresas productoras cuentan con unos medios para desarrollar sus actividades, tales como la fábrica propiamente dicha, los almacenes, y las actividades que realizan en ellos tienen que ver con la compra de materia prima, la que, a su vez, mediante la gestión de producción, ingresa al proceso como materiales para que se transformen en productos terminados que luego son llevados a los centros de consumo.

Lo anterior conlleva una serie de actividades que se inician cuando el productor, o fabricante de un bien, adquiere los elementos necesarios para que el producto que se elabore llegue a buen término. Como estos elementos se compran en grandes cantidades deben ser almacenados en los sitios destinados para tal fin (bodegas, almacenes); allí son organizados con base en las líneas de producción establecidas para que lleguen en las cantidades requeridas y en el momento preciso para la fabricación del producto final, con bajos niveles de desperdicio y a bajo costo.

En este escenario es donde la gestión de la producción debe coordinar que estos productos terminados lleguen al consumidor final, a través de la gestión de stocks, compras, almacenaje y distribución. Son tareas en las que la logística de producción cumple una función primordial porque está presente en cada una de ellas (Figura 19).

Fuente: Elaboración propia.

Figura 19. Gestión de coordinación de los procesos

Esta logística involucra una serie de elementos clave, tales como la maquinaria, el transporte y el recurso humano. Además, tiene la particularidad de la integración de la cadena logística, el transporte y determinación de itinerarios de los vehículos, la gestión de almacenes y las estrategias de distribución y gestión de inventarios.

La logística de producción facilita el mantenimiento y abastecimiento de los materiales; constituye, por consiguiente, el motor de las empresas u organizaciones, las cuales deben implementar estrategias para trabajar y planear esta logística con el fin de que se desarrolle a tiempo y en forma adecuada y justa. En el abastecimiento de una empresa se agrupan una serie de actividades, cuya ejecución permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad entre equipos, máquinas, construcciones, etc. (Figura 20).

En otras palabras, la logística de producción es la gerencia del abastecimiento de la materia prima y del producto terminado hasta el punto en donde el bien o servicio son consumidos.

En conclusión, el objetivo principal de esta logística recae en la administración del flujo adecuado de materiales a través de la empresa, lo que obliga a que se definan muy claramente los objetivos de servicio al cliente de altos estándares en cuanto a entregas se refiere.

Fuente: Elaboración propia.

Figura 20. Logística de producción

■ Logística de distribución

Una vez los productos han sido elaborados, terminados y almacenados, el siguiente paso dentro en la gestión logística de la cadena es la de cumplir con las necesidades de nuestros clientes; en otras palabras, consiste en organizar la distribución y transporte de los productos, a fin de cubrir la demanda del mercado y llevarlos hasta su destino final.

La función de la distribución y transporte hace parte de la gestión de los flujos físicos de información y administrativos de la Distribución Física Internacional (DFI) relacionados con:

La

previsión

de la actividad de los centros logísticos.

La

movilización

de las mercancías de un lugar a otro del almacén, contando con los recursos y equipos necesarios para ello.

La

preparación

de los pedidos o la ejecución de

cross-docking

(tránsito)

Cuando se requiera, llevar a cabo actividades de

transformación

del producto (

kitting,

etiquetado, etc.)

El

transporte

de los pedidos hasta los clientes, de acuerdo con los canales de distribución que se manejen.

En otras palabras, las funciones de la distribución son: transportar, fraccionar, almacenar, surtir, contactar e informar.

Para ejecutar estas funciones, las empresas deberán adelantar la delineación de un esquema de distribución conforme a sus necesidades y, a partir de él, organizar toda la red de envíos, contando o contratando los medios de transporte adecuados para la movilización de sus mercancías.