Meine Sekretärin ist genial, Ihre auch? E-Book

Andreas Odenwald

• Herausgeber: Mosaik
• Kategorie: Ratgeber
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2009

Seitenzahl: 134

Beschreibung

Das längst erwartete Geschenkbuch für Sekretärinnen, ihre Kollegen, Chefs und viele andere.

Hinter jedem erfolgreichen Chef / Team steht eine tüchtige Frau – die Sekretärin. Das Abwimmeln von Anrufern beherrscht sie perfekt, E-Mails verfasst sie formvollendet mit geschlossenen Augen, sie hat alle Termine im Kopf, kennt die Eigenheiten ihres Chefs oder die Vorlieben ihrer Chefin, und wenn man sie mitten in der Nacht wecken würde, könnte sie ohne zu stocken die Telefonnummern der wichtigsten Kunden aufsagen. Ohne sie käme alles zum Erliegen. Hier kommt die Sekretärin zu Ehren, hier werden alle ihre Vorzüge und Fähigkeiten gewürdigt. Und es wird gezeigt, was einen Boss in den Wahnsinn treiben würde. Was zum Glück selten vorkommt ...
Nach Chefs und Kollegen rückt dieses amüsante Buch aus dem Büro- Alltag die Sekretärin ins Rampenlicht. Ob Rechte Hand, Teamassistentin oder Vorzimmerdame – hier werden ihre Leistungen gewürdigt und die möglichen Fehler und Schwächen treffsicher aufgedeckt.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

 

Lob

Eine Liebeserklärung

 

HIER SPRICHT DER CHEF – Alter: 51, Geschäftsführer einer Werbeagentur

»Wie meine Assistentin mich vor dem Rausschmiss rettete«

Mit der Erfindung der Schreibmaschine fing alles an

 

HIER SPRICHT DER CHEF – Alter: 41, Chef einer Steuer- und Wirtschaftsberatungskanzlei

Die Ersatzmutter

»Fräulein Siebert, zum Diktat!«

 

HIER SPRICHT DER CHEF – Alter: 33, Software-Unternehmer

Die Neunmalkluge

 

»Schön war es nur, wenn der Chef nicht da war«

 

HIER SPRICHT DER CHEF – Alter: 76, ehemaliger Abteilungsleiter beim Fernsehen

Eine »Bissgurke« macht Karriere

Sprachlich veredelt: die Assistentin

 

HIER SPRICHT DER CHEF – Alter: 48, Leiter der Marktforschung in einem Industriekonzern

Immer gute Laune und ein funktionierendes Netzwerk

Ohne sie geht die Welt unter

 

HIER SPRICHT DIE CHEFIN – Alter: 34, Geschäftsführerin eines Designstudios

»Unser toller Sekretär«

Die Frage aller Fragen: »Worum geht’s?«

 

HIER SPRICHT DIE CHEFIN – Alter: 36, ehemalige Bankerin

Mobbing brutal

Wie kommt man bloß an ihr vorbei?

 

HIER SPRICHT DER CHEF – Alter: 63, Vorständler

Rituale, Kämpfe und Affären

Die »Bundestrainerin«

 

HIER SPRICHT DER CHEF – Alter: um die 50, leitender Beamter

Lauschangriff mit Folgen

»Man muss kein Ekelpaket aushalten«

 

HIER SPRICHT DER CHEF – Alter: 53, Chef einer Anwaltskanzlei

»Man behandle sie stets mit Respekt«

»Lass das Wunder geschehen, dass ich alles zur selben Zeit tun kann!«

 

Nachwort

Danksagung

Copyright

The girl in the office is my queen, I’m her singer, she plays the machine.

 

»Secretary Blues« Lonnie Johnson (1899-1970)

Eine Liebeserklärung

Dieses Buch ist mir eine Herzensangelegenheit. Das ist keineswegs nur so dahergesagt, um eine freundliche Einleitung zu formulieren. Der Berufsstand der Sekretärin liegt mir wirklich am Herzen, im Wortsinn. Für Sekretärinnen habe ich eine Schwäche, schon immer gehabt. Einen »soft spot«, wie es im Englischen so unnachahmlich heißt. Ich bewundere Sekretärinnen dafür, wie sie ihren Job und was sie aus sich machen.

Zwar will ich nicht so weit gehen, mich in grenzenloser Demut vor die Schreibtische der Sekretärinnen dieser Welt zu werfen. Aber Worte wie Achtung und Respekt sind durchaus angebracht. So ertappe ich mich auf geschäftlichen Terminen häufig dabei, der Sekretärin mehr Aufmerksamkeit zu schenken als ihrem beziehungsweise ihrer Vorgesetzten, mit dem (der) ich verabredet bin.

In großen Unternehmen gibt es bekanntlich den Brauch, dass der Besucher im Foyer, nachdem er sich beim Empfangspersonal angemeldet hat, von der Sekretärin der betreffenden Abteilung abgeholt wird. Dieses Ritual, das bitte nie aussterben möge, ist mir lieb und teuer. Es beginnt damit, dass der oder die Diensthabende am Desk eine interne Telefonnummer wählt, halblaut in den Apparat spricht und den Namen desjenigen nennt, der da vorgibt, einen Termin zu haben. Die Anfrage wird bestätigt, ein Laufzettel ausgefüllt und über den Tresen geschoben. Man bekommt den Namen der

Sekretärin genannt, die in ein paar Minuten herunterkommen wird. Bis das so weit ist, vertritt man sich in der Empfangshalle die Beine, betrachtet beiläufig die Bilder und Urkunden an den Wänden oder die ausgestellten Unternehmensprodukte. Man beobachtet das Treiben in der Halle und pliert dabei mit einem Auge zum Fahrstuhl: Gleich muss sie kommen. Ich weiß nicht, wie es anderen geht – vielleicht bereiten sie sich in diesen Momenten schon auf ihr Geschäftsgespräch vor. Ich hingegen bin erst mal gespannt, wie sie wohl aussehen wird, was für ein Typ sie ist.

Für Sekretärinnen habe ich eine Schwäche, ich bewundere sie dafür, wie sie ihren Job machen.

Dann ist sie da, blickt suchend um sich, schreitet herbei. Was den weiteren Fortgang des Geschehens betrifft, muss man ab jetzt unterscheiden: Möglich, dass es die ganz Unnahbare ist, die da heranrauscht. Im Vollgefühl ihrer Wichtigkeit, mit jedem Schritt Autorität ausstrahlend. Oder die Kameradschaftliche, die einen mit herzlichem Lächeln willkommen heißt. Auch die Traumfrau kann es sein, die mir in dem Moment, wo sie sich aus dem Lift schält, den Atem verschlägt und mich auf dem Weg nach oben verzweifelt um ein halbwegs charmantes Wort ringen lässt.

Frühe Faszination

Apropos Traumfrauen: Ich gestehe gern, dass sie es einst waren, mit denen meine Faszination für den Sekretärinnenstand begann.

Ort des Geschehens: die Hamburger U-Bahn. Ich war 17 Jahre alt, als meine Familie nach Hamburg zog. Vorher hatten wir auf einer Nordseeinsel gelebt. Nun musste ich täglich um halb acht mit der U-Bahn zur Schule fahren, elf Stationen. Eine ausreichende Strecke, so hatte ich anfangs spekuliert, um noch schnell die restlichen Schularbeiten zu machen: auf den Aufsatz vorbereiten, Matheformeln lernen. Dass daraus an keinem einzigen Tag bis zum Abitur etwas wurde, lag an den hinreißenden Geschöpfen, die mit mir stadteinwärts fuhren: Sekretärinnen auf dem Weg zur Arbeit, eine hübscher und begehrenswerter als die andere. Eine Modenschau oder ein Beauty-Wettbewerb hätte für mich nicht aufregender sein können.

Natürlich habe ich nie gewagt, auch nur eine Einzige anzusprechen. Sie schienen unerreichbar. Ebenso vergeblich war das Bemühen, in den Gesichtern dieser hochelegant gekleideten und perfekt frisierten Schönheiten auch nur die Spur eines Interesses an dem verwirrten Gymnasiasten zu entdecken. Was einem blieb, war das Träumen, und so saß man dann in der ersten Unterrichtsstunde im Klassenzimmer und konnte sich nicht konzentrieren.

Bewundernswerte Eigenschaften

Im Lauf der Jahre habe ich dann viele Sekretärinnen persönlich kennengelernt, viele privat, sehr viele beruflich, vier oder fünf in meiner Eigenschaft als Vorgesetzter. In fast allen Situationen, in denen ich es mit Sekretärinnen zu tun hatte, ist meine Achtung vor ihrem Berufsstand nie gewichen. Ich verneigte mich und tue das immer noch vor dieser Ballung an bewundernswerten Eigenschaften, die eine gute Sekretärin, eine, die ihren Beruf ernst nimmt, auszeichnen:

Sie besitzt diese unglaubliche Disziplin. Wenn sie bis nachts um zwei feiert, steht sie trotzdem am nächsten Morgen pünktlich an der Haltestelle. Und auch noch wie aus dem Ei gepellt. Denn immer legt sie Wert auf ihr Äußeres. Sie lässt sich nicht gehen. Ihr Auftreten ist bestechend. Wenn jemand sein Ego unter Kontrolle haben muss, dann sie.

Andererseits, und das ist dieser reizvolle Gegensatz, gibt es da gleichzeitig diesen (mehr oder weniger) diskret zur Schau gestellten Machtanspruch. Sie bestimmt, wer vor- und reingelassen, durchgestellt wird. Wer einen Termin bekommt. Wer zurückgerufen und wer einfach vergessen wird. Natürlich genießt sie diese Macht. Wer will es ihr verdenken, deren allererste Pflicht es ist, Anweisungen entgegenzunehmen?

Ich habe Sekretärinnen erlebt, bei denen ich mich ertappt habe, den Respekt, der eigentlich ihren Vorgesetzten gebührt, auf sie übertragen zu haben. Man merkt so was, wenn man sie nach Feierabend zufällig auf der Straße, im Wirtshaus oder im Theaterfoyer trifft. Auch dort bewahren sie diese gewisse Aura. Was sie selber möglicherweise gar nicht beabsichtigen, da es dem sozialen Kontakt ja eher abträglich ist.

In fast allen Situationen, in denen ich es mit Sekretärinnen zu tun hatte, ist meine Achtung vor ihrem Berufsstand nie gewichen.

Manchmal, wenn ich in der Zeitung lese, der Großindustrielle Soundso oder der Vorstandsvorsitzende Dingsbums oder der Würdenträger Dr. Wichtig habe gestern den Geschäftsbericht vorgelegt, die Öffentlichkeit über entscheidende Neuerungen informiert, ein richtungsweisendes 20-Punkte-Programm präsentiert, einen bedeutenden Gast zum Gedankenaustausch empfangen – dann stelle ich mir vor, wie es die letzten Tage bei denen da oben in der Führungsetage zugegangen sein muss. Wie der Chef und seine diversen Assis und Speichellecker aufgeregt und hektisch durcheinandergebrüllt haben. Wie sie sich Akten und Vorgänge reichen ließen, hier noch was geändert, dort etwas völlig neu formuliert haben wollten. Und wie in diesem Chaos einzig sie den Überblick, die Contenance, die Geduld, den Durchblick bewahrt hat: die Sekretärin. Und wie sie dann abends ziemlich kaputt nach Hause gekommen ist, die Schuhe in die Ecke gepfeffert und sich dabei noch sorgenvoll gefragt hat, ob sie wirklich an alles gedacht hat an diesem turbulenten Tag.

Es gibt auch andere. Aber …

Es ist mir klar, dass sich manche Leser spätestens an dieser Stelle, wenn sie es nicht schon vorher getan haben, an die Stirn tippen. In ihren Augen mag das, was ich bisher über Sekretärinnen ausgeführt habe, zu einseitig sein, zu verklärend, ja: zu schwärmerisch. Ich weiß, dass manche Leute die Faust in der Tasche ballen, wenn von Sekretärinnen auch nur die Rede ist. Wer hat sie nicht schon verflucht, wenn er wieder einmal abgewimmelt worden ist? Ich habe Vorgesetzte erlebt, männliche wie weibliche, die vor Wut über ihre Sekretärin schäumten, wenn sie sich im täglichen Bürokampf mal wieder über sie geärgert hatten. Die sich darüber aufregten, dass die Sekretärin »schon wieder nicht mitgedacht« hatte. Die sich mehr als einmal schworen: »Morgen schmeiße ich sie raus!« – und es dann doch nicht taten.

Alles das gibt es, gar kein Zweifel, und da es zum Büroalltag genauso dazugehört wie die positiven Seiten der Sekretärinnentätigkeit, soll es in diesem Buch auch gar nicht unter den Teppich gekehrt werden. Aber alles zu seiner Zeit! Diese einleitenden Worte stehen nun mal unter dem Zeichen der grundsätzlichen Verehrung meinerseits, da gibt es nichts dran zu rütteln.

Und deshalb schließe ich hier mit dem entzückenden Bonmot einer Sekretärin, die von ihrem Chef, weil sie etwas vergessen hatte, angebrüllt wurde, ob sie sich nicht lieber einen anderen Job suchen wolle, für diesen hier sei sie offensichtlich zu blöd. Sie ließ sich nicht im Geringsten provozieren, war nicht die Spur aufgebracht, schaute ihm freundlich ins Gesicht und antwortete geradezu liebevoll: »Wenn ich so schlau wäre wie Sie, Herr Direktor, wäre ich ja auch keine Sekretärin.«

Wortlos, so hat sie’s mir erzählt, habe er sich umgedreht und in sein Zimmer verzogen, die Tür zuknallend. Nach einer Viertelstunde kam er wieder raus und murmelte eine Entschuldigung.

 

Zum Ablauf des Buches: Auf jedes Kapitel folgt unter der Rubrik »Hier spricht der Chef« ein Erfahrungsbericht über Erlebnisse mit Sekretärinnen. Was die zehn Damen und Herren Vorgesetzten mir erzählt haben, ist so originalgetreu wie möglich wiedergegeben.

HIER SPRICHT DER CHEF

Alter: 51, Geschäftsführer einer Werbeagentur

»Wie meine Assistentin mich vor dem Rausschmiss rettete«

Diese Geschichte ist fast filmreif. Wenn ich mehr Zeit hätte, würde ich versuchen, ein Drehbuch daraus zu machen. Es wäre bestimmt ein schöner Stoff!

Ich bin – immer noch, und zwar weil meine Assistentin mich gerettet hat – Geschäftsführer einer Werbeagentur in Hamburg, die vornehmlich für die Kosmetikbranche Konzepte entwickelt. Es handelt sich um das Tochterunternehmen eines ziemlich großen Konzerns mit Hauptsitz in Frankreich. Die hohen Herren aus Paris lassen uns weitgehend in Frieden, was sicher daran liegt, dass wir gute Geschäfte machen und der Zentrale keine Probleme bereiten. Einmal, allerhöchstens zweimal pro Jahr fliegt einer der Direktoren aus Paris ein, er lässt sich die Geschäftsunterlagen zeigen,vergleicht sie mit den Daten, die wir ihm zugeschickt haben, stellt ein paar Fragen, erörtert neue Strategien. Dann lade ich ihn zum Lunch ein, und am Nachmittag zwitschert er wieder ab.

Doch dieses eine Mal vor drei Jahren war es nicht ganz so problemlos wie sonst. Im Gegenteil, ich war nah dran, mächtig Ärger zu bekommen.

Am Morgen des betreffenden Tages, als ich zur Arbeit kam – der Besuch war noch nicht da -, erwartete mich meine Assistentin im Vorzimmer mit ernstem Gesicht. Sie kam, was sie sonst nie tat, gleich mit in mein Büro und zog die Tür hinter sich zu.Wie immer sah sie hinreißend aus; gekleidet war sie noch eine Spur eleganter als üblich. Eine äußerst attraktive Frau, pechschwarze Haare, ebenso schwarze Augen, Superfigur, Alter um die 30 – ich will gar nicht verhehlen, dass ich mir mehr als einmal ausgemalt hatte, mit ihr ins Bett zu gehen. Aber ich hatte mich immer zusammengerissen, ihr keinerlei Avancen gemacht und bis auf gelegentliche Komplimente kaum erkennen lassen, dass sie mir als Frau gefiel.

Unser Verhältnis war offen und vertrauensvoll, dienstlich sowieso, aber auch darüber hinaus.

Unser Verhältnis war offen und vertrauensvoll, dienstlich sowieso, aber auch darüber hinaus. Wie alle in der Agentur duzten wir uns. Einmal hatte sie mir unter Tränen von irgendwelchem Liebeskummer erzählt, worauf ich sie nach Feierabend auf ein Glas Wein eingeladen und mir Mühe gegeben hatte, sie etwas aufzuheitern. Dass sie mich wohl auch ganz gut fand, war mir in den drei, vier Jahren unserer Zusammenarbeit nicht entgangen. Manchmal knisterte es zwischen uns, aber, wie gesagt, mehr war da nicht.

Nun also ließ sie sich auf den Besucherstuhl an meinem Schreibtisch fallen und eröffnete mir, dass in dem Zahlenmaterial, das wir in wenigen Stunden dem französischen Direktor präsentieren wollten, etwas nicht stimmte. Das Wort »etwas« ist noch gewaltig untertrieben – sie hatte einen Fehlbetrag von über 80 000 Euro entdeckt.

Am Vorabend, als ich schon gegangen war, so erzählte sie, habe sie ein ungutes Gefühl beschlichen, worauf sie sich den ganzen Bericht noch mal vorgeknöpft und die Daten von vorne bis hinten geprüft hatte. Wie der Fehler zustande gekommen war, konnte sie sich nicht erklären. Ich mir auch nicht. So was war noch nie vorgekommen bei uns.

80 000 Euro! Mir wurde ganz blümerant. Korrigieren beziehungsweise manipulieren ließ sich die Sache in der kurzen Zeit nicht mehr, das war klar. Und ebenso klar war, dass der Direktor den Fehler unweigerlich entdecken würde. Die logische Folge: mein Rausschmiss. Fristlos! Ich sah mich schon am Abend vor die Belegschaft treten, meinen Abschied verkünden, den Schreibtisch aufräumen, meine Sachen packen und wie ein geprügelter Hund vom Hof schleichen.

Was tun? Mir fiel nichts ein. Ich war wie benommen und unfähig, einen klaren Gedanken zu fassen. Doch die Assistentin behielt einen kühlen Kopf. Sie legte ganz leicht ihre Hand auf meinen Arm und sagte: »Lass mich mal machen! Ich deichsel das schon.«

Und wie sie das gedeichselt hat! Das werde ich wohl nie vergessen. Sie zog sich an ihren Arbeitsplatz zurück, tippte irgendwelche Dinge in ihren Computer und telefonierte viel herum, einmal, wie ich mit einem Ohr mitbekam, mit der französischen Zentrale, ein anderes Mal mit unserem Steuerberater. Dann trudelte irgendwann unser Gast aus Paris ein, der weltläufige, gut aussehende und charmante Monsieur le Directeur. Immer höflich und zuvorkommend, besonders den Damen gegenüber, aber ich wusste, er konnte auch knallhart sein. Zunächst zogen wir beide uns in mein Zimmer zurück und sprachen über allgemeine firmenpolitische Dinge, wobei es mir, wie man sich denken kann, schwerfiel, mich zu konzentrieren. Aber ich gab mir redlich Mühe. Dann kam, wovor ich mich fürchtete: der Blick in die Bücher. Bei diesem Part, so war es üblich, war die Assistentin dabei.

Ich war wie benommen und unfähig, einen klaren Gedanken zu fassen. Doch die Assistentin behielt einen kühlen Kopf.

Nun also ihr großer Auftritt. Sie beugte sich vor, sah dem Direktor tief in die Augen und sagte in perfektem Französisch (das ist bei uns allen Voraussetzung), sie sei etwas verwundert, dass ihre E-Mail von voriger Woche unbeantwortet geblieben sei. Welche E-Mail, fragte der Direktor, er bekomme schließlich Hunderte täglich, die könne er sich nicht alle merken. Manchmal drücke er die Dinger auch einfach weg. Am besten sei es, immer die E-Mail-Adresse seiner Sekretärin zu benutzen, da gehe garantiert nichts verloren. Diese E-Mail aber, beharrte meine Assistentin, sei eine besonders wichtige Mail gewesen, deshalb der direkte Weg. Und zwar hätte sie darin – in meinem Auftrag – den Vorschlag gemacht, einen Betrag von 81 224 Euro aus dem laufenden Geschäftsjahr rauszunehmen und erst im kommenden Jahr zu verbuchen, weil das steuerlich wesentlich günstiger sei.

Aha, sagte der Direktor, das klingt ja sehr interessant, erzählen Sie mal! Und dann schüttete sie ihn mit weiteren Einzelheiten regelrecht zu, redete und redete, sprach von Umschichtungen, Einsparungen, Abschreibungsmöglichkeiten und dergleichen, bis unser Franzmann erst sie und dann mich ansah und die erlösenden Worte sprach: »D’accord, eine sehr gute Idee!«

Mir fiel ein zentnerschwerer Stein vom Herzen. Am liebsten wäre ich aufgestanden und hätte sie in den Arm genommen. Was für eine tolle Frau! Wie sie da saß, bezaubernd aussehend, souverän, die Situation zwar genießend, doch ohne sich ihren Triumph anmerken zu lassen! In mir klingelten alle Glöckchen, wie bei einem Verliebten. Ich beschloss, sie abends, wenn alles vorbei sein würde, als Dank zum Essen einzuladen und anschließend vielleicht noch einen trinken zu gehen. Wer weiß, wie es dann weitergehen würde.