Microsoft Dynamics 365 Business Central Basiswissen E-Book

Cedrik Ferner

• Herausgeber: BoD - Books on Demand
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 252

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Neue Zeiten bringen neue Herausforderungen. So stellt auch die Digitalisierung in jedem Unternehmen und die damit einhergehende Prozessumstellung im Bereich einer ERP-Software einen nicht geringen Anteil an Anforderungen, die analysiert, konzeptioniert und letztendlich auch abgebildet werden müssen. Ziel ist es zukunftssicher zu werden, also eigene Prozesse möglichst nahe an den Standard einer ERP-Lösung anzupassen. Dieses Buch vermittelt praxisnah, wie grundlegende Einstellungen in den Bereichen Einkauf, Verkauf und Lager in Business Central umgesetzt werden können. Darüber hinaus geht die 2. Auflage auf aktuelle Neuerungen ein - von intelligenten KI-Unterstützungen über Analysefunktionen bis hin zu praxisnahen Beispielen für eine moderne Prozessgestaltung. Ziel des Buches ist es, die Microsoft-Standard-ERP-Lösung besser zu verstehen, Abläufe nachvollziehbar darzustellen und Denkanstöße für die eigene Unternehmenspraxis zu geben. Dabei richtet sich das Werk sowohl an Einsteiger, die einen klaren Überblick suchen, als auch an Anwender mit Vorkenntnissen, die neue Impulse aus den erweiterten Inhalten gewinnen möchten.

Leseprobe

Das Buch

Dieses Buch soll dazu dienen, die Microsoft Standard ERP-Lösung Business Central besser zu verstehen, die Prozesse genauer nachzuvollziehen und Ideen zu wecken, die vielleicht im eigenen Unternehmen als Lösung herangezogen werden können.

Dabei wird aus Anwendersicht einfach aufgezeigt, wie grundlegende Einstellungen in den Bereichen Einkauf, Verkauf und Lager in Business Central genutzt werden können.

Der Autor

Cedrik Ferner ist als IT-Berater für den Bereich Microsoft Dynamics 365 Business Central tätig. Sein Hauptaufgabenbereich besteht hierbei hauptsächlich aus Implementierungen von integrierten Unternehmenslösungen und die entsprechende Schulung der Anwender.

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1. Einführung in Business Central

1.1 Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?

1.2 Das Mandantenkonzept

1.3 Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud

1.4 Datenstruktur

1.5 Lösungsaufbau in Business Central

2. Die Systembedienung

2.1 Die verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten

2.2 Die Oberfläche des Webclients

2.3 Navigation und Struktur

2.4 Arbeiten in Listen und Datensätzen

2.5 Suchen und Filtern

2.6 Listen in Excel

2.7 Berichte nutzen

2.8 Berichte editieren

2.9 Copilot – die intelligente KI-Unterstützung

2.10 Analysen verwenden

3. Grundlegende Einrichtungen des Systems

3.1 Benutzerverwaltung

3.2 Berechtigungen

3.3 Zuständigkeiten

3.4 Einrichtung eines Mandanten

3.5 Grundlagen des Artikelstamms

3.6 Vorlagen für Stammdaten

3.7 RapidStart – Das Migrationswerkzeug

3.8 Workflows

3.9 Aufgabenwarteschlangenposten

3.10 Power Automate

3.11 Power BI

4. Beschaffung

4.1 Einrichtungen im Einkaufsmodul

4.2 Der Einkäufer

4.3 Der Kreditorenstamm

4.4 Zahlungsbedingungen

4.5 Finanzintegration im Einkaufsmodul

4.6 Verwendung von Einkaufsartikeln, Preisen und Rabatten

4.7 Bestellarbeitsblätter

4.8 Artikel Zu-/Abschläge

4.9 Die Übersicht der Einkaufsbelege

4.9.1 Die Einkaufsanfrage

4.9.2 Die Einkaufsbestellung

4.9.3 Die Rahmenbestellung

4.9.4 Die Einkaufslieferung

4.9.5 Die Einkaufsrechnung

4.9.6 Die Einkaufsgutschrift

4.9.7 Die Einkaufsreklamation

4.10 Überschussmengen verwenden

5. Vertrieb und Marketing

5.1 Einrichtungen im Verkaufsmodul

5.2 Der Verkäufer

5.3 Der Debitorenstamm

5.4 Der Kontakt

5.5 Verkaufschancen

5.6 Verwendung von Verkaufsartikeln, Preisen und Rabatten

5.7 Ressourcen im Verkauf

5.8 Artikel ohne Lagerbewegung

5.9 Die Übersicht der Verkaufsbelege

5.9.1 Das Verkaufsangebot

5.9.2 Verkaufsauftrag

5.9.3 Der Rahmenauftrag

5.9.4 Die Verkaufslieferung

5.9.5 Die Verkaufsrechnung

5.9.6 Die Verkaufsgutschrift

5.9.7 Die Verkaufsreklamation

5.10 Beleg kopieren

5.11 Wiederkehrende Verkaufszeilen

5.12 Die Direktlieferung

5.13 Montage

5.14 Shopify Integration

5.14 Der Verkaufsauftragsagent (Sales Agent)

6. Lager und Logistik

6.1 Das Lager

6.2 Lager Einrichtung

6.3 Lagerzonen

6.4 Lagerplätze

6.5 Lagerbestand

6.6 Reservierungen

6.7 Mögliche Lagerprozesse – Ein Überblick

6.7.1 Logistik auf Belegebene

6.7.2 Lagereinlagerung und Lagerkommissionierung

6.7.3 Wareneingang und Warenausgang

6.7.5 Das gesteuerte Lager

6.8 Umlagerung Buchungsblatt

6.9 Der Umlagerungsauftrag

6.10 Die Artikelverfolgung

Stellungnahme zu den Geschlechterrollen

Die Verwendung der männlichen Form bei Nennung von Personen oder Funktionsträgern in den nachfolgenden Kapiteln bedeutet keine geschlechterspezifische Festlegung – Es sollen Angehörige beider Geschlechter gleichberechtigt angesprochen werden.

Vorwort

In der heutigen Zeit ist es gerade für kleine und mittelständige Unternehmen wichtig, eigene Geschäftsprozesse möglichst einfach und unkompliziert in der eigenen IT abzubilden. Ziel ist es, den Anschluss an die aktuellen Herausforderungen nicht zu verlieren. Es gilt: Wer den Anschluss an eine moderne IT-Struktur verpasst, wird es in Zukunft schwer haben, zu überleben. Hierzu gehört allerdings nicht nur eine gute Infrastruktur, sondern auch eine moderne Ausrichtung des hauseigenen ERP-Systems zur Verwaltung sämtlicher Daten im eigenen Unternehmen.

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine ERP-Lösung, die speziell für kleine und mittelständige Unternehmen entwickelt wurde. Hierbei handelt es sich um eine sogenannte Enterprise Resource Planning Software, mit deren Hilfe Geschäftsressourcenplanung betrieben werden kann. Die Kernaufgabe einer ERP-Lösung besteht darin, alle Abteilungen und Funktionen eines Unternehmens in einem System mit einer einzigen Datenbank zu verbinden. Damit stellt eine ERP-Lösung eine Informationsquelle für alle Bereiche dar, wodurch der Datenaustausch innerhalb eines Unternehmens erheblich vereinfacht werden kann. Im Vergleich dazu verhalten sich die meisten Individualsysteme wie Insellösungen, die über verschiedene Schnittstellen miteinander verbunden sind. Einzelne Unternehmensbereiche werden also durch eine eigene Software logisch voneinander getrennt. Dies erschwert den Datenaustausch, was wiederum die Produktivität mindern und zu Fehlern führen kann.

Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet dagegen nicht nur von Haus aus eine starke Standard-ERP-Software, sondern auch viele weitere Möglichkeiten der Nutzung an. So kann die Software z. B. komplett unabhängig von eigener IT-Infrastruktur in der Cloud betrieben und von mobilen Apps oder einem Browser aufgerufen werden. Auch die Anpassung von Oberfläche und Rollen auf die jeweiligen, ganz eigenen Bedürfnisse sind hier ohne Entwicklungsaufwand möglich.

Dieses Buch soll eine grundlegende Einführung in das Standard-ERP-System von Microsoft aufzeigen, sodass auf dessen Ausführungen die Arbeitsweise in Business Central verstanden werden kann.

Das Buch richtet sich dabei an Leser, die Microsoft Dynamics 365 Business Central bereits benutzen oder besser kennenlernen wollen. Neue Anwender bekommen die grundlegenden Funktionen einfach aufgezeigt, wohingegen Personen mit Vorkenntnissen aus den dargelegten Inhalten neue Ideen sammeln können.

Alle Darstellungen in diesem Buch beruhen auf dem Demo-System „CRONUS AG“, das als Demo-Unternehmen im Standard von Microsoft Dynamics Business Central enthalten ist. Aufgezeigte Einstellungen können daher leicht nachgestellt werden. Keiner der präsentierten Inhalte wurde oder wird in produktiven Systemen eingesetzt.

Einzelne Hinweise werden im Text extra hervorgehoben. Sie dienen als nützliche Informationen zum behandelnden Thema.

Um das vermittelte Wissen zu vertiefen, können zu einzelnen Themen weitere Informationen über https://mybusinesscentral.de/ oder mit Hilfe der QR-Codes am Ende eines Kapitels eingesehen werden.

1. Einführung in Business Central

Eine integrierte Gesamtlösung, auch unter dem Begriff ERP-Lösung bekannt (ERP steht für Enterprise Resource Planning, also Planung von Unternehmensressourcen), besteht darin, umfassende Unterstützung in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens zu gewähren. So lassen sich Geschäftsprozesse über Abteilungen hinweg organisieren, ohne dass die Software gewechselt werden müsste. Die Verwendung einer solchen Lösung kann daher die Produktivität und Effizienz erheblich steigern, da so die gemeinsame Verwendung von Daten aller Mitarbeiter in allen Bereichen ermöglicht wird. So hat beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter die Möglichkeit, direkt mit dem Einkauf in Kontakt zu treten bzw. kann dem Kunden auf Grundlage evtl. vorhandener Einkaufsbestellungen im ERP-System einfach Auskunft über Artikelverfügbarkeiten geben.

Besonders vorteilhaft an Microsoft Dynamics 365 Business Central ist nicht nur die übergreifende Integration einer ERP-Lösung, die vorwiegend in der Cloud genutzt werden sollte, sondern der große Umfang an Möglichkeiten, die der Standard dem Anwender zur Nutzung überlässt. Eine Standard-Software ist somit eine Lösung, die allen Unternehmen immer dieselben Bausteine zur Verfügung stellt, also nicht individuell für ein Unternehmen erstellt wurde. Allerdings werden in vielen Unternehmen, die das ERP-System Business Central verwenden, bei Weitem nicht alle Möglichkeiten genutzt, oder anders formuliert: Oft wird das eigentliche Potenzial, das der Standard mit sich bringt, nicht hinsichtlich der eigenen Geschäftsprozesse berücksichtigt. Dieser Umstand ist nicht unbedingt auf die Anwender selbst zurückzuführen, sondern resultiert u. U. aus dem Vorgehen bei der Einführung, der individuellen Lernbereitschaft, dem Vergessen wichtiger Einrichtungen bzw. Stammdaten oder dem Umstand, dass bestimmte Funktionen der Software von vornherein unbekannt sind und bleiben.

Microsoft hat mit seinem ERP-System Dynamics 365 Business Central ein System zur Verfügung gestellt, das Geschäftsprozesse im Standard leicht abbilden kann, sich vom Nutzer leicht einrichten lässt und somit die Produktivität selbst zu steigern vermag.

Dabei bietet das ERP-System Business Central folgende Vorteile:

Eine Anpassung auf Nutzer- und Rollenebene ist leicht möglich.

Rollen und Rechte lassen sich einfach einrichten und verwalten.

Die Nutzung in der Cloud lässt es zu, das System Client-unabhängig zu nutzen.

Durch eine einfache Benutzeroberfläche lassen sich Geschäftsprozesse leicht abbilden und anzeigen.

Eine weite Verbreitung der ERP-Lösung ermöglicht einen unkomplizierten Wissensaustausch.

Durch die Nutzung des Standards werden regelmäßige Updates von Microsoft ermöglicht.

Benötigte Erweiterungen am Standard der ERP-Lösung lassen sich leicht mit Hilfe einer Erweiterungsverwaltung zufügen.

Entwicklungen können leicht auf dem Standard aufsetzen und diesen somit für eigene Bedürfnisse updatesicher erweitern.

Durch die Verwendung der Power Plattform von Microsoft können externe Dienste leicht an die ERP-Lösung angeschlossen werden.

Die Integration der Microsoft KI „Copilot“ erlaubt es, Geschäftsprozesse im ERP-System effizienter zu gestalten.

Die nachfolgenden Kapitel sollen den Umgang mit der Software in den Bereichen Basiswissen, Einkauf, Verkauf und Lager möglichst leicht verständlich beschreiben. Ziel ist es, die wichtigsten Funktionen aus diesen Bereichen zu vermitteln, sodass auf diesen Grundlagen ein einfacheres Arbeiten erreicht wird. Dabei werden nicht alle Möglichkeiten der Software aufgeführt, da dies den Rahmen dieses Buches sprengen würde.

Als weitere Hilfestellung werden zu vielen Kapiteln Videos online angeboten, die ein zu behandelndes Themengebiet zusätzlich visuell vermitteln und somit zu einem noch besseren Verständnis führen sollen. Die Links dorthin werden am Ende eines jeden Kapitels angegeben und können mit einem beliebigen Webbrowser online aufgerufen werden.

1.1 Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Wie oben bereits beschrieben handelt es sich bei Microsoft Dynamics 365 Business Central um eine ERP-Lösung, die speziell für kleine und mittelständige Unternehmen entwickelt wurde.

Die Kernaufgabe einer ERP-Lösung besteht darin, alle Abteilungen und Funktionen eines Unternehmens in einem System mit einer einzigen Datenbank zu verbinden. Sie stellt somit eine Informationsquelle für alle Bereiche dar, was den Datenaustausch innerhalb eines Unternehmens erheblich vereinfachen kann.

Business Central basiert auf seinem Vorgänger Microsoft Dynamics NAV. Zuvor hieß die ERP-Lösung aus dem Hause Microsoft Navision, ein Name, der bis heute vielen Anwendern ein Begriff ist. Aktuell gehört Business Central zu den führenden ERP-Systemen weltweit und erfreut sich gerade in Deutschland großer Beliebtheit.

Ein ERP-System hat die Aufgabe, alle Abteilungen und Funktionen eines Unternehmens in einer Lösung, einer Datenbank zusammenzuführen, um so Daten abteilungsübergreifend effizient und schnell zur Verfügung zu stellen.

Microsoft Dynamics 365 Business Central versteht sich demnach als integrierte Gesamtlösung, mit der ein Unternehmen alle Aspekte seiner Geschäftstätigkeit kontrolliert: Finanzmanagement, Marketing und Vertrieb, Beschaffung, Logistik, Produktion und weitere Bereiche. Da Business Central historisch aus einer rein finanzbuchhalterischen Lösung erwachsen ist, ist eine korrekte und komplette Einrichtung der Finanzbuchhaltung im ERP-System für ein gelungenes Arbeiten absolut notwendig. Erst wenn diese Einrichtung in vollem Umfang erfolgt ist, können auch die warenwirtschaftlichen Teile genutzt werden. Der Beispiel-Mandant CRONUS AG, auf dessen (fiktive) Daten sich die in diesem Buch dargestellten Beispiele beziehen, besitzt bereits eine vollumfänglich eingerichtete Finanzbuchhaltung, sodass hier der Einsatz der Warenwirtschaft sofort möglich ist.

In Business Central werden Einschränkungen auf die verschiedenen Bereiche nicht durch die Systemarchitektur beschrieben, sondern gezielt durch ein eigenes Rechtesystem verwaltet. Somit stehen jedem Nutzer des Gesamtsystems die erforderlichen Daten zur Verfügung, während gleichzeitig auf den Schutz sensibler Daten eingegangen werden kann.

Aufbau eines ERP-Systems

Ein ERP-System wie Business Central enthält eigene Funktionen, um Geschäftsprozesse abbilden zu können. Reichen diese standardmäßig zur Verfügung gestellten Möglichkeiten nicht aus, weil im eigenen Unternehmen spezifische Prozessabläufe stattfinden, so kann eine Erweiterung auf Microsoft-Standard programmiert werden. Ziel sollte es jedoch immer sein, den Standard mit seinen Funktionen zu nutzen, um eigene Geschäftsprozesse an diesen auszulegen und ggf. sogar neu zu definieren, da so zusätzlicher Aufwand eingespart und Prozesse meist effektiver umgesetzt werden können.

1.2 Das Mandantenkonzept

Ein Mandant bildet als datentechnisch und organisatorisch abgeschlossene Einheit die oberste Instanz eines mandantenfähigen ERP-Systems. Die Mandanten werden i. d. R. für unterschiedliche Systeme oder Ausprägungen der eigenen Firmenstruktur innerhalb des ERP-Systems genutzt. So lassen sich komplexe Mandantenkonzepte innerhalb der bestehenden Systemlandschaft definieren.

Ein Mandant ist also eine abgeschlossene Einheit in einem ERP-System und kann z. B. Kunden, Unternehmen oder auch Auftraggeber abbilden. Dabei ist es nicht möglich, innerhalb eines Mandanten auf die Stammdaten eines anderen Mandanten zuzugreifen, obwohl beide auf demselben technischen System liegen.

Ein Beispiel für die Mandantennutzung in Business Central ist z. B. die Abbildung mehrerer Niederlassungen neben einem Hauptsitz. Da es sich jeweils um eine technisch abgeschlossene Einheit handelt, ist es allerdings notwendig, jeden Mandanten separat einzurichten und mit wesentlichen Eigenschaften genau zu definieren.

Mandanten können sowohl für verschiedene Unternehmen oder Unternehmensteile als auch für verschiedene Zwecke innerhalb eines einzelnen Unternehmens genutzt werden. So lassen sich z. B. Testmandanten definieren, deren Aufgabe es ist, neue Einrichtungen auf Grundlage des in der Live-Umgebung genutzten Objektstands zu testen, ehe diese in den Produktivmandanten übernommen werden.

1.3 Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud

Cloudbasierte ERP-Systeme sollen – wie eine lokale Installation – alle wichtigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens abbilden können. Microsoft bietet mit Dynamics 365 Business Central in der Cloud ein leistungsstarkes ERP-Produkt, das von einem Unternehmen genutzt werden kann, ohne lokal auf dessen Servern installiert worden zu sein.

Im Gegensatz zu einer lokalen Installation auf eigenen Servern bietet die Cloud eine gute und meist kostengünstige Alternative für ein Unternehmen, da in ihr fertig virtualisierte Windows-Systeme mit Microsoft Dynamics und SQL-Datenbanken zu mieten sind. Das heißt, dass die komplette IT-Infrastruktur des ERP-Systems nicht mehr auf eigenen Servern installiert ist, sondern in Rechenzentren extern verwaltet wird. Die Lösungen sind dort fertig konfiguriert und lassen sich theoretisch in wenigen Minuten in Betrieb nehmen. Zudem sind je nach Bedarf zusätzliche Ressourcen hinzu- oder wieder abbuchbar. Für ein Unternehmen ist an dieser Stelle also viel Flexibilität gegeben. Zudem zahlt ein Unternehmen in den meisten Fällen nur die Leistungen, die tatsächlich gebraucht werden, was das Budget darüber hinaus merklich entlastet.

Cloud ist Zukunft. Das jedenfalls hat Microsoft sich auf die Fahne geschrieben. So ist es kein Wunder, dass der Software-Riese alle Partner und auch dessen Kunden immer mehr in diese Richtung lenken möchte und auch wird. Um die Herausforderungen der Zukunft zu meistern, sind hohe Updatefähigkeit, schnelles Handeln, hundertprozentige Erreichbarkeit und einfaches Handling wichtiger denn je. Auch wenn Business Central noch lokal installiert werden kann, soll die Zukunft allein der Cloud gehören. Üblich ist eine Installation der ERP-Lösung in einer Software as a Service Bereitstellung. Der Begriff, der mit SaaS abgekürzt werden kann, definiert ein Modell der Softwarebereitstellung, bei dem Anwendungen über das Internet als Dienstleistung bereitgestellt werden. Anstatt Software zu kaufen und auf lokalen Computern oder Servern zu installieren, greifen Benutzer auf die Software über das Internet zu.

Dabei bietet die Verwendung von SaaS folgende Eigenschaften:

Zugänglichkeit

: Benutzer können von überall mit einer Internetverbindung auf die Software zugreifen.

Kosten

: SaaS-Modelle sind oft abonnementbasiert, was bedeutet, dass Benutzer monatliche oder jährliche Gebühren zahlen, anstatt eine große Vorabinvestition zu tätigen.

Wartung

: Der Anbieter kümmert sich um Updates, Sicherheit und Wartung der Software.

Skalierbarkeit

: SaaS-Lösungen sind oft leicht skalierbar, sodass Unternehmen ihre Nutzung je nach Bedarf anpassen können.

Ein bekanntes Beispiel für SaaS ist neben dem ERP-System Business Central Microsoft 365, das Anwendungen wie Word, Excel und Outlook über das Internet bereitstellt.

Durch die Nutzung von Cloud-Ressourcen wird dem Anwender eine weitere Möglichkeit eröffnet: Intelligente Systeme, kurz KI genannt, können nun in Echtzeit auf eigene Unternehmensdaten zugreifen und diese bei Bedarf so auswerten, dass wichtige und vor allem benötigte Informationen zur Verfügung stehen, die ein Arbeiten im und mit dem ERP-System vereinfachen. Beispiele wären:

Kann der Kunde Müller seine Rechnung noch bezahlen?

Was muss ich dieses Jahr vor Weihnachten liefern lassen, um meinen Kundenbedarf decken zu können?

Welche Fertigungsaufträge lohnen sich für mich noch?

Welche Artikel kaufe ich üblicherweise in welchen Mengen von einem bestimmten Lieferanten?

Gerade die Nutzung intelligenter Systeme, die im Gegensatz zu lokalen Installationen geringeren Kosten und die schnelle Erreichbarkeit von überallher machen die Cloud-Lösung besonders für kleinere Unternehmen und Start-ups attraktiv. Es ist jedoch sicher, dass langfristig auch mittelständige und größere Unternehmen von dieser Lösung nur profitieren können.

1.4 Datenstruktur

Damit Geschäftsprozesse innerhalb der Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central abgebildet werden können, bietet das System mehrere Möglichkeiten der Einrichtung an. Es werden grundsätzlich drei Arten von Daten unterschieden:

Stammdaten

Konfigurationsdaten

Transaktionsdaten

Stammdaten beschreiben Objekte wie z. B. den Artikel oder den Debitorenstamm im ERP-System. Diese Daten werden nur dann geändert, wenn das betreffende Objekt – also seine Definition – sich ebenfalls ändert. So kann z. B. die Debitorenadresse geändert werden, wenn der Debitor den Wohnort wechselt.

Mithilfe von Konfigurationsdaten lässt sich das ERP-System so einrichten, dass die eigenen Geschäftsprozesse abgebildet werden. Mit diesen Daten werden also Standardprozesse auf die eigenen Geschäftsprozesse ausgerichtet. Als Beispiel sei hier Verkauf und Marketing Einrichtung genannt, womit z. B. bestimmt werden kann, ob ein Rechnungsrabatt automatisch oder manuell für einen Verkaufsbeleg herangezogen werden soll.

Transaktionsdaten finden sich in verschiedenen Belegen, aber auch in Buchblättern von Business Central wieder. Sie beschreiben z. B. Lagerbewegungen, Verkaufsaufträge, Einkaufsbestellungen oder Rechnungen bei der Abwicklung der eigenen Geschäftsprozesse. Sie entstehen also bei jedem Geschäftsvorfall, der in Business Central erfasst wird.

Mit dem Buchen einer Transaktion – also eines Belegs oder Buchblatts – wird diese im ERP-System tatsächlich durchgeführt und z. B. der Lagerbestand geändert. Gebuchte Transaktionen erzeugen dabei Posten, die im Nachgang nicht mehr geändert werden können. Wurden falsche Daten gebucht, so kann ein bereits gebuchter Beleg mit einem zweiten korrigiert werden.

1.5 Lösungsaufbau in Business Central

Das ERP-System Business Central kann als Standard-Lösung erworben und nach seiner Einrichtung in der Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft eingesetzt werden. Da eine Standard-Software in vielen Fällen nicht alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens vollständig abbilden kann, werden zusätzliche Lösungen angeboten, die dem ERP-System hinzugefügt werden können.

Diese zusätzlichen Anpassungen werden i. d. R. nicht selbst, sondern im Rahmen eines Projektes zur Einführung des ERP-Systems von einem Microsoft-Partner übernommen. Zwar lassen sich Erweiterungen auch unabhängig von einem Dienstleister erwerben und der Software hinzufügen, jedoch sollte dies nur geschehen, wenn alle Auswirkungen auf das ERP-System zuvor abgestimmt und umfangreich getestet wurden. Nachfolgend wird der grundlegende Aufbau der Software kurz ausgeführt:

Die

Standard-Business-Central-Datenbank

versteht sich als reiner Standard als Inhalt der Software. Hier sind keine Anpassungen erfolgt, die näher auf die eigenen Geschäftsprozesse im Unternehmen eingehen.

Übergreifende Anpassungen

beschreiben Entwicklungen, die der Software von einem Dienstleister hinzugefügt wurden und generell und unabhängig von eigenen Geschäftsprozessen genutzt werden können.

Eine

Branchenlösung

kommt dann zu Einsatz, wenn das eigene Unternehmen inhaltlich branchenspezifische Prozesse innerhalb des ERP-Systems abbilden muss, die nicht Teil der Standardlösung sind.

Apps und Extensions

beschreiben Anpassungen am ERP-System, die als Erweiterung leicht hinzugefügt werden können. Dies können kleinere Lösungen sein, die definierte Geschäftsprozesse im Standard um benötigte Funktionen ergänzen. Dabei können Erweiterungen auch ohne Entwicklerkenntnisse direkt aus der Erweiterungsverwaltung, dem App-Store von Business Central, heruntergeladen und installiert werden. Dies erleichtert das Zufügen von Lösungen verschiedener Partner und Dienstleister erheblich, wodurch dem Anwender ein hohes Potenzial von Möglichkeiten an die Hand gegeben wird, eigene Prozesse mit Hilfe der Standardsoftware mit Hilfe von Zusatzlösungen abzubilden.

Zusätzliche Anpassungen

sind vor allem als Berichtsanpassungen verschiedener Belege – also z. B. Lieferschein oder Rechnung – zu verstehen.

Lösungsaufbau in Business Central