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- Herausgeber: MITP
- Kategorie: Fachliteratur
- Serie: mitp Professional
- Sprache: Deutsch
- In 8 Schritten zur erfolgreichen Arbeit mit Microsoft Teams
- Detaillierte Erläuterungen der wichtigsten Funktionen mit vielen Abbildungen
- Zahlreiche Praxis-Tipps für die optimale Zusammenarbeit im Team sowie für effektives Aufgaben- und Dateimanagement
Microsoft Teams ist ein chatbasierter Arbeitsraum für die effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit im Team sowie für die praktische Verwaltung gemeinsamer Daten. Die Software ist cloudbasiert und kann von überall genutzt werden – egal ob Sie diese im Homeoffice oder im Büro einsetzen.
Mit diesem Buch erhalten Sie eine praxisnahe Anleitung für die Arbeit mit Microsoft Teams. Der Autor zeigt Ihnen, wie Sie ganz einfach eine individuell angepasste und gut strukturierte Umgebung für die tägliche Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen einrichten und die Plattform im Arbeitsalltag für Chats und Besprechungen nutzen können.
Der Aufbau des Buches richtet sich nach der 8-Schritte-Methode des Autors, mit der er Ihnen zeigt, wie Sie organisatorisch beim Planen und Anlegen eines Teams vorgehen, sodass Sie von Grund auf die besten Voraussetzungen für effiziente Teamarbeit schaffen. Von der Konfiguration eines Teams über dessen sinnvolle Strukturierung mit Kanälen bis hin zum Datei- und Aufgabenmanagement lernen Sie, das volle Potenzial des Tools optimal auszuschöpfen.
Außerdem erhalten Sie zahlreiche Tipps dazu, wie Sie Ihre Arbeit im Team besser organisieren können, z.B. indem Sie Teamregeln festlegen oder weitere Microsoft-Tools bzw. -Apps integrieren.
Aus dem Inhalt:- Ein Team planen, erstellen, konfigurieren und mit Kanälen strukturieren
- Dateien optimal ablegen und gemeinsam bearbeiten
- Ordner und Dateien mit dem PC synchronisieren
- Rollen und Berechtigungen
- Teamchats und 1:1-Chats
- Online-Besprechungen (Audio und Video)
- Sofortbesprechungen und geplante Besprechungen
- Aufgabenmanagement mit To-Do, Outlook, Planner und SharePoint Aufgaben
- MS Teams ohne Office-365-Konto nutzen
- Funktionalitäten mit Apps erweitern
- OneNote-Notizbuch einbinden und produktiv nutzen
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Seitenzahl: 157
Veröffentlichungsjahr: 2020
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Helmut Gräfen
Microsoft Teams
Praxis-Handbuch
Impressum
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.d-nb.de> abrufbar.
ISBN 978-3-7475-0136-8 1. Auflage 2020
www.mitp.de E-Mail: [email protected] Telefon: +49 7953 / 7189 - 079 Telefax: +49 7953 / 7189 - 082
© 2020 mitp Verlags GmbH & Co. KG
Dieses Werk, einschließlich aller seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften.
Lektorat: Lisa Kresse Sprachkorrektorat: Petra Heubach-Erdmann Coverbild: © apinan / stock.adobe.comelectronic publication: III-satz, Husby, www.drei-satz.de
Dieses Ebook verwendet das ePub-Format und ist optimiert für die Nutzung mit dem iBooks-reader auf dem iPad von Apple. Bei der Verwendung anderer Reader kann es zu Darstellungsproblemen kommen.
Der Verlag räumt Ihnen mit dem Kauf des ebooks das Recht ein, die Inhalte im Rahmen des geltenden Urheberrechts zu nutzen. Dieses Werk, einschließlich aller seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheherrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
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Einleitung
Als ich im Sommer 2019 die Idee zu diesem Buch hatte, war ich mir sicher, dass Microsoft Teams das Potenzial hat, die Standardsoftware für Kommunikation und Collaboration zu werden. Die weltweite Corona-Krise hat die Nutzerzahl von MS Teams noch einmal deutlich ansteigen lassen. Plötzlich stehen Unternehmen vor der Herausforderung, aus dem Stand Homeoffice-Arbeitsplätze in großer Zahl zu schaffen. Da drängt sich MS Teams als Lösung natürlich förmlich auf. Entweder ist das Tool bereits eingeführt oder Unternehmen nehmen das Angebot Microsofts an, MS Teams für ein halbes Jahr kostenlos nutzen zu dürfen. Ich gehe davon aus, dass auch nach der Corona-Krise die Besprechungskultur in Unternehmen eine andere sein wird und dass MS Teams die Kommunikation und die Kollaboration in den Firmen nachhaltig verändern wird.
Warum habe ich dieses Buch geschrieben?
Vor 3 Jahren begann ich, mich mit MS Teams auseinanderzusetzen. Literatur dazu gab es kaum und wenn, dann nur englischsprachige. Das Recherchieren von Informationen und Zusammenhängen war äußerst mühselig. Das Wissen, das ich mir auch durch meine Berater- und Trainertätigkeit in MS Teams über die Jahre angeeignet habe, möchte ich gerne an andere weitergeben. Dabei liegt es mir besonders am Herzen, die Nutzung von MS Teams unter einem organisatorischen Aspekt zu betrachten. Diese Vorgehensweise halte ich auch für zwingend erforderlich. Aus diesem Gedanken heraus habe ich eine 8-Schritte-Methode entwickelt, die das Rückgrat dieses Buches bildet.
Wie ist das Buch aufgebaut?
Kapitel 1»Microsoft Teams und Office 365« beschreibt die Philosophie von MS Teams und wie es in das Office-365-Paket eingebunden ist.
Kapitel 2»Der Aufbau von Microsoft Teams« gibt Ihnen einen Überblick über den Aufbau von MS Teams. Hier erfahren Sie, welche Funktionsbereiche die Software bietet und wie Sie sich sicher in der Oberfläche von MS Teams bewegen.
In Kapitel 3»Die 8 Schritte zur erfolgreichen Arbeit mit Microsoft Teams« empfehle ich Ihnen, mit der 8-Schritte-Methode zu arbeiten, und erkläre, warum diese Vorgehensweise sinnvoll ist. Die folgenden Kapitel beschreiben die Schritte der Methode.
In Kapitel 4»Ein Team planen, erstellen und konfigurieren (Schritte 1 bis 3)« erfahren Sie, wie Sie ein Team erstellen und welche Einstellungen Sie in einem Team vornehmen können.
In Kapitel 5»Ein Team mit Kanälen strukturieren (Schritt 4)« gehe ich auf das Planen und Erstellen von Kanälen und die Abgrenzung von Standardkanälen und privaten Kanälen ein.
In Kapitel 6»Dateimanagement innerhalb eines Teams (Schritt 5)« lernen Sie, wie Sie Ordner und Dateien in MS Teams hochladen, erstellen und bearbeiten.
In Kapitel 7»Aufgabenmanagement innerhalb eines Teams (Schritt 6)« zeige ich Ihnen die verschiedenen Aufgabentools und deren Kommunikation untereinander.
In Kapitel 8»Mitglieder eines Teams festlegen (Schritt 7)« beschreibe ich die verschiedenen Möglichkeiten, Mitglieder und Gäste in ein Team aufzunehmen.
In Kapitel 9»Chatten und Besprechungen in Microsoft Teams« erfahren Sie die Unterschiede zwischen Kanalchats und 1:1-Chats und zwischen geplanten Online-Besprechungen und Sofortbesprechungen.
In Kapitel 10»Microsoft Teams mit Apps erweitern« erkläre ich Ihnen, wie Sie OneNote, Planner und Apps von Fremdanbietern in Ihr Team einbinden. Außerdem beschreibe ich 11 Anwendungsmöglichkeiten für OneNote.
Auf welche Version und welchen Stand bezieht sich das Buch?
Sie können das Buch für alle Office-365-Pläne nutzen, die MS Teams beinhalten. Es bezieht sich auf den Office-365-Funktionsstand aus April 2020.
Kurz vor der Drucklegung dieses Buches hat Microsoft die Namen der Pläne (Abomodelle) zum Teil geändert. Da sich der Produktname Office 365 etabliert hat und es erfahrungsgemäß mehrere Monate dauert, bis sich die Namensänderungen bei den Benutzern durchgesetzt haben, habe ich mich dafür entschieden, im Buch mit dem Produktnamen Office 365 zu arbeiten. Zu Ihrer Orientierung führe ich hier die wichtigsten Pläne mit altem und neuem Namen auf.
Alter Name
Neuer Name
Office 365 Business Essentials
Microsoft 365 Business Basic
Office 365 Business Premium
Microsoft 365 Business Standard
Office 365 Business
Microsoft 365 Apps for Business
Office 365 E1
Stand heute keine Namensänderung
Office 365 E3
Stand heute keine Namensänderung
Office 365 E5
Stand heute keine Namensänderung
Microsoft bietet auch die Pläne Microsoft 365 E3 und Microsoft 365 E5 an. Sie beinhalten die Funktionen und Apps der Pläne Office 365 E3 und Office 365 E5. Darüber hinaus aber auch unter anderem das Betriebssystem Windows Enterprise.
Für wen ist das Buch gedacht?
Das Buch ist sowohl für Teamleiter gedacht, deren Aufgabe es ist, Teams in MS Teams zu erstellen, als auch für die Teammitarbeiter, die mit MS Teams einfach und produktiv arbeiten wollen.
Was ist mit neuen Funktionen?
MS Teams und Office 365 sind sehr dynamische Produkte. Microsoft veröffentlicht fast wöchentlich neue Funktionalitäten. Mit den folgenden Webseiten halten Sie sich auf dem Laufenden:
Der Microsoft Teams-Blog:
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/blog/category/teams/
Die Office-365-Roadmap mit der Auflistung von Funktionen, die gerade ausgerollt werden oder sich in der Entwicklung befinden:
http://roadmap.office.com
Fragen und Anregungen?
Wenn Sie Fragen oder Anregungen zu meinem Buch haben, lade ich Sie herzlich ein, mir eine Mail an [email protected] zu schicken. Es kann zwar ein paar Tage dauern, aber ich werde Ihnen auf jeden Fall antworten.
An dieser Stelle möchte ich mich bei meiner Lektorin Lisa Kresse bedanken, die mich zu jeder Zeit unterstützt hat. Dank gebührt auch den anderen Mitarbeitern des mitp-Verlages, die zum Gelingen des Buches beigetragen haben.
Ein besonderer Dank gilt meiner Frau, Anne Nießen, die mein Buchprojekt immer befürwortet und mich moralisch unterstützt hat.
Ich wünsche Ihnen beim Lesen viele neue Erkenntnisse und ein produktives Arbeiten mit MS Teams.
Monschau, im April 2020Helmut Gräfen
Kapitel 1: Microsoft Teams und Office 365
1.1 Die Philosophie von Microsoft Teams
Mit Microsoft Teams bietet Microsoft innerhalb von Office 365 ein mächtiges Tool zur Teamarbeit an. MS Teams ist immer Bestandteil von Office 365 und kann nicht als separates Produkt erworben werden. Unternehmensfremde Personen, die in ein Team eingeladen werden, brauchen jedoch nicht zwingend Office 365. Mit dem Link, der mit der Einladungsmail geliefert wird, können sie Teams auch mit einer Weboberfläche nutzen, siehe auch Abschnitt 1.6.
Microsoft Teams ist ein chatbasierter Arbeitsraum für Teams in Office 365. In diesem Team-Arbeitsraum können Dateien sehr schnell innerhalb des entsprechenden Teams von allen Teammitgliedern gesehen und bearbeitet werden. Microsoft Teams ist ein echtes Collaboration-Tool. Das bedeutet, dass alle Teammitglieder auf die Daten, die in MS Teams liegen, zugreifen können. Ein Versenden von Dateien per Mail an andere Teammitglieder, wie man es noch von den Fileserver-Ressourcen kennt, ist damit nicht mehr nötig.
Abb. 1.1: Die Funktionsschwerpunkte von MS Teams
Letztendlich hat Microsoft Teams drei Funktionsschwerpunkte. Es dient als ...
Collaboration-Plattform zum gemeinsamen Bearbeiten von Daten in einem Team. Mehr dazu in Kapitel 6.
Chat-Plattform, sowohl zum Chatten innerhalb eines Teams als auch zum Chatten mit Personen, die nicht zum Team gehören. Mehr dazu in Kapitel 9.
Dashboard, an das Funktionalitäten angedockt werden können, die Microsoft Teams selbst nicht bietet. Mehr dazu in Kapitel 10.
1.2 Die Benefits von Microsoft Teams
Microsoft Teams bietet eine Reihe von Benefits, die den Einsatz des Tools im Unternehmen sehr interessant machen:
Alle Teammitglieder können ohne weitere Berechtigungszuweisungen mit den Dateien arbeiten, die im Teambereich liegen.
Das Versenden von Dateien innerhalb eines Teams per Mail wird damit überflüssig.
Falls teamrelevante Informationen per Mail an Teammitglieder gesendet wurden, können diese innerhalb von MS Teams in das entsprechende Team weitergeleitet werden.
Mehrere Personen können zeitgleich an einem Dokument arbeiten.
Eine Dateiversionierung wird automatisch vorgenommen.
Jedes Teammitglied kann Dateien aus- und einchecken.
Es wird eine schnelle und kontextbezogene Kommunikation innerhalb des Teams via Chats ermöglicht.
1:1-Chats und Gruppenchats sind auch außerhalb des Teams möglich.
Sie haben die Möglichkeit, Sofortbesprechungen in einem Video-Chat zu führen.
Geplante Meetings im Team können durchgeführt werden.
Sie können zusätzliche Funktionen über Registerkarten einbinden.
1.3 Vorüberlegungen zum Einsatz von Microsoft Teams
Der Hype um Microsoft Teams ist zurzeit gewaltig. Viele Unternehmen sind dabei, Office 365 und MS Teams einzuführen. Entscheider unterschätzen die Komplexität der Implementierung von MS Teams jedoch oft.
In meiner täglichen Berater- und Trainerpraxis erlebe ich es immer wieder, dass MS Teams eingeführt wird, ohne dass sich die Verantwortlichen darüber Gedanken gemacht haben, was eigentlich hinter der Software steckt und welche Konsequenzen sich aus der Einführung ergeben. Die folgenden Sachverhalte sollte man sich unbedingt vor der Implementierung bewusst machen, da sie sich unter anderem auf die Konzeption eines Teams und die tägliche Arbeit mit der Software auswirken:
Mit dem Anlegen eines Teams werden im Hintergrund mehrere Ressourcen automatisch erstellt:
eine Office-365-Gruppe (unter anderem für Berechtigungen)
eine SharePoint-Teamwebseite
eine Mail-Adresse (E-Mail-Verteiler) für das Team
ein Gruppenkalender für das Team
ein OneNote-Notizbuch
ein Aufgabenplan in der App Planner
Die Ressourcen eines Teams werden über sogenannte Kanäle thematisch strukturiert. Der Kanal Allgemein wird immer automatisch mit dem Team angelegt und kann nicht gelöscht werden. Alle weiteren Kanäle können in der Standardeinstellung von allen Mitgliedern des Teams angelegt, bearbeitet und gelöscht werden.
Die Berechtigungen in MS Teams werden auf Teamebene festgelegt und gelten für alle Kanäle des Teams. Jedes Mitglied und jeder Gast darf in allen Kanälen alle Team-Daten lesen, bearbeiten und löschen. Ausnahme: Sie legen in einem Team einen privaten Kanal an. Dazu mehr in Abschnitt 5.2.2.
Das Speichern von Daten erfolgt immer auf Kanalebene.
Innerhalb des Teams wird immer auf Kanalebene gechattet.
Die komplette Kommunikation in einem Team läuft über die Chats und Exchange Online. Alle Benachrichtigungen aus MS Teams, aber auch aus Anwendungen wie SharePoint Online, Planner und To-Do setzen Exchange Online voraus.
Wichtig
Exchange Online und ein Exchange-Server On-Premises unterhalten sich nicht automatisch miteinander. Wenn Sie also MS Teams eingeführt haben, aber die Mailboxen der User noch in einem Exchange-Server On-Premises geführt werden und nicht in Office 365, laufen z.B. alle Benachrichtigungen innerhalb von Office 365 per Mail ins Leere.
Mail-Konten und Postfächer sollten auf jeden Fall bereits nach Exchange Online migriert sein, bevor Sie die Arbeit mit MS Teams beginnen. Nur dann können alle sinnvollen Funktionalitäten von MS Teams und Office 365 genutzt werden. Außerdem steigert dies die Nutzungsakzeptanz von MS Teams im Unternehmen.
Jedes Team kann seinen Bereich in MS Teams individuell gestalten.
MS Teams braucht zwingend SharePoint Online, um Team-Daten dort in der Dokumentenbibliothek einer Teamwebsite abzulegen.
SharePoint Online ist ein Dokumentenmanagementsystem, das z.B. eine automatische Versionierung von Dateien beinhaltet und das Aus- und Einchecken von Dateien ermöglicht.
MS Teams ist nicht immer der Königsweg. Wenn eine Gruppe von Personen nicht zwingend die Chat-Funktionalität benötigt, reicht unter Umständen auch eine Teamwebsite in SharePoint Online.
Ein Team muss nicht zwangsläufig über MS Teams erstellt werden. Existiert z.B. schon eine Teamwebsite in SharePoint Online oder eine Office-365-Gruppe, kann ein Team auch über diese Ressource angelegt werden.
1.4 Die Integration in Office 365
Um all diese Funktionalitäten gewährleisten zu können, sind mehrere Bestandteile und Programme von Office 365 in MS Teams integriert oder mit MS Teams verbunden:
Office-365-Gruppen
SharePoint Online
Outlook (Exchange Online)
OneNote
Planner
Skype for Business
Die folgenden Ressourcen werden immer automatisch mit dem Anlegen eines Teams erzeugt, wenn bei seinem Erstellen die Option Team völlig neu erstellen gewählt wurde:
eine Office-365-Gruppe (unter anderem für Berechtigungen)
eine SharePoint-Teamwebseite
eine Mail-Adresse (E-Mail-Verteiler) für das Team
ein Gruppenkalender für das Team
ein OneNote-Notizbuch
ein Aufgabenplan in der App Planner
1.4.1 Office-365-Gruppe
Office-365-Gruppen stellen einen Dienst bereit, der auf Funktionalitäten aus Exchange Online, SharePoint Online und anderen Komponenten aus Office 365 basiert. Die automatisch erstellte Office-365-Gruppe bekommt automatisch den gleichen Namen wie das Team selbst. In die Gruppe werden automatisch die Mitglieder des neu angelegten Teams aufgenommen. Die Office-365-Gruppen steuern im Hintergrund die Berechtigungen für den Zugriff auf die Teams-Daten. Außerdem werden die folgenden Ressourcen immer automatisch mit dem Anlegen einer Office-365-Gruppe angelegt:
eine SharePoint-Teamwebseite
ein verstecktes Postfach mit
einer Mail-Adresse (E-Mail-Verteiler) für das Team
einem Gruppenkalender für das Team
ein OneNote-Notizbuch
ein Aufgabenplan in der App Planner
Tipp
Wenn die Zusammenarbeit mit mehreren Personen nicht zwingend eine Chat-Funktionalität erfordert und der Schwerpunkt auf der gemeinsamen Dateibearbeitung liegt, braucht man nicht unbedingt ein Team in MS Teams. Eine Office-365-Gruppe reicht unter Umständen aus. Standardmäßig dürfen alle Office-365-Benutzer Office-365-Gruppen in Outlook anlegen. In einer Office-365-Gruppe können auch Unterhaltungen geführt werden. Die Unterhaltungen werden in Outlook dargestellt und verwaltet.
1.4.2 SharePoint-Teamwebsite
Die SharePoint-Teamwebsite erhält ebenfalls den gleichen Namen wie das Team selbst. Sie enthält unter anderem eine Dokumentenbibliothek, in die Ordner und Dateien des Teams gespeichert werden. Nach dem Anlegen des Teams stehen zwei Oberflächen zur Dateibearbeitung der Team-Daten bereit:
