Mieux maîtriser Outlook E-Book

Rémy Lentzner

• Herausgeber: Éditions Remylent
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Französisch
• Veröffentlichungsjahr: 2017

Seitenzahl: 83

Beschreibung

Facilitez votre travail quotidien en optimisant votre utilisation du service de messagerie Outlook.

Ce livre vous propose de Mieux maîtriser Outlook en étudiant ses points forts et les dispositifs annexes qui l’enrichissent. La gestion des contacts, de la messagerie, du calendrier, des tâches, des notes et le principe du glisser-déposer entre toutes ces applications apportent un réel avantage dans l’utilisation quotidienne des données. Dans un contexte d’entreprise, Outlook facilite l’organisation des rendez-vous ou des demandes de réunion grâce à la planification. 

Cet ouvrage s’adresse aux personnes qui manipulent Outlook de manière plus ou moins régulière, mais qui souhaitent optimiser leur travail quotidien. 

À PROPOS DE L'AUTEUR

Rémy Lentzner est formateur en informatique depuis 1985. Spécialisé dans la maîtrise des outils bureautiques, il accompagne les entreprises dans la formation professionnelle de leurs salariés. Autodidacte, il a une quinzaine d'ouvrages informatiques à son actif.

Leseprobe

REMY LENTZNER

MIEUX MAÎTRISER OUTLOOK

Collection : Informatique du quotidien

Editions Remylent, Paris, 1ère édition, 2017.

R.C.S. 399 397 892 Paris

25 rue de la Tour d’Auvergne - 75009 Paris

[email protected]

www.remylent.fr

OUTLOOK est une marque déposée de la société Microsoft

ISBN EPUB : 978-2-490275-01-4

Le Code de la propriété intellectuelle interdit les copies ou reproductions destinées à une utilisation collective. Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite par quelque procédé que ce soit, sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite et constitue une contrefaçon, aux termes des articles L.335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Un grand merci à Claude, Anne et Isabelle.

INTRODUCTION

Ce livre vous propose d'étudier le logiciel de messagerie Microsoft Outlook, très implanté dans les entreprises et chez les particuliers. Outlook fait partie de la suite Office que vous pouvez acheter à l'année. Lors de la parution de ce livre, la dernière version est Outlook 2016 et j'ai utilisé Outlook 2013 pour l'écrire.

Vous n'imaginez pas toutes les ressources qu'Outlook peut vous fournir dans votre travail quotidien. Par exemple, le traitement des mails peut être mieux organisé dans des dossiers et sous-dossiers. Vous pouvez présenter certains messages en couleur en fonction d'une condition, par exemple, vous affichez en rouge tous les mails qui proviennent d'une personne spécifique. Vous retrouvez une information grâce à des dispositifs de recherche élaborés. Vous pouvez intégrer les informations des mails dans des notes, des contacts, des tâches ou dans le calendrier.

Outlook est structuré en six grandes parties : le courrier (la messagerie) les contacts, le calendrier, les tâches, les notes et les paramètres généraux. Des informations peuvent être échangées entre ces parties grâce au mécanisme du glisser-déposer. Par exemple, lorsqu'un message d'une personne arrive dans votre boîte de réception, vous pouvez le glisser directement dans les contacts pour récupérer automatiquement son adresse mail et ses autres informations.

Ce livre est organisé en 6 chapitres.

Le chapitre 1 s'intéresse aux contacts et à la manière de les gérer. Il faut savoir les créer, les modifier puis changer leur affichage, surtout sous format de liste. Vous apprendrez à créer un groupe de contact qui facilite par la suite l'envoi des mails. Outlook propose également un dispositif de publipostage vers Word et un mécanisme de suivi des contacts.

Le chapitre 2 porte sur la messagerie. Vous étudierez les affichages divers des messages reçus, la manière d'envoyer des mails, par exemple en impliquant un indicateur d'importance, le suivi des informations avec les petits drapeaux qui créent automatiquement des tâches, les règles de messagerie qui permettent d'enclencher des actions au moment de la réception ou de l'envoi du mail, la délégation de droits lorsque vous souhaitez qu'une personne prenne la main sur votre messagerie et les modèles.

Le chapitre 3 expose la manière de créer de nouveaux formulaires qui permettent de saisir et modifier des informations avec une autre présentation que celle proposée en standard.

Le chapitre 4 détaille les dispositifs du calendrier. Vous découvrirez les différentes présentations, la façon de créer des rendez-vous ou des demandes de réunion, la planification qui est un dispositif permettant de connaître les plages horaires libres de différentes personnes quand vient le moment de fixer un rendez-vous pour un groupe de personnes.

Le chapitre 5 montre les techniques de création des tâches et des notes, et le chapitre 6 propose une vue générale des options d'Outlook.

J’espère que la lecture de ce livre vous intéressera et vous permettra de progresser dans la gestion de la messagerie. N'hésitez pas à me contacter à l’adresse [email protected] si vous avez des remarques sur ce livre ou bien des questions. Je ne manquerai pas de vous répondre.

Bonne lecture.

L’auteur

SOMMAIRE

CHAPITRE 1 LES CONTACTS

1.1 Créer puis modifier un contact

1.2 Modifier les affichages des contacts

1.2.1 Régler le volet de lecture

1.2.2 Réinitialiser l'affichage

1.3 Le clic droit de la souris

1.4 Modifier les affichages en mode liste

1.4.1 Supprimer une colonne en mode liste

1.4.2 Ajouter une colonne en mode liste avec le sélecteur

1.4.3 Définir des catégories en couleur

1.4.4 Afficher les contacts par catégorie

1.5 Définir des groupes de contacts

1.6 Rechercher un contact

1.7 Le publipostage de Outlook vers Word

1.7.1 Paramétrage du publipostage

1.7.2 Insertion des champs de fusion

1.8 Assurer le suivi des contacts

Chapitre 2LE COURRIER

2.1 L'organisation visuelle des mails

2.1.1 Voir en bas l'information des mails

2.1.2 Afficher plusieurs lignes d'informations

2.1.3 Regrouper les mails

2.1.4 Modifier les colonnes avec le sélecteur de champs

2.1.5 Colorier certains mails par la mise en forme conditionnelle

2.2 Améliorer la gestion des mails

2.2.1 Faire face au flux

2.2.2 Envoyer des mails de meilleure qualité

2.3 Le rangement

2.3.1 Le fichier physique de stockage des données

2.3.2 Créer un dossier

2.3.3 Glisser un message

2.3.4 Le dossier de recherche

2.3.5 La taille du dossier boîte de réception

2.3.6 Archivage des dossiers

2.4 Envoyer et recevoir des mails

2.4.1 Envoyer un message

2.4.2 Insérer une pièce jointe ou un élément Outlook

2.4.3 Insérer une signature

2.4.4 Les indicateurs d'importance

2.4.5 Le bon moment pour initier une campagne de communication

2.4.6 Envoyer un mail à un groupe de personnes

2.4.7 Accusé de réception ou de lecture

2.4.8 Répondre ou transférer ?

2.4.9 Les boutons de vote

2.5 Le suivi des messages

2.5.1 Suivre un mail avec une date de rappel

2.5.2 Afficher toutes les dates de rappel dans les mails

2.5.3 Le suivi crée automatiquement une tâche

2.6 Classer des mails

2.6.1 Créer une catégorie pour un mail

2.6.2 Regrouper les mails par catégorie

2.7 Imprimer un long mail avec des en-têtes et pieds de page

2.8. Les règles de messagerie

2.8.1 Créer une règle

2.8.2 Les conditions pour les messages reçus

2.8.3 Les actions possibles pour les messages reçus

2.8.4 Les conditions pour les messages envoyés

2.8.5 Les actions possibles pour les messages envoyés

2.8.6 Les exceptions

2.8.7 Appliquer une règle à des messages déjà arrivés

2.8.8 En cas d'absence du bureau

2.9 Déléguer la gestion de ses messages

2.10 Les modèles de mail

2.10.1 Créer un mail en tant que modèle

2.10.2 Utiliser un modèle Outlook pour créer un message

2.11 Le flux RSS

CHAPITRE 3 LES FORMULAIRES

3.1 Les formulaires standards

3.1.1 Ajouter le menu Développeur

3.1.2 Choisir un formulaire standard

3.2.3 Ouvrir un formulaire à partir du menu Accueil

3.2.4 La boîte à outils

3.2.5 Exercice de création d'un formulaire de contact

CHAPITRE 4 LE CALENDRIER

4.1 L'environnement de travail

4.1.1 Créer un nouveau rendez-vous

4.1.2 Créer un rendez-vous périodique

4.1.3 Inviter des personnes pour une réunion

4.2 La planification

4.2.1 Ouvrir plusieurs calendriers

4.2.2 Planifier une réunion

CHAPITRE 5 LES TâCHES ET LES NOTES

5.1 Les tâches

5.1.1 Créer une tâche

5.1.2 Modifier une tâche

5.1.3 Le suivi du courrier crée une tâche

5.1.4 Affecter une tâche à une personne

5.1.5 Les options des tâches

5.2 Les notes

5.2.1 Créer une note

5.2.2 Créer des dossiers de notes

5.2.3 Glisser un message dans une note

CHAPITRE 6 LES OPTIONS

6.1 Les options de courrier

6.2 Les options de calendrier

6.3 Les options des contacts

6.4 Les options de recherche

6.5 Les options de langue

6.6 Les options générales

6.7 Les options avancées

6.8 Les compléments

6.8.1 Voir la liste des compléments

6.8.2 Supprimer des compléments pour accélérer Outlook

CHAPITRE 1 LES CONTACTS

Un contact est une personne suffisamment importante pour que vous mémorisiez ses informations. Outlook permet d'afficher les données de façons multiples grâce au menu Personnes présent dans le bas de la fenêtre. La figure 1.1 montre l'environnement de travail.

Figure 1.1 : L'environnement de travail d'Outlook.

Le menu Personnes vous permet de manipuler les contacts.Le menu Calendrier est l'agenda classique où vous saisissez des rendez-vous.Le menu Courrier est la messagerie, c'est le dispositif de gestion des mails.Le menu Tâches permet de gérer des actions à effectuer dans le temps, avec un lien vers le suivi des mails. En effet, lorsqu'on reçoit ou qu'on envoie un message électronique, on peut le définir avec un suivi qui crée une tâche.Le menu Notes est le dispositif qui permet de saisir des notes qui ressemblent à des post-it. Plusieurs affichages sont à votre disposition.Le menu Dossiers propose un récapitulatif des choix possibles.

La figure 1.2 montre le choix des dossiers.

Figure 1.2 : Les différents dossiers.

La gestion des contacts est très simple, de nombreuses astuces permettent de manipuler les informations grâce au menu Personnes.

1.1 Créer puis modifier un contact

Pour créer un nouveau contact, suivez la méthode ci-dessous :

Cliquez sur le menu Personnes / Accueil.Choisissez Nouveau Contact en haut à gauche dans la barre de menu.

La figure 1.3 montre la boîte de dialogue de création d'un nouveau contact. Vous constaterez la variété des informations qui peuvent être saisies, mais les deux données les plus importantes sont bien sûr le nom et l'adresse email du contact.

Figure 1.3 : Les informations d'un contact.

Terminez par le bouton Enregistrer & Fermer pour fermer cette boîte de dialogue.

Si vous désirez modifier un contact, placez votre pointeur sur le contact puis double-cliquez dessus. La fenêtre précédente s'affichera alors.

1.2 Modifier les affichages des contacts

Le menu propose un choix d'affichage des contacts. Vous pouvez voir vos contacts sous la forme de liste, de cartes de visite ou de personnes. La figure 1.4 montre ces différents choix avec un affichage sous forme de cartes de visite.

Figure 1.4 : Différents choix d'affichage pour les contacts.

1.2.1 Régler le volet de lecture

Les informations des personnes peuvent être affichées à droite ou en bas de la page, grâce au volet de lecture placé au même endroit que les contacts. Réglez le volet par la procédure suivante :

Sélectionnez le menu Personnes.Choisissez Affichage / Volet de lecture / En bas ou à droite.

La figure 1.5 montre les informations du contact en bas de la fenêtre.

Figure 1.5 : Le volet de lecture est en bas.