Mieux maîtriser Word E-Book

Rémy Lentzner

• Herausgeber: Éditions Remylent
• Sprache: Französisch
• Veröffentlichungsjahr: 2017

Seitenzahl: 95

Beschreibung

Accessible à tous, ce manuel vous guide pas à pas afin d'optimiser votre utilisation du célèbre traitement de texte.

Ce livre vous propose de mieux maîtriser le traitement de texte Word en étudiant des dispositifs intéressants qui vous feront gagner du temps. Des raccourcis clavier à la manipulation classique des paragraphes, vous découvrirez les sections qui améliorent particulièrement la mise en page mais aussi les styles qui facilitent les modifications des titres et sous-titres ainsi que la création automatique de la table des matières. Vous pourrez explorer le publipostage, les index, les notes de page, le glossaire et d’autres caractéristiques indispensables comme les tableaux, les images, les formulaires et le mode révision. Enfin, vous réaliserez des macros qui permettent d’automatiser les tâches effectuées à la main, tout en découvrant quelques exemples en Visual Basic. Cet ouvrage s’adresse donc aux personnes qui travaillent avec Word de manière plus ou moins régulière, mais qui souhaitent aller plus loin afin d’optimiser leur travail quotidien. Vous pourrez reproduire les exercices avec toutes les versions de Word.

Un guide pratique essentiel pour perfectionner votre maîtrise de Word, outil indispensable de votre travail quotidien.

À PROPOS DE L'AUTEUR

Rémy Lentzner est formateur en informatique depuis 1985. Spécialisé dans la maîtrise des outils bureautiques, il accompagne les entreprises dans la formation professionnelle de leurs salariés. Autodidacte, il a une quinzaine d'ouvrages informatiques à son actif.

Leseprobe

REMY LENTZNER

MIEUX MAÎTRISER WORD

(Toutes versions)

Collection : Informatique du quotidien

Editions Remylent, Paris, 1ère édition, 2017.

R.C.S. 399 397 892 Paris

25 rue de la Tour d’Auvergne - 75009 Paris

[email protected]

www.remylent.fr

Word est une marque déposée de la société Microsoft

ISBN EPUB : 978-2-9557694-92

Le Code de la propriété intellectuelle interdit les copies ou reproductions destinées à une utilisation collective. Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite par quelque procédé que ce soit, sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite et constitue une contrefaçon, aux termes des articles L.335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Un merci infini à Claude, Isabelle et Anne.

INTRODUCTION

Bienvenue dans l'environnement de Microsoft Word, le traitement de texte utilisé massivement dans les entreprises et chez les particuliers. Il n'est pas nécessaire de dominer complètement son clavier pour écrire des lettres ou des rapports, l'index gauche et le majeur droit suffisent amplement. Il est par contre nécessaire de maîtriser les dispositifs de Word qui facilitent la mise en page, le travail avec les paragraphes, la manipulation des polices de caractères ou encore les touches de raccourcis. Lorsqu'on travaille avec de longs documents, il ne faut pas oublier les styles tellement pratiques pour les modifications et grâce à eux, la table des matières qui est créée automatiquement. D'autres caractéristiques sont intéressantes comme les index, les notes de page, le glossaire (ou insertions automatiques), le publipostage, les tableaux, les formulaires et même les macros. Cet ouvrage s'adresse donc aux personnes qui travaillent avec Word de manière plus ou moins régulière, mais qui souhaitent aller plus loin en découvrant des techniques plus complexes afin d'optimiser leur travail.

Ce livre est structuré en 9 chapitres et propose un panoramique de la plupart des fonctions du traitement de texte Word.

Chapitre 1 : Le travail avec les paragraphes. Vous devez bien comprendre la notion de paragraphe et ses caractéristiques comme les retraits, les interlignes, les sauts de pages, les touches de raccourci qui font gagner du temps et enfin les tabulations.Chapitre 2 : La mise en page, les sections, les tableaux et les colonnes. Organiser un document de plusieurs pages est toujours délicat surtout quand certaines pages sont en mode portrait et d'autres en paysage. Les en-têtes et les pieds de page ne sont pas toujours les mêmes dans un même document, certaines ont des formats de numérotation différents ou des logos qui ne sont pas placés à la même place pour des groupes de pages définies. Dans Word, c'est la notion de section qu'il faut bien connaître pour mettre en place ces informations différentes. Les tableaux permettent de saisir des données à l'intérieur de cellules, on peut aussi intégrer des feuilles de calcul Excel.Chapitre 3 : Les styles et la table des matières. Lorsqu'on travaille avec des documents de plusieurs centaines de pages, les styles facilitent la modification des titres, sous titres, corps de texte et mises en pages diverses. Grâce aux styles, vous pouvez numéroter les titres de paragraphes et créer automatiquement la table des matières.Chapitre 4 : Les formulaires et les champs. Un formulaire est un document Word verrouillé en écriture dans lequel des zones ont été rendues accessibles. On se déplace par saut de puce dans les différentes parties modifiables. Word possède de nombreux champs c'est à dire des formules spécifiques qui améliorent la saisie des informations dans le formulaire.Chapitre 5 : Le publipostage. On l'utilise lorsqu'on veut relier une liste d'adresses avec une lettre type pour créer un mailing qu'on peut imprimer ou envoyer par mail. Le publipostage permet aussi de créer des adresses sur des étiquettes. Le fichier d'adresses peut être créé dans Word mais aussi dans Excel ou encore provenir d'une base de données externe.Chapitre 6 : Les images et les cadres liés. Word propose certains paramètres spécifiques qui facilitent le déplacement et la manipulation des images. Les cadres liés permettent de saisir du texte à la manière d'un serpentin.Chapitre 7 : L'index et les notes de page. Un index est un récapitulatif de mots clés placé à la fin de l'ouvrage. Les mots sont indexés par des numéros de pages. Les notes de page renseignent le lecteur sur des points précis du texte.Chapitre 8 : Le mode révision et le glossaire. Le mode révision facilite le travail collaboratif en donnant la possibilité de suivre les modifications du texte par d'autres personnes. Le glossaire permet de stocker des groupes de mots ou des phrases que l'on récupère de manière très rapide.Chapitre 9 : Enregistrer une macro avec Word. Lorsque des tâches répétitives sont effectuées sur un document, il est possible de les mémoriser dans une macro, comme avec un enregistreur vocal. On peut ainsi enregistrer les frappes sur le clavier et les actions de la souris. Ce dispositif permet de gagner du temps sur certains documents. Vous découvrirez ici le langage Visual Basic pour Application qui permet de développer des applications personnalisées pour Word, avec un exemple de transfert d'adresses email d'un tableau Word vers Outlook et un dispositif qui fait parler l'ordinateur.

J’espère que la lecture de ce livre vous intéressera et vous permettra de progresser dans la gestion du texte.

N'hésitez pas à me contacter à l’adresse [email protected] si vous avez des remarques sur ce livre ou bien des questions. Je ne manquerai pas de vous répondre.

Bonne lecture.

L’auteur

SOMMAIRE

Chapitre 1 Les paragraphes

1.1 Les retraits

1.1.1 Le retrait gauche

1.1.2 Le retrait droit

1.1.3 Le retrait de première ligne

1.2 Les sauts

1.2.1 Le saut de ligne et l'interligne

1.2.2 Le saut de page et les numéros de page

1.2.3 L'en-tête de page et les composants Quickpart

1.3 Les raccourcis clavier qui rendent bien des services

1.3.1 La gestion des fichiers

1.3.2 Copier-coller-annuler-rétablir-rechercher

1.3.3 Aperçu et imprimer

1.3.4 Mise en forme du texte

1.3.5 Insérer des caractères spéciaux

1.3.6 Insérer des champs

1.3.7 Sélectionner le texte avec la souris

1.3.8 Sélectionner le texte avec les flèches

1.4 Les tabulations

1.4.1 Afficher les points de suite

1.4.2 Les tabulations numériques

Chapitre 2 La mise en page avec les sections

2.1 Les sections

2.1.1 Comment insérer un saut de section ?

2.1.2 Une page en paysage dans un groupe en portrait

2.1.3 Voir les numéros de section dans la barre d'état

2.1.4 Des numéros au format romain et arabe

2.1.5 Des en-têtes de page différents dans un même document

2.2 Les colonnes

2.3 Les tableaux

2.3.1 Insérer un tableau simple

2.3.2 Saisir des informations dans les cellules

2.3.3 Insérer une nouvelle feuille de calcul Excel dans Word

2.3.4 Insérer un tableau Excel déjà existant dans Word

2.3.5 Trier des données dans un tableau Word

2.3.6 Placer une image dans un tableau

Chapitre 3 Les styles et la table des matières

3.1 La barre des styles et le style Normal

3.1.1 Modifier les paramètres du style Normal

3.1.2 Application d'un style à plusieurs paragraphes

3.1.3 Modification d'un style à la volée

3.1.4 Création d'un style à partir d'un exemple

3.1.5 Numéroter des titres avec des styles

3.2 La table des matières

3.2.1 Création de la table des matières

3.2.2 Mettre à jour la table des matières

3.2.3 Modifier la table des matières avec les styles TM

Chapitre 4 Les formulaires

4.1 L'option de menu Développeur

4.2 Les champs hérités

4.2.1 Insérer un champ de saisie

4.2.2 Protéger un document en mode formulaire

4.2.3 Insérer une zone de liste dans un formulaire

4.2.4 Insérer une case à cocher dans un formulaire

4.2.5 Insérer un calcul dans un formulaire

4.2.6 Insérer un champ date avec calendrier

Chapitre 5 Le publipostage

5.1 Le fichier des adresses

5.2 La lettre type

5.2.1 Le menu Publipostage et les étapes

5.2.2 La sélection des destinataires et les champs

5.2.3 Terminer et fusionner

5.2.4 Envoyer des documents par mail

5.2.5 Modifier les adresses avant la fusion

5.2.6 Des conditions avec des champs

5.2.7 Basculer les codes de champs

5.2.8 Plusieurs conditions SI dans une règle.

5.3 Des étiquettes avec des adresses

5.3.1 Préparation du format d'étiquettes

5.3.2 Insertion des champs

Chapitre 6 Les images et les cadres liés

6.1 Les images

6.1.1 Insérer une image

6.1.2 Modifier la taille d'une image

6.1.3 Déplacer une image

6.1.4 Un logo en arrière-plan dans un en-tête

6.1.5 Du texte autour d'une image

6.1.6 Rogner des images

6.2 Les cadres liés

Chapitre 7 L'index et les notes de page

7.1 L'index

7.1.1 Marquer les entrées d'index

7.1.2 Insérer l'index

7.1.3 Mettre à jour l'index

7.2 Les notes de page

7.2.1 Insérer une note de bas de page

7.2.2 Insérer une note de fin de document

Chapitre 8 Le mode révision et le glossaire

8.1 La révision d'un document

8.1.1 Démarrage de la révision

8.1.2 Validation de toutes les modifications

8.2 Le glossaire

8.2.1 Créer une insertion automatique

8.2.2 Récupérer le texte

8.2.3 Les blocs de construction

Chapitre 9 Enregistrer une macro avec Word

9.1 Qu'est-ce qu'une macro ?

9.1.1 Le menu Développeur

9.1.2 La partie Code

9.1.3 Atelier 1 : Créer une macro de formatage

9.1.4 Atelier 2 : Exécution d'une macro enregistrée

9.1.5 Atelier 3 : Modifier le contenu d'une macro

9.2 De Word vers Outlook avec une pièce jointe

9.2.1 Le tableau des adresses mail

9.2.2 Création d'une procédure VBA

9.3 Transfert d'un tableau Word en fichier CSV

9.4 La procédure Document_OPEN

9.5 La procédure Document_CLOSE

9.6 Faire parler l'ordinateur

Chapitre 1 Les paragraphes

Un traitement de texte est un outil qui offre la possibilité de taper du texte au kilomètre, c'est à dire que le texte passe automatiquement à la ligne sans votre intervention, au fur et à mesure de la saisie du texte. On termine toujours un groupe de lignes par la touche Entrée. Cela crée de fait un paragraphe matérialisé par un signe ¶ qui est une marque de paragraphe.

Quand vous désirez insérer des lignes vides, vous appuyez sur la touche Entrée autant de fois que nécessaire. Dans le passé, on appelait cette action un retour chariot, en souvenir des vieilles machines du siècle dernier ou le chariot des lettres revenait vers la gauche dès son arrivée sur le buttoir de droite.

Le texte que vous tapez est toujours circonscrit dans les marges du document qui sont au nombre de quatre : marge du haut, marge du bas, marge de droite et marge de gauche. On tape donc le texte dans une zone entourée par des limites qui sont modifiables par le menu de Word Mise en pages / Marges ou Disposition / Marges.

La figure 1.1 montre certaines possibilités immédiates.

Figure 1.1 : Les marges

Par exemple, dans un courrier classique d'entreprise, les marges sont en général de 2,5 cm à gauche, 2,5 cm à droite, 2,5 cm en haut et 2,5 cm en bas. Si vous souhaitez définir d'autres marges, le dernier paramètre Marges personnalisées permet de définir au centimètre près celles dont vous avez besoin. La boîte de dialogue des marges personnalisées permet de définir non seulement les nouvelles marges mais aussi l'orientation du texte. Quand un document est vertical, on dit que l'orientation est en portrait et à l'horizontal, on dit que l'orientation est en paysage.

Par conséquent, un paragraphe est toujours encadré par les marges et peut être aligné à gauche, à droite ou les deux à la fois comme dans un journal.