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Auf Ihrem Schreibtisch stapeln sich die Papierberge? Über Ihre E-Mails haben Sie längst den Überblick verloren? Sie sehen vor lauter unerledigter Aufgaben den Feierabend nicht? Machen Sie Schluss mit der Unordnung in Ihrem Büro und in Ihrem Kalender! Dieses Buch gibt Ihnen Tipps, wie Sie lernen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren - sowohl was Ihre Büroausstattung angeht als auch Ihre Verpflichtungen und Aufgaben. Schaffen Sie Ordnung in Ihrem Arbeitsumfeld und in Ihrem Kopf, erledigen Sie Ihre Aufgaben effizient und gewinnen Sie so mehr Zeit für sich. Inhalt: 1. Darum bringt weniger mehr 2. Schreibtisch und Büro entrümpeln Jetzt wird sortiert Entrümpeln für Ungeduldige 3. Digitaler Müll: Den Desktop aufräumen Dateien sinnvoll organisieren Freier Desktop Minimalistische Programme Speichern und arbeiten in der Cloud 4. Ordnung erhalten 5. So richten Sie Ihr Büro minimalistisch ein 6. Mehr Zeit: Aufgaben vereinfachen Sammeln – Was ist zu tun? Planen – Wann will ich was tun? Handeln – Tun Sie es einfach! Gewohnheiten entwickeln Finden Sie Ihr ultimatives Planungstool Loslassen – ein Plädoyer
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Veröffentlichungsjahr: 2015
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Minimalismus auf dem Schreibtisch
Besser arbeiten durch mehr Ordnung im Büro
BookRix GmbH & Co. KG81371 München1 Darum bringt weniger mehr
Manche Menschen schwören auf das kreative Chaos: Erst wenn ihr Schreibtisch überquillt vor Papierstapeln, ihr Kalender ihnen keine freie Minute mehr lässt und die ToDo-Listen bei Punkt Nummer 4761 angekommen sind, können sie so richtig loslegen. Die meisten Menschen jedoch gehen in solchen Zuständen unter und werden handlungsunfähig. Unordnung führt dazu, dass man den Überblick verliert. Man verlegt wichtige Unterlagen, vergisst Termine und Deadlines, fühlt sich insgesamt überfordert. Das stresst. In so einer Situation bleiben Kreativität und Produktivität auf der Strecke. „Der größte Stressfaktor für unsere Seele ist die Mehrfachbelastung“, schreibt Werner Tiki Küstenmacher in seinem Bestseller „Simplify your life“.
Im vorliegenden Buch geht es deshalb darum, wie Sie Ihr Büro, Ihre Zeitplanung und Ihre Ziele wieder in den Griff kriegen, indem Sie alles Überflüssige eliminieren – eben, wie Sie Minimalismus im Büro praktizieren. Weniger von allem sorgt dafür, dass Sie sich auf die Dinge konzentrieren können, die wirklich wichtig sind. Die Tipps eignen sich vor allem für Menschen, die zuhause im Homeoffice arbeiten und sich ihre Zeit selbst einteilen können. Aber auch wenn Ihr Arbeitsplatz ein Büro innerhalb eines Unternehmens ist, können Sie viele der Vorschläge umsetzen.
Beim Minimalismus geht es darum, sein Umfeld und sein Leben von überflüssigem Ballast zu befreien. Überflüssig sind in unseren Wohnungen meistens eine ganze Menge Dinge. Man fasst sie unter dem Begriff „Gerümpel“ zusammen und findet sie auf Dachböden, in Kellern und Abstellkammern. Gerümpel gibt es im Großformat, beispielsweise das kaputte Sofa, das schon seit drei Jahren im Keller darauf wartet, zum Sperrmüll gebracht zu werden. Gerümpel kann aber auch ganz klein sein. Wenn Sie jetzt bitte zu Ihrer nächstgelegenen Kram-Schublade gehen und einen Gegenstand herausnehmen, den Sie jetzt sofort wegwerfen könnten – das ist Ihnen bestimmt nicht schwergefallen, oder? Überflüssig sind in unserem Leben aber auch viele Tätigkeiten: Jeder kennt doch jemanden, der Unterhosen bügelt. Meetings gehören für viele Berufstätige ebenfalls zu den Dingen, die man getrost streichen könnte. Allerdings haben die meisten Angestellten nicht die Wahl, ob sie an einem Meeting teilnehmen oder nicht. Soweit, wie Sie über Ihre Tätigkeiten und Ihre Zeit selbst bestimmen können, sollten Sie sich im Berufsleben bei jeder Handlung fragen: Was brauche ich wirklich, um meine Arbeit erledigen zu können? Auf welche Aufgaben und Gegenstände kann ich verzichten?
Volle Schränke, eine volle Wohnung und ein voller Terminkalender belasten. Jede unerledigte Aufgabe sorgt für ein schlechtes Gewissen. Unordnung in unserem Umfeld führt zu Chaos im Kopf. Gerade, wenn Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren und gute Ergebnisse erzielen wollen, behindert Sie dieser Ballast.
Wenn Sie einmal Tabula rasa in Ihrem Büro und Ihrem Kalender gemacht haben, dann besteht die nächste Herausforderung da drin, diese Ordnung zu erhalten. Sie sollten Ihr Büro und Ihre Zeitplanung so behandeln, wie ein Türsteher den Eingang eines angesagten Clubs: Niemand kommt einfach so rein. Der Platz in einer Disco ist ebenso begrenzt wie der in Ihrer Wohnung oder Ihre Lebenszeit. Anders sieht die Lage bei einer Feier im Berliner Tiergarten aus: Hier müssen die Einlasskontrollen nicht so streng sein, weil es mehr Fläche für die Besucher gibt.
Und damit sind wir schon beim nächsten Punkt: Setzen Sie sich Limits. Begrenzungen helfen dabei, eine Auswahl zu treffen. Was ist wichtig und was verzichtbar? Wenn Ihr Büro 60 m² Fläche bietet, stört ein vollgestopfter Aktenschrank nicht. Wenn Sie nicht arbeiten müssen, weil Sie im Lotto gewonnen haben, werden Sie die ehrenamtliche Mitarbeit im örtlichen Sportverein als nette Abwechslung betrachten. Ist Ihr Alltag jedoch vollgepackt mit schreienden Kindern und einem stressigen Job, zu dem Sie auch noch täglich drei Stunden pendeln müssen, können Sie Ihre Aufgaben im Sportverein nicht auch noch perfekt erledigen. Limits zwingen uns dazu, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie möchten effektiver arbeiten? Dann verkürzen Sie Ihre Arbeitszeit. Gehen Sie von nun an pünktlich nach Hause. Es ist erwiesen, dass zwei Halbtagskräfte mehr schaffen als ein Mitarbeiter mit einer vollen Stelle. Wenn Sie wissen, dass Sie Ihre Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen müssen, dann werden Sie sich mehr beeilen. Andererseits schauen Sie ruhigen Gewissens noch mal auf Ihre Lieblings-Nachrichtenseite, wenn Sie für eine Aufgabe noch den ganzen Tag Zeit haben. Mit dieser Technik können Sie sich auch im Homeoffice motivieren. Setzen Sie sich für Ihre Aufgaben zeitliche Grenzen. Damit schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie arbeiten effektiver und haben zudem mehr Freizeit.
Limits helfen auch, dem Chaos auf dem Schreibtisch Herr zu werden. Jeder Gegenstand in Ihrem Büro sollte einen Platz haben und nach Gebrauch an seinen Platz zurückgelegt werden. Das ist die einfachste Regel, um Ordnung zu halten. Damit sich nicht zu viele Dinge ansammeln, können Sie den Platz beschränken. Entfernen Sie ein Regal oder ein anderes Möbelstück aus Ihrem Büro. Der geringere Stauraum sorgt dafür, dass Sie auch weniger aufbewahren. Es gibt tatsächlich Menschen, die bewahren Ihre gesamten Büroutensilien in einem Schuhkarton auf. Mobile Speicher- und Arbeitsmöglichkeiten machen Aktenschränke mittlerweile überflüssig. Ein schönes Beispiel dafür ist die amerikanische Bloggerin Francine Jay, deren Büro allein aus einem Kissen vor einer Fensterbank besteht, auf der ihr Laptop steht. Alle weiteren Utensilien wie Stifte, Heftklammern, Briefumschläge und Blöcke bewahrt sie in einem Plastikbeutel im Küchenschrank auf.
Minimalisten lehnen zwar den Besitz von überflüssigen Dingen ab. Doch die Gegenstände, die sie behalten, behandeln sie mit Wertschätzung. Jedes Teil hat seine Aufgabe. Damit es diese lange erfüllen kann, wird es sorgsam behandelt und gepflegt. Sie ziehen langlebige Produkte Wegwerfartikeln vor. Qualität kostet zwar mehr, hält dafür aber auch länger.
Wie kann Ihnen dieses Buch nun dabei helfen, das Chaos auf Ihrem Schreibtisch und in Ihrem Kalender in eine aufgeräumte und übersichtliche Arbeitsweise zu verwandeln? Wir beginnen mit dem physischen Ort Ihrer Arbeit, Ihrem Büro. Im Homeoffice sind Veränderungen kein Problem, denn hier bestimmen Sie. Die Ratschläge eignen sich aber auch für Menschen, die in einem Büro außerhalb der eigenen vier Wände arbeiten und sich diesen Raum vielleicht mit Kollegen teilen müssen. Denn was auf Ihrem Schreibtisch liegt und in Ihren Schubladen verschwindet, dürfen Sie auch im Großraumbüro selber entscheiden.
Nehmen Sie sich zum Entrümpeln genug Zeit, ein freies Wochenende ist ideal. Überlegen Sie sich vorher, was Sie mit den aussortierten Gegenständen tun möchten. Vielleicht hat jemand im Bekanntenkreis Verwendung für Ihre überflüssigen Stifte und Blöcke. Oder Sie spenden das Material an einen Kindergarten oder ein Sozialkaufhaus.
Ein Büroarbeitsplatz ohne Computer? Gibt es so etwas überhaupt noch? Ich gehe davon aus, dass auf Ihrem Schreibtisch einen PC oder Laptop steht, egal von welcher Marke und mit welchem Betriebssystem. Auch Smartphones zählen mittlerweile als Computer. Wenn Sie ein normales Handy ohne den ganzen App-Schnickschnack besitzen, müssen Sie sich um dessen Entrümpelung nicht kümmern. Auf unseren Festplatten sammeln sich mit der Zeit zahllose überflüssige Dateien an. Wer dabei nicht einem gut durchdachten Ordnungssystem folgt, verliert schnell die Übersicht. Um Ihren PC kümmern wir uns aber erst, wenn Ihr Schreibtisch aufgeräumt ist.
Schließlich gebe ich Ihnen einige Tipps, wie Sie die mit Schweiß und Tränen erreichte Ordnung erhalten.
Jetzt sitzen Sie also in Ihrem ordentlichen Büro an Ihrem leeren Schreibtisch und sehen auf Ihren übersichtlichen Desktop – dennoch wissen Sie nicht, wo Ihnen vor lauter Aufgaben und Terminen der Kopf steht. Den wohl wichtigsten aber auch schwierigsten Punkt sparen wir uns für den Schluss auf – wie organisiere ich meinen Arbeitstag so, dass ich produktiv bin und gleichzeitig keinen Stress habe? Auch hier können Sie die Regeln des Minimalismus anwenden: Alles Überflüssige eliminieren. Dazu gehören Aufgaben und Aufträge, die Sie nicht weiterbringen. Angewohnheiten, die Sie im Arbeitsfluss stören. Und vor allem Ansprüche und Anforderungen, die andere Menschen oder Sie an sich selbst haben.
