Nie wieder Stapel! E-Book

Nicole Sehl

• Herausgeber: Wiley-VCH Verlag GmbH & Co. KGaA
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 281

Veröffentlichungsjahr: 2018

Beschreibung

Die meisten Büroprobleme haben direkt oder indirekt mit Stapeln zu tun. Schon bei der morgendlichen Ankunft am Arbeitsplatz vertreibt ihr Anblick die Lust auf den Tag. Während des Tages kämpft man mit ihnen um die Herrschaft über die Tischoberfläche und auf dem Weg nach Hause winken sie einem dann auch noch fröhlich hinterher. Nachts stören Erinnerungen und die daraus entstehenden Unsicherheiten den notwendigen Schlaf und so manch harmonisches Teamgefüge überlebt die von Stapeln verursachten Suchzeiten nicht. In fünf Schritten zu 100 Prozent Transparenz am Arbeitsplatz: Jedes Blatt Papier wird sofort dorthin befördert, wo es hingehört und wieder gefunden wird. Logisch, systematisch, strukturiert und sehr einfach. Ist das System einmal eingeführt, kann sich der Schreibtischnutzer, ob beruflich oder privat, endlich auf die eigentliche Tätigkeit konzentrieren. Urlaubs- oder Krankheits-Vertretungen sind durch die identische Organisation aller Arbeitsplätze ebenfalls leicht und unkompliziert möglich. Dieses Buch ist keine weitere Sammlung von 395 Möglichkeiten zur Vereinfachung des Lebens und die häufig gestellte Forderung nach Selbstdisziplin ist bei dieser Methode auch kein Thema. Es geht weder um innere Schweinehunde, noch um ein Anpassen der eigenen Persönlichkeit. Das Buch bietet konkret und realistisch eine runde Methode, ein in sich geschlossenes System, eben ein Werkzeug, mit dem Ordnung geschaffen und erhalten werden kann. Die Methode ist realistisch, langzeiterprobt, hocheffektiv und pragmatisch. Ein Anti-Stapel-Programm "made in germany". Die zahlreichen Beispiele und flott geschriebenen Anekdoten aus der Praxis machen das Buch zu einem kurzweiligen und leicht verständlichen Lesevergnügen. Die aktualisierte und überarbeitete 3. Auflage enthält u.a. mehr Informationen zu den Themen Nachhaltigkeit im Büro und Ordnung in den E-Mails. Eine umfangreiche Checklisten-Sammlung wird angeboten und ein zusätzliches Kapitel wird Angaben zu konkreten Ordnerinhalten, die jede Firma braucht, bieten (z. B. Personalakten oder Kundenakten).

Leseprobe

3. Auflage 2018

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© 2018 Wiley-VCH Verlag & Co. KGaA,

Boschstr. 12, 69469 Weinheim, Germany

Alle Rechte, insbesondere die der Übersetzung in andere Sprachen, vorbehalten. Kein Teil dieses Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form – durch Photokopie, Mikroverfilmung oder irgendein anderes Verfahren – reproduziert oder in eine von Maschinen, insbesondere von Datenverarbeitungsmaschinen, verwendbare Sprache übertragen oder übersetzt werden. Die Wiedergabe von Warenbezeichnungen, Handelsnamen oder sonstigen Kennzeichen in diesem Buch berechtigt nicht zu der Annahme, dass diese von jedermann frei benutzt werden dürfen. Vielmehr kann es sich auch dann um eingetragene Warenzeichen oder sonstige gesetzlich geschützte Kennzeichen handeln, wenn sie nicht eigens als solche markiert sind.

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über <http://dnb.d-nb.de> abrufbar.

Umschlaggestaltung: Torge Stoffers Graphik-Design, Leipzig

Gestaltung: pp030 – Produktionsbüro Heike Praetor, Berlin

Print ISBN: 978-3-527-50942-3

ePub ISBN: 978-3-527-82000-9

mobi ISBN: 978-3-527-82001-6

Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelseite

Impressum

Vorwort zur 3. Auflage

Missverständnis 1: Es gibt Chaoten

Missverständnis 2: Das Büro ist Nebensache

Missverständnis 3: Büroorganisation ist immer kompliziert

Wie die Methode entstand

Wovon dieses Buch nicht handelt

Schritt I: ES BEGINNT MIT ERKENNTNISSEN!

1 Arbeit als Nahrung der Seele

Kranke Gesellschaft?

Wir haben ein Recht auf Selbstverwirklichung

Sorgen Sie gut für sich

Funktion oder Hingabe

Von Nutzen sein

Kopf versus Herz

Gestalten statt Aushalten

Zeigen Sie sich

2 Von lebenden Stapeln und deren Wirkung oder Was die Quantenphysik mit Papier zu tun hat

Wo kommen die bloß alle her?

Papier, Unterbewusstsein und Quantenphysik

Wie Stapel wirken

Neun Sorten Frust

3 Gewohnheit ist Gewohnheit ist Gewohnheit – wie Sie sie für immer ändern

Ein Segen: Rituale

4 Und los geht's: Ausmisten im Dreivierteltakt

Befreien Sie sich!

Die Aktenvernichtung

Schritt II: DIE RICHTIGEN MÖBEL AM RICHTIGEN ORT: ERGONOMIE

5 Die wichtigste Ergonomie-Regel, die eigentlich gar keine ist

Sitzen Sie nicht mit dem Rücken zur Tür!

6 Und wo sitzen Sie? Die vier Funktionsplätze im Raum oder ›von der Wahl des richtigen Ortes‹

Der kraftvolle Chef-Platz

Der gute Sachbearbeiter-Platz

Der unterschätzte Empfangs-Platz

Der Azubi- oder Praktikanten-Platz

Die Tischpositionen

7 Mehr Konzentrationsfähigkeit durch eine angenehme Raumgestaltung

Ihre Persönlichkeit

Symbolkraft

8 Wie Ihre Möbel Sie gesund und leistungsfähig machen

Der Bürostuhl

Der Bürotisch

9 Sinnvolle Möbel und unnötige ›Stapelanziehungspunkter‹

Sideboards

Regale

Schränke

Rollcontainer

10 Ein paar Worte zu Technik und Klima

Der Computer

Bildschirm, Tastatur und Maus

Das 10-Finger-System

Die Temperatur

Das Licht

Die Luft

Die Akustik

Schritt III: FREIRÄUME UND ÜBERSICHT – DIE WERKZEUGE FÜR STRESSFREIES ARBEITEN

11 Vom Wunder der hundertprozentigen Transparenz

12 Effektivität und Effizienz und wie Sie ihre Arbeit organisieren

Die Definitionen bei Wikipedia

Multitasking

Vorausschauendes Arbeiten

To-do-Listen versus Checklisten

Effizienz durch das 10-Finger-System

13 Nie wieder Stress durch fehlende Entscheidungen: Die persönliche Arbeitsmappe 1–31

Bleiben Sie wach!

Der erste Stapel wird geboren

Vom Sinn und Unsinn von Büroklammern und Sichthüllen

Die Zeit im Blick!

Es gibt genau vier Arten von Aufgaben

Ihre morgendliche Ankunft am Schreibtisch

Die heutige Arbeit liegt auf dem Tisch!

Die Abwicklung eines Auftrags – ein Beispiel

Kunden-Stammblatt

Hurra – ich habe heute Papier bewegt!

14 Voll verplant oder gut geplant durch das Jahr: Die Arbeitsmappe 1–12

Die Zeit spüren

Risiken

15 Von den ›dicken Dingern‹: die Lagerhaltung in Hängemappen

Was kommt hinein?

Wie kommt es hinein?

Der Querverweis

Die Qualität

Kurzfristige Aufgaben

Mittel- bis langfristige Aufgaben

Regelmäßige Besprechungen

Büromaterialien

Die Beschriftung

16 Das Wundermittel der Effizienzsteigerung: ›kleine Fließbänder‹

17 Mit ›Ruhe-Zeiten‹ die eigene Zufriedenheit steigern

18 Und jetzt hinein mit allem in den Computer: Die Spiegelung der Arbeits-Strukturen in die EDV

Notizblock-Programme

Handschriftliches versus Tippen

Ein Leitfaden zur Mail-Kultur

Die Arbeit kommt per Mail

19 Wenn es aus dem Ruder läuft …

Wo kommen denn jetzt die Stapel wieder her?

Zu wenig Zeit für zu viele Aufgaben?

Schritt IV: MIT ACHT BRIEFKÖRBEN NIE WIEDER INFORMATIONEN VERLIEREN

20 Was wie reinkommt. Das Eingangsfach

Kleiner Praxis-Tipp:

21 Was wie rausgeht: Das Ausgangsfach

Farbige Briefkörbe

22 Sparen Sie Kosten, indem Sie nicht an Papier sparen

Die perfekte Papiergröße: A4

Schmierpapier

Gesprächsnotizen

Ein Blatt, ein Thema

Umweltschutz und Müllvermeidung

23 Das ›Glockenläuten‹ für alles Eilige

24 Schluss mit Klebezettel-Wäldern an der Wand – Ihr persönliches Lexikon entsteht

Zum Nachschlagen

25 Eine erstaunlich einfache Maßnahme gegen die ›Das muss ich mal irgendwann noch lesen‹-Stapel

Die Zukunft

Mehr als ein Leser?

26 Der größte Spaß: die Ablage!

Legen Sie nicht öfter als einmal am Tag ab

27 Ablage – spezielle Regeln für die Buchhaltung

Reine Buchhaltungs-Arbeitsplätze

Einzelkämpfer, Selbstständige, kleine Unternehmen

Ein Beispiel für die Strukturierung eines Ordners mit dem Titel ›Buchhaltung laufend‹

28 Alles griffbereit: auch die Sichthüllen

Auf die Dicke kommt es an

Bunt ist hier keine gute Idee

Schritt V: UND WOHIN JETZT MIT DEM GANZEN PAPIER? DIE ABLAGE IN IHRER SCHÖNSTEN FORM

29 Von Ordnern, Stehsammlern und anderen Aufbewahrungsmöglichkeiten

Stehsammler

Ordner

Hängemappen

Hängehefter

Ordnungs- oder Einstellmappen

Schubladen, Einschubboxen und dergleichen mehr

Bündelungsbügel, auch Archivierungsclips genannt

30 Wiederfinden leicht gemacht – mit Ihrem individuellen Aktenplan

Ablage versus Image

Ablage versus Unabhängigkeit

Wiederfinden leicht gemacht

Was ist ein Aktenplan?

Der klassische DynaLine-Aktenplan

Rot

Gelb

Grün

Blau

Weiß

Der klassische Aktenplan passt nicht?

Aktenplan für Abteilungen

31 Innen wie außen erkennbar – das klare Innenleben der Ordner

Machen Sie es sich einfach

Sortierung nach Namen

Sortierung nach Themen

Trennstreifen

Beschriftung der Trennstreifen

Heftstreifen und Prospekthüllen im Ordner

Und schon wieder spezielle Regeln für die Buchhaltung

Den richtigen Ordner finden

Dokumente aufbewahren

Verbotene Ablage-Begriffe

Beispiele für Ordnerinhalts-Strukturen

Der Auftragsordner – zwei Beispiele

32 Außen wie innen erkennbar – die eindeutige Beschriftung der Ordner

Der Ordnerrücken-Aufbau

Einheitlichkeit

Druckbögen

33 Und noch eine Spiegelung in den Computer: die virtuelle Ablage

Netzwerk-Ablage

Interne Programme

ZU GUTER LETZT

34 Das nachhaltige Büro

Papier

Möbel

Strom

Verpackungen

Emissionen

35 Hilfen rund um die Umsetzung der Buchinhalte

Die Aufteilung im Raum

Übersicht aller in diesem Buch vorgestellten Materialien

36 Checklisten und Formulare

ANHANG

Über die Autorin

Stichwortverzeichnis

End User License Agreement

Guide

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Vorwort zur 3. Auflage

Nun sind schon sechs Jahre vergangen, seit dieses Buch erschienen ist. Sie halten bereits die dritte Auflage in den Händen, gründlich überarbeitet und um weitere Kapitel ergänzt. Und bevor wir gemeinsam in die Bürowelt eintauchen, möchte ich gerne mit ein paar grundlegenden Missverständnissen aufräumen. Außerdem möchte ich Ihnen gerne erzählen, wie die Methode entstanden ist, die Ihnen das (Arbeits-)Leben enorm vereinfachen wird. Sie ist nämlich nicht (nur) meinem Kopf entsprungen, sondern sie hat sich durch viele Versuche aus der Praxis quasi von selbst entwickelt.

Missverständnis 1: Es gibt Chaoten

Bezeichnen Sie sich selbst als einen mehr oder weniger ausgeprägten Chaoten? Sind Sie das Genie, das das Chaos beherrscht? Halten Sie leicht Ordnung oder wünschen Sie sich einen Butler, der hinter Ihnen herräumt? Lieben Sie ein aufgeräumtes Zimmer oder fühlen Sie sich am wohlsten, wenn alles fröhlich verteilt ist?

In den 22 Jahren seit meiner Firmengründung habe ich entdeckt: Es gibt keine Chaoten! Ich habe sehr viele Menschen organisiert und nicht nur deren Arbeitsplätze, sondern manchmal auch deren Aktentaschen, Autos, Abteilungen, Privathaushalte und manchmal ganze Firmen. Aber selbst der Grafik-Designer, der von sich behauptet, das kreative Chaos zwingend für seinen Schöpfungsprozess zu benötigen, stellt irgendwann fest, dass ein organisiertes Büro die beste Grundlage ist, das eigene Talent zu entfalten. Denn darum geht es: Menschen haben unterschiedliche Talente. Eines meiner größten Talente ist das Organisieren, das strukturierte Denken und das Auffinden und Schaffen von Ordnungen. Dafür ist meine künstlerische Ader nur wenig ausgeprägt. Wenn ich bei meinen Seminaren beginne, einfachste Dinge auf das Flip-Chart zu zeichnen, führt das immer zu großer Erheiterung.

Wirklich leicht fällt Ordnung immer nur dem Menschen, der mit dem Talent der Organisation gesegnet ist. Haben Sie ihr Talent aber in einem anderen Bereich, werden Sie vermutlich in einem mehr oder weniger intensiven »Dauer-Kampf« mit den Dingen stecken. Einfach weil diese sich nicht von selbst dorthin bewegen, wo sie eigentlich hingehören und vor allem immer nicht da sind, wo Sie sie gerade suchen.

Aber egal, welches Talent Sie haben, in diesem Buch lernen Sie eine Methode kennen, mit der Sie gut organisiert und sehr entspannt hocheffektiv arbeiten können. Natürlich wird denjenigen, die ihr Talent in der Organisation haben, das Umsetzen der Maßnahmen und das Einfinden in die neuen Strukturen leichter fallen, bei allen anderen dauert der Gewöhnungsprozess einfach ein wenig länger.

Der Effekt ist jedoch immer der Gleiche: Sie werden sich nicht mehr um das Verwalten des Papiers kümmern müssen, sondern Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihre eigentliche Arbeit! Und das im Zustand von maximaler Transparenz, in dem Sie und Ihre Kollegen oder Mitarbeiter alles sofort finden.

Ich habe viele Menschen getroffen, die von sich behauptet haben, chaotisch zu sein, und ich habe auch so viel Chaos gesehen, dass es für ein ganzes Leben reichen würde. Wen ich aber noch nie entdeckt habe, war ein Chaot. Denn Ordnung ist nichts, was dem einen angeboren ist und dem anderen fehlt, was der eine gelernt hat und der andere nicht. Ordnung ist ein universelles Grundprinzip, das jedes Atom durchdringt und belebt. Es gibt weder in der Natur noch in unserem Körper oder in der Galaxie Unordnung, selbst der Urknall, also das Ur-Chaos, besitzt eine absolut ordentliche Struktur – auch wenn der Mensch diese nicht auf Anhieb erfassen kann. So hat also jeder Mensch einen Zugang zur Ordnung. Mancher hat zusätzlich die Fähigkeit des Organisierens, dann wird die Ordnung schnell im Außen sichtbar. Aber auch Menschen, die von sich behaupten, keinerlei Sinn für Ordnung zu besitzen, haben in irgendeinem Bereich ihres Lebens immer »eine Tür“ zur Ordnung – und wenn es die unterste Schublade des Rollcontainers ist, in der die privaten Kekspackungen ordentlich sortiert gelagert sind. In den Lebensbereichen, die dem Menschen wichtig sind, hält er meist Ordnung.

Missverständnis 2: Das Büro ist Nebensache

Meiner Erfahrung nach ist das Büro immer das Herz des Unternehmens! Was im Büro nicht funktioniert, hat meist direkte Auswirkungen auf alle anderen Abteilungen eines Unternehmens. Üblicherweise wird das Büro als Stiefkind behandelt, da es ja vordergründig nicht zum Betriebsergebnis beiträgt. Es lässt sich nur schwer betriebswirtschaftlich darstellen, wie produktiv in Büros gearbeitet wird. Und so investieren die meisten Firmen zuerst in alle anderen Bereiche: Die Produktion bekommt neue Maschinen, Unternehmensberater werden für das Optimieren der Prozesse engagiert und all der praktischen und vermeintlich sofort sichtbaren Dinge mehr, die schnellen Erfolg versprechen. Wenn aber in den Büros die Strukturen nicht klar sind und auch sonst überall das gewohnte Durcheinander herrscht, werden all diese Investitionen und Anschaffungen bestenfalls kurzfristig die erwünschten Veränderungen bringen.

Im Büro entscheidet es sich, ob Abläufe reibungslos ineinandergreifen oder ob es tiefe Sumpflandschaften gibt, in denen Dokumente spurlos verschwinden. Nicht umsonst wird der Titel der guten und geschätzten Chefsekretärin heutzutage neudeutsch zur Office-Managerin erhoben.

Missverständnis 3: Büroorganisation ist immer kompliziert

Ich rufe eine Rückkehr zur Einfachheit aus! Viele Menschen sehnen sich nach überschaubaren Strukturen und einfachen Regeln. Nach Stabilität, Verbindlichkeit und Sicherheit. Die Zeiten der aufwendigen Zeitmanagement-Systeme und »Einfacher-Leben-Regeln“ sind vorbei. Es bringt Ihnen nichts, wenn Sie dreihundert verschiedene Möglichkeiten genannt bekommen, jedoch mit der Entscheidung, welche nun für Ihren speziellen Fall die richtige ist, alleine gelassen werden.

Mein Buch nimmt Sie an die Hand und hilft Ihnen, sich Schritt für Schritt durch Ihren Arbeitsplatz durchzuarbeiten. Dies ist ein Praxis-Ratgeber, kein Fachbuch. Eine Arbeitsanleitung, keine Abhandlung über Fallstudien. Ein guter Freund, in dem Sie immer wieder nachschlagen können, kein Dozent, der Ihnen kompliziertes Fachwissen »um die Ohren schlägt“.

Dieses praktische Arbeitsbuch reduziert das Thema auf das Wesentliche: Wie bringen Sie Ihr Büro für immer in Ordnung? Ganz einfach und unkompliziert.

Wie die Methode entstand

Im Jahr 1996 hatte ich die noch sehr vage Geschäftsidee, mit einer Unternehmensberatung für Büroorganisation mein Geld zu verdienen. Im ersten Jahr der Selbstständigkeit etablierte ich einen Schreibservice, der mich einigermaßen finanzierte und der mir die Möglichkeit bot, viele Versuche und Testläufe in Büros, Backoffices und an Privatschreibtischen durchzuführen. Dadurch konnte ich ein Gefühl dafür entwickeln, wie eine Beratung für Büroorganisation ablaufen könnte. Ich habe im Laufe von eineinhalb Jahren verschiedenste Arten von Beratungen durchgeführt: Fast alle meine Freunde mussten mich an ihre privaten Schreibtische lassen und diese mit mir gemeinsam durcharbeiten. Ebenso erging es den Schreibservice-Kunden. Ich habe sehr viele Fragen gestellt und immer ganz individuelle Lösungen erarbeitet. Die Nachhaltigkeit meiner Umsetzungen habe ich dann jeweils nach zwei bis drei Monaten vor Ort erneut überprüft.

Dabei gelangte ich zu spannenden Erkenntnissen:

Zum einen wird erstaunlicherweise in keiner Ausbildung Methodenkompetenz gelehrt, die das Organisieren von Abläufen, Zeit und Arbeit beinhaltet. Es werden immer nur Fragmente vermittelt, im Stil von: »Das ist eine Registratur und die kann in diesem Fall so und in einem anderen Fall anders eingesetzt werden.« Ob Sie eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement machen (von der hinterher erwartet wird, dass sie die Büroorganisation perfekt beherrscht) oder ob Sie BWL studieren (hier gibt es einen ganzen Fachbereich der Organisationslehre), in keiner dieser Ausbildungen erlernen Sie Methoden, sondern bekommen immer nur eine Sammlung von Möglichkeiten angeboten. Wenn Sie nun nach abgeschlossener Ausbildung an Ihren ersten Arbeitsplatz kommen, sind Sie mit Ihrer Situation völlig allein. Die Frage, wie Sie sich, Ihre Zeit, Ihr Papier und Ihre Arbeit am besten organisieren, beantwortet sich dann meist damit, dass Sie einfach das in der Regel vorhandene System des Vorgängers übernehmen. Kann ja nicht so falsch sein … Und da wir Menschen Gewohnheitstiere sind, gewöhnen Sie sich innerhalb weniger Wochen daran und behalten es einfach bei. Ich habe schon oft Arbeitsplätze erlebt, die mir den Eindruck vermittelten, die organisatorische Ahnengalerie reicht bis ins 16. Jahrhundert zurück, so verknöchert und verstaubt waren die Strukturen. Und niemand bemerkt es, werden wir doch schnell in dem uns umgebenden »Biotop“ betriebsblind.

Nun kann man natürlich denken: »Wieso suchen Sie sich überhaupt einen Bürojob aus, wenn Ihr Talent vielleicht ganz woanders liegt?« Dieser Gedanke liegt nahe, aber wie viele Menschen haben schon den Beruf, der sie voll und ganz erfüllt, der ihr Herz zum Singen bringt und jeden Tag zur Freude werden lässt?

Denken Sie nur an all die Handwerker, die über wunderbare und vielseitige Talente verfügen, aber oft ist das Organisieren eben nicht mit dabei. Wenn diese sich dann selbstständig machen möchten, besuchen sie die Meisterschule und lernen viel über Kalkulation, Materialwirtschaft und dergleichen. Leider lernen sie aber wenig bis nichts über den Umgang mit Papier, Zeit und Arbeitsorganisation.

Sie erfahren in diesem Buch, wie Sie sich, Ihre Zeit, Ihre Arbeit, Ihr Papier und Ihre Abläufe auf eine einfache und schnelle Art so organisieren, dass Sie nie wieder über ein System nachdenken müssen, sondern sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Die zweite Entdeckung, die ich gemacht habe ist: Es gibt gar kein individuelles Büroproblem! Vielleicht denken auch Sie wie viele andere: »Das geht nur mir so!«, »Ich bin zu dumm« oder »Ich habe eine andere Ausbildung«.

Ich habe festgestellt, dass sich über 80 Prozent aller Probleme an den meisten Arbeitsplätzen wiederholen. Die gängigen Schwierigkeiten, mit denen ich mich befasste, tauchten immer wieder auf. Dann trat ein spannender Effekt ein: Wenn ich für ein Problem eine funktionierende und geprüfte Lösung gefunden hatte und die Schwierigkeit dann Monate später an einem anderen Arbeitsplatz wieder auftauchte, erinnerte ich mich an die Lösung und installierte sie erneut. Dieses Spiel dauerte ungefähr eineinhalb Jahre, ohne dass ich dabei so richtig bemerkte, was geschah.

Dann kam es zu einem »historischen« Abendessen mit Freunden, während dem ich gefragt wurde: »Sag mal, nun bist du schon so lange selbstständig, was tust du eigentlich den ganzen Tag?« Ich begann zu erzählen und nach einiger Zeit sagte jemand einen Satz, der mein weiteres Arbeitsleben maßgeblich beeinflussen sollte: »Wow, das klingt jetzt aber irgendwie nach einem System.«

Zum ersten Mal hatte ich die Entwicklung des letzten Jahres zusammengefasst, es wurde von außen betrachtet und siehe da: Die Methode war geboren. Tatsächlich hatte ich zu diesem Zeitpunkt noch nichts bemerkt, sondern einfach meine Arbeit gemacht, an jedem Schreibtisch von Neuem. Still und unbemerkt hatte sich die Methode nebenbei aus dem Tun entwickelt.

Sie ist also nicht meinem Kopf entsprungen, sondern sozusagen aus jedem Blatt Papier, das ich in dieser Zeit in der Hand hatte.

In den folgenden fünf Jahren arbeitete ich an der Basis, vor Ort bei den Kunden und installierte die Methode mit jedem Mitarbeiter gemeinsam an dessen Arbeitsplatz. Eine sehr zeitintensive Angelegenheit, denn dies dauert im Schnitt zwei bis drei Tage pro Arbeitsplatz. Nach einigen Jahren, in denen ich vor allem in Hotelzimmern wohnte, zeichnete sich ab, dass ich mein Leben auf Dauer anders gestalten wollte, und ich nutzte die Anfrage eines Interessenten nach einem Firmenseminar für einen erneuten Testlauf. Ich steckte die Erfahrung hunderter Arbeitsplätze in die Gestaltung und den Ablauf eines Tagesseminars und so wurde dies zu einer »virtuellen« Vor-Ort-Beratung. Die Teilnehmer führen während des Seminars die Methode gedanklich am eigenen Arbeitsplatz ein und viele praktische Umsetzungshilfen erleichtern das Tun in den Wochen danach.

Mittlerweile arbeiten weit über 10 000 Menschen mit der Methode DynaLine, die Sie auf den folgenden Seiten kennenlernen werden. Die große Zufriedenheit meiner Teilnehmer und Kunden weckte vielfach den Wunsch nach einem Buch und die Idee war, dieses in der Firmentradition als »Methode to Go« zu schreiben, das Praxisnähe und Einfachheit vermittelt.

Übrigens: DynaLine steht für die Verbindung von Dynamik (Dyna) und Ordnung (Line, die klare Linie) im Büro. Das eine ist ohne das andere nicht genug und beides macht das Arbeiten erst lebendig.

Wovon dieses Buch nicht handelt

Auch wenn Sie dies vielleicht erwartet hätten – in diesem Buch geht es nicht um das Finden und Definieren von Zielen. Es geht auch nicht darum, wie Sie sich selbst dazu motivieren, diese Ziele zu erreichen. Wann Sie welche Prioritäten setzen und ob Sie delegieren oder nicht, ist ebenfalls kein Thema. Es gibt keine klassischen Zeitmanagement-Prinzipien zu lesen und keine Ansammlung von Tipps und Tricks aus dem Leben einer Chefsekretärin. Zu all diesen Themen gibt es bereits mehr als genug Literatur.

Ich gehe tatsächlich davon aus, dass der Einzige und Beste für die Organisation Ihrer Arbeit Sie selbst sind. Wer kennt die Inhalte, Erfordernisse und Abläufe Ihrer Arbeit besser als Sie? Und Sie sind perfekt, so wie Sie sind. Sie müssen in diesem Buch weder lernen, wie Sie Ihren inneren Schweinehund überwinden, noch wie Sie zu mehr Disziplin finden.

Meiner Erfahrung nach ist es ausreichend, das Verwalten des Papiers zu perfektionieren, um alle anderen Bereiche quasi von selbst in passende Ordnungen und Strukturen zu bringen. Folgen Sie den Schritten dieses Buches und setzen Sie die Maßnahmen konsequent auf die von mir aufgezeigte Art um. Dann werden Sie die Denkstrukturen dahinter so schnell verinnerlichen, dass diese sich auf viele andere Bereiche Ihres Lebens ausdehnen werden – vielleicht sogar bis in den privaten Bereich.

Die Inhalte dieses Buches sorgen für eine umfassende Transparenz und den schonungslos ehrlichen Einblick in Ihre Abläufe. Dies hilft, Fehlerquellen zu entdecken, Engpässe in Angriff zu nehmen und Grauzonen zu erhellen. Ich bin überzeugt davon, dass Sie selbst am besten wissen, was auf Ihrem Schreibtisch wann und wie zu tun ist und denke, dies sollte in Ihrem Hoheitsgebiet belassen werden.

Und nun genießen Sie die Lektüre und legen Sie einfach los! Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Umsetzen aller Maßnahmen und beim Nutzen der dadurch frei gewordenen Zeit!

Herzlichst,Ihre Nicole Sehl

Schritt IES BEGINNT MIT ERKENNTNISSEN!

1Arbeit als Nahrung der Seele

Dieses Buch wird Ihnen die Lust an der Büroarbeit zurückbringen. Es kann Sie dabei unterstützen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und nicht über die Organisation nachdenken zu müssen. Und es wird Ihren Büroalltag für immer verändern, wenn Sie alle Maßnahmen umsetzen. Aber bevor wir mit den praktischen Dingen, nämlich dem Umgang mit dem Papier beginnen, möchte ich gerne einige grundlegende Gedanken mit Ihnen teilen, denn jede Ordnung sollte tiefer greifen und nicht nur die Oberfläche optimieren.

Seit einiger Zeit gibt es immer wieder erschreckende Meldungen in den Medien, wonach die Zahl der depressiven Erkrankungen in den Industrieländern stetig steigt. In Deutschland sollen sie sogar seit einigen Jahren die größten Kostenverursacher im Gesundheitswesen geworden sein. Allen voran natürlich – Sie wissen es – der Burnout. In meinen nunmehr 20 Jahren der Selbstständigkeit habe ich wirklich viele Firmen, deren Strukturen und die Menschen dort kennengelernt. Und ich bin immer wieder erschrocken, wie oft ich Personen begegne, die keinen Spaß an ihrer Arbeit haben. Die zwar funktionieren und die gestellten Aufgaben erfüllen, deren gefühltes, wirkliches Leben aber eigentlich außerhalb der Firma stattfindet. Ein Zustand, der Menschen auf Dauer wirklich depressiv machen kann.

Wussten Sie, dass Arbeit früher auch schon als Folter eingesetzt wurde? Tatsächlich pflegte man zum Beispiel in russischen Arbeitslagern Gefangene dadurch zu »brechen«, dass sie 12 Stunden am Tag völlig sinnlose Arbeiten erledigen mussten, etwa Steine von einem Haufen auf einen anderen und wieder zurück zu legen. Während harte Arbeit allein den Menschen zwar erschöpft, vermag nur die offensichtliche Sinnlosigkeit des Tuns einen Menschen wirklich geistig zu zerrütten.

Nachdem also über Jahrzehnte mangelnde Bewegung und vor allem falsche Körperhaltungen zu Rückenleiden führten und dies die Spitzenreiter der Kostenverursacher waren, löst dies nun die Depression ab? Man mag es kaum glauben, gleichzeitig ist es aber auch irgendwie logisch, wenn man es sich recht überlegt. Betrachten wir es ein wenig genauer:

Kranke Gesellschaft?

Khalil Gibran, ein kluger Philosoph und Dichter des letzten Jahrhunderts definierte Arbeit als »sichtbar gemachte Liebe«. Wenn man es sich recht überlegt, gibt es »Arbeit« gar nicht, das ist ein Konzept, das Menschen sich irgendwann einmal ausgedacht haben. Es gibt indigene Völker, die gar kein Wort für Arbeit haben, denn das, was sie tun, stellt schlicht ihr Leben dar. Sie pflanzen, ernten, kochen, nähen, handwerken und tun einfach die Dinge, die zum Leben notwendig sind. Das dient unmittelbar dem Einzelnen und gleichzeitig der Gemeinschaft und schafft dadurch direkte Erfüllung und Befriedigung. Und wenn jeder seine eigenen Talente, Fähigkeiten und Qualitäten zur Verfügung stellt, findet Selbstverwirklichung auf ganz praktische Weise statt. Ohne, dass wir dafür dreimal im Jahr einen spirituellen Workshop auf Teneriffa besuchen müssen (obwohl dagegen natürlich überhaupt nichts einzuwenden ist ☺).

Wir haben irgendwann in der Geschichte der Industrialisierung die Verbindung zwischen der Arbeit und den Grundbedürfnissen des Menschen verloren. Wir wollen alle eigentlich nichts weiter, als dazugehören dürfen, lieben und geliebt werden und unseren ureigenen Beitrag zur Gemeinschaft gestalten. Wer von Ihnen fühlt sich beim Lesen dieser Zeilen an die eigene Arbeit erinnert? Fühlen Sie sich zugehörig zu Ihrer Firma, der Abteilung und dem Team? Angenommen und gewürdigt als der, der Sie sind? Können Sie ihren Beitrag zum großen Ganzen klar erkennen und vor allem spüren?

Die Arbeit soll den Sinn erfüllen, unsere gemeinsamen Bedürfnisse zu erfüllen und uns als Wesen auszudrücken und zu entfalten. Wann nur haben wir das vergessen?

Wir haben ein Recht auf Selbstverwirklichung

Als Teil einer Gemeinschaft, der Familie, des Teams, des Volks oder der Menschheit haben wir einen bestimmten Platz, der uns zur Verfügung steht und unserer ist. Wir werden gebraucht und sind auf diesem Platz willkommen. Dort fühlen wir uns »genau richtig«. Angekommen, angenommen und zufrieden. An diesem Ort können wir ganz wir selbst sein, uns entwickeln und uns selbst verwirklichen. Es ist nicht leicht, diesen Ort zu finden und es bedarf einiger Anstrengung, ihn zu erreichen. Aber erst wenn wir dort angekommen sind, macht das Leben für uns einen tiefen Sinn und aus dem (Alltags-)Kampf wird freudvolles und sinnerfülltes Handeln.

Manchmal lesen wir in Zeitschriften von Menschen, die zum Beispiel im Urlaub eine leerstehende Finka auf einer Insel entdeckt haben und in diesem Moment wussten, dass dies ihr Ort ist? Die es geschafft haben, das Geld für den Kauf aufzutreiben und sich mühsam und mit viel Anstrengung den Traum von der eigenen Pension am Meer verwirklicht haben. Das, was wir wahrnehmen, ist nicht, welche Entbehrungen und Anstrengungen diese Person möglicherweise hinter sich hat. Wir wissen nichts von den Ängsten und den Zweifeln, ob es morgen auch noch machbar sein wird. Wir spüren vor allem den »richtigen Platz« dieser Person. Die tiefe Zufriedenheit und das entspannte »Angekommen sein« derjenigen und das ist es, was uns berührt und eine tief verborgene Sehnsucht weckt.

Aber da das ja nur etwas für »Exoten« mit »viel Geld« ist, verdrängen wir es sofort wieder und widmen uns der nächsten ungeliebten Aktivität. Hat nicht gestern erst eine Freundin gesagt: »Sei doch froh, dass Du Arbeit hast?«

Sie haben ein Recht auf Selbstverwirklichung. Sie haben das Recht, dass Ihr Herz bei dem, was Sie tun, singt. Sie müssen nicht resignieren, nur weil das bequemer ist. Haben Sie Mut, machen Sie sich auf die Suche nach einem erfüllten Leben. Verwirklichen Sie sich und lassen Sie uns teilhaben an Ihren Qualitäten und der Schönheit Ihres Seins. Verweigern Sie der Welt nicht ihren kostbaren Beitrag, indem Sie sich dem Funktionieren überlassen, statt Ihr Leben zu gestalten.

Sorgen Sie gut für sich

Für mich ist der Begriff »Burnout« ein anderes Wort dafür, dass jemand über einen längeren Zeitraum nicht gut für sich selbst gesorgt hat. Das klingt nun wohl manch einem zu radikal und zu wenig mitfühlend. Ich respektiere es, wenn jemand die Diagnose »Burnout« braucht und nutzt, um damit zu beginnen, sich selbst wieder zu finden, sich zu heilen und im besten Fall sein Leben neu auszurichten. Aber davor stand immer ein Mangel an Selbstliebe und Eigenverantwortung, der die Person überhaupt erst in den Burnout gebracht hat.

Ich denke, es liegt in der Verantwortung jedes Einzelnen, dafür zu sorgen, dass er selbst glücklich ist. Das ist unsere Aufgabe und erfüllen wir sie, profitiert davon die ganze Welt. Kinder brauchen glückliche Eltern, die ihnen vorleben, wie Selbstverantwortung geht. Mitarbeiter brauchen glückliche Chefs, die sie dabei unterstützen, ihr Bestes geben zu können und dabei froh zu sein. Ihre Freunde und die Familie profitiert von ihrem Glück genauso wie alle Menschen, denen sie begegnen. Sie können anderen Wesen nur nützlich sein und helfen, wenn es Ihnen gut geht und Sie glücklich sind.

So ist wohl die wichtigste Übung für uns die Achtsamkeit. Mit uns selbst, mit unseren Träumen, unseren Befindlichkeiten und Umständen. Dies gepaart mit Selbstliebe sorgt für ein erfülltes und sinnvolles Leben.

Und verwechseln Sie dies nicht mit Egoismus. Manche Menschen, vor allem christlich geprägte, denken, für das eigene Glück zu sorgen sei zutiefst egoistisch und unsozial. Die Hilfsbereitschaft dieser Personen in allen Ehren, zuerst an andere zu denken. Aber wenn es in ein Helfersyndrom ausartet, führt der Weg wieder direkt in den Burnout.

»Egoismus« ist laut den Wörterbüchern die »Ich-Bezogenheit«, »Ich-Sucht« oder »Selbstsucht«.

»Selbstliebe« hingegen bezeichnet die allumfassende Annahme seiner selbst in Form einer uneingeschränkten Liebe zu sich selbst. Der Begriff ist sinnverwandt mit Begriffen wie »Selbstannahme«, »Selbstachtung«, »Selbstzuwendung«, »Selbstvertrauen« und »Selbstwert«. Ich denke, der Unterschied tritt klar zutage, nicht wahr? Wenn Sie jetzt noch das Prinzip der Eigenverantwortung hinzunehmen, wird klar, dass die Pflicht, gut für sich selbst zu sorgen keine Mitmenschen ausschließt, sondern im Gegenteil für die Umwelt von großem Nutzen ist.

Funktion oder Hingabe

Kennen Sie den Zustand völliger Vertiefung, wenn Zeit und Raum in den Hintergrund treten und Sie eins sind und quasi verschmelzen mit dem, was Sie tun? Wenn Sie nicht merken, wie die Zeit vergeht und nach Stunden erst feststellen, dass Sie die Mittagspause völlig vergessen haben? Kennen Sie das Gefühl tiefer Befriedigung, wenn Sie absolut sicher wissen und es fast schon körperlich spüren können, dass das Resultat Ihrer Arbeit das Beste ist, was Sie geschaffen haben?

Hingabe ist die Leidenschaft für etwas, das »Sich in den Dienst der Sache« stellen und das innere Berührt-Sein vom Tun.

Leider funktionieren die meisten von uns nur und bleiben mit Ihrem Innenleben an der Oberfläche. Natürlich können Sie den Job machen, den Sie machen. Aber inwieweit bewegt er Sie? Speziell im Bürowesen, bei Verwaltungsarbeiten fehlt oft der Blick fürs Ganze, für das Große, für den Nutzen, den die Tätigkeit der Gemeinschaft bietet. Bevor Unternehmen überwiegend immer größer und unpersönlicher wurden, bildete man noch mit der Kollegenschaft eine »eingeschworene Gemeinschaft«, man kannte sich, hatte oft auch privat Kontakt und die Kollegen waren Teil der gefühlten Familie. Diese Bindungen geben uns Halt, betten uns ein in ein soziales Netz und selbst wenn die Arbeit dann auch mal für eine Zeit öde ist, bleiben wir zufrieden inmitten unserer Verbindungen. Untersuchungen zeigen auch, dass Mitarbeiter in kleinen und mittelständischen Betrieben deutlich zufriedener sind als solche, die in Konzernen arbeiten.

Verstehen Sie mich nicht falsch, natürlich kann nicht jeder in einem kleinen Unternehmen arbeiten. Ich möchte Sie einfach anregen, ihre eigene Situation zu reflektieren und herauszufinden, wie glücklich Sie sind oder ob Sie nur funktionieren oder sich der Arbeit hingeben können?

Von Nutzen sein

Was uns direkt und unmittelbar ein Gefühl von Bedeutung und Wert vermittelt, ist nützlich zu sein. Ob wir klar erkennen, wie unsere Arbeit einen eigenen Beitrag zum Ergebnis liefert oder ob wir ganz konkret jemandem oder bei etwas helfen, wir fühlen uns mit Sinn erfüllt und gebraucht.

Wer darauf verzichtet, dies bei der täglichen Arbeit zu erleben, muss notgedrungen im Privatleben dafür sorgen. Das kann eine ehrenamtliche Tätigkeit sein oder eine große Familie, für die man sorgt. Aber egal wo, wir sind immer bestrebt, nützlich zu sein, denn darüber definieren wir unseren Wert.

Fehlt uns die Möglichkeit dazu, verlieren wir langsam aber sicher unseren Selbstwert, unser Selbstbewusstsein leidet und der Weg in die Depression kann beginnen.

Wo sind Sie von Nutzen für die Welt? Welchen Unterschied macht es, dass Sie auf der Welt sind? Was definiert Sie, was ist Ihr Beitrag? Gehen Sie hinaus und verschenken Sie sich und ihre Fähigkeiten. Das kann Sie glücklicher machen, als Sie es sich vorstellen können.

Kopf versus Herz

Das klassische Lied, das jeder