Online-Meetings und -Seminare E-Book

Uli Harnacke

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe TaschenGuide
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 102

Veröffentlichungsjahr: 2020

Beschreibung

In Zeiten, in denen viele im Homeoffice arbeiten, ist die Nähe zu Mitarbeitern, Kollegen und Kunden nur noch auf Distanz möglich. Doch Telefonate allein können die Distanz nicht überbrücken. Denn die Zusammenarbeit braucht mehr - den persönlichen Austausch in Teams und Gruppen. Die Lösung dafür liegt in Online-Meetings und anderen virtuellen Treffen. Doch wie gestaltet man sie so, dass sie produktiv sind, dass jeder davon profitiert, dass sich jeder einbringen kann? Die digitale Kommunikation ist eine noch junge Kommunikationsform. Dieser TaschenGuide zeigt Ihnen die Chancen, die sich im virtuellen Meeting-Raum bieten. Inhalte: - Werkzeugkoffer für erfolgreiche Online-Meetings - Wie man sich gut vorbereitet - Wie Sie richtig anleiten, mitreißen und energetisieren

Leseprobe

[3]Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressumVorwortAuf dem Weg in eine neue Meeting-KulturAlles dreht sich, alles bewegt sich …Online-Meetings: Chancen und RisikenFühren, leiten oder moderieren?Ins Ziel zielen … und treffenIhr Werkzeugkoffer für erfolgreiche Online-MeetingsAlles eine Frage der Einstellung: Fokus justierenZuhören ist die wichtigste TechnologieDer erste Eindruck zählt – und bleibtSoftware-Tools: Was bietet Ihr virtueller Raum?Das ORA-Prinzip: Orientieren – Ritualisieren - AktivierenDie Kraft der Kommunikation nutzenMachtinstrument: Moderatorenrolle Gut vorbereitetDer richtige Mix an InhaltenDie Formalien: Zeit- und AblaufplanungKurz vor dem StartMeeting-RegelnFeedback-MethodenDas ProtokollDas ORA-Prinzip: anleiten, mitreißen, energetisierenOrientierenRitualisierenAktivierenEinfach anfangen!LiteraturDer AutorDie Co-Autoren

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Hinweis zum Urheberrecht

Haufe Lexware GmbH & Co KG

Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print:ISBN: 978-3-648-14632-3Bestell-Nr.: 10570-0001ePub:ISBN: 978-3-648-14520-3Bestell-Nr.: 10570-0100ePDF:ISBN: 978-3-648-14633-0Bestell-Nr.: 10570-0150

Uli Harnake

Online-Meetings und -Seminare – Effizient und fesselnd gestalten

1. Auflage 2020

© 2020, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

www.haufe.de

[email protected]

Redaktion: Jürgen Fischer

Konzeption, Realisation und Lektorat: Nicole Jähnichen, www.textundwerk.de

Bildnachweis (Cover): LIGHTFIELD STUDIOS, Adobe Stock

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

[5]Vorwort

Physical Distancing und Lockdown – die Corona-Krise hat uns auf drastische Art und Weise gezeigt, wie wichtig New Work und dezentrales Arbeiten in den heutigen Zeiten sind. Nähe zu Mitarbeitern, Kollegen und Kunden ist derzeit nur noch auf Distanz möglich. Doch Telefonate allein können diese Distanz oft nicht überbrücken. Zusammenarbeit braucht mehr: persönlichen Austausch in Teams, in Gruppen. Die Lösung dafür liegt in Online-Meetings und anderen virtuellen Treffen. Doch wie gestaltet man sie so, dass sie produktiv sind, dass jeder davon profitiert, dass sich jeder einbringen kann? Die digitale Kommunikation ist eine noch junge Kommunikationsform – wenig geübt und unbekannt in Vielem. Dieser TaschenGuide bringt Licht ins Halb-/Dunkel. Er zeigt Ihnen die Chancen, die sich im virtuellen Meeting-Raum bieten.

Ehe wir starten, noch ein Wort zu „Erfolgsrezepten“: Es gibt ihn nicht den einen Weg, gute E-Meetings zu kreieren – weil es nicht „die Unternehmenskultur“ und den typischen Teilnehmer gibt. Probieren Sie aus, was für Sie und bei Ihnen funktioniert. Alles andere lassen Sie weg. Machen Sie Fehler, lachen Sie drüber und lernen Sie daraus!

Dabei und auch beim Lesen: viel Spaß!

Ihr Uli Harnacke

[6]Auf dem Weg in eine neue Meeting-Kultur

Die Digitalisierung hat unser Berufsleben revolutioniert. Überall hinterlässt sie ihre Spuren. Auch vor unserer Meeting-Kultur macht sie nicht Halt: Traf man sich bisher vor Ort im Büro, tauscht man sich zunehmend im virtuellen Raum und zwischen Homeoffices aus.

In diesem Kapitel erfahren Sie u. a.,

welche Chancen und Risiken uns Online-Meetings bringen,warum die neue Besprechungskultur ein Umdenken erfordert,warum zielgerichtetes Vorgehen so wichtig ist.

[7]Alles dreht sich, alles bewegt sich …

„Digital“ ist aktuell sehr viel in Bewegung. Online-Meetings, Webinare oder Marketing-Veranstaltungen via Webconference sind allgegenwärtig. Jeder kann ganz einfach eigene Filme herstellen und auf diversen Plattformen online stellen. Bildtelefonie via Facetime, Skype oder WhatsApp ist sowohl im Privatleben als auch im Business selbstverständlich geworden. Und auch der Zugriff auf und die Qualität von Online-Meetings hat sich stark verbessert.

Videokonferenzen, Online-Meetings und ähnliche Formate haben große Vorteile für die Zusammenarbeit im Business-Kontext: Die Teilnehmenden

können mit beliebig vielen anderen zur gleichen Zeit miteinander sprechen und konferieren, während sie an verschiedenen Orten sind,haben Sichtkontakt via Kamera-/Videoübertragung,können via Desktop-Sharing gemeinsam an Dateien arbeiten und miteinander agieren.

Dieser TaschenGuide zeigt Ihnen, wie man das Beste daraus macht, wenn sich drei oder mehr Menschen online zeitgleich in einem solchen Format „treffen“. Denn allein die technischen Voraussetzungen dafür zu schaffen, reicht nicht aus, um Web-Meetings attraktiv und vor allem effizient zu machen. Es braucht viel mehr als das: eine gute Moderation, eine klare Zielsetzung, [8]Kommunikations-Skills, perfekte Vorbereitung und Wissen um die Besonderheiten, die in diesen Online-Formaten zu beachten sind.

Die Tipps und Hinweise, die Sie in den nächsten Kapiteln lesen, gelten nicht nur für Videokonferenzen. Sie sind auch übertragbar auf das E-Learning und Webinare, sofern diese interaktiv sind, Sie die Teilnehmenden also aktiv einbinden. Für nicht-interaktive Webcasts gelten sie mit Einschränkungen. Auch diejenigen, die Team-Telefonate bzw. Telefonkonferenzen ohne Bildübertragung planen, profitieren von den Inhalten dieses TaschenGuides.

„Lernwelten“, wie sie zum Beispiel in 3D-Online-Räumen angeboten werden, also Anwendungen von virtueller oder Augmented Reality behandle ich hier nicht. Auch Avatare, also künstliche Moderatoren oder Teilnehmende, sind nicht Gegenstand der Ausführungen.

Technische Tools, Apps, Software-Lösungen und ihre Features stelle ich im TaschenGuide kurz dar. Der Fokus liegt hierbei auf den Besonderheiten, die sich basierend auf der Technik, für Moderatoren und Gastgeber ergeben. Problemlösungen, so z. B. was zu tun ist, wenn Ton- oder Videoübertragung nicht funktionieren, überlasse ich dagegen den Tutorials, Manuals und Hotlines der zahlreichen IT-Anbieter.

[9]Online-Meetings: Chancen und Risiken

Dezentrale Teams sind mittlerweile immer häufiger anzutreffen. Homeoffice, Projekte mit verteilten Rollen an verschiedenen Standorten, Software, die 24 Stunden am Tag um den Globus herum entwickelt wird, Vorhaben, die diverse Partner einbinden, sind regelmäßiger Bestandteil der Arbeit geworden. Die gleiche Information vielen Mitarbeitenden in gleicher Weise zum gleichen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen, wird immer wichtiger. Auch in sogenannten Change-Projekten. Das geht meist nur, wenn man sich im virtuellen Raum trifft, also in Form von Telefon-, Videokonferenzen und Online-Meetings.

Sind Sie Gastgeber virtueller Meetings und drei oder mehr Menschen finden dezentral online zeitgleich zueinander, ist das vermutlich „anders“ als bei einem persönlichen Treffen. Es ist wichtig, das sehr deutlich zu haben und zu machen, als Gastgeber. Denn dann können Sie und die Teilnehmenden sich darauf einrichten. Dann können Sie potenziellen Nachteilen entgegenwirken und die Vorteile besser nutzen. Dann können Sie das in der Vorbereitung und Durchführung berücksichtigen. Dann werden Sie effiziente und spannende E-Konferenzen haben. Und dann haben Sie Kollegen, die diese Termine gerne im digitalen Terminkalender sehen.

Die Vorteile

Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Meeting-Formate liegt in deren verhältnismäßig rascher Möglichkeit zu starten. Es gibt keine [10]langen Planungsvorläufe. Niemand muss reisen. Damit kann man schnell Informationen austauschen und auch zu Entscheidungen kommen. Mithin werden also Online-Meetings auch dort anzutreffen sein, wo es Probleme gibt:

in Projekten, die in der Krise sind,bei Problemen, die zwischen verschiedenen Parteien auftreten (z. B. über die Fortschritte einer Produktentwicklung),bei Konflikten zwischen Teams oder Auftraggeber und -nehmer.

Und auch, wenn die Teilnehmenden nicht reisen können oder wollen, sind Online-Meetings das Mittel der Wahl und oft die einzige Möglichkeit Projekte am Laufen zu halten.

Die Vorteile virtueller Treffen▪Flexibilität▪gleichzeitiger Zugriff auf Wissen und Ressourcen▪Effektivität und Produktivität▪Reduzierte Reisekosten und -aufwände.

In den Varianten der New Work und der agilen Organisation kommen diese Vorteile besonders zum Tragen. In Stand-ups, Team-Retrospektiven und Reviews wird in relativ kurzen Zyklen und mit Time Boxes gearbeitet. Das verlangt nach häufigeren, kürzeren Treffen – Treffen, die dann oft nur online stattfinden können.

[11]„Time-boxed“ heißt, dass die Zeiten der Treffen grundsätzlich einen geplanten Anfang und ein geplantes Ende haben. Und dass beide eingehalten werden! Die Meetings enden, wenn die geplante Zeit rum ist. Es gibt keine Verlängerung bloß, weil etwas noch nicht besprochen wäre.

Auch die kontinuierliche Team-Entwicklung und - Professionalisierung oder das Coaching finden mehr und mehr online statt. Nicht nur, weil es technisch machbar ist, sondern auch, weil so mehr Sessions in kürzeren Abständen mit jeweils geringerer Dauer möglich sind. Kontinuierliche Verbesserungen und Verhaltensänderungen sind oft wirkungsvoller als voluminöse Absichtserklärungen in Tagungshotels.

Die Risiken

Andererseits bringen Online-Meetings auch mögliche Risiken und Nachteile mit sich.

Risiken von Online-MeetingsEs gibt Reibungsverluste, die etwa aus der Sprache oder verschiedenen Rollen resultieren, und Missverständnisse. Beispiele:▪Abhängig von den Rollen kommt es zu Missverständnissen im Sprachgebrauch. So verwendet „der Vertrieb“ oft schon andere Worte als „die Produktion“.[12]▪Dialekt wird aufgrund der technischen Übertragung schwerer verständlich.▪Ohnehin vorhandene Fremdsprachen-Barrieren vergrößern sich zusätzlich.▪Hintergrundgespräche, wie z. B. scheinbar „geheime“ Abstimmungen, sind entweder störend oder sogar behindernd.▪Auftretende Konflikte sind schwerer bearbeitbar.▪Klassische Kommunikationswege sind reduziert, z. B. Mimik und Gestik der Teilnehmenden sind weniger oder nicht erkennbar.▪Teilweise haben die Beteiligten eine größere Scheu nachzufragen, wenn sie etwas nicht richtig verstanden haben.

All das sind Nachteile, die sich gut vermeiden lassen. Wie das geht, erfahren Sie in diesem TaschenGuide.

Live-Treffen und Online-Meetings im Vergleich

Machen Sie sich klar und entscheiden Sie bewusst, ob der Zweck Ihres Meetings „online-tauglich“ ist. Denn es gibt durchaus Einiges, was ein E-Meeting nicht hat oder nicht leisten kann:

[13]Live-TreffenOnline-TreffenAlle Sinne sind angesprochenHören und Sehen sind die wesentlichen QuellenAlle Teilnehmer erleben allesEinige sind eventuell nur telefonisch eingebunden„Flüssiges“ GesprächTeilnehmende müssen sich teils „zu Wort“ melden; es ist gelegentlich unklar, wer sprichtJeder ist im GesprächEs gibt verschiedene Rollen (z.B. Teilnehmer, Moderator) mit verschiedenen Rechten (z.B. Stummschaltung)Emotionen sind gut erkennbarEmotionen sind weniger bis kaum erkennbarHöhere soziale bzw. psychologische Beeinflussung (z.B. durch Vorgesetzte oder Kunden)Geringere soziale bzw. psychologische Beeinflussung

Es kommt natürlich immer auf den Einzelfall an. So kann es ab und an durchaus für ein Meeting förderlich sein, wenn sich Hierarchien weniger bemerkbar machen können. Oft ist es im realen [14]Sitzungsraum so, dass viele oder jeder auf den Chef fokussiert ist. Man beobachtet genau, ob er seine Augen rollt bei einem bestimmten Thema. Erst wenn er zustimmend nickt, traut man sich „aus der Deckung“. Das ist im virtuellen Raum kaum oder nicht möglich. Es fehlt, neben anderen Wahrnehmungsmöglichkeiten, zum Beispiel auch die Verständigung über Blickkontakt, mit dem man ohne Worte etwa signalisieren kann: „Sagst jetzt du etwas oder soll ich?“.

[15]Führen, leiten oder moderieren?

Erlauben Sie mir als Intro zu diesem Kapitel folgende Eingangsthese: Online-Meetings brauchen mehr Leitung als konventionelle! Was diese These stützt? Wir sind relativ „jung“ im Digitalen. Bevor es Einzug in unser Leben hielt, saßen wir Tausende von Jahren am Lagerfeuer, und zwar live. Und beisammen.

Online-Meetings: Neuland für die meisten

Während der Fernseher als eindirektionale „Berieselung“ seit circa 70 Jahren für uns verfügbar ist, sind es Videokonferenzen erst seit ungefähr 30 Jahren. Hinzu kommt, dass nicht jeder Online-Meetings als Kommunikationsmöglichkeit nutzt(e).

Bildtelefonie war, technisch gesehen, seit den 1990er Jahren des vorherigen Jahrhunderts möglich. Doch nur sehr wenige hatten diese Geräte, und die dahinterstehende Technologie hat sich letztlich nicht durchsetzen können. Erst die Breitbandübertragung, WLAN, LTE-Netze und Smartphones haben uns die virtuelle Zusammenarbeit in akzeptablem Tempo ermöglicht.

Doch wir stehen noch in den Anfängen. All dies ist noch Neuland. Wie im Umgang mit anderen Innovationen auch, können und dürfen wir also annehmen, dass wir aktuell lernend sind. Noch nicht gut in der Lage, das Potenzial, das sich uns durch die neuen technischen Möglichkeiten bietet, optimal zu nutzen. Wie bei allen anderen Lernvorgängen geht es auch bei Online-Meetings um gezielte Lernschritte: vom nicht-bewussten Nicht-Können, zum [16]nicht-bewussten Können. Und das für alle: Gastgeber wie Teilnehmende.

Lernmodell

Im Grunde ist ja der Ausgangszustand im hier dargestellten Lernmodell der schönste: Ich weiß nicht, dass ich nichts weiß. Der nächste Schritt schmerzt eventuell: Bewusst erfahren Sie, dass Digital-Treffen mitunter „in die Hose gehen können“. Genau das erleben ja auch viele Anbieter von nicht-interaktiven E-Learnings: Es gibt Zugriffe, aber nicht jeder, der beginnt, endet auch mit einer Session.

Ergo gehen Sie los, kauf(t)en diesen TaschenGuide, lernen, üben, erproben, machen Fehler, haben Erfolge. Und irgendwann, schleichend oder plötzlich, bemerken Sie, dass Sie es können, ohne bewusst darauf zu achten. Es ist wie beim Autofahren: Im Fahrschulunterricht läuft rein gar nichts automatisch, ganz allmählich erst werden die Abläufe sichere Routine. Oder sagen Sie sich heute noch: „Und jetzt Gang einlegen und Kupplung laaangsam kommen lassen …“?

[17]Wie steht es um Ihre Digitalkompetenz?

Die Unternehmensberaterin Nele Graf fordert, analog dem IQ, einen DQ – den Digital Quotient, der sich, orientiert an den folgenden Ebenen, messen lässt:

Level 1: Digital Citizenship – die Fähigkeit, digitale Technologie und Medien sicher, verantwortungsvoll und effektiv zu nutzenLevel 2: Digital Creativity – die Fähigkeit, digital wirksam zu werden, zum Beispiel durch das Schaffen von Online-Inhalten