Pflegestufenmanagement E-Book

Birger Schlürmann

• Herausgeber: Schlütersche
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Managementbibliothek
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 100

Veröffentlichungsjahr: 2014

Beschreibung

Dieses Buch führt den Leser fundiert und präzise zu einem praktischen Pflegestufenmix, der auch den aktuellen Pflegebedarf der Heimbewohner abbildet. So gelingt es jeder Pflegedienst- und/oder Wohnbereichsleitung, in wenigen Schritten ein nachhaltiges Pflegestufenmanagement aufzubauen. Gleichzeitig zeigt der Autor, wie sich Erlöse und Personal nach den Pflegestufen entwickeln. Praktische Checklisten und Musterformulare lassen sich sofort in die Praxis umsetzen. Mit diesem Buch lässt sich eigenständig ein einfaches, aber wirksames Pflegestufenmanagement installieren und betreiben.

Leseprobe

Birger Schlürmann

Pflegestufenmanagement

Mit gezieltem Controlling zum geplanten Umsatz

schlütersche

Bibliografische Information der Deutschen NationalbibliothekDie Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliothek; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar.

ISBN 978-3-89993-312-3 (Print) ISBN 978-3-8426-8469-0 (PDF)

Über den Autor: Birger Schlürmann ist Pflegefachkraft, TQM-Auditor sowie Heim- und Pflegedienstleiter. Er verfügt über langjährige Praxis in leitender Funktion und als freiberuflicher Berater im Bereich der Altenhilfe.

© 2014 Schlütersche Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG, Hans-Böckler-Allee 7, 30173 Hannover

Alle Rechte vorbehalten. Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der gesetzlich geregelten Fälle muss vom Verlag schriftlich genehmigt werden. Alle Angaben erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder Garantie des Autoren und des Verlages. Für Änderungen und Fehler, die trotz der sorgfältigen Überprüfung aller Angaben nicht völlig auszuschließen sind, kann keinerlei Verantwortung oder Haftung übernommen werden.

Die im Folgenden verwendeten Personen- und Berufsbezeichnungen stehen immer gleichwertig für beide Geschlechter, auch wenn sie nur in einer Form benannt sind. Ein Markenzeichen kann warenrechtlich geschützt sein, ohne dass dieses besonders gekennzeichnet wurde.

Reihengestaltung:

Michael Fröhlich, Hannover

Satz:

PER Medien+Marketing GmbH, Braunschweig

Druck:

Druck Thiebes GmbH, Hagen

Inhalt

Vorwort

1Pflegestufenmanagement — Warum Sie hier aktiv werden müssen

1.1Ein fehlendes Pflegestufenmanagement hat negative Folgen

1.1.1Personalmangel

1.1.2Demotivation des Personals

1.1.3Pflegeschäden

1.2Warnsignale

1.2.1Hoher Krankenstand

1.2.2Überstundenblase

1.2.3Steigende Pflegeschäden

1.3Wie das Pflegestufenmanagement den Umsatz beeinflusst

1.3.1So finanziert sich eine stationäre Einrichtung

1.3.2Soll-/Ist-Vergleiche von Umsätzen

1.3.3Warum Sie die Angehörigen brauchen

1.4Personalbedarfsentwicklung

1.4.1So berechnet sich der Personalbedarf

1.4.2Soll-/Ist-Vergleiche von Personalbesetzung

1.4.3Folgen für die Heimbewohner

1.4.4Folgen für die Mitarbeiter

1.4.5Folgen für die Einrichtung

2Kurzfristige Lösungen

2.1Beherzigen Sie die Begutachtungsrichtlinien

2.2Erheben Sie die pflegerischen Risiken

2.3Nehmen Sie die Bewohner schnell in Augenschein

2.4Sichten Sie systematisch die Pflegedokumentationen

2.4.1Mängel erkennen und abstellen

2.5Erstellen Sie einfache Pflegepläne

2.6Verordnen Sie „Dokumentationszeiten“

2.7Beantragen Sie rechtzeitig Höherstufungen

2.8Machen Sie den erhöhten Pflegeaufwand deutlich

2.9Erarbeiten Sie ein Programm für die Begutachtung

2.9.1Folgen Sie einfach einem roten Faden

2.10Sorgen Sie für Begleitung während der Begutachtung

2.11Empfehlen Sie den Widerspruch

3Langfristige Lösungen

3.1Bauen Sie ein Pflegecontrolling auf

3.1.1Legen Sie die Prozesse des Pflegecontrollings fest

3.1.2Erarbeiten Sie einen Prozess für Pflegevisiten

3.1.3Prüfen Sie die Pflegevisiten

3.1.4Verbessern Sie das Pflegecontrolling

3.2Legen Sie Kennzahlen fest

3.3Beziehungsbasierte Pflege

3.4Potenzialbasierte Organisation

3.5Rollenverständnis der einzelnen Hierarchieebenen

3.5.1Die Rolle der Einrichtungsleitung

3.5.2Die Rolle der Pflegedienstleitung

3.5.3Die Rolle des Qualitätsbeauftragten

3.5.4Die Rolle der Wohnbereichsleitung

3.5.5Die Rolle der Pflegefachkraft

3.5.6Die neue Rolle der Pflegeassistenten

3.6Schulungen und Mitarbeitermotivation

3.6.1Schulungen

3.6.2Mitarbeiterjahresgespräche

3.6.3Anreizsysteme für die Mitarbeiter

4Fazit

Literatur

Register

Vorwort

Management entscheidet über unsere Zukunft.

Das heißt: Sie entscheiden über unsere Zukunft – auch wenn Ihnen das im Alltag nicht immer präsent ist. Die Art, wie Sie führen, wie Sie planen, wie Sie mit Menschen, Wirtschaftlichkeit und Fachlichkeit umgehen – all das zählt!

Sie blicken voraus, Sie entwickeln Lösungen und Strategien in instabileren Umwelten.

Sie schaffen Vertrauen, unterstützen die Motivation, gehen voran und zeigen gute Wege in das, was vor uns liegt. Sie mischen auf vielen Ebenen mit, gestalten, trösten und orientieren.

Und wir – Ihre Berater, Trainer und Ihre Autoren der Managementreihe – was tun wir?

Wir sind für Sie da!

Wir helfen Ihnen mit unserer Erfahrung und unserem Wissen aus Theorie und Praxis, ermutigen Sie, geben Rüstzeug, beflügeln Sie und machen Ihnen Mut.

Das Beste und Praktikabelste ist gerade gut genug für Sie!

So wählen die Schlütersche Verlagsgesellschaft und ich als Herausgeberin die Themen und Autoren der Managementbibliothek für Sie aus. Lassen Sie sich von der Vielfalt überraschen. Geben Sie uns Rückmeldung mit Ihren Anregungen und Fragen – wir greifen sie gern auf.

Essen, September 2013

Karla Kämmer

1Pflegestufenmanagement – Warum Sie hier aktiv werden müssen

Dieses Buch ist Ihre Arbeitshilfe bei der Optimierung Ihres Pflegestufenmanagements. Es richtet sich vornehmlich an Leitungskräfte – aber auch Pflegekräfte ohne Leitungsfunktion profitieren von der Lektüre. Das Pflegestufenmanagement ist schließlich einer der Kernprozesse, der das wirtschaftliche Überleben einer stationären Pflegeeinrichtung sichert und benötigt die Mitarbeit aller in der Einrichtung tätigen Menschen.

Lesen Sie, wie Sie mit einfachen Mitteln den Pflegestufenschnitt steigern können. Lernen Sie kurzfristige Strategien zur Soforthilfe kennen und gehen Sie die ersten Schritte auf dem Weg zu einem dauerhaft effektiven Pflegestufenmanagement. Lernen Sie aber zunächst, welche Folgen ein nachlässiges Pflegestufenmanagement hat.

1.1Ein fehlendes Pflegestufenmanagement hat negative Folgen

Wenn in Einrichtungen der stationären Pflege kein oder nur ein rudimentäres Pflegestufenmanagement existiert, hat dies weitreichende negative Folgen für den Betrieb der Einrichtung. Schließlich kommt es zu einem Missverhältnis zwischen dem Ist-Stand an Personal und dem Soll-Stand – gemessen am tatsächlichen Pflegebedarf der Heimbewohner. Die unausweichliche Folge ist eine Unterversorgung, die letztlich zu Pflegeschäden bei den Heimbewohnern führt.

1.1.1Personalmangel

Wenn der tatsächliche Pflegebedarf der Heimbewohner nicht korrekt in Pflegestufen abgebildet wird, führt dies zu Personalmangel. Ein einfaches Beispiel anhand einer Einrichtung mit 100 Pflegeplätzen:

Die Einrichtung Haus am Wald ist voll belegt. Man bietet klassische stationäre Pflege an und hat subjektiv einen hohen Arbeitsanfall. Schließlich beherbergt das Haus am Wald viele demenzkranke und multimorbide Senioren. Die 100 Bewohner verteilen sich auf folgende Pflegestufen:

Stufe 0:

  5 Bewohner

Stufe 1:

70 Bewohner

Stufe 2:

20 Bewohner

Stufe 3:

  5 Bewohner

Dies entspricht übrigens einem Pflegestufenschnitt von 1,4. An dieser Stelle sollten Sie schon hellhörig werden. Ein solcher Pflegestufenschnitt bildet niemals den tatsächlichen Stand der Pflegebedürftigkeit in klassischen Altenpflegeheimen ab. Das Personal berechnet sich nach feststehendem Schlüssel (vgl. Tabelle 1).

Tabelle 1: Personalbedarf

In der Summe stehen dem Haus am Wald bei dieser Pflegestufenverteilung also insgesamt 29,53 Stellen zu. Hieraus muss – je nach Bundesland – noch die Pflegedienstleitung und ein Qualitätsbeauftragter generiert werden. Hinzu kommen die Stellen für die soziale Betreuung und die Nachtdienste. Welche Folgen hat es, wenn dieses Personal den tatsächlich bestehenden Pflegebedarf abdecken muss?

1.1.2Demotivation des Personals

Im Haus am Wald arbeitet das Pflegepersonal ständig am Limit. Krankmeldungen und Kündigungen häufen sich. Die hohe Arbeitsbelastung führt zu Erschöpfungssymptomen, die Demotivation steigt, denn die engagierten Mitarbeiter haben immer mehr das Gefühl, ihrem Berufsbild nicht mehr gerecht zu werden. Sie können die anstehenden Aufgaben nicht mal ansatzweise zur Zufriedenheit erledigen.

Beispiel

Auf dem Wohnbereich 1 mit 35 zum Teil schwerstpflegebedürftigen Heimbewohnern leistet die Fachkraft Katrin Schneider mit einer Hilfskraft schon den neunten Tag in Folge Frühdienst. Frau Schneider schafft kaum die pflegerischen Aufgaben. Ständig hat sie den Druck ihrer Wohnbereichsleitung im Nacken, die fehlenden Pflegeprozessplanungen zu erstellen.

Hier zeigt sich: Pflegefachkräfte tragen bereits die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf in ihrer Schicht. Normalerweise müssen sie – um dieser Verantwortung gerecht zu werden – auch Arbeiten der Pflegehilfskräfte überwachen. In der Praxis aber ist das überhaupt nicht möglich.

Für die Pflegefachkräfte besteht noch der zusätzliche Druck, den dokumentierten Pflegeprozess nachvollziehbar abzubilden. Wie wichtig diese Aufgabe besonders in Hinblick auf ein effektives Pflegestufenmanagement ist, wird in den folgenden Kapiteln noch gründlich beschrieben. Der Druck aber, den die Pflegedienstleitung auf die Fachkräfte hinsichtlich der Dokumentation aufbaut, kommt aus einer ganz anderen Ecke: Es geht nicht zwingend darum, den tatsächlichen Pflegebedarf abzubilden, sondern vielmehr, für MDK-Qualitätsprüfungen sowie für Begehungen der Heimaufsicht gewappnet zu sein.

Wenn sich solche Zustände auf allen Wohnbereichen für alle Fachkräfte potenzieren, ist es schon zu spät. Auch die Hilfskräfte werden von der Ohnmacht und Demotivation erfasst und fallen in längere Krankheitsphasen.

Mittelfristig führt diese Situation zu einer schleichenden Rufschädigung der Einrichtung, weil sich auch unter dem Pflegepersonal der Region herumspricht, wie schlecht die Arbeitsbedingungen im Haus am Wald sind. Das erschwert wiederum die Suche nach neuem Pflegepersonal. Den beschädigten Ruf wieder aufzupolieren, dauert dann Jahre.

1.1.3Pflegeschäden

Durch die ständige Personalunterdeckung und die deshalb unzureichende Versorgung der Heimbewohner kommt es zwangsläufig zu Pflegeschäden. Prophylaktische Tätigkeiten wie

■ Lagern und Mobilisieren,

■ Durchführung spezieller Bewegungsübungen,

■ Anreichen von Speisen und Getränken,

■ Kontinenztraining

können kaum noch in der erforderlichen Intensität durchgeführt werden. Auf Dauer entstehen so Hautschäden, Kontrakturen und Infektionen (siehe Kapitel 1.2.3).

Dadurch werden drei existenzielle Risiken heraufbeschworen:

1. Die straf- und zivilrechtliche Haftung für in der Einrichtung entstandene Pflegeschäden

2. Die Gefährdung des Versorgungsvertrages mit den Kassen

3. Die Gefährdung der Betriebserlaubnis

Auch die immer größer werdenden Lücken in der Pflegedokumentation beschleunigen diesen Prozess. Weil wichtige Beobachtungen nicht mehr im erforderlichen Maße dokumentiert und entsprechende pflegerische Maßnahmen beschrieben werden, verliert die Pflegedokumentation die wichtigste Rolle für das gesamte Pflegepersonal: die Rolle als hauptsächlicher Informationsträger für alle an der Pflege und Versorgung beteiligten Personen.

1.2Warnsignale

Bevor es auch bei Ihnen so aussieht wie im Haus am Wald gibt es Warnsignale. Hierzu brauchen Sie noch nicht einmal ein ausgefeiltes Management-Informationssystem. Einfache Kennzahlen aus dem monatlichen Dienstplancontrolling sollten Ihre Alarmglocken schrillen lassen.

1.2.1Hoher Krankenstand

Passen die Pflegestufen nicht zum Pflegeaufwand, werden die Mitarbeiter noch stärker belastet. Je länger das Pflegepersonal belastet wird, desto höher steigt der Krankenstand. Wegen der permanent zunehmenden Multimorbidität der Heimbewohner kommt es auch zu einer permanenten körperlichen Mehrbelastung der Mitarbeiter.

Warnsignal Krankenstand

Objektiv stellen die Pflegedienstleitungen den Anstieg anhand der monatlichen Krankheitsquote fest. Subjektiv spüren Pflegedienst-und Wohnbereichsleitungen den Anstieg dadurch, dass ein erheblicher Anteil ihrer Arbeitszeit mit dem ständigen Stopfen von Löchern im Dienst einhergeht.

1.2.2Überstundenblase

Passt der Pflegestufenschnitt nicht mehr zu der tatsächlichen Bedürftigkeit der Bewohner, passt natürlich auch der Personalschlüssel nicht mehr. Die wenigen Mitarbeiter müssen wesentlich mehr leisten, um die Bewohner adäquat zu versorgen und ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Tabelle 2 macht diesen Zusammenhang deutlich.

Tabelle 2: Zusammenhang zwischen Pflegestufen und tatsächlichem Pflegeaufwand

Bewohner

Aktuelle Pflegestufe

Tatsächlicher Pflegeaufwand

Herr Willi Meier

1, kein 87 b

Volle Übernahme der Körperpflege, der Transfers, Inkontinenzversorgung Tag und Nacht, Begleitung aufgrund von Demenz notwendig

Frau Liselotte Schmidt

2, kein 87b

Volle Übernahme der Körperpflege, Essen anreichen bei allen Mahlzeiten, Inkontinenzversorgung Tag und Nacht, sämtliche Mobilisierungsmaßnahmen nur mit 2 Pflegekräften, schwere Demenz, 95 Kilo schwer

Frau Gisela Schulze

1, kein 87 b

Aufgrund der hochgradigen Demenz langwierige Begleitung und Anleitung beim Waschen und Kleiden, Inkontinenzversorgung Tag und Nacht, engmaschige Beaufsichtigung bei Essen und Trinken, Weglauftendenz stark ausgeprägt

Bei diesen drei Bewohnern liegt der Pflegestufenschnitt bei 1,3. Tatsächlich aber müsste er mindestens bei 2,0 liegen. Nimmt man bei einem Pflegestufenschnitt von 1,3 einen durchschnittlichen täglichen grundpflegerischen Aufwand von 75 Minuten und bei einem Schnitt von 2,0 von 120 Minuten an, beträgt die Differenz bei drei Bewohnern schon über 2 Stunden. Da ist es nur logisch, dass viele Überstunden entstehen.

Zudem ist der wirtschaftliche Schaden immens, wenn viele Überstunden anfallen. Hier ein Szenario in einer 100-Betten-Einrichtung mit 35 Vollzeit-Mitarbeitern:

■ Wegen der Mehrbelastung der 18 Pflegefachkräfte (direkte Pflege und Pflegeprozessdokumentation) steigen die Überstunden der Pflegefachkräfte im Monat um 15 Stunden.

■ Die Überstunden der 17 Pflegehilfskräfte steigen durch häufiges Einspringen monatlich um durchschnittlich 10 Stunden.

■ Der Zustand ist bereits seit 12 Monaten wie in den ersten beiden Punkten beschrieben.

So bestehen bereits 4200 Überstunden, pro Monat kommen 350 dazu. Nimmt man durchschnittliche Lohnkosten (inklusive Pflegedienstleistung und Wohnbereichsleitungen) von 18 Euro inklusive Arbeitgeberanteil an, kommt man auf 75.600 € Überstundenkosten von im Jahr. Und jeden Monat kommen 6.300 € dazu. Auf Vollzeitstellen umgerechnet, kommt man dabei auf knapp drei Stellen —umgerechnet auf Nettoarbeitszeit.

Warnsignal Überstunden

Eine Überstundenblase entsteht, wenn Mitarbeiter viele Überstunden anhäufen. Diese Blase wird wirtschaftlich zu einer Bedrohung. Dieser Überstundenberg kann kaum abgebaut werden, wenn wegen eines fehlenden Pflegestufenmanagements stets mehr Arbeit zu leisten ist, als Mitarbeiter auf Station sind.

1.2.3Steigende Pflegeschäden

Verschärft sich der Personalmangel, kann die Arbeit am Bewohner nicht mehr ausreichend sichergestellt werden. Damit die Mitarbeiter das Pensum schaffen, wird lediglich eine „Sauber, Satt und Trocken“-Pflege durchgeführt. Notwendige Prophylaxen bleiben auf der Strecke, mit negativen Folgen:

■ Lagerungen werden vernachlässigt

■ Bewohner, die normalerweise im Rollstuhl sitzen, bleiben im Bett

■ Zeiten für das Essen anreichen bei Bewohnern mit Schluckstörungen werden gekürzt

■ Bewohner mit Schluckstörungen bekommen nicht genügend zu trinken angereicht, weil die Zeit zu knapp ist

■ Es werden besonders saugstarke Inkontinenzvorlagen genutzt, um Toilettengänge bzw. Vorlagenwechsel zu vermeiden