Projekte und Verträge nachhaltig gestalten E-Book

Michael Nödl

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 358

Veröffentlichungsjahr: 2021

Beschreibung

Präventive Projektmediation ist eine praktisch anwendbare Methode, mit der künftige Projektpartner zuerst ihre Ziele, Interessen und mögliche Abweichungen (Differenzen) untereinander klären und so die Basis für ein gemeinsames Projekt schaffen können. Die Methode ist praxisbewährt, z. B. bei - Freiberuflern und Mittelständlern, die eine Partnerschaft oder eine andere Form der Zusammenarbeit anstreben, - der Gestaltung der Unternehmensnachfolge in Familienbetrieben, - der Schaffung von neuen Strukturen in Unternehmen, Körperschaften oder Institutionen, - gemeinsamen Projekten aller Art, z. B. zu Beginn der Arbeit neu zusammengesetzter Gremien. Inhalte: - Grundzüge der Z I D - Methode - Die einzelnen Schritte der Z I D - Methode - Z I D - Methode bei Gründung von Kooperationen - Z I D - Methode bei der Generationenfolge im Familienbetrieb - Z I D - Methode "light" - Fallbeispiel: "Die Generationenfolge auf dem Schippehof" - Z I D - Methode - mein persönlicher Mehrwert Mit digitalen Extras: - Checklisten und Schulungsmaterial

Leseprobe

[1]

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ISBN 978-3-648-15694-0

Bestell-Nr. 10688-0150

Michael Nödl

Projekte und Verträge nachhaltig gestalten

1. Auflage, Oktober 2021

© 2021 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

www.haufe.de

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Bildnachweis (Cover): ©Андрей Яланский, Adobe Stock

Produktmanagement/Lektorat: Vogt, Gabriele

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[11]Dieses Buch widme ich meiner lieben Frau Katja, die mir über die Jahre des Werdens dieses Werkes eine immer interessierte und wertvolle Gesprächspartnerin war

[19]Exkurs: Was ist Mediation?

Mediation7 wird, unter Verwendung bestimmter Kernmerkmale, unterschiedlich definiert. Nach meiner Definition bezeichnet Mediation (lat. »Vermittlung«) ein freiwilliges außergerichtliches Verfahren der Streitbeilegung, bei dem die Beteiligten eigenverantwortlich in strukturierten Verhandlungen mit Hilfe eines neutralen Vermittlers (Mediator) eine einvernehmliche und verbindliche Lösung ihres Konfliktes anstreben8. Der Mediator hat dabei – im Gegensatz zu einem Schlichter oder Richter – keine Entscheidungskompetenz. Er hat ausschließlich für einen optimalen und nachhaltigen Verlauf der Gespräche zwischen den Beteiligten zu sorgen und trägt die Verantwortung für den Prozess und die Kommunikation. Die Konfliktparteien sind für die Inhalte verantwortlich.

Eine Mediation strebt bei einem Konflikt Lösungen an, die die Interessen der Beteiligten und damit alle möglichen Aspekte des Konfliktes berücksichtigen. So beschränkt man sich bei der Mediation nicht nur auf die juristisch relevanten Punkte, ganz im Gegenteil: Alle entscheidenden Aspekte, zum Beispiel wirtschaftlicher, persönlicher oder auch nur emotionaler Natur, wie der »Faktor Mensch«, werden in gleicher Weise in den Gesprächen berücksichtigt.

Prinzipien der Mediation

Die nachstehenden Prinzipien charakterisieren die Mediation9, grenzen sie von anderen Verfahren ab und begegnen uns auch später, teilweise in anderer Gestalt, als Teil der bereits erwähnten »Werkzeuge« bei der Präventiven Projektmediation/ZID-Methode.

Freiwilligkeit: Die Beteiligten an einem Konflikt entscheiden sich freiwillig für eine Mediation und können sie jederzeit ohne Nachteile beenden. Ebenso entscheidet der Mediator aus freien Stücken, ob er den Auftrag annimmt und später, ob er die Mediation beendet, wenn er sie nicht weiter für zielführend hält, z. B., falls eine eigenverantwortliche Kommunikation oder eine Einigung nicht mehr zu erwarten ist. Der Wunsch zur Beendigung des Verfahrens sollte möglichst in einem Gespräch mit allen Beteiligten thematisiert werden und nicht zwischen den Gesprächsterminen. [20]So kann der Mediator auf einen solchen Wunsch mit dem Vorschlag einer Bedenkzeit reagieren, sollte er dies für sinnvoll erachten. In bestimmten Konstellationen muss die Freiwilligkeit der Teilnahme – die im Regelfall eigenverantwortliche Entscheidung für die Mediation – angesprochen werden: zum Beispiel, wenn eine Führungskraft zerstrittene Mitarbeitende in die Mediation schickt; aber auch bei einer gerichtsnahen oder gerichtsinternen Mediation. Das Prinzip der Freiwilligkeit der Mediation beinhaltet, dass die Parteien nicht »zu ihrem Glück gezwungen« werden dürfen. In ähnlicher Gestalt wird uns diese Problematik der Freiwilligkeit begegnen, wenn der Einsatz der ZID-Methode nicht von den Beteiligten eines Projektes gesucht, sondern von einem Projektträger vorgeschlagen wird. Aufgrund der Freiwilligkeit als Verfahrensprinzip wird jeder einzelne Verfahrensschritt den Beteiligten zu Beginn erläutert und deren Zustimmung zu diesem Vorgehen abgeholt. Eine fehlende Zustimmung wird nicht wegdiskutiert, sondern aufgriffen und es wird hinterfragt, welches Bedürfnis den Widerstand hervorgerufen hat und wie damit umgegangen werden soll. Die Akzeptanz ihres Widerstands betont die Freiwilligkeit des Verfahrens, stärkt die Konfliktparteien in ihrer Eigenverantwortlichkeit und ist entscheidende Voraussetzung für das Gelingen einer Mediation.Eigenverantwortlichkeit: Die Beteiligten bestimmen, worüber sie in der Mediation verhandeln. Dazu gehören die Themen, aber auch die Entscheidung für eine bestimmte Lösung, denn die eigenverantwortliche Aufarbeitung des Konfliktes erleichtert es den Parteien, das gemeinsam gefundene Ergebnis zu akzeptieren. Die Beteiligten eines Konfliktes sind zugleich dessen Experten. Sie bestimmen daher selbst die Bezugspunkte einer Lösung. Für die Person, die die Mediation anbietet, gilt: Woher nehme ich mir als Außenstehender das Recht, es besser als die Betroffenen zu wissen, was diese in einer bestimmten Konfliktsituation brauchen? Muss denn ich in Zukunft mit dem Konfliktpartner (Ehepartner, Nachbarn, Mitgesellschafter) die Lösung leben? – Auch Ratschläge sind »Schläge«. Die Mediation überträgt den Konfliktbeteiligten mit der Zuständigkeit für den Inhalt des Verfahrens und dessen Ergebnis auch eine entscheidende Verantwortung. Die Bereitschaft, diese zu tragen, ist ein wesentlicher Kern des Erfolgs, zugleich aber auch einer der Gründe für eine Ablehnung der Mediation.10 Konflikte werden in einer, manchmal geradezu zwanghaft, auf Harmonie ausgerichteten Gesellschaft als ein Zeichen des Versagens empfunden, auch wenn die fortschreitende Singularisierung/Vereinzelung der Gesellschaft vielen Konflikten erst Vorschub leistet. »Schuld am Streit« ist immer »der andere«.[21]Allparteilichkeit und Neutralität des Mediators: Eine Anwältin ist kraft Amtes parteilich, ein Mediator im Gegensatz dazu nicht lediglich neutral, sondern allparteilich. Die Neutralität des Mediators oder der Mediatorin ist unerlässliche Voraussetzung für das Gelingen einer Mediation11. Der Mediator steht allen Konfliktbeteiligten in gleicher Weise zu Verfügung und ist somit »Diener vieler Herren«. Dies verlangt somit eine aktive Einstellung, die über eine reine Neutralität deutlich hinausgeht. Deshalb spricht man bei dieser Einstellung eines Mediators besser von dessen »Allparteilichkeit«12. Allparteilichkeit bedeutet in der praktischen Umsetzung »Äquidistanz und Äquinähe«13: Der Mediator versucht die Welt mit den Augen des anderen zu sehen, nicht jedoch ohne ein letztes Maß an kritischer Distanz aufzugeben14. So unterstützt er jede Partei darin, aktiv am Verfahren teilzunehmen und ihre Interessen und Bedürfnisse in das Verfahren einzubringen. Seine Intention ist es, zuzuhören und die Gesprächspartner und deren Sicht der Welt zu verstehen. Inhaltlich verhält er sich neutral und schlägt von sich aus keine Lösungen vor!Orientierung an den Interessen und Bedürfnissen der Beteiligten: Eine Mediation dient dazu, alle von den Beteiligten am Konflikt angesprochenen Themen mit allen Konfliktbeteiligten zu bearbeiten. Der Mediator unterstützt sie darin, ihre Bedürfnisse zu klären und zu artikulieren, indem er nach der Bedeutung der Position für die Beteiligten fragt. Die Klärung der Interessen und Bedürfnisse verfolgt somit zwei Ziele: Zum einen sollen diese den übrigen Konfliktbeteiligten klar werden, aber, und dieses ist nicht weniger wichtig, auch der Person, die zu ihren Interessen und Bedürfnissen befragt wird. Dies gilt auch dann, wenn Rechtsansprüche geltend gemacht werden. Denn hinter jedem Rechtsanspruch steht ein Interesse, ein Bedürfnis, welches eine Person vermittels Durchsetzung des Rechtsanspruches versucht, zufriedenzustellen. Menschliche Bedürfnisse sind stets der Ausgangspunkt des individuellen und sozialen Konflikterlebens und der daraus erwachsenden Erwartungen an die eigene Person und die anderen am Konflikt Beteiligten im Umgang mit Konflikten. Dass der eine etwas für sich beansprucht, was auch der andere für sich exklusiv möchte, führt naturgemäß zu einem Konflikt. Die Ansprüche sind dabei nur die Symptome des Konfliktes, nicht dessen Ursache. Entscheidend ist der Grund, also der Auslöser für meinen Wunsch, den ich zufriedenstellen möchte.

[22]Beispiel aus der Nachbarschaft

Herr Meier will am Gartenzaun seines Reihenhauses eine Schaukel und einen Sandkasten für seine Kinder aufstellen. Herr Müller, sein Nachbar, ist auf Nachfrage strikt dagegen. Die Positionen »Kinderspielplatz Ja oder Nein« sind die Symptome des Konfliktes. Wir müssen also fragen, weshalb Herr Meier einen Spielplatz für seine Kinder an dieser Stelle möchte und weshalb Herr Müller so dagegen ist. Familie Meier möchte beispielsweise, dass ihre Kinder viel an der frischen Luft und körperlich aktiv sind. Und das nach Möglichkeit im Schutz des eigenen Gartens. Herr Müller und seine Frau haben nach einem anstrengenden Berufsalltag vor allem am Wochenende ein großes Ruhebedürfnis, um sich zu erholen. Sie wollen deshalb keinen Kinderlärm direkt neben ihrer Terrasse.

Wenn man die Interessen der anderen Seite kennt, kann man die Position besser verstehen. Schon allein dies kann zur Entschärfung eines Konfliktes beitragen. Deshalb müssen die Interessen und Bedürfnisse aller Beteiligten hinter der jeweiligen Position herausgearbeitet werden, wenn die Konflikte nachhaltig gelöst werden sollen.

Informiertheit der Beteiligten: Informiertheit bedeutet, dass alle Konfliktbeteiligten über die entscheidungserheblichen Tatsachen und die Rechtslage umfassend informiert sein müssen, um so eine Akzeptanz der Ergebnisse für die Zukunft zu gewährleisten15. Auf einen Rechtsanspruch kann ich im Rahmen einer Mediation nur dann bewusst verzichten, wenn ich weiß, dass er mir zusteht und welche Chance ich hätte, ihn in einem Rechtsstreit durchzusetzen. Für die Nachhaltigkeit der Ergebnisse der Mediation müssen bei jedem Thema alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben, auch zur Rechtslage. Diese Informationen können sie nur außerhalb der Mediation durch parteiliche Rechtsberatung gewinnen. Mediation findet in einem geschützten Rahmen statt. Manche sprechen auch von einem geschützten Raum für die Gespräche. Dieser soll Offenheit ermöglichen und diese Offenheit wird auch gewünscht. Offenheit erfordert Vertrauen, erfordert Transparenz. Deshalb sollten sich die Beteiligten in der Arbeitsvereinbarung zu Beginn des Verfahrens dazu verpflichten, ihnen bekannte und für die übrigen Beteiligten wichtige Informationen nicht aus taktischen Gründen zurückzuhalten. Alle Beteiligten müssen sich bewusst sein, dass spätestens dann, wenn sich herausstellt, dass sie über diese Information verfügten, der Vertrauensschaden immens und damit ein positives Ergebnis der Mediation infrage gestellt ist. Um dieses Vertrauen herzustellen, muss auch der Mediator alle Beteiligten darüber informieren, ob und was ihm über die Vorgeschichte des Konfliktes gegebenenfalls bekannt ist, zum Beispiel aufgrund von Vorgesprächen mit einzelnen Konfliktbeteiligten zur Anbahnung der Mediation.

[23]Dies ist auch deshalb wichtig, weil § 3 Mediationsgesetz den Mediator verpflichtet, den Konfliktbeteiligten alle Umstände offenzulegen, die seine Unabhängigkeit und Neutralität beeinträchtigen können. Falls solche Umstände vorliegen, darf er nur dann tätig werden, wenn die Beteiligten dem ausdrücklich zustimmen. Davon zu unterscheiden ist der Fall, wenn der Mediator vor der Mediation in derselben Sache für eine Partei, sprich einen Konfliktbeteiligten, bereits tätig geworden ist, zum Beispiel als anwaltlicher Berater. Dann regelt § 3 Abs. 2 Satz 2 Mediationsgesetz ein ausdrückliches Betätigungsverbot, welches auch nicht durch die Zustimmung der Konfliktparteien wieder aufgehoben werden kann16.

Vertraulichkeit: Die Vertraulichkeit ergibt sich zum einen aus der gesetzlichen Vorgabe in § 1 Abs. 1 Mediationsgesetz wie auch aus dem Umstand, dass eine Informiertheit und damit eine Pflicht zur gegenseitigen Information einen vertraulichen Rahmen zwingend voraussetzt. Das Mediationsgesetz normiert nun ausdrücklich eine Verschwiegenheitspflicht des Mediators in § 4 Satz 1. Der Mediator kann also nicht in einem späteren Prozess, wenn die Mediation keinen nachhaltigen Erfolg hat, als Zeuge von einer Partei berufen werden17. Es empfiehlt sich darüber hinaus, bereits in der Arbeitsvereinbarung zu Beginn der Mediation ein sogenanntes parteiliches Beweisverwertungsverbot zu vereinbaren, insbesondere dann, wenn parallel zu der Mediation in derselben Sache ein Gerichtsverfahren zwischen den Beteiligten anhängig ist. Dann können die Beteiligten sicher sein, dass Äußerungen, die sie in der Mediation tätigen, bei deren Scheitern ihnen nicht später in einem möglichen Rechtsstreit zum Nachteil gereichen.Ergebnisoffenheit: Die Mediation sucht eine Lösung des Konfliktes. Sie muss diese weder finden noch »herbeizwingen«. Die Gespräche im geschützten Rahmen bieten den Konfliktbeteiligten die Möglichkeit, entweder Lösungen zu vereinbaren, die eine weitere Zusammenarbeit oder ein Zusammenleben ermöglichen. Oder, als gleichwertige Alternative, sich in gegenseitiger Wertschätzung darauf zu verständigen, künftig getrennte Wege zu gehen. Es ist wichtig, diese Ergebnisoffenheit zu Beginn des Mediationsverfahrens zu vereinbaren, auch um den Erfolgsdruck von den Konfliktbeteiligten und auch einen möglichen Erwartungsdruck oder Zwang zum Erfolg von dem Mediator zu nehmen.

[24]Beispiel Familiengesellschaft

In einem Familienunternehmen herrscht »Krieg« zwischen den beiden Familiengesellschaftern Anne und Barbara. In einem fortgeschrittenen Stadium der Mediation steigt die Mediatorin bildhaft, also im übertragenen Sinne, mit den beiden Schwestern in die sog. »Schlangengrube«, um sich die tiefgreifenden Ursachen des erkannten geschwisterlichen Konfliktes einmal näher anzuschauen. Dazu bittet sie beide Schwestern, jeweils einen Wunsch an die andere zu äußern. Anne wünscht sich Barbara als ihre Freundin. Barbara hingegen hat nur den Wunsch, Anne möge endlich nicht mehr ihre Existenz infrage stellen. Die beiden Schwestern sind in ihrer persönlichen Einstellung zueinander so weit auseinander, dass ein vernünftiges Zusammenarbeiten nicht mehr infrage kommt. Man einigt sich in der Mediation auf eine geordnete Auflösung der Familien-KG und ist letzthin erleichtert über dieses Ergebnis.

Die genannten Prinzipien machen zugleich deutlich, in welchen Konstellationen sich eine Mediation nicht eignet, um einen Konflikt nachhaltig zu lösen.

Im Unterschied zu einer Therapie, die Vergangenheit aufarbeiten will, beschränkt sich die Mediation darauf, einen Rahmen für die Zukunft zu schaffen. Ausflüge in die Vergangenheit sind dazu wenig hilfreich und werden deshalb möglichst vermieden. Wenn diese Vergangenheit zu stark auf den Beteiligten lastet, ist eine Therapie der bessere Weg als die Mediation. Eine Mediation ist auch nicht in den Fällen geeignet, in denen eine der Konfliktparteien die andere dergestalt dominiert, dass eine »Begegnung auf Augenhöhe«, auch bei noch so intensiver Vermittlung des Mediators, nicht möglich ist. Eine Mediation ist ebenfalls nicht angesagt, wenn sich die Konfliktparteien vor Gericht streiten, aber unbedingt eine zwischen ihnen offene, grundsätzliche Rechtsfrage geklärt haben möchten. Oder auch in denjenigen Fallkonstellationen, in denen die Beteiligten sich in ihrem Konflikt so »gut eingerichtet haben«, dass der Leidensdruck von ihnen nicht als hoch empfunden wird.

Ablauf des Mediationsverfahrens

Der Ablauf eines Mediationsverfahrens ist geprägt von den vorgenannten Prinzipien, aber auch von der Vorgabe, diese Gespräche, im Unterschied zum Konflikt, strukturiert verlaufen zu lassen. Eine Mediation erfolgt deshalb in Verfahrensschritten, den sogenannten »Phasen der Mediation«. Diese können sich durchaus je nach Art der Mediation als auch nach den persönlichen Vorlieben des Mediators (die wesentlich durch die Ausbildung mitgeprägt werden) unterscheiden. Die gute Struktur des Mediationsverfahrens schafft für die Konfliktbeteiligten erstmal einen sicheren Rahmen zur Bearbeitung des Konfliktes und ermöglicht so nachhaltige Lösungen.

[25]Konflikte zeichnen sich häufig, sowohl aus Sicht der Beteiligten wie auch aus der Wahrnehmung Dritter, durch das Fehlen von Struktur und Übersichtlichkeit aus. Diskussionen zwischen den Beteiligten folgen keinem bestimmten Schema, sondern wechseln häufig die Themen. Mitunter spricht der eine das eine Thema an und der andere antwortet mit dem Hinweis auf ein anderes Thema. Schnell verliert man da den Überblick – hier hilft dann die Struktur des Verfahrens. Diese setzt jedoch auch voraus, dass die Beteiligten sie akzeptieren. Zu diesem Zweck muss sich der Mediator als »Herr des Verfahrens« von den Konfliktbeteiligten gleich zu Beginn die Möglichkeit einräumen lassen, im Rahmen der Leitung der Gespräche auch entsprechende Interventionen einsetzen zu können.

Ein Vorgehen in Schritten, wobei einer auf dem anderen aufbaut, verhindert auch, dass – einem nachvollziehbaren Wunsch der Beteiligten durchaus entsprechend – zu schnell Lösungen gesucht werden, ohne vorher abschließend die Ziele, Interessen und Bedürfnisse aller Beteiligten zu klären. Dadurch wird zudem eine Nachhaltigkeit der gefundenen Lösungen begründet. Sowohl diese Strukturiertheit wie auch das Vorgehen in bestimmten Schritten (Phasen) lassen sich entsprechend abgewandelt und den anderen Gegebenheiten angepasst als gute »Werkzeuge« bei der Klärung von Zielen und Interessen auch außerhalb von Konflikten einsetzen.

Phasen der Mediation

Arbeitsvereinbarung zur Durchführung der Mediation über Inhalte und Rahmen der Gespräche und Beauftragung des Mediators wird geschlossen.Themen, die zwischen den Beteiligten streitig sind, werden gesammelt und festgelegt, auch die Reihenfolge ihrer Bearbeitung.Klärung der Interessen und Bedürfnisse der Beteiligten bei jedem Konfliktthema, um auf deren Basis eine mögliche Verständigung zu eröffnen.Suche nach Lösungen, Sammlung von Lösungsoptionen.Verständigung auf eine oder mehrere Lösungen, die dann realisiert werden sollen.Abschluss einer Mediationsvereinbarung.18

Zu 1. Arbeitsvereinbarung

Phase 1 dient der Vorbereitung des Verfahrens und endet mit dem Abschluss eines Mediationsvertrages (Arbeitsvereinbarung). Dort werden die zuvor ausgehandelten Inhalte des Verfahrens festgehalten, wie der zeitliche Rahmen, die Teilnehmer (z. B. bei Gruppen, welche Person diese in der Mediation vertritt und mit welchem Mandat) [26]und ein klarer Auftrag an den Mediator, das Verfahren zu leiten, sowie dessen Vergütung.

Gegenstand der Arbeitsvereinbarung sind zum einen formelle Fragen, wie Termine und die Dauer der einzelnen Sitzungen. Zum anderen aber auch die inhaltliche Umsetzung der Prinzipien der Mediation in dem konkreten Mediationsprozess, zum Beispiel Regelungen zur Vertraulichkeit des Verfahrens oder zur Einbindung weiterer Personen, wie Rechtsanwälte oder Steuerberaterinnen, wenn die Konfliktthemen Bezüge zu diesen Bereichen haben. Solche Dritte dürfen nur dann an der Mediation teilnehmen, wenn alle Beteiligten damit einverstanden sind. Auch die Rolle dieser Berater muss angesprochen werden, um zu verhindern, dass statt der Klärung von Interessen und Bedürfnissen auf einmal wieder die Rechtsansprüche in den Vordergrund treten. Das bereits angesprochene Beweisverwertungsverbot gehört zusätzlich zur Klarstellung in die Mediationsvereinbarung, aber auch die Regeln zur respektvollen Kommunikation, gerade, aber nicht nur, bei eskalierten und sehr emotionalen Konflikten. Ebenso, ob die Mediatorin bzw. der Mediator erforderlichenfalls Einzelgespräche mit einzelnen Konfliktbeteiligten führen kann und zu welchem Zweck.

Diese Phase dient ebenfalls der Information über den Ablauf und die Struktur eines Mediationsverfahrens, auch um die Vorstellungen der Konfliktbeteiligten gebührend zu berücksichtigen. Deshalb wird nach ihren Zielen für das Verfahren gefragt und geklärt, ob eine Mediation überhaupt das geeignete Verfahren für diesen Konflikt ist. Eine sorgfältige Konfliktanalyse ist durch die Mediatoren zu erstellen. Dazu gehört eine Aufbereitung von vorhandenen Informationen und die Analyse der Sachlage, eine Identifizierung der zu beteiligenden Personen und Gruppen, die bereits angesprochene Klärung der Erwartungen an die Mediation und die Prüfung, in welcher Eskalationsstufe sich der Konflikt aktuell befindet19.

Welche Möglichkeiten hat nun ein Mediator bzw. eine Mediatorin, die zum Gelingen der Gespräche beitragen? Zunächst die Vereinbarung von bestimmten Verfahrensregeln oder Gesprächsregeln bzw. Reaktionsmöglichkeiten, um deren Einhaltung zu gewährleisten, und sonstige Beiträge für eine gute Gesprächsatmosphäre. Auch die Auswahl und Gestaltung des Gesprächsraumes spielt eine wichtige Rolle. Der Blick in die Ferne öffnet eher den inneren Horizont als der auf die Brandmauer des Nachbarhauses. Ein runder Tisch oder der – zunächst häufig abgelehnte – Stuhlkreis ist für solche Konfliktgespräche besser geeignet als der gewohnte rechteckige Verhandlungstisch, hinter dem sich dann beide Seiten in »ihren Schützengräben« auch optisch verschanzen können.

[27]Zu 2. Themensammlung

In Phase 2 benennen die Konfliktbeteiligten die Themen der Mediation, also was sie im Einzelnen in der Mediation besprechen wollen. Anschließend legen sie fest, in welcher Reihenfolge die zu klärenden Themen besprochen werden sollen. In der Mediationspraxis wird bei Konflikten in Familienunternehmen fast immer das Thema Kommunikation genannt, welches sich im Zuge der Gespräche häufig als zentrale Problemlage herausstellt.

Da die Parteien den Inhalt des Mediationsverfahrens bestimmen, sind sie frei darin, auch im Laufe des Verfahrens weitere Themen, die sich erst im Zuge der Gespräche herauskristallisieren, auf die Tagesordnung zu setzen oder Themen, die doch nicht die ursprünglich gedachte Bedeutung haben, wieder von der Themenliste zu nehmen.

Zu 3. Interessenklärung

Mediator und Beteiligte erarbeiten die Interessen und Bedürfnisse, die hinter den, den Konflikt auslösenden Positionen stehen. Die Mediatorin bzw. der Mediator unterstützt die Konfliktbeteiligten darin, ihre eigenen Bedürfnisse und Interessen zu erkennen und zu artikulieren, aber auch umgekehrt die Bedürfnisse und Interessen der übrigen Konfliktbeteiligten zu erkennen und anzuerkennen. Der Mediator könnte die Phase 3 beispielsweise mit der Frage einleiten: »Was genau ist bei diesem Thema für Sie wichtig? Wie wünschen Sie sich die Zukunft genau in diesem Punkt, was muss sich also gegenüber heute ändern? Und was wären Sie bereit, dazu beizutragen?« Es wird deutlich, in welchen Punkten bereits auf der Interessenebene ein deutlicher Dissens besteht oder wo sich vielleicht ein Konsens abzeichnen könnte. Zum Abschluss dieser Phase, die auch als das Herzstück der Mediation bezeichnet wird, wird geprüft, ob auch wirklich zu allen Themen von allen Beteiligten alle Interessen und Bedürfnisse gesammelt wurden (Vollständigkeit)20.

Mit dieser Erörterung von Interessen gehen die Verhandlungen meist in eine neue Richtung. Aus Vergangenheits- wird Zukunftsorientierung, aus der Fokussierung auf Probleme eine auf Lösungen21. Durch Herausarbeiten der unterschiedlichen Sichtweisen auf den Sachverhalt verstehen die Beteiligten, welche Interessen und Bedürfnisse den eigentlichen Forderungen des Einzelnen zugrunde liegen.

[28]Zu 4. Lösungsoptionen suchen

Phase 4 dient der Sammlung von Ideen. Die Konfliktbeteiligten suchen unter Anleitung des Mediators nach neuen Lösungsoptionen auf Grundlage der herausgefundenen Interessen und Bedürfnisse. Um in möglichst kurzer Zeit möglichst viele Ideen zu generieren, ist das bewährte Brainstorming eine geeignete Technik. Für die kreative Suche nach Ideen gilt: Alles ist erlaubt und alles ist denkbar! Jede Idee ist erwünscht, auch wenn sie utopisch, illegal oder verboten ist22. Ideen des anderen können aufgegriffen und weiterentwickelt werden. Es geht um Quantität vor Qualität und darum, Denkblockaden aufzuheben. Kreativität ist gefragt. Bei der Sammlung der Lösungsoptionen »verbieten sich« nur eine Bewertung oder Diskussion der Optionen – ebenso eigene Vorschläge des Mediators. Weitere Techniken wären der Perspektivwechsel (»Wie würde dies Ihr bester Freund/Ihre Frau oder Ihr Mann«) oder die Kopfstandmethode (»Was müssen Sie tun, um das gewünschte Ergebnis garantiert nicht zu erreichen?«).

Zu 5. Lösungsoptionen prüfen

In Phase 5 werden alle Optionen bewertet und es wird eine Auswahl getroffen, welche davon weiterverfolgt werden sollen. Bei diesen wird dann im nächsten Schritt geprüft, inwieweit die jeweilige Option die festgestellten Interessen und Bedürfnisse abdeckt. Im Zuge der Nachhaltigkeit des Verfahrens ist es wichtig, dass die Beteiligten selbst feststellen, welche ihrer Interessen durch diese Lösung abgedeckt werden und an welchen Stellen sie nachgeben. Der Mediator wechselt nun in die Rolle eines »advocatus diaboli«, der die bevorzugten Lösungsoptionen kritisch hinterfragt und konkretisiert. Ziel ist es, die Beteiligten darin zu unterstützen, die praktische und wirtschaftliche Realisierbarkeit der jeweiligen Lösungsoption auch realistisch zu beurteilen.

Haben sich die Beteiligten auf die Lösungsoptionen verständigt, die sie weiterverfolgen wollen, werden diese bei rechtlicher oder steuerlicher Relevanz durch die Anwälte oder Steuerberater der Beteiligten geprüft und schriftlich bewertet. Bei dieser Bewertung müssen diese Berater berücksichtigen, welche Ziele von ihren Mandanten mit der Mediation verfolgt werden. Zu diesem Zweck bekommen sie präzise Fragen, die vorher gemeinsam formuliert werden. Die Antworten werden ebenfalls in schriftlicher Form verfasst und gemeinsam in die Gespräche eingebracht und dort vorgestellt. Mündliche Berichte sind nachteilig, weil dann die Beteiligten gerne das wiedergeben, was sie meinen, zu ihren Gunsten verstanden zu haben.

[29]Zu 6. Mediationsvereinbarung

Den Abschluss bildet Phase 6, in der die Mediation im Regelfall mit der Unterzeichnung einer verbindlichen Abschlussvereinbarung schließt. Diese Mediationsvereinbarung enthält Informationen zu den Konfliktbeteiligten, zum Ablauf der Mediation, den Namen des Mediators bzw. der Mediatorin, Ergebnisse der Mediation, gegebenenfalls offengebliebene Fragen, rechtliche Rahmenbedingungen und nächste Schritte23. Möglich ist es auch, noch Nachfolgetreffen oder eine Überprüfung nach einem bestimmten Zeitraum zu vereinbaren.

Nach § 2 Abs. 6 Mediationsgesetz ist es Aufgabe des Mediators, im Falle einer Einigung darauf hinzuwirken, dass die Parteien eine solche Vereinbarung in Kenntnis der Sachlage treffen und somit auch den Inhalt verstehen. Er muss dabei die Konfliktbeteiligten, die ohne Berater an der Mediation teilnehmen, darauf hinweisen, diese Vereinbarung bei Bedarf durch externe Berater überprüfen zu lassen. Wenn die Parteien dem zustimmen, wird die erzielte Einigung auch in einer verbindlichen Abschlussvereinbarung dokumentiert. Diese Zustimmung schreibt das Mediationsgesetz vor. Bei Mediationen im wirtschaftlichen Umfeld ist eine solche Abschlussvereinbarung jedoch verständlicherweise »Handelsbrauch«. Die Abschlussvereinbarung ist, juristisch betrachtet, ein Vertrag, der auch unter entsprechenden Voraussetzungen für vollstreckbar erklärt werden kann. Hinsichtlich des Inhaltes sind die Konfliktbeteiligten frei darin, Dinge zu vereinbaren; außer diese verstoßen gegen gesetzliche Verbote oder gegen die guten Sitten. Denkbar ist es auch, die Abschlussvereinbarung in einer gemeinsamen Sitzung zu verfassen und der Mediator leistet dabei Formulierungshilfe24.

Techniken der Mediation

Gerade diese bei der Mediation eingesetzten und vorher erlernten Kommunikationstechniken sind im Wortsinne »Werkzeuge«, die bei der Klärung von Zielen und Interessen an anderer Stelle eingesetzt werden können. Dazu einige Beispiele aus zwei Phasen der Mediation:

Formulierung der Themen in Phase 2

Die von den Beteiligten genannten Themen können in den seltensten Fällen 1 zu 1 im vorgetragenen Wortlaut übernommen werden, zum Beispiel, wenn die im Prozess noch ungeklärten Rechtsfragen als »Wunschzettel« präsentiert werden. Der Mediator muss die Themen neutral, nicht bewertend und möglichst allgemein gehalten, zu[30]gleich aber positiv und lösungsorientiert formulieren. Dabei vermeidet er implizite Aufgaben an andere Beteiligte, Lösungsvorschläge oder die Benennung von Interessen oder Bedürfnissen. Der Konflikt sollte durch die Formulierung des Themas nicht eskalieren und das Thema nicht die übrigen Beteiligten provozieren. Auch sind juristische Begriffe zu vermeiden, wenn sich diese in der Alltagssprache formulieren lassen.

Beispiele:

Nicht: »Analoge Vermarktung aufgeben« – sondern »Zukünftige Gestaltung der Vermarktung«Nicht: »Mitarbeit von Matthias im Büro« – sondern »Verteilung der Büroarbeit«Nicht »Kürzung der Gewinnanteile von Beate« – sondern »künftige Gewinnverteilung«

Entscheidend ist immer, dass sich der Beteiligte, der es benennt, in dem Thema wiederfindet und die anderen dieses als Thema akzeptieren können.

Interessen und Bedürfnisse erarbeiten

Die Frage ist: Welche Interessen, Bedürfnisse und sonstige Anliegen einer Partei stehen hinter ihrer Position? Durch gezielte Fragen verschafft sich der Mediator selbst ein Bild von jeder Konfliktpartei und ihrer Sichtweise der Probleme. Zugleich versucht er dieses Bild ihr selbst und den übrigen Konfliktbeteiligten zu zeichnen. Zu diesem Zweck fragt er so lange, bis der Person klar ist, was ihr genaues Bedürfnis ist und die anderen Beteiligten dies auch wahrgenommen haben. Eine gute Einstiegsfrage wäre, was genau bei diesem Thema für jeden Beteiligten wichtig ist.

Eine weitere Aufgabe des Mediators ist es, die Kommunikation zwischen den Beteiligten wieder in Gang zu bringen. Dazu wendet er verschiedene Techniken an. Zu den sogenannten Basistechniken gehören das »Aktive Zuhören« und das »Spiegeln« des Gehörten25. Damit kann der Mediator für sich, den Betroffenen und die übrigen Beteiligten klären, was der jeweilige Beteiligte genau zum Ausdruck bringen will. Weitere Techniken aus der Mediation sind an dieser Stelle das »Doppeln«, das »Reframing«26 oder auch das vom Verfasser gerne angewandte »Storytelling«27.

Meistens geht man so vor, dass die Mediatorin bzw. der Mediator mit jedem Beteiligten zunächst getrennt dessen Interessen und Bedürfnisse herausarbeitet. Jeder Beteiligte bekommt so die nötige Zeit und den nötigen Raum, um ausführlich über seine Interessen und Bedürfnisse nachzudenken und diese zu äußern. Die anderen Beteiligten ha[31]ben die nicht minder schwere Aufgabe, diesem Dialog zuzuhören. Durch wiederholten Blickkontakt sorgt der Mediator dafür, dass sich die übrigen Beteiligten nicht während dieser Befragung abgehängt fühlen. Andererseits werden in dieser Phase Diskussionen unterbunden. So kann jeder für sich klären und möglichst offen formulieren, was er wirklich will bzw. was ihm wichtig ist, ohne gleich auf Gegenargumente der anderen »reagieren zu müssen«. Die Bedürfnisse werden mit dieser Methodik nicht (mehr) über das Gegenüber oder in Reaktion auf seine Äußerungen definiert, sondern mit Blick auf sich selbst, und dies ist entscheidend!