Qualitätsmanagement in der Arztpraxis E-Book

Eberhard Knopp

• Herausgeber: Thieme
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 201

Veröffentlichungsjahr: 2017

Beschreibung

So steuern Sie Ihr QM smart und effizient

Mit diesem QS-System haben Sie eine Komplettlösung und erfüllen alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen - verständlich gestaltet und sofort in Ihrer Praxis einsetzbar. Das Buch mit Online-Version enthält eine umfangreiche Vorlagensammlung der geforderten Nachweise. Mit Hilfe des "QM-Navigators" können Sie alle Nachweise bequem Schritt für Schritt individualisieren und organisieren. Nur noch ausfüllen bzw. ergänzen - fertig ist Ihr überprüfungssicheres QM-Handbuch! Außerdem finden Sie praktische Hinweise, falls Sie ein vorhandenes QM-System auf den "QM-Navigator" umstellen wollen.

Wenn die Unterlagen auf Ihren PC übernommen oder ausgedruckt werden, haben Sie mehr als 60% der Forderungen des G-BA zum Qualitätsmanagement für Arztpraxen erfüllt.

• alle Inhalte gemäß der aktuellen G-BA-Richtlinie
• Dokumente entsprechen den derzeit gültigen Richtlinien und Gesetzen, z.B. Patientenrechtegesetz und Versorgungsstärkegesetz
• Zertifizierung nach der Norm DIN EN 15224 (ISO 9001) möglich
• Referenzlisten: welche Unterlagen werden nach G-BA, QEP und DIN EN 15224 benötigt
• Audit Checkliste online

Für die Verwendung der QM-Formulare benötigen Sie einen PC mit Windows-Betriebssystem und Microsoft Office ab Version 2007.

Jederzeit zugreifen: Der Inhalt des Buches steht Ihnen auch digital im Wissensportal eRef und in der eRef App zur Verfügung. Zugangscode im Buch.

Leseprobe

Qualitätsmanagement in der Arztpraxis

Leitfaden für ein schlankes QM-Handbuch – auch geeignet für DIN EN 15224 (ISO 9001) und QEP

Eberhard Knopp, Jan Knopp

3., unveränderte Auflage

168 Abbildungen

Geleitwort zur Neuauflage

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

als der Thieme Verlag 2010 „Qualitätsmanagement für die Arztpraxis“ herausbrachte, wurde es uns sehr leicht gemacht, alle Anforderungen zur Einführung eines Qualitätsmanagements in unserer Praxis zu erfüllen. Die vielen Unterlagen mussten nur noch praxisgerecht ausgefüllt werden, was auch einen Schnellstart für die Mitarbeiter ermöglichte.

Sechs Jahre sind seitdem vergangen: Es hat sich viel geändert, z.B die neue G-BA-Richtlinie oder neue Gesetze, die in der Praxis umgesetzt werden müssen. Es ist also an der Zeit, das eigene Qualitätsmanagementsystem neu auszurichten. Mit dieser Neuauflage wird uns Ärzten und unseren Mitarbeitern das wieder sehr leicht gemacht. Im Buch und als EDV-Vorlage sind alle Unterlagen gleich einsetzbar, die bereits in Ihrer Praxis vorhandenen können problemlos integriert werden. Darüber hinaus werden auch alle Anforderungen der Norm DIN EN 15224 (ISO 9001:2008) in die Neuauflage einbezogen, falls eine Praxis dies nun europaweit gültige Qualitätsmanagementsystem für das Gesundheitswesen einführen möchte. Den QM-Navigator gibt es hierfür auch als Handbuchvorlage.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen wieder gutes Gelingen.

Ihr Dr. med. Rainer Bless, Mannheim

Vorwort

Warum eine Neuauflage?

Sechs Jahre sind nun seit Erscheinen der 1. Auflage des Thieme-Buches „Qualitätsmanagement in der Arztpraxis“ vergangen. Die große Nachfrage hat uns gezeigt – und darüber freuen sich die Autoren im besonderen Maß –, dass mit dieser Hilfe die Anforderungen des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) gut in die Praxis umgesetzt werden können.

In der Arztpraxis bedeutet Qualität, dass die erbrachten Leistungen den Erwartungen der Patienten entsprechen. Zufriedene Patienten kommen wieder und die Praxis wird von ihnen weiterempfohlen. Die Qualität der Leistung der Praxis spiegelt dabei aber auch die Qualität der Praxis selbst wider. Eine gut funktionierende Strukturqualität ist die beste Grundlage für den reibungslosen Verlauf der zu erbringenden Arbeitsprozesse, aber nur beide zusammen führen zu den bestmöglichen Ergebnissen der Patientenversorgung. Weiterhin ist Qualität kein statischer Begriff: Eine Praxis, die vor 6 Jahren ein hervorragendes Qualitätsmanagementsystem etabliert hat und meint, das könne nun immer so bleiben, verkennt, dass die Qualität einer Arztpraxis einem ständigen Wandel ausgesetzt ist, sei es durch veränderte medizinische Versorgungsprinzipien, gesetzliche Neuregelungen oder einfach durch geänderte Ansprüche der Patienten. Eine gut geführte Praxis wird immer offen für Innovationen sein, die von innen oder außen auf sie einwirken.

Deshalb soll Ziel dieser Neuauflage sein, all die Neuerungen, die sich im Verlaufe dieser Zeitspanne ergeben haben, darzustellen und um weitere Unterlagen, Regelungen usw. zu ergänzen. An der Grundstruktur, dem Navigator und den dazugehörigen Unterlagen, ändert sich deshalb viel, zahlreiche Dokumente werden neu hinzugefügt, um auch einer DIN-EN-15224-Struktur zu entsprechen. Inhaltlich muss zudem ergänzt, neu geregelt oder erweitert werden. So ist im April 2014 die neue G-BA-Richtlinie in Kraft getreten, aber auch die Forderungen des Patientenrechtegesetzes vom Februar 2013 und das vor Kurzem verabschiedete Versorgungsstärkungsgesetz müssen in das Qualitätsmanagementsystem einbezogen werden. Nicht zuletzt unterliegen die Inhalte des Buches selbst so einem Innovationsprozess, was sich z.B. durch die neue Darstellung der Prozesse, neue Unterlagen oder eine neue Referenzliste mit DIN EN 15224 und QEP zeigt, um hier nur einige Neuerungen aufzuzählen. Auch Kritiken nach Erscheinen der 1. Auflage haben hierzu beigetragen, wofür sich die Autoren bedanken möchten.

Mein Dank gilt dem Thieme-Team, Frau Dr. Claudia Fischer, Frau Annika Grupp und Frau Dr. Heike Tegude, deren hervorragende Mitarbeit entscheidend zur Ausgestaltung und Qualität des Buches beigetragen haben.

Zur Aktualisierung Ihres QM-Systems: Aktuelle Änderungen, neue Verordnungen usw. können nach Erscheinen des Buches unter der Homepage www.qm-navigator-gesundheit.de abgerufen werden.

Ihr Autorenteam

Eberhard und Jan Knopp

Einszweidrei, im Sauseschrittläuft die Zeit; wir laufen mit.

aus: Wilhelm Busch (1832–1908), Bildergeschichten, Julchen, o.J.

Abkürzungen

AA 

Arbeitsanweisung

ArbSchG 

Arbeitsschutzgesetz

AU 

Abgelegte Unterlagen

DIN 

Deutsches Institut für Normung

DOK 

Dokument

EFQM 

European Foundation of Quality Management

EN 

Europäische Norm

EPA 

Europäisches Praxis-Assessment

FB 

Formblatt

FMEA 

Fehler-, Möglichkeits- und Einflussanalyse

G-BA 

Gemeinsamer Bundesausschuss

IGeL 

Individuelle Gesundheitsleistungen

IPR 

Interne Praxisregelung

ISO 

International Organization for Standardization

KBV 

Kassenärztliche Bundesvereinigung

KTQ 

Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen

KV 

Kassenärztliche Vereinigung

KVP 

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

KW 

Kalenderwoche

MA 

Mitarbeiter

MVZ 

Medizinisches Versorgungszentrum

PA 

Prozessanweisung

PL 

Praxisleitung (bzw. der Inhaber)

QEP 

Qualität und Entwicklung in Praxen

QM 

Qualitätsmanagement

QMB 

Qualitätsmanagementbeauftragte(r)

QMH 

Qualitätsmanagementhandbuch

QMN 

QM-Navigator

QMS 

Qualitätsmanagementsystem

QP 

Qualitätspolitik

QS 

Qualitätssicherung

QZ 

Qualitätsziel

RM 

Risikomanagement

RS 

Revisionsstatus

Inhaltsverzeichnis

Geleitwort zur Neuauflage

Vorwort

Abkürzungen

Teil I Einstieg

1 Schnellstart

1.1 Die Übersicht

1.1.1 Nachweise und Ihr QM-Navigator – die Hauptwerkzeuge Ihres QM

1.2 Andere QM-Systeme – eine kurze Übersicht

1.3 Häufige Fragen – kurze Antworten

2 Schritt-für-Schritt-Anleitung

2.1 Schritte und Meilensteine

2.2 Blitzcheck auf vorhandenes Material

2.3 Papier oder PC?

2.3.1 Variante PC

2.3.2 Variante Papier

3 Nachweise

3.1 DOK, FB und IPR

3.2 Ablage der Nachweise

3.3 „Pflichtnachweise“

3.4 Prozesse

3.4.1 Formblätter, Checklisten

3.5 Praktische Beispiele zu Nachweisen

3.5.1 QMN-Nr. 1.2 Terminvergabe

3.5.2 QMN-Nr. 1.14 Beispielhafte Darstellung von diagnostischen Maßnahmen

3.5.3 QMN-Nr. 1.17-FB1–1 Behandlungspfad

3.5.4 QMN-Nr. 1.26-DOK-Notfall

3.5.5 QMN-Nr. 2.11-FB2 Checkliste Arbeitssicherheit

3.5.6 QMN-Nr. 3.3-DOK-1 Qualitätsziele

3.5.7 QMN-Nr. 3.4-FB2 Fehlermanagement

3.5.8 QMN-Nr. 3.6-DOK1 Patientenfragebogen

3.5.9 QMN-Nr. 3.8-FB1 Verbesserungsmaßnahme in Verbindung mit QMN-Nr. 3.4 und 3.5

3.5.10 QMN-Nr. 3.9-FB1 IPR Kommentare zu ausgewählten IPRs

4 Methoden des Qualitätsmanagements

4.1 Methoden zur Darstellung von Praxisstrukturen

4.1.1 Organigramm

4.1.2 Verantwortungsmatrix

4.2 Methode zur systematischen Planung – das Balkendiagramm

4.3 Methoden zur Problemerfassung und -lösung

4.3.1 Strichliste und Histogramm

4.3.2 Ursache-Wirkung-Diagramm

4.3.3 Problem-Entscheidungsplan

4.4 Fragebogen

5 Austausch von Unterlagen zwischen QM-Systemen

5.1 Qualität und Entwicklung in Praxen (QEP)

5.1.1 Allgemeine Anmerkungen

5.1.2 Austausch von Unterlagen

5.1.3 Stärken und Schwächen

5.2 Kooperation für Transparenz und Qualität im Gesundheitswesen (KTQ)

5.2.1 Allgemeine Anmerkungen

5.2.2 KTQ im Überblick

5.2.3 Austausch von Unterlagen

5.2.4 Stärken und Schwächen

5.3 DIN EN 15224 (ISO 9001–2008)

5.3.1 Allgemeine Anmerkungen

5.3.2 DIN EN 15224 (ISO 9001–2008) im Überblick

5.3.3 Austausch von Unterlagen

5.3.4 Stärken und Schwächen

5.4 European Foundation of Quality Management (EFQM)

5.4.1 Allgemeine Anmerkungen

5.4.2 EFQM im Überblick

5.4.3 Austausch von Unterlagen

5.4.4 Stärken und Schwächen

5.4.5 Das EFQM-Modell für die Hausarztpraxis

5.5 Europäisches Praxis-Assessment (EPA)

5.5.1 Allgemeine Anmerkungen

5.5.2 EPA im Überblick

5.5.3 Austausch von Unterlagen

5.5.4 Stärken und Schwächen

6 Qualitätsmanagement in der Arztpraxis – Hintergründe

6.1 Ausgangssituation

6.2 Warum die Mühe lohnt

6.3 Die „Qualitäten“ einer Praxis oder das „House of Quality“

7 Glossar

8 Literatur und Links

Teil II Arbeitsmaterial (Download)

9 QM-Navigator

9.1 Kurzanleitung zur Bearbeitung des QM-Navigators

9.2 Abkürzungen in der Liste

9.3 Kapitel 1: Patientenversorgung

9.4 Was die Praxis individuell erstellen muss

9.5 Kapitel 2: Praxismanagement

9.6 Was die Praxis individuell erstellen muss

9.7 Kapitel 3: Einrichtungsinternes Qualitätsmanagement

9.8 Was die Praxis individuell erstellen muss

10 Erforderliche Unterlagen für G-BA, DIN EN 15224 oder QEP im Vergleich

11 Nachweise

11.1 Nachweise zum Navigator-Kapitel 1

11.2 Nachweise zum Navigator-Kapitel 2

11.3 Nachweise zum Navigator-Kapitel 3

12 Sonstige

12.1 G-BA-Qualitätsmanagement-Richtlinie

12.1.1 § 1 Zweck der Richtlinie

12.1.2 § 2 Ziele eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements

12.1.3 § 3 Grundelemente eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements

12.1.4 § 4 Instrumente eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements

12.1.5 § 5 Zeitrahmen für die Einführung eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements

12.1.6 § 6 Einführung und Weiterentwicklung

12.1.7 § 7 Qualitätsmanagement-Kommissionen

12.1.8 § 8 Darlegung

12.1.9 Anlage 1

12.1.10 Anlage 2

12.2 Wichtige Gesetze

12.3 Nützliche Links und Literatur für den Praxisalltag

12.3.1 Literatur

12.3.2 Links

12.4 Referenzliste 1: G-BA-Anforderungen und Ableitung in Qualitätsziele im QM-Navigator

12.5 Referenzliste 2: QM-Navigator → DIN EN 15224 → QEP

12.6 Checkliste Qualitätsziele

12.7 Das Verlinken

13 Übersicht Download-Material

Anschriften

Sachverzeichnis

Impressum

Teil I Einstieg

1 Schnellstart

2 Schritt-für-Schritt-Anleitung

3 Nachweise

4 Methoden des Qualitätsmanagements

5 Austausch von Unterlagen zwischen QM-Systemen

6 Qualitätsmanagement in der Arztpraxis – Hintergründe

7 Glossar

8 Literatur und Links

1 Schnellstart

1.1 Die Übersicht

Hinweis

Sie halten eine aktuelle Komplettlösung für das gesetzlich vorgeschriebene Qualitätsmanagement (QM) auf der Basis der neuen G-BA-Richtlinie vom 27. November 2015 in Händen (Anforderungen entsprechend G-BA-Richtlinie s. ▶ Tab. 3.1). Auch das neue Patientenrechtegesetz 2013 wird einbezogen. Unterlagen zur weiteren Pflege oder Aktualisierung Ihres Systems können bei den Autoren über die Homepage abgefragt werden (http://www.qm-navigator-gesundheit.de). Eine externe Zertifizierung wird vom G-BA nicht verlangt; sollten Sie aber eine anstreben, so schlagen wir die Zertifizierung durch einen QEP-Visitor oder einen ISO-Auditor vor. Dieses Buch enthält eine vollständige Vorlagensammlung der Nachweise für die G-BA-Anforderungen, für QEP (Qualität und Entwicklung in Praxen) und für die neue europäische Norm DIN EN 15224 (s. ▶ Tab. 10.1); online finden Sie zusätzlich eine komplette Handbuchvorlage zum Download. Mithilfe des bereitgestellten QM-Navigators können Sie die Nachweise aufwandarm organisieren: Sie müssen „nur noch“ ausfüllen.

Wenn Sie nur die online zur Verfügung gestellten Unterlagen herunterladen und auf Ihrem PC abspeichern oder ausdrucken, dann haben Sie schon mehr als 60% der Forderungen des Gemeinsamen Bundesausschusses zum Qualitätsmanagement für Arztpraxen erfüllt!

Sie finden einen Vorschlag zum Vorgehen, der Sie – ohne Vorkenntnisse – Schritt für Schritt zum fertigen QM führt. Außerdem finden Sie praktische Hinweise, falls Sie ein vorhandenes anderes QM-System auf den „QM-Navigator“ umstellen wollen.

Das Abkürzungsverzeichnis vorne im Buch und ein Glossar (Kap. ▶ 7) helfen beim Start in das (wahrscheinlich) neue Thema Qualitätsmanagement.

Am Ende des Buches finden Sie eine nützliche Checkliste (Kap. ▶ 12.6), mit deren Hilfe sie die erbrachten Nachweise abhaken können.

Last but not least: Mit Einführung eines QM-Systems steigern Sie den Marktwert der Praxis.

Downloadmaterial

Alle Vorlagen als zip-Ordner zum Download

Häufige Fragen zum Arbeitsmaterial

Ich habe Open Office / Libre Office. Kann ich die Vorlagen auch damit verwenden?

Wir haben die Vorlagen in Microsoft Office ab Version 2007 getestet. In Open Office / Libre Office kann es vorkommen, dass die Links nicht funktionieren. Wir können auch nicht sicherstellen, dass die Darstellung in Open Office / Libre Office korrekt ist.

Die Links in den Vorlagen funktionieren nicht. Was kann ich tun?

Haben Sie die heruntergeladene Zip-Datei entpackt? In Windows können Sie die Zip-Datei mit der rechten Maustaste anklicken. Wählen Sie anschließend im Menü „Alle extrahieren…“ aus. Es geht ein neues Fenster auf. Wählen Sie dort den Speicherplatz für Ihre Vorlagen aus. Verwenden Sie Open Office / Libre Office? Die Links funktionieren nur in Microsoft Office ab Version 2007.

Nach Maßstäben guter Qualität zu arbeiten, ist das Normale in den Praxen. Auch wird die Qualität vieler Vorgänge ganz selbstverständlich dokumentiert, z.B. die Anamnese und Behandlung eines Patienten im Anamnesebogen und/oder in der Patientenakte – womit die Qualität nachgewiesen werden kann. Auch für viele organisatorische Aspekte der Praxisführung gibt es in den Arztpraxen klare Regeln – teilweise mündlich, teilweise schriftlich festgelegt. Insofern ist Qualitätsmanagement nichts Neues.

Relativ neu ist, dass der Gesetzgeber in Gestalt des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) die Einführung eines „einrichtungsinternen Qualitätsmanagements“ verpflichtend vorschreibt und dafür gewisse Standards definiert hat. Mehr darüber weiter unten. Alle an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte, Psychotherapeuten und Medizinische Versorgungszentren (MVZ) müssen das geforderte Qualitätsmanagement (QM) eingeführt haben. Die Einführung und Güte des QM wird lt. § 8 der Richtlinie durch zufällige Stichproben an 2,5% der Praxen einer Kassenärztlichen Vereinigung (KV) überprüft – eine Chance von 1 : 40, dass Ihre Praxis überprüft wird.

Von dieser Pflicht unabhängig bietet ein gutes, angemessenes und von der gesamten Praxis gelebtes QM einige Chancen für Verbesserungen, die sich auf Betriebsklima, Zufriedenheit der Patienten und nicht zuletzt wirtschaftliche Aspekte sehr positiv auswirken können (s.a.Kap. ▶ 6). Das hier vorgestellte QM-System „QM-Navigator“ ist schlank, flexibel und leicht zu pflegen. So soll es Ihnen eine praktische Hilfe bei der Erfüllung der gesetzlichen Forderungen, vor allem aber ein einfaches Instrument zur Optimierung Ihrer Arbeit sein ( ▶ Abb. 1.1).

Im Folgenden wird das Thema Qualitätsmanagement in der Arztpraxis mit seinen speziellen Begriffen und Denkweisen so geschildert, dass für Planung, Einführung und Weiterentwicklung Ihres QM keine zusätzliche Information nötig sein sollte. Aus didaktischen Gründen werden zentrale Sachverhalte oder Definitionen über das Buch hinweg mehrfach wiederholt.

Der QM-Navigator.

Abb. 1.1

Praxiswissen

Kern der Sache

Die G-BA-Richtlinie definiert Inhalte für das Qualitätsmanagement der Vertragsarztpraxis. Ein sehr wichtiger Aspekt für Qualität ist die Einhaltung von Standards. Diese Standards (z.B. Regelung zur Feststellung der Dringlichkeit eines Termins) müssen festgelegt, in der Praxis bekannt gemacht und in geeigneter Form dokumentiert werden. So kann man sich in den Ablauf nach festgelegtem Standard einarbeiten, ihn ggf. fortlaufend verbessern und die Qualität überprüfen. Standards können auch eingeführte Qualitätsziele genannt werden und deren Dokumentation „Nachweis“. Sie müssen letztlich also gezielt Nachweise sammeln.

Die Übersicht über erreichte Qualitätsziele und dafür erbrachte Nachweise behalten Sie mithilfe des QM-Navigators (Kap. ▶ 1.1.1). Der QM-Navigator zeigt den Status jedes Qualitätsziels (offen, nachgewiesen, nicht zutreffend) und führt direkt zum Nachweis bzw. bei der Umsetzung des QM zur passenden Vorlage. Die müssen Sie dann „nur noch“ ausfüllen. Letztlich können Sie also den QM-Navigator Zeile für Zeile abarbeiten und erreichen Ihr QM so Schritt für Schritt.

Hinweis

Der 30-Minuten-Blitzstart

Nach 30 min haben Sie eine gute Vorstellung über die Einführung Ihres QM und höchstwahrscheinlich schon die ersten 10 Nachweise zusammen: Blättern Sie das Buch einmal durch: Lassen Sie Ihr Auge kurz (!) über jede (!) Seite fliegen – ohne zu lesen oder verstehen zu wollen. Das dauert etwa 3 min. Danach blättern Sie Kapitel Schnellstart nochmals durch, schauen sich Text und Abbildungen diesmal etwas genauer an – noch immer ohne wirklich zu lesen. Nehmen Sie sich dafür ca. 5 min. Danach lesen Sie das Kapitel Schnellstart richtig durch. Nehmen Sie einen Bleistift zur Hand, damit Sie die ersten Haken bei der Blitzanalyse machen können.

1.1.1 Nachweise und Ihr QM-Navigator – die Hauptwerkzeuge Ihres QM

Qualitätsmanagement bedeutet verkürzt: Es wird festgelegt, was in einem Bereich wie gemacht werden soll. Das Was und Wie muss dabei so dokumentiert sein, dass das QM-System bei Unklarheiten Auskunft geben kann – und man muss es überprüfen können. Letzteres vor allem zur kontinuierlichen Verbesserung, aber auch zur Überprüfung des gesamten Systems durch Dritte (hier externe Qualitätskontrolle durch die KV). Das Was (Qualitätsziele) und Wie (Instrumente und Methoden) hat der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) in seiner aktuellen Version vom 27. November 2015 zum Qualitätsmanagement in der vertragsärztlichen Versorgung prinzipiell festgelegt. Der QM-Navigator leitet daraus konkrete, umsetzbare und nachweisbare Qualitätsziele ab. Vorlagen für geeignete Nachweise finden Sie im Buchteil „Arbeitsmaterial“ abgedruckt. Für die direkte Bearbeitung können Sie die Dokumente online aufrufen, herunterladen und auf Ihrem Computer abspeichern. QM-Navigator und Nachweise bilden zusammen Ihr QM.

Hinweis

Das zentrale Werkzeug des hier beschriebenen QM-Systems ist eine Zuordnungs- oder Verweistabelle. Wie ein Kompass führt diese Tabelle durch die Qualitätsziele und deren Nachweise: Daher der Name „QM-Navigator“. Da der QM-Navigator somit neben den Nachweisen der wesentliche Bestandteil des Konzepts ist, wurde das vorliegende QM-System nach ihm benannt.

Wenn im Buch von QM-Navigator gesprochen wird, ist (fast) immer das Werkzeug QM-Navigator in seiner Funktion gemeint und nur selten der QM-Navigator als das gesamte QM-System.

Die ▶ Abb. 1.2 zeigt oben den Ausschnitt einer Vorlage für den Nachweis zum Qualitätsziel „Unser Leistungsspektrum“, unten in dieser Abbildung sehen Sie einen Ausschnitt aus dem QM-Navigator, der die Inhalte des QM strukturiert. Er listet die Qualitätsziele auf und organisiert flexibel die Nachweise dazu. Flexibel heißt, dass sich der QM-Navigator Ihrer Praxisorganisation anpasst. Weiter unten werden Sie sehen, dass Sie viele der geforderten Nachweise bereits in der Praxis vorliegen haben und nicht mehr erstellen müssen. Im QM-Navigator tragen Sie Art und Ort des Nachweises ein (z.B. in ▶ Abb. 1.2 unten). Fertig. Keine doppelte Buchführung, kein Umorganisieren Ihrer bewährten Ordnung.

Nachweise und QM-Navigator.

Abb. 1.2

Zu den Nachweisen, die Sie noch erstellen müssen, werden Ihnen überprüfungssichere Vorlagen mitgeliefert. Im QM-Navigator sind sie den jeweiligen Qualitätszielen bereits direkt zugeordnet. Die Vorlagen finden Sie abgedruckt im Buch und zur individuellen Bearbeitung als Microsoft-Word-Dokumente online. Diese zur Verfügung gestellten Word-Dokumente sollten Sie zur Einführung des Systems herunterladen und auf einem Computer in der Praxis abspeichern (s.u.).

Hinweis

Bei jedem Nachweis können Sie entscheiden, ob Sie ggf. Ihren vorhandenen mit einer QMN-Nr. versehen und behalten, den vom QM-Navigator übernehmen, oder eine neue Kombination erstellen wollen.

Mit Kopie des QM-Navigators auf den Rechner oder durch Ausdruck des QM-Navigators erfüllen Sie bereits einen großen Teil der Phase „Planung“ aus der G-BA-Richtlinie. Denn der QM-Navigator stellt mit seiner Auflistung der Qualitätsziele und den direkt zugeordneten Nachweisen die Struktur und die geplanten Inhalte Ihres QM dar. Die konkreten Inhalte sind, wo möglich, mitgeliefert (z.B. Liste der Aushanggesetze mit passenden Links zum Herunterladen aus dem Internet). Viele Nachweise müssen Sie nur leicht anpassen (z.B. Terminvergabe), einige müssen Sie komplett (nach Vorlage) individuell erstellen (z.B. Ablauf wichtiger diagnostischer Maßnahmen).

Das wichtigste Basiswissen zur Einführung Ihres QM finden Sie auf den folgenden Seiten:

Die Nachweise Kap. ▶ 1.1.1.1

Der QM-Navigator ▶ 1.1.1.2

Das ist zu tun ▶ 1.1.1.3

Die G-BA-QM-Richtlinie ▶ 1.1.1.4

Danach folgen Übersichten über die in Arztpraxen gebräuchlichen QM-Systeme sowie häufige Fragen.

Praxiswissen

Drei Optionen zur Etablierung eines QM-Systems mithilfe dieses Buches haben Sie nun:

Nachdem Sie die vorhergehenden Seiten gelesen haben, können Sie entscheiden:

Sie sind Einsteiger oder haben schon begonnen, G-BA-Richtlinien umzusetzen, oder Sie sind generell an diesem QM-System interessiert: Arbeiten Sie das Buch durch, machen Sie sich mit den Begriffen, Vorschlägen, verlangten Unterlagen und Tipps zur Etablierung Ihres QM-Systems vertraut. Sehen Sie sich den Aufbau und die Struktur des QM-Navigators an und bearbeiten Sie ihn Schritt für Schritt entsprechend den Kapitelabschnitten. Die dazugehörigen Unterlagen, PAs (Prozessanweisungen), DOKs (Dokumente) oder FBs (Formblätter) sind mit dem Navigator verlinkt. Klicken Sie die Links an und bearbeiten Sie die Unterlage. Eine Kurzanleitung finden Sie auf der 1. Seite des QM-Navigators ▶ 9.1. Von besonderer Bedeutung ist die ▶ Tab. 3.1, da darin die Richtlinien des G-BA in den Navigator einbezogen werden.

Sie haben sich bereits mit QM befasst, Anforderungen dazu schon erarbeitet, wollen nun aber das Ganze in eine Struktur bringen: Überfliegen Sie Kap. ▶ 1, denn vieles wird Ihnen vertraut sein. Arbeiten Sie Kap. ▶ 2 und Kap. ▶ 3 durch: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung (Kap. ▶ 2) macht Sie mit dem Aufbau des Navigators vertraut. In Kap. ▶ 3 werden die sogenannten Nachweise erläutert, Prozesse (PA), Formblätter (FB) oder Dokumente (DOK). Weiterhin wird aufgelistet, in welchen Abschnitten des Navigators die Anforderungen des G-BA einbezogen werden. Zur weiteren Arbeit mit dem Navigator vgl. Punkt 1.

Sie sind Profi, haben schon viele einzelne Unterlagen erstellt (vgl. z.B. ▶ Tab. 2.1), wollen aber, wie unter Punkt 2 erwähnt, nun auch das in eine Struktur bringen. Überfliegen Sie die ersten Kapitel, gehen Sie vor zum Navigator und bearbeiten Sie ihn Abschnitt für Abschnitt entsprechend Punkt 1.Wichtig: Eigene Unterlagen können selbstverständlich einbezogen werden. Versehen Sie diese einfach mit der entsprechenden Nummer und ordnen Sie diese Unterlage in das System ein. Zwei Beispiele:

Ihr Anamnesebogen würde die Nummer 1.11-DOK1 erhalten.

Ihren Hygieneplan ordnen Sie unter QMN-Nr. 2.15 ein, z.B. 2.15-DOK1.

1.1.1.1 Die Nachweise – erste Übersicht

Träger Ihres Qualitätsmanagements und damit der Standards sind die Nachweise zu den Qualitätszielen. Die Nachweise enthalten die wesentlichen Informationen über das Was. Sie spiegeln die Standards wider. Mit dem Erstellen der Nachweise für das individuelle System Ihrer Praxis werden Sie die Hauptarbeit geleistet haben. Diese Unterlagen können Sie im Falle der Überprüfung Ihres QM durch die Kassenärztliche Vereinigung (KV) zusammen mit Ihrem individualisierten QM-Navigator einsenden.

Nachweise sind der Grundstein für das Arbeiten auf festgelegtem Qualitätsniveau, indem sie Abläufe oder Informationssammlungen (z.B. Telefonliste) meist schriftlich definieren. Das ist nichts Neues, so arbeiten Sie schon immer. Neu für viele Praxen ist das umfassend systematische Festlegen von Qualitätszielen für fast alle Bereiche der Praxis. Mithilfe der Nachweise ist es Ihnen möglich, z.B. neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten, Vorgänge auf ihre Effizienz zu überprüfen und ggf. ständig zu verbessern oder wichtige Informationen an definierter Stelle immer sicher auffindbar zu machen. Weitere Informationen zu den Nachweisen folgen in Kap. ▶ 2 und Kap. ▶ 3.

Die meisten Qualitätsziele sind in Teilziele aufgeteilt ( ▶ Abb. 1.4). Für diese konkreten Teilaspekte gibt es jeweils geeignete Nachweise, die Ihr Arbeiten nach der gewünschten bzw. definierten Qualität dokumentieren. Sie können bei der Analyse Ihrer Praxis entweder passende Unterlagen verwenden, die Sie sowieso bereits erstellt haben, oder die mitgelieferten Vorlagen verwenden. Wenn Sie z.B. bereits einen Flyer über das Leistungsspektrum der Praxis oder sowieso eine Checkliste „Terminvergabe“ neben dem Terminplaner liegen haben, tragen Sie diese beiden Nachweise einfach im QM-Navigator ein und löschen die nicht verwendeten Vorlagen „1.1-DOK1 Leistungsspektrum.docx“ sowie „1.2-DOK1 Terminvergabe.docx“ aus dem QM-Navigator sowie aus dem Ordner Nachweise. Die Vorlagen stehen online jederzeit zum erneuten Download zur Verfügung.

Hinweis

Nachweise dokumentieren, auf welche Art Sie die geforderten Qualitätsstandards zu den festgelegten Zielen erreichen bzw. einhalten. So unterschiedlich wie die Ziele, so unterschiedlich sind auch die Nachweise. Als Nachweis dienen können ein Poster zur Hygiene an der Wand, die Patientenakte, das Gerätehandbuch, aber natürlich auch Checklisten zur Vorbereitung einer Untersuchung oder Ablaufbeschreibungen.

Haben Sie keinen eigenen Nachweis zu einem Qualitätsziel, so füllen Sie einfach eine passende Vorlage aus, legen den Nachweis entsprechend Ihrer Praxisorganisation ab und tragen den Nachweis im QM-Navigator ein. Nicht vergessen: Nicht genutzte Hinweise im QM-Navigator und Vorlagen im Ordner Nachweise löschen!

Das System QM-Navigator liefert Ihnen konkrete Hinweise dazu, in welcher Form genau Sie den Nachweis für die geforderten Qualitätsziele erbringen, und stellt Ihnen – überall wo sinnvoll – Vorlagen zur Verfügung. Es gibt 3 Arten von Vorlagen, die je nach Art des Nachweises ( ▶ Abb. 1.3) zum Einsatz kommen:

Prozessanweisungen (PA)

zur Darstellung von aufeinander abgestimmten Arbeitsschritten (vgl. Kap. ▶ 3.4)

Dokumente (DOK)

haben Richtliniencharakter, weil sie oft auf gesetzlichen Vorschriften basieren

beschreiben Inhalte oder Standards, z.B. Beschreibung des Leistungsspektrums, des Standardablaufs bei der Terminvergabe oder von Einstellungskriterien

interne Praxis-Regelungen (IPR)

sind meist als Betriebsanweisungen konzipiert

Formblätter (FB)

sind meist Arbeitsanleitungen und für die Regelungen zur Kommunikation gedacht

für Checklisten oder Ablaufbeschreibungen, z.B. Checkliste Dringlichkeit bei der Terminvergabe, als Alternative zur Beschreibung von diagnostischen Maßnahmen oder als Sammlung von IPRs (vgl. 3.9-FB1, 3.9-FB2, 3.9-FB3)

Es ist nicht in Stein gemeißelt, wann welche Art von Nachweis zum Einsatz kommt (PA, DOK, IPR oder FB) und sie haben durchaus breite Überschneidungen (auch ein DOK beschreibt einen Ablauf). Sie sind aus der praktischen Anwendung entstanden. Wenn Sie eigene Nachweise erstellen, ist es letztlich Ihnen überlassen, welche Bezeichnung Sie vergeben. Sie können selbstverständlich auf die Vorlagen zugreifen, sie neu benennen und – das ist wichtig – sie eindeutig im QM-Navigator organisieren. Idealerweise setzen Sie einen Hyperlink auch auf den neuen Nachweis (s.a. QM-Navigator-Kurzanleitung, Kap. ▶ 9.1). Im QM-Navigator wird unter „Nachweis durch“ oft auf andere Teilziele verwiesen („siehe a.“). In solchen Fällen ist der Nachweis in einem anderen enthalten und muss nicht gesondert erstellt werden. So können einerseits alle geforderten Qualitätsziele aus der G-BA-Richtlinie aufgeführt werden, aber andererseits wird der Aufwand für die Nachweise begrenzt. Weitere Informationen zu den Nachweisen folgen in Kap. ▶ 2 und Kap. ▶ 3.

Zwei Beispiele für Nachweise.

Abb. 1.3 Dokument „Aufbewahrungsfristen“ und Prozessanweisung „Datenschutz und Schweigepflicht“.

1.1.1.2 Der QM-Navigator

Der QM-Navigator ist die zentrale Schaltstelle und Struktur des Systems. Die ▶ Abb. 1.4 zeigt oben seine Struktur und unten ausgewählte Eigenschaften und Funktionen. Der QM-Navigator beschreibt das Wie Ihres Qualitätsmanagements. Er listet die aus der G-BA-Richtlinie ▶ 12.1 abgeleiteten Qualitätsziele auf und weist ihnen konkrete Nachweise zu. Den direkten Bezug von Inhalten der G-BA-Richtlinie und Qualitätszielen des QM-Navigators stellt die Referenzliste 2 im Buchteil Arbeitsmaterial her (Kap. ▶ 12.5).

Der QM-Navigator ist flexibel: Die Qualitätsziele sind aus der Richtlinie abgeleitet und im QM-Navigator in einer sinnvollen Gliederung bzw. Reihenfolge fixiert. Völlig flexibel ist der QM-Navigator aber in Bezug auf die Ablage- und Dokumentationsstruktur Ihrer Praxis. Im QM-Navigator selbst ist kein Nachweis abgelegt, er zeigt nur, wo die Nachweise zu finden sind. Sie müssen zur Einführung des QM also nichts für das QM-System umorganisieren.

Praxiswissen

Das Hauptsteuerinstrument des QM ist der QM-Navigator. In die mitgelieferte Vorlage tragen Sie ein, in welcher Form und wo die geforderten Nachweise zu finden sind. So erstellen Sie Schritt für Schritt Ihr überprüfungssicheres, einrichtungsinternes Qualitätsmanagement.

Dazu müssen Sie sich nicht neu organisieren! Vorhandene Nachweise, aber auch anderes Material lassen sich einfach in den QM-Navigator integrieren. Offene Nachweise werden Schritt für Schritt hinzugefügt.

Struktur des QM-Navigators

Der QM-Navigator ( ▶ Abb. 1.4) unterteilt die Forderungen der G-BA-Richtlinie entsprechend der Kerninhalte in 3 logische Kapitel:

Patientenversorgung

Praxismanagement

einrichtungsinternes Qualitätsmanagement

Blättern Sie doch kurz im Anhang zum QM-Navigator. Über alle Qualitätsziele hinweg ist er wie folgt aufgebaut:

Spalte „QMN-Nr.“:

Die Qualitätsziele werden durchnummeriert, damit eindeutig Bezug auf sie genommen werden kann.

Spalte „Qualitätsziel“:

Hier werden das Qualitätsziel bzw. dessen Teilziele im Klartext beschrieben.

Spalte „Nachweis durch“:

Hier wird Art und Ort des Nachweises vermerkt.

Nachweise können sehr unterschiedlich sein, von Homepage über Flussdiagramme oder Poster bis hin zur Patientenakte und mehr können sie viele Formen annehmen.

Unabhängig von der Form des Nachweises finden Sie ihn mithilfe des Eintrags sofort.

Wenn Sie die PC-Version des QM-Navigators nutzen, können Sie bei geeigneten Nachweisen (elektronische Dokumente, Internetseiten etc.) Hyperlinks einfügen und kommen direkt per Mausklick zum Dokument. Mehr zur Abwägung zwischen Papier und PC in Kap.