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- Herausgeber: EdiPro
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Französisch
Ce livre renferme les clés dont vous avez besoin pour rédiger un écrit professionnel clair !
Stop aux jargons incompréhensibles, aux phrases interminables et aux textes rébarbatifs !
Trop souvent, les textes professionnels ou officiels que nous recevons nous laissent perplexes… Mais qu’en est-il de ceux que nous-mêmes écrivons ? Subissent-ils la même incompréhension auprès de leurs destinataires ?
À vous qui rédigez parfois ou souvent des écrits professionnels, cet ouvrage propose une méthode claire pour communiquer de manière limpide, conviviale et donc efficace. En 7 étapes simples, Anne Vervier décompose le processus de rédaction et en reformule les principes-clés. 40 bonnes pratiques sont ainsi offertes au lecteur, qui lui assureront qualification rédactionnelle et stratégies communicationnelles, véritables alliées de la productivité.
Conçu tel un mode d’emploi et empreint de concepts didactiques encourageants, de conseils opérationnels et d’exemples éclairants,
Rédaction claire est un outil accessible à tout lecteur, qu’il soit un rédacteur apprenti ou chevronné.
Économisez votre temps et celui de vos lecteurs ! Rédigez de façon explicite et efficace !
EXTRAIT
La question de l’accessibilité des textes ne relève pas que du secteur public. Elle se pose avec autant d’acuité dans le secteur privé. Une communication mal comprise peut entraîner de graves conséquences et créer de lourds préjudices à l’entreprise : perte de productivité, gaspillage, litiges commerciaux, mécontentement des clients, démotivation du personnel, voire accidents graves.
Il est donc essentiel de prendre en compte l’importance de la dimension langagière et de reconnaître que le travail rédactionnel nécessite une réelle expertise.
Les compétences en rédaction claire et accessible méritent d’être davantage légitimées et valorisées au sein des entreprises. Le travail rédactionnel doit être perçu comme une qualification professionnelle indispensable qui peut d’ailleurs engendrer un gain considérable de productivité.
CE QU'EN PENSE LA CRITIQUE
Enseigner comment savoir écrire de façon claire. L’objectif enseigné par Anne Vervier est ambitieux. Romaniste de formation et experte en rédaction professionnelle, elle apporte avec ce manuel publié aux éditions Edipro les clés d’une communication écrite réussie. Un vrai guide pratique pour dire «stop aux jargons incompréhensibles, aux phrases interminables et aux textes rébarbatifs.» -
L'Écho
Anne Vervier offre dans son livre
Rédaction claire l’art et la manière de présenter ses arguments par écrit d’une manière intelligible et agréable, et ses lecteurs trouveront déjà dans l’ouvrage un bel exemple à suivre, avant de se mettre eux-mêmes à la tâche avec toutes les chances de succès, dans la rédaction de leurs lettres de motivation, ou dans n’importe quel type de courrier commercial, administratif, ou de convenance. -
Vite CV
Rédaction Claire est à mettre entre toutes les mains professionnelles, du rédacteur occasionnel jusqu'au rédacteur chevronné qui y trouvera assurément de quoi rendre une approche nouvelle à ses écrits. -
Olivier Moch, Communication
À PROPOS DE L'AUTEUR
Romaniste de formation,
Anne Vervier a choisi de mettre à profit ses compétences rédactionnelles et communicationnelles et de rédiger un livre sur le sujet afin d'aider tous ceux qui rencontrent des difficultés dans le domaine.
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Seitenzahl: 315
Veröffentlichungsjahr: 2014
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À mes fils, Érik et Marko, à eux - je le souhaite de tout mon cœur - le plaisir de lire, d’écrire, d’être lus et compris.
Remerciements
Ce livre est le fruit de vingt ans d’expérience comme formatrice et consultante en rédaction professionnelle. Cette expérience ne serait toutefois pas ce qu’elle est sans des rencontres, des échanges et des encouragements. Je souhaite donc remercier toutes les personnes qui, d’une manière ou d’une autre, ont contribué à la naissance de ce manuel : Rédaction claire.
Je les remercie toutes et tous très chaleureusement.
Anne Vervier
Préface
Parmi les enjeux essentiels pour toute démocratie, l’accessibilité des documents pour tous les citoyens se place dans les premières priorités.
La mondialisation des échanges et le développement de la société d’information n’ont fait que renforcer l’usage de l’écrit. Les documents, de plus en plus nombreux et complexes, exigent de vraies compétences en lecture. En regard de ces exigences, on ne peut que s’inquiéter lorsque l’on sait que 10% de la population au moins ne possède pas ces compétences et éprouve des difficultés avec l’écrit.
Les administrations publiques, confrontées à une exigence de transparence, se mobilisent pour simplifier les procédures à l’égard des usagers. Cette démarche s’accompagne nécessairement de la rédaction et de la diffusion de textes lisibles par tous. Comment, sans cela, réduire le fossé entre l’État et le citoyen et combattre l’exclusion sociale ?
Depuis sa création en 1985, le Service de la langue française de la Fédération Wallonie-Bruxelles a placé la lisibilité des textes administratifs au premier rang de ses priorités en matière de politique linguistique. Il a entrepris des études à ce sujet et des actions de sensibilisation par le biais, notamment, de la plaquette Écrire pour être lu.
À une échelle plus large, les organismes linguistiques de la francophonie du Nord (France-Québec-Suisse romande-Fédération Wallonie-Bruxelles) ont adopté ensemble des résolutions communes destinées à leurs gouvernements et visant à rendre plus accessibles les documents administratifs.
On doit se réjouir de l’attention que portent à l’écriture citoyenne les politiques liées à la langue française. Elles contribuent ainsi à éradiquer les préjugés, bien ancrés chez un certain nombre de rédacteurs francophones, selon lesquels la simplification d’un texte ne peut se réaliser sans en réduire la qualité.
Cette prétendue menace sur la qualité de la langue est plus souvent invoquée pour le français que pour les autres langues.
La question de l’accessibilité des textes ne relève pas que du secteur public. Elle se pose avec autant d’acuité dans le secteur privé. Une communication mal comprise peut entraîner de graves conséquences et créer de lourds préjudices à l’entreprise : perte de productivité, gaspillage, litiges commerciaux, mécontentement des clients, démotivation du personnel, voire accidents graves.
Il est donc essentiel de prendre en compte l’importance de la dimension langagière et de reconnaître que le travail rédactionnel nécessite une réelle expertise.
Les compétences en rédaction claire et accessible méritent d’être davantage légitimées et valorisées au sein des entreprises. Le travail rédactionnel doit être perçu comme une qualification professionnelle indispensable qui peut d’ailleurs engendrer un gain considérable de productivité.
Un monde de plus en plus complexe accentue le risque de fragiliser les liens entre le citoyen et la société. Il est du devoir des responsables d’organismes publics ou privés d’y prendre garde. Les organismes linguistiques de la francophonie réclamaient la création d’outils pour valoriser l’accessibilité de la communication. L’ouvrage dont cette préface invite à la lecture constitue à n’en pas douter un instrument particulièrement utile pour mettre en pratique les résolutions dont les politiques défendent la nécessité. Gageons que le livre d’Anne Vervier devienne bien vite un outil quotidien pour toutes celles et tous ceux qui ont dans leurs attributions la rédaction de documents au sein des entreprises tant privées que publiques.
Martine Garsou Directrice générale adjointe Service général des Lettres et du Livre de la Fédération Wallonie-Bruxelles
Introduction
A. Comment ce livre est-il né ?
Jeune romaniste, je détestais les écrits professionnels
Fraîchement diplômée en philologie romane, j’ai dû aborder mes premiers écrits professionnels : lettre de motivation pour une bourse d’études ou de candidature pour un premier poste, courrier au propriétaire de mon appartement, à la compagnie des téléphones, à la mutuelle, etc. À cette époque, je détestais presque autant lire ces documents professionnels que les écrire. Je reportais souvent à la dernière minute leur lecture et leur traitement, tellement ces textes me semblaient rébarbatifs et difficiles à comprendre. Et je demandais à mon père de m’aider à rédiger mes premiers courriers professionnels, impressionnée par la rapidité avec laquelle il s’acquittait de cette tâche : ce physicien nucléaire, fils de latiniste, avait à la fois l’esprit logique pour exprimer ses idées de manière structurée et la plume facile pour les formuler clairement et correctement. Tandis que moi, lectrice assidue depuis toute petite, poétesse amatrice me régalant du plaisir de jouer avec la sonorité des mots et la puissance des images qu’ils évoquaient, romaniste dont les cours préférés avaient été ceux de littérature, rédactrice d’un mémoire que j’avais adoré développer et rédiger sur Fictions de Borges, j’étais paralysée devant la rédaction d’une simple lettre utilitaire. N’ayant aucune méthode, je ne savais par où commencer. Je commençais mille phrases, peu inspirée par les formulations parfois lourdes auxquelles je devais répondre. Je bafouillais dans les morceaux de formules, me demandant bien par quel miracle la combinaison d’un veuillez agréer avec une considération distinguée ou autres sentiments les meilleurs me rendrait plus polie…
Animer un cours de rédaction administrative ? D’accord, mais en s’amusant !
J’ai commencé ma carrière de romaniste comme professeure de français langue étrangère. C’est dans ce cadre que, il y a presque vingt ans, un responsable de formations a demandé à l’équipe de professeurs de français dont je faisais partie qui était volontaire pour créer et animer une formation récurrente d’« Initiation à la rédaction administrative en français ». Cette formation était destinée aux nouveaux fonctionnaires non francophones des institutions européennes. Ma collègue et complice Francine Dugué et moi-même avons décidé de relever le gant. En nous donnant toutefois un défi : que nos apprenants et nous-mêmes nous amusions avec cette matière au premier abord rébarbative1 ! Ce que nous avons réussi, je pense, puisqu’un commentaire fréquent de nos participants, après deux jours de formation, était : « On n’a pas vu le temps passer ! »
Ce défi, je continue à le relever tous les jours dans mes formations en rédaction professionnelle, tant dans les entreprises publiques que privées. Et il consiste en deux objectifs : que la matière soit agréable à traiter (écrire clairement, c’est plus amusant qu’écrire de manière compliquée) et que la méthode soit stimulante (avoir une méthode rend la tâche aisée : c’est donc aussi plus amusant).
Écrire un texte professionnel est devenu un plaisir
Entre-temps, écrire un texte professionnel est devenu pour moi un plaisir, car j’ai acquis une méthode et je maîtrise les règles stylistiques qui me permettent d’exprimer ma pensée avec précision et clarté. Et j’écris beaucoup :
du courrier professionnel : le courrier lié à mes activités de formatrice et consultante, ainsi que mon courrier administratif familial;
les pages de mon site
www.redaction-claire.com
et les billets de mon blogue
2
http://www.redactionclaire.com/blog/
;
les supports de mes formations en rédaction professionnelle (offres, programmes, manuels de formation et livrets d’exercices);
un
Guide pour la rédaction de manuels de formation efficaces
3
;
des articles scientifiques
4
;
les écrits des autres : conseils pour la réécriture lors des consultations en rédaction, réécriture de documents commerciaux
5
.
Aujourd’hui, l’envie de transmettre :
Par ce livre, j’ai envie de partager les techniques de Rédaction claire que j’ai acquises, tant comme formatrice et consultante que comme rédactrice, avec :
tous ceux qui se rendent compte que leurs textes et ceux de leur entourage professionnel ne sont pas clairs ou manquent de convivialité, et qui voudraient des conseils concrets pour rendre ces textes plus efficaces auprès de leur public cible;
tous ceux qui se disent « Je n’aime pas écrire » mais qui pourtant doivent le faire, et qui voudraient une méthode pour rendre cette tâche agréable;
tous les participants à mes formations et
coaching
en rédaction qui souhaitent un aide-mémoire sur les techniques pratiquées.
Ce livre intitulé Rédaction claire a donc une double ambition :
que vos textes et ceux de votre organisation deviennent
clairs
et conviviaux pour vos lecteurs,
que les conseils et la méthode que je vous propose pour y parvenir soient
clairs
pour vous, rédacteur.
B. Quels sont les messages de ce livre ?
Économisez le temps de vos lecteurs : rédigez des textes clairs
Cela vous amuse-t-il de devoir relire une phrase, un paragraphe, voire un texte entier, deux ou trois fois pour le comprendre ? Non, sans doute. Et vous n’avez probablement pas envie non plus que votre lecteur doive relire vos textes professionnels deux ou trois fois pour vous comprendre.
Un texte clair vous fait gagner du temps : vous le lisez vite, vous pouvez y donner suite rapidement, sans devoir contacter l’auteur pour lui demander des explications sur ce qu’il a voulu dire dans son message. De la même manière, si vos textes sont clairs, vos correspondants vous répondront de manière complète et rapide.
Souhaitez-vous économiser le temps de vos lecteurs et, par ricochet, le vôtre ? Si oui, rédigez des textes lisibles, c’est-à-dire qui seront compris sans effort par leur destinataire.
Mettez-vous dans la peau de vos clients
Vous est-il déjà arrivé de peiner devant des contrats d’assurance illisibles ? Ou de rester perplexe devant la comparaison de deux offres peu claires d’opérateurs téléphoniques ? Ou de très vite effacer ou jeter un publi-postage6 dont le début s’étend longuement sur les activités de l’entrepreneur émetteur du message, car vous n’y trouvez pas rapidement ce qu’il vous propose ?
Et vous, entrepreneur, indépendant ou commercial, souhaitez-vous communiquer efficacement avec vos clients ? Si oui, dites-leur de manière claire et conviviale ce qu’ils veulent entendre : ils vous liront plus sûrement.
Rentabilisez le travail administratif
Parmi les textes professionnels abordés dans ce livre, figurent aussi les textes officiels adressés au grand public. La lisibilité de ces documents est une problématique sur laquelle se penchent de plus en plus d’États.
Les pays anglophones sont parmi les premiers à s’être souciés de rendre les documents publics plus clairs pour les citoyens. Ainsi, depuis 1979, la Plain English Campaign7 aide les ministères et organisations officielles britanniques à simplifier leurs communications officielles.
Ces préoccupations rejoignent celles des pays francophones. En novembre 2009, le Service de la langue française et le Conseil de la langue française et de la politique linguistique de la Communauté française de Belgique, en collaboration avec les organismes linguistiques homologues du Québec, de France et de Suisse romande, ont organisé un colloque intitulé La communication avec le citoyen : efficace et accessible8 ?
Michel Leys9, ancien directeur du Bureau de conseil en lisibilité de l’administration fédérale belge, a souligné, lors de ce colloque10, l’économie financière que pouvait entraîner la simplification des documents administratifs.
1) Il cite un calcul qui a été fait pour des formulaires en néerlandais : Fons Maes, dans un article intitulé « Wilt u dit even invullen »11, a évalué le coût (en heures de travail) que représentait pour une administration le traitement de formulaires qui n’avaient pas été complètement et correctement remplis par leurs destinataires, parce que ces formulaires manquaient de lisibilité. Sa conclusion est la suivante : pour un formulaire tiré à 35.000 exemplaires par an, le temps nécessaire pour les rectifications correspond à un emploi de fonctionnaire à temps plein pendant un an12.
2) Michel Leys rapporte cette information qui lui a été donnée par l’administrateur général de l’ONAFTS (l’Office national d’allocations familiales pour travailleurs salariés, en Belgique) : après une refonte en profondeur de leurs lettres et formulaires, le nombre de formulaires à renvoyer parce qu’ils avaient été mal remplis a diminué de moitié, et le nombre de lettres de l’administration restées sans réponse a également diminué de moitié.
L’Union européenne souhaite également rendre les textes communautaires plus lisibles et plus accessibles aux citoyens européens. Ainsi, la Commission européenne a lancé en 2010 la Clear Writing campaign13; dans ce cadre, la Commission a publié dans les vingt-sept langues communautaires14 une brochure intitulée (en français) Rédiger clairement, destinée à tout le personnel de la Commission européenne chargé de la rédaction de textes, tant pour la communication interne qu’externe.
En conclusion : si vous souhaitez économiser vos heures de travail administratif, envoyez des documents clairs et accessibles à vos destinataires.
Osez un style clair et actuel
Souvent, dans mes formations, les participants me demandent : « Mais comment doit-on écrire telle chose dans une lettre ? »
Ce « on doit » m’interpelle : existerait-il un maître tout puissant qui nous dirait : « Tu dois écrire comme ceci, et pas comme cela » ? Certains le pensent. Ainsi, je me rappelle avoir lu dans un livre sur les écrits professionnels que (je cite de mémoire) « toute lettre administrative digne de ce nom doit comporter au moins une fois l’expression J’ai l’honneur de… ».
Les partisans de telles injonctions oublient-ils que la langue appartient aux usagers et que les usages font la langue ?
Les outils de référence de la langue mentionnent clairement qu’elle est faite d’usages :
le
Petit Robert,
à l’entrée « dictionnaire », nous dit que le dictionnaire de langue donne « des renseignements sur les mots de la langue commune et leurs emplois »;
Marc Lits, dans l’avant-propos de la grammaire
Le petit Grevisse,
nous rappelle qu’une grammaire est « un outil descriptif de la langue et de ses usages »
15
.
Les usages linguistiques évoluent, comme tout autre usage. Ainsi, à l’époque de nos parents ou grands-parents, la plupart des hommes travaillant dans un bureau portaient le costume et la cravate. Aujourd’hui, les tenues décontractées sont beaucoup plus fréquentes au bureau. La communication interpersonnelle évolue également vers moins de formalisme. Il était fréquent d’appeler ses collègues Madame Dubois, Monsieur Durant, et ce, même après de nombreuses années, alors qu’aujourd’hui le tutoiement et l’usage du prénom sont fréquemment utilisés dès les premiers contacts.
Nous sommes les usagers de la langue, nous décidons donc des usages qui se répandront, ou pas : osons utiliser tel ou tel usage, s’il nous semble utile aujourd’hui. À condition bien sûr que cet usage respecte les règles purement linguistiques du français (lexique, orthographe, grammaire, syntaxe), pour que tout le monde nous comprenne. Ainsi, la formule finale de politesse Cordiales salutations étant linguistiquement aussi correcte que le Je vous prie d’agréer, cher Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués, il nous appartient de choisir l’une ou l’autre formule dans un courrier précis, selon le degré de formalité et de modernité que nous, usagers du français, souhaitons donner à notre courrier.
Si vous préférez un style clair et actuel, pratiquez-le dans vos textes professionnels.
Pratiquez une communication conviviale, au service du respect mutuel
En exprimant clairement vos souhaits par écrit, vous augmentez vos chances d’obtenir ce que vous demandez. Ce faisant, vous faites mieux respecter vos droits.
Mais en rédigeant clairement, vous respectez également mieux les droits de vos destinataires. En effet, en faisant preuve de plus de transparence sur votre fonctionnement et vos intentions, vous offrez à vos destinataires la possibilité de vous répondre en meilleure connaissance de cause. « La démocratie suppose pour chacun le droit de comprendre et de s’informer » disait Henry Ingberg, ancien secrétaire général du Ministère de la Communauté française Wallonie-Bruxelles16.
Toutefois, vous vous exposez ainsi à la critique voire au partage du pouvoir. Vous devez donc être prêt à en accepter les conséquences. Jean-Marie Klinkenberg17 le dit très justement dans sa synthèse du colloque La communication avec le citoyen : efficace et accessible ? :
« Oui, que voulons-nous ? Simplement améliorer une communication unilatérale émise par les pouvoirs (publics ou privés)? Ou accepter les risques d’une communication qui, parce qu’elle est claire, peut du coup déboucher sur la discussion, voire la remise en cause ? »18.
Je vous invite donc à partager cette valeur qui m’est chère : rédigez clairement, par respect pour vous-même et pour vos destinataires.
Écrivez clairement en français, pour que notre langue reste une langue de travail en milieu multiculturel
Nos milieux professionnels sont de plus en plus multiculturels et multilingues : lorsque j’anime des formations en entreprises en Belgique, je suis frappée de constater que les échanges tant oraux qu’écrits, inter- ou intra-entreprises, se font de plus en plus en trois langues : en français et en néerlandais bien sûr, mais aussi de plus en plus en anglais. Dans les institutions européennes, les trois langues de travail officielles sont l’anglais, le français et l’allemand. L’anglais s’impose toutefois de plus en plus comme langue de communication, dans toutes les institutions et tous les services.
Une des raisons données à l’utilisation grandissante de l’anglais à la place du français est une – fausse – croyance selon laquelle l’anglais serait plus simple à utiliser et permettrait de s’exprimer plus clairement19. Par ailleurs, nombreux sont encore les francophones qui croient que bien écrire en français, c’est éviter les répétitions, utiliser un maximum de synonymes, privilégier les nominalisations20, jongler avec les subordonnées… Dès lors, aux yeux de beaucoup de rédacteurs, simplifier un texte pour le rendre plus lisible équivaut à en réduire la qualité : un langage simple est alors assimilé à un langage simpliste !
Il faudrait donc que nous prenions conscience que rédiger des phrases longues n’est qu’une habitude culturelle et nullement une contrainte technique liée à la syntaxe du français. Et les habitudes, cela se change…
En 1543, le poète Joachim du Bellay rédigea sa Défense et illustration de la langue française, plaidoyer littéraire pour que le français soit considéré comme une langue aussi élégante que le latin et digne d’être utilisée dans tous les domaines de la vie : le social, le commercial, le scientifique et le juridique.
Ne serait-il pas temps que nous qui rédigeons en français, à la manière de Du Bellay et des poètes de la Pléiade21, nous démontrions à nos collègues anglophiles que le français est une langue qui permet de s’exprimer de manière aussi claire et concise que l’anglais ? Ce faisant, nous ferions honneur à un autre écrivain français, Nicolas Boileau, et à sa célèbre citation : « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire arrivent aisément »22.
L’enjeu est important :
dans les milieux professionnels internationaux, garder le français comme langue de travail est une manière de lutter contre la suprématie d’une seule langue, l’anglais dans ce cas
23
;
dans les organisations uniquement francophones, les échanges avec des non francophones, que ce soit avec des collègues ou avec l’extérieur (administrés, clients ou fournisseurs), sont de plus en plus fréquents : il est important qu’ils nous comprennent bien en français.
Si l’on souhaite que le français reste une langue de communication dans nos environnements professionnels et privés, il est important que nous proposions aux non francophones une langue facile à comprendre et à utiliser.
C. À qui s’adresse ce livre ?
À vous qui rédigez parfois ou souvent des écrits professionnels
Étant donné la disparition des secrétariats d’une part, l’accès de – presque – tous à un ordinateur d’autre part, vous êtes de plus en plus nombreux à rédiger vousmêmes vos documents professionnels. Ainsi, que vous soyez indépendant, employé dans une entreprise publique ou privée, responsable de communication, cadre, chef d’entreprise, étudiant…, tous, vous rédigez des documents professionnels tels que :
du courrier (courriels
24
, lettres, notes de service…);
des écrits commerciaux (offres, publipostages
25
, brochures, dépliants, prospectus, pages de site internet…);
des documents de travail (comptes rendus de réunion, rapports, notes de synthèse, règlements, modes d’emploi, manuels…);
des documents de communication (communiqués de presse, bulletins d’informations
26
, journaux d’entreprise, articles, billets de blogues
27
…);
et tout autre document qui a trait à votre activité professionnelle.
À titre privé, vous rédigez également des écrits professionnels : courriers liés à votre habitation, à vos télécommunications, à vos déplacements, à l’éducation de vos enfants, à vos loisirs, etc.
Vous souhaitez que ces tâches de rédaction professionnelle soient plus faciles et plus efficaces ? Si oui, ce livre s’adresse à vous.
À vous qui êtes un rédacteur hésitant
Vous « séchez » régulièrement devant votre clavier, ne sachant comment ordonner vos arguments ou formuler vos phrases. La rédaction d’un document professionnel est pour vous une tâche longue, difficile et peu plaisante, ou tout simplement peu familière.
Ce livre vous propose une méthode et des techniques qui vous permettront, petit à petit, d’acquérir de l’aisance dans la rédaction de vos documents professionnels.
À vous qui êtes un rédacteur expérimenté
Vous avez la plume facile et l’habitude d’un style plus littéraire. Néanmoins, vous souhaitez augmenter l’impact de vos textes auprès de votre public. En effet, vous avez parfois constaté que votre public réagit peu à vos textes, que ce soit parce qu’il est à première vue moins intéressé par le sujet présenté, parce qu’il n’a pas voulu prendre le temps de lire votre texte ou parce qu’il n’a pas un niveau de formation ou de connaissance de la langue équivalant au vôtre (il n’est pas francophone, par exemple).
Vous trouverez dans cet ouvrage des conseils rédactionnels pour rendre vos textes plus attrayants et plus clairs pour votre lecteur, en particulier quand ce lecteur appartient au grand public.
À vous qui rédigez en français, mais ce n’est pas votre langue maternelle.
Vous êtes amené à rédiger en français et cette tâche vous semble difficile, car vous manquez de modèles efficaces : les textes en français que vous lisez utilisent parfois du vocabulaire et des formulations compliquées que vous ne maîtrisez pas.
Vous trouverez dans ce livre des techniques de rédaction et des propositions de formulations simples et faciles à utiliser dans vos documents en français.
À vous qui devez réviser les textes de vos collaborateurs
Vous êtes responsable de la bonne qualité de textes produits dans votre organisation. Vous souhaitez guider vos collaborateurs pour qu’ils produisent des textes plus clairs, afin d’améliorer la communication interne et externe de votre entreprise ou de votre administration.
Cet ouvrage vous propose une série de bonnes pratiques que vous pourrez recommander à vos collaborateurs pour rendre leurs textes plus clairs. Ce livre vous explique aussi quelques techniques didactiques pour guider efficacement vos collaborateurs vers la
Rédaction claire,
le but étant qu’ils deviennent plus autonomes et performants dans leur travail de rédaction.
D. Que contient ce livre ?
40 bonnes pratiques…
Ce livre rassemble quarante bonnes pratiques en rédaction, qui contribuent à rendre un texte professionnel efficace auprès de ses lecteurs.
Cet ouvrage est avant tout un outil didactique : il vous donne des conseils que vous pourrez appliquer au fur et à mesure que vous développerez votre compétence en rédaction professionnelle. Ces conseils sont aussi ceux que vous, manager, pourrez donner aux collaborateurs dont vous révisez les textes.
… pour rendre vos écrits professionnels…
Ces techniques rédactionnelles peuvent s’appliquer à la majorité des écrits professionnels.
J’entends par écrits professionnels les écrits qui servent une communication entre deux personnes dont au moins une de ces personnes écrit ou lit dans le cadre de son activité professionnelle. Mais dans cet ouvrage, je restreins cette définition à ce que les spécialistes québécois de la lisibilité appellent les écrits utilitaires, c’est-à-dire les écrits dont l’objectif est de communiquer au destinataire des renseignements utiles pour :
combler un besoin;
résoudre un problème;
amener le destinataire à réaliser une action concrète
28
.
… clairs et conviviaux
Si votre destinataire comprend votre texte et est motivé pour réagir (vous répondre, passer à l’action, changer de comportement…), vous aurez atteint l’objectif de communication que vous vous étiez fixé.
Votre texte sera donc efficace s’il est clair (votre destinataire le comprend) et convivial (votre destinataire accepte bien votre message, y compris s’il transmet une mauvaise nouvelle, et il est motivé pour y répondre).
Tous les conseils rédactionnels donnés dans ce livre tendent vers ce double objectif : la clarté et la convivialité.
La rédaction claire au service de la communication
Ce livre ne traite pas de ce que vous direz dans vos écrits, mais de comment vous l’écrirez29.
Son objectif est donc de vous montrer comment jongler avec les mots, les formulations et les procédés stylistiques pour mieux communiquer avec les destinataires de vos messages écrits.
Une méthode : le processus de rédaction
Les bonnes pratiques sont présentées dans une chronologie qui suit celle du processus de rédaction. Ce processus de rédaction en sept étapes est en soi une méthode que je vous propose d’utiliser pour augmenter vos chances de rédiger un texte efficace. Le temps que vous consacrerez à chacune de ces étapes dépendra toutefois de votre niveau d’expérience, du type d’écrit que vous rédigez et de l’enjeu du texte à produire. C’est pourquoi vous trouverez également dans ce livre une version rapide de ce processus, en trois étapes.
Des techniques inspirées de la théorie et de la pratique
Les bonnes pratiques présentées ont deux sources :
d’une part, mes nombreuses lectures
30
sur ce sujet depuis la vingtaine d’années que j’enseigne cette matière;
d’autre part, mon expérience personnelle de rédactrice professionnelle ainsi que de formatrice
31
et consultante en entreprises et dans les administrations.
Formatrice, facilitatrice et coach (en rédaction) avant tout, j’ai voulu présenter ces techniques rédactionnelles dans un livre qui soit avant tout clair, pratique et facile à utiliser, tant pour les apprentis rédacteurs que pour les rédacteurs expérimentés qui souhaitent améliorer certains aspects de leur compétence rédactionnelle.
Des règles essentielles
Parmi tous les conseils linguistiques, stylistiques et méthodologiques que l’on peut donner pour améliorer la qualité de ses écrits professionnels, j’ai retenu ceux qui me semblaient essentiels en suivant deux critères :
des conseils qui permettent d’avoir une méthode pour produire un texte rapidement et aisément;
des conseils qui contribuent à rendre le texte clair et convivial pour le lecteur.
Ces règles de clarté sont d’autant plus importantes que de nombreux textes professionnels destinés a priori à être imprimés seront en fait lus sur écran, car ils sont envoyés par courrier électronique. Or, la lecture sur écran étant plus difficile que la lecture sur papier, ces textes doivent être particulièrement lisibles32.
En outre, j’ai pris soin de rassembler des recommandations qui rendent un texte très clair pour un large public, y compris multiculturel.
Enfin, les bonnes pratiques présentées dans ce livre se veulent également une réponse aux difficultés et questions récurrentes posées par les participants de mes formations en rédaction. J’ai ainsi pensé tant aux rédacteurs expérimentés rencontrés en formation ou en consultation en rédaction qu’aux rédacteurs débutants ou non francophones.
L’essentiel de chaque règle
Le choix des informations présentées pour chaque bonne pratique a été fait dans une optique formative : suffisamment pour comprendre, pas trop pour mieux retenir et appliquer.
La plupart des bonnes pratiques proposent des exemples, pour que vous compreniez clairement le message.
Chaque bonne pratique se limite cependant à l’essentiel de ce qu’il faut retenir sur ce sujet, pour ne pas vous inonder sous une masse d’informations qui gênerait votre mémorisation du message essentiel.
Des références pour aller plus loin
Toutefois, vous pourriez souhaiter approfondir tel ou tel aspect de la rédaction professionnelle : des notes de bas de page et surtout de nombreuses références de livres, d’articles et de sites (voir bibliographie) vous donneront des pistes pour compléter vos connaissances.
E. Comment utiliser ce livre ?
Aperçu général
Ce livre contient sept chapitres.
Le
chapitre I
définit la
Rédaction claire
et les enjeux de textes clairs et conviviaux.
Le
chapitre II
, le chapitre majeur de ce livre, propose une méthode pour rédiger efficacement, en sept étapes et trente-cinq bonnes pratiques.
Le
chapitre III
recommande cinq bonnes pratiques supplémentaires à mettre en place pour améliorer les écrits d’une organisation.
Le
chapitre IV
propose une version rapide, en trois étapes, du processus de rédaction.
Le
chapitre V
indique quelles bonnes pratiques appliquer à quels écrits professionnels.
Le
chapitre VI
vous invite à établir un plan d’action pour vous approprier les techniques vues dans ce livre et vous propose des grilles pour vous guider vers la
Rédaction claire.
Le
chapitre VII
propose des outils de référence pour aller plus loin.
Une mise en pages au service de vos besoins
Dans ce livre, j’ai utilisé une technique de mise en pages que j’appelle la rédaction modulaire33.
Toute l’information présentée dans ce livre est découpée et organisée en unités (modules) facilement repérables.
Chaque bonne pratique correspond à un module de maximum quelques pages.
Ces modules sont autonomes : ils peuvent se lire indépendamment les uns des autres.
Chaque module est lui-même subdivisé en plus petites unités, introduites par un intertitre en gras (colonne de gauche) et séparées les unes des autres par une ligne horizontale.
Quelle est la valeur ajoutée de cette technique de rédaction ?
Cette manière de présenter l’information doit vous permettre de naviguer facilement dans ce livre au gré de vos centres d’intérêts, de vos attentes et de vos besoins.
Votre lecture ne doit pas spécialement être exhaustive : vous pouvez facilement sauter un module sans que cela gêne votre compréhension.
Cette répartition du contenu doit surtout faciliter votre consultation de l’ouvrage au fil de votre rédaction : vous pourrez ainsi facilement retrouver le chapitre ou le paragraphe dont vous avez besoin lorsque vous rédigez un écrit précis.
Parcours recommandé pour le rédacteur
Pour tirer un bénéfice maximum de cet ouvrage, je vous recommande l’itinéraire suivant.
Lisez le
chapitre I
consacré à la définition d’un texte efficace : il est important que vous compreniez quel est l’objectif général vers lequel tendent chaque étape de la rédaction et chaque bonne pratique présentée.
Lisez ensuite l’introduction de chacune des sept étapes présentées au
chapitre II
: vous aurez ainsi une idée précise de l’importance respective de chaque étape.
Dans le
chapitre II
, pour chaque étape, choisissez de lire les bonnes pratiques qui vous intéressent particulièrement : parce qu’elles concernent les textes que vous rédigez, parce qu’elles répondent à vos besoins spécifiques, parce qu’elles vous semblent importantes.
Il n’est pas indispensable que vous lisiez toutes les bonnes pratiques en entier : vous pouvez ne lire que le résumé de chaque bonne pratique (présenté à la dernière des pages qui y sont consacrées). Toutefois, je vous recommande de lire les bonnes pratiques retenues dans l’ordre chronologique du livre, car cet ordre correspond, jusqu’à un certain point, à la chronologie de la rédaction d’un texte.
Lisez le
chapitre V
pour savoir comment appliquer les bonnes pratiques aux divers écrits professionnels.
À la fin de votre lecture, au
chapitre VI,
complétez votre plan d’action et appropriez-vous les grilles qui vous guideront vers la
Rédaction claire.
Enfin, consultez le
chapitre VII
pour y trouver références et exemples de textes pour compléter vos connaissances.
Pour un rédacteur expérimenté
Vous êtes un rédacteur expérimenté ou vous estimez que le processus rapide de rédaction en trois étapes suffit à vos textes.
Lisez le
chapitre I
.
Lisez ensuite directement le
chapitre IV
sur la version rapide du processus de rédaction.
Vous pourrez alors consulter le
chapitre II
et y lire les bonnes pratiques qui vous semblent particulièrement utiles pour les écrits que vous rédigez.
Complétez enfin votre plan d’action, dans le
chapitre VI
.
Pour un manager chargé de la révision de textes
Vous êtes chargé de la révision des textes de vos collaborateurs.
Lisez le
chapitre I
.
Lisez ensuite le
chapitre III
sur les cinq bonnes pratiques pour guider un collaborateur vers la
Rédaction claire.
Lisez dans le
chapitre II
les bonnes pratiques que vous voudriez mieux comprendre.
Découvrez les grilles du
chapitre VI
qui vous seront utiles dans votre travail de réviseur.
Organisation du chapitre II, partie principale du livre
La partie principale du livre, le chapitre II, est divisée en sept sous-chapitres qui correspondent aux sept étapes du processus de rédaction. En page d’introduction de chacune de ces sept étapes, vous trouverez le descriptif de la tâche à effectuer à cette étape, ainsi que le résumé des bonnes pratiques qui peuvent vous aider à accomplir cette tâche. En face de cette page d’introduction, vous verrez un dessin qui illustre cette tâche : vous retrouverez ces illustrations à divers endroits du livre, pour vous rappeler à quelle étape du processus vous vous trouvez.
Fonctionnement de chaque fiche de bonne pratique
Chacune des sous-parties consacrées à une étape du processus de rédaction est subdivisée en fiches d’une ou quelques pages, qui correspondent chacune à une bonne pratique. Ces fiches sont structurées de manière identique afin de faciliter la lecture, la compréhension et l’appropriation.
Les bonnes pratiques sont numérotées de 1 à 40 (35 pour le processus de la
Rédaction claire,
5 pour encourager la
Rédaction claire
dans votre organisation).
Chaque titre de bonne pratique résume son contenu.
Le titre et le numéro de la première page de chaque bonne pratique se trouvent clairement indiqués dans la table des matières.
La première case de chaque bonne pratique présente l’intérêt de cette bonne pratique.
La deuxième case indique quels sont les écrits professionnels pour lesquels cette bonne pratique peut être utile.
Dans le bas de la dernière page de chaque fiche de bonne pratique, vous trouverez un cadre résumant ce en quoi consiste la bonne pratique et ce qu’il faut en retenir pour rédiger clairement.
Sous ce cadre, vous trouvez une indication récurrente :
Après avoir lu la bonne pratique, noircissez une, deux ou trois étoiles, selon vos besoins et compétences.
Un conseil : noircissez ces étoiles au crayon, car votre appréciation de l’utilité de telle ou telle bonne pratique pourrait varier au fur et à mesure de votre expérimentation de la Rédaction claire.
Application des bonnes pratiques à votre rédaction quotidienne
Lorsque vous rédigez un document, il n’est certainement pas indispensable que vous appliquiez toutes les bonnes pratiques pour que votre texte soit efficace : vous ne choisirez que celles qui vous semblent pertinentes par rapport au texte précis que vous rédigez.
Prenons une comparaison. Si vous aimez cuisiner, vous souhaitez sans doute pouvoir disposer d’une belle batterie de cuisine. Pour la préparation d’un plat précis, vous n’utiliserez cependant que les ustensiles dont vous avez besoin.
Il en est de même pour la rédaction d’un texte professionnel : ayez à votre disposition une série d’outils dont vous connaissez l’utilité (les sept étapes et les quarante bonnes pratiques de ce manuel). Choisissez ensuite adéquatement ceux qui vous seront utiles pour le texte que vous devez rédiger.
Soyez toutefois attentif à suivre la chronologie du processus de rédaction. Comme vous lavez et épluchez vos légumes avant de les cuire, ayez les idées claires (étapes 1, 2 et 3 du processus de rédaction) avant de les formuler (étapes 4 et 5 du processus de rédaction).
Enfin, votre objectif final ne doit pas être un texte parfait, mais un texte suffisamment clair.
Pour terminer : le plan d’action et les grilles pour accompagner la rédaction
Au terme de votre lecture du livre, remplissez votre plan d’action du chapitre VI.A.
Enfin, n’hésitez pas à photocopier la fiche aide-mémoire du processus de rédaction ainsi que les autres grilles du chapitre VI.B. : elles vous accompagneront utilement lors de la rédaction de tous vos écrits professionnels.
Des exemples pour mieux comprendre
De nombreux exemples illustrent les bonnes pratiques. Pour des raisons déontologiques, je n’ai montré aucun texte authentique émis par une tierce personne, sauf si cette personne m’en avait donné l’autorisation. Les textes proposés dans ce livre sont donc principalement des textes que j’ai imaginés en m’inspirant – parfois beaucoup – de divers textes authentiques ou de mes propres écrits. Les extraits de textes (mots, phrases, paragraphes) peuvent venir de documents authentiques, mais ont été transformés pour que leur source ne soit pas identifiable.
Signification des pictogrammes
De nombreuses bonnes pratiques proposent des exemples présentés dans un tableau à deux colonnes.
Les exemples donnés dans la colonne de gauche sont illustrés par le dessin d’une flèche qui tourne sur elle-même, vers le bas. J’ai choisi ce symbole pour illustrer des formulations correctes, mais qui n’expriment pas très clairement le message ou qui ne sont pas conviviales pour le lecteur. Les exemples accompagnés de cette flèche sont donc de mauvais exemples, à éviter.
Les exemples donnés dans la colonne de droite sont illustrés par le dessin d’une flèche droite qui monte vers le haut. Je propose ce symbole pour illustrer des formulations qui expriment clairement le message à transmettre ou qui encouragent le lecteur à (ré)agir. Les exemples accompagnés de cette flèche sont donc de bons exemples, à suivre.
Signification des 3 dessins de crayons habillés
À diverses reprises, les bonnes pratiques concernant le courrier (lettres, courriels34 et notes) vous proposent plusieurs formulations possibles, appartenant à des registres35 plus ou moins formels du courrier professionnel.
Ces registres sont illustrés par trois dessins de crayons habillés36. En formation, j’utilise souvent ce parallélisme entre la tenue vestimentaire et le registre de langue, car il est très parlant37. En effet, vous ne vous habillez pas de la même manière pour une réception officielle, pour un congrès ou une réunion formelle avec des personnes que vous ne connaissez pas du tout, ou pour l’exécution de vos tâches professionnelles quotidiennes. Tout comme dans votre courrier, vous n’utiliserez pas les mêmes formules dans une lettre diplomatique, dans une note à l’ensemble d’un service ou dans un courriel entre collègues.
Le crayon habillé d’un smoking illustre le registre formel du
style traditionnel.
Ce registre s’utilise principalement dans des lettres à des destinataires occupant un poste hiérarchique élevé
38
.
Le crayon habillé d’un costume cravate illustre le registre standard du
style classique.
