Sachkostensteuerung in vier Schritten E-Book

Andreas Weiß

• Herausgeber: Kohlhammer Verlag
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Veröffentlichungsjahr: 2020

Beschreibung

Gute Medizin und wirtschaftlicher Erfolg - für Krankenhäuser mit einem wirksamen Sachkosten-Controlling kein Widerspruch. Auf Basis ihrer langjährigen Krankenhauserfahrung haben die Autoren in diesem Buch ein innovatives vierstufiges Konzept entwickelt. Mit diesem Konzept kann eine intelligente Sachkostensteuerung von den Verantwortlichen im Krankenhaus selbst umgesetzt werden. Die sehr konkreten und umsetzbaren Anregungen leiten dazu an, medizinische Qualität und Wirtschaftlichkeit zusammenzuhalten. Schritt für Schritt werden alle Verantwortlichen befähigt, mit knappen Ressourcen achtsam umzugehen, deren Finanzierung zu berücksichtigen und schließlich die medizinischen Prozesse zu verbessern. Als elektronisches Zusatzmaterial stehen alle im Buch gekürzten Tabellen in vollständiger Ausführung im Excel-Format zum Download zur Verfügung und dienen dem Leser so als Arbeitshilfe für die eigene Sachkostensteuerung.

Leseprobe

Thorsten Kollmar, Peter Leonhardt, Andreas Weiß

Sachkostensteuerung in vier Schritten

Ein Praxisratgeber für Krankenhaus-Teams

Verlag W. Kohlhammer

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1. Auflage 2020

Alle Rechte vorbehalten

© W. Kohlhammer GmbH, Stuttgart

Gesamtherstellung: W. Kohlhammer GmbH, Stuttgart

Print:

ISBN 978-3-17-033555-4

E-Book-Formate:

pdf:      ISBN 978-3-17-033556-1

epub:   ISBN 978-3-17-033557-8

mobi:   ISBN 978-3-17-033558-5

Inhalt

Elektronische Zusatzmaterialien

Die Autoren

Vorwort

I      Grundlagen

1     Einführung

2     Wie sind Sachkosten definiert? Welche Sachkosten können wir beeinflussen und steuern?

2.1     Definition

2.2     Pseudo-Sachkosten

2.3     Bereinigter medizinischer Sachbedarf (BMES)

2.4     Entwicklung der Sachkosten in deutschen Krankenhäusern

3     Welche Erlöse stehen im Krankenhaus dem medizinischen Bedarf gegenüber?

3.1     Das G-DRG-System

3.2     Kalkulation der G-DRG

3.3     Fallkostenkalkulation durch die Kalkulationshäuser

3.4     DRG-Kalkulation durch das InEK

3.5     Anwendung der DRG-Matrix für das Sachkosten-Controlling

3.6     Zusatzentgelte (ZE)

3.7     Refinanzierung durch Zusatzentgelte

3.8     Neue Untersuchungs- und Behandlungsmethoden (NUB)

3.9     Aktuelle Weiterentwicklung des DRG-Systems

3.10   Finanzierung von Sachkosten für ambulante Krankenhausleistungen

4     Wer beeinflusst Menge und Preis?

4.1     Strategische Entscheidungen

4.2     Operative Entscheidungen

4.3     Innovative Diagnostik- und Behandlungsmethoden

4.4     Beteiligte Berufsgruppen

5     Wie wird ein Sachkostenbericht aufgebaut?

5.1     Planung

5.2     Primäre Datenquellen: Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft

5.3     Krankenhausbuchführungsverordnung (KHBV)

5.4     Interdisziplinäre Stationen und Funktionsbereiche

5.5     Systematik der Stammdaten – Warengruppen

5.6     Struktur der Sachkostenberichte

5.7     Bezug zur Leistungsentwicklung

5.8     Berichtsdesign

6     Wie kommunizieren wir im Team?

6.1     Planung der Sachkostendialoge

6.2     Gesprächskultur und Atmosphäre – mehr als ein Nebenthema

6.3     Der Raum für die Gespräche

6.4     Charakter von Einladung und Informationen

6.5     Konstruktive Moderation und effektive Ergebnissicherung

6.6     Zusammenfassung: Ablauf der Sachkostendialoge

II     Die vier Schritte der Sachkostensteuerung

7     Wie messen wir den Erfolg? – Kennzahlen und Budgetierung

7.1     Einrichtungsebene

7.2     Abteilungsebene

7.3     Nutzung der InEK-Kostenmatrix zur Berechnung von zielkostenbasierten Kennzahlen

7.4     Leistungsvariable Budgetierung

8     Einführung in das Vier-Schritte-Konzept

9     Schritt 1: Aufwandssteuerung

9.1     Transparenz und Motivation

9.2     Kostenentwicklung

9.3     Darstellung der Kosten im Verhältnis zur Leistung

9.4     Kostenstellen und Adressaten

9.5     Grenzen der Aufwandssteuerung

10     Schritt 2: Verbrauchssteuerung

10.1   Informationen über Preise

10.2   Fokus der Verbrauchssteuerung: Warengruppen und Einzelartikel

10.3   Abweichungen zwischen den Daten der Finanzbuchhaltung und der Materialwirtschaft

10.4   Darstellung der Warengruppen und Einzelartikel im Sachkostenbericht

10.5   Datenmanagement und Stammdatenpflege

10.6   Mengensteuerung

10.7   Produktsteuerung

10.8   Grenzen der Verbrauchssteuerung

11     Schritt 3: Rentabilitätsorientierte Steuerung

11.1   Analyse medizinisch vergleichbarer Fälle

11.2   InEK Report-Browser

11.3   Verwendung der Vergütungssysteme zur Ermittlung der Sachkostenrentabilität: Zielkosten (target costing)

11.4   Grenzen und Unschärfen bei der Anwendung der InEK-Kostenmatrix

11.5   Steuern mit den Ergebnissen der Rentabilitätsanalyse

11.6   Fakturierung von Zusatzentgelten

11.7   Grenzen der rentabilitätsorientierten Steuerung

12     Schritt 4: Steuerung der medizinischen Prozesse

12.1   Verweildauer als Steuerungsgröße

12.2   Prozessoptimierung durch Standardisierung

12.3   Steuerung von Sekundärleistungen

12.4   Standardisierung komplexer Behandlungsabläufe: Klinische Pfade

12.5   Analyse des kompletten Behandlungsprozesses mit Routinedaten

12.6   Strategische Optionen

III     Ergänzende Perspektiven

13     Sachkostensteuerung als Führungsinstrument

13.1   Change Management

13.2   Leader und Manager

13.3   Unternehmensziele und Business Case

13.4   Individuelle Zielvereinbarungen und Medizinethik

14     Beratung

15     Einbeziehung von Einkauf und Logistik

15.1   Einkaufsgemeinschaften

15.2   Logistik

16     Mehrstufige Bereichsergebnisrechnung (MBE)/Deckungsbeitragsrechnung

17     Benchmarking und Standardisierung

18     Ausblick

Literatur

Abbildungs- und Tabellenverzeichnis

Register

Elektronische Zusatzmaterialien

Alle Tabellen in diesem Werk können Sie als elektronische Zusatzmaterialien* unter folgendem Link herunterladen: https://dl.kohlhammer.de/978-3-17-033555-4

*     Wichtiger urheberrechtlicher Hinweis: Alle zusätzlichen Materialien, die im Download-Bereich zur Verfügung gestellt werden, sind urheberrechtlich geschützt. Ihre Verwendung ist nur zum persönlichen und nichtgewerblichen Gebrauch erlaubt. Jede Verwendung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechts ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und für die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

Die Autoren

Dr. med. Thorsten Kollmar ist Facharzt für Orthopädie und Unfallchirurgie mit betriebswirtschaftlicher Zusatzqualifikation (MBA). Nach langjähriger klinischer Tätigkeit folgte im Jahr 2009 der Wechsel in die Krankenhausberatung. Thorsten Kollmar verfügt über umfangreiche Projekterfahrung in der Steuerung des medizinischen Sachbedarfs und blickt auf mehr als 10.000 Chefarztgespräche zur Verbrauchs- und Prozessoptimierung zurück.

Andreas Weiß ist Diplom-Verwaltungswirt und Betriebswirt (VWA). Prokurist für Controlling, Finanzen und QM im Klinikum Leverkusen sowie Geschäftsführer der MVZ Leverkusen gGmbH und der Physio-Centrum MEDILEV GmbH. Erfolgreiche Einführung eines Sachkosten-Controllings im Klinikum Leverkusen. Zahlreiche Publikationen und Vorträge zu Themen des Gesundheitsmanagements. Seit 2016 Vorstandsmitglied des Deutschen Vereins für Krankenhaus-Controlling (DVKC e.V.).

Dr. med. Peter Leonhardt ist Neurologe und Arzt für Medizinische Informatik. Am Klinikum Leverkusen war er bei der Etablierung eines strukturierten Sachkostencontrollings beteiligt. Aktuell leitet er das Medizincontrolling am Marien-Hospital Euskirchen. Nebenbei referiert er regelmäßig zu verschiedenen Themen des Krankenhaus-Controllings. Seit 2019 ist er Vorstandsmitglied im Deutschen Verein für Krankenhaus-Controlling (DVKC e.V.).

Vorwort

Der medizinische Fortschritt auf der einen Seite und ökonomisch begründete Grenzen der zur Verfügung stehenden Ressourcen auf der anderen Seite lassen den Krankenhäusern nur wenig Gestaltungsspielraum. Die politischen Rahmenbedingungen fördern und fordern einen rationalen Umgang mit den komplexen medizinischen Abläufen, die weder Medizin noch Ökonomie alleine gestalten können.

Die Analyse der Sachkosten eines Krankenhauses spiegelt die Qualität der medizinischen Prozesse exakt wider und erlaubt Rückschlüsse auf den medizinischen und ökonomischen Erfolg. Wenn es gelingt, die unterschiedlichen Berufsgruppen mit auf diesen gemeinsamen Weg zu nehmen, entwickelt sich eine Gesprächs- und Umsetzungskultur, die sich durch gegenseitiges Verständnis, Anerkennung der Fachkompetenzen und Respekt auszeichnet.

Die Autoren unternehmen in 4 praxisnahen und bestens nachvollziehbaren Schritten den Versuch, den Teilbereich der Sachkostensteuerung als ein Führungsinstrument darzustellen, das nur interdisziplinär gelebt Aussicht auf Erfolg hat. So wird ein Weg aufgezeigt, der in einem kontinuierlichen Dialog Transparenz, Plausibilität, Effizienz und Prozessqualität nachweislich verbessert.

Der Praxisratgeber »Sachkostensteuerung in 4 Schritten« beruht auf einer langjährigen Erfahrung der Autoren im Erfassen und Umgang belastbarer betriebsinterner Daten, mit berufsübergreifenden Entscheidungsprozessen und Umsetzungsprojekten des Change Managements. Dadurch ist ein Kompendium entstanden, das den Führungskräften eines modernen Krankenhauses hilfreich zur Seite gestellt werden sollte.

In der mehr als 25-jährigen Erfahrung der Führung einer Klinik und als Ärztlicher Direktor eines Krankenhauses der Maximalversorgung, konnte ich die Wirksamkeit medizin-ökonomischen Instrumente der Sachkostensteuerung, wie sie die Autoren beschreiben, selbst kennenlernen und erfolgreich nachweisen.

Nicht theoretisches Wissen, sondern aktives und praxisnahes gemeinsames Gestalten im Dialog können die konstruktive Dynamik erzeugen, die letztendlich für den Erfolg eines Krankenhauses im Konkurrenz- und Überlebenskampf ausschlaggebend ist.

Priv.-Doz. Dr. Jürgen Zumbé

Köln, im April 2020

I           Grundlagen

1          Einführung

»Medizinische Sachkosten in einem Krankenhaus« – das klingt zunächst wenig aufregend und herausfordernd. Zudem scheint das Thema auch besondere betriebswirtschaftliche Kenntnisse vorauszusetzen. Die meisten Publikationen zum Krankenhausmanagement beschäftigen sich daher eher mit anderen, scheinbar spektakuläreren Fragen: Pflegepersonalmangel, Digitalisierung, Umbau des DRG-Fallpauschalensystems. Aber schon ein erster Blick auf die wirtschaftliche Bedeutung dieses Kostenblocks (Abb. 1.1) zeigt die Relevanz und die dringende Notwendigkeit für Krankenhäuser, sich intensiv damit auseinanderzusetzen (Statistisches Bundesamt 2019).

Abb. 1.1: Ausgabenentwicklung 2003 – 2016 nach Kostenarten (Quelle: Statistisches Bundesamt, http://www.gbe-bund.de, Stand 27.05.2019)

Sofort wird erkennbar, dass die Gesamtaufwendungen für medizinische Sachkosten fast genauso hoch sind wie für den gesamten Ärztlichen Dienst oder den Pflegedienst.

Woran liegt es, dass die Bereitschaft zur Beschäftigung mit den medizinischen Sachkosten immer noch nicht selbstverständlich ist? Wahrscheinlich daran, dass steigende Kosten für medizinischen Bedarf spontan auf steigende Preise zurückgeführt werden und damit unvermeidbar scheinen. Die Steuerung wird eher allein bei der Einkaufsabteilung sowie der Apotheke und weniger bei den Ärzten und Pflegekräften verortet.

Kosten sind das Produkt aus Menge und Preis, und inwieweit die Art und die Menge des verbrauchten Materials eine Kostenentwicklung beeinflusst, liegt häufig nicht im Fokus. Dabei können sowohl Art als auch Menge des medizinischen Bedarfs sehr wohl bewusst beeinflusst, sprich: gesteuert werden.

Diese Steuerung geschieht im Krankenhaus durch zahlreiche Personen in vielen Bereichen, Stationen, Operationssälen, Funktionsabteilungen usw. Man sollte also meinen, dass ein strukturiertes Sachkosten-Controlling alle Verantwortlichen interdisziplinär und hierarchieübergreifend einbindet. Dass dieser Ansatz allerdings in den meisten Krankenhäusern noch nicht realisiert ist, zeigt die vom Deutschen Verein für Krankenhauscontrolling, der Schumpeter School of Business and Economics sowie der zeb herausgegebenen Studie »Controlling im Deutschen Krankenhaussektor 2018/2019« (Maier et al. 2019). Demnach werden nur in 8 % der Häuser die klinischen Bereiche in die Mengen- und Verbrauchssteuerung einbezogen, und nur in 14 % der Häuser werden Ärzte und Pflegekräfte in die Ableitung von Handlungsmaßnahmen eingebunden. Das Medizincontrolling ist nach den Studienergebnissen nur in einem von 50 Häusern mit der Erstellung von Sachkostenberichten befasst – obwohl hier doch die Kompetenz zur Verknüpfung von medizinischer und ökonomischer Perspektive gebündelt sein sollte.

Der interdisziplinäre und hierarchieübergreifende Ansatz macht das Sachkosten-Controlling zu einem herausfordernden und besonders komplexen Change-Management-Projekt. Dieser Veränderungsprozess dient aber nicht als Selbstzweck.

Leitende Idee bei der Steuerung von medizinischen Sachkosten ist vielmehr, dass alle gemeinsam die Versorgungsqualität der ihnen anvertrauten Patienten sichern wollen und können.

Dieses Buch ist eine Motivation für den Start bzw. den weiteren Ausbau der gemeinsamen Steuerung der medizinischen Sachkosten durch alle Verantwortlichen – auch Ärzte und Pflegekräfte.

Dieses Buch ist eine konkrete Anleitung für die Praxis, entwickelt aus der Praxis. Es ist handlungsorientiert und qualifiziert auf diese Weise alle Beteiligten, mit ihrer jeweiligen eigenen Profession und Kompetenz an der Steuerung der Sachkosten mitzuwirken – auch ohne besondere betriebswirtschaftliche Kenntnisse.

Um die Komplexität der Aufgabe zu reduzieren, wird die Steuerung von medizinischen Sachkosten in diesem Buch in vier aufeinander aufbauenden Schritten entwickelt.

Für jeden dieser Schritte werden Beispiele aus der Praxis herangezogen und erläutert. Diese Praxisbeispiele helfen nicht nur bei der Etablierung des Themas, sondern dessen Anwendung in Ihrem Krankenhaus wird schon bald und unmittelbar einen positiven Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit haben. Und zwar nicht nur als einmaliger wirtschaftlicher Effekt, sondern als eine kontinuierliche und nachhaltige Verbesserung.

Und Sie werden feststellen, dass die Wirkung von Sachkosten-Controlling weit über eine reine Kostenreduzierung hinausgeht. Mit der Etablierung eines transparenten, detaillierten Berichtswesens und einer offenen Gesprächskultur schaffen wir die Grundlage, um im interdisziplinären Dialog die medizinischen Kernprozesse zum Wohle der Patienten zu verbessern.

Das Buch richtet sich an einen umfassenden Personenkreis im Krankenhaus und will die Aufgabe der Verantwortlichen unterstützen, alle relevanten Berufsgruppen bei der Steuerung der Sachkosten einzubinden: Ärzte, Pflegekräfte, medizinisch-technischer Dienst als Anwender sowie (Medizin-)-Controller, Geschäftsführer, Einkäufer und Apotheker.

2          Wie sind Sachkosten definiert? Welche Sachkosten können wir beeinflussen und steuern?

2.1       Definition

Wenn wir von Sachkosten-Controlling sprechen, müssen wir uns zunächst klarmachen, was mit Sachkosten gemeint ist. Eine Definition liefert das Statistische Bundesamt (Destatis) in seiner jährlich aktualisierten Reihe »Kostennachweis der Krankenhäuser – Fachserie 12 Reihe 6.3«. Demnach werden als Sachkosten die folgenden Kostenarten bezeichnet:

  Lebensmittel und bezogene Leistungen

  Medizinischer Bedarf

  Wasser, Energie und Brennstoffe

  Wirtschaftsbedarf

  Verwaltungsbedarf

  Zentrale Verwaltungsdienste

  Zentrale Gemeinschaftsdienste

  Wiederbeschaffte Gebrauchsgüter

  Pflegesatzfähige Instandhaltung

  Versicherungen

  Sonstige Abgaben

  Sonstige Sachkosten

  Nachrichtliche Sachkosten

Diese Sachkosten umfassen insgesamt mehr als ein Drittel der Krankenhauskosten (2017: 37,0 %) und verteilen sich wie in Abbildung 2.1 dargestellt (Abb. 2.1).

Uns interessiert hier insbesondere der zweite Punkt, der medizinische Bedarf. Dazu gehören laut Destatis:

  Arzneimittel

  Blut/Blutkonserven/Blutplasma

  Verband-, Heil- und Hilfsmittel

  Ärztliches und pflegerische Verbrauchsmaterial/Instrumente

  Narkose- und sonstiger OP-Bedarf

  Laborbedarf

  Implantate

  Transplantate

  Dialysebedarf

  Kosten für Krankentransporte

  Sonstiger medizinischer Bedarf

In der Krankenhausbuchführungsverordnung (KHBV) ist der medizinische Bedarf der Kontenklasse 66 zugeordnet, die in Kapitel 5.3 beschrieben wird ( Kap. 5.3). Die Gliederung nach der KHBV ist umfassender als die Destatis-Definition. Mehrere KHBV-Positionen, z. B. Untersuchungen in fremden Instituten, sind in der Krankenhausstatistik vom Destatis nicht zu identifizieren.