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- Herausgeber: Espresso Tutorials
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Deutsch
Steigen Sie ein in die Welt der SAP Cloud Platform und strukturieren bzw. automatisieren Sie mittels Workflows Ihre Geschäftsprozesse für eine zunehmend digitale Welt. Dieser Schnelleinstieg erläutert Entwicklern wie Beratern, was genau ein SAP Cloud Platform Workflow ist, für welche Anforderungen im intelligenten Geschäftsprozessmanagement er konzipiert ist und wie er sich gegenüber anderen SAP-Lösungen mit Workflows abgrenzt.
Lernen Sie, wie Sie Workflow-Anwendungen mithilfe des Workflow-Editors in der SAP Web IDE schnell modellieren und anpassen. Am Beispiel eines Onboarding-Szenarios werden Sie Schritt für Schritt die gestellten Anforderungen umsetzen. Dabei hilft Ihnen die standardisierte Prozessgestaltung von Business Process Modeling Notation (BPMN). Ein anschließender Perspektivwechsel vermittelt Ihnen, wie der Anwender mit Ihrem Workflow arbeitet.
Wichtige Themen sind zudem die Gestaltung von Benutzeroberflächen unter Verwendung von Workflow Form und SAPUI5 Component, die gezielte Fehleranalyse und -behebung sowie zentrale Sicherheitsaspekte.
- Optimierung des Geschäftsprozessmanagements mit SAP
- Modellierung von Geschäftsprozessen mit BPMN
- Gestaltung von Workflows auf SAP Cloud Platform
- Erstellung von Oberflächen zur Bearbeitung von Aktivitäten eines Workflows
Das E-Book können Sie in Legimi-Apps oder einer beliebigen App lesen, die das folgende Format unterstützen:
Seitenzahl: 160
Veröffentlichungsjahr: 2020
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Schnelleinstieg in SAP® Cloud Platform Workflow
Tobias SteckenbornSchnelleinstieg in SAP® Cloud Platform Workflow
ISBN:978-3-9601-2984-4 (E-Book)
Lektorat:Monika Hong
Korrektorat:Die Korrekturstube
Coverdesign:Philip Esch
Coverfoto:© Sergey Nivens, # 102110187 – stock.adobe.com
Satz & Layout:Johann-Christian Hanke
1. Auflage 2020
© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2020
URL:www.espresso-tutorials.de
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Christoph Lordieck:
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-Schnelleinstieg: ABAP-Entwicklung in Eclipse
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UI5 – Von der Idee zur App
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Vorwort
Die vielfältigen Verbindungen zwischen Internet und Unternehmens-IT setzen mit den systemübergreifenden Geschäftsprozessen neue Anforderungen an die aktuellen IT-Landschaften. Detaillierte technische Kenntnisse einer bestimmten Programmiersprache oder eines bestimmten Systems allein genügen nicht, damit Entwickler oder Berater die an sie gestellten Anforderungen erfüllen können.
Diese technologischen Veränderungen und der neue Ansatz »Bring your own language« führen dazu, dass beispielsweise ein reiner ABAP-Entwickler die gewünschten ganzheitlichen Lösungen über verschiedene IT-Landschaften hinweg nicht mehr leisten kann. Entwickler und Berater müssen in der Lage sein, sich in die Situation des Benutzers hineinzuversetzen und mit Einfühlungsvermögen zu verstehen, was dieser von ihnen erwartet. Sie sollten die Erfordernisse abstrahieren und in systemübergreifende digitalisierte Prozesse übersetzen können. Dies verlangt von Entwicklern und Beratern, sich neben der Programmierung mit weiteren Themen, wie den fachlichen Prozessen und der Geschäftsprozessmodellierung, zu beschäftigen. Des Weiteren müssen sie sich Kenntnisse über Webservices und Cloud-Plattformen aneignen.
Dieses Buch gibt Ihnen eine effiziente Einführung in das Thema SAP Cloud Platform Workflow und in die damit verbundenen Möglichkeiten. Hierfür habe ich Informationen und Vorgehensweisen zusammengestellt, die Sie zur Umsetzung von ganzheitlichen Kundenanforderungen benötigen. Der daraus resultierende Werkzeugkasten geht über das Basiswissen hinaus.
Nur selten wird das komplette Repertoire von Funktionalitäten einer Software benötigt; vielmehr wird oft nur ein Bruchteil dessen genutzt, was standardisierte IT-Lösungen bieten. Das für die Erarbeitung von Kundenlösungen notwendige Wissen über die Grundlagen und die erforderlichen Werkzeuge sowie Erfahrungen mit den Anwendungen machen Entwickler und Berater zu professionellen Mitarbeitern. Dies gilt auch für SAP Cloud Platform Workflow.
Und genau darum geht es in diesem Buch. Die im Folgenden vorgestellten Inhalte und Beispiele lassen sich analog auf andere Anwendungsfälle übertragen. Moderne IT-Landschaften bestehen aus Lösungen mehrerer verschiedener Anbieter. Ausgehend von der Prämisse, dass heutzutage viele Facetten des Wissens und der Erfahrung eines Entwicklers benötigt werden, sollen im Folgenden auch Themen außerhalb der SAP-Welt behandelt werden.
Das erste Kapitel gibt Ihnen einen Überblick über SAP Cloud Platform Workflow. Darin beschreibe ich dessen Vorteile und vergleiche den Service mit anderen Workflow-Lösungen von SAP. Zusätzlich erhalten Sie Handlungsempfehlungen zur Nutzung der verschiedenen Lösungen. Anschließend stelle ich Serviceunterschiede zwischen den verschiedenen Laufzeitumgebungen – Neo Foundry und Cloud Foundry – vor und erläutere die Empfehlung der SAP hinsichtlich der zu verwendenden Laufzeitumgebung. Basierend auf den zuvor beschriebenen Details betrachte ich dann den größeren Zusammenhang, damit Sie nachvollziehen können, wie SAP Cloud Platform Workflow mit anderen Lösungen in Verbindung steht.
Das zweite Kapitel widmet sich dem Thema Business Process Model and Notation. Vor dem ersten erstellten Workflow oder der ersten programmierten Zeile muss der Entwickler die Anforderungen des Benutzers richtig verstanden haben und eine Lösungsstrategie erarbeiten. Jede andere Vorgehensweise führt zu Enttäuschungen beim Anwender und zur Frustration beim Entwickler. Ohne ein ganzheitliches Lösungskonzept werden die entwickelten Programme im Nachhinein immer wieder modifiziert oder erweitert. Mit diesem Konzept lässt sich eine gemeinsame Kommunikationsbasis finden, die später in SAP Cloud Platform Workflow implementiert wird.
Das dritte Kapitel beschreibt die Anfangskonfiguration für die Verwendung von SAP Cloud Platform Workflow. Es behandelt die ersten Schritte von der Einrichtung eines kostenlosen Testzugangs sowie der Aktivierung des Workflow-Editors in SAP Web IDE bis hin zur Durchführung der notwendigen Einstellungen im Cloud-Foundry-Subaccount von SAP Cloud Platform, z.B. Services, Destinationen und Rollen.
Das vierte Kapitel befasst sich mit dem Workflow-Editor in SAP Web IDE. Er ist das Werkzeug der Wahl für die Modellierung und Implementierung von Workflows in der Cloud-Plattform. Ich befasse mich dabei mit der Entwicklung eines neuen Projekts, der Konfiguration zur Verwendung einer bestehenden Instanz des Workflow-Services und den verschiedenen Werkzeugen und Funktionen.
Das fünfte Kapitel behandelt die Elemente eines Workflows in SAP Cloud Platform Workflow. Es zeigt die Möglichkeiten, Einstellungen und Anwendungsfälle von Events, Tasks und Gateways. Abschließend beschreibt dieses Kapitel die Umsetzung des in Kapitel 2 beschriebenen theoretischen Konzepts in SAP Cloud Platform Workflow.
Das sechste Kapitel werden die bis dahin erlernten theoretischen Grundlagen in einem Workflow auf Basis einer praktischen Umsetzung angewendet. Am Beispiel eines Projekt-Onboardings mit Microsoft Teams und Gmail werden die verschiedenen Funktionalitäten auch außerhalb der SAP-Systemwelt vorgestellt. Um Ihnen einen schnellen Einstieg zu ermöglichen, werde ich nicht alle in der Theorie vorhandenen Elemente ansprechen, sondern mich auf die wesentlichen Aspekte beschränken, die in der Praxis am häufigsten vorkommen.
Das siebte Kapitel beschreibt die Erstellung von Benutzeroberflächen. Es werden vier verschiedene Möglichkeiten aufgezeigt – Benutzeroberflächen für User Tasks (Benutzeraufgaben) und Startoberflächen mit Workflow-Forms und SAPUI5 –, die Sie in den Workflow aus Kapitel 6 einbinden werden.
Kapitel 8 zeigt Ihnen dann anhand des zuvor entwickelten Workflows, wie Benutzer mit diesem arbeiten können. Das Kapitel führt Sie durch die verfügbaren Optionen in der SAP-Fiori-App »Meine Inbox« und zeigt Ihnen die Auswirkungen und das Verhalten der verschiedenen Pfade des in Kapitel 6 erstellten Workflows.
Im neunten Kapitel werde ich die Administration von SAP Cloud Platform Workflow besprechen. Dabei gehe ich auf die Standardanwendungen zur Überwachung von Workflow- und Aufgabeninstanzen näher ein. Anhand dieser Anwendungen werde ich die Ansätze zur Lösung häufig auftretender Fehlersituationen erläutern.
Das zehnte Kapitel behandelt kurz einige Sicherheitsaspekte, wie beispielsweise Destinationen und Benutzerverwaltung, sowie bewährte Praktiken und Empfehlungen, die an anderer Stelle nicht oder nur unzureichend behandelt wurden.
Im abschließenden elften Kapitel finden Sie eine Zusammenfassung der Anforderungen, die mit den hier beschriebenen Methoden und Verfahren umgesetzt wurden, und weitere Themen, die in diesem Zusammenhang für Sie von Interesse sein könnten.
Ich bin überzeugt, dass dieses Buch Ihnen Werkzeuge zur Verfügung stellt, mit denen Sie einen großen Teil der an Sie gestellten Anforderungen im Workflow-Service der SAP Cloud Platform umsetzen können. Damit das Wissen um diese Methoden und Verfahren auch zum beruflichen Erfolg führt, liegt es an Ihren persönlichen Fähigkeiten, die Wünsche der Anwender sicher zu erfassen und mit den gezeigten Werkzeugen effizient und zielgerichtet umzusetzen.
Mit diesem Buch erhebe ich keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie aufgrund Ihrer Erfahrung der Meinung sind, dass wichtige Teile fehlen oder sich Fehler eingeschlichen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit mir auf. Aufgrund der hohen Innovationsgeschwindigkeit ist es notwendig, unser Wissen und somit auch die in diesem Buch dokumentierten Lösungsansätze ständig zu überprüfen und anzupassen. Ihre Anmerkungen werde ich gerne in einer Neuauflage des Buches berücksichtigen.
Hinweise zur Sprache, Bildgestaltung und Navigation
Im Verlauf dieses Buches verwende ich sowohl englische als auch deutsche Begriffe aus den Themenbereichen BPMN und SAP Cloud Platform Workflow. Dies hat den Hintergrund, dass die für SAP Cloud Platform Workflow genutzte Entwicklungsumgebung zum Zeitpunkt der Veröffentlichung nur in englischer Sprache zur Verfügung stand. Einige Oberflächen für Anwender existieren teilweise, jedoch nicht durchgängig in deutscher Sprache. Durch die vorrangige Nutzung der englischen Begriffe möchte ich Ihnen die Zuordnung auf den Oberflächen erleichtern.
Außerdem möchte ich Sie darauf hinweisen, dass einige Abbildungen auf konkrete Bildbereiche zugeschnitten sind. Dies wird im Bild durch eine Art Abrisskante symbolisiert.
Abschließend sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass im Verlauf dieses Buches die Navigation innerhalb der SAP Web IDE nicht mehr in allen Einzelschritten dargestellt wird. Ich spreche zu Beginn noch jede Navigationsetappe an und stelle diese grafisch dar, nehme im Weiteren jedoch an, dass Sie mit der Menüführung vertraut sind.
Quellcode-Beispiele
Dieses Buch enthält viele Quellcode-Beispiele. Um die Lesbarkeit in Ihrem E-Book-Lesegerät zu verbessern und den Zeilenumbruch korrekt darzustellen, empfehle ich, den Quellcode im Querformat zu betrachten und zusätzlich die Schriftgröße kleiner zu zoomen. Aber auch das wird auf manchen Lesegeräten nicht ausreichen, deshalb beachten Sie bitte unbedingt den nächsten Tipp!
Alle Listings auch zum Download
Zur einfacheren Nutzung der im Buch aufgeführten Code-Beispiele biete ich Ihnen ein öffentliches Git-Repository auf GitHub, zu dem Sie über die Seite https://de.espresso-tutorials.com/_CPWorkflow.php gelangen. Hier können Sie sich alle Listings herunterladen!
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Übungsaufgabe
Übungsaufgaben helfen Ihnen, Ihr Wissen zu festigen und zu vertiefen.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen die weibliche.
Hinweis zum Urheberrecht
Zum Abschluss des Vorwortes noch ein Hinweis zum Urheberrecht: Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 SAP Cloud Platform Workflow im Überblick
Sind Sie neugierig auf das »Wie« und »Was« im Umgang mit der Lösung SAP Cloud Platform Workflow? Möchten Sie möglichst rasch mit der Einrichtung und Implementierung eines Workflows beginnen? Großartig! Aber lassen Sie uns zunächst einen Schritt zurückgehen und das »Warum« betrachten. Warum sollten Sie diesen Service nutzen? Die Antwort auf diese Frage gibt Ihnen nützliche Hintergrundinformationen zu möglichen Einsatzbereichen und Funktionen. Mit diesem Überblick können Sie besser abschätzen, ob SAP Cloud Platform Workflow das richtige Werkzeug für die Umsetzung Ihrer Anforderungen ist.
Erinnern Sie sich noch an den ersten Tag in Ihrem Unternehmen? Verfügten Sie bereits über alle erforderlichen Arbeitsmaterialien? Lagen an Ihrem Arbeitsplatz schon Notebook und Handy bereit? Konnten Sie auf die für Ihre Arbeiten notwendigen IT-Anwendungen zugreifen? Wenn Sie diese Fragen mit ja beantworten können, hat Ihr Unternehmen den Prozess des »Onboardings« gut umgesetzt und Sie fühlten Sie sich dabei sicher gut aufgenommen.
Sie fragen sich jetzt vermutlich, was Ihr Onboarding mit SAP Cloud Platform Workflow zu tun hat? Das intelligente Geschäftsprozessmanagement der SAP zielt darauf ab, die Effizienz von plattformübergreifenden Prozessen zu steigern (siehe Abbildung 1.1). Hierzu gehört auch deren Überführung in sinnvolle, leicht verständliche und automatisierte Arbeitsabläufe. Der zunehmende Einsatz von Prozessautomatisierung soll es Unternehmen ermöglichen, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen und schneller auf herausfordernde Situationen zu reagieren. Für die Konzeption von Arbeitsabläufen steht daher SAP Cloud Platform Workflow zur Verfügung.
Abbildung 1.1: Bausteine des intelligenten Geschäftsprozessmanagements für Live-Prozesse
Im Beispiel Ihres Onboardings beinhaltete ein solcher Workflow unter anderem die Auswahl und Bestellung Ihrer Geräte. Doch Workflow ist nicht gleich Prozess. Ein Besuch im Büro Ihres neuen Arbeitgebers und ein nettes Gespräch mit Ihrem neuen Chef etwa waren zwar Teil des Prozesses, aber nicht des Workflows.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist ein Teil des Geschäftsprozesses, der mit IT-Unterstützung durchgeführt werden kann.
Innerhalb des Buches werden die Begriffe »Workflow« und »Arbeitsablauf« synonym genutzt.
Ein Workflow beschreibt die operative und technische Sicht auf die zu unterstützenden Geschäftsprozesse. Diese Beschreibung sollte so genau sein, dass die nächste Aktivität immer durch das Ergebnis der vorherigen Aktivität bestimmt wird. Die einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Workflows sind in der Regel voneinander abhängig. Schauen wir uns das am Beispiel der Auswahl Ihres Notebooks an: Im Workflow sollte beschrieben sein, dass bei der Ablehnung durch den Manager ein anderer Laptop ausgewählt werden muss. Anschließend hat der Manager die Auswahl erneut zu bestätigen. Im Falle einer Bestätigung wird der Auftrag an ein IT-System gesendet, woraufhin die weiteren Schritte, wie beispielsweise die Bestellung, durchgeführt werden.
Ein Workflow besitzt einen definierten Anfang, einen strukturierten Ablauf und ein festgelegtes Ende. So könnte beispielsweise der Workflow im Rahmen des Eingliederungsprozesses eines neuen Mitarbeiters aus dem HR-System heraus durch den Aufruf einer Schnittstelle gestartet werden. Dadurch wird der zuvor skizzierte Ablauf angestoßen. Nach der Bestätigung des ausgewählten Notebooks und der Übermittlung der Bestellung an ein entsprechendes Bestellsystem könnte der Workflow mit einer E-Mail an alle Teilnehmer enden.
1.1 Was ist SAP Cloud Platform Workflow?
Sie haben bereits gelernt, dass sich SAP Cloud Platform Workflow mit Arbeitsabläufen zwischen verschiedenen Systemen oder Personen beschäftigt und Teil des Intelligent Business Process Management ist. Im Folgenden werfen wir einen näheren Blick darauf, wie Sie diesen Workflow-Service für sich nutzen können.
Mit einem Workflow können Sie Arbeitsabläufe konzipieren, ausführen und verwalten. Diese Workflows zielen darauf ab, Prozesse zu strukturieren und teilweise zu automatisieren. Ein Beispiel dafür haben Sie bereits mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter kennengelernt. In den späteren Kapiteln werden wir einen ähnlichen Prozess modellieren, um die Einsatzmöglichkeiten von SAP Cloud Platform Workflow näher zu betrachten. Dabei werden wir als Szenario das Onboarding in ein Projekt unter der Nutzung von Microsoft Teams und Gmail behandeln.
Workflows können von einfachen Genehmigungen bis hin zu End-to-End-Prozessen über mehrere Unternehmen und Anwendungen hinweg reichen. Mögliche Einsatzszenarien fallen mehr oder weniger deutlich in diese drei Kategorien:
Erweiterung:
Der Workflow erweitert oder verändert einen grundlegenden Geschäftsprozess. Beispiele dafür sind die Erweiterung eines Standardprozesses um zusätzliche Schritte oder das Ersetzen eines Standardprozesses durch eine unternehmensspezifische Variante. Es kann sich aber auch um die Integration des Standardprozesses mit einer eigens entwickelten Anwendung oder einer Drittanbieterlösung handeln.
Orchestrierung:
Der Workflow verknüpft End-to-End-Prozesse über mehrere Anwendungen oder Services hinweg. Als Beispiele seien unter anderem Einkauf und Fakturierung oder B2B-Prozesse mit diversen Handelspartnern genannt.
Einbindung:
Der Workflow ist Teil einer Anwendung oder eines Services. Er dient zur Implementierung einer Kernfunktionalität. Ein Beispiel dafür ist SAP S/4HANA Intelligent Product Design. Dort wird der Workflow-Service unter anderem genutzt, um die Zusammenarbeit bei der Produktgestaltung zwischen Unternehmensorganisationen zu vereinfachen.
Jeder dieser Anwendungsfälle kann mithilfe von SAP Cloud Platform Workflow realisiert werden, selbst wenn die eingebundenen Softwarelösungen nicht zu einer SAP-Anwendung gehören. Drittanwendungen können innerhalb des Workflows genutzt werden, indem aus dem Workflow heraus ein spezieller Aufgabentyp dazu verwendet wird, beliebige REST-basierte Schnittstellen aufzurufen.
Kurz gesagt: SAP Cloud Platform Workflow bietet die Möglichkeit, Aktivitäten schnell und einfach zwischen Personen, Organisationseinheiten, Anwendungen und Unternehmen zu orchestrieren. Es stellt viele grundlegende und wiederkehrende Funktionalitäten und Anforderungen für die Entwicklung und das Management von Workflows bereit und dient damit der effizienten Strukturierung und Automatisierung von Prozessen.
1.2 Vorteile von SAP Cloud Platform Workflow
Doch nun zurück zur Ausgangsfrage: Warum sollten Sie für diese Anwendungsfälle SAP Cloud Platform Workflow verwenden? Das Szenario des neuen Mitarbeiters, der ein Notebook benötigt, kennen Sie bereits von oben. Wie kann ein Workflow diesen Prozess verbessern?
Gehen Sie davon aus, dass die Vorschläge für die zu bestellenden Geräte vom Mentor des neuen Mitarbeiters gemacht werden. Dieses Equipment muss vom Manager beider Mitarbeiter freigegeben oder abgelehnt werden. Im Falle einer Ablehnung muss der Mentor andere Geräte auswählen, beispielsweise ein anderes Notebook. Auf eine Freigabe durch den Manager bestätigt der Mentor, dass der Arbeitsplatz und die Ausrüstung bereit sind, bevor der neue Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt.
Ein Unternehmen kann diesen relativ einfachen Prozess auf verschiedene Weise umsetzen.
Variante 1: Das Unternehmen könnte diesen Prozess überhaupt nicht als Workflow realisieren, sondern eine manuelle Abwicklung vorziehen. Doch selbst bei diesem Prozess mit nur zwei Teilnehmern wäre das unter Umständen ineffektiv und zeitaufwendig. Die einzelnen Abfragen nach möglichen Modellen und Genehmigungen können in diesem Fall per E-Mail erfolgen. Die Anfragen könnten in einer Flut von E-Mails verlorengehen. Der aktuelle Bearbeiter und die nächsten Schritte verlören dadurch leicht an Übersichtlichkeit. Bei umfangreicheren Prozessen über mehrere Abteilungen oder Unternehmen hinweg ist dies keine optimale Methode.
Variante 2: Alternativ könnte die Implementierung des Prozesses als Workflow in einer selbst entwickelten Anwendung erfolgen. Mit dieser Anwendung können Sie automatisiert Anfragen an andere Softwarelösungen mit geeigneten Schnittstellen senden. Der Prozess könnte auch dabei helfen, den aktuellen Stand des Prozesses und der Teilnehmer zu überwachen oder in einer Schnittstelle darzustellen. Diese Vorgehensweise kann für einige Prozesse nützlich sein. Dennoch sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass Sie viel Grundlagenarbeit leisten müssen, um einen Prozess agil und flexibel zu halten. Diese kann die Ermittlung eines Sachbearbeiters, verschiedene Prozessabläufe oder eine grafische Darstellung der Prozesse im Industriestandard Business Process Model and Notation (BPMN) beinhalten. Die meisten Unternehmensprozesse rechtfertigen solche Investitionen in die Grundlagen nicht.
Variante 3:
