Verständlich schreiben E-Book

Nadja Buoyardane

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe TaschenGuide
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 120

Veröffentlichungsjahr: 2020

Beschreibung

Das Schreiben von Briefen, Mails oder Angeboten fällt vielen Menschen schwer und Sie brauchen wesentlich länger als nötig, weil sie ineffektiv vorgehen oder sich quälen. Schwer verständliche Texte führen zu Missverständnissen, Wissen geht verloren oder Kunden werden durch schlechte Texte verprellt. Dies sind nur einige Beispiele für die Nachteile, die eine ineffiziente oder freudlose Schreibkultur mit sich bringt. Dieser TaschenGuide begleitet Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zum besseren Schreiben. Basierend auf zahlreichen Techniken und orientiert an verschiedenen Schreibtypen unterstützt er Sie dabei, Business-Texte nicht nur verständlicher und prägnanter, sondern auch leserorientierter und effizienter zu schreiben. Inhalte: - Die einzelnen Phasen des Schreibprozesses - Viele Wege führen zum guten Text: verschiedene Schreibtypen - Persona-Entwicklung: Warum ist es wichtig, zu wissen für wen man schreibt? - Die Kriterien guter Texte: klar gegliedert, einfach, kurz und prägnant formuliert, anregend geschrieben - Anregend und bildhaft formulieren - Wie man Texte in 3 Schritten überarbeitet

Leseprobe

[2]Inhalt

Hinweis zum UrheberrechtImpressumVorwortEffizienter und leichter schreibenSchlechte Texte kosten Geld und vielleicht sogar die KarriereEntlasten Sie Ihren ArbeitsspeicherDen Schreibprozess meistern: Schritt für SchrittSchreibstrategien: Verschiedene Wege zum guten TextZeitplanung beim SchreibenSchaffen Sie sich gute SchreibbedingungenOhne Planung funktioniert es nichtWas ist Ihr Kommunikationsziel?Für wen schreiben Sie?So sammeln Sie Ideen für Ihren TextTechniken, Tricks und Strategien für gute TexteWas gute und verständliche Texte ausmachtWie Sie den Text sinnvoll gliedernWie Sie Ihren Rohtext flüssig runterschreibenWie Sie einen klaren Schreibstil entwickelnAbwechslungsreich und anregend formulierenVom Entwurf zum fertigen TextImmer gut: die Perspektive von anderenSchreiben im Team – Best Practice für TextfeedbackSo überarbeiten Sie Ihren TextStichwortverzeichnisLiteraturDie Autorinnen

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Hinweis zum Urheberrecht

Haufe Lexware GmbH & Co KG

[137]Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print:ISBN: 978-3-648-13658-4Bestell-Nr.: 10502-0001ePub:ISBN: 978-3-648-13659-1Bestell-Nr.: 10502-0100ePDF:ISBN: 978-3-648-13660-7Bestell-Nr.: 10502-0150

Nadja Buoyardane, Franziska Nauck

Verständlich schreiben – Business-Texte ansprechend und leserorientiert formulieren

1. Auflage 2020

© 2020, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München

Internet: www.haufe.de

E-Mail: [email protected]

Redaktion: Jürgen Fischer

Konzeption, Realisation und Lektorat: Nicole Jähnichen, www.textundwerk.de Bildnachweis (Cover): © GaudiLab / Adobe Stock

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

[4]Vorwort

Ob E-Mails, Berichte, Gutachten, Protokolle, Fachartikel, Angebote, Internettexte oder Newsletter – heute schreiben wir im Beruf so viel wie nie zuvor. Während das Gespräch am Telefon schnell vergessen ist, hat das Schriftliche Bestand. Am Geschriebenen messen uns andere, seien es Kunden, Kollegen oder Führungskräfte. Schreiben kann also durchaus über Ihren Erfolg entscheiden – oder den Ihres Unternehmens. Ganz klar im Vorteil sind diejenigen, die ihre Gedanken gut in Worte fassen können. Ihnen gelingt das bisweilen oder häufig nicht? Dann laden wir Sie dazu ein, diesen TaschenGuide zu lesen. Sie finden hier Strategien und Methoden, um effizienter und leichter zu schreiben. Sie bekommen Techniken an die Hand, die Ihnen helfen, Ideen für Ihre Texte zu entwickeln und diese lesergerecht zu strukturieren. Einfache Stilregeln lassen Sie Ihre Botschaft klar auf den Punkt bringen.

Viel Spaß beim Lesen und vor allem beim Schreiben wünschen Ihnen

Nadja Buoyardane und Franziska Nauck

Wir mögen einfache, klare und leicht lesbare Texte. Genauso gendern wir auch. In diesem TaschenGuide verwenden wir daher bewusst abwechselnd mal die männliche, mal die weibliche Form und manchmal beide parallel. Sehen Sie diese Formulierungen als Anregungen, wie auch Sie in all Ihren Texten unkompliziert sowohl Frauen als auch Männer adressieren können.

[5]Effizienter und leichter schreiben

E-Mails, Berichte, Analysen, Angebote – die meisten von uns müssen fast täglich Texte schreiben. Ineffiziente Schreibroutinen können dabei richtig Geld kosten. Mit einer zielgerichteten Herangehensweise und den passenden Techniken lässt sich hingegen das Schreiben enorm erleichtern und beschleunigen.

In diesem Kapitel erfahren Sie,

wie Sie Ihren mentalen Arbeitsspeicher entlasten, um leichter und effizienter zu schreiben,wie Sie Schritt für Schritt durch den Schreibprozess kommen,welche Schreibstrategien Sie nutzen können,wie Sie Ihre Schreibzeit planen,welche Bedingungen konzentriertes Schreiben ermöglichen.

[6]Schlechte Texte kosten Geld und vielleicht sogar die Karriere

Wie viel Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie täglich mit Lesen oder Schreiben und wie oft haben Sie das Gefühl: »Das dauert mir alles viel zu lange.«, »Wann kommt der Text endlich auf den Punkt?«, oder: »Was will mir die Kollegin mit dieser E-Mail eigentlich sagen?«

Schreiben und Lesen machen einen großen Teil unserer Arbeit aus. Aber wir denken wenig darüber nach, wie effizient und verständlich wir dies tun. Wie viel Zeit wir aufgrund ineffizienter Schreibgewohnheiten verplempern, aber auch wie viel mehr Zeit wir umgekehrt brauchen, um die Texte anderer zu lesen und zu verstehen, um Fragen zu klären und Fehler zu beheben, die durch unstrukturierte, missverständliche Texte entstehen. Wir denken nicht darüber nach, wie viele gute Ideen nicht umgesetzt werden, weil sie nicht klar genug beschrieben sind, wie viele Kunden nicht gewonnen werden, weil unsere Texte sie nicht überzeugt haben.

Ebenso wenig reflektieren wir, was ineffizientes Schreiben und unklare Texte für unsere Karriere und den Erfolg unseres Unternehmens bedeuten – sei es das eigene oder das Unternehmen, für das wir arbeiten.

[7]Zeit ist Geld, auch beim Schreiben

Haben Sie sich schon mal gefragt, wie hoch die Kosten sind, die durch komplizierte Texte und ineffiziente Schreibgewohnheiten entstehen? Vermutlich nicht. Die wenigsten Menschen, aber auch die wenigsten Unternehmen tun das.

ZWEI BEISPIELEStellen wir uns vor: In einem Unternehmen schreiben täglich 500 Mitarbeiter E-Mails (auf andere Texte gehen wir hier gar nicht ein). Wenn jeder täglich durch Reibungsverluste in der E-Mail-Kommunikation, also durch ineffizientes Schreiben, komplizierte Texte, Nachfragen, nur fünf Minuten produktiver Arbeitszeit verliert – und das ist sehr niedrig gegriffen –, entstehen schon enorme Kosten: 5 Minuten mal 500 Mitarbeiter sind 2.500 Minuten am Tag. Das sind bei 200 Arbeitstagen pro Jahr 500.000 Minuten oder mehr als 8.300 Arbeitsstunden. Wenn wir einen Arbeitskostensatz von 30 Euro pro Stunde, inklusive Lohnnebenkosten, zugrunde legen, dann sind das etwa 250.000 Euro im Jahr. Gehen wir von 10 Minuten Arbeitszeit täglich aus und einem Arbeitskostensatz von 60 Euro (beides durchaus realistisch), dann betragen die Kosten 500.000 Euro im Jahr.Oder ein anderes Beispiel: Sie arbeiten freiberuflich und brauchen täglich 10 Minuten mehr Zeit, weil Sie ineffizient schreiben. Wenn wir wieder von 200 Arbeitstagen ausgehen, dann verschwenden Sie 2.000 Minuten, also 33 Arbeitsstunden im Jahr. Bei einem Stundensatz von 60 Euro sind dies 2.000 Euro im Jahr. (Dabei haben wir alle Faktoren relativ niedrig angesetzt und noch nicht die Opportunitätskosten berücksichtigt, also das, was Sie sonst in den 33 Stunden hätten erreichen können.)

Wie diese Beispiele zeigen, können da schnell hohe Beträge zusammenkommen. Doch es ist nicht nur zusätzliche Arbeitszeit, die negativ zu Buche schlägt. Auch durch Missverständnisse in der Kommunikation entstehen immer wieder Fehler, die Kosten verursachen: zusätzliches Material, Energie, Entsorgungskosten für Fehlproduktionen. Vielleicht haben Sie aufgrund ungeschick[8]ter Formulierungen schon einmal Kunden verloren, was zu Umsatzeinbußen, aber auch zu höheren Marketingkosten führt. Sogar Vertragsstrafen oder Schadenersatzansprüche können aus ungenügenden Texten resultieren.

Hinzu kommt: Mit schlecht strukturierten, schwer verständlichen Texten präsentieren Sie sich nach außen nicht optimal. Sie zeigen nicht, was in Ihnen steckt, Ihre Kompetenz wird unterschätzt.

Ineffizientes Schreiben schmälert Ihre Produktivität, beeinträchtigt Ihre Karriere und verursacht Kosten.

Jeder Fertigungs- oder Dienstleistungsprozess, der durch unproduktive Arbeitsweisen Kosten verursacht, wird optimiert. Man schaut sich die Abläufe genau an, analysiert, was verbessert werden muss. Und dann wird gehandelt.

Genauso funktioniert das auch beim Schreiben, denn: Gut, verständlich und effizient zu schreiben ist keine Frage des Talents. Es ist eine Frage des richtigen Handwerkszeugs. Und das bekommen Sie in diesem TaschenGuide.

Entlasten Sie Ihren Arbeitsspeicher

Hinsetzen, schreiben, fertig. So, stellen wir uns vor, sollte Schreiben funktionieren. Wir wollen unseren Text in einem Rutsch perfekt gegliedert und schön formuliert herunterschreiben. Doch so einfach ist es nicht – und das wissen Sie, denn [9]sonst würden Sie diesen TaschenGuide nicht lesen. Im ersten Wurf leicht und locker den perfekten Text zu schreiben, gelingt nicht. Nicht einmal renommierten Schriftstellerinnen und Journalisten.

Warum das so ist? Weil Schreiben eine äußerst komplexe Tätigkeit ist, bei der unser Gehirn auf Hochtouren arbeitet. Beim Schreiben müssen wir in unserem Arbeitsgedächtnis stets mehrere Aufgaben parallel lösen. Jede einzelne Aufgabe nimmt dabei weniger oder mehr Kapazität in Anspruch – abhängig davon, wie komplex die Anforderung ist, und wie geübt wir im Lösen dieser Aufgabe sind. Fast automatisierte Aufgaben brauchen weniger »Speicherplatz« als solche, die wir nur selten ausüben und für die Sie sich die einzelnen Schritte aktiv ins Gedächtnis rufen müssen.

In unserem Arbeitsgedächtnis speichern wir vorübergehend Informationen, die wir für eine Aufgabe benötigen. Es ist ähnlich wie beim Kurzzeitgedächtnis, jedoch nicht identisch. Während das Kurzzeitgedächtnis Informationen nicht weiterverarbeitet, ermöglicht uns das Arbeitsgedächtnis, die gespeicherten Informationen zu bearbeiten, zu kombinieren, darüber nachzudenken und mit Inhalten aus dem Langzeitgedächtnis (die ins Arbeitsgedächtnis geladen werden) zu verknüpfen. Wir brauchen dies zum Beispiel beim Kopfrechnen oder wenn wir jemandem zuhören. Sonst hätten wir am Ende des Satzes schon vergessen, was der andere am Anfang gesagt hat.

[10]Die Schreibforscher John Hayes und Linda Flower haben analysiert, welche internen und externen Faktoren beim Schreiben auf uns gleichzeitig einwirken.

Interne Faktoren

Mit diesen Aufgaben jonglieren wir beim Schreiben in unserem Arbeitsgedächtnis:

Inhalt durchdenken: Wir machen uns über den Inhalt unseres Textes Gedanken, versuchen, unser Thema zu durchdringen, denken darüber nach, gewinnen während des Schreibens neue Erkenntnisse, ziehen neue Schlüsse und, und, und.Gliederung entwerfen: Wir überlegen uns, in welcher Reihenfolge wir das Thema strukturieren; entscheiden, welche Aspekte wesentlich sind und wie wir von Aspekt 1 zu Aspekt 2, 3 und schließlich 4 kommen. Kurz: Wie wir unsere Inhalte gliedern und die Leser durch den Text führen.Adressat einbeziehen: Wir machen uns Gedanken über die Adressaten des Textes; darüber, wer sie sind, was sie wissen und was nicht. Die Vorstellung, die wir vom Adressaten unseres Textes haben, wirkt auf den Text. Wir schreiben anders, wenn wir uns an einen vertrauten Leser wenden, als wenn wir einen Text an ein uns unbekanntes Publikum richten. Wir schreiben für Laien anders als für Experten, für Kinder anders als für Erwachsene. Jedenfalls sollten wir das tun …[11]Verbindungen schaffen: Wir verbinden unser Wissen über unser Thema mit unserem Wissen über die Welt im Allgemeinen; ziehen aus unserem Allgemeinwissen, was wir für den Text brauchen und verknüpfen dies mit unserem Fachwissen. Diese Verbindungen während des Schreibens zu ziehen, ist gerade für ungeübte Schreibende schwierig, weil ihr Arbeitsgedächtnis mit den anderen Anforderungen des Schreibens aus- bzw. überlastet ist.Wortschatz und Grammatik anwenden: Während des Schreibens laden wir die passenden Wörter aus unserem Wortschatz sowie unser Wissen über Grammatik in unseren Arbeitsspeicher. Anders ausgedrückt: Wir suchen beim Schreiben nach den Wörtern, die unser Anliegen treffen, und setzen diese in die grammatisch richtige Form.Gefühle und Motivation managen: Gleichzeitig sind es nicht nur kognitive Aufgaben, die beim Schreiben anfallen. Einen großen Teil unseres Arbeitsgedächtnisses beanspruchen unsere Gefühle. Wie es uns im Allgemeinen geht, in welcher Situation wir uns gerade befinden, beeinflusst unser Schreiben genauso wie unsere Gefühle gegenüber der Schreibaufgabe.BEISPIELWenn Sie emotional etwas anderes als Ihre Schreibaufgabe beschäftigt, dann fällt es Ihnen schwer, sich auf diese zu konzentrieren. Ihre Gedanken kreisen immer wieder um das, was Sie tatsächlich bewegt. Wenn Sie hingegen Ihre Schreibaufgabe gerne erledigen, dann geht sie Ihnen viel leichter von der Hand.

[12]Das allein sind schon viele Aufgaben, die während des Schreibens die Kapazitäten des Arbeitsgedächtnisses in Anspruch nehmen. Dabei sind es nur jene Faktoren, die im Innern der Schreibenden ablaufen.

Externe Faktoren

Hinzu kommen die externen Einflussfaktoren:

Geräusche, Gerüche, Lichtverhältnisse usw.: So ist es etwas anderes, wenn Sie in Ihrem Homeoffice schreiben oder im Großraumbüro. Während Sie in Ihren eigenen vier Wänden selbst entscheiden, ob das Telefon klingelt, ob Musik an oder aus ist und wie Sie Ihren Arbeitsplatz sonst gestalten, sind Sie in der Firma bestimmten Bedingungen ausgeliefert. Geräusche oder Ablenkungen auszublenden, verzehrt aber Energie – Energie, die Ihnen nicht für Ihre Arbeit zur Verfügung steht.Ihr Schreibmedium: Ob Sie mit einem Stift auf Papier oder mit dem Computer schreiben, stellt unterschiedliche Anforderungen an Ihr Arbeitsgedächtnis. Schließlich ist es etwas anderes, wenn Sie versuchen Ihren Text möglichst linear von Anfang bis zum Ende zu schreiben, weil Sie mit Stift und Papier arbeiten, oder ob Sie am Computer Absätze hin- und herschieben und mit Copy-and-paste arbeiten können. Zum anderen müssen Sie die »Bedienungsanleitung« des jeweiligen Mediums in Ihren Arbeitsspeicher laden. Sie müssen sich erinnern, wie ein A, ein B, ein C geschrieben wird oder wie Sie eine Datei speichern. Diese Dinge laufen zwar meist fast [13]automatisch ab – trotzdem belegen auch sie einen Teil Ihres Arbeitsspeichers.Ihre soziale Umwelt: Die Menschen, die uns umgeben, wie Kolleginnen und Vorgesetzte, Freunde und Familie, sind wichtig für uns. Ihre Meinungen zu unserem Text beeinflussen unser Schreiben.Ihr Wissen über soziale Konventionen, Hierarchien und Codes: Auch das Wissen darüber, was wir schreiben dürfen, weil es gesellschaftlich akzeptiert ist oder welche Themen wir wie direkt oder indirekt ansprechen dürfen, wirkt auf unseren Text.Der schon geschriebene Text: Das, was Sie zu Papier gebracht haben, beeinflusst das, was Sie noch zu Papier bringen werden. Sie passen Ihren weiteren Text dem bestehenden an oder ändern ihn so, dass er zum geplanten weiteren Text passt.

Entlastung für Ihr strapaziertes Arbeitsgedächtnis

Alles zusammen eine überwältigende Liste an Dingen, die wir während des Schreibens in unserem Arbeitsgedächtnis jonglieren.

Und das ist der Grund, warum uns Schreiben manchmal so schwerfällt: Wenn wir versuchen, alles gleichzeitig in unserem Gehirn zu verarbeiten, fällt uns die einzelne Aufgabe immer schwerer. Ähnlich wie bei einem Computer, bei dem zu viele [14]Programme auf einmal laufen. Er wird langsamer und langsamer, bis er schließlich abstürzt. So können Sie sich Ihr Arbeitsgedächtnis (vereinfacht) vorstellen.

Unser Arbeitsgedächtnis ist begrenzt. Wir können es nur bedingt durch Training erweitern. Wenn wir also zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, zu viele Aspekte auf einmal bedenken wollen, überlasten wir es.

Wenn Sie, statt alles auf einmal zu tun, das Schreiben in mehrere, getrennte Arbeitsschritte zerlegen, entlasten Sie Ihr Arbeitsgedächtnis und können letztlich schneller, leichter und dadurch auch mit mehr Freude schreiben. Doch wie geht das?

Den Schreibprozess meistern: Schritt für Schritt

Sehen Sie Schreiben als einen Prozess, der im Idealfall aus acht einander überlappenden Phasen besteht (siehe Abbildung). Wichtig ist dabei: Dieses Modell eines idealen Schreibprozesses ist nicht universell gültig, denn nicht alle Menschen schreiben auf die gleiche Weise. Aber Sie können sich daran gut orientieren.

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Idealer Schreibprozess

In der Abbildung sehen Sie die ideale Abfolge der einzelnen Schreibphasen (genauer: Sie sehen die Abfolge bei einem sogenannten planenden Schreibprozess. Was das ist, erfahren Sie in Kap. »Schreibstrategien«).

1. Einstimmen

Der Schreibprozess beginnt damit, dass Sie sich auf das Schreiben einstimmen. Denn nur die wenigsten Menschen bekommen die Idee oder den Auftrag für eine Schreibaufgabe und setzen sich in der nächsten Sekunde an den Computer, um diese zu erledigen. Meist gärt die Aufgabe einige Stunden, Tage oder gar Wochen in uns vor sich hin. Zeit, in der wir die Vorstellung darüber entwickeln, für wen wir schreiben und was wir mit dem Text bei unseren Adressaten aussagen und erreichen wollen.

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