30 Minuten Zahlen lebendig präsentieren E-Book

Viola Restle

• Herausgeber: GABAL Verlag
• Kategorie: Ratgeber
• Serie: 30 Minuten
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2022

Seitenzahl: 82

Beschreibung

So kommt Ihre Botschaft an! Zahlen zu präsentieren ist eine große Herausforderung. Wenn von Zahlen die Rede ist, schalten viele Zuhörer einfach ab – spätestens, wenn die erste Tabelle gezeigt wird.Dieses Buch gibt Ihnen eine Gebrauchsanleitung, wie aus Ihren Zahlen eine überzeugende und wirkungsvolle Präsentation wird. Entdecken Sie, wie Sie mit trockenen Zahlen und Daten Spannung erzeugen können. Auch in einem Jahresabschluss oder in anderen zahlenlastigen Präsentationen schlummern im wahrsten Sinne des Wortes "merk"-würdige Geschichten. Sie haben Wichtiges zu sagen – stellen Sie sicher, dass es auch ankommt!

Leseprobe

30 Minuten Zahlen lebendig präsentieren

Viola Restle

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek. Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

ISBN Buchausgabe: 978-3-96739-103-9

ISBN epub: 978-3-96740-184-4

Umschlaggestaltung: die imprimatur, Hainburg

Umschlagkonzept: Buddelschiff, Stuttgart – www.buddelschiff.de

Lektorat: ArsVocis – Anna Ueltgesforth, Amorbach

Satz: Zerosoft, Timisoara (Rumänien)

© 2022 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

Das E-Book basiert auf dem 2022 erschienenen Buchtitel “30 Minuten Zahlen lebendig präsentieren” von Viola Restle ©2022 GABAL Verlag GmbH, Offenbach.

Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlags.

Hinweis:

Das Buch ist sorgfältig erarbeitet worden. Dennoch erfolgen alle Angaben ohne Gewähr. Weder Autorin noch Verlag können für eventuelle Nachteile oder Schäden, die aus den im Buch gemachten Hinweisen resultieren, eine Haftung übernehmen.

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Wissen auf den Punkt gebracht

Dieses Buch ist so konzipiert, dass Sie in kurzer Zeit prägnante und fundierte Informationen aufnehmen können. Mithilfe eines Leitsystems werden Sie durch das Buch geführt. Es erlaubt Ihnen, innerhalb Ihres persönlichen Zeitkontingents (von 10 bis 30 Minuten) das Wesentliche zu erfassen.

Kurze Lesezeit

In 30 Minuten können Sie das ganze Buch lesen. Wenn Sie weniger Zeit haben, lesen Sie gezielt nur die Stellen, die für Sie wichtige Informationen beinhalten.

Zahlreiche Zusammenfassungen innerhalb der Kapitel erlauben das schnelle Querlesen.

Ein Fast Reader am Ende des Buches fasst alle wichtigen Aspekte zusammen.

Inhalt

Vorwort

1. Die Grundlagen – das braucht jede Präsentation

Den Zahlen Sinn geben

Ihr Publikum im Fokus

Komplex geht auch einfacher

2. Zahlen sichtbar machen

Charts – so funktionieren sie auch

PowerPoint – vom Fluch zum Segen

Flipchart – mit wenigen Mitteln viel Wirkung

3. Zahlen merkbar machen

Im Gedächtnis bleiben mit Bildern

Emotional werden mit Geschichten

Neugier wecken mit Rätseln

4. Zahlen Struktur geben

Präsentieren Sie Ihre Inhalte schlüssig

Machen Sie Ihrem Publikum den Mund wässrig

Bleiben Sie in guter Erinnerung

Fast Reader

Die Autorin

Quellenverzeichnis und empfohlene Literatur

Begriffsdefinitionen und Abkürzungen

Bevor es losgeht:Für Leser oder Leserinnen – oder doch für beide?

Ich lese zu gerne, um meinen Lesefluss ständig durch Gender-Sternchen oder „Binnen-Is“ unterbrechen zu lassen (obwohl ich Letzteres auch ganz charmant finde).

Ich bin zu sehr Emanze, um mit einem lapidaren „An alle Frauen: Fühlt euch mit der männlichen Ansprache doch einfach mit gemeint“ leben zu können.

Ich schätze meine männliche Leserschaft zu sehr, um diese mit der umgekehrten Version, der durchgehend weiblichen Ansprache, vor den Kopf zu stoßen und vielleicht auch zu überfordern.

Daher habe ich mich entschieden, in den Kapiteln zwischen der weiblichen und männlichen Ansprache abzuwechseln. Und die Leserinnen bzw. Leser sind in den jeweils anderen Kapiteln tatsächlich mit gemeint. Ich lade Sie ein, das einfach auszuprobieren: Fühlen Sie sich dadurch von den einzelnen Kapiteln mehr oder weniger angesprochen? Fühlt sich die direkte Ansprache anders an als die in den „Mitgemeint-Kapiteln“?

Vorwort

Ich liebe Excel – Sie auch? Eine Gewinn- und Verlustrechnung oder eine Bilanz analysiere ich natürlich immer in Excel. Dort kann ich mir ganz einfach zusätzlich Kennzahlen errechnen – und entsprechend ergänzen. Das sind alles wichtige Informationen: Wie hat sich der Umsatz pro Kopf entwickelt? Sind die durchschnittlichen Personalkosten gestiegen? Wie hoch ist das Umsatzwachstum in Prozent gegenüber dem Vorjahr? Wie entwickelt sich mein Rohertrag in Prozent vom Umsatz? Diese wichtigen Erkenntnisse wollen Sie Ihren Zuhörerinnen natürlich nicht vorenthalten. Und – oh Wunder – diese passen (mit etwas Verkleinern) genau auf eine PowerPoint-Folie. Die Sie dann genau so in Ihrer Präsentation zeigen. Ja, ich gebe zu: So habe ich auch jahrelang präsentiert. Doch das kann nicht funktionieren. Denn in diesem Moment verlieren Sie Ihr Publikum. Mit einer Tabelle setzen Sie Ihren Zuhörerinnen eine unglaubliche Fülle von Informationen vor. Und provozieren damit zwei ganz unterschiedliche Reaktionen.

Bei den Fachfremden

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einem netten Fischrestaurant an der Costa Brava und fragen die Kellnerin, was es zu essen gibt. Sie deutet auf eine große schwarze, mit Kreide beschriebene Schiefertafel und sagt: „Das ist unser Tagesangebot.“ Ihnen kommt das Ganze aber spanisch vor: Sie brauchen jemanden, der es Ihnen übersetzt.

So geht es Ihrem wenig zahlenaffinen Publikum auch – dieses überfordern Sie mit Ihrer Tabelle, es versteht nicht, was Sie damit sagen wollen. Für dieses müssen Sie übersetzen: „Was sagen meine Zahlen?“ Und genauso, wie für Sie die Schiefertafel im Restaurant unnütz ist, ist es hier Ihre Tabelle – die können Sie genauso gut weglassen.

Bei fachkundigem Publikum

Sie denken: Das macht mehr Spaß, die verstehen wenigstens etwas von der Materie. Doch freuen Sie sich nicht zu früh, hier tritt ein entgegengesetzter Effekt ein. Kehren wir wieder in das nette Fischrestaurant zurück. Zum Glück gibt es auch eine englische Speisekarte. Sie haben also erfolgreich bestellt und freuen sich auf die leckere Fischsuppe, die vor Ihnen steht und verlockend duftet. Mit genussvollem Seufzen tauchen Sie den Löffel in die Suppe und lassen sich ein Stück Lachs auf der Zunge zergehen … Da kommt bereits die Kellnerin und räumt die Suppe wieder ab, da das Restaurant gleich schließt.

Ging es Ihnen schon mal so bei einer Präsentation? Ihre CFO präsentiert die strategische Planung. Sie vertiefen sich sofort in die Entwicklung der Personalkosten, rechnen das durchschnittliche Gehalt pro Kopf aus und überlegen, welchen Effekt der geplante neue Standort in Asien hat … Da zeigt sie schon wieder die nächste Folie. Denn sie hatte nur ein paar Umsatzzahlen kommentiert, von denen Sie nichts mitbekommen hatten, da Sie am Kopfrechnen waren. Das ist für beide Seiten unbefriedigend.

Dem fachkundigen Publikum setzen Sie mit Ihrer Tabelle eine Spielwiese vor, auf die es sich stürzt und anfängt zu analysieren. Sie verlieren in diesem Moment die Kontrolle, denn Sie wissen nicht, was Ihre Zuhörerinnen gerade betrachten – Sie wissen nur eines: dass sie Ihnen nicht mehr zuhören. Diesem Publikum müssen Sie vermitteln: „Welche Zahlen sind mir wichtig?“ Das geht aber nur, wenn es Ihnen zuhört – deshalb lassen Sie Ihre Tabellen besser weg.

Eigentlich gibt es noch eine dritte Gruppe: diejenigen, die Ihre Zahlen gar nicht lesen können, da sie entweder die Brille vergessen haben oder zu weit hinten im Raum sitzen, um Schriftgröße elf noch entziffern zu können (die Tabelle muss ja auf eine Folie passen). Diese Gruppe wird sich in Luft auflösen – sobald Sie Tabellen aus Ihren Präsentationen verbannen.

Die schlechte Nachricht: Wir haben es hier mit zwei vollkommen unterschiedlichen Fragestellungen zu tun. Die gute Nachricht: Dennoch funktioniert für beide Gruppen derselbe Lösungsansatz, denn Ihre Präsentation muss beide Fragen beantworten. Wie das funktioniert, erfahren Sie in den folgenden Kapiteln.

1. Die Grundlagen – das braucht jede Präsentation

Sie wollen Ihrem Publikum vermitteln: „Welche Zahlen sind mir wichtig?“ (Ihr Fokus) und „Was sagen meine Zahlen?“ (Ihre Interpretation). Dazu müssen Sie sich zuerst einmal selbst darüber im Klaren sein, was Sie mit Ihrer Präsentation aussagen wollen.

Und wie Sie Ihre Zahlen vermitteln, hängt entscheidend davon ab, wem Sie diese vermitteln – bereits beim Erstellen Ihrer Präsentation können Sie gar nicht genug an Ihr Publikum denken. Ihre Adressaten zu kennen ist ein entscheidender Baustein für eine gelungene Präsentation.

Erfolgreich ist Ihre Präsentation letzten Endes nur dann, wenn Ihre Zuhörer in Erinnerung behalten, was Sie ihnen vermitteln wollen. Doch dazu müssen sie es erst einmal verstanden haben. Damit das funktioniert, gilt eine wesentliche Grundregel: Hauptsache einfach! Eine Präsentation kann gar nicht einfach genug sein.

Machen Sie sich vor jeder Präsentation darüber Gedanken, was Sie wem wie vermitteln wollen. Damit haben Sie bereits solide Grundlagen für eine gelungene Präsentation gelegt.

1.1 Den Zahlen Sinn geben

Es kann gar nicht oft genug betont werden: Vermitteln Sie Ihrem Publikum, welche Zahlen Ihnen wichtig sind. Damit Ihnen das gelingen kann, müssen Sie sich vorab natürlich selbst darüber im Klaren sein. Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter: Warum sind sie Ihnen wichtig? Was wollen Sie mit Ihrer Präsentation erreichen?

Haben Sie sich eigentlich schon einmal gefragt, warum Sie überhaupt dort vorne stehen und präsentieren? Wenn ich diese Frage stelle, sind die häufigsten Antworten, die ich bekomme (mal abgesehen von der Reaktion „Weil mein Chef das so will“): „Um die strategische Planung zu präsentieren“, „Um unser Bereichsergebnis vorzustellen“ oder „Um einen Überblick über das vergangene Jahr zu geben“. Das heißt, das Ziel der Präsentationen ist, die Zuhörer zu informieren. Das ist jetzt nicht weiter überraschend, denn die meisten internen Meetings, Treffen mit Banken oder Investoren sind ja auch Informationsveranstaltungen. So weit, so gut – aber ist das tatsächlich alles?

Jede Präsentation, die Sie halten dürfen – und ich verwende ganz bewusst den Begriff „dürfen“ –, ist eine Chance. Es ist die Gelegenheit, die ungeteilte Aufmerksamkeit Ihres Publikums für eine bestimmte Zeit zu bekommen. Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter: Jede Präsentation ist ein Geschenk, geschenkte Zeit Ihrer Zuhörer an Sie. Wollen Sie diese Chance, dieses Geschenk nur nutzen, um zu informieren? Oder wollen Sie diese gute Gelegenheit nutzen, um mehr zu erreichen?

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie präsentieren das Jahresergebnis Ihrer Firma. Wollen Sie Ihre Zuhörer mit folgenden Gedanken entlassen: „Das ist beruhigend, wieder ein positives Ergebnis. Dann machen wir weiter wie bisher, zurück zum Tagesgeschäft.“ Oder ist es vielleicht doch nötig, sie zu sensibilisieren: „Hm, das Ergebnis ist ja noch ganz gut, aber unsere Kundenforderungen sind bedenklich gestiegen – wenn wir so weitermachen, geht uns nächstes Jahr das Geld aus.“

Vielleicht träumen Sie in Ihren kühnsten Träumen sogar von folgender Reaktion: „Gut, ich habe verstanden, dass wir dringend unsere Forderungen reduzieren müssen. Gleich morgen stoppe ich neue Lieferungen an unsere säumigen Zahler und mahne die Begleichung der überfälligen Rechnungen an.“

Diese Reaktionen Ihres Publikums können Sie mit Ihrer Präsentation entscheidend beeinflussen. Sie haben es in der Hand. Wenn Sie Ihre Zahlen vorstellen, können Sie weit mehr bewirken, als nur zu informieren. Sie können Ihre Zuhörer sensibilisieren, überzeugen – und vielleicht sogar zum Handeln motivieren. Mit einem Wort: Sie können Ihr Publikum verändern. Überlassen Sie die Deutung Ihrer Zahlen nicht anderen.