Alles Paletti? E-Book

Mathias Mücke

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 96

Veröffentlichungsjahr: 2015

Beschreibung

Wer haftet für Paletten? Wie baut man mit einfachen Mitteln eine eigene Palettenbuchhaltung auf? Wie entwickelt man diese Verwaltung stets weiter? Wie gestaltet man den Ablauf schnell, stabil und präzise? Welche Risiken bestehen bei der Palettenabwicklung. Wie misst man Risiken und wie kann man diese vermeiden? Wie kann man Kostenpotentiale im Unternehmen finden und diese strategisch entwickeln? Das sind nur einige Fragen, welche durch dieses Buch beantwortet werden. Das Buch richtet sich an Transport- und Logistikunternehmen, welche einen schnellen und sicheren Ablauf in der Lademittelverwaltung umsetzen wollen. Dabei richtet sich der komplette Inhalt an eine sogenannte Palettencheckliste aus, mit der Sie schon morgen die Probleme aktiv beseitigen können. Gratis Palettenprogramm zum Buch Das vorgestellte Palettenprogramm, auf Basis einer Tabellenkalkulation, ist in Form eines Links im Buch enthalten. Für jeden Käufer des Buches steht dieses Programm gratis, als Download, zur Verfügung. In diesem Buch wird gezeigt, wie dieses Programm entwickelt wird und es werden Möglichkeiten angegeben, wie dieses Werkzeug weiterentwickelt und auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Warum dieses Buch?

Ihre Paletten sind nicht weg, aber wo sind sie?

Buchhaltung die Allzweckwaffe gegen den Verlust

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Wie kann man so eine Buchhaltung am Leichtesten vollziehen?

Erweitern Sie die Liste beliebig!

Bei größerer Komplexität brauchen Sie ein elektronisches Palettenprogramm

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Rechtliche Rahmenbedingungen beim Palettentausch - Darauf sollten Sie achten

Die Parteien im Transportgeschäft

Palettentausch ja/nein - und welche Auswirkung das hat

Wer besitzt die Paletten und wer ist Eigentümer

Abschreibungen an Paletten – wer haftet?

Warum der Absendertausch erst zum Schluss berücksichtigt wird

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Verjährungsfristen beim Palettentausch

Ein eigenes Buchhaltungsprogramm entwickeln

Die erste Buchhaltung mit Excel umsetzen

Ein eigenes Palettenprogramm in Excel entwickeln

Berechnung von laufenden Salden das Mittel für den schnellen Erfolg

Bestandskontrolle der Fahrzeuge automatisch durchführen lassen

Kontenabgleich mit Kundenkonten ganz einfach mit Excel erledigen

Packmittelbuchungen mit zwei oder mehreren Packmitteltypen

Möglichkeiten mit Excel ab Version 2007

Verschiedene Packmittelkonten in Excel

Optimieren Sie Ihre Prozesse

Prozesskette was ist das?

Werden Sie Gestalter Ihres Unternehmens

Bewerten Sie Ihre Abläufe

Risiken finden, analysieren und bekämpfen

Paletteninventur das Mittel gegen Palettenverlust

Erkennen Sie Ihr Potential

Setzen Sie Benchmark für jeden Prozess

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Umschlagskontrollen durchführen und optimieren

Eingangs- und Ausgangsliste anlegen

Was sollte Ihr Palettenprogramm können

Sie sollten Daten nur einmalig erfassen

Prozessorientierte Buchführung

Beidseitige Buchung auf Kunden und Lieferantenkonten

Unterkonten für die einfache Handhabung

Eigene Fahrzeugkonten mit eigenen Kriterien

Reklamationsbearbeitung in einem Programm

Automatische Kontengenerierung

Eingangs- und Ausganglisten zur Verwaltung Ihres Leergutes

Dispositionsaufträge einfach übergeben

Offene Postenliste per Knopfdruck generieren

Inventurwesen durchführen

Benchmarking, Produktivitäten und Prozesskosten

Revisionswesen zur nachträglichen Verbesserung Ihres Unternehmens

Schlussworte und Gutscheincode

Einleitung

Dieses Buch richtet sich an Transport- und Logistikunternehmen, welche Schwierigkeiten beim Handling mit Lademitteln haben. Unter Lademitteln werden im groben Europaletten, Gitterboxen und andere verfolgungspflichtige Packmittel verstanden.

Der Ausdruck Verfolgungspflicht rührt daher, dass diese Packstücke einer Tausch- und Rückführungspflicht unterliegen.

Da das komplette Thema äußerst komplex ist, verschwinden auf vielfältige Art und Weise diese Ladehilfsmittel.

Es tauchen in diesem Buch an gewissen Stellen Fachbegriffe auf. Ich werde die Erläuterungen zu diesem Begriffen, immer wieder in die Fußzeilen setzen. Das hat nichts damit zu tun, dass Sie diese auswendig lernen sollen. Es dient einfach dem Verständnis. Ich weiß selbst, wie schwierig es ist, sich in ein neues Thema einzuarbeiten. Ich empfinde es selbst immer als mühsam und schrecklich, wenn in Fachbüchern am Anfang des Buches Begriffe kurz und prägnant erklärt werden und dann im ganzen Buch auf diesen Begriffen aufgebaut wird.

Deshalb führe ich diese Begriffe kurz ein und werde bei einem zukünftigen Aufkommen die Erklärung dazu als Fußnote setzen.

Dieses Buch gliedert sich in fünf Teilbereiche.

Im ersten Bereich führe ich die Packmittelliste ein, mit der Sie als Leser schon morgen aktiv Palettenverluste erkennen und vermeiden können. Diese Liste steht als Anhang in diesem Buch zur Verfügung. Die Arbeit mit der Liste hat einen unschätzbaren Wert, da Sie mit diesem Werkzeug bereits sämtliche Verluste in Ihrer Buchhaltung und bei Ihrem Fahrpersonal aufdecken können. Der komplette Inhalt des Buches richtet sich nach dieser Liste aus.

Im zweiten Kapitel gehe ich auf die rechtlichen Rahmenbedingungen beim Palettentausch ein. Es werden die Unterschiede zwischen dem Besitz und dem Eigentum an Paletten beschrieben. Es werden die rechtlichen Unterschiede zwischen Absender und Empfängertausch beschrieben und ich zeige Ihnen, welche Verjährungsfristen für Packmittel gelten.

Im dritten Teil des Buches zeige ich Ihnen, wie Sie Ihr erstes eigenes Palettenprogramm mit Excel aufbauen können. Hier ist der Ausgangspunkt wieder die Packmittelliste, welche ich im ersten Teil beschrieben und im Anhang zur Verfügung gestellt habe. Des Weiteren biete ich in Ihnen im Anhang einen Gutschein an, mit dem Sie die Liste komplett gratis herunterladen können.

Im vierten Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitsschritte in der Palettenbuchhaltung, aber auch in Ihrem kompletten Unternehmen verbessern und verfeinern können. Ich liefere Ihnen hier Methoden und Werkzeuge, welche sehr einfach umsetzbar sind und eine große strategische Wirkung auf Ihr Unternehmen haben. Außerdem zeige ich Ihnen, wo verborgene Risiken und auch Kosten stecken, wie Sie diese aufspüren und beseitigen können.

Im fünften Abschnitt führe ich eine Zusammenfassung aller beschriebenen Inhalte durch und gebe Ihnen sachliche Hinweise, worauf Sie achten sollten, wenn Sie sich dazu entschließen ein Palettenprogramm zu kaufen.

Im sechsten Abschnitt verweise ich auf die Internetadresse, welche ich für dieses Buch eingerichtet habe. Sie können dort gratis die Packmittelliste in einem PDF Dokument herunterladen. Weiterhin biete ich Ihnen dort ein Gratis Packmittelkonto an, mit dem Sie sofort anfangen können, Ihre Lademittel zu verbuchen.

Ihr Gratis Packmittelprogramm ist in Excel programmiert und umfasst die Funktionen, welche in diesem Buch beschrieben werden. Der Verweis und der Gutscheincode für Ihr Programm befinden sich ebenfalls im Anhang des Buches.

Falls Sie wirklich etwas in Ihrem Unternehmen ändern wollen und Sie bereit sind diese Maßnahmen konsequent umzusetzen, dann arbeiten Sie dieses Buch durch.

Sie und ihr Unternehmen haben die Chance ab heute, Kosten zu senken, Arbeit zu vereinfachen und Packmittelverluste zu vermeiden.

Wie Sie das schaffen, das steht auf den nachfolgenden Seiten.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen des Buches.

Warum dieses Buch?

Bevor ich anfange, über das eigentliche Thema zu schreiben, geben Sie mir bitte kurz die Möglichkeit mich vorzustellen und Ihnen mitzuteilen, warum ich dieses Buch schrieb.

Ich selbst bin gelernter Speditionskaufmann und hatte meine erste Berührung mit Paletten bereits in der Ausbildung. Ich musste, neben der Buchhaltung, Inventuren erstellen und konnte mir damals schon ausmalen, welche Gefahren in dieser besonderen Buchhaltung lauern können.

Nach meiner Ausbildung wechselte ich das Unternehmen, nicht aber den Aufgabenbereich. Ich wurde bei einem namhaften Spediteur als Leiter für die Palettenverwaltung eingestellt. Ab diesem Zeitpunkt musste ich wesentliche Dinge über die Palettenverwaltung lernen. Zum einen lernte ich, dass wirklich viele Unternehmen große Probleme bei der Palettenabwicklung haben. Zum anderen musste ich lernen, dass auch ich nicht befreit bin, von Palettenverlusten.

Jeden Monat musste ich eine sogenannte Paletteninventur anfertigen, auf welcher dann Verluste oder auch Gewinne an Lademitteln ausgewiesen wurden. Eines Tages stand ein fetter Palettenverlust unter der Inventur. Diesen musste ich dann natürlich meinem Chef erklären. Das Problem bei Verlusten ist, dass diese nicht erklärbar sind. Ansonsten hätte man keine Verluste.

Zu diesem Zeitpunkt stellte ich mich natürlich sofort selbst in Frage und grübelte darüber nach, woher ein so enormer Verlust kommen konnte. Ich musste mir zum ersten Mal in meinem Leben eine gewisse Ratlosigkeit eingestehen. Aber ich wusste auch, falls es Probleme bei der Abwicklung der Paletten gibt, bestand meine Aufgabe darin diese aufzudecken und zu beheben. Nach wirklich zahlreichen Überstunden, Nachteinsätzen und eigenen Schuldzuweisungen, fand ich nicht nur ein Problem, sondern einige Probleme in der Abwicklung. Nachdem wir diese Schwachstellen abgestellt haben, stand einem ordentlichen Ablauf nichts mehr im Wege und Palettenverluste gehörten der Vergangenheit an.

In meiner damaligen Tätigkeit war es unter anderem meine Aufgabe sämtliche Palettenforderungen gegenüber Lieferanten, Kunden und Transportunternehmen in Rechnung zu stellen.

Damals erkannte ich, dass viele Transportunternehmen enorme Summen für Palettenverluste bezahlen und entschied mich zu helfen.

So gründete ich im Jahr 2013 ein eigenes Unternehmen, welches die Palettenabwicklung –bzw. die Buchhaltung speziell für Transportunternehmen übernahm.

In diesem Buch teile ich Ihnen mit, welche Erfahrungen ich zum einen in der Palettenabteilung und auch mit meiner eigenen Firma gemacht habe. Ich stelle Ihnen eine Möglichkeit vor, wie Sie Ihre Palettenverluste deutlich und nachhaltig reduzieren können.

Ihre Paletten sind nicht weg, aber wo sind sie?

Als Erstes muss ich Ihnen mitteilen, dass Ihre Paletten nicht weg sind. Diese sind lediglich neu verteilt worden. Entweder stehen diese bei Ihren Partnern und sind nicht verbucht worden oder wurden Ihnen gestohlen und befinden sich bei diversen Händlern.

Um in Zukunft Palettenverluste zu vermeiden, sollten Sie wissen, an welchen Stellen die Paletten verschwinden.

Da wäre zum ersten die buchhalterischen Verluste. Diese entstehen dadurch, dass Ihnen Paletten auf einem Palettenkonto belastet wurden, welche vielleicht zurückgeführt wurden. Die Entlastungen auf dem Konto fehlen allerdings, aufgrund von falschen Palettenscheinen, falschen Buchungen oder sonstigen Gründen. Ich spreche in diesem Zusammenhang von buchhalterischen Verlusten. Ich werde Ihnen zeigen, wie Sie diese Verluste ergründen und wie Sie diese Schwachstellen abstellen können.

Ein weiterer Grund für Verluste ist, dass Paletten irgendwo abgestellt wurden, um diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder abzuholen. Es kommt dann oft vor, dass niemand mehr weiß, wo die Paletten stehen und diese somit niemand zurückholt. Im Grunde genommen, zählen diese Verluste ebenfalls zu den buchhalterischen. Man muss diese aber anders handhaben.

Die dritte Möglichkeit ist, dass Ihnen Paletten gestohlen wurden. Es kommt vor, dass eigene Mitarbeiter einen Handel mit Paletten betreiben. An sämtlichen Ballungszentren tummeln sich mittlerweile Palettenhändler und die Versuchung ist da, dass Fahrer Paletten verkaufen. Um dies herauszufinden, kann man nur Fahrer überwachen, eine Fahrzeuganalyse durchführen und dann die Fahrer interviewen. Wenn die Fahrer erst einmal merken, dass jemand zeitnah nach Verlusten fragt und eine Konsequenz spürbar ist, werden diese Verluste ebenfalls erheblich abnehmen.

Sie merken, dass alles darauf hinausläuft die Buchhaltung der Paletten sauber zu gewährleisten. Dies ist die Waffe, welche Sie in Ihren Händen halten, um Schwachstellen aufzudecken und um sich gegen Verluste zu wehren.

Buchhaltung die Allzweckwaffe gegen den Verlust.

Im vorangegangenen Kapitel habe ich Ihnen gezeigt, welche Schwachstellen in der Abwicklung entstehen und ich habe Ihnen gezeigt, dass Sie nur durch eine eigene Palettenbuchhaltung diese Schwachstellen erkennen und diese zukünftig bekämpfen können.

Aber wie setzen Sie Ihre Waffe am besten ein?

Ich möchte Ihnen an dieser Stelle eine Geschichte erzählen. Wir betreuen einen Mandanten, welcher bei einem namhaften Spediteur als Subunternehmer im Einsatz ist. Die Palettenverluste betrugen ungefähr 700 bis 750 Paletten pro Fahrzeug im Jahr. Das Unternehmen bezahlte an den Spediteur jedes Jahr einen fünfstelligen Geldbetrag für die Verluste. Dort sind dann natürlich die Verluste aller Fahrzeuge inbegriffen. Wenn Sie diese Zahl, 700 Paletten pro Fahrzeug einfach mal auf den Monat runterrechnen, bleiben gerade einmal circa 60 Paletten.

60 Paletten wiederum, sind je nach Sendungsstruktur, gerade einmal zwei Quittungen, welche nicht verbucht wurden. In der Summe kommen dann im Jahr schon einmal einige Tausend Paletten für alle Fahrzeuge zusammen.

Das Unternehmen trat an uns heran, nachdem es gerade wieder einmal einen großen Geldbetrag für den Verlust bezahlen musste und bat uns, nicht nur die laufende Buchhaltung zu übernehmen, sondern auch die Altlasten zu überprüfen. Wie schon beschrieben, wurden erst vor kurzen Paletten bezahlt, der laufende Saldo auf dem Palettenkonto betrug allerdings schon wieder circa 1000 Paletten.

Wir bekamen von dem Unternehmen eine DVD mit sämtlichen Transportpapieren. Im ersten Moment war es natürlich schon so, dass wir etwas erschlagen waren. Wo fängt man am besten an? Wie soll man dieses Problem am besten angehen? Diese und auch andere Fragen stellten wir uns. Da das Unternehmen uns ihr Vertrauen schenkte und wir diesem unbedingt helfen wollten, fingen wir einfach bei null an.

Wir mussten zuerst die Lieferscheine, Palettenscheine transportbezogen ablegen. Dazu mussten wir die kompletten Daten der DVD auf den Kopf stellen. Nachdem wir alle Lieferscheine, Palettenscheine, CMR oder Speditionsaufträge transportbezogen abgelegt hatten, sollten wir diese weiter ordnen.

Um festzustellen, wo Palettenverluste entstehen, muss man wissen, ob Quittungen fehlen und diese dann nachfordern. Dazu sollte man wissen, wieviel Paletten auf den Fahrzeugen sind bzw. zu diesem Zeitpunkt waren und dann stutzen, sobald Tauschquittungen fehlen, obwohl Paletten auf den Fahrzeug waren.

Somit muss man einen Verlauf der Palettenbewegungen konstruieren und dann feststellen, an welchen Stellen es einfach nicht stimmt.