Erhalten Sie Zugang zu diesem und mehr als 300000 Büchern ab EUR 5,99 monatlich.
Николай Додонов — специалист по личной эффективности и планированию, владелец и директор торговой компании ЕТ-Россия, создатель сервиса для учета личных финансов FastBudget. Вы читали книги по тайм-менеджменту, посещали семинары и тренинги и все равно задыхаетесь от работы? Вы не виноваты. 90% предпринимателей прошли тот же путь и чувствуют себя точно так же. Причина всех бед не в том, что мы не можем организовать время или расставить приоритеты, а в том, что нас не научили управлять памятью, информацией и мотивацией. Узнайте, как это делать правильно, и вы сможете в 2 раза больше успевать и в 2 раза меньше работать. Сведения и упражнения, которые вы найдете в книге, помогут вам в этом! Книга подходит для творческих людей!
Sie lesen das E-Book in den Legimi-Apps auf:
Seitenzahl: 322
Veröffentlichungsjahr: 2023
Das E-Book (TTS) können Sie hören im Abo „Legimi Premium” in Legimi-Apps auf:
Ähnliche
Заведующая редакцией В. Малышкина
Ведущий редактор Л. Неволайнен
Художник М. Бойков
Художник обложки В. Шимкевич
Верстка М. Жданова
Корректор Л. Казарина
Николай Додонов
Антитайм-менеджмент. — СПб.: Питер, 2015.
ISBN 978-5-4461-0291-4
© ООО Издательство "Питер", 2015
Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.
Оглавление
Для кого эта книга
Эта книга для тех,
• кто ничего не успевает и задыхается от работы;
• кому не помогли другие книги и методики по тайм-менеджменту и самоорганизации;
• кто устал от жестких планов и скучных списков дел;
• кому надоели «правило 80/20», «слоны по частям» и «лягушки на завтрак»;
• кто думает, что не умеет расставлять приоритеты;
• кто считает себя творческой личностью, не подвластной никаким системам;
• кто отчаялся найти свободное время и решил, что ему уже ничто не поможет;
• кто не разобрался с GTD Дэвида Аллена или считает ее скучной и сложной.
От автора
АНТИтайм-менеджмент — это система управления информацией, которая включает в себя GTD — всемирно известную методику высокой продуктивности, метод интеллект-карт, принципы дизайнерского мышления в планировании, логические инструменты ТОС Голдратта.
Рассказать обо всех элементах в одной книге невозможно, поэтому текст, который вы видите перед собой, посвящен авторскому варианту GTD — той части, которая наиболее технологична. Это авторские изложение и переработка технологии, а также подробное исследование причин, по которым мы ощущаем нехватку времени.
Цель книги — помочь тем, кто задыхается от работы и кучи дел, сделать жизнь занятых людей легче и лучше. Она будет полезна тем, кто с GTD еще не встречался, и тем, кто уже с ней сталкивался, поскольку проясняет многие вопросы, которые остаются после знакомства с системой Дэвида Аллена.
Книга состоит из двух частей. В первой вас ждет немного фактов о том, как возникла и в чем заключается проблема низкой продуктивности. На них строятся выводы, из которых рождается вторая часть — методическое пособие. В нем вы найдете ряд упражнений, выполнение которых гарантирует внедрение GTD (в моей интерпретации) на базовом уровне, что сильно облегчит вам жизнь, если вы завалены работой.
«Факты, изложенные ниже, не всегда новы. Однако выводы, возможно, представляют определенный интерес». Ч. Дарвин
Предисловие партнера издания
Иван Громов, обычный питерский предприниматель, этим утром доволен собой. Он встал раньше обычного и даже нашел время повисеть на турнике. А самое главное — успел проскочить пробку на выезде из своего района.
И вот он едет, радостный, в своей машине. Начинается его обычный рабочий день.
Сначала ему звонит сотрудник:
«Пришли пожарные, чего-то там на складе не так с нормами безопасности» — «О'кей, пусть оставят свои документы, я приеду, посмотрю».
«Кстати… Склад весной надо будет оптимизировать. Есть идея: вдоль левой стены импортных стеллажей навесить, я в журнале такие видел… не забыть бы».
Жена звонит: «Дорогой, в субботу мама приедет, встреть ее на вокзале, поезд в 7:30».
«Да, это святое, надо прямо сейчас записать», — Громов тянется к блокнотику на лобовом стекле, записывает.
По радио «Бизнес-FM» объявляют анонс летней бизнес-выставки. «О, черт, в прошлом году я ее пропустил! Надо сейчас же записать» — он опять тянется к блокнотику…
Но тут раздается звонок. Громов в трубку бодро: «А, Иван Семеныч! Как же, конечно, есть! Для вас всегда есть. Условия те же, ну вы знаете!»
«…И чего этот Иван Семеныч всегда звонит мне раньше, чем наш менеджер ему? Значит, наши не знают графика потребностей клиентов? Надо вообще с этим порядок навести… Щас запишу…»
Записывает на этот же листок.
На лобовое стекло летит грязная взвесь. Громов автоматически включает дворники и тут же вспоминает, что жидкости в бачке омывателя нет уже неделю. Попутный автомагазин был как раз пару кварталов назад.
«Вот, черт… надо записать, а то я вообще об этом никогда не вспомню».
К моменту приезда в офис у Громова на трех листочках уже с десяток торопливых записей.
А главное — в душе поселилось устойчивое ощущение: что-то из того, что надо было зафиксировать, он не записал. На лице Громова появляется выражение легкой озабоченности.
В лифте он вспоминает, что сегодня кровь из носу надо связаться с поставщиками из Минска. Встреча была полгода назад — и вот пришло время. Он даже записал это где-то в ежедневнике, и там вроде есть нужный телефонный номер… Но где? Хотя… ничего страшного, у него точно есть минская визитка. Только где? В кожаной визитнице в офисе? Или в домашнем столе? Или в командировочной папке?
С этими размышлениями он заходит в свой рабочий кабинет, раздевается, садится в кресло и кладет на стол три исписанных в машине листочка.
Помещает их рядом с ворохом таких же листочков, накопленных за последние несколько недель. Наиболее актуальные записи «структурированы», то есть почирканы цветными маркерами и подложены под тяжелую пепельницу.
Громов на минуту задумывается: с чего начать? Разложить свежие листочки куда надо? Или сначала найти минскую визитку? Или открыть Outlook, чтобы записать все, что важно сделать сегодня?
Секретарь выводит его из раздумья, зайдя со свежей почтой и документами на подпись.
Полчаса уходит на выяснение каких-то нестыковок в последних договорах.
Громов записывает в ежедневник, что именно в связи с этим нужно предпринять.
Потом — почта.
А в ней:
• журнал «полистать на потом»;
• предложения по продвижению;
• кое-что интересное по подбору персонала;
• изменения в налоговом законодательстве
и т.д.
Громов честно завершает сортировку почты.
Устало окидывает взглядом заваленный стол.
И заходит в свой электронный ящик…
Громов — тертый калач и давно научился быстро распознавать и удалять явный спам. А рассылки, на которые когда-то подписался (или никогда не подписывался), он, почти не глядя, сразу перетаскивает в папку «Рассылки».
Несмотря на это Громов почти сразу застревает.
Куда деть вот это предложение про кондиционирование помещений от арендодателя? «Ну нету у меня папки „Оптимизация офиса“! Пусть повисит пока…»
А куда деть письмо из налоговой, которое он переправил позавчера бухгалтеру? Громов не мог себе позволить убрать это опасное письмо в сторону — надо держать вопрос на контроле…
А вот несколько отчетов от сотрудников. «Пусть повисят, как разберусь со срочными делами — гляну…»
Чем дальше идет по списку полученных писем Громов, тем больше падает духом. «Господи, этот почтовый тетрис никогда не рассасывается!»
Он чувствует внутри себя какое-то отчаянное напряжение.
Через какое-то время экран монитора начинает плыть у него перед глазами, и Громову чудится, что из него вылетают цифры, буквы и картинки… Они кружатся, кружатся… захватывают бумажки со стола — и документы, и конверты, и журналы.
И вихрем летают по комнате… Потом в комнату вдруг засасывает секретаршу, и бухгалтера, и менеджеров.
И кружит вообще все: и тещу, и машину, и склад, и далекий город Минск.
Громов в отчаянии обхватывает голову руками, боясь, что она сейчас взорвется, и зависает…
Друзья, я намеренно описал эту ситуацию так, закончив ее чуть ли не по-булгаковски.
Чтобы живее напомнить вам ощущения, которые вы — ну, наверняка! — испытывали.
Кто-то, думаю, узнал в моем рассказе себя «один в один».
А продвинутые управленцы, возможно, посмеялись над организационными проблемами нашего героя: дескать, детский сад какой-то, какой же руководитель может так вести себя и свои дела…
Но вряд ли кто-то поспорит со мной в том, что большинство из нас испытывают колоссальный стресс из-за постоянно возрастающего потока дел и информации.
И речь идет не только об информации как таковой, типа входящей почты, прессы, рекламы и т.д.
В голове постоянно пульсируют вопросы:
— Как зафиксировать и куда положить свежие идеи?
— Как структурировать цели и планы?
— Как структурировать текущие проекты, имеющие кучу деталей и задач?
— Как не забыть о текущих бытовых заботах?
— На каких носителях фиксировать информацию?
Голова современного активного человека доверху набита разного рода текучкой. И несмотря на то что у каждого есть ежедневник — бумажный или электронный, — сам факт его наличия обычно не спасает от ощущения постоянного завала.
Лично для меня, как для человека сугубо гуманитарного, это всегда было огромной проблемой. И в какие-то моменты от очередного «девятого вала» я просто вырубался. И зависал, как наш герой.
Поэтому все время я был в отчаянных поисках «надежных костылей» в виде каких-то систем, методик и программ, которые помогли бы мне в личной самоорганизации.
В частности, именно поэтому в списке программ нашего тренинг-центра были или есть и тайм-менеджмент Глеба Архангельского, и интеллект-карты (майнд-менеджмент) Сергея Бехтерева, и «Личная эффективность» Левитаса и т.д.
Однако до последнего времени мой воз был там же…
С мертвой точки все сдвинулось благодаря моему знакомству с мировым бестселлером Дэвида Аллена под названием «Как привести дела в порядок».
Основные идеи, изложенные в нем, пришлись мне по душе. Но многих деталей я так и не понял, и это меня расстроило.
Мне очень не хватало компетентного специалиста, который смог бы объяснить нюансы и помочь внедрить систему в мою жизнь.
Ну не выписывать же самого Аллена из-за океана…
И вдруг — ура!
Оказалось, что питерский специалист Николай Додонов, о котором я и раньше знал, что он занимается личной эффективностью, работает именно по системе Дэвида Аллена!
Я обратился к нему за помощью.
В итоге он «прожил» у меня дома два полных дня и обучил этой системе (параллельно установив соответствующий прикладной софт).
И — наконец-то! — впервые за много лет, посвященных экспериментам по самоорганизации, я почувствовал, что реально взял под контроль весь свой бардак.
Для меня это был настоящий прорыв!
Система совершенна. Никаких принципиальных непоняток у меня не осталось.
Теперь вопрос о технологии самоорганизации, управления задачами и информацией закрыт для меня полностью.
Ничего более искать и пробовать не надо!
Облегчение неимоверное.
Николай Додонов — не просто консультант.
Он реальный предприниматель и имеет свой бизнес (поэтому общение с ним идет на одном языке).
Мало того, он еще и профессиональный музыкант (что мне, например, тоже близко) и, соответственно, человек интеллигентный. То есть умеет мягко и терпеливо работать со своими клиентами.
Поэтому неудивительно, что у нашего тренинг-центра с Николаем Додоновым естественным образом завязались и партнерские отношения.
В общем, если вы завалены...
• текучкой, незавершенными делами,
• письмами, звонками,
• нереализованными планами,
• прочими делами
и в голове постоянно пульсирует страх от того, что вы что-то можете забыть,
вы чувствуете, что уже не контролируете потоки этой информации,
и все это настолько заело,
что хочется чуть ли не застрелиться,
рекомендую освоить методику управления делами и информацией Николая Додонова.
Любым удобным для вас образом — через его вебинары, тренинги или личные консультации.
А начать резоннее всего с прочтения этой книги.
Книги авторской, самодостаточной, в которой система Дэвида Аллена является только частью комплексного подхода Николая Додонова к решению обозначенной проблемы.
Приятного вам чтения!
Руслан Шайхинуров, владелец и руководитель тренинг-центра «Свой Бизнес»
Часть 1. Почему мы столько работаем, но ничего не успеваем?
Глава 1. Что заставляет нас задерживаться на работе?
Почему мы готовы вставать спозаранку, чтобы пораньше прийти в офис? Из-за чего вынуждены работать в выходные? В конце концов, почему вы читаете эту книгу?
Вы можете ответить, что всему виной куча дел, вал работы. Ответ не в этом. Мы способны найти примеры, когда при множестве дел люди позволяют себе как следует отдохнуть. Что отличает нас и подобных людей? Чувство ответственности? Да. Однако это не главное. Главное — стремление к результату.
Не важно, что движет этим стремлением: желание сделать дело хорошо, душевное побуждение, необходимость, угроза потерять продажи, бизнес или работу. Важно то, что мы много работаем, потому что стремимся к результату. Мы вынуждены справляться с массой дел, тратить кучу сил на горы работы, чтобы вечером дома или в выходные докопаться до результата.
Если сравнить результат с золотом, которое нужно выкопать, переплавить и продать, а свою работу — с его добычей, все встанет на свои места. Достаточно представить, что золото закопано глубоко и для того, чтобы его достать, нужно приложить массу усилий. Сначала выкопать много земли и породы, потом очистить ее, чтобы найти руду, затем обработать… Однако между тем, как мы работаем, и тем, как добывают золото, есть существенное различие. Давайте посмотрим, в чем оно и почему те, кто с ним знаком, добывают золото, не затрачивая столько сил.
Представим, что перед нами старик-старатель, который копает шахту, чтобы дойти до золотоносного пласта. Он вынужден пройти все этапы, которые отделяют его от золотой жилы. Ему приходится оборудовать лагерь, копать шахту, отваливать породу, чтобы добраться до золотой руды, которую, в свою очередь, придется по технологии обработать. Другого пути нет. Только так, шаг за шагом, искатели золота приближаются к своей цели. Нельзя сразу попасть к золотоносной жиле, приходится проходить все этапы.
В нашей работе золото дают дела со значимым результатом, решение задач, ведущих к важной цели. И они лежат пред нами в куче других, погребенные под горой проблем, подобных щебню и песку.
Старатель вынужден добираться до золота, пробиваясь через мертвые горизонты, где нет ничего полезного. Мы — нет. Мы можем начать работу с того, что дает результат, если сначала отсортируем задачи. Можем прийти на работу и разложить все по кучкам, чтобы найти самое главное и заниматься только им, а остальное отложить в сторону.
Модель довольно проста, не так ли? Более того, скорее всего, вы, как и множество других людей, кто задыхается от работы, хорошо с ней знакомы. Вы точно знаете, что с утра нужно делать самое важное, заниматься неприятными делами и начинать день с «поедания лягушки». Вы знаете, что нельзя браться за второстепенные дела, потому что так мы останемся стоять на месте. Сотни тысяч людей знают, как важно выделять три самые существенные задачи дня, три главные задачи недели, три первостепенных дела месяца и фокусироваться на них. Но почему же эти люди, как и вы, проводят гораздо больше восьми часов в день за работой?
Если мы это знаем, почему вынуждены столько работать и столько делать, чтобы извлечь золото?
Знать мало. Как вы увидите далее, то, как функционируют наши мозг и тело, противится оптимальному режиму работы. Вы увидите, как этому мешает наша память (хотя во вредительстве ее вообще-то заподозрить сложно). Вы увидите, что неумение расставлять приоритеты вовсе не является врожденным (на самом деле, всё мы прекрасно умеем). Наконец, вы увидите, что лени не существует и что все люди достаточно мотивированы (просто надо себя чуть настроить).
Мы поговорим о том, что такое мотивация и чем привычный взгляд на нее мешает нам работать. Мы узнаем, что любители задержаться на работе до вечера не растут, а стоят на месте. Мы увидим, что заставляет нас нервничать и переживать. Что доводит до стресса, когда дел куча, а подойти к компьютеру нет никаких душевных сил. Мы разберемся с этими причинами и вернем в вашу жизнь спокойствие и чувство полного контроля.
Если сейчас вы вынуждены много трудиться, чтобы справиться с делами, то уверяю вас — можно работать меньше. Можно получить результат меньшими усилиями. Добро пожаловать в АНТИтайм-менеджмент — методику управления информацией и работой без всякого напряжения!
Как я учился плавать
Однажды я решил записаться в бассейн. Пришел туда, и между мной и тренером состоялся следующий диалог:
— Вы умеете плавать?
— Конечно!
— Пожалуйста, проплывите один бассейн (от одного борта до другого) кролем, а обратно брассом.
— Нет проблем! — сказал я и поплыл.
Плыл я долго, тяжело, очень устал и начал малодушно помышлять о том, чтобы сдаться. В это время на соседней дорожке юная девушка плыла, как дельфин, — очень быстро, туда-обратно, туда-обратно.
Пока я с горем пополам одолел два бассейна, она, наверное, проплыла в пять раз больше. И так же легко и грациозно продолжала плавать, пока я, едва живой, отдувался у бортика. В это время меня озарило. Я не умел плавать. Я умел передвигаться из точки А в точку Б с невероятными затратами сил и времени. А вот девочка на соседней дорожке плавать умела.
Почему я раньше был в заблуждении? Почему считал, что умею плавать? Ответ: раньше к моему умению держаться на воде предъявлялись мягкие требования. В отпуске не нужно плыть дистанцию на время. На море не нужно бороться с течением. Вот я и пребывал в блаженном неведении.
Раньше вы не сидели с утра до поздней ночи у компьютера, потому что не были руководителем. Раньше вы не запускали новый проект. Раньше всего этого не было. Раньше вы никогда не слышали о том, что должны быть специальные навыки работы с информацией. Вы не знали, что есть особая техника.
Каждый год объем информации в мире удваивается. Каждый год скорость ее передачи растет. Нам нужно научиться плавать в море информации и важных дел. И понимать, что раньше нам никогда не говорили об этом, потому что к нам предъявляли другие требования.
Знаете ли вы, что существует правильная техника бега и ходьбы? Многие не знают. Зато об этом осведомлены спортсмены. Знаете ли вы, что есть правильная посадка за рулем? Многие не знают, зато в курсе профессиональные водители или гонщики.
В чем разница между нами и ими? В уровне требований! От спортсмена или профессионального водителя требуется гораздо больше, чем от рядового человека.
Сравните обычного человека с профессиональным менеджером. Или среднего работника с высококвалифицированным управленцем. Или с фрилансером, который завален заказами. Или с владельцем предприятия.
В чем разница? В том же! В величине требований. Но не только на уровне профессионализма.
Сравните, сколько людей хотят позвонить или написать письма обычному человеку, а сколько — руководителю большого отдела или предприятия. Сравните, сколько должен знать обычный человек и сколько высокопрофессиональный управленец.
Вы уже почувствовали, что разница в том, как много вокруг них информации и как быстро им приходится с ней работать. Те из нас, кто стал своего рода профессиональным водителем или спортсменом в океане информации, ощущают, что им не хватает умений. Им не хватает техники!
Бегунам нужно поставить шаг. Пловцам — гребок и дыхание. Водителю — выработать посадку и алгоритмы действий, чувство автомобиля. Управленцам, предпринимателям, очень занятым людям — привить себе умение быстро лавировать в океане информации. Умение завершать дела и принимать эффективные решения. Вы думали, что умеете плавать, и пока мир вокруг вас напоминал спокойное море, этого было достаточно. Но когда вы стали руководителем, оно превратилось в бурный поток, и вы в нем тонете, вы задыхаетесь от работы.
К сожалению, Природой и Эволюцией в нашей психике и организме заложены многие вещи, которые в информационную эру не востребованы. В этот век, в данных условиях, а особенно в состоянии, когда к нам предъявляются высокие требования, они не просто неактуальны. Как вы увидите дальше, ряд программ, которые мы носим в генах, тормозят или даже блокируют наше развитие. Но есть и хорошая новость: все поправимо.
Продолжайте читать и вы узнаете, что именно в психике, а также в том, как организован наш мозг, кроется причина, которая не дает просто так соответствовать высоким требованиям. То, что не дает нам без специального обучения бежать стометровки. Еще вы узнаете, как можно от вредных программ избавиться.
Как мы получаем результат?
Представьте, что вы собираете с ребенком головоломку. Принесли из магазина пазл и начинаете складывать детали, прикидываете, что к чему. Вот достали их из коробки, стараетесь найти нужные, одновременно поглядываете на то, какой картина должна быть в самом конце.
Вы подобрали уже достаточно, почти треть рисунка. Жена зовет на кухню, вы отвлекаетесь, приходите, а ваш малыш все разобрал и порушил. Придется начинать сначала. Конечно, снова пройти тот же путь будет легче, но все равно — двойная работа.
После этого примера ничего не приходит в голову? Никаких сравнений? Нет? Тогда читайте дальше. За что руководитель получает деньги? В чем заключается результат его труда? Какой он производит продукт?
Мы пишем письма, проводим планерки, совещания, встречи, ходим на переговоры, посещаем конференции, налаживаем нетворкинг... Но за что в конечном счете получаем деньги? За сильные решения. Встречи, письма, звонки и переговоры — это форма работы руководителя. Ее оболочка, внешняя сторона. Сама же суть вот в чем.
Руководитель собирает информацию о том, что происходит вокруг, накладывает ее на то, что он знает, и принимает на этой основе решение. Которое преобразуется в золото. В результат. Из того, что он знает, и того, что происходит вокруг, руководитель моделирует будущее, соответствующее его целям.
Он знает, куда хочет прийти, и старается представить, как добраться в нужное место быстро, надежно и недорого. Для этого ему нужно:
• собрать информацию;
• на ее основе смоделировать ситуацию;
• принять решение и проконтролировать выполнение;
• если нужно, внести коррективы.
Мы читаем электронную почту, разговариваем по телефону, проводим совещания, чтобы собрать информацию, затем обдумываем ее, пользуясь тем, что знаем, принимаем решение и на том же совещании сообщаем его людям.
Любая задача сводится к простому примеру. Нам нужно загрузить в голову достаточное количество байт, соотнести их с тем, что мы уже знаем, «проварить» это как следует в идеальную картину, принять и передать решение. После этого — добиться, чтобы был получен нужный результат.
Давайте посмотрим на последовательность еще раз: загрузка информации, моделирование идеальной картины, принятие решения, контроль результата.
Каждый день мы принимаем сотни решений. При коротком ответе на записку или письмо. При телефонном разговоре. При общении с бухгалтером о том, что делать с неожиданным декретным отпуском ключевой сотрудницы, и еще в миллионах других случаев.
Нам платят за то, что мы двигаем себя, отдел или компанию вперед. Нам платят за то, чтобы мы принимали хорошие решения, а вовсе не за абстрактную деятельность.
Работа ради работы бесполезна. Бизнесу или государству нужны люди, которые умеют решать задачи и делать это хорошо. И раз мы заговорили о решении задачи, то чем это не сбор головоломки?
У нас есть все, что нужно: картинка на коробке, которая показывает, как головоломка должна выглядеть. Исходный материал — ее кусочки. Знание, как их друг с другом собрать. Остается лишь начать сборку — моделировать, чтобы потом принять решение и воплотить его в жизнь. Все просто, где же проблема и почему я об этом говорю? А вот почему!
Проблема в том, что сам процесс воображения, результат которого воплотится в том, что мы примем решение, происходит в сознании. Не на бумаге, не на каком-то физическом носителе. Даже не в программном обеспечении, которое вроде бы отлично подходит для размышления, как, например, интеллект-карты. Весь процесс происходит в сознании. В той его области, которая всегда перед нашим мысленным взором. И это очень весомый повод поговорить о памяти.
Чтобы понять, откуда растут ноги у проблем, из-за которых нам приходится работать дома, оставаться после работы, приходить раньше утром, иными словами, просто всячески перерабатывать, мы должны разобраться с тем, как создаются решения. А значит, нужно понять, как функционирует наша память. Хотя бы в той ее области, которая за данную проблему отвечает.
На этом месте читатели, чья работа не связана с руководством, могут сказать мне: «Додонов, ты не оправдываешь наших ожиданий и не выполняешь собственных обещаний! Ты хотел показать, как работает АНТИтайм-менеджмент, и говорил, что он доступен абсолютно всем. А сейчас напираешь на работу руководства! Объяснись или мы выбросим эту книгу в мусор!»
Объясняюсь! Чем отличается работа руководителя от работы дизайнера? Или работа директора от конструктора? И поможет ли АНТИтайм-менеджмент вторым, если они задыхаются от загрузки?
Ответ с конца — да, поможет. Ответ с начала — вот чем отличается, смотрите.
И человек, который непосредственно делает работу, и руководитель одинаково проходят этап, когда они собирают информацию, стыкуют ее со своими знаниями и, опираясь на картинку, показывающую, как это должно быть в будущем, что-то в воображении создают, моделируют.
Но вот дальше разница колоссальна. Если руководитель, приняв решение, транслирует его подчиненным, которые начинают обзванивать клиентов, создавать филиалы, менять дизайн-макет и закупать комплектующие, то сотрудник, который занят исполнением, приступает к воплощению сам.
Второе отличие в том, что руководитель вынужден принимать в день десятки, а то и сотни решений. Дизайнер или инженер-конструктор — гораздо меньше, потому что их воображение непосредственно связано с тем продуктом, который нужно произвести, — с дизайн-макетом, новым сайтом, чертежом или схемой работы.
То есть главное различие вот в чем. Время, которое руководящий и исполнительный сотрудник тратят на моделирование, примерно одно и то же (иногда у исполнительного сотрудника оно может быть больше). Зато потом пути расходятся. Руководитель быстро передает решение подчиненным (и контролирует) и погружается в новое моделирование. А исполнитель начинает самостоятельную работу.
Резюме: руководитель основное время уделяет сбору информации и размышлениям — моделированию, а потом претворяет решения в жизнь. А исполнитель занимается еще и непосредственным воплощением своих решений.
Что нам мешает?
Представьте, что каждый ответ на вопрос, на электронное письмо — это такой мини-пазл, головоломка, которую нужно собрать. Она может быть маленькой, из двух частей, и собираться в момент. Может быть большой и требовать серьезного погружения. Например, если вы продумываете сложное предложение клиенту или составляете большой договор.
Любая задача, которая стоит перед нами, — такой же мини-пазл. По сути, в работе руководителя почти каждый жест — сбор головоломки. А потом — контроль над тем, чтобы руки его команды правильно сложили нужные детали.
Дела, которые мы записываем в ежедневники, — иногда на самом деле очень большие задачи. «Открыть новый отдел продаж», «вывести на рынок новый продукт» — серьезные головоломки, состоящие из массы самостоятельных частей, путь к решению которых еще предстоит найти. Чтобы успешно их выполнить, погружаться в задачу придется не раз. О ней нужно будет размышлять часто, почти постоянно, тщательно ее моделировать (и делать это без ущерба для остальной работы).
Нас заботит, как мало мы успеваем. Мы расстраиваемся, что в сутках всего 24 часа. Мы хотим делать ту же работу, что и раньше, но за разумное время. Нас окружает море информации, но мы не умеем в нем плавать. Мы мало успеваем, потому что волны и течение такие, к которым мы не готовы. Вот мы и бьемся в волнах из последних сил, стараясь не утонуть.
Требования, которые предъявляет нам мир, оказались очень высоки. Мы сравнили их с течением, с волнами, которые захлестывают и не дают вздохнуть. И когда мы это представили, давайте посмотрим, что будет, если мы научимся плавать. Изменится ли что-то во внешнем мире? Нет. Изменится ли что-то в нашем отношении к нему и поведении? Да!
Мы оседлаем волну и будем очень аккуратно расходовать силы, потому что знаем, какую большую дистанцию нам предстоит пройти и куда нужно доплыть. Мы поплывем к цели сильными гребками. Перед тем как продолжить, я расскажу вам историю про Эйнштейна.
Эйнштейн выбирал себе учеников с наивысшим потенциалом. Ему были нужны если не гении, то титаны, способные решать сложнейшие задачи, чтобы физик мог спокойно на них опираться.
Вы могли подумать, что желающие быть в его лаборатории проходили нестандартный тест, справлялись с непростой физической или математической задачей. Все гораздо проще. Тем, кто хотел стать учеником Эйнштейна, ученый загадывал головоломку, решить которую нужно было в уме. Это мог сделать только тот, кто умел в своем воображении оперировать девятью переменными. То есть имел наибольший объем рабочей памяти, доступный человеку.
Те, кто его не имели, были не в состоянии провести вычисления. У них банально не хватало места, чтобы загрузить туда все детали сложнейшего пазла и собрать его в воображении. Те, кто справлялись без подручных средств, допускались дальше. Другие сходили с дистанции.
О чем говорит эта история? О том, что еще в первой половине ХХ века великий ученый знал, как сильно зависит результат работы от умения пользоваться памятью и воображением.
На этом месте вы можете почувствовать замешательство. Если объем памяти — это то, что дается от рождения, значит, есть люди, которым хорошо работать просто не дано?
Конечно, нет. Пожалуйста, обратите внимание, что любой из нас может пользоваться какими угодно подручными материалами, а кандидаты в ученики были ограничены возможностями своего мозга. Важно и то, что они решали задачи фантастической сложности, которые редко встречаются в работе руководителя. Нет ничего страшного в том, что обычный человек не обладает тем же потенциалом мозга, что и великий ученый. Для нас важно просто понять принцип, не более.
Рабочая память
Долгое время считалось, что память человека — единое целое. Она сравнивалась с библиотекой, в которой хранится бесчисленное множество книг, и ее качество определялось тем, как много мы могли запомнить за краткий срок и насколько быстро «достать» усвоенное.
До конца XIX века эти взгляды не менялись. Потом постепенно ученые пришли к тому, что память состоит из разных компонентов, каждый из которых имеет различные функции.
Сегодня главенствует мнение, что память можно четко разделить на две части: краткосрочную и долговременную, а условно — на три: краткосрочную, среднесрочную и долговременную.
Будет правильнее называть краткосрочную память рабочей, потому что в ней происходит основная работа, которую мы привыкли определять как сознание. А также та, которую мы называем сборкой пазла, — другими словами, работой воображения. Говоря «краткосрочная», мы подразумеваем рабочую память, и наоборот.
Чтобы показать, как функционируют рабочая, среднесрочная и долговременная память, хорошо подходят такие примеры.
• С помощью рабочей памяти мы думаем, мысленно представляем себе какую-нибудь картинку (например, как будем чинить сломанный стол), а также говорим про себя, когда читаем текст.
• Благодаря долговременной памяти фиксируем то, что не забудем всю или почти всю жизнь. Например, навыки езды на велосипеде, слова родного языка, знания, которыми постоянно пользуемся, и т.д.
• В среднесрочной1 памяти мы держим что-то относительно короткое время. Например, когда зубрим в ночь перед экзаменом билет, сдаем его, а потом через пару недель не можем ничего вспомнить.
Немного сухая картина, поэтому давайте наложим ее на то, о чем мы уже говорили.
Перед руководителем стоят задачи разного калибра. От ответа на простое письмо до создания крупного филиала в другой стране. Каждая из этих задач — пазл. Чтобы быстро и хорошо его сложить, сначала нужно собрать информацию о том, что происходит вокруг, состыковать со своими знаниями и тем, как выглядит идеальная картина, и понять, что делать. Посмотрим, как это происходит в памяти.
Любая информация, которую мы получаем из окружающего мира, сначала попадает в рабочую память. Как только мы восприняли слово, цифру, знак, запах, ощущение, все это оказывается в рабочей памяти, как в приемнике или буфере, где поступает в обработку.
После того как документ, электронное письмо или фильм начали «загружаться» в голову, это накладывается на то, что мы уже знаем. Во время обработки мы достаем из долговременной памяти имеющиеся знания и тоже отправляем в рабочую.
Так перед нашим мысленным взором образуется смесь из новой информации и того, чем мы владеем. Конечно, все происходит очень быстро и редко кто отдает себе в этом отчет. Однако нужно знать схему, чтобы понять, в каком месте на сцену выходит объем рабочей памяти.
Возможно, вы уже догадались. Посмотрите: чтобы создать в воображении сложную картину, нужно загрузить в рабочую память картинки, слова, звуки из внешнего мира и из долговременной памяти. И если рабочая память имеет у нас солидный объем, мы можем поместить в нее много компонентов за краткое время. Если средний — модель будущего пазла тоже будет средней, и времени потребуется больше.
Давайте теперь посмотрим, что происходит, когда мы общаемся или читаем. Слова, которые мы прочитали, попадают в рабочую память, в ней соприкасаются с тем, что нам известно, и, если мы с ними согласны, встраиваются в наше представление о мире.
Если мы хотим что-то написать или рассказать, то достаем из долгосрочной памяти знания, которые лежат в голове в виде картинок, отправляем в рабочую, где они превращаются в слова и дальше — в речь. Пока просто запомним это и пойдем дальше.
До последнего времени у человека не было проблем с рабочей памятью. Люди просто не сталкивались с такими высокими требованиями. Поэтому в работе с информацией мы эволюционно ограничены следующими факторами:
• объемом рабочей памяти,
• скоростью угасания информации в памяти,
• скоростью речевой обработки.
Исследования объема кратковременной памяти проводятся довольно давно. Первым из них принято считать исследование американского школьного учителя (!) Дж. Якобсона, который в 1887 году провел работу по определению этого объема.
Один из тестов выглядел примерно так: нужно было прочитать и постараться запомнить, а потом воспроизвести несколько не связанных между собой цифр, бессмысленных слов или, наоборот, осмысленных понятий. Обычно без ошибок удается вспомнить не больше семи. Помните историю про учеников Эйнштейна? Объем их рабочей памяти был больше.
Объем рабочей памяти влияет на способность конструировать мысленные модели. Он определяет скорость и качество принятого руководителем решения.
Соответственно, чем бережнее мы обращаемся с рабочей памятью, тем выше качество умственной работы, меньше расход времени и сил. Не будет ошибкой сравнить руководителя и шахматиста. Качество игры выше у того, кто посвящает партии всего себя, глубже погружается в размышления и лучше сосредоточивается.
Работа Петерсонов в США и Д. Брауна в Англии — следующие важные для нас исследования. Они были проведены в конце 1950-х годов. В них рабочую память тестировали на забывание. Ученые выяснили: если человека попросить прочитать и запомнить набор чисел (или не связанных между собой слов), а сразу после дать ему произвести несложное вычисление, то с высокой вероятностью то, что было прочитано до вычисления, забудется. Эта закономерность получила название «замещение следа памяти».
• Когда мы стараемся запомнить несколько слов (или цифр, или чего угодно), а потом отвлекаемся, их след в нашей памяти истаивает. Он как бы затирается новой информацией.
Пара примеров.
Начальник отдал срочные поручения, вы вышли от него и вас перехватили в коридоре. Слово за слово и, когда дружеский разговор закончен, вы поняли, что большая часть слов начальника стерлась.
Только жена попросила купить продукты и обстоятельно перечислила, какие именно овощи, крупы и фрукты нужно взять, как вам кто-то позвонил, и в магазине вы обнаружили, что все забыли.
• Если мы потратили время на создание подробной модели, а потом на что-то отвлеклись, у нас произойдет «затирание» информации. Потом придется начинать заново, силы и время были потрачены зря. Это не слишком-то вдохновляет, особенно когда задач много, а времени нет.
Вот, пожалуйста, еще пример.
Мы шли по лесу и увидели слиток золота. Однако взять с собой его не смогли и решили оставить. Присыпали землей и листьями, запомнили место. Но у нас не было карты, чтобы пометить на ней клад. Когда через месяц мы вернулись за золотом, то нужное место найти не смогли.
Идеи приходят, мы думаем: «О, интересно, надо запомнить» — и через 5 минут забываем.
Отдельно нужно остановиться на нашей способности отвлекаться. Доказано, что речь, которую мы слышим, гарантированно привлекает внимание. Причем неважно, звучит ли она на родном языке или на том, который мы не понимаем. Подсознание чутко следит за тем, что нас окружает, и стремится не упустить возможную опасность. Поэтому уделяет повышенное внимание речи.
Как бы мы ни старались сосредоточиться, если рядом болтают, это будет непросто. Вспомните, как сложно читать в самолете, когда пилот или стюардессы что-то объявляют. Только что в тишине внимание было отдано книге, но зазвучали слова, и мы уже не понимаем, что читаем.
Последнее, о чем стоит упомянуть, — скорость обработки речи. Исторически сложилось так, что информацию мы передаем линейно, с помощью устной или письменной речи. Несмотря на долгую историю, человечеству пока не удалось найти другие способы транслирования знания, которые были бы столь же точны.
Люди старались сделать текст понятнее, когда снабжали его иллюстрациями, дополняли жестами при рассказе, показывали на примерах и снимали видео. Но, увы, полностью обойтись без текста при передаче смыслов невозможно.
Чтобы передать или получить знания, приходится переводить речь на язык образов либо наоборот. Например, если мы слушаем, звуки попадают в рабочую память, где речевой центр переводит их в картинки-образы, которые доступны для мышления. Если хотим что-то рассказать, процесс обратный.
В обоих случаях производительность ограничена, потому что скорость обработки речи невысока. Если не верите, проследите за тем, как вы читаете (внутренний голос проговаривает увиденный текст — так в кратковременной памяти работает фонологическая петля), и попытайтесь ускориться. Скорее всего, особых успехов не будет.
Если проще, то правильно утверждать, что мы ограничены скоростью, с которой воспроизводим и понимаем речь. Мы можем говорить и читать быстрее, но даже повышенная скорость не сильно отличается от обычной, а утомление при такой манере чтения или разговора значительно.
Вместе с тем, чтобы получить профессию, сохранить конкурентное преимущество, повысить квалификацию, нужно постоянно учиться. Читать книги, смотреть видео, посещать семинары. Даже студентам приходится прорабатывать гору литературы, что говорить про руководителей. Не забываем и о том, что каждый день требуется читать пачки писем и документов, которые связаны с текущей работой. На все это нужно время, которое из-за низкой скорости обработки информации становится значительным. А когда заняться моделированием? Когда работать?
Кратко подытожим, чем мы ограничены в умственной работе.
• От объема рабочей памяти зависит сложность мысленных моделей.
• Модель, которую мы с таким трудом создали в воображении, очень легко стереть, если что-то нас отвлекает.
• Скорость приема и передачи информации ограничена скоростью работы речевого центра. Иногда надо много прочитать, увидеть и услышать, чтобы создать модель нужного качества. Это не получается сделать быстро.
• На сладкое — самое неприятное. Мы общаемся, используя кратковременную память. Из-за того что скорость обработки речи невысока, очень много времени отдано общению.
В итоге, кратковременная память используется, когда мы:
• получаем информацию;
• передаем ее;
• размышляем.
На все это нужно время. Мир стал очень требовательным и конкурентным. Сейчас нужно много знать и много думать, чтобы принимать сильные решения, которые приведут к результату.
Информационный мир
Пока мир вокруг не стал информационным, способность к работе с информацией никак не сказывалась на нашей жизни и делах. К миру сегодняшнему мы не готовы. Потому что эволюционно созданы для существования в другой среде.
Посмотрите вокруг. Если мы не сидим за компьютером, то «залипли» в планшете или телефоне. Не в гаджете, так в книге. Не в книге, так в газете. Не в газете, так в плеере. Поток, идущий в мозг, не иссякает ни на минуту. И потребляем мы все подряд. Несложно представить, что на это уходит масса времени. Когда уж тут обдумать проблему и как следует отреагировать на внешние обстоятельства? Стоит ли удивляться, что мы мало успеваем сделать, ведь большая часть времени занята потреблением.
• Радислав Гандапас пишет, что по сведениям Джона Адаира, специалиста по коммуникации, современный человек в день обрабатывает около 300 Гб данных. Это больше, чем житель средневековой Европы получал за всю жизнь.
Когда мы имеем дело с такими числами, объема рабочей памяти и скорости обработки речи становится мало, потому что возникает фактор времени. Именно поэтому нам приходится оставаться после работы или трудиться дома.
Представьте, что вся информация, которую нужно получить, выглядит, как водохранилище, а наши способности ее обработки — как бутылочное горлышко. Если бы рабочей памяти было больше, а скорость обработки речи была выше, мы могли бы работать гораздо быстрее. Но что есть, то есть. И нам нужно научиться так обращаться с собственным «железом», чтобы заставить его функционировать как можно эффективнее.
С детства ни один из нас не задумывался над тем, что управление информацией — отдельный навык. Нам никогда не говорили об информационных потоках. И в институте не готовили к работе в реальных условиях — когда горят сроки, не хватает знаний и все вокруг постоянно отвлекают.
В результате у нас сформирован неправильный навык, который мешает быстро работать. Из-за того что он вырос вместе с нами, мы его не видим и не ощущаем. Как не отдаем себе отчета в том, что умеем ходить, — просто идем туда, куда нужно. Мир изменился, и уже недостаточно скорости, с которой мы «ходим». Чтобы все успевать, нужно ходить правильно, уметь ставить стопу, иметь легкий шаг, иногда — бегать. АНТИтайм-менеджмент — методика, которая позволяет быстро ходить и бегать без насилия над телом и волей.
Представьте, что мы смотрим на себя со стороны. Из чего складывается наша работа? Кто-то скажет: все, что нужно нормальному руководителю, — умение смотреть вперед и планировать. И с этим не нужно спорить. Действительно, если не знаешь, куда идти, говорить особо не о чем. Но я все же о другом. Давайте рассмотрим работу руководителя вблизи.
Начали с планирования? Прекрасно. Положим, мы хотим определить цели на год. Что происходит? Мы собираем информацию о том, что творится в мире, сопрягаем с тем, что знаем, добавляем туда картину места, куда хотим прийти, и составляем в воображении модель.
Что она включает в себя? Практически все: то, из чего наш пазл складывается, что мы сделаем для того, чтобы его собрать, кто этим займется, с какими проблемами мы столкнемся и т.д. В рабочей памяти возникает большая и сложная картина, которая требует солидного объема, чтобы развернуться. Для создания такой модели нужно время. И чем она больше и сложнее, тем дольше мы будем ее «придумывать».
Пошли дальше. Стратегическое планирование завершено, пора приступить к совещанию. Мы собираем сотрудников, презентуем свою модель, передаем им информацию о ней слово за слово, картинка за картинкой. Стараемся, чтобы они все правильно поняли (без искажений воссоздали вашу модель). Со стороны тех, кто нас слушает, процесс обратный. Слово за слово, картинка за картинкой они собирают информацию, которую вы хотите им передать. Слушатели узнают что-то новое и накладывают на свои знания, формируя модель в рабочей памяти.
Еще дальше — перед нами рабочий день. Задачи, которые руководители записали в конце совещания, пора отправить в работу. Мы вышли с собрания, и теперь пора приступать к ней. Во время работы будет повторяться тот же самый процесс, только в другом масштабе. Теперь по каждой отдельной задаче будет создаваться отдельная модель.
Продолжать можно до бесконечности. Но вот к чему я этот разговор затеял? Нам очень важно посмотреть на то, что действительно происходит с нашими мозгами, и как на самом деле распределяются ресурсы рабочей памяти.
Я хочу, чтобы мы еще раз повторили: для создания модели в воображении требуются время и свободное место. И чем сложнее модель, тем больше нужно и того и другого. А теперь давайте сравним идеальный и обычный рабочий день одного занятого руководителя.
Идеальный день из жизни руководителя
Завершено стратегическое планирование, проведены совещания, настала пора обычной работы. Мы, как и сотни тысяч других руководителей, отправляемся утром в офис и начинаем день. Только сейчас давайте сделаем исключение. Оно заключается в том, что день у нас будет идеальный! Самый лучший, самый удивительный рабочий день, за который мы все успеем и почти не устанем.
Кабинет встречает нас прохладным чистым воздухом. Ночью было открыто окно, и он проветрен. Из парка рядом доносятся запах цветущих деревьев, пение птиц. В офисе тихо. Мы садимся за стол, он чистый.
На столе нет ни одной лишней бумажки. Они аккуратно сложены или подшиты. В стаканчике стоят ручки и карандаши, в светлой папке — чистые листы. На столе только компьютер.
Включаем его и первым делом приступаем к задачам развития. Разбираем записи с совещания, смотрим задачи, задумываемся. В офисе тихо, ничто не мешает нам встать со стула, подойти к окну, посмотреть в него и увидеть только то, что предстает перед мысленным взором. Мы ищем решение и вот уже к нему приходим. Кажется, мы ухватили мысль за хвост, теперь нужно сделать набросок.
Берем лист бумаги или открываем программу и начинаем набрасывать то, что будет потом интеллект-картой этого проекта. Время идет незаметно, пролетело почти полтора часа, но мы настолько глубоко в своих мыслях, в работе, что ничего вокруг не замечаем.
Наконец все сложилось. Модель закончена, можно приступать к решению. Вызываем сотрудников, даем поручения, определяем сроки, реперные точки, систему контроля, KPI. Готово!
Это самая важная задача, которую только можно представить. Мы сделали то, что послужит движению вверх, развитию. Пора посмотреть, что у нас есть из текущей работы.
Закончив с основными делами, мы можем немного передохнуть, выпить кофе, а потом приступить к текучке. Когда мы возвращаемся к работе, то точно знаем, чем нужно заняться. Не хватаемся за несколько дел разом. Без всякой спешки принимаемся решать задачу за задачей.
Нам легко определить, какие проблемы требуют внимания в первую очередь, какие могут подождать, поэтому мы снова погружаемся в работу. В этот раз уже не нужно столько думать, ведь многое из того, что надо сделать, знакомо. Мы без труда справляемся с задачами.
Мы не устаем, потому что внимание уходит только на то, что действительно важно. Мы не распыляемся на множество мелких дел, а выполняем нужное именно сейчас. Мы точно знаем, чем заняться, что следует делать и к каким результатам это приведет. В голове полная ясность, все просто.
Когда мы занимаемся делами, то спокойно погружаемся в проблему, как следует обдумываем ее и принимаем сильные решения. Нам легко сосредоточиться. Если нужно, мы отправляемся искать недостающие данные, они быстро находятся.
