Buchführung und Bilanz im Real Life E-Book

Matthias Hanft

• Herausgeber: neobooks
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 176

Veröffentlichungsjahr: 2015

Beschreibung

"So bucht man das aber nicht!" Diesen Satz musste sich der Unternehmer Matthias Hanft in den letzten dreißig Jahren oft genug anhören, als er seine Geschäftsbuchungen beim Steuerberater ablieferte. Nicht etwa, weil seine Buchungen fachlich falsch gewesen wären, sondern weil gewisse Dinge im "echten Leben" eben doch anders funktionieren als es in den zahlreichen knochentrockenen Theorie-Büchern mit "Buchführung und Bilanz" im Titel gelehrt wird. Ein Buch, nicht nur für Selfmade-Unternehmer, in dem umgangssprachlich und aus Unternehmersicht die Tücken von doppelter Buchführung, Jahresabschluss, Umsatzsteuer, eBilanz und anderen Widrigkeiten beschrieben werden - und wie man sinnvoll mit ihnen umgeht. Ein Ratgeber und Nachschlagewerk für Anfänger und EÜR-Umsteiger.

Leseprobe

Matthias Hanft

Buchführung und Bilanz im Real Life

Der ultimative Praxisratgeber für Anfänger und EÜR-Umsteiger

Impressum: Dipl.-Ing. Matthias Hanft Apenrader Str. 12 90425 Nürnberg E-Mail: [email protected] Alle erwähnten Markennamen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.

Vorwort

Herzlichen Glückwunsch! Willkommen in der Welt der doppelten Buchführung, der Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und all der anderen schönen Dinge, die auf Sie warten und von denen es sich lohnt, entdeckt zu werden. Falls Sie glauben, dies wäre ironisch gemeint, irren Sie sich – ich hoffe tatsächlich, mit diesem Buch meine Begeisterung ein wenig auf Sie abfärben zu lassen. Zugegeben – ich gehöre zu der seltenen Spezies, denen Mathe in der Schule (und das „Jonglieren“ mit Zahlen generell) Spaß gemacht hat (na ja, meistens jedenfalls). Aber vielleicht kann ich Sie ein wenig anstecken und davon überzeugen, dass nicht alles in der Welt der Buchführung kompliziert und umständlich ist – im Gegenteil, es gibt auch etliche Vorzüge und Vereinfachungen:

Durch die „doppelte Buchführung“ (eine Einnahme oder Ausgabe hat immer ein „Gegenkonto“, z.B. die Kasse oder Ihr real existierendes Bankkonto) lassen sich Fehler rasch finden: Wenn Sie eine (bezahlte) Rechnung vergessen haben zu buchen, stimmen nachher Ihr Bankkonto in der Buchhaltung und in Ihrem Bank-Kontoauszug nicht überein. Aus der Differenz können Sie den fehlenden Rechnungsbetrag ermitteln. Wenn Sie bei der „Einnahmenüberschussrechnung“ (künftig mit „EÜR“ abgekürzt) z.B. eine Briefmarkenquittung vergessen haben zu buchen (weil sie noch in Ihrer Jackentasche schlummert), merken Sie das nicht; mit der doppelten Buchführung stimmt Ihr Kassenstand nicht, und Sie wissen, dass da noch etwas fehlt.

Diese Kontrollmöglichkeiten setzen sich auch in vielen weiteren Bereichen fort. Dass auf der Aktiv- und Passiv-Seite der Bilanz tunlichst die gleiche Summe herauskommen sollte, davon haben Sie vielleicht schon gehört. Auch hier wissen Sie bei einer Differenz, dass Sie irgendwo etwas falsch gebucht haben. Aber auch in anderen Bereichen (z.B. Buchung von Abschreibungen und Restwert Ihrer Wirtschaftsgüter) stoßen Sie immer wieder an einen Punkt, wo bestimmte Summen voneinander abhängen und/oder übereinstimmen müssen. Es ist ein gutes Gefühl, wenn dies tatsächlich der Fall ist, da Sie dann wissen, dass Ihre Buchhaltung korrekt ist und Sie nichts vergessen haben.

Sie haben automatisch eine „Offene-Posten-Verwaltung“. Durch die Buchung aller Rechnungen bereits bei der Ausstellung kann Ihnen Ihre Fibu-Software jederzeit sagen, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind (sowohl von Lieferanten eingegangene als auch von Ihnen an Kunden ausgestellte) und vielleicht sogar noch weitergehende Auswertungen durchführen, z.B. Kundengruppen in Abhängigkeit vom Umsatz bilden, das durchschnittliche Zahlungsziel ermitteln oder sogar automatisch Mahnungen erstellen und online an ein Inkassobüro übermitteln. Ohne Offene-Posten-Verwaltung könnten Sie die offenen Rechnungen einstweilen nur in den berühmten „Schuhkarton“ legen und gelegentlich manuell durchsehen, was einerseits arbeitsintensiv und andererseits fehlerträchtig ist.

Eine wesentliche Vereinfachung gegenüber der EÜR ist, dass die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) weder als Einnahme noch als Ausgabe zählt, bei der Gewinnermittlung also völlig außen vor gelassen werden kann. (Genaueres dazu finden Sie noch weiter unten.)

Vielleicht kommen Ihnen diese Vorteile einfach nur „ganz nett“ vor (oder auch nicht) – aber wenn Sie sich erst einmal an das Prinzip der doppelten Buchführung gewöhnt haben, finden Sie es wahrscheinlich so „normal“, dass Sie sich fragen, wie Sie bisher so etwas seltsames wie eine EÜR machen konnten (falls Sie bisher eine EÜR gemacht haben).

Nun gibt es bereits Millionen anderer Bücher, die „Buchführung und Bilanz“ im Titel enthalten (und die von geprüften Experten wie Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern oder gar Finanzbeamten geschrieben wurden – ich bin keiner davon). Warum schreibe ich also das Million-und-erste Buch darüber? Weil es mir oft genug passiert ist (abgesehen davon, dass die „graue Theorie“ in diesen Büchern oft schwer verständlich ist und keinerlei Praxisbezug hat), dass mir etliche Steuerberater hinterher gesagt haben „so bucht man das aber nicht“. In den letzten dreißig Jahren habe ich daher ein „Gefühl“ dafür bekommen, wie man das ganze Thema in der Praxis tatsächlich umsetzt. Dieses Buch ist daher voller Informationen, wie im „Real Life“, also im „echten Leben“, gebucht wird, inklusive etlicher „Nebenkriegsschauplätze“ wie der Umgang mit der Umsatzsteuer, Anleitungen zu ELSTER (der elektronischen Steuererklärung) und vieles mehr.

Die Zielgruppe dieses Buches besteht hauptsächlich aus Kleinbetrieben, Selbstständigen, kleinen GmbH und ähnlichen Unternehmen, die vorwiegend Dienstleistungen anbieten (wie ich selbst), aber auch Warenhandel betreiben. Wozu Sie in diesem Buch nichts finden werden, sind Dinge zu produzierendem Gewerbe (Stahlwerke etc.), Organschaften, Großkonzernen, Gewinnabführungen an Mutter- oder Tochtergesellschaften und anderes, was nur in Unternehmen vorkommt, die ohnehin schon ein ganzes Heer an Buchhaltern und Steuerberatern beschäftigen und daher dieses Buch sowieso nicht brauchen. Auch Kostenrechnung (mit Kostenstellen und Kostenträgern) ist eher etwas für größere Firmen, so dass ich in diesem Buch nicht darauf eingehe.

Sie können dieses Buch als Nachschlagewerk benutzen und nur die Kapitel lesen, die Sie interessieren – aber da einige Kapitel auch auf vorherige Erläuterungen zurückgreifen, sollten Sie wenigstens alles der Reihenfolge nach  einmal kurz überfliegen.

Aber jetzt geht’s endlich los – mit meinen geballten Erfahrungen der letzten dreißig Jahre. Viel Spaß beim Lesen – und beim „Buchhalten“!

Die Gewinnermittlung bei Bilanzierung

Von der EÜR (und/oder auch von der allgemeinen Lebensauffassung) her sind Sie gewohnt, dass alle Gutschriften auf Ihr Bankkonto (seien diese nun von Kunden, die Ihre Rechnungen bezahlen; aber auch vom Finanzamt, das Ihnen z.B. Umsatzsteuer zurücküberweist) Einnahmen waren, und alle Überweisungen von Ihrem Bankkonto (z.B. wenn Sie Ihre Lieferantenrechnungen bezahlen oder Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen) Ausgaben. Die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben war schließlich Ihr Gewinn (abgesehen von größeren Anschaffungen, die Sie ja auf mehrere Jahre „abschreiben“ müssen – aber das ist bei Bilanzierung ganz genauso).

Einige Punkte davon unterscheiden sich bei der Gewinnermittlung durch Bilanzierung ganz grundlegend. Eine generelle Erläuterung dieser Punkte finden Sie in den nächsten Abschnitten (wie Sie das alles konkret buchen müssen, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen, finden Sie in den späteren Kapiteln).

Der Leistungszeitpunkt

Bei Kosten und Erlösen kommt es nun nicht mehr auf den Zahlungszeitpunkt an, sondern auf den Leistungszeitpunkt. Das heißt: In dem Moment, in dem Sie Ihrem Kunden etwas verkaufen, haben Sie Gewinn gemacht – unabhängig davon, wann Ihr Kunde Ihre Rechnung bezahlt. Umgekehrt haben Sie Kosten verursacht, sobald Sie etwas einkaufen – unabhängig davon, wann Sie Ihre Lieferantenrechnung bezahlen. Falls Sie Leistungen ein- oder verkaufen, die sich zeitlich über mehrere Kalender- (eigentlich Wirtschafts-) Jahre erstrecken (z.B. ein Software-Wartungsvertrag vom Juli des aktuellen Jahres bis zum Juni des Folgejahres), müssen Sie den Erlös bzw. die Kosten entsprechend aufteilen (hier z.B. halbe-halbe).

Dieses Prinzip kann (bezüglich des Gewinns) in manchen Wirtschaftsjahren besser, in manchen schlechter für Sie ausfallen als eine EÜR – unterm Strich (d.h. in der langjährigen Betrachtung) kommt allerdings logischerweise genau dasselbe heraus (schließlich fließt ja letztendlich auch genau dasselbe Geld).

Insbesondere für Dienstleister mit einem festen Kundenstamm und regelmäßigen (aber unterschiedlich hohen) Rechnungen ist die (Umsatz- und) Gewinnermittlung nach dem Leistungszeitpunkt meiner Meinung nach ein gutes Instrument, einzelne Zeiträume (z.B. Monate) vom Umsatz her miteinander zu vergleichen – unabhängig davon, wann die Kunden tatsächlich die Rechnungen bezahlen (was ja oft recht unregelmäßig geschieht).

Auch andere Dinge müssen „zeitrichtig“ gebucht werden, z.B. die Gewerbesteuer immer in dem Jahr, für das sie eines Tages bezahlt werden muss. Da Sie bei der Erstellung der Bilanz i.d.R. noch keine „Rechnung“ dafür erhalten haben, müssen Sie hierfür eine Rückstellung einbuchen (ebenso für andere Dinge, die für das laufende Jahr noch bezahlt werden müssen). Näheres dazu finden Sie im Kapitel über die Abschlussbuchungen.

Die Umsatzsteuer

Weder die berechnete noch die tatsächlich geflossene Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) führt in keinem der möglichen vier Fälle (1. vom Kunden erhalten, 2. an Lieferanten gezahlt, 3. ans Finanzamt abgeführt, 4. vom Finanzamt erstattet) zu irgendeiner Auswirkung auf den Gewinn. Gegenüber der EÜR ist dies also sogar eine Vereinfachung – bei der Gewinnermittlung kann man jegliche Umsatzsteuer außen vor lassen.

Wie die Umsatzsteuer gebucht wird, finden Sie weiter hinten in diesem Buch in einem separaten Kapitel „Umsatzsteuer“.

Der Warenbestand

Ja, Sie müssen nun am Ende eines jeden Wirtschaftsjahrs Inventur machen, also eine Liste Ihrer Handelswaren, die sich gerade im Lager befinden (und diesen Warenbestand entsprechend buchen, was im Kapitel über die Jahresabschlussbuchungen noch genauer erläutert wird). Hier haben es reine Dienstleister natürlich leichter (weil der Warenbestand immer „null“ ist).

Anders als bei der EÜR wirkt sich ein Wareneinkauf – für viele überraschend – nicht unmittelbar auf den Gewinn aus. Denn hierbei tauschen Sie lediglich „Geld gegen Ware“, d.h. das Vermögen Ihres Unternehmens ändert sich nicht: Statt tausend Euro auf Ihrem Bankkonto haben Sie dann z.B. einen Computer für tausend Euro in Ihrem Warenlager stehen. Das ist weder Gewinn noch Verlust, spielt diesbezüglich also keinerlei Rolle. Erst in dem Jahr, in dem Sie den Computer z.B. für eintausendfünfhundert Euro verkaufen, haben Sie fünfhundert Euro steuerlichen Gewinn gemacht (Verkaufspreis minus Anschaffungspreis).

Kurz gesagt entsteht die Betriebsausgabe für den Wareneinkauf erst dann, wenn die eingekaufte Ware Ihr Lager wieder verlässt (normalerweise durch Verkauf, aber vielleicht müssen Sie auch einmal etwas wegwerfen, wenn es inzwischen kaputtgegangen ist).

Unterjährig macht man sich i.d.R. allerdings nicht die Mühe, diese Dinge so aufwendig zu buchen, da zwischen Einkauf und Verkauf von Ware meistens ja nur ein paar Tage oder Wochen liegen und es furchtbar umständlich und kompliziert wäre, jede einzelne Warenbewegung ins Lager hinein- und wieder herauszubuchen. (Außer Sie haben ein sündhaft teures Warenwirtschaftssystem mit integrierter Buchhaltung gekauft, das dies automatisch für Sie erledigt. Aber dann würden Sie vermutlich nicht dieses Buch lesen.) Aus diesem Grund bucht man „unterm Jahr“ ganz normal alle Warenein- und -ausgänge auf die entsprechenden Kosten- und Erlöskonten und korrigiert den steuerlichen Gewinn am Ende des (Wirtschafts-)Jahrs durch die entsprechenden Inventurbuchungen. (Wie das genau geht, erfahren Sie weiter unten im Kapitel über die Jahresabschlussbuchungen.)

Begriffsklärungen

Bevor wir mit dem Buchen anfangen, müssen wir erst noch einige Grundbegriffe klären, mit denen wir später ständig arbeiten werden.

Konten

Die „Grundlage der Basis des Fundaments“ in der Finanzbuchhaltung („Fibu“) sind Konten. Stellen Sie sich ein Fibu-Konto so ähnlich wie ein Bankkonto vor: Wenn Sie Geld einzahlen, bucht Ihre Bank den eingezahlten Betrag auf Ihr Konto. Das sind Sie gewohnt, und genauso funktioniert auch ein Fibu-Buchungskonto: Immer wenn in Ihrem Unternehmen Geld bewegt wird (ob real oder auch nur „virtuell“), müssen Sie eine (oder mehrere) Buchung(en) auf einem oder mehreren Fibu-Konten vornehmen.

Da Geld in einer Buchhaltung (ebenso wie auf einem Bankkonto) nicht einfach auftauchen oder verschwinden kann, müssen Sie bei jeder Buchung außerdem noch angeben, wo es herkam oder wo es hingeht. Dies funktioniert mit der Angabe eines Gegenkontos. Das Gegenkonto zu einer Buchung ist auch nur ein ganz normales Fibu-Konto, das einfach Quelle oder Ziel der aktuellen Buchung anzeigt. Beispiel: Wenn Sie 500 € in bar von Ihrem Geschäftskonto abheben, um diese in Ihre Kasse zu legen, ist Ihr Bankkonto die Quelle der Buchung und Ihre Kasse (in der Buchhaltung: Ihr Kassenkonto) das Ziel. (In Wirklichkeit verwendet man dazu zwei separate Buchungen; dazu später mehr.)

Details zu Fibu-Konten finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

Kontentypen

Damit es nicht allzu einfach wird, gibt es unterschiedliche Kontentypen. (Auch das kennen Sie von Ihrer Bank: Da gibt es Girokonten, Sparkonten, Darlehenskonten, Kreditkartenkonten, Depotkonten...) Die Hauptunterscheidung betrifft Sachkonten und Personenkonten, die wir in den folgenden Abschnitten besprechen.

Sachkonten

Für einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss (mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnungen, letztere künftig mit GuV abgekürzt) würde die Verwendung von Sachkonten theoretisch komplett ausreichen. Im Prinzip gibt es vier Sachkontentypen: Aktiv-, Passiv-, Erlös- und Kostenkonten. (Die fünfte Gruppe, Statistikkonten, spielt für die Finanzbuchhaltung keine Rolle; hier können Sie bei Bedarf beliebige Dinge „buchen“, die Sie später auswerten wollen, z.B. die Anzahl Ihrer Kunden in einem bestimmten Monat o.ä.).

Rein technisch werden alle Sachkontentypen völlig identisch bebucht; der Typ gibt lediglich an, wo im Jahresabschluss das jeweilige Konto (normalerweise) aufgeführt wird:

Aktivkonten enthalten Ihre Vermögenswerte (z.B. Anlagen, Maschinen, Büro- und Geschäftsausstattung, aber auch Ihr Bankguthaben und Forderungen – d.h. offene Rechnungen gegenüber Ihren Kunden) und stehen auf der Aktivseite der Bilanz;

Passivkonten enthalten Ihr Eigenkapital (z.B. das Stammkapital bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH), Verbindlichkeiten (d.h. unbezahlte Rechnungen gegenüber Ihren Lieferanten, aber auch ans Finanzamt geschuldete Steuer etc.) und Rückstellungen und stehen auf der Passivseite der Bilanz;

Erlös- und Kostenkonten stehen (in dieser Reihenfolge) in der GuV und ergeben (voneinander abgezogen) den Gewinn (genauer eigentlich: Jahresüberschuss).

Keine Regel ohne Ausnahme: Ist ein Kontostand zum Bilanzzeitpunkt gerade negativ (z.B. weil Ihr Bankkonto am 31.12. in den Miesen ist), wechselt das entsprechende Konto mit umgedrehtem Vorzeichen von den Aktiva zu den Passiva (bzw. umgekehrt). (In der GuV ändert sich da allerdings nichts, da gibt es auch negative Beträge dort, wo sie hingehören.)

Der Vollständigkeit halber gibt es wohl auch Ausnahmen von den Ausnahmen, also negative Beträge in Bilanzen. Das sind meiner Erfahrung nach aber sehr spezielle Spezialfälle, die nur in den oben erwähnten Großkonzernen mit dem ebenso erwähnten Heer von Steuerberatern vorkommen.

Damit Sie Ihre Fibu-Konten nicht komplett neu erfinden müssen (und Ihr Steuerberater deswegen durchdrehen würde, wenn Sie damit bei ihm ankämen), gibt es etliche sogenannte „Kontenrahmen“ für (fast) alle Eventualitäten, die Sie entweder eins zu eins oder mit nur geringen Anpassungen übernehmen können (und auch sollten). Am gebräuchlichsten sind die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 (ob das „S“ für „Standard“, „Spezial“ oder „Sach“ steht, dürfen Sie sich aussuchen), wobei in beiden genau die gleichen Konten drinstehen, nur in anderer Reihenfolge (und damit auch mit anderen Fibu-Kontonummern). Für welchen von beiden Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen; jeder Steuerberater und jede Fibu-Software kann mit beiden arbeiten. Der SKR03 zählt die Konten in „Prozessreihenfolge“ auf, der SKR04 in „Bilanzreihenfolge“. Die Fibu-Kontonummern sind vierstellig und reichen demzufolge von 0001 bis 9999 (in den meisten Fibu-Programmen können Sie führende Nullen auch weglassen; in den meisten Auswertungen werden sie allerdings wieder angezeigt).

Ich persönlich arbeite mit dem SKR03, was aber nur den Grund hat, dass mein erster Steuerberater vor dreißig Jahren ungefragt damit begonnen hat und ich mich daher inzwischen daran gewöhnt habe (d.h. ich kann die Konten inzwischen ziemlich auswendig herunterleiern).

Wenn Sie eine neue Fibu-Software installieren, können Sie beim Anlegen Ihres Mandanten gewöhnlich zwischen dem SKR03 und dem SKR04 (und möglicherweise noch ein paar anderen) auswählen. Treffen Sie hier eine weise Entscheidung; den Kontenrahmen nachträglich zu ändern ist fast ein Ding der Unmöglichkeit!

Manche Fibu-Software bietet Ihnen außerdem auch noch eigene Kontenrahmen (mit Buchstaben und/oder mehr als vier Stellen bei den Ziffern) zur detaillierteren Unterscheidung beim Buchen an. Wenn Sie ganz sicher sind, dass Sie in Ihrem Leben niemals Daten aus Ihrer Fibu-Software exportieren müssen (z.B. zum Steuerberater und/oder in ein externes Programm, z.B. zur eBilanz-Übermittlung oder anderen Fremdauswertungen etc.), können Sie solche speziellen Kontenrahmen verwenden. Da man aber eigentlich nie weiß, was einen im Leben noch alles erwartet, rate ich von solchen Kontenrahmen ganz extrem ab! Bleiben Sie also unbedingt beim SKR03 (oder SKR04) – individuelle Anpassungen hierzu können Sie, falls nötig, immer noch durchführen, ohne dass Ihr Steuerberater einen Herzinfarkt bekommt.

Wenn ich in allen weiteren Kapiteln dieses Buches Beispiel-Fibu-Konten aufführe, werde ich zunächst das Konto aus dem SKR03 nennen und dahinter das des SKR04 in Klammern, also z.B. für Ihr Bankkonto 1200 (1800).

Damit haben wir auch gleich schon ein Beispiel für ein Aktivkonto. Ein Passivkonto wäre z.B. 1400 (3300) „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“, ein Erlöskonto 8400 (4400) „Erlöse 19% USt“, ein Kostenkonto 4930 (6815) „Bürobedarf“.

Die Summe der Saldovortragskonten muss übrigens 0,00 Euro ergeben, d.h. die Soll- und Habenseite muss den gleichen Betrag aufweisen, sonst stimmt etwas nicht mit der Übernahme aus dem Vorjahr (oder eben Ihrer Eröffnungsbilanz, wenn Sie eine erstellen). Solange diese Jahresanfangswerte nicht stimmen, brauchen Sie im laufenden Jahr gar nicht erst versuchen, eine ordentliche Bilanz hinzubekommen – es wird so lange nicht funktionieren, bis Ihre EB-Werte in Ordnung sind.

Personenkonten

Es ist zwar schön, dass Sie auf Konto 4930 (6815) nachsehen können, welche Rechnungen für Bürobedarf Sie gebucht haben, aber das hilft Ihnen zunächst einmal nicht weiter, um herauszufinden, wem Sie diese Rechnungen überweisen müssen. Umgekehrt können Sie sich beim Betrachten von Konto 8400 (4400) über Ihre Erlöse freuen, wissen aber zunächst einmal nicht, welchen Kunden Sie diese Erlöse zu verdanken haben.

Zu diesem Zweck gibt es Personenkonten, und zwar getrennte Bereiche für Debitoren (i.d.R. 10000 bis 69999) und Kreditoren (i.d.R. 70000 bis 99999) – unabhängig vom Kontenrahmen. Debitoren sind, salopp gesagt, einfach nur Kunden, also Leute, für die Sie eine Leistung erbracht haben (oder denen Sie etwas verkauft haben); Kreditoren sind dementsprechend Lieferanten, also Leute, die Ihnen etwas verkauft haben (eine Ware oder eine Leistung). Da man als Unternehmer normalerweise mehr Kunden als Lieferanten hat, sind die Kontenbereiche unterschiedlich groß, wobei aber üblicherweise nur ein sehr kleiner Teil auch tatsächlich verwendet wird. Wie Sie sich das einteilen, hängt von Ihrer persönlichen Kunden- und Lieferantenstruktur ab; in bestimmten Situationen können Sie auch eine Art „Gemeinschaftskonto“ verwenden, z.B. für kleine Barzahlungen einen Kreditor „Bäckereien“ anlegen, wenn Sie hie und da mal kleine Happen für Kundenbesuche einkaufen (und i.d.R. bar bezahlen). Umgekehrt, wenn Sie viele kleine Einzelkunden haben, die z.B. immer das gleiche Billigprodukt von Ihnen kaufen (z.B. eine Software namens „Dings“ für 19,95 Euro), können Sie einen Sammel-Debitor namens „Dings-Softwarekunden“ dafür anlegen o.ä. (dann wissen Sie nachher auch gleich, wie viele Exemplare Sie davon verkauft haben).

(Einschub: An dieser Stelle werden manche Buchhalter, Steuerberater etc. laut aufschreien und sagen „für so kleine Bargeldausgaben legt man doch keinen Kreditor an, das bucht man einfach direkt auf Kosten an Kasse“. Das kann man natürlich tun, hat aber meines Erachtens zwei Nachteile:

Für Ihre „normalen“ Eingangsrechnungen haben Sie ja ohnehin einen Rechnungseingangsordner, in dem Sie Ihre Rechnungen nach Kreditoren geordnet abheften. Wenn Sie nun für Bäckereien keinen Kreditor angelegt haben, wo wollen Sie dann diese Rechnung ablegen? Trotzdem unter „B“? Da finden Sie sie nie wieder. Oder wollen Sie bar bezahlte Rechnungen in einem separaten „Kassenbelegbuch“ abheften? Das können Sie natürlich auch tun, aber …

… es gibt Kreditoren, bei denen Sie vielleicht mal bar und mal unbar zahlen. Gute Beispiele dafür sind die Metro-Großmärkte, oder auch die Post (wo Sie vielleicht Briefmarken bar bezahlen, aber Ihre Massendrucksachenfreistempelung abbuchen lassen). Nach dem obigen Schema wären die Barbelege im Kassenbelegbuch und die anderen Rechnungen im Kreditorenordner, und Sie hätten immer zwei Stellen, an denen Sie suchen müssten.

Solche Unklarheiten kann man ganz einfach vermeiden, indem man alle Belege auf ein Personenkonto bucht; dann liegen einfach alle Metro- oder Post-Rechnungen unter „M“ bzw. „P“ im Rechnungseingangsordner an einer zentralen Stelle, und ob das ganze nun bar oder sonst wie bezahlt wurde, ist völlig egal. Ich finde das übersichtlicher. Und Sie wissen anhand der Kontensummen auch immer gleich, wie viel Sie an jeden Lieferanten z.B. im laufenden Jahr bezahlt haben. Einschub Ende.)

Abgesehen von diesen möglichen „Sammel-Personenkonten“ legen Sie für jeden Kunden (Debitor) und jeden Lieferanten (Kreditor) jeweils ein eigenes Konto an (und speichern dazu Daten wie Name, Adresse, Bankverbindungen, Umsatzsteuer-ID-Nummer und derlei mehr). Welche Nummern Sie dafür vergeben, bleibt Ihnen überlassen (solange Sie in den oben erwähnten Bereichen bleiben); meine Kreditoren sind alphabetisch in Hunderterschritten sortiert (A=70001 bis 70099, B=70101 bis 70199 usw., über Sch=71901 bis 71999 und X/Y=72401 bis 72499 bis Z=72501 bis 72599; bei den Debitoren entsprechend ab 10001; die Endziffer 0 könnten Sie z.B. für Sammelkonten verwenden, z.B. 70100=„B-Diverse“ o.ä.). Oder vielleicht haben Sie bereits ein Abrechnungssystem für Ihre Kunden in Betrieb und dort schon Kundennummern vergeben; dann könnten Sie die dort vorhandenen Kundennummern nehmen und für die Fibu einfach 20000 addieren, dann wäre Kunde 456 eben Debitor 20456 (und der 10000er-Bereich stünde Ihnen daneben noch für manuell erzeugte Rechnungen wie oben beschrieben zur Verfügung).

Verwenden Sie für die Einsortierung nach Buchstaben unbedingt den „amtlichen“ Namen. Einen Lieferanten (Einzelunternehmer), der auf seine Rechnungen „XYZ Software Fritz Müller“ schreibt, legen Sie also (als „Person“, nicht als „Firma“, falls Ihre Fibu-Software das unterscheidet) unter „M“ (wie „Müller“) an (und nicht unter „X“ wie „XYZ Software“ – das ist eine Phantasiebezeichnung, an sie Sie später z.B. keinen gerichtlichen Mahnbescheid schicken könnten). Die „XYZ Software“ können Sie ja ggf. in einem Feld „Zusatz“ noch dazuschreiben, damit Sie den Lieferanten später wieder finden. Umgekehrt speichern Sie Firmen mit Handelsregistereintrag exakt so, wie sie im Handelsregister stehen; eine „Arthur Müller GmbH“, würden Sie daher unter „A“ einsortieren – ein im Handelsregister eingetragener Firmenname ist ein „einteiliger“ Begriff und hat keinen Vornamen!

An dieser Stelle auch gleich noch eine Begriffsklärung: Gegenüber Debitoren hat man in der Regel Forderungen (nämlich die Bezahlung seiner Rechnungen), gegenüber Kreditoren Verbindlichkeiten (nämlich die „Schulden“ aus den offenen Lieferantenrechnungen).

Da die Personenkonten i.d.R. nicht einzeln in der Bilanz stehen, summiert Ihre Fibu-Software alle Personenkonten auf und bildet die Summe der Debitoren („Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“) auf dem Sachkonto 1