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- Herausgeber: WS
- Kategorie: Fachliteratur
- Sprache: Spanisch
- Veröffentlichungsjahr: 2016
“Cómo Realizar una Evaluación del Desempeño: Método Paso a Paso para Convertirte en Consultor Bajo el Modelo de Competencias”, te enseñará y guiará con pasos concretos, el proceso completo de diseño, implementación y calificación de la evaluación de desempeño de una organización.
Si eres del área de Recursos Humanos o simplemente trabajas con el Capital Humano, probablemente te ha pasado como a muchos, que has estudiado, buscado libros, e incluso te has inscrito a cursos sobre alguna temática, pero después de terminarlos aún te queda la interrogante de cómo se lleva a la práctica lo aprendido. Y peor aún es la sensación cuando estás obligado a implementarlo y no sabes cómo hacerlo, o cómo mejorar lo que ya existe. Quizás muchas veces te preguntaste con ansiedad, "¿Cómo diablos lo hago?"
Te entregará pautas concretas (no teoría), paso a paso, acción a acción, que te guiarán en la gestión completa de un proyecto de mejora del desempeño de las personas y de las organizaciones.
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Seitenzahl: 197
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Cómo Realizar una Evaluación del Desempeño.
Método Paso a Paso para Llevarla a Cabo y Convertirte en Consultor.
Bajo el Modelo de Gestión por Competencias
Copyright © 2016 Sebastián Navarro Rojo
ISBN: 978-956-362-718-3
www.snrconsultores.com
© Diseño de Portada: Paulina Núñez P.
Todos los derechos reservados. Queda rigurosmente prohibida la reproducción total o parcial de este libro o su transmisión o exhibición por cualquier medio y en cualquier plataforma, sin la autorización previa y por escrito del autor.
En el presente libro se ha hecho un gran esfuerzo para detallar todos los pasos que pueden llevar —cualquiera sea el nivel experticia-, a realizar un exitoso diseño e implementación de una Evaluación del Desempeño.
Sin embargo, el éxito que se pueda obtener en la realización del proceso no depende exclusivamente de la información acá entregada, sino de múltiples factores en la vida y trabajo del lector, que pueden o no estar mencionados.Este libro tampoco reemplaza la asesoría de profesionales de otras áreas, como por ejemplo, del área legal.
A mi hijo Benjamín y a mi esposa,
generadores de mis sueños y mis cables a tierra.
UN REGALO PARA LOS LECTORES
Para complementar la lectura de este libro, o más precisamente, para brindarle una base de implementación, dejo a tu disposición el e-book de descarga gratuita: Diccionario Genérico de Competencias Conductuales.
Como este modelo de gestión por competencias, se sustenta en las habilidades y las características que dan cuenta de un rendimiento superior, el Diccionario es una fuente confiable donde se definen dichas competencias.
Observa este diagrama del modelo de Gestión de Recursos Humanos por Competencias:
Este “árbol” muestra que el modelo es capaz de abarcar varios procesos relacionados a la gestión de Recursos Humanos; y su base, el Diccionario, entrega las definiciones y niveles de lo que se entiende por cada una de las competencias.
De esta manera, es sobre la base de las Competencias definidas en el Diccionario que pueden diseñarse los perfiles que serán el tronco o la columna vertebral que establecerá luego los diferentes procesos.
Según estos, tú podrás conocer las características requeridas para contratar a una persona (siendo Selección parte de una de sus ramas), entenderás qué necesita capacitar, etc. Así, todos los procesos estarán bien articulados y trabajando de manera cooperativa (el follaje del árbol, en el diagrama), si este modelo se realiza bien desde su base.
En otras palabras —y siguiendo con el símil del árbol—, si trabajas con un diccionario mal elaborado, es probable que el tronco y todo el resto de sus procesos comiencen “torcidos” desde su gestación.
En el siguiente link podrás acceder a la descarga gratuita de una sólida base para la gestión de sus procesos de Recursos Humanos, de acuerdo al modelo conductual de Gestión por Competencias.
http://www.snrconsultores.com
SUPERANDO EL ESTRÉS DE NO SABER
En tu trabajo, ¿te has visto enfrentado a situaciones en que no sabes cómo actuar ni cómo llevarlas a cabo? ¿Recuerdas la sensación?
Actualmente, me desempeño como consultor senior y soy docente de pregrado y postgrado. Como experto, tengo mucha seguridad en los temas en que me desempeño como asesor, pero no siempre fue así.
Recuerdo la ansiedad que sentí en mi primer trabajo. Y esto, a pesar de que tuve la suerte de integrarme a una empresa donde nunca antes habían tenido de forma interna un psicólogo organizacional. Por ende, la experiencia de la empresa era tan nueva como resultaba para mí. Y digo suerte, porque era probable que nadie se diera cuenta que, en realidad, en la práctica, no sabía hacer muchas cosas. Y esto era lo que me estresaba: ¿las había estudiado? Sí. ¿Había ido a cursos? Sí. Pero esto era diferente.
La universidad había sido bastante teórica y los cursos, en buena medida, también. Recuerdo la sensación de inseguridad al salir, diciéndome a mí mismo al momento de enfrentar el trabajo: “no sé nada”. Y no era que no supiera nada. Sabía mucho, había leído demasiado y había estudiado cientos de horas. El problema era sentir que no sabía hacer las cosas de forma concreta.
Entonces, de a poco, cometiendo errores, fui aprendiendo “sobre la marcha” este nuevo trabajo. Incluso hubo veces en que logré darme cuenta, después de hacer algo, que lo había hecho mal, pero eso también es parte de aprender. La desventaja es que no contaba con nadie que me enseñara a hacer el trabajo, así que recurría a libros para poder llenar esos vacíos, sin embargo, después de leerlos me decía a mí mismo: —bueno, ¿y ahora cómo hago esto?
No fue la última vez ni el último trabajo donde me hice esa pregunta.
Con el pasar del tiempo, en distintas organizaciones donde trabajé, en distintas labores y proyectos que llevé a cabo, esa pregunta se repitió varias veces.
Imagino que a ti también te puede haber pasado, puedes haberte visto frente a una labor o a un proyecto que no supiste o no sabes todavía cómo afrontar, y te gustaría tener una nueva visión para saber cómo abordarlo; o bien, antes de verte en problemas, preferirías contar con más herramientas para no sentirte sobrepasado.
Este libro te ayudará a tener más confianza y, puntualmente, a obtener conocimientos concretos en todo lo que se relaciona con la Evaluación del Desempeño. Te aportará un completo paso a paso de aquello que tú y otros tendrán que hacer para llevarla a cabo.
Por lo tanto, si dominas el proceso, podrás ser capaz no solo de implementar el modelo, sino que se te encontrarás en una posición en que podrás desempeñarte como consultor, es decir, como una persona capaz de asesorar a una organización a realizar un proceso exitoso.
Consultor externo o interno, ¿por qué no? Tú podrías llegar a ser un consultor interno, un encargado de implementar el proceso o de supervisar a otros para que lo desarrollen de manera óptima, formando parte de una organización. O puedes llegar a ofrecer tus servicios a otras empresas.
¿Cómo te sientes hoy en tu trabajo? ¿Eres un operativo que hace lo que le dicen, una persona que lucha por tratar de hacer las cosas bien, pero con dudas; o un experto que aporta con seguridad a la organización?
Estudia este libro, sigue sus pasos, impleméntalos y cada vez estarás más cerca de ser un agente que entrega valor desde su conocimiento y experiencia.
A QUIÉNES ESTÁ DIRIGIDO ESTE LIBRO
Como muchos, imagino que alguna vez habrás buscado en internet: “Cómo realizar…” o “Cómo hacer…”. Esto, porque piensas —o sientes— que no cuentas con los conocimientos necesarios para realizar dicha tarea.
Si te has encontrado en esa situación o, al menos, lo has pensado en relación a algún tema, o a la totalidad de la Evaluación del Desempeño, el libro que estabas buscando es este.
El siguiente e-book está escrito con la intención de ser una herramienta más práctica que académica; como una guía (al estilo de un tutorial), para realizar de forma exitosa una Evaluación del Desempeño.
Tratándose entonces más bien de un manual que de un libro académico, en lo posible trataré de no hacer referencia a teorías ni de conformarnos en punto alguno solo con explicaciones conceptuales.
A diferencia de la mayor parte del material bibliográfico sobre la Evaluación del Desempeño —incluyendo cursos asociados a la materia—, este libro comprende la explicación de pasos concretos y de acciones detalladas para llevar a cabo su diseño, planificación, ejecución, control y evaluación. Por lo tanto, este libro está enfocado a personas que quieran saber cómo hacer concretamente una Evaluación, más que de discutir o problematizar el tema.
Profesionales y técnicos que tienen que empezar a implementar este tipo de proceso, o que deben mejorar el que existe en su organización, serán los más beneficiados.
Como trabajador, este libro te permitirá generar por tus propios medios la Evaluación del Desempeño, o en su defecto, supervisar su correcta gestión. Luego, si dominas el método, podrás desempeñarte como un consultor interno o externo y/o controlar a quienes lo estén implementando.
Estudiantes también pueden verse beneficiados al obtener una visión concreta de lo que suele ser un tema más bien teórico y poco elaborado en las aulas de clases.
En resumen este e-book te servirá para:
Diseñar e implementar con alta calidad, un proceso de Evaluación del Desempeño considerando el modelo de Gestión por Competencias o, incluso, abstrayéndose de este modelo, dado que no es restrictivo al mismo.
Supervisar el diseño y/o la implementación de un proceso de Evaluación del Desempeño si lo has externalizado.
Poner a tu disposición los conocimientos necesarios para que decidas entre realizar de forma interna el proceso, o externalizarlo. Esto último puede ser en su totalidad, restringirse a algunas fases, o incluso considerar herramientas asociadas.
Contar con formatos básicos de la Evaluación del Desempeño, sugeridos acá o en la página web
http://www.snrconsultores.com/recursos/
.
Entre estos:
La web contiene otros formatos de acceso liberado que no necesariamente están vinculados a este libro.
Brindar indicios para la elaboración de un manual o tu procedimiento propio de Evaluación del Desempeño.
Generar las capacidades técnicas iniciales para que seas un consultor interno o externo.
OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Hoy en día, todavía existen muchas organizaciones que creen, piensan e incluso sienten que las cosas o están bien o están deficientes. Hacen intervenciones sobre lo que estiman que está mal y, tras haberlas realizado, tienen la sensación de que aquello mejoró, o empeoró, o que simplemente no tiene remedio.
La Evaluación del Desempeño es una posibilidad de respuesta al problema anterior. Es una herramienta que permite cuantificar y establecer parámetros a la gestión y trabajo de las personas. De esta forma, permite establecer planes y estrategias de mejora para conocer cuantitativamente si hubo avances, mejoras o progresos. Así, dejamos de pensar o sentir que las cosas han mejorado o empeorado, para pasar a saber y demostrar cómo y cuánto.
Desde la perspectiva de este libro, cuantificar lo más posible es fundamental: permite disminuir las diferencias de percepción individuales, lleva a una evaluación más justa y brinda parámetros compartidos de desempeño.
La Evaluación del Desempeño forma parte de un sistema mayor, que podemos llamar “Gestión del Desempeño”: el conjunto de estrategias y acciones con las cuales se promueve, monitorea y mejora el alto desempeño de la persona y, en escalada, de toda la organización.
Asegurar el sistema de “Gestión del Desempeño” es el fin último de la Evaluación del Desempeño. El tener claridad sobre esto es fundamental para iniciar su diseño y definir sus distintas aristas.
EL PASO A PASO DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
En los próximos capítulos te presento el esquema general, paso a paso, de la Evaluación del Desempeño. Sin embargo, la implementación del proceso no implica necesariamente la aplicación de todos los pasos o acciones que se detallan a continuación.
Qué pasos y qué acciones seguir va a depender de los objetivos de la organización; de su nivel de “avance” en la aplicación del proceso, de la cantidad de personas con las que se cuente para implementarla, del tiempo que se tenga para ello, etc.
El contenido de este libro se estructura de acuerdo a la gestión de proyectos y de cambio. Al mirar su presentación podría parecer que faltan algunos pasos en como la fase de análisis de Viabilidad (apareciendo luego de forma implícita la Planificación, Ejecución, Seguimiento/Control, Evaluación/Cierre). Tampoco, se elabora el cómo hacer evidente y urgente la necesidad del proyecto. Esto debido a que en el presente e-book comienzo en el punto en que la necesidad y factibilidad de la Evaluación ya se han decidido, y se comienza a actuar.
Establecí un número medianamente extenso de pasos y acciones, aun cuando a la mayoría de las personas les acomoda más entender procesos en pocas fases. Esto lo he diseñado así, dado que mi intención fue detallar lo más posible cada una de las posibles acciones concretas que tú puedes realizar en este proceso. La Evaluación del Desempeño requiere más precisión y extensión, en lugar de una simplificación conceptual, y este libro aborda minuciosamente casi todas las actividades, eximiéndote a ti como lector, de tener que adivinar o averiguar qué hacer en relación al proceso.
Durante la revisión de los pasos, podrás apreciar la inclusión de variados ejemplos, tablas y cálculos; para su uso es indispensable que los adaptes a la realidad de tu organización, lo mismo en las instancias en que menciono diferentes cargos.
De antemano, aclaro que hay ciertos subprocesos que no se trabajan en detalle por su nivel de complejidad en relación con el espacio disponible del formato libro. Se necesitaría mucho más para explicar cómo elaborar y analizar bases de datos, junto con otras aplicaciones específicas de otras disciplinas, como; por ejemplo, el aspecto legal y las comunicaciones.
En estos aspectos, recomiendo que te asesores con expertos en estas materias para tener mejores resultados. Aunque a través de libros y otros medios, pondré a tu disposición algunos conocimientos relevantes en relación a estos y otros temas.
PASO 1: DEFINIR EL EQUIPO DE PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN
Una de las primeras consideraciones que debes tener en cuenta al realizar un proyecto importante, es la necesidad de definir un equipo que liderará este proceso. O al menos, de aclarar las responsabilidades de las distintas personas ligadas al mismo.
Hay un paso que podría estar incluso antes, o justo después de la definición del equipo, el cual se relaciona con los perfiles de cargo de la organización.
Te sugiero revisar si estos perfiles están bien elaborados de acuerdo al Modelo de Competencias; al menos la evaluación cualitativa, como verás, se fundamenta en este modelo.
Si los perfiles están bien desarrollados, como se resume en los Pasos 6 y 7, puedes continuar con tranquilidad. En caso contrario, o si se presentan dudas, evalúa si necesitas elaborarlos antes bien, o si decides trabajar con los que la organización ya tiene, para adecuarlos posteriormente.
En la dirección web en la portada del libro, revisa el estado de otras guías como este e-book, en relación a CÓMO DISEÑAR Y LEVANTAR PERFILES DE CARGO, para poder saber con certeza si tus perfiles cuentan con lo necesario para avanzar en el proceso.
Acción 1.- Planifica y genera una reunión inicial con el principal promotor o movilizador del proceso.
Lo más probable es que alguien te haya solicitado desarrollar la Evaluación del Desempeño; si es así, lo primero que debes hacer es reunirse con esa persona. Puede tratarse de una jefatura o incluso del Gerente General, u otra figura que asume la dirección de la organización.
Solicita una reunión con una o ambas (idealmente tiene que estar la persona de alta dirección). En esta reunión, dejarán en claro —de manera explícita— los siguientes:
• Objetivos de la Evaluación del Desempeño.
Puede parecer obvio, pero no siempre es así; por ejemplo, puede darse el caso de que se quiera implementar la Evaluación para realizar desvinculaciones.
De acuerdo a tu posición dentro de la organización, evalúa si es prudente cambiar el foco del proceso en relación a los objetivos del mismo.
Los objetivos para la implementación de la Evaluación son muy relevantes, dado que permiten saber dónde poner los énfasis, e incluso si acelerar o priorizar algunos procesos por sobre otros.
Algunos motivos para esto pueden ser: potenciar el desempeño, despedir personas, capacitar de forma más “objetiva” (con un proceso bien implementado para la elección de cursos y no solo la percepción de las jefaturas), retomar un proceso olvidado que ha generado un mal ambiente en la organización, etc. Pueden ser varios al mismo tiempo y —cómo mencionaba anteriormente—conocerlos te permitirá priorizar.
Estos objetivos pueden ser reformulados después del Paso 2, al revisar la estrategia de la organización.
Desde este momento, tú debes prospectar qué es lo que vas a considerar un éxito en la implementación. Algunos ejemplos podrían ser:
Dependiendo de lo que hayas definido, tendrás que establecer criterios de medición, ya que, gracias a estos, podrás definir el impacto que tuvo el proceso al concluir.
Si defines, por ejemplo, la productividad, tienes que establecer algún parámetro e instrumento(s) para medirla al inicio del proceso y luego al final del proceso.
Si logras demostrar que la productividad aumentó, podrás evidenciar el impacto que la Evaluación del Desempeño tuvo, y más aún, si en este caso la mejora se vincula a otros indicadores que pudieran estar asociados: rentabilidad, adjudicación de proyectos, etc.
Ten presente que lo que definas en este punto debe estar asociado a los objetivos estratégicos de la organización; por esta razón, su revisión es muy relevante en este punto.
• Discusión de posibles responsables para:
A continuación, te presento una lista de cargos que pueden ser incluidos para definir lo anterior:
Dependiendo del número de cargos, personas y de la complejidad de tu organización, una misma persona —probablemente tú mismo— puede asumir varios o casi todos estos roles y responsabilidades.
Los cuatro últimos grupos pueden no estar incluidos, pero la razón de hacerlos partícipes tiene que ver con la calidad de lo que pueden aportar, y con que poseen un punto de vista que muy probablemente será complementario al tuyo. Te pueden ayudar a visualizar la mejor forma de hacer el proceso —sin perder de vista que el “experto” es el área o la persona que lo está llevando a cabo—. Además, así también se los motiva constructiva y activamente a ser parte del mismo.
Mi experiencia me ha mostrado que la gente suele participar con mejor disposición en aquello que siente suyo y que ayudó a construir, a diferencia de cómo se involucra con algo que siente que les ha sido impuesto, o que no les pertenece.
• Solicitar apoyo como “Sponsor”.
Parte fundamental del éxito del proceso es que el Gerente General, Director, o símil de la organización, apoye activa y evidentemente el proceso de Evaluación del Desempeño.
En la medida que la gente vea su apoyo, tomarán más en serio el proceso, se sentirán más comprometidos a cumplir con sus fases y podrán ver que hay interés y compromiso de la alta dirección en el desarrollo de las personas.
Por ende, es necesario pedir que esta persona haga ciertas intervenciones —sobre todo comunicacionales, y en reuniones gerenciales— evidenciando la necesidad y la importancia que tiene el aporte positivo de todos durante todo el proceso. Si además de comunicar, da el ejemplo de forma notoria, más potencia tendrá su llamado.
Otro aspecto donde este alto cargo puede tener un papel más activo, y en el que también habría que darle a conocer muy concretamente su participación, es en la discusión de la posible entrega de bonos en dinero como parte de las políticas asociadas a los resultados de la Evaluación.
Es posible que, en relación a este punto, puedas desde este momento solicitar al área de finanzas un estudio de la factibilidad y límites para hacer entrega de este tipo de “recompensa”. El detalle de este aspecto puedes verlo en el Paso 9.
• Presupuesto y recursos.
Dentro de lo posible, en este punto deben quedar claros los recursos con los que se cuenta para realizar el proceso completo (sin considerar lo relacionado con los bonos de dinero). Considera:
Un elemento importante que abarca todos estos planos, es la decisión de contratar una persona o empresa externa que realice el proceso.
Este e-book te brindará los conocimientos suficientes para que puedas realizar por tu cuenta la Evaluación en su totalidad, sin embargo, puede que saber hacerlo no sea suficiente por un tema de tiempo y/o la capacidad que tengas tú y tu equipo para poder llevarlo a cabo.
Si dispones de personal con conocimiento y de tiempo suficiente, vas a poder desarrollarlo de forma interna. En caso contrario, debes evaluar la posibilidad de externalizar.
El acceso a un software también es otra decisión importante que puedes tomar al inicio.
Estos sistemas tienen la ventaja de ayudar considerablemente en tiempos, carga de trabajo y precisión (cuentan con análisis, cálculos, bases de datos, comunicaciones, control, informes, etc.). Sin embargo, muchas veces suelen tener un alto costo, por lo que es muy relevante considerar si se adquiere o no. Además, para tomar la decisión, será importante conocer las reales dimensiones y el nivel de trabajo que implica todo este proceso.
En el Paso 8 retomamos la opción de contratar o no un software, después del análisis de este y otros sistemas manuales de evaluación, junto con el hecho de contar en ese punto con más información sobre las reales dimensiones del proceso en su conjunto.
Ten presente que no todos los programas se pueden adecuar totalmente a tu estilo, modelo o programación de la Evaluación del Desempeño. Esto es importante considerarlo para que no contraten un sistema incompatible con lo que hayas planificado y diseñado.
Acción 2.- Establece y lleva a cabo reuniones con el posible nuevo Equipo de Planificación e Implementación.
Paso Previo de Comunicación: con posterioridad a la reunión inicial, informa a las personas seleccionadas acerca del proceso y sus roles en el mismo, idealmente en persona. Si no puedes, mediante correo electrónico.
Recuerda: siempre envía tus comunicaciones por e-mail para que quede un respaldo. Acá considera lo siguiente:
Remitente
: idealmente de parte del “Sponsor” —Gerente General, o símil—, para generar mayor compromiso.
Participantes
: todos los seleccionados en la Reunión Inicial.
Contenido
: mencionar que se trata de una reunión acerca del inicio de un nuevo proceso de Evaluación del Desempeño. Es importante acá comunicarles con énfasis la relevancia de su participación —como representantes de distintas áreas— y de sus aportes para lograr que este proceso sea lo más beneficioso y justo para el personal y la organización.
Agenda
: se debe establecer un día y horario de reunión o proponer fechas tentativas. En la medida que sea la persona encargada de la dirección de la organización (Sponsor) quien envíe el correo, más fácil resultará la coordinación para la reunión.
Considera el siguiente formato para los contenidos a tratar dentro de las reuniones:
Reunión número 1:
a) Participantes: Gerente General, Jefe de Recursos Humanos, Analista y otros invitados escogidos, a quienes se les hizo el comunicado.
b) Contenidos:
Presentación del (nuevo) proceso de Evaluación del Desempeño y su objetivo, brindado por el Gerente General idealmente.
