Crashkurs Buchführung für Selbstständige 2024/2025 E-Book

Iris Thomsen

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 207

Veröffentlichungsjahr: 2024

Beschreibung

Mit Belegen umgehen, Einnahmen und Ausgaben richtig verbuchen, Umsatzsteuer korrekt abführen - Iris Thomsen erklärt die Grundlagen der Buchführung und führt Sie sicher vom Einzelbeleg zur Ermittlung des vorläufigen Jahresergebnisses. Zahlreiche Übungsaufgaben und Lösungen unterstützen Sie bei der Anwendung und Vertiefung des eigenen Buchführungswissens. Mit diesem Praxisbuch gewinnen Sie als Selbstständige Sicherheit bei der Buchführung und in Steuerthemen. Inhalte: - So erfüllen Sie Ihre Pflichten gegenüber dem Finanzamt - Alles zu Miete, Arbeitszimmer, Geschäftswagen, Werbekosten etc. - Abschreibung, Darlehen und Zinsen korrekt verbuchen - So wählen Sie die richtige Gewinnermittlungsart aus Neu in der 5. Auflage: - Aktuelle Änderungen zu Sonderabschreibung, Degressive AfA, Geschenke, Personalkosten, Hinweise auf E-Rechnungspflicht, häusliches Arbeitszimmer und Homeoffice-Pauschale, steuerlicher und geldmäßiger Gewinn im Vergleich Die digitale und kostenfreie Ergänzung zu Ihrem Buch auf myBook+: - Zugriff auf ergänzende Materialien und Inhalte Jetzt nutzen auf mybookplus.de.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

InhaltsverzeichnisHinweis zum UrheberrechtmyBook+ImpressumVorwort1 Pflichten gegenüber dem Finanzamt1.1 Ertragsteuern und Umsatzsteuer1.1.1 Der Gewinn oder Verlust des Unternehmens1.1.2 Ist zusätzlich Umsatzsteuer zu berechnen?1.1.3 Ausnahme: Kleinunternehmerregelung, § 19 UStG 1.1.4 Einwandfreie Rechnungen und Quittungen1.1.5 Neu: E-Rechnungspflicht ab 1.1.20251.2 Umsatzsteuer mit dem Finanzamt abrechnen1.2.1 Umsatzsteuer abführen – Vorsteuerabzug1.2.2 Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug1.2.3 Umsatzsteuer zurücklegen fürs Finanzamt1.3 Gewinn ermitteln – was sind Betriebsausgaben?1.3.1 Was sind Betriebseinnahmen?1.3.2 Was sind Betriebsausgaben1.3.3 Was sind keine Betriebsausgaben?1.3.4 Ertragsteuern zurücklegen fürs Finanzamt1.4 Gewinnermittlung und Belege2 Materialeinkauf, Erträge, Darlehen, Zinsen2.1 Materialeinkauf und Erträge2.1.1 Gewinnermittlung mit Umsatzsteuerabrechnung2.1.2 Gewinnermittlung ohne Umsatzsteuerabrechnung2.2 Darlehen – Zins und Tilgung2.2.1 Darlehensauszahlung2.2.2 Darlehensrückzahlung2.3 Zusammenfassung: steuerlicher Gewinn und ­Geldbestand2.4 Aufgaben3 Versicherungen, Miete, Arbeitszimmer3.1 Versicherungen3.2 Miete 3.3 Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschale3.3.1 Arbeitszimmer in der Mietwohnung3.3.2 Arbeitszimmer in der Eigentumswohnung/im eigenen Haus3.4 Zusammenfassung: steuerlicher Gewinn und ­Geldbestand3.5 Aufgaben4 Geschenke, Bewirtung, Telefon4.1 Geschenke4.2 Bewirtung4.3 Telefon/Internet – Kosten und Privatnutzung4.3.1 Privatnutzung Telefon/Internet4.3.2 Telefonkosten Privatanschluss4.4 Zusammenfassung: steuerlicher Gewinn und ­Geldbestand4.5 Aufgaben5 Anlagevermögen, Abschreibung, ­Werbekosten5.1 Anschaffung Anlagevermögen5.2 Was heißt das, abschreiben?5.3 Abschreibungsarten für abnutzbares Anlagevermögen5.3.1 Abschreibungsarten für abnutzbares, bewegliches Anlagevermögen5.3.2 Abschreibungsregelung im Einkommensteuergesetz (EStG)5.3.3 Abschreibungsarten für abnutzbares, unbewegliches Anlagevermögen5.3.4 Abschreibungsart für abnutzbares, immaterielles Anlagevermögen5.3.5 Abschreibung im Jahr der Anschaffung5.3.6 Die Abschreibungsliste (AfA-Liste)5.4 Verkauf Anlagevermögen5.5 Anschaffung Geschäftswagen erfassen5.6 Werbekosten5.7 Zusammenfassung: steuerlicher Gewinn und ­Geldbestand5.8 Aufgaben6 Geschäftswagen, Privatnutzung, ­Warenentnahme6.1 Kfz-Kosten für Geschäftswagen6.2 Privatnutzung Kfz6.2.1 Pauschale Abrechnung, 1-%-Regelung (× 12 Monate)6.2.2 Berechnung der tatsächlichen Privatfahrten lt. sonstigen Aufzeichnungen6.2.3 Berechnung der tatsächlichen Privatfahrten lt. Fahrtenbuch 6.2.4 Vergleich 1-%-Methode – Fahrtenbuch6.2.5 Wie viel Umsatzsteuer ist für die Privatnutzung eines Kfz abzuführen?6.2.6 Privatnutzung Kfz Arbeitnehmer/innen – Sachbezüge Kfz6.2.7 Hinweis zur Privatnutzung von Elektro- und Hybridfahrzeugen6.3 Privatnutzung Kfz erfassen6.4 Privatnutzung Fahrrad – Sachbezüge Fahrrad6.5 Privatentnahmen – Waren6.6 Zusammenfassung: steuerlicher Gewinn und ­Geldbestand6.7 Aufgaben7 Reisekosten, externe und eigene ­Mitarbeiter, Privatentnahmen7.1 Fahrtkosten7.2 Reisenebenkosten7.3 Übernachtungskosten auf Geschäftsreisen7.4 Verpflegungsmehraufwand auf Geschäftsreisen7.5 Fremdarbeiten7.5.1 Kinderbetreuungskosten7.5.2 Haushaltsnahe Dienstleistungen und mehr7.6 Personalkosten7.6.1 Beschäftigungsarten7.6.2 Vom Bruttolohn zum Nettolohn7.6.3 Mehr zu Abzügen und Lohnnebenkosten – Sozialversicherungen und Steuer7.7 Privatentnahmen durch Unternehmer/in7.7.1 Einzelfirma, Personengesellschaft– z. B. GbR, OHG, KG7.7.2 Kapitalgesellschaft – z. B. GmbH, Ltd., AG, UG (haftungsbeschränkt)7.8 Zusammenfassung: steuerlicher Gewinn und ­Geldbestand7.9 Aufgaben8 Steuern zurücklegen fürs Finanzamt8.1 Umsatzsteuer8.1.1 Umsatzsteuer-Voranmeldungen im laufenden Jahr8.1.2 Abgabezeiten Umsatzsteuer-Voranmeldung8.1.3 Antrag auf Dauerfristverlängerung8.2 Steuern vom Gewinn8.2.1 Gewerbesteuer8.2.2 Einkommensteuer8.2.3 Einkommensteuer – Elster8.2.4 Abgeltungsteuer8.2.5 Körperschaftsteuer8.3 Zusammenfassung: steuerlicher Gewinn und Banksaldo9 Wahl der Gewinnermittlungsart9.1 Die Gewinnermittlungsarten9.2 Einnahme-Überschussrechnung9.2.1 Das Formular Anlage EÜR9.2.2 Einnahme-Überschussrechnung und Steuererklärungen übermitteln9.3 Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung 9.3.1 Die Bilanz9.3.2 Die Gewinn- und Verlustrechnung9.3.3 Bilanz nach Steuer- und Handelsrecht9.3.4 Bilanz und Steuererklärung übermitteln10 Umsatzsteuer abführen – Zeitpunkt10.1 Varianten für Umsatz und Umsatzsteuer10.1.1 Einnahme-Überschussrechnung und Istversteuerung10.1.2 Einnahme-Überschussrechnung und Sollversteuerung10.1.3 Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Sollversteuerung10.1.4 Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Istversteuerung10.1.5 Ausnahme: Vorsteuer10.1.6 Ausnahme: Anzahlungen11 Belege vorbereiten für die Arbeit mit einer Buchführungssoftware11.1 Belege sortieren bei der Einnahme-­Überschussrechnung11.1.1 Belege in verschiedene Gruppen einteilen11.1.2 Wie sind die Barbelege vorzubereiten?11.1.3 Bankbelege sortieren11.1.4 Rechnungen hinter die Kontoauszüge heften11.1.5 Belege, die jetzt noch übrig sind11.1.6 Barbelege, die nachträglich auftauchen11.2 Belege sortieren bei der Bilanz mit Gewinn- und ­Verlustrechnung11.2.1 Kassenbelege vorbereiten11.2.2 Kunden- und Eingangsrechnungen ablegen11.2.3 Kontoauszüge sortieren11.2.4 Belege, die jetzt noch übrig sind11.3 Ablage und Aufbewahrungspflicht11.3.1 Umgang mit elektronischen Belegen11.3.2 Elektronische Kassensysteme12 Wie arbeiten Buchführungsprogramme?12.1 Die Einnahme-Überschussrechnung mit einem ­Buchführungsprogramm12.1.1 Konten für Einnahmebelege und Geldeingänge12.1.2 Konten für Ausgabebelege und Zahlungen12.1.3 Hinweis zur Kontenauswahl12.1.4 Die richtige Reihenfolge der Kontonummern12.1.5 Einnahmebelege und Geldeingänge erfassen12.1.6 Ausgabebelege und Zahlungen erfassen12.1.7 Die Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln12.1.8 Die Einnahme-Überschussrechnung mit oder ohne Formular12.1.9 Hinweis zu den Konten Kasse und Bank12.2 Die Bilanz mit GuV mit einem Buchführungsprogramm12.2.1 Konten für Kundenrechnungen12.2.2 Konten für Eingangsrechnungen12.2.3 Hinweis zur Kontenauswahl12.2.4 Die richtige Reihenfolge der Kontonummern12.2.5 Kundenrechnungen erfassen12.2.6 Eingangsrechnungen erfassen12.2.7 Die Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln12.2.8 Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung12.2.9 Kassenbelege und Kontoauszüge buchen mit zwei Kontonummern12.2.10 Kassenbelege erfassen12.2.11 Positionen der Kontoauszüge erfassen12.3 Unterschied laufende Buchführung/Jahresabschluss13 Anhang13.1 Lösungsteil für die Übungsaufgaben13.2 Checklisten zum Buchen13.2.1 Kundenrechnungen buchen13.2.2 Eingangsrechnungen buchen13.2.3 Geschenke buchen13.2.4 Bewirtungskosten buchen13.2.5 Kauf Anlagevermögen buchen13.2.6 Abschreibung Anlagevermögen buchen13.2.7 Verkauf Anlagevermögen buchen13.2.8 Reisekosten buchen13.2.9 Privatnutzung Kfz buchen13.2.10 Umsatzsteuer-Voranmeldung buchen13.2.11 Antrag auf Dauerfristverlängerung buchen13.3 LiteraturempfehlungenIhre Online-Inhalte zum Buch: Exklusiv für Buchkäuferinnen und Buchkäufer!Stichwortverzeichnis

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Bestell-Nr. 11020-0100

ePDF:

ISBN 978-3-648-18080-8

Bestell-Nr. 11020-0154

Iris Thomsen

Crashkurs Buchführung für Selbstständige 2024/2025

5. aktualisierte und überarbeitete Auflage, Oktober 2024

© 2024 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Munzinger Str. 9, 79111 Freiburg

www.haufe.de | [email protected]

Produktmanagement: Dipl.-Kfm. Kathrin Menzel-Salpietro

Illustrationen: Nicole von der Brüggen, Weinheim

Lektorat: Ulrich Leinz

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, des auszugsweisen Nachdrucks, der Übersetzung und der Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen, vorbehalten. Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

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Sollte dieses Buch bzw. das Online-Angebot Links auf Webseiten Dritter enthalten, so übernehmen wir für deren Inhalte und die Verfügbarkeit keine Haftung. Wir machen uns diese Inhalte nicht zu eigen und verweisen lediglich auf deren Stand zum Zeitpunkt der Erstveröffentlichung.

Vorwort

Dieser Crashkurs ist aus einer Seminarreihe entstanden, die ich selbst entwickelt und über mehrere Jahre regional in eigener Regie durchgeführt habe.

Mit Freude habe ich zugesehen, wie meine Seminarteilnehmer von Stunde zu Stunde entspannter wurden. Sie erkannten, wie viel sie eigentlich schon wussten, und vor allem, wie viel sie bereits in der Praxis richtig machten. Nun, nach diesem Seminar fühlten sie sich sicherer. Sie hatten jetzt den Überblick und wussten, worauf es ankommt.

Ich hoffe, auch Sie haben beim Lesen dieses Buches Erfolgserlebnisse und fühlen sich danach sicherer, wenn es um Ihre Zahlen sowie den Umgang mit Steuerberatern und Finanzamt geht.

Wahrscheinlich entscheiden Sie danach fundiert, welche Arbeiten der Buchführung Sie in Zukunft selbst übernehmen und welche Sie ganz gezielt nach außen geben werden.

Auf jeden Fall können Sie das nächste Mal bei Ihrem Steuerberater besser mitreden und geben ihm die Informationen, die er für eine optimale Beratung benötigt.

Auf der Internetseite für meine Leserinnen und Leser – www.iris-thomsen.de – finden Sie Änderungen bzw. Neuerungen zu Themen, die in diesem Buch beschrieben sind.

Iris Thomsen

1 Pflichten gegenüber dem Finanzamt

Hier lernen Sie nicht nur viele Begriffe kennen, die Ihnen beim Gespräch mit Steuerberatern oder Sachbearbeitern des Finanzamts begegnen. Sie werden auch Schritt für Schritt an Ihre Pflichten gegenüber den Finanzbehörden herangeführt.

Zahlen Sie Einkommensteuer? Zahlt Ihr Unternehmen Körperschaftsteuer?

Wird den Kunden zusätzlich Umsatzsteuer berechnet?

Was ist der Unterschied zwischen Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer und Vorsteuer?

Was sind Betriebsausgaben?

Wie kann es passieren, dass der Steuerberater von Gewinnen spricht, während Ihr Bankkonto einen ziemlich niedrigen Stand ausweist?

Wie können Sie die Belege vorbereiten?

1.1 Ertragsteuern und Umsatzsteuer

Sowie Sie selbstständig tätig sind, verlangt das Finanzamt mehr von Ihnen als die jährliche Einkommensteuererklärung. In jedem Fall müssen Sie zusätzlich für das Unternehmen den Gewinn oder Verlust ermitteln, d. h. die Betriebseinnahmen und -ausgaben nach bestimmten Vorgaben gegenüberstellen.

Vielleicht müssen Sie darüber hinaus eine Umsatzsteuererklärung abgeben, je nachdem welche Produkte bzw. Dienstleistungen Sie anbieten.

Selbstständige haben es in der Regel mit zwei AbteilungenFinanzamt, Abteilungen des Finanzamtsdes Finanzamts zu tun:

eine Abteilung ist zuständig für die Ertragsteuern vom Verdienst und vom Gewinn des Unternehmens (Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer).

eine Abteilung ist zuständig für die Mehrwertsteuer, die das Unternehmen den Kunden in Rechnung stellt (Umsatzsteuer und Vorsteuer).

Mehr dazu in den folgenden Kapiteln.

1.1.1 Der Gewinn oder Verlust des Unternehmens

Privatpersonen müssen am Jahresende in der Einkommensteuererklärung angeben, was sie verdient haben und zahlen dafür Einkommensteuer. Der Verdienst eines Selbstständigen ist der Gewinn oder Verlust des Unternehmens. In welcher Steuererklärung dieses Ergebnis eingetragen wird, ob Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer dafür zu zahlen ist, hängt von der Unternehmensform ab. Welche Unternehmensform hat Ihr Unternehmen?

EinzelfirmaEinzelfirma

Ist das Unternehmen eine Einzelfirma, geben Sie den Gewinn des Unternehmens in der Einkommensteuererklärung an und zahlen dafür Einkommensteuer.

PersonengesellschaftPersonengesellschaft – GbRGbR, OHGOHG, KGKG

Sind am Unternehmen mehrere Personen beteiligt, ist es also eine Personengesellschaft, gibt das Unternehmen zunächst eine eigene Feststellungserklärung ab, in die das Ergebnis und die Gewinnanteile aller Beteiligten eingetragen werden. In die Einkommensteuererklärung tragen Sie nur Ihren Gewinnanteil ein und zahlen dafür Einkommensteuer.

KapitalgesellschaftKapitalgesellschaft – GmbHGmbH, AGAG, UG (haftungsbeschränktUG (haftungsbeschränkt)Ltd.)

Ist das Unternehmen eine Kapitalgesellschaft, gibt das Unternehmen zunächst eine Körperschaftsteuererklärung ab und zahlt für Gewinne KörperschaftsteuerKörperschaftsteuer. Erhalten Sie ein Gehalt von Ihrem Unternehmen oder eine Gewinnbeteiligung, geben Sie diese Einkünfte in Ihrer Einkommensteuererklärung an und zahlen dafür Einkommensteuer.

Viele Unternehmen müssen zusätzlich für den Gewinn Gewerbesteuer abführen. In diesem Fall meldet diese Abteilung des Finanzamts die Höhe des Gewinns an die Gemeinde, die dann die Gewerbesteuer verlangt.

Mehr dazu erfahren Sie später im Kapitel 8 »Steuern zurücklegen fürs Finanzamt«.

In den folgenden Beispielen wird gezeigt, was das Finanzamt über alle Unternehmensformen wissen möchte. Dabei wird zunächst von einer Personenfirma (Einzelfirma oder Personengesellschaft) ausgegangen und immer dann, wenn bei Kapitalgesellschaften Besonderheiten zu beachten sind, wird darauf hingewiesen.

1.1.2 Ist zusätzlich Umsatzsteuer zu berechnen?

In diesem Kapitel erfahren Sie, in welchem Fall das Unternehmen zusätzlich zur Auftragssumme Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer berechnen muss oder nicht. Hier wird nicht der Verdienst besteuert, sondern der Verkauf von Waren und Dienstleistungen, die nicht von der Mehrwertsteuer befreit sind.

UmsatzsteuerpflichtUmsatzsteuerpflicht

In welchen Fällen müssen Sie Umsatzsteuer in Rechnung stellen und anschließend an das Finanzamt abführen?

Wenn das Unternehmen Lieferungen und Leistungen gegen Entgelt ausführt.

Wenn Sie als Unternehmer/in Waren oder sonstige Leistungen (private Autonutzung/Telefonnutzung) in Anspruch nehmen.

Es sei denn, das Unternehmen verkauft Waren oder bietet Dienstleistungen an, die von der Umsatzsteuer befreit sind.

UmsatzsteuerfreiheitUmsatzsteuerfreiheit

Welche Lieferungen und Leistungen sind von der Umsatzsteuer befreit? Ein Blick in § 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) hilft hier weiter:

Ausfuhrlieferungen (Export sonstiges Ausland)

Innergemeinschaftliche Lieferung (Export EU-Ausland)

Gewährung von Krediten/Wertpapiergeschäfte

Zahlungs- und Überweisungsverkehr

Vermietung von Grundstücken/Gebäuden

Krankenhäuser, Ärzte, Zahnärzte (ohne Zahntechnik)

Heilpraktiker und ähnliche Berufe

Leistungen von Pflegediensten, die von Sozialversicherungsträgern übernommen werden

Postleistungen, die dem Gemeinwohl dienen

Staatlich anerkannte Schulen und Bildungsträger

Umsatzsteuersätze

Der normale Steuersatz für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen beträgt 19 %. Es sei denn, die Lieferung oder Leistung ist in der Anlage 2 zum Umsatzsteuergesetz aufgeführt, dann beträgt der Steuersatz nur 7 %, § 12 UStG.

Normaler Steuersatz (z. B. Warenverkauf, Dienstleistung)

19 %

Ermäßigter Steuersatz (z. B. für Lebensmittel – außer Getränke, Pflanzen, Bücher, Zeitschriften, soweit sie der Bildung dienen, Waren des Kunstgewerbes, Taxi ­innerhalb einer Gemeinde oder unter 50 km, Beherbergungskosten in Hotels und Gastronomiebetrieben, E-Books, Schienenbahnverkehr [§ 12 UStG Anlage 2])

7 %

Differenzsteuersatz (z. B. land- und forstwirtschaftliche Erzeugnisse – außer Getränke)

5,5 %

oder 9 %

Durch die Coronakrise galt bis zum 31.12.2023 in der Gastronomie der Steuersatz von 7 % für alle Speisen, mit und ohne Dienstleistung. Für Getränke galt und gilt gleichbleibend der Steuersatz von 19 %.

Speisen in der Gastronomie mit Dienstleistung

1.1.2021 bis 31.12.2023

Steuersatz 7 %

Seit 1.1.2024 wieder

Steuersatz 19 %

Speisen in der Gastronomie ohne Dienstleistung (to-go, Lieferung)

unverändert

Steuersatz 7 %

Warenverkauf – Lieferzeitpunkt

Der Zeitpunkt der Lieferung, ist der Tag an dem die Ware übergeben wird. Der Käufer erhält die Verfügungsmacht bzw. der Übergang von Nutzen und Lasten findet statt. Bei Versendung ist das bei Beginn der Lieferung. Beim Kauf auf Probe gilt die Ware erst nach Ablauf der Probezeit als angenommen oder vorher durch schriftliche Annahme oder Zahlung.

Dienstleistung – Abschluss/Abnahme des Auftrags

Eine Leistung ist abgeschlossen, wenn sie bis zur Vollendung ausgeführt bzw. fertiggestellt und nutzbar ist. Ein übertragendes Recht muss ausgeübt werden können.

Weder das Rechnungsdatum noch der Zahlungstermin bestimmen den Steuersatz bei abgeschlossenen Aufträgen. Bei Anzahlungen gilt der gültige Steuersatz zum Zeitpunkt der Zahlung. Beachten Sie hierzu das Beispiel »Besonderheit bei Anzahlungen«.

Haben Sie einen Auftrag im November begonnen und im Januar des Folgejahres fertiggestellt, gilt für den gesamten Auftrag der Steuersatz, der zum Zeitpunkt der Fertigstellung gültig ist.

Hatten Sie bereits Teilrechnungen mit dem vorher gültigen Steuersatz geschrieben, genügt es das in der Schlussrechnung zu korrigieren.

Beispiel

Für eine Geschäftsfeier in einem Restaurant, die im Januar 2024 stattfand, berechnen Sie 3.570 Euro (3.000 Euro zuzüglich 19 % USt. 570 Euro). Im Dezember 2023 haben Sie bereits eine Anzahlung in Höhe von 2.140 (2.000 Euro zuzüglich 7 % USt. 140 Euro) angefordert.

Korrektur der Anzahlung

Nettobetrag

Umsatzsteuer

Anzahlung 7 %

2.000,00 Euro

140,00 Euro (7 %)

Korrektur

– 2.000,00 Euro

– 380,00 Euro (19 %)

Zu wenig gezahlte Steuer 12 %

– 240,00 Euro

Abrechnung

Nettobetrag

Umsatzsteuer

Gesamtpreis

3.000,00 Euro

570,00 Euro (19 %)

abzüglich 1. Teilrechnung Nr.

– 2.000,00 Euro

– 380,00 Euro (19 %)

Rechnungsbetrag netto

1.000,00 Euro

Umsatzsteuer 19 %

190,00 Euro

zu wenig gezahlte Steuer 12 %

– 240,00 Euro

Rechnungsbetrag

1.430,00 Euro

Eine Teilleistung muss wirtschaftlich abgrenzbar und zuvor vertraglich vereinbart sein. Welche Teilleistungen wirtschaftlich abgrenzbar sind, ist für die meisten Branchen gesetzlich geregelt. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wenn Sie bei einer Rechnung unsicher sind.

Unselbstständige Nebenleistungen sind mit dem gleichen Steuersatz zu berechnen wie die Hauptleistungen. Was heißt das?

Beispiel: Verkauf eines Computers plus Nebenkosten

Verkaufen Sie einen PC zuzüglich Fracht, Porto oder Mautgebühren, müssen Sie den Computer und die Versandkosten mit 19 % USt. berechnen. Unabhängig davon, ob in den Versandkosten Umsatzsteuer enthalten war oder nicht.

1.1.3 Ausnahme: Kleinunternehmerregelung, § 19 UStG

Sie haben die Möglichkeit, sich beim Finanzamt von der Umsatzsteuer befreien zu ­lassen. Dies gilt für Freiberufler, Gewerbebetriebe und Vereine gleichermaßen. Vo­raussetzung: Ihr Umsatz (Einnahmen, nicht Gewinn) liegt

im Vorjahr oder im Gründungsjahr nicht über 22.000 Euro und

im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro.

Der eingenommene Umsatz inkl. Umsatzsteuer (soweit USt. berechnet wurde) darf diese Grenzen nicht überschreiten. Außerdem handelt es sich um Jahresgrenzen, denken Sie daran im Gründungsjahr.

Beispiel: Berechnung im Gründungsjahr

Sie haben sich im August selbstständig gemacht und hatten im Gründungsjahr einen Umsatz von 7.000 Euro. Diese 7.000 Euro haben Sie in fünf Monaten erwirtschaftet, also hätten Sie in zwölf Monaten (7.000 Euro : 5 × 12) 16.800 Euro eingenommen. In diesem Fall können Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, d. h., die Rechnungen dürfen ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden.

Die Kleinunternehmerregelung gilt jeweils für ein Jahr. Zu Beginn jeden Jahres ­müssen Sie sich vergewissern, ob Sie die Rechnungen weiterhin ohne Umsatzsteuer ausstellen dürfen oder nicht. Wurde die Grenze von 22.000 Euro im Vorjahr überschritten, müssen Sie im aktuellen Jahr die Rechnungen zuzüglich Umsatzsteuer ausstellen. Von da an werden Sie Umsätze inkl. Umsatzsteuer erhalten. Sowie die Umsätze (jetzt inkl. Umsatzsteuer) wieder unter die Grenzen sinken, können Sie die Kleinunternehmerregelung wieder anwenden. Verzichten Sie freiwillig oder versehentlich darauf, stellen Sie den Kunden also weiterhin Umsatzsteuer in Rechnung, sind Sie an diese ­Entscheidung fünf Jahre gebunden. In der Fachsprache heißt das optieren. Sprechen Sie darüber mit Ihrem Steuerberater.

1.1.4 Einwandfreie Rechnungen und Quittungen

Rechnung, RechnungsinhaltVerkaufen Sie Ihrem Kunden Waren oder Dienstleistungen und müssen Sie ihm zusätzlich zum Warenwert die Mehrwertsteuer (MwSt.) in Rechnung stellen, muss die RechnungRechnung folgende Inhalte haben:

Checkliste: So muss eine Rechnung aussehen

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Menge und Artikelbezeichnung bzw. detaillierte Beschreibung der Dienstleistung

• Lieferdatum bzw. Bezug auf Lieferschein oder Leistungszeitraum (Monat) bzw. Zeitpunkt der Fertigstellung

• Preis der Waren bzw. Dienstleistungen netto, sortiert nach Steuersätzen 7 %, 19 %

• Umsatzsteuerbetrag pro Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Hinweis auf nachträgliche Rabatte, Skonto, Bonus

So sollte eine Rechnung aussehen

Abb. 1:

Musterrechnung

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, genügen auch die folgenden Angaben in der Checkliste.

Checkliste: Inhalte einer Kleinbetragsrechnung

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Menge und Artikelbezeichnung bzw. detaillierte Beschreibung der Leistung

• Preis der Waren bzw. Dienstleistungen inkl. Umsatzsteuer, unterteilt nach Steuersätzen 7 %, 19 %

• Umsatzsteuersatz 7 % oder 19 % oder Hinweis auf Steuerbefreiung

So sollte eine Kleinbetragsrechnung (Quittung) aussehen

Abb. 2:

Kleinbetragsrechnung, Quittung

Im Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 14.7 (7 und 8) unter www.bundesfinanzminsterium.de finden Sie Beispiele für richtige Schlussrechnungen. Lassen Sie im Zweifel Ihr Rechnungsformular vom Steuerberater prüfen.

Besonderheit Schlussrechnungen mit vorheriger Anzahlung

Die Umsatzsteuer aus AnzahlungenAnzahlung ist in der Schlussrechnung wieder abzuziehen.

Beispiel

Sie berechnen einen abgeschlossenen Auftrag über einen Festpreis von 15.000 Euro netto zuzüglich 2.850 Euro Umsatzsteuer (19 %), für den Sie bereits vorab eine Anzahlung über 10.000 Euro netto zuzüglich 1.900 Euro Umsatzsteuer berechnet und erhalten haben. Da Sie die Umsatzsteuer von 1.900 Euro bereits berechnet haben, sollte die Schlussrechnung wie folgt aussehen. Beim Gesamtbetrag und der Anzahlung sind Nettobetrag und Umsatzsteuer getrennt auszuweisen.

Nettobetrag

Umsatzsteuer

Gesamtbetrag netto

15.000,00 Euro

2.850,00 Euro

abzüglich Anzahlung netto

– 10.000,00 Euro

– 1.900,00 Euro

verbleibender Betrag netto

5.000,00 Euro

USt. 19 %

950,00 Euro

Rechnungsbetrag

5.950,00 Euro

Würden Sie die 1.900 Euro nicht abziehen, wären 2.850 Euro an das Finanzamt zu überweisen anstelle von 950 Euro.

1.1.5 Neu: E-Rechnungspflicht ab 1.1.2025

Die Pflicht zur E-RechnungE-Rechnung im B2B-Bereich wurde mit dem Wachstumschancengesetz verabschiedet. Die Einführung beginnt am 1.1.2025, es gibt allerdings Übergangsfristen. Ziel ist es, dass Rechnungsaussteller die Rechnungen in einem einheitlichen Format elektronisch übertragen und Rechnungsempfänger diesen Datensatz in der eigenen Buchführung direkt verarbeiten können.

Ausgenommen davon sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und steuerfreie Lieferungen und Leistungen.

Für die technische Umsetzung ist die europäische Norm EN 16931 vorgeschrieben, die Formate ZUGFeRD, XRechnung und ggf. EDI-Verfahren entsprechen dieser Norm. PDF-Rechnungen zählen ab 2025 nicht mehr als Rechnung, E-RechnungE-Rechnung.

Im ersten Schritt sind nur die Firmen betroffen, die eine Eingangsrechnung im neuen E-Rechnungsformat erhalten. Denn Unternehmen sind ab Januar 2025 dazu verpflichtet, diese anzunehmen. Zum Glück können die meisten Buchführungsprogramme bereits digitale Belege einspielen, denn diese Art der E-Rechnung gibt es bereits. Unternehmen, die Geschäfte mit Behörden machen, verwenden dieses Format schon seit 2020.

Im nächsten Schritt geht es um die Rechnungserstellung an Geschäftskunden im Inland. Jedes Unternehmen kann sofort freiwillig E-Rechnungen erstellen, denn die Programme, mit denen sie Rechnungen schreiben, verfügen wahrscheinlich schon über diese Funktion. Aus diesem Grund kann es passieren, dass Sie gleich zu Beginn des Jahres 2025 Eingangsrechnungen in den o. g. Formaten erhalten und annehmen müssen. Erst ab 1.1.2027 wird die Rechnungserstellung für größere Unternehmen (Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) zur Pflicht und erst zum 1.1.2028 für alle Unternehmen an Geschäftskunden im Inland. Privatpersonen müssen E-Rechnungen nicht annehmen, sie können es freiwillig tun.

Aber was heißt »annehmen«? Noch wird lediglich zusätzlich zum Rechnungsformular eine Datei gespeichert, die Sie dann per E-Mail versenden bzw. als Rechnungsempfänger erhalten und digital aufbewahren müssen. Noch gibt es keine Meldeplattform zur Direktübertragung, daran arbeiten verschiedene Softwarefirmen.

Sowie sich die neue Technik eingespielt hat, wird die Arbeit in der Buchführung leichter, denn die Software wird einige Arbeiten automatisch erledigen, es wird weniger Kopien geben, und Korrekturen werden eindeutiger sein. Der Gesetzgeber erhofft sich davon, den Umsatzsteuerbetrug in den Griff zu bekommen.

myBook+

Mehr dazu in den BMF-Schreiben vom 2.10.2023 und 13.6.2024 (Entwurf) unter digitale Extras auf MyBook+.

Sprechen Sie darüber mit Ihrem Steuerberater, um die Umstellung sinnvoll zu planen.

1.2 Umsatzsteuer mit dem Finanzamt abrechnen

Die Umsatzsteuer gehört dem Finanzamt. Angenommen das Unternehmen hat dem Kunden 119 Euro in Rechnung gestellt. Davon gehören 19 Euro MwSt. dem Finanzamt. Der Kunde zahlt sie zwar an das Unternehmen, es muss das Geld allerdings an das Finanzamt weiterleiten.

Umgekehrt ist es, wenn das Unternehmen Waren einkauft. Es zahlt die Mehrwertsteuer an den Lieferanten und erhält diese unter bestimmten Voraussetzungen später vom Finanzamt wieder zurück.

MehrwertsteuerMehrwertsteuer, UmsatzsteuerUmsatzsteuer und Vorsteuer – Was ist was?Vorsteuer

Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer sind Oberbegriffe. Wenn Sie sich allerdings mit dem Finanzbeamten oder Ihrem Steuerberater unterhalten, wird Ihnen auffallen, dass sie nur die Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer verwenden.

Umsatzsteuer (USt.): Man spricht von Umsatzsteuer, wenn sie eingenommen wird, z. B. beim Verkauf von Waren an Kunden.

Vorsteuer: Davon ist die Rede, wenn die Umsatzsteuer zu zahlen ist, z. B. beim Einkauf von Waren.

Abb. 3:

Vorsteuer

Fahren Sie mit dem Geschäftswagen tanken, ist die gesetzliche Mehrwertsteuer für den Tankwart Umsatzsteuer (er muss sie an das Finanzamt abführen). Für Sie bzw. Ihr Unternehmen stellt diese Vorsteuer dar (Sie holen sie sich vom Finanzamt wieder).

Komisch, denken Sie jetzt sicher. Was soll das? Ist die Sache mit der Umsatzsteuer/ Vorsteuer nur eine Geldschieberei? Nein, vergessen Sie nicht, dass nur Unternehmen, die Umsatzsteuer in Rechnung stellen, auch die Vorsteuer wieder zurückfordern können (Ausnahme: Export und bestimmte Umsätze nach § 13b UStG.).

Alle anderen zahlen die Vorsteuer und erhalten nichts vom Finanzamt zurück. Die Umsatzsteuer wird also überwiegend von Privatpersonen bezahlt. Wer viel einkauft, zahlt deshalb viel Steuern!

1.2.1 Umsatzsteuer abführen – Vorsteuerabzug

Das Unternehmen verkauft umsatzsteuerpflichtige Waren im Inland und hat die Kleinunternehmerregelung nicht beantragt, also ist es verpflichtet, zusätzlich zum Nettoverkaufspreis die Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. In diesem Fall ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Es heißt, nur wer Umsatzsteuer in Rechnung stellt und an das Finanzamt weiterleitet, erhält auch die gezahlte Vorsteuer zurück. Hier gibt es Ausnahmen. Bei Ausfuhrlieferungen (Export) und bestimmten Umsätzen im Inland gemäß § 13b UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet und trotzdem ist der Vorsteuerabzug möglich.

Ausnahme Ausfuhrlieferungen – Export

In bestimmten Fällen ist die Warenlieferung ins Ausland oder die Dienstleistung im oder für das Ausland in Deutschland umsatzsteuerfrei und dafür im Ausland umsatzsteuerpflichtig. In diesem Fall stellt man dem ausländischen Kunden nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung und der Kunde zahlt die Umsatzsteuer in seinem Land. Trotzdem erhalten Sie die deutsche Vorsteuer aus Rechnungen, die mit diesem Auftrag zusammenhängen, vom Finanzamt zurück.

Ausnahme – bestimmte Umsätze im Inland gemäß § 13b UStG

Wenn zwei bauleistende Unternehmen oder zwei Gebäudereinigungsunternehmen miteinander Geschäfte machen, dann stellt in der Regel der Rechnungsaussteller keine Umsatzsteuer in Rechnung und erhält trotzdem die Vorsteuer zurück. Der Rechnungsempfänger muss die Umsatzsteuer dann an das Finanzamt abführen und diese gleich wieder als Vorsteuer abziehen, soweit das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Reverse-Charge-VerfahrenHier spricht man von Steuerschuldumkehr oder Reverse-Charge-Verfahren. Dieses Verfahren ist in folgenden Fällen anzuwenden:

Wenn das Unternehmen selbst Bauleistungen ausführt und Geschäfte mit anderen bauleistenden Unternehmen macht.

Wenn das Unternehmen selbst Gebäudereinigungsleistungen ausführt und Geschäfte mit anderen Gebäudereinigungsfirmen macht.

Bei Geschäften mit anderen Unternehmen, wenn es um den Handel von Gold, bestimmten Abfallwertstoffen und größeren Mengen von Metall geht.

Bei Geschäften mit anderen Unternehmen, wenn es um den Handel von größeren Mengen von Mobilfunkgeräten, Tablet-PCs und Schaltkreisen geht.

Beim Handel mit Strom und Gas zwischen Wiederverkäufern.

Telekommunikationsdienstleistungen an Wiederverkäufer.

Unter www.bundesfinanzministerium.de sind die betroffenen Umsatzarten im Umsatzsteuer-Anwendungserlass in Abschnitt 13b aufgeführt. Mehr dazu finden Sie auch unter www.iris-thomsen.de/kontenplan/zusatzinformationen.

1.2.2 Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Die Umsatzsteuer muss das Unternehmen immer abführen, egal ob die Rechnung unvollständig oder sogar falsch ist oder das Geld bar einging (Kiosk, Gastronomie).

Beim Vorsteuerabzug ist das Finanzamt sehr streng. Es erstattet die Vorsteuer erst, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind.

Die Rechnung muss einwandfrei ausgestellt sein (wie im Kapitel 1.2.1 »Umsatzsteuer abführen – Vorsteuerabzug« beschrieben).

Die Rechnung muss vorliegen, es gilt das Datum des Posteingangs bzw. E-Mail-Eingangs.

Die Lieferung bzw. Leistung muss erbracht sein.

Bei Anzahlung und Vorauskasse, d. h., wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht erbracht wurde, muss die Zahlung erfolgt sein.

1.2.3 Umsatzsteuer zurücklegen fürs Finanzamt

Mehrwertsteuer/UmsatzsteuerMehrwertsteuer bedeutet für Sie also nur Arbeit, denn Sie müssen sie von Ihren Kunden einfordern und an das Finanzamt weiterleiten. Im Gegenzug müssen Sie sie an Ihre Lieferanten bezahlen und vom Finanzamt zurückfordern. Diese Abrechnung macht die Buchhaltung Ihres Unternehmens (vielleicht Ihr Steuerberater).

Jetzt legen wir einfach mal los: Versetzen Sie sich in die Situation eines Existenzgründers (vielleicht sind Sie ja selbst einer). So könnte ein Auftrag aussehen:

Materialeinkauf