Die häufigsten Fallen für Vermieter E-Book

Matthias Nöllke

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2022

Seitenzahl: 337

Beschreibung

Bei der Neuvermietung einer Immobilie müssen Sie als Vermieter:in auf jedes Detail achten. Denn ist der Vertrag einmal unterzeichnet, ist die Liste Ihrer Pflichten lang. Deshalb erklärt dieses Buch Ihnen alle Details, weist auf mögliche Konflikte hin und schützt Sie so vor teuren Fehlern. Alle Erläuterungen sind rechtlich auf dem neuesten Stand. Tipps und konkrete Anleitungen zeigen Ihnen Schritt für Schritt den Weg aus jeder Vermieterfalle. Inhalte: - Fallen bei der Mieterauswahl und beim Mietvertrag - Fallen bei der Abrechnung der Nebenkosten - Fallen bei der Mieterhöhung - Fallen im Umgang mit dem Mieter - Fallen bei der Kündigung und beim Auszug des Mieters - Neu in der 4. Auflage: Heizkostennovelle und Gebäudeenergiegesetz, neue Falle "Vermieten an Angehörige" 

Leseprobe

[5]Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressum1 Einführung2 Abkürzungen3 Fallen bei der Auswahl der MieterFalle 1: Sie vermieten an Ihre FreundeFalle 2: Sie vermieten an AngehörigeFalle 3: Sie lassen sich überrumpelnFalle 4: Sie schalten einfach eine AnzeigeFalle 5: Miethöhe und Mietpreisbremse Falle 6: Sie kennen Ihre Zielgruppe nichtFalle 7: Sie kümmern sich nicht um die Datenschutz-GrundverordnungFalle 8: Sie wissen nicht, wie Sie mit einem Makler umgehen sollenFalle 9: Der VormieterFalle 10: Sie lassen sich durch das Antidiskriminierungsgesetz verunsichernFalle 11: Sie holen sich einen »Mietnomaden« ins HausFalle 12: Die Absicherungsfalle Falle 13: Sie stellen unzulässige FragenFalle 14: Sie wissen nicht, wer bei Ihnen einziehtFalle 15: Die Sympathiefalle Falle 16: Der Mieter springt ab4 Fallen beim MietvertragFalle 17: Mieter ohne MietvertragFalle 18: Der unbemerkte VertragsabschlussFalle 19: Sie haben das Vertragsformular unvollständig ausgefülltFalle 20: Sie unterschreiben zu spätFalle 21: Sie begehen einen FormfehlerFalle 22: Mehrere MieterFalle 23: Rigide VertragsklauselnFalle 24: Falsche Angaben im MietvertragFalle 25: Der FormularmietvertragFalle 26: Die individuellen VereinbarungenFalle 27: Anlagen zum MietvertragFalle 28: Die Klausel mit den SchönheitsreparaturenFalle 29: Die NebenkostenklauselFalle 30: Sie haben für die Nebenkosten keinen festen Betrag angegebenFalle 31: Die Klausel über BagatellschädenFalle 32: Vereinbarungen über die KautionFalle 33: Der reparierte MietvertragFalle 34: Mietvertrag verloren5 Fallen bei der Abrechnung der NebenkostenFalle 35: Die lästige PflichtFalle 36: Die FormalitätenFalle 37: FristüberschreitungFalle 38: Verteilerschlüssel unzulässigFalle 39: Nebenkosten vergessenFalle 40: Sie rechnen Verwaltungskosten abFalle 41: Sie rechnen Instandhaltungskosten abFalle 42: WasserzählerFalle 43: Leerstehende WohnungenFalle 44: Die Kosten für den AufzugFalle 45: Die HeizkostenabrechnungFalle 46: Probleme bei der VerbrauchserfassungFalle 47: Heizkosten schätzenFalle 48: Zu hohe Kosten für den HausmeisterFalle 49: Die Hausreinigung und UngezieferbekämpfungFalle 50: GartenpflegeFalle 51: Sonstige Betriebskosten nicht wirksam vereinbartFalle 52: Die Abrechnung der HausverwaltungFalle 53: Sie lassen sich von der Reklamation Ihres Mieters verunsichernFalle 54: Ihr Mieter will die Originalbelege prüfen6 Fallen bei der MieterhöhungFalle 55: Die einseitige MieterhöhungFalle 56: Mieterhöhung durch EinschüchterungFalle 57: Der WiderrufFalle 58: Sie halten die Form nicht einFalle 59: Sie beachten die Fristen nichtFalle 60: Sie finden keine VergleichswohnungenFalle 61: Sie halten die Kappungsgrenze nicht einFalle 62: Ihr Mieter stimmt nicht zuFalle 63: Ihr Mieter wehrt sich gegen eine ModernisierungFalle 64: Die Kosten der Modernisierung umlegenFalle 65: Mieterhöhung wegen gestiegener NebenkostenFalle 66: Das Sonderkündigungsrecht7 Fallen beim Umgang mit dem MieterFalle 67: Die MietminderungFalle 68: Die vorgeschobene MietminderungFalle 69: Der Mieter behält Teile der Miete einFalle 70: Verspätete MietzahlungFalle 71: Der Mieter zahlt die Miete nichtFalle 72: Ihr Mieter wird zahlungsunfähigFalle 73: Ihr Mieter will untervermietenFalle 74: Ihr Mieter lässt Sie nicht in die WohnungFalle 75: Die verdreckte WohnungFalle 76: Ihr Mieter reinigt das Treppenhaus nichtFalle 77: Ihr Mieter macht MusikFalle 78: Die HausordnungFalle 79: Gerümpel und herrenlose FahrräderFalle 80: Ihr Mieter will sich ein Haustier anschaffenFalle 81: Was dürfen Tiere?Falle 82: NachbarschaftsstreitFalle 83: Die ParabolantenneFalle 84: Ihr Mieter ist für längere Zeit abwesendFalle 85: Ihr Mieter erkrankt schwer8 Fallen bei der KündigungFalle 86: Die Formalitäten bei KündigungFalle 87: Die KündigungsfristenFalle 88: EigenbedarfFalle 89: Die ordentliche KündigungFalle 90: Ihr Mieter beruft sich auf die SozialklauselFalle 91: Die fristlose KündigungFalle 92: Der ZeitmietvertragFalle 93: Ihr Mieter kündigt nicht richtigFalle 94: Die stillschweigende VerlängerungFalle 95: Wenn der Mieter verstirbt9 Fallen beim Auszug des MietersFalle 96: Ihr Mieter zieht vorzeitig ausFalle 97: Der Mieter wirft die Schlüssel in Ihren PostkastenFalle 98: Der ÜbergabeterminFalle 99: Das ÜbergabeprotokollFalle 100: Die Räume befinden sich in einem schlechten ZustandFalle 101: Der Mieter hat seine Einbauküche nicht entferntFalle 102: Die Schlüssel sind nicht vollzähligFalle 103: Der Nachmieter kann noch nicht einziehenFalle 104: Die Rückgabe der KautionStichwortverzeichnisDer Autor

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Hinweis zum Urheberrecht:

Alle Inhalte dieses eBooks sind urheberrechtlich geschützt.

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Dafür vielen Dank!

Haufe Lexware GmbH & Co KG

[4]Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de/ abrufbar.

Print:

ISBN 978-3-648-16621-5

Bestell-Nr. 16007-0004

ePub:

ISBN 978-3-648-16622-2

Bestell-Nr. 16007-0103

ePDF:

ISBN 978-3-648-16623-9

Bestell-Nr. 16007-0153

Matthias Nöllke

Die häufigsten Fallen für Vermieter

4., aktualisierte und erweiterte Auflage, November 2022

© 2022 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

haufe.de

[email protected]

Bildnachweis (Cover): Red GmbH, Krailing

Produktmanagement: Jasmin Jallad

Lektorat: Ulrich Leinz

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[9]1Einführung

Sie vermieten ein Haus oder eine Wohnung und über die grundlegenden Dinge wissen Sie Bescheid. Aber was tun Sie, wenn morgen Ihre Mieterin anruft und Ihnen mitteilt, dass sie die Miete um 10 % kürzt, weil sie der Baulärm in der Nachbarschaft stört? Und wie reagieren Sie, wenn die Miete nicht pünktlich bei Ihnen eingeht? Wenn Ihr Mieter gegen die Hausordnung verstößt, den Ablesedienst nicht in die Wohnung lässt oder einen Untermieter aufnimmt? Oder nehmen Sie das Stichwort »Nebenkostenabrechnung«: Immer mehr Mieter lassen sich fachkundig beraten, denn sie lesen in den Zeitungen, dass jede zweite Abrechnung falsch sein soll. Wissen Sie, nach welchen typischen Schwachstellen Ihre Nebenkostenabrechnung überprüft wird?

Es gibt zahlreiche weitere Fälle dieser Art, die leicht zu Fallen für Vermieter werden können, wenn diese nicht wissen, wie sie sich verhalten sollen. Hat Ihre Mieterin Recht? Lassen Sie sich zu schnell verunsichern und um Ihr gutes Recht bringen? Von der Mietersuche, der Gestaltung des Mietvertrags über die Nebenkostenabrechnung, die Mieterhöhung bis hin zum Auszug des Mieters und der Abrechnung über die Kaution gibt es so viele Dinge zu beachten, die man als Vermieter gar nicht mehr überblicken kann.

Damit Sie keine böse Überraschung erleben, haben wir die »häufigsten Fallen für Vermieter« zusammengestellt. Sie sollen auf diese Fallen aufmerksam werden, damit Sie in Zukunft gar nicht erst hineingeraten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie sich verhalten können, wenn Sie schon in die Falle »hineingetappt« sind. So soll Ihnen dieses Buch helfen, rentabel und sicher zu vermieten. Dieses Buch erscheint in der vierten, aktualisierten und erweiterten Auflage. Wir haben die gesetzlichen Neuerungen und Gerichtsurteile bis September 2022 berücksichtigt.

Viel Erfolg wünscht IhnenMatthias Nöllke

[11]2Abkürzungen

Abs.AbsatzAGAmtsgerichtAGBAllgemeine GeschäftsbedingungenAGGAllgemeines GleichbehandlungsgesetzAufzVAufzugsverordnungAz.AktenzeichenBayOLGBayerisches OberlandesgerichtBetrKVBetriebskostenverordnungBFHBundesfinanzhofBGBBürgerliches GesetzbuchBGHBundesgerichtshofBVerfGBundesverfassungsgerichtDWWDeutsche Wohnungswirtschaft (Zeitschrift)EichGGesetz über Mess- und EichwesenGEGrundeigentum (Zeitschrift)GEGGebäudeenergiegesetzGGGrundgesetzHausWGGesetz über den Widerruf von HaustürgeschäftenHeizKVHeizkostenverordnungKGKammergerichtLGLandgerichtMDRMonatsschrift für deutsches RechtMMMieter-Magazin (Zeitschrift)NJWNeue Juristische Wochenschrift (Zeitschrift)NJWE-MietRNJW-Entscheidungsdienst Miet- und Wohungsrecht (Zeitschrift)NJW-RRNJW Rechtsprechungs-ReportNZMNeue Zeitschrift für Miet- und WohnungsrechtOLGOberlandesgerichtRE-MietRechtsentscheid für MietsachenStGBStrafgesetzbuchWMWohnungswirtschaft und Mietrecht (Zeitschrift)WoFlVWohnflächenverordnungZMRZeitschrift für Miet- und RaumrechtZPOZivilprozessordnung

[13]3Fallen bei der Auswahl der Mieter

Beispiel: Freundin als Mieterin?

Nach acht Jahren zieht Familie Brandt aus. Die Vermieterin Frau Klemm muss einen neuen Mieter suchen. Doch weiß sie nicht recht, wie sie vorgehen soll. Eine Anzeige schalten? Oder sich im Bekanntenkreis umhören? Zufällig erfährt Frau Klemm, dass einer ihrer Arbeitskollegen gerade auf Wohnungssuche ist. Soll sie an ihn vermieten? Oder sich an einen Makler wenden? Sie ist verunsichert und spricht mit einer Freundin. Die bekommt leuchtende Augen und fragt: »Was hältst du davon, wenn ich dort einziehe?«

Falle 1: Sie vermieten an Ihre Freunde

Grundregel Nummer 1 für alle Vermieter: Ein guter Mieter ist mehr wert als eine möglichst hohe Miete. Wenn Ihr Mieter pünktlich zahlt, pfleglich mit Ihrem Wohneigentum umgeht und Sie sich mit ihm verständigen können, wenn es mal Probleme gibt, dann dürfen Sie sich glücklich schätzen. Doch ist es nicht ganz leicht, einen solchen Mieter zu finden, denn Sie haben bei Vertragsabschluss in aller Regel jemanden vor sich, den Sie noch nicht kennen und einschätzen können.

Da liegt es nahe, an Menschen zu vermieten, die Ihnen schon vertraut sind und von denen Sie sicher sein können, dass sie Ihnen nichts Böses wollen. Im Idealfall Ihre Freunde. Doch wie die Erfahrung lehrt, ist das oft keine gute Idee. Viele Freundschaften sind genau daran zerbrochen: Dass man sich nun als Mieter und Vermieter gegenübersteht.

Die geschäftliche und die private Sphäre

Es gibt ein grundsätzliches Problem, wenn Sie an Freunde vermieten: Es werden zwei Bereiche vermischt, für die unterschiedliche Regeln gelten: Gegenüber Freunden verhalten wir uns anders als gegenüber Geschäftspartnern. Wir sind großzügig, nachsichtig, wir schätzen sie für ihre persönlichen Qualitäten und werden unsererseits von ihnen geschätzt. Wir sind gerade dann für sie da, wenn sie in Schwierigkeiten sind und unsere Hilfe brauchen.

Das sind noble Prinzipien, von denen man sich nicht leichtfertig verabschieden sollte. Aber – sie kollidieren mit Ihren Interessen als Vermieter. Sie wollen ja nicht nur etwas Gutes tun, sondern müssen auch an Ihre Mietrendite denken. Gerade wenn es Probleme gibt, belastet das nicht nur Ihr geschäftliches, sondern auch Ihr persönliches Verhältnis. Auch wenn Sie gar nicht den Eindruck haben, meint Ihr Mieter womöglich, dass er Ihnen weit entgegenkommt und Sie Ihre Position ausnutzen. »So« kennt er Sie gar nicht und wendet sich enttäuscht von Ihnen ab.

[14]Achtung: Wie Sie doch an Freunde vermieten

Es ist zwar ein bewährter Grundsatz, Privates und Geschäftliches getrennt zu halten. Doch braucht man daraus auch kein Dogma zu machen. Wenn Sie an Freunde vermieten, dann sollten Sie von Anfang an deutlich machen, unter welchen Bedingungen das geschieht. Sie müssen noch viel stärker als bei Unbekannten darauf achten, klare Vereinbarungen zu treffen. Und es hat sich bewährt, wenn Sie alles »Freundschaftliche« aus Ihrem Mietverhältnis heraushalten und es von vornherein auf eine geschäftliche Grundlage stellen. Das ist der sicherste Weg, um Missverständnisse zu vermeiden.

Arbeitskollegen und Bekannte

Doch nicht nur die Vermietung an Freunde hat ihre Tücken. Ebenso ist es nicht unbedingt ratsam, an Arbeitskollegen oder Bekannte zu vermieten. Denn auch hier mischen sich zwei Bereiche, die Sie vielleicht besser getrennt halten sollten. Dies gilt vor allem für die Arbeitskollegen. Wenn Sie ein Problem mit Ihrem Mieter haben, kommt für Sie gleich noch ein Problem an Ihrer Arbeitsstelle dazu.

Aber auch wenn Sie an Leute aus Ihrem Bekanntenkreis vermieten, können sich daraus Unannehmlichkeiten ergeben. Jede Meinungsverschiedenheit mit Ihrem Mieter wird schnell persönlich und Sie müssen damit rechnen, dass sich manches in Ihrem Bekanntenkreis herumspricht, was Sie besser allein mit Ihrem Mieter klären. Häufig ist es wenig hilfreich, wenn sich gemeinsame Bekannte von außen einmischen.

Falle 2: Sie vermieten an Angehörige

Etwas anders als bei → Falle 1 verhält es sich, wenn Sie an Familienangehörige vermieten oder an Personen, denen Sie sich besonders verpflichtet fühlen. Natürlich kann man sich auch hier zerstreiten, aber in diesem Abschnitt geht es um etwas anderes: Nämlich um die Höhe der Miete. In aller Regel wird bei solchen Mietverhältnissen nur eine niedrige Miete verlangt. Das ist vor allem aus steuerlichen Gründen interessant. Denn Sie können die Ausgaben für Renovierung, Schuldzinsen und anderes von der Steuer absetzen – wie bei jeder anderen Vermietung auch. Zugleich ist die finanzielle Belastung für Ihre Angehörigen gering und Sie müssen weniger Mieteinkünfte versteuern.

Allerdings gibt es hier zwei Punkte zu beachten: Einmal müssen Sie daran denken, dass Sie an die gesetzlichen Regelungen zur Mieterhöhung gebunden sind. Sie können also die Miete nicht schlagartig »auf Normalniveau« erhöhen, wenn sie sich mit Ihren Angehörigen überwerfen und das Mietverhältnis nun auf eine geschäftliche Grundlage stellen wollen. Zweitens müssen Sie dem Finanzamt gegenüber plausibel machen, dass es sich um ein Mietverhältnis mit »Gewinnerzielungsabsicht« handelt. Sonst kann es geschehen, dass das Finanzamt Ihre Ausgaben nicht anerkennt, da es sich um ein »Scheinmietverhältnis« handelt.

[15]Achtung: Schließen Sie einen schriftlichen Mietvertrag

Einen Mietvertrag mit den eigenen Eltern oder der Tochter abschließen? Das mag Sie vielleicht irritieren, ist jedoch dringend zu empfehlen. Einmal sorgt das für Klarheit. Vor allem aber hilft es Ihnen gegenüber dem Finanzamt. Können Sie keinen Mietvertrag vorlegen, liegt die Vermutung nahe: Es handelt sich um kein reguläres Mietverhältnis, sondern um die Versorgung von Angehörigen.

Abgeschlossene Wohnung und getrennter Haushalt

Es ist zulässig, dass sich Ihre Wohnung und die, die Sie an Ihre Angehörigen vermieten, im selben Gebäude befinden. Auch eine »Einliegerwohnung« wird vom Finanzamt akzeptiert. Allerdings muss es sich um eine abgeschlossene Wohnung handeln und Ihre Haushalte müssen getrennt sein (BFH, Urteil vom 16.1.2003, Az. IX B 172/02). Sie können also nicht innerhalb Ihres Hauses ein bis zwei Zimmer mit Bad an Ihren Angehörigen als vermietete Wohnung geltend machen, auch nicht den ausgebauten Dachboden. Eine eigene abschließbare Wohnungstür ist Mindestvoraussetzung.

Rechtzeitige Überweisung der Miete

Sie sollten dem Finanzamt gegenüber belegen können, dass die Miete regelmäßig und rechtzeitig bei Ihnen eingeht. Dabei muss die Miete nicht schon am dritten Werktag des Monats bei Ihnen auf dem Konto sein (BGH, Urteil vom 5.10.2016, Az. VIII ZR 222/15). Je nach Vertrag kann auch eine Mietzahlung am Monatsende noch rechtzeitig sein.

Vor allem aber sollten die Zahlungen so erfolgen, wie es bei einem regulären Mietverhältnis üblich ist. Da würden Sie es auch nicht dulden, wenn die Miete ständig verspätet oder unvollständig eingeht. Es ist ratsam, dass Ihr Angehöriger die Miete überweist, am besten per Dauerauftrag. Barzahlungen, die Sie mit Quittungen belegen, sind weit weniger überzeugend. Außerdem dürfen keine Zahlungen an Ihren Mieter zurückfließen, nach dem Muster: Sie vermieten an Ihre Tochter, die Sie regelmäßig finanziell unterstützen. Ihr Angehöriger muss wirtschaftlich in der Lage sein, die Miete aufzubringen, ohne seinen Lebensunterhalt zu gefährden. Dabei gehören Sozialleistungen durchaus zu den Einkünften, gefährden also nicht die Anerkennung durch das Finanzamt.

Abrechnung der Nebenkosten

Gegenüber dem Finanzamt wirkt es vertrauensbildend, wenn Sie für die Nebenkosten eine Vorauszahlung erheben und alljährlich darüber abrechnen. Geht aus Ihrem Mietvertrag nicht klar hervor, ob es sich um eine Warm- oder um eine Kaltmiete handelt, erkennt das Finanzamt den Vertrag häufig nicht an. Die Folge: Sie können gar keine Kosten absetzen.

[16]Mindestmiete und »Gewinnerzielungsabsicht«

Der entscheidende Punkt für das Finanzamt: Sie wollen mit der Vermietung zumindest langfristig Gewinne erzielen, die Sie dann – richtig – versteuern müssen. Bestehen an dieser »Gewinnerzielungsabsicht« Zweifel, erkennt das Finanzamt das Mietverhältnis nicht an.

Zusätzlich gibt es noch eine Untergrenze für die Miete: Sie sollte mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Vergleichsmiete (→ Falle 58) betragen, also 66 % davon. Damit die Kalkulation nicht zu knapp wird, empfehlen wir, mindestens 70 % als Untergrenze anzusetzen. Unterschreiten Sie diesen Wert, erkennt das Finanzamt Ihre Ausgaben nur noch anteilig an. Finanziell stellen Sie sich am besten, wenn Sie dauerhaft über der Zwei-Drittel-Grenze liegen. Achtung: Wenn die Vergleichsmiete steigt, müssen Sie entsprechend nachziehen. Achten Sie auch darauf, einen Zuschlag zu berechnen, wenn Sie die Wohnung möbliert vermieten.

Falle 3: Sie lassen sich überrumpeln

Einen neuen Mieter zu finden ist ja nicht einfach. Man kann so viel falsch machen. Viele Vermieter sind daher verunsichert. Sie brauchen Zeit, um sich zu informieren und zu orientieren. Genau das machen sich manche Mietinteressenten zunutze. Sie melden ihr Interesse an, wenn Sie als Vermieter noch gar nicht so genau wissen, wie Sie weiter vorgehen.

Das Problem: Sie lassen sich das Heft des Handelns aus der Hand nehmen. Sie wissen nicht, welche Bedingungen Sie stellen können. Sie haben nicht die Möglichkeit auszuwählen. Und das kann ein Nachteil sein. Denn erfahrungsgemäß sind Leute, die die »Überrumpelungstaktik« einsetzen, nicht immer die besten Mieter, die Sie finden können.

Im Übrigen müssen es nicht immer die Mietinteressenten sein, die Sie mit der Überrumpelungstaktik unter Druck setzen, um Vorteile für sich herauszuholen.

Beispiel: Der »Nachmieter«

Frau Hermann hat fristgerecht gekündigt. Doch noch ehe ihre Vermieterin überlegen kann, wie sie einen neuen Mieter findet, präsentiert ihm Frau Hermann freudestrahlend einen »Nachmieter«, der »mit allen Konditionen einverstanden« sei. Eigentlich wollte die Vermieterin die Miete etwas anheben und den bestehenden Mietvertrag aktualisieren. Aber weil ihr der Nachmieter akzeptabel scheint, willigt sie ein.

Später stellt sich heraus, dass Frau Hermann ihrem Nachmieter etliche Einrichtungsgegenstände gegen Zahlung eines beträchtlichen »Abstands« überlassen hat. Eigentlich hätte sie diese Dinge mitnehmen müssen, und so sind die Vermieterin und der neue Mieter die Geschädigten.

[17]So wehren Sie sich gegen die Überrumpelungstaktik

Es gibt ein einfaches Mittel gegen die Überrumpelungstaktik: Sie machen selbst Ihren Zeitplan. Einen Nachmieter brauchen Sie sich nicht aufnötigen zu lassen, schon gar nicht wenn der Vormieter ordentlich gekündigt hat. Und Interessenten, die den Mietvertrag schon unterschreiben wollen, wenn Sie sich noch gar nicht über die Bedingungen klar geworden sind, müssen Sie einfach um Geduld bitten. Machen Sie sich klar:

Als Vermieter sind Sie für die Gestaltung des Mietvertrags verantwortlich. Sie legen die Bedingungen fest.Als Vermieter können Sie Ihren Mieter auswählen. Sie können entscheiden, an wen Sie vermieten. Solange Sie nicht gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (→ Falle 10 und 13) verstoßen.

Rechtzeitige Vorbereitung

Nicht immer müssen Interessenten, die Sie überrumpeln, böse Absichten haben. Viele stehen einfach unter Zeitdruck, eine geeignete Wohnung zu finden. Auch liegt es manchmal am Vermieter selbst, der sich eben nicht rechtzeitig Gedanken gemacht hat, etwa über die Höhe der Miete oder die Konditionen im Mietvertrag. Es gibt Vermieter, die bereits eine Anzeige schalten und noch gar nicht wissen, was sie in ihren Mietvertrag schreiben. Da ist die Überrumpelung vorprogrammiert.

Geben Sie keine feste Zusage, solange Sie sich noch nicht entschieden haben. Ein unvermittelter Rückzieher kann Sie nämlich schadenersatzpflichtig machen – auch wenn noch nichts unterschrieben ist. Das heißt nicht, dass Sie gleich zahlen müssen, wenn Sie es sich vor Vertragsabschluss noch einmal anders überlegen. Doch konnte der Mietinteressent darauf vertrauen, dass er bei Ihnen einzieht, und sind ihm dadurch Unkosten entstanden, dann müssen Sie unter Umständen dafür aufkommen (LG Hamburg, Urteil vom 31. Januar 2013, Az. 307 S 96/12).

Achtung: Bitten Sie wenigstens um »Bedenkzeit«

Wenn der Überrumpelungseffekt greift, ist es für die Vorbereitung schon zu spät. Sie müssen sofort entscheiden: Akzeptiere ich den Mieter, gehe ich auf seine Bedingungen ein oder lehne ich das ab. Versuchen Sie in so einem Fall, wenigstens etwas Zeit zu gewinnen. Wenn Sie Ihren ungeduldigen Kandidaten schon nicht auf eine Liste der Interessenten setzen können, bitten Sie wenigstens um etwas Bedenkzeit.

Machen Sie keine festen Zusagen (»Heute Abend sage ich Ihnen, ob Sie die Wohnung bekommen.«), sondern lassen Sie sich möglichst viele Türen offen. Sagen Sie also lieber: »Heute Abend sage ich Ihnen, wie ich über Ihr Angebot denke.« Dann haben Sie noch alle Möglichkeiten, ihm Gegenvorschläge zu machen (z. B.: »Am Wochenende erscheint eine Anzeige. Bis Dienstag werde ich entschieden haben, wer Mieter wird. Haben Sie unter diesen Bedingungen noch Interesse?«).

Unterschätzen Sie nicht die positive Wirkung einer Bedenkzeit – und wenn sie nur eine Stunde dauert. Sie brauchen diesen Abstand, um sich in aller Ruhe klar zu werden, wie Sie weiter vorgehen.

[18]Falle 4: Sie schalten einfach eine Anzeige

Wie sucht man einen Mieter? Früher inserierte man in der örtlichen Zeitung. Heute nutzt man meist eines der Internetportale wie Immobilienscout 24, Immonet oder Immowelt. Das Prinzip der Anzeigen ist das gleiche. Und gegen ein Inserat ist auch gar nichts einzuwenden. Nachteile ergeben sich vielmehr dadurch, dass dabei manchmal recht unbedacht verfahren wird. Und dabei geht es nicht nur darum, die treffende Formulierung zu finden. Weit verbreitete Fehler sind etwa:

Der Zeitpunkt für die Anzeige ist schlecht gewählt: Das Objekt wird erst in einigen Monaten frei. Oder es kann in den nächsten Tagen nicht besichtigt werden.Sie geben eine Telefonnummer an, unter der Sie nicht durchgängig zu erreichen sind bzw. unter der kein Anrufbeantworter im Falle Ihrer Abwesenheit die Anrufe aufzeichnet.Sie schalten eine Chiffreanzeige für ein Objekt, wie es zu Dutzenden angeboten wird. Ein Interessent wird erst einmal alle anderen Angebote abtelefonieren, bevor er Ihnen schreibt.Sie versuchen ein mittelmäßiges Objekt dadurch attraktiver zu machen, dass Sie allzu vollmundige Formulierungen wählen. Eine Zwei-Zimmer-Wohnung aus den 1950er Jahren zum »Altbaustudio« zu erklären, zeugt zwar von Einfallsreichtum, verärgert aber die Interessenten, wenn sie das Objekt besichtigen. Und Sie verlieren auch nur Zeit, wenn Sie Leute zu Besichtigungsterminen locken, die mit falschen Erwartungen kommen.Sie vergessen Informationen, die für mögliche Mieter wichtig sind: Die Lage (Stadtteil), die Zahl der Zimmer, die Höhe der Miete, besondere Ausstattung oder Vorteile (wie ruhige/verkehrsgünstige Lage, Gartenanteil) und ab wann das Objekt bezogen werden kann.

Achtung: Energieausweis erwähnen

Die Energieeinsparverordnung (EnEV) verlangt von Ihnen, dass Sie in Ihrer Anzeige die folgenden Angaben zum Energieausweis unterbringen:

Welche Art von Energieausweis hat die Wohnung? Einen Energiebedarfs- oder Energieverbrauchsausweis?Wie hoch ist der Energieverbrauch, der im Ausweis genannt wird (Energiekennwert)?Wie wird das Gebäude beheizt? Mit welchem Energieträger (z. B. Öl, Gas, Strom)?Welches Baujahr ist im Ausweis genannt?Welcher Energieeffizienzklasse gehört das Gebäude an (Buchstabe auf dem Ausweis)?

Nach § 16a EnEV sind diese Angaben verpflichtend. Verstöße können mit einem hohen Bußgeld geahndet werden.

Inserieren Sie mit Bedacht

Bevor Sie eine Anzeige aufgeben, sollten Sie einige wesentliche Fragen klären, sonst verpufft Ihre Anzeige. Oder aber Sie lösen einen Ansturm aus, den Sie gar nicht be[19]wältigen können. In manchen Großstädten müssen Sie damit rechnen, dass sich zehn, zwanzig oder mehr Interessenten melden, von denen aber nur drei oder vier infrage kommen. Möglicherweise sollten Sie da den entgegengesetzten Weg einschlagen und sich selbst auf ein Inserat in der Kategorie »Wohnungssuche« melden.

In jedem Fall aber gilt: Wenn Sie eine Anzeige schalten, dann sollte das abgestimmt sein auf Ihre anderen Aktivitäten bei der Mietersuche. Es wäre nicht sehr hilfreich, wenn Sie den Interessenten eröffnen, dass Sie noch abwarten wollen, wer sich auf eine andere Annonce meldet, die Sie morgen schalten, und welche Kandidaten Ihr Makler in der kommenden Woche präsentiert.

Der Zeitpunkt der Anzeige

Es hängt viel davon ab, wann Sie Ihre Anzeige schalten. Erreichen Sie möglichst viele Interessenten? Dann aber auch: Erscheint Ihre Anzeige nicht zu früh – oder zu spät? Wohnungen, die »ab sofort« frei sind, kommen für diejenigen, die erst noch ihre alte Wohnung kündigen müssen, nicht infrage. Auf der anderen Seite schließen Sie viele Interessenten aus, wenn das Objekt erst in drei, vier Monaten frei wird, zumal einige Wohnungssuchende durchaus bereit sind, für einen gewissen Zeitraum doppelte Miete zu zahlen – das erleichtert den Umzug und sie haben den Vorteil, nicht länger suchen zu müssen.

Wie viel Vorlauf angemessen ist, hängt auch von den örtlichen Gepflogenheiten ab. Und die lernen Sie am besten kennen, indem Sie sich vergleichbare Anzeigen genauer ansehen.

Sechs Leitfragen für Ihre Anzeige

Ob alles Wesentliche in Ihrer Annonce enthalten ist, können Sie an den folgenden sechs Fragen überprüfen:

Checkliste: Inhalt der AnnoncejaneinWas wollen Sie vermieten? (Ruhige Doppelhaushälfte oder gut geschnittene Dreieinhalbzimmerwohnung?)Wo befindet sich das Objekt? (In welchem Stadtteil, in der Nähe wovon? Zentrum, Stadtpark, See, Künstlerviertel?)Wie hoch sind die Kosten? (Monatliche (Kalt-)Miete, Nebenkosten, eventuell Kaution)Sind alle nötigen Angaben zum Energieausweis enthaltenWelche Besonderheiten gibt es? (Ausstattung/Extras: Parkettboden, Tiefgaragenstellplatz, Loggia; Beschränkungen: wie z. B. nur an Nichtraucher zu vermieten)Wer bietet das Objekt an? (in der Regel genügt die Telefonnummer)

[20]Falle 5: Miethöhe und Mietpreisbremse

Wenn Sie vermieten, dann gibt es für Ihr Objekt einen bestimmten Markt, der geregelt wird durch Angebot und Nachfrage. Je nachdem, ob die Nachfrage nach solchen Objekten hoch oder niedrig ist, ob viele Objekte ähnlicher Art angeboten werden, können Sie eine höhere Miete verlangen – oder eben gerade nicht.

Das leuchtet unmittelbar ein und doch gehen viele Vermieter ganz anders vor: Sie orientieren sich nicht an der aktuellen Marktklage, sondern sie gehen von dem Mietverhältnis aus, das gerade zu Ende geht. Sie suchen einen ähnlichen Mieter, sie verlangen etwas mehr Miete – gewissermaßen als Inflationsausgleich – und machen sich im Übrigen wenig Gedanken.

Doch das kann sehr nachteilig sein. Der Mietmarkt ist heute stärker in Bewegung als früher. In einigen Großstadtlagen sind die Mieten sehr stark gestiegen; trotz aller Versuche, dem entgegenzuwirken (siehe unten: Die »Mietpreisbremse«). Andernorts ist die Nachfrage sehr überschaubar. In einzelnen Fällen müssen Sie sich vielleicht sogar mit einer niedrigeren Miete zufriedengeben als zuvor, weil die vorherige Miete nicht durchsetzbar ist. Wenn Sie das nicht wissen und Sie Ihre Wohnung überteuert anbieten, verlieren Sie Zeit und Geld: Womöglich bleibt die Wohnung eine Zeit lang unvermietet und Sie müssen mehrfach inserieren – mit sinkenden Angaben zur Miete, sodass jeder, der regelmäßig die Wohnungsangebote studiert, erkennen kann: »Aha, ein Ladenhüter.«

Der Markt bestimmt den Preis

Wie viel Sie verlangen können, welche Interessenten Sie ansprechen sollten, das erfahren Sie nur, wenn Sie ein wenig »Ihren Markt« unter die Lupe nehmen. Sie sollten wissen, welche vergleichbaren Objekte derzeit angeboten werden – und zu welchem Preis. Daran sollten Sie sich orientieren. Womöglich sind Ihre Vorstellungen über die Miethöhe ja auch zu niedrig, weil sich gerade in Ihrem Marktsegment eine rege Nachfrage entwickelt hat.

Achtung: So treiben Sie Marktstudien

Sie müssen keine aufwendige Marktanalyse treiben. Studieren Sie die Wohnungsangebote, am besten über einen Zeitraum von mehreren Wochen. So erkennen Sie auch, welche Objekte mehrmals angeboten werden, also keinen Mieter gefunden haben. Hören Sie sich im Bekanntenkreis und bei Arbeitskollegen um. Wichtig dabei: Es kommt auf die Miete bei Neuvermietungen an. Wie viel jemand bezahlt, der schon 20 Jahre ein Objekt bewohnt, ist für Sie völlig irrelevant.

Müssen Sie die Mietpreisbremse beachten?

Im Prinzip sind Sie frei, nach jedem Mieterwechsel die Höhe der Miete neu festzulegen. Allerdings gibt es mittlerweile eine Einschränkung: Die so genannte »Mietpreisbremse«. Sie soll verhindern, dass die Mieten in sehr nachgefragten Gebieten zu schnell und [21]zu stark steigen. Deshalb betrifft sie ausschließlich Gebiete mit einem »angespannten Wohnungsmarkt«. Das sind allerdings sehr viele Städte und Gemeinden von Aachen bis Zorneding (bei München). Welche Gebiete das sind, das legen die Bundesländer fest. Und zwar höchstens für fünf Jahre. Danach wird nochmals geprüft und die Regelung gegebenenfalls verlängert. Dreizehn Bundesländer haben die Mietpreisbremse eingeführt. Im Saarland, in Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein gibt es keine Mietpreisbremse. In Sachsen hingegen schon. Am 31. Mai 2022 hat sie die Landesregierung für Dresden und Leipzig beschlossen.

Ob Ihre Mietwohnung davon betroffen ist, das können Sie auf der Internetseite www.mietpreisbremse.de in Erfahrung bringen (klicken Sie sich auf die Seite Ihres Bundeslandes durch). Oder Sie nutzen die Informationen von Haufe: https://www.haufe.de/immobilien/verwaltung/mietpreisbremse-in-diesen-staedten-gilt-sie/mietpreisbremse-regelungen-der-bundeslaender_258_334796.html.

Welche praktischen Auswirkungen hat die Mietpreisbremse?

Bei einer Neuvermietung dürfen Sie nur einen Betrag verlangen, der maximal 10 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegt (Näheres zur ortsüblichen Vergleichsmiete finden Sie unter den Fallen 58, 60 und 61). Allerdings gibt es drei wichtige Ausnahmen: Wenn Sie einen Neubau vermieten, können Sie die Miete frei festlegen. Dabei ist ein Neubau definiert als eine Wohnung, die erstmalig nach dem 1. Oktober 2014 vermietet wurde (§ 556f Satz 1 BGB). Ebenso wenn Sie nach einer Sanierung wieder vermieten, also umfangreiche Bauarbeiten durchführen lassen (§ 55 gf Satz 2 BGB). Außerdem dürfen Sie eine einmal erreichte Miethöhe beibehalten (§ 556 g Abs. 1a BGB). Sie müssen also nicht befürchten, die Miete nach dem Mieterwechsel absenken zu müssen – auch wenn sie mehr als 10 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegt. Dafür sorgt der sogenannte »Bestandsschutz«. Auf den können Sie sich berufen. Voraussetzung ist allerdings, dass die alte Miete »zulässig vereinbart« wurde. Illegale, überhöhte Mieten, die berüchtigten »Wuchermieten« werden dadurch nicht geschützt.

Achtung: Auch möblierte Wohnungen betroffen

Vermieten Sie eine möblierte Wohnung, sind Sie ebenfalls an die Mietpreisbremse gebunden. Es gibt nur zwei Ausnahmen: Sie überlassen die Wohnung dem Mieter nur zum vorübergehenden Gebrauch, also beispielsweise als Ferienwohnung (Wohnungen mit Zeitvertrag fallen selbstverständlich nicht darunter). Zweite Ausnahme: Sie wohnen selbst mit in der Wohnung, vermieten also Teile der Wohnung zur Untermiete (§ 549 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB).

Sie müssen die Höhe der Vormiete unaufgefordert offenlegen

Liegt Ihre Miete 10 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete, sind Sie verpflichtet, die Höhe der Vormiete anzugeben – schriftlich und unaufgefordert. Selbstverständlich vor Abschluss des Mietvertrags. Wichtig: Die Vormiete ist nicht die zuletzt gezahlte Miete. Vielmehr ist es die Miete, die zwölf Monate vor Ende des vorangegangenen Miet[22]verhältnisses gezahlt wurde. Hat der Vormieter also zum 31. März 2020 gekündigt, müssen Sie angeben, wie hoch die Miete am 31. März 2019 gewesen ist.

Außerdem müssen Sie angeben, von welcher Ausnahmeregelung Sie Gebrauch machen (z. B. Modernisierung der Wohnung oder »Bestandsschutz«: die alte Miete lag bereits mehr als 10 % über der Vergleichsmiete). Unterlassen Sie es, Ihren neuen Mieter darüber aufzuklären, warum für Ihre Wohnung die Mietpreisbremse nicht gilt (aus einem der eben genannten Gründe), dann verlieren Sie Ihren Anspruch, eine höhere Miete als nach der Mietpreisbremse zu erheben. Das bedeutet: Sie dürfen maximal eine Miete verlangen, die 10 % über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegt. Eben wie es die Mietpreisbremse vorschreibt. Holen Sie die Auskunft jedoch nach, so dürfen Sie zwei Jahre später die höhere Miete verlangen. Zwei Jahre, nachdem Sie Ihrem Mieter die betreffenden Informationen zugeleitet haben.

Einfache »Rüge« genügt

Haben Sie die Mietpreisbremse nicht beachtet oder Ihren Mieter nicht über Ihre Gründe informiert, kann Ihr Mieter die Miete ab sofort die Miete kürzen – und zwar auf das zulässige Niveau (110 % der »ortsüblichen Vergleichsmiete«). Voraussetzung ist nur, dass er Ihr Verhalten »rügt«. Dazu genügt ein formloses Schreiben (Brief oder E-Mail) mit dem Satz: »Ich rüge die Verletzung der Mietpreisbremse.«

Unter Umständen kann er auch einen Teil der Kaution zurückfordern. Nämlich wenn bei der Kaution die »überhöhte Miete« zugrunde gelegt wurde. Was er jedoch nicht kann: Rückwirkend »zu viel« gezahlte Miete einfordern. Das war zwar im Gespräch, ist dann aber doch nicht in das Gesetz übernommen worden.

Vielleicht haben Sie gelesen, dass einzelne Gerichte die Mietpreisbremse für »unwirksam« erklärt haben. Das betrifft jedoch nur die konkreten Einzelfälle. Daraus sollten Sie nicht den Schluss ziehen, dass für Sie die Mietpreisbremse nicht gilt.

Falle 6: Sie kennen Ihre Zielgruppe nicht

Es genügt nicht, allein den Markt zu betrachten. Wenn Sie einen neuen Mieter suchen, dann sollten Sie sich auch Gedanken machen, wer denn überhaupt Ihre Zielgruppe ist. Sie müssen sich fragen: Für wen ist mein Objekt überhaupt attraktiv? Wer will es mieten? Und welche Gründe sind für ihn entscheidend?

Häufig geschieht jedoch etwas anderes: Vermieter orientieren sich an einem vermeintlichen Idealmieter, den sie ansprechen möchten. Sie machen sich wenig Gedanken, ob ihr Objekt für diese Gruppe überhaupt attraktiv ist. Und sie ignorieren die, die nach so einem Objekt suchen. Auf diese Weise entgehen ihnen mögliche Mieter.

[23]Betrachten Sie Ihr Objekt mit den Augen Ihrer Zielgruppe

Der erste Schritt heißt: Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe. Vermieten Sie ein Objekt, das für Singles, Studenten, Familien mit kleinen Kindern, gut verdienende Paare, Senioren oder als Zweitwohnsitz infrage kommt? Auch die wachsende Gruppe von Arbeitnehmern, die aus einer anderen Stadt kommen, dort noch verwurzelt sind und erst einmal auf Probe (oder befristet) angestellt werden, kann für Sie relevant sein.

Dann sollten Sie überlegen, womit Ihr Objekt bei dieser Zielgruppe punkten kann und was völlig irrelevant oder sogar störend ist. Ob die Wohnung verkehrsgünstig oder in ruhiger Lage liegt, wird von unterschiedlichen Personenkreisen ganz verschieden bewertet. Entscheidend aber ist: Diese Stärken, die Argumente, die für Ihre Wohnung sprechen (und zwar nicht aus Ihrer Sicht, sondern aus Sicht der Zielgruppe), die müssen Sie ausspielen. Darauf müssen Sie hinweisen, wenn Sie Ihre Zielgruppe ansprechen.

Achtung: Der richtige Weg, um an Ihre Zielgruppe heranzukommen

Ausgangspunkt Ihrer Überlegungen muss sein, wie Sie Ihre Zielgruppe erreichen. Wo informieren sich die Leute, die Sie ansprechen wollen?

Wenn Sie ein Apartment an Studenten vermieten wollen, ist es sinnvoll, an den Schwarzen Brettern der Universität einen Aushang zu machen. Darüber hinaus können Sie das Studierendenwerk informieren.Angestellte erreichen Sie über das Schwarze Brett oder das Intranet von Firmen. Am besten rufen Sie bei den Unternehmen an, die infrage kommen; größere Firmen haben oft eine eigene Stelle, die Wohnraum vermittelt.Haben Sie hingegen ein exklusives Objekt zu vermieten, kommt ein Inserat in einer überregionalen Zeitung infrage, eventuell auch in einer Zeitschrift oder einem Internetportal.

Internetportale haben sich mittlerweile als Standard etabliert. Damit erreichen Sie aber auch sehr viele Interessenten. Gezielter können Sie in den sozialen Netzwerken wie Facebook, Xing oder LinkedIn suchen. Da können Sie Ihren Kontakten (oder nur manchen von ihnen) mitteilen, dass Sie eine Wohnung vermieten. Erst einmal teilen Sie nur die wichtigsten Basisinformationen mit (Standort, Größe, Höhe der Miete). Wer jemanden kennt, für den das infrage kommt oder der selbst Interesse hat, soll sich bei Ihnen melden, um weitere Informationen zu bekommen. Dann teilen Sie die übrigen Infos mit (die Angaben im Energieausweis nicht vergessen) und können einen Besichtigungstermin vereinbaren.

Falle 7: Sie kümmern sich nicht um die Datenschutz-Grundverordnung

Ende Mai 2018 ist sie in Kraft getreten, die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DS-GVO. So ganz genau wissen viele Vermieter immer noch nicht, was das für sie bedeutet. Immer wieder mal kursieren Schreckensmeldungen, nach denen es künftig verboten sein könnte, Klingelschilder mit Namen zu versehen. Dem ist natürlich nicht so. Doch auf der anderen [24]Seite gehen manche Vermieter allzu sorglos mit den persönlichen Daten von Mietern und Mietinteressenten um. Sie wissen nicht genau, was erlaubt ist, welche Daten Sie speichern müssen und welche zu löschen sind. Dabei drohen bei Verstößen empfindliche Geldbußen.

Auch Privatvermieter müssen die Verordnung beachten

Als erstes sollten Sie wissen: Die Datenschutz-Grundverordnung gilt nicht nur für Firmen oder Vermieter, die »gewerblich« vermieten. Auch wenn Sie privat eine Wohnung vermieten, müssen Sie die Bestimmungen beachten. Und das heißt zunächst einmal: Alle personenbezogenen Daten (wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, Bankverbindung, Verbrauchsdaten) dürfen Sie nicht mehr einfach so nach Belieben erheben, verarbeiten oder weitergeben. Vielmehr brauchen Sie dafür einen stichhaltigen Grund.

Allerdings gibt es für Vermieter eine ganze Reihe von Gründen, Daten von Mietern und Mietinteressenten zu nutzen. Das fängt bei der Mietersuche an. Um zu entscheiden, an wen Sie vermieten, dürfen Sie eine Reihe von personenbezogenen Daten abfragen. Und zwar alle, die Sie im Rahmen einer Mieterselbstauskunft erheben dürfen (siehe → Falle 11: Sie holen sich einen »Mietnomaden« ins Haus). Allerdings müssen Sie die Daten sofort wieder löschen, sobald ein Kandidat als Mieter nicht mehr in Frage kommt. Sie dürfen also nicht »vorsorglich« die Angaben speichern.

Zweitens dürfen Sie alle Daten nutzen, die nötig sind, um den Mietvertrag zu erfüllen. Sie haben Pflichten, denen Sie als Vermieter nachkommen müssen. Dazu brauchen Sie Daten Ihres Mieters. Sonst können Sie nicht über die Nebenkosten abrechnen, den Mieter auf Neuerungen hinweisen und auch keinen Handwerker beauftragen. Damit kommen Sie Ihrer Instandhaltungspflicht nach. Sie dürfen, ja, Sie müssen in solchen Fällen Kontaktdaten Ihres Mieters weitergeben.

Im Wesentlichen sind es drei Gründe, warum Sie als Vermieter personenbezogene Daten nutzen dürfen:

Sie haben ein berechtigtes Interesse an den Daten. Dies betrifft vor allem Angaben von Mietinteressenten, zum Beispiel im Rahmen einer Selbstauskunft. Aber auch Daten, die Sie brauchen, um als Vermieter Entscheidungen zu treffen, dürften in diese Kategorie fallen.Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Daten zu speichern oder weiterzugeben (z. B. aus steuerlichen Gründen oder wegen der Vermieterbescheinigung nach dem Bundesmeldegesetz).Die Person, deren Daten Sie verarbeiten, hat dem schriftlich zugestimmt.

Für notwendige Daten brauchen Sie keine Zustimmung

Was häufig vergessen wird: Für alle Daten, die Sie ohnehin verarbeiten dürfen, brauchen Sie nicht die Zustimmung Ihres Mieters. Und die sollten Sie auch gar nicht einholen. Denn Sie stützen sich auf ein berechtigtes Interesse und haben einen Anspruch [25]auf die Nutzung der Daten. Holen Sie hingegen die Zustimmung ein, begeben Sie sich auf unsicheres Terrain. Denn eine Zustimmung erfolgt stets freiwillig – und sie kann jederzeit ohne Angabe von Gründen entzogen werden.

Insoweit brauchen Sie die Zustimmung Ihres Mieters nur für die Nutzung von Daten, die nicht zwingend erforderlich sind, sondern Ihnen und Ihrem Mieter das Leben erleichtern (wie Bankverbindung, E-Mailadresse, Telefonnummern). Dafür brauchen Sie die ausdrückliche Zustimmung Ihres Mieters – und zwar schriftlich. In dieser Zustimmungserklärung muss der Hinweis enthalten sein, dass der Mieter freiwillig zustimmt und seine Erlaubnis jederzeit zurückziehen kann.

Auf Verlangen müssen Sie alle Daten offenlegen

Wenn Ihr Mieter das möchte, müssen Sie ihm mitteilen, über welche Daten Sie von ihm verfügen, wie Sie die nutzen und an wen Sie die womöglich weitergeben. Gibt es für Ihre Nutzung keine stichhaltigen Gründe (die wir oben genannt haben), kann er von Ihnen verlangen, die Daten zu löschen. Das gilt auch für Daten, für die er eine Zustimmungserklärung abgegeben hat. Denn diese Zustimmung kann er ja jederzeit widerrufen.

Darüber hinaus gilt der Grundsatz: Sie dürfen keine Daten weitergeben, ohne dass Ihr Mieter dies weiß. Ausgenommen davon sind »Berufsgeheimnisträger« Wie Anwälte oder Steuerberater. Ansonsten aber müssen Sie den Mieter über die Weitergabe der Daten informieren, über den Zweck und die Dauer der Speicherung.

Vermieter müssen Daten schützen

Als Vermieter müssen Sie dafür sorgen, dass die Daten Ihres Mieters nicht in falsche Hände geraten. Auf Ihrem Computer müssen Sie entsprechende Schutzsoftware installieren. Und wenn Sie Daten weitergeben (etwa an den Messdienst oder den Hausmeister), so muss sich der Betreffende verpflichten, die Daten genauso sorgsam zu behandeln. Auch dafür brauchen Sie eine schriftliche Vereinbarung. Messdienste haben dafür in der Regel Standarderklärungen vorbereitet.

Auch sollten Sie sorgsam darauf achten, nicht versehentlich ein Schreiben mit personenbezogenen Daten an die falsche Adresse zu schicken. Bekommt Ihr Mieter die Nebenkostenabrechnung seines Nachbarn, ist das keine Bagatelle, sondern ein Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung, die zumindest theoretisch mit einer Geldstrafe belegt werden könnte. Anders sieht die Sache aus, wenn Ihr Mieter Einsicht in die Abrechnungsunterlagen nehmen möchte. Zum Beispiel die Heizkostenabrechnung. Wenn es möglich ist, sind Sie gehalten, die Daten der anderen Mieter zu anonymisieren, also gegebenenfalls die Namen zu schwärzen. Doch in manchen Fällen könnte der Mieter auch dann noch Rückschlüsse ziehen, wer wie viel verbraucht hat. Das ist auch zu tolerieren. Denn der Anspruch des Mieters zu überprüfen, ob seine Abrechnung auch wirklich hieb- und stichfest ist, wiegt in diesem Fall schwerer als der Datenschutz.

[26]Umgang mit Daten dokumentieren und Daten löschen

Die Datenschutz-Grundverordnung sieht vor, dass dokumentiert werden muss, wie mit den Daten umgegangen wird. Für Privatvermieter dürften die Anforderungen vergleichsweise niedrig liegen. Doch sollten Sie für alle Fälle schriftlich festhalten, welchen Regeln Sie folgen: Welche Daten Sie erheben, warum und wo Sie die speichern. Außerdem halten Sie fest, wie lange Sie die Daten speichern und wann sie gelöscht werden.

Denn auch das gehört zu einem sorgsamen Umgang mit den Daten: Wenn sie nicht gebraucht werden, müssen alle Daten gelöscht werden. Zur Sicherheit Daten einfach mal archivieren, das ist nach der Datenschutz-Grundverordnung nicht mehr erlaubt. Sogar wenn es der Mieter ist, dem diese vorsorgliche Speicherung zugutekäme.

Dabei müssen Sie eine wichtige Einschränkung beachten: Für Daten und Dokumente gibt es Aufbewahrungsfristen. Steuerrelevante Belege für das Finanzamt müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren, Mietverträge sicherheitshalber auch. Übergabeprotokolle drei Jahre – nach Ende des Mietverhältnisses. Für Vermieter besonders wichtig: Solange eine Widerspruchsfrist läuft (z. B. ein Jahr für die Abrechnung der Nebenkosten oder der Kaution), dürfen Sie die Daten nicht löschen. Danach müssen Sie es tun. Aber Achtung Die Belege müssen Sie (für das Finanzamt) aufbewahren Wie erwähnt: Zehn Jahre.

Denken Sie an die Vermieterbescheinigung