Digital erfolgreich kommunizieren E-Book

Ingrid Stephan

• Herausgeber: Bibliographisches Institut
• Kategorie: Ratgeber
• Serie: Duden Ratgeber
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2021

Seitenzahl: 203

Beschreibung

Wie organisiere ich mich und mein Team am sinnvollsten in der modernen Arbeitswelt? Worauf sollte ich bei Videokonferenzen und in der digitalen Kommunikation mit externen Partnern achten? Welche Varianten der gemeinsamen Datenhaltung sind am nützlichsten und sichersten? Diese und weitere Fragen rund um den heutigen Arbeitsalltag in Homeoffice, Remote-Arbeit und New Work beantwortet dieser Ratgeber verlässlich. Checklisten und Übersichtsdarstellungen geben zusammen mit vielen Beispielen Orientierung und helfen dabei, sicher und gekonnt aufzutreten und das Beste aus der digitalen Zusammenarbeit zu holen.

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1Flexibel arbeiten

1.1Mobile Arbeitsplätze

1.2Ergonomischer Arbeitsplatz

1.3Ergonomisches Verhalten am Arbeitsplatz

1.4Datenschutz und Datensicherheit

2Sich selbst organisieren

2.1Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und Ihrem Desktop

2.2Termine planen

2.3Aufgaben planen

2.4Aufgaben priorisieren

2.5Wiedervorlagesystem nutzen

2.6Dateiablagesystem entwickeln

2.7Informationen organisieren

2.8Ideen und Notizen sicher speichern

2.9Selbstmanagement

2.10Sich digital weiterbilden

3Mit externen Partnern kommunizieren

3.1E-Mails und Kurznachrichten

3.2Videokonferenzen durchführen

3.3Social-Media-Kommunikation

3.4Wertschätzung in der digitalen Welt

3.5Virtuelle Veranstaltungen

3.6Onlinepräsentationen

4Im Team virtuell zusammenarbeiten

4.1Voraussetzungen für die virtuelle Zusammenarbeit

4.2Teamentwicklung

4.3Kommunikation im Team

4.4Virtuelle Teambesprechungen

4.5Informellen Austausch organisieren

5Das Team gut organisieren

5.1Virtuelle Strukturen entwickeln

5.2Werkzeuge zur erfolgreichen Zusammenarbeit

5.3Teamablage organisieren

5.4Teamablage entwickeln

6Fazit

Vorwort

Kommunikation und Teamarbeit sind in der Wissensgesellschaft essenzielle Faktoren, um Vorhaben und Projekte zum Erfolg zu bringen. Mit diesem Buch erhalten Sie die grundlegenden Methoden und Prinzipien zur Selbst- und Teamorganisation, um sowohl analog, hybrid als auch digital erfolgreich arbeiten zu können. Da in den Unternehmen unterschiedliche Plattformen und Tools verwendet werden, wurde auf ausführliche, spezifische Anleitungen verzichtet. Ziel ist es vielmehr, Ihre Softskills zu stärken und Ihnen ein Überblick über die Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zu verschaffen.

Die Arbeit auf Distanz etabliert sich zunehmend in den Unternehmen. Das hat Vorteile: Es entfallen Pendelzeiten und unter bestimmten Voraussetzungen lassen sich Phasen des ungestörten, konzentrierten Arbeitens im Homeoffice leichter realisieren als im Büro. Damit die Beschäftigten den Kontakt zum Unternehmen oder ihrer Organisation nicht verlieren, gibt es hybride Lösungen, bei denen die Mitarbeiter/-innen einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice und einen Teil im Unternehmen verbringen. Die Präsenzzeiten können so intensiv für die Zusammenarbeit und für die interne, oft informelle Kommunikation genutzt werden. Durch eine adäquate technische Ausstattung lassen sich viele Arbeitsaufgaben virtuell erledigen. Dadurch erreichen die Beschäftigten mehr Flexibilität und mehr selbstbestimmtes Arbeiten für ihre Work-Life-Balance.

Flexibles Arbeiten erfordert eine hohe Eigenverantwortung und Selbstorganisation. Damit Ihnen das gelingt, erfahren Sie im ersten Kapitel, wie Sie Ihren Arbeitsplatz ergonomisch und sicher einrichten sowie Ihren Arbeitstag im Homeoffice gesundheitsfördernd gestalten.

Im zweiten Kapitel erhalten Sie einen Überblick über die digitalen Werkzeuge, die das Fundament für eine gute Selbstorganisierung bilden. Eine gute Selbstorganisation ist eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten im Team. Durch den richtigen Einsatz der Bürotools wie Terminkalender, To-do-Liste, gut strukturierte Ablage, Wiedervorlage, Ideenliste und Notizen, erhalten Sie die wesentlichen Bausteine für Ihren persönlichen Weg zu einem gut durchdachten Workflow rund um Ihren Schreibtisch an die Hand.

Auch die Kommunikation mit externen Partnern verlagert sich immer mehr in den digitalen Raum. Deshalb steht im dritten Kapitel die virtuelle Kommunikation über unterschiedliche Kanäle im Mittelpunkt. Checklisten helfen Ihnen bei der Frage, wie Sie beispielsweise Videokonferenzen optimal vorbereiten und durchführen. Auch die sozialen Medien spielen eine immer größere Rolle. Sie sind nicht nur auf das Private beschränkt, sondern vermischen sich beruflich und privat zunehmend miteinander.

Viele Projekte und Vorhaben werden im Team in komplexen Prozessen durchgeführt. Ein Patentrezept dafür gibt es nicht. In Kapitel vier sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Teamarbeit beschrieben und wie die virtuelle Kommunikation im Team gestaltet werden kann. Auch hier helfen Checklisten, den eigenen Weg zu einer passenden Kommunikationsstrategie zu finden. Wie das Team seine Beziehungen untereinander gestaltet, welche Spielregeln die Zusammenarbeit erleichtern und welche Technik für die virtuelle Zusammenarbeit erforderlich ist.

In Kapitel 5 »Das Team gut organisieren« geht es um die Kommunikation und Zusammenarbeit auf einer gemeinsamen Plattform. Idealerweise ist sie auf die Bedürfnisse des Unternehmens oder der Organisation abgestimmt und ermöglicht eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit in einem oder mehreren Teams.

Ich hoffe, dass die beschriebenen Methoden, Werkzeuge und Checklisten Sie in Ihrer Selbst- und Teamorganisation unterstützen und Sie für Ihre Aufgaben, Projekte oder Vorhaben eine passende Organisationsstrategie entwickeln. In jedem Fall freue ich mich stets auf einen Erfahrungsaustausch mit interessierten Leserinnen und Lesern.

Ingrid Stephan

1

Flexibel arbeiten

1.1Mobile Arbeitsplätze

Homeoffice

Remotearbeit

Hybridarbeit

Open Space

Co-Working-Spaces

1.2Ergonomischer Arbeitsplatz

Bürostuhl

Bildschirm

1.3Ergonomisches Verhalten am Arbeitsplatz

90-Grad-Methode

Dynamik-Methode

1.4Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz

Datensicherheit

Vorschau

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren vielfältig verändert und wir befinden uns in einem ständigen Veränderungsprozess. Dieser Trend wird nach dem Philosophen und Erfinder des Konzeptes, Frithjof Bergmann, »New Work« genannt. Mit der zunehmenden Digitalisierung ändern sich die Anforderungen an unsere Arbeitsumgebungen und die Art und Weise, wie wir miteinander arbeiten. Virtualität ist Teil des Arbeitsalltags geworden. Unterstützt durch digitale Tools können wir viele Arbeiten räumlich und zeitlich flexibel erledigen. Durch Cloudanwendungen, Smartphone, Tablet und Notebook etabliert sich flexibles Arbeiten von unterwegs oder zu Hause immer mehr. Das virtuelle Arbeiten in internationalen Teams ist in vielen Unternehmen bereits Alltag. Selbstständiges Arbeiten und Eigeninitiative werden durch flache Hierarchien begünstigt. Die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben lösen sich immer mehr auf.

1.1Mobile Arbeitsplätze

Durch die zunehmende Digitalisierung entwickeln sich neue Arbeitsund Organisationsformen, die die Arbeits- und Büroumgebungen grundlegend verändern. Der Büroarbeitsplatz ist überall: im Unternehmen, im Auto, beim Kunden und zu Hause. Zudem erfordert das zunehmende Arbeiten im Team eine Arbeitsumgebung, die den Arbeitsprozessen und -anforderungen entspricht und inspirierend wirkt. Homeoffice, Remotearbeit, Hybridarbeit, Co-Working-Spaces, Open Space u. v. m. heißen diese neuen Arbeitsformen, die unser Berufsleben grundlegend verändern.

Homeoffice. Das Arbeiten von zu Hause kann gelingen, wenn alle Kommunikationswege technisch geklärt sind und die richtigen Tools eingesetzt werden. Wichtig ist es auch, dass im Unternehmen flexible Regelungen für mobiles Arbeiten gefunden werden und die Beschäftigten im Homeoffice weiterhin in die Unternehmensgemeinschaft eingebunden sind. Die Arbeiten können beispielsweise morgens vor oder abends nach der offiziellen Bürozeit erledigt werden. Präsenzzeiten sind auf die Kunden-Servicezeiten abzustimmen und der Austausch im dezentralen Team muss gesichert bleiben. Die Kommunikation mit externen Partnern sollte strategisch geplant werden.

Viele Beschäftigte befürchten, dass das überwiegende Arbeiten im Homeoffice zum Karrierekiller werden könnte. Hier hilft, mit den Führungskräften zu klären, welche Erwartungen an die übertragenen Aufgaben geknüpft sind, nach welchen Kriterien die Leistung im Unternehmen bewertet wird und eine gute Feedbackkultur. Führungskräfte sollten die Ziele eindeutig formulieren, klare Absprachen und Priorisierungen treffen, für Rückfragen zur Verfügung stehen und bei Bedarf möglichst schnell Rückmeldung geben.

Remotearbeit. Immer mehr Beschäftigte arbeiten in Projekten in dezentralen Teams. Sie sind digital vernetzt und völlig flexibel bei der Wahl ihrer Büroumgebung. Der Arbeitstag wird selbstständig organisiert und die Bezahlung erfolgt nicht nach Arbeitszeit, sondern nach Leistung.

Hybridarbeit. Hybrides Arbeiten bedeutet, dass die Beschäftigten sowohl im Homeoffice als auch im Büro arbeiten. Die Mitarbeitenden sind frei bei der Wahl ihres Arbeitsortes. Teams arbeiten beispielsweise mit festen Präsenzzeiten im Büro oder Beschäftigte sind an festen Tagen in der Woche im Homeoffice und die restliche Zeit im Büro. Die Büros werden Orte des Austauschs und der Zusammenarbeit. Es gibt Rückzugsorte für konzentrierte Arbeit und Teamzonen für kollaboratives Arbeiten sowie Bereiche, die zufällige Begegnungen und Gespräche fördern.

Open Space. Das Open Space-Büro ist eine kommunikationsfreundliche Büroform, in der sowohl öffentliche Zonen zur Förderung der Kommunikation als auch individuelle Zonen für konzentriertes Arbeiten in einem offenen Raum in Einklang gebracht werden. Da viele Mitarbeitende für ein paar Tage auch von zu Hause oder unterwegs arbeiten, werden die Arbeitsplätze über digitale Raumbuchungssysteme verwaltet. Die Beschäftigten buchen ihre Anwesenheit im Büro über eine App und vernetzen sich mit den Teammitgliedern, mit denen sie vor Ort arbeiten wollen.

Co-Working-Spaces. Co-Working-Spaces sind Büroräume, die nach Bedarf kurz- oder langfristig angemietet werden können. Sie sind technisch und organisatorisch optimal ausgestattet und stellen beispielsweise für Videokonferenzen Aufnahmestudios mit professioneller Bild- und Tontechnik zur Verfügung. Die Beschäftigten müssen sich nicht darum sorgen, ob die Internetverbindung stabil ist, ob die Beleuchtung stimmt oder wie der Hintergrund in der Videokonferenz aussieht. Die Buchung der flexiblen Arbeitsplätze erfolgt in der Regel über eine App oder webbasiert.

Welche Arbeitsumgebung für die Teamarbeit geeignet ist, kann durch folgende Fragen geklärt werden:

–Arbeiten die Teams überwiegend virtuell zusammen oder gibt es regelmäßige sowie spontane Treffen im Büro?

–Wie viel Zeit wird für die Bearbeitung gemeinsamer Aufgaben und für konzentrierte Einzelarbeit benötigt?

–Wie und wie häufig wird mit den externen Partnern kommuniziert?

–Welche technische Ausstattung und Software unterstützt die gewählte Arbeitsform?

1.2Ergonomischer Arbeitsplatz

Wenn Sie im Homeoffice lange am Computer arbeiten, sollten Sie auch zu Hause auf eine ergonomische Arbeitsumgebung achten. Damit können Sie Gesundheitsschäden vorbeugen. Die häufigsten Gründe für gesundheitliche Probleme sind Rückenschmerzen durch langes Sitzen, Bewegungsmangel und eine falsche Haltung vor dem Computer.

Eine gute und nachhaltige Ausstattung fördert Ihre Gesundheit, das Wohlbefinden und Ihre Kreativität. Zu einer Grundausstattung gehören ein geeigneter Arbeitsstuhl und Arbeitstisch, PC oder Laptop, eventuell ein Tablet, ein oder mehrere Bildschirme, eine separate Maus und Tastatur, Telefon und/oder Smartphone, eine Webcam, ein Headset und ein Reserveheadset für alle Fälle. Wenn Sie so gesundheitsschonend wie möglich arbeiten möchten, lohnt sich eine ergonomische Tastatur, eine ergonomische Maus und ein höhenverstellbarer Schreibtisch mit einer optimalen Größe von 160 x 80 cm. Ein ergonomisch gestalteter Bürostuhl mit maximalen Anpassungsmöglichkeiten fördert bewegungsreiches Sitzen. Das Headset sollte sich mit Ihren eingesetzten Geräten schnell koppeln, über ein ein- und ausschaltbares Mikrofon verfügen und Umgebungsgeräusche unterdrücken. Im günstigsten Fall wird die Ausstattung vom Arbeitgeber nach den Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) bereitgestellt.

Die eingesetzte Software ist normalerweise auf Ihrem Notebook installiert, das Ihnen in der Regel von Ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Nutzen Sie eigene Geräte im Homeoffice, ist es zweckmäßig, mit demselben Betriebssystem wie im Büro zu arbeiten, um Übertragungsfehler und Kompatibilitätsprobleme zu minimieren.

Bürostuhl

Ein guter Bürostuhl sollte sich mit seinen Einstellungsmöglichkeiten auf die individuellen Bedürfnisse der sitzenden Person anpassen lassen. Besondere Bewegungsmechaniken wie die Pendel- bzw. 3-D- Mechanik halten den Körper ständig in Bewegung und sind für aktives Sitzen geeignet.

CHECKLISTE – ERGONOMISCHER ARBEITSSTUHL

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, den geeigneten Arbeitsstuhl zu finden:

1.

Körpergröße beachten. Standardmäßig sind Bürostühle für Körperhöhen von ungefähr 1,50 m bis 1,90 m und ein Körpergewicht von maximal 110 kg konstruiert. Sind Sie größer oder kleiner, lohnt es sich, nach einer passenden Alternative zu suchen.

2.

Stuhloberteil. Der Sitz und die Rücklehne müssen drehbar und stufenlos höhenverstellbar sein. Die Rückenlehne sollte anatomisch geformt und mit einer höhenverstellbaren Lordosenstütze ausgestattet sein. Das Körpergewicht sollte durch die Sitztiefenfederung beim Hinsetzen abgefangen werden. Die Sitzfläche gewährleistet durch ihre Beschaffenheit eine gute Druckverteilung und ist leicht gepolstert.

Zusätzliche ergonomische Pluspunkte bringen eine in der Neigung verstellbare Sitzfläche, in der Tiefe verstellbare Lordosenstütze und eine individuell einstellbare Kopfstütze.

Sitz und Rückenlehne sollen durch ihre Form ein entspanntes, dynamisches Sitzen (Wechsel zwischen vorgeneigter, aufrechter und zurückgelehnter oder seitwärts geneigter Sitzhaltung) aktiv unterstützen und fördern.

3.

Untergestell. Das Untergestell muss mit fünf Rollen ausgestattet sein. Es gibt verschiedene Rollen für unterschiedliche Bodenbeläge. Bei weichem Belag (z. B. Teppichböden) sind harte Rollen, bei hartem Belag (z. B. Parkett) sind weiche Rollen geeignet. Gebremste Rollen verhindern das unbeabsichtigte Wegrollen des Stuhls in unbelastetem Zustand. In belastetem Zustand müssen sie leichtgängig sein, damit der Stuhl beim Bewegen nicht kippt.

4.

Armauflagen. Sie sollen in der Höhe, Breite, Tiefe und/oder im Winkel verstellbar sein und eine weiche Polsterung haben.

5.

Probesitzen. Bevor Sie einen Bürostuhl kaufen, sollten Sie ihn vorher zur Probe getestet und bedient haben.

Bildschirm

Dauerhaftes Arbeiten an einem kleinen Notebook-Bildschirm ist anstrengend, besonders wenn Sie parallel mit unterschiedlichen Programmen arbeiten müssen. Ein oder zwei externe Monitore mit einer großen Bilddiagonalen sind wesentlich komfortabler und schonen die Augen. Sie können mehrere Anwendungsfenster problemlos nebeneinander anordnen und zusätzliche Informationen auf dem Desktop ablegen.

CHECKLISTE – DER IDEALE BILDSCHIRM

Folgende Kriterien sollte ein ergonomischer Bildschirm erfüllen:

1.

Die richtige Bildschirmdiagonale und Auflösung wählen. Die Größe des Bildschirms richtet sich nach der Diagonalen, die in Zoll angegeben wird. Die Angebote reichen von 19 Zoll bis 38 Zoll. Die Anforderung an die Bildschirmauflösung beträgt mindestens 1920 x 1080 Pixel, damit Texte oder grafische Inhalte größer, klarer und augenfreundlicher dargestellt werden. Besonders komfortabel sind große hochauflösende Bildschirme bis zu 3840 x 2160 Pixel. Je mehr Detailauflösung, desto besser für die Augen und das Wohlbefinden.

2.

Kein Flimmern und keine Verzerrungen. Das dargestellte Bild auf dem Monitor muss stabil und frei von Flimmern und Verzerrungen sein. Die Hersteller kennzeichnen Produkte mit den Bezeichnungen »Flicker Free« oder »Flicker Safe«. Auch das sogenannte »Blaue Licht«, das die LED-Hintergrundbeleuchtung emittiert, kann schädlich für das Auge und störend für den Schlaf-wach-Rhythmus sein. Bildschirme, die diesen Bereich vermeiden, sind z. B. mit »Bluelight Reducer« oder »Low Blue Light« gekennzeichnet.

3.

Achten Sie auf eine reflexionsarme Bildschirmoberfläche. Nach der Arbeitsstättenverordnung muss die Bildschirmoberfläche reflexionsarm beschaffen sein. Helligkeit und Kontrast müssen sich einfach einstellen lassen.

4.

Den Bildschirm gut positionieren. Der Bildschirm muss frei dreh- und neigbar sein. Positionieren Sie das Gerät parallel oder schräg zum Fenster und stellen Sie den Monitor so ein, dass die maximale Höhe der obersten Zeile des Bildschirms unterhalb der waagerechten Blicklinie liegt. Die Blicklinie auf die Bildschirmmitte sollte um ungefähr 35 Grad aus der Waagrechten abgesenkt sein.

1.3Ergonomisches Verhalten am Arbeitsplatz

Als Wissensarbeiter sind wir vernetzt und arbeiten von jedem Ort aus am PC. Im Büro sind gut eingerichtete Arbeitsplätze selbstverständlich. Im Homeoffice oder beim Arbeiten von unterwegs muss oft improvisiert werden. Sie können aber durch Ihr Verhalten gesundheitlichen Beeinträchtigungen entgegenwirken. Das Verhalten zu ändern, erfordert etwas Übung. Die folgenden Methoden und Tipps helfen Ihnen dabei:

90-Grad-Methode

•Stuhl- und Tischhöhe so einstellen, dass die Winkel im Bereich Ober- und Unterschenkel und im Bereich Ober- und Unterarm 90 Grad betragen.

• Platzieren Sie den Bildschirm in einem Winkel von 90 Grad zum Fenster des Raums.

Dynamik-Methode

• Dynamisches Sitzen: Verändern Sie während der sitzenden Arbeitsphasen häufig die Sitzposition (vordere, mittlere und hintere Sitzhaltung)

• Dynamisches Arbeiten: Praktizieren Sie einen dynamischen Arbeitsstil und wechseln Sie regelmäßig zwischen sitzender und stehender Tätigkeit.

Bewegungstipps:

–Legen Sie einen Teil der Wegstrecke zur Arbeit zu Fuß zurück.

–Verwenden Sie die Treppe statt des Aufzugs.

–Telefonieren Sie im Stehen.

–Führen Sie kurze Besprechungen an einem Stehtisch durch.

–Erledigen Sie kurze Botengänge selbst.

–Machen Sie in der Mittagspause einen kleinen Spaziergang.

–Planen Sie in Ihren Arbeitstag kleine Bewegungspausen mit Gymnastikübungen ein.

Ernährungstipps:

–Essen Sie abwechslungsreich und regelmäßig.

–Trinken Sie ausreichend.

–Nehmen Sie Ihre Mahlzeiten in geringen Mengen zu sich (z. B. fünfmal am Tag).

–Vermeiden Sie Fett, Zucker, Koffein, Nikotin und Alkohol.

CHECKLISTE – SO ARBEITEN SIE AM BILDSCHIRMPLATZ ERGONOMISCH!

Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Gesundheitsbeeinträchtigungen vorzubeugen:

1.

Kennen Sie alle Knöpfe und Hebel an Ihrem Stuhl? Nutzen Sie alle Anpassungsmöglichkeiten Ihres Bürostuhls aus, um für Sie eine optimale Sitzhaltung zu erreichen. Viele Funktionen verstecken sich hinter Hebeln und Knöpfen.

2.

Die richtige Höhe ist ausschlaggebend. Die Höhe des Schreibtischs und Stuhls sollte so eingestellt sein, dass Ober- und Unterschenkel sowie Ober- und Unterarme im 90-Grad-Winkel zueinanderstehen. Sitzen Sie aufrecht und entspannen Sie dabei Ihre Schultern. Stellen Sie die Lordosenstütze auf Gürtellinie ein. Richten Sie die Armlehnen so aus, dass die Arme locker und entspannt herabhängen.Ihre Füße sollten auf einer festen Auflage stehen. Sind Sie kleiner, kann eine Fußstütze den Abstand ausgleichen.

3.

Dynamisches Sitzen und Arbeiten fördern die Gesundheit. Sitzen Sie bewegungsreich. Die Arbeitsmedizin empfiehlt, die Arbeit zu 60 Prozent im Sitzen, zu 30 Prozent im Stehen und zu 10 Prozent beim gezielten Umhergehen zu verrichten. Wechseln Sie so oft es geht die Sitzposition. Achten Sie darauf, dass die Rückenlehne Ihres Stuhls so eingestellt ist, dass sie diese Bewegungen unterstützt. Sorgen Sie auch sonst für ausreichend Bewegung und wechseln Sie am Schreibtisch zwischen Stehen und Sitzen ab nach der 90-Grad- und Dynamik-Methode.

4.

Halten Sie Abstand zum Bildschirm. Richten Sie Ihren Bildschirm gerade vor sich aus und achten Sie je nach Bildschirmgröße auf einen Sichtabstand von 50 cm bis 80 cm. Neigen Sie den Kopf nicht zu stark nach hinten oder nach vorne. Eine entspannte Kopfhaltung erreichen Sie, wenn die maximale Höhe der obersten Zeile des Bildschirms unterhalb der waagerechten Blicklinie liegt. Optimal ist zudem eine um ca. 35 Grad waagerecht abgesenkte Blicklinie auf die Bildschirmmitte.

5.

Leuchten Sie Ihren Arbeitsplatz gut aus. Ihr Arbeitsplatz sollte ausreichend Tageslicht erhalten. Ideal ist der im rechten Winkel zum Fenster positionierte Bildschirm, damit das Licht von der Seite kommt, um Spiegelungen und Reflexionen zu vermeiden. Das Tageslicht und Leuchten dürfen nicht blenden. Überprüfen können Sie das, wenn Sie bei ausgeschaltetem Bildschirm keine Spiegelungen oder Lichtreflexe sehen.

1.4 Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz

Der Datenschutz ist durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Europa einheitlich geregelt. Darin geht es grundsätzlich um das Erfassen, Speichern und Nutzen von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, Geburtsdaten, Post- und Internetadressen sowie Gesundheitsdaten) in Form von Text, Bild oder Video. In Ihrem Unternehmen müssen alle Vorgänge und Abläufe zur Erfassung und Bearbeitung von personenbezogenen Daten dokumentiert werden, damit sich der Umgang mit den Daten nachvollziehen lässt. Sie dürfen persönliche Daten nur zu einem konkreten Vertragszweck erheben und müssen sich dazu die Einwilligung Ihrer Kund/-innen einholen. Eine App, die beispielsweise neben den vertraglich vereinbarten Nutzungsrechten auch Standortdaten sammelt, wäre unzulässig. Ihre Kund/-innen haben das Recht, ihre gespeicherten Daten unentgeltlich abzufragen. Zum Beispiel, welche Daten von Ihnen wie lange und zu welchem Zweck gespeichert wurden. Stellt sich heraus, dass die gespeicherten personenbezogenen Daten falsch sind, können die Betroffenen verlangen, dass die Daten »unverzüglich« berichtigt, vervollständigt oder gelöscht werden. Laut DSGVO wendet man sich an die Datenschutzbeauftragten der jeweiligen Organisationen. Sie müssen die gespeicherten, personenbezogenen Daten Ihrer Kund/-innen löschen, wenn der Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr gilt. Besonders sensible Daten sind durch die DSGVO auch besonders geschützt. Das sind Informationen zur Religionszugehörigkeit und medizinische, biometrische und genetische Daten. Ebenso unterliegen Angaben über die sexuelle Orientierung, die ethnische Herkunft oder politische Überzeugungen einem besonderen Schutz. Wenn die Betroffenen diese Informationen selbst öffentlich machen, dürfen Sie die Daten ohne eine ausdrückliche Einwilligung verarbeiten. Datenschutzverstöße können mit hohen Bußgeldern geahndet werden.

Arbeiten Sie im Homeoffice oder von unterwegs, müssen Sie – wie im Unternehmen – für die Sicherheit der personenbezogenen Daten sorgen. Das Risiko, dass Unbefugte Zugang zu den sensiblen Daten erhalten, ist durchaus gegeben. Hier sind die Vorgaben des Unternehmens zum Datenschutz unbedingt einzuhalten. Einfache Maßnahmen sind beispielsweise der Schutz von Passwörtern und Zugangsdaten vor Außenstehenden – dazu gehören auch Familienangehörige. Dritte dürfen nicht auf die Unternehmenssoftware in der Cloud oder auf dem Rechner zugreifen. Es dürfen keine Unternehmensdaten auf nichtbetrieblichen USB- oder Cloudspeicher gespeichert werden. Die Datenübertragung ist durch ein geeignetes Verschlüsselungsverfahren zu sichern. Papierunterlagen sollten im Homeoffice in einem abschließbaren Schrank oder Container untergebracht werden.

Datensicherheit

Immer wieder kommt es zu spektakulären Hackerangriffen, die nicht nur in Firmennetzen großen Schaden anrichten. Ein unbedarfter Klick auf einen Link kann schon ausreichen, um das gesamte Netz lahmzulegen. Bei einem Angriff können persönliche Daten gehackt, illegal genutzt und weitergegeben werden. Das sind Passwörter, Kreditkarteninformationen bis hin zu gestohlenen Identitäten. Aber auch die kompletten Daten auf dem Computer oder im Netzwerk drohen bei einem Angriff verloren zu gehen. Banken und große Plattformen benachrichtigen Ihre Nutzerinnen und Nutzer, wenn sie Auffälligkeiten bemerken. Das ist zwar ein guter Hinweis, aber keine wirkliche Sicherheit.

Viele Mitarbeitende wollen und müssen heute von verschiedenen Orten mit verschiedenen Devices (z. B. Smartphone, Notebook, PC) arbeiten, was hohe Ansprüche an die IT-Sicherheit stellt. Notebooks und andere Devices müssen nicht nur im Büro, sondern auch zu Hause im Wohnzimmer oder unterwegs auf Reisen und im Hotel vor fremden Eingriffen geschützt sein.

VPN (Virtual Private Network) und Cloudlösungen

VPN

Arbeiten Sie im Homeoffice mit eigenen Geräten, sollten Sie Rücksprache mit Ihrer IT-Abteilung halten, damit alle nötigen Firewalls und VPN-Lösungen fachgerecht eingerichtet werden.

Ihr privates WLAN sollte eine WPA2- und eine WPA3-Verschlüsselung mit Passwort aufweisen. Mit einem VPN-Tunnel können Sie im Homeoffice auf die Informationen und Dokumente im Unternehmen sicher und direkt zugreifen sowie Datenpakete sicher laden und versenden. VPN-Lösungen sind aber kompliziert in der Einrichtung und in der E-Mail-Kommunikation zu unsicher. Es sei denn, es wird ein rechtssicheres und zuverlässiges E-Mail-Verschlüsselungsverfahren mit dazu passenden Signaturmechanismen genutzt. Einfacher sind Cloudlösungen.

Cloudlösungen

Flexibles Arbeiten lässt sich am besten auf fachgerecht geschützten Servern des Unternehmens gestalten, um sichere und flüssige Arbeitsabläufe und Datenaustausch zu gewährleisten. Mit geeigneten Cloudlösungen können die Mitarbeitenden besser und sicherer auf Dokumente zugreifen und im Team arbeiten – egal, wo sie sich aufhalten. Um einen umfangreichen Schutz von Daten und Dokumenten zu garantieren, werden Dokumente und alle Metadaten von der Entstehung bis zur Löschung verschlüsselt.

Für besonders sensible Daten lassen sich in Cloudlösungen »virtuelle Datenräume« einrichten. Nur berechtigte Personen bekommen Zugang zum Datenraum und jede Tätigkeit im Datenraum wird lückenlos dokumentiert. Es kann nachvollzogen werden, wer wann welches Dokument herunterlädt, löscht, kopiert oder nur ansieht. Dokumente können nur zum Lesen freigegeben oder zusätzlich mit Wasserzeichen vor unberechtigter Weitergabe oder Vervielfältigung geschützt werden.

Alle Dokumente werden nach jeder Änderung vollautomatisch in einem Back-up-System gesichert. Falls notwendig, können die Dateien vollautomatisch in einer separaten Umgebung wiederhergestellt werden. Dieser Vorgang wird regelmäßig getestet, damit im Katastrophenfall tatsächlich alles rekonstruiert werden kann.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) veröffentlicht und aktualisiert auf seiner Webseite (bsi.bund.de) einen Kriterienkatalog mit den technischen Anforderungen einer sicheren Cloudlösung (Cloud Computing Compliance Criteria Catalog – C5:2020).

CHECKLISTE – DATENSCHUTZ UND DATENSICHERHEIT IM HOMEOFFICE

Auch im Homeoffice sind Sie für die Sicherheit der Unternehmensdaten verantwortlich. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihren Arbeitsplatz zu Hause sicher zu machen:

1.

Schutz von personenbezogenen Daten. Klären Sie mit Ihrem Arbeitgeber, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß den Datenschutzregelungen für das flexible Arbeiten getroffen werden müssen.

2.

Vertrauliche Dokumente sicher verarbeiten. Drucken Sie im Homeoffice keine vertraulichen Dokumente aus. Falls Sie selbst Dokumente ins Homeoffice weitergeben, schützen Sie sie durch ein Passwort.

3.

Bildschirm sperren. Um die Daten vor Unbefugten zu schützen, sollten Sie beim Verlassen Ihres Arbeitsplatzes den Bildschirm sperren.

4.

Bringen Sie eine Sichtschutzfolie am Bildschirm an. Die Sichtschutzfolie schützt den Bildschirm vor den Einblicken von Dritten oder Familienangehörigen.

5.

Zugangsdaten sicher aufbewahren. Lassen Sie Ihre Zugangsdaten nicht offen im Homeoffice liegen. Generieren Sie starke Passwörter. Ein starkes Passwort ist mindestens 12-stellig und enthält große und kleine Buchstaben, Zahlen sowie Sonderzeichen. Falls Sie sich viele Passwörter merken müssen, lohnt es sich, eine Passwort-Manager-App zu nutzen.

Zusätzliche Sicherheit bieten Passwortmanager mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Ihre Passwörter in einer verschlüsselten Datei auf Ihrem Gerät speichern. Sie müssen sich dann nur noch ein einziges Passwort merken – das Masterpasswort. Bei der Anmeldung verlangt der Passwort-Manager neben dem Masterpasswort zusätzlich einen zweiten Schlüssel wie z. B. einen SMS-Code oder ein per App generiertes Einmalpasswort.

6.

Achten Sie auf Phishingmail. Seien Sie vorsichtig gegenüber Unbekanntem. Cyberkriminelle ahmen häufig vertrauenswürdige Unternehmen nach, tarnen sich als potenzielle Bewerber/-innen oder weisen auf eine angebliche Kontosperrung hin. Durch Öffnen des Anhangs gelangt eine Malware – oft unbemerkt – ins System und richtet dort Schaden an. Das kann zum Ausspähen von persönlichen Daten bis zur Sperrung Ihres Zugangs (Erpressung) führen.

7.

Weiterleitung beruflicher E-Mails. Leiten Sie keine beruflichen E-Mails mit vertraulichen/personenbezogenen Inhalten an private E-Mail-Adressen weiter.

8.

Regelmäßig Updates durchführen. Alte Software kann Sicherheitslücken haben. Führen Sie anstehende Updates für Soft- und Hardware unmittelbar durch.

9.

Auf Hackerangriffe richtig reagieren. Wenn Sie merken, dass Ihr Computer gehackt wurde, kappen Sie sofort die Internetverbindung oder schalten Sie das Gerät ab. Damit verhindern Sie, dass sich die eingeschleuste Malware selbst zerstört. Diese kann bei der Versicherung (Berufs- und Privatrechtsschutz) bei der Schadensmeldung als Beweis dienen.Selbstverständlich sollten Sie nach einem Angriff alle Passwörter auf den Portalen, die Sie auf ihrem Gerät verwendet hatten, erneuern. Über den Identity Leak Checker des Hasso-Plattner-Instituts können Sie herausfinden, ob das Passwort eines E-Mail-Kontos ausgespäht wurde.

10.

Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig. Wenn Sie in einer Unternehmenscloud arbeiten, werden die Daten in der Regel automatisch gesichert. Sollten Sie dennoch Daten auf Ihrem Rechner speichern, ist es umso wichtiger, diese regelmäßig zu sichern, z. B. auf einer externen Festplatte.

11.

Sicher telefonieren. Wenn Sie lieber über ein Festnetztelefon kommunizieren, sollte Ihr IP-Telefon über eine Endezu-Ende-Verschlüsselung verfügen, damit vertrauliche, geschäftliche Telefonate auch vertraulich bleiben.

12.

Gespräche in Videokonferenzen und am Telefon abschirmen. Führen Sie Ihre Video- oder Telefongespräche so, dass niemand vertrauliche Inhalte wahrnehmen kann. Auch geöffnete Fenster könnten Dritte zum Mithören verleiten.

13.

Mithören und Aufzeichnen von Gesprächen.