Duden Ratgeber – Geschäftskorrespondenz E-Book

Ingrid Stephan

• Herausgeber: Bibliographisches Institut
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Duden Ratgeber
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2021

Beschreibung

Der zuverlässige Ratgeber, um gekonnt und sicher geschäftlich zu schreiben. Das Buch zeigt mit vielen Mustervorlagen und Beispielen, wie Formalia und Konventionen angewandt werden. Dabei wird die aktuelle DIN 5008 erläutert und der Fokus auf Herausforderungen der digitalen Kommunikation gelegt. Von der zeitgemäßen Formulierung von Anfragen, Mahnungen und Stellenanzeigen über professionelles Schreiben in sozialen Netzwerken, bei Schreiben ins Ausland oder in der unternehmensinternen Kommunikation, wie in Präsentationen, Protokollen oder Abwesenheitsnotizen liefert dieser Ratgeber umfassend Orientierung für die Bürokommunikation.

Leseprobe

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Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck, auch auszugsweise, nicht gestattet.

© Duden 2021

Bibliographisches Institut GmbH, Mecklenburgische Straße 53,14197 Berlin

Redaktionelle Leitung Dr. Laura Neuhaus

Herstellung Alfred Trinnes

Layout Magdalene Krumbeck, Wuppertal

Satz Britta Dieterle, Berlin

Umschlaggestaltung 2issue, München

Umschlagabbildungen Shutterstock/4LUCK (Hand mit Stift), Shutterstock/Ul (Briefumschlag),The Noun Project/Rainbow Designs (Laptop)

E-Book-Herstellung und Auslieferung readbox publishing, Dortmund, www.readbox.net

ISBN 978-3-411-91387-9 (E-Book)

ISBN 978-3-411-74213-4 (Buch)

www.duden.de

Inhaltsverzeichnis

1 Geschäftlicher Bereich

1.1 Digital korrekt schreiben und versenden

1.1.1 E-Mail-Konventionen

1.1.2 Social-Media-Konventionen

1.1.3 Akronyme und Emojis

1.1.4 QR-Code

1.1.5 Briefe und E-Mails sicher versenden

1.2 Briefe nach DIN 5008

1.2.1 Vorlagen für Geschäftsbriefe

1.2.2 Aufbau eines Geschäftsbriefes

1.3 E-Mails – Aufbau nach DIN 5008

1.3.1 Feld »An« – E-Mail-Adresse

1.3.2 Felder »Cc« und »Bcc«

1.3.3 Betreff

1.3.4 E-Mail-Anhänge

1.3.5 Bezugszeichen und -angaben

1.3.6 Anrede

1.3.7 Layout und Text

1.3.8 E-Mail-Abschluss

1.4 Schreiben in Geschäftsprozessen

1.4.1 Anfragen

1.4.2 Voranfragen und Antworten auf Voranfragen

1.4.3 Angebote

1.4.4 Kostenvoranschlag

1.4.5 Bestellungen

1.4.6 Ablehnung von Bestellungen

1.4.7 Widerruf einer Bestellung

1.4.8 Auftragsbestätigungen

1.4.9 Versandanzeigen

1.4.10 Rechnungen

1.4.11 Eingangsbestätigungen

1.4.12 Zahlungsbestätigungen

1.4.13 Zahlungsavise

1.4.14 Bitten und Anträge

1.5 Schreiben in Problemsituationen

1.5.1 Zahlungserinnerungen und Mahnungen

1.5.2 Mahnungen wegen Lieferverzug

1.5.3 Beschwerden und Reklamationen

1.5.4 Zwischenbescheide

1.6 Schreiben im Personalbereich

1.6.1 Stellenanzeigen

1.6.2 Einladungen an Bewerber/-innen

1.6.3 Absagen an Bewerber/-innen

1.6.4 Abmahnungen

1.6.5 Kündigung des Arbeitsvertrages

1.7 Schreiben mit Werbecharakter

1.7.1 Werbebriefe

1.7.2 Begleitschreiben

1.7.3 Websites und Blogs

1.7.4 Chat und Chatbots

1.7.5 Soziale Netzwerke

1.8 Schreiben zu besonderen Anlässen

1.8.1 Regeln nach DIN 5008

1.8.2 Glückwünsche

1.8.3 Genesungswünsche

1.8.4 Dankschreiben

1.8.5 Einladungen

1.8.6 Weihnachts- und Neujahrsgrüße

1.8.7 Nachrufe und Kondolenzschreiben

1.9 Schreiben ins Ausland

1.9.1 Auslandsanschriften

1.9.2 Fremdsprachliche Textbausteine

1.9.3 Typografische Besonderheiten

1.9.4 Besonderheiten britischer und amerikanischer Briefe

1.9.5 Besonderheiten spanischer Briefe

1.9.6 Besonderheiten französischer Briefe

2 Unternehmensinterner Bereich

2.1 Tabellen

2.1.1 Zahlentabellen

2.1.2 Texte in Tabellenform

2.2 Formulare und Checklisten

2.2.1 Formulare

2.2.2 Checklisten

2.3 Gesprächsinhalte protokollieren und dokumentieren

2.3.1 Vorbereitung von wichtigen Gesprächen

2.3.2 Gesprächsnotiz

2.3.3 Aktennotiz/Aktenvermerk

2.3.4 Protokolle

2.3.5 Berichte

2.4 Interne Mitteilungen

2.4.1 Interne E-Mails

2.4.2 Kurznachrichten

2.4.3 Memos und Notizen

2.4.4 Abwesenheitsnotiz

2.4.5 Rundschreiben

2.5 Längere Texte

2.5.1 Gestaltung von längeren Texten

2.5.2 Aufbau von schriftlichen Arbeiten

2.6 Öffentlichkeitsarbeit

2.6.1 Presseinformation

2.6.2 Pressemappe

2.6.3 Kurzmeldung

2.6.4 Gegendarstellung

2.7 Präsentationen

2.7.1 Vorüberlegungen

2.7.2 Planung

2.7.3 Foliengestaltung

2.7.4 Handout

2.7.5 Präsentieren

2.8 Dokumente ablegen

2.8.1 Aufbewahrungspflicht

2.8.2 Dateiablage nach DIN 5008

2.8.3 E-Mails richtig ablegen

1

Geschäftlicher Bereich

1.1 Digital korrekt schreiben und versenden

1.1.1 E-Mail-Konventionen

1.1.2 Social-Media-Konventionen

1.1.3 Akronyme und Emojis

1.1.4 QR-Code

1.1.5 Briefe und E-Mails sicher versenden

1.2 Briefe Aufbau nach DIN 5008

1.2.1 Vorlagen für Geschäftsbriefe

1.2.2 Aufbau eines Geschäftsbriefes

1.2.2.1 Briefkopf

1.2.2.2 Anschriftfeld

1.2.2.3 Informationsblock

1.2.2.4 Betreff/Teilbetreff

1.2.2.5 Anrede

1.2.2.6 Brieftext

1.2.2.7 Briefschluss

1.2.2.8 Pflicht- und Geschäftsangaben

1.2.2.9 Werbliche Elemente

1.3 E-Mails Aufbau nach DIN 5008

1.3.1 Feld »An« – E-Mail-Adresse

1.3.2 Felder »Cc« und »Bcc«

1.3.3 Betreff

1.3.4 E-Mail-Anhänge

1.3.5 Bezugszeichen und -angaben

1.3.6 Anrede

1.3.7 Layout und Text

1.3.8 E-Mail-Abschluss

1.4 Schreiben in Geschäftsprozessen

1.4.1 Anfragen

1.4.2 Voranfragen und Antworten auf Voranfragen

1.4.3 Angebote

1.4.4 Kostenvoranschlag

1.4.5 Bestellungen

1.4.6 Ablehnung von Bestellungen

1.4.7 Widerruf einer Bestellung

1.4.8 Auftragsbestätigungen

1.4.9 Versandanzeigen

1.4.10 Rechnungen

1.4.11 Eingangsbestätigungen

1.4.12 Zahlungsbestätigungen

1.4.13 Zahlungsavise

1.4.14 Bitten und Anträge

1.5 Schreiben in Problemsituationen

1.5.1 Mahnungen

1.5.2 Mahnung wegen Lieferverzug

1.5.3 Beschwerden und Reklamationen

1.5.4 Zwischenbescheide

1.6 Schreiben im Personalbereich

1.6.1 Stellenanzeigen

1.6.2 Einladungen an Bewerber/-innen

1.6.3 Absagen an Bewerber/-innen

1.6.4 Abmahnungen

1.6.5 Kündigung des Arbeitsvertrags

1.7 Schreiben mit Werbecharakter

1.7.1 Werbebriefe

1.7.2 Begleitschreiben

1.7.3 Websites und Blogs

1.7.4 Chats und Chatbots

1.7.5 Soziale Medien

1.8 Schreiben zu besonderen Anlässen

1.8.1 DIN-Regeln

1.8.2 Glückwünsche

1.8.3 Genesungswünsche

1.8.4 Dankschreiben

1.8.5 Einladungen

1.8.6 Weihnachts- und Neujahrsgrüße

1.8.7 Nachrufe und Kondolenzschreiben

1.9 Schreiben ins Ausland

1.9.1 Auslandsanschriften

1.9.2 Fremdsprachliche Textbausteine

1.9.3 Typografische Besonderheiten

1.9.4 Besonderheiten britischer und amerikanischer Briefe

1.9.5 Besonderheiten spanischer Briefe

1.9.6 Besonderheiten französischer Briefe

1.2 Briefe nach DIN 5008

Das Deutsche Institut für Normung e. V. (DIN) mit Sitz in Berlin wurde 1917 unter dem Namen »Normalienausschuss für den Allgemeinen Maschinenbau« als Verein gegründet. Die Organisation erarbeitet als Dienstleistung Normen und Standards für Wirtschaft, Staat und Gesellschaft. Aufgrund eines Vertrages mit der Bundesrepublik Deutschland ist das DIN als die nationale Normungsorganisation in den europäischen und internationalen Normungsorganisationen anerkannt.

DIN-Normen dienen der Rationalisierung, der Sicherheit und der Qualitätssicherung; ihre Einhaltung ist allerdings rechtlich nicht Pflicht. Alle DIN-Normen regeln nur die jeweils wichtigsten Grundlagen. In keinem der vielen Bereiche, die durch DIN normiert werden, reichen die DIN-Normen aus, um alle Zweifelsfälle zu klären.

Die DIN 5008: Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung ist die wichtigste DIN-Norm für den Bürobereich. Sie regelt nicht die inhaltlichen Aspekte der Korrespondenz – sie bietet also auch keinerlei stilistische Hilfe –, sondern ausschließlich formale Belange: Sie ist nicht zuständig für das »Was«, sondern beschränkt sich auf das »Wie«.

1.2.1 Vorlagen für Geschäftsbriefe

Nach DIN 5008 sind bei den Vorlagen für Geschäftsbriefe zwei Formen zu unterscheiden: Form A (27 mm) mit dem hochgestellten Anschriftfeld und Form B (45 mm) mit dem tiefgestellten Anschriftfeld.

  Form A

  Form B

1.2.2 Aufbau eines Geschäftsbriefes

1.2.2.1 Briefkopf

Der Briefkopf enthält die Bezeichnung des Absenders. Dazu gehören der Name des Unternehmens, die Bezeichnung der Rechtsform und das Logo. Da der Geschäftsbrief ein wichtiger Imageträger eines Unternehmens ist, vermittelt eine normgerechte Gestaltung nach dem Corporate Design (CD) einen professionellen Eindruck.

1.2.2.2 Anschriftfeld

Das Anschriftfeld besteht aus Zusatz- und Vermerkzone mit integrierter Rücksendeangabe sowie der Anschriftzone. Inhalt des Anschriftfeldes ist die Aufschrift. Die Bestandteile der Aufschrift sind die Rücksendeangabe, Zusatzangaben und Vermerke sowie die Empfängeranschrift. Die einzelnen Bestandteile der Aufschrift dürfen keine Leerzeilen enthalten. Bei Platzmangel darf der Platz der jeweils anderen Zone mit genutzt werden.

Beispiel:

Die Anrede wird im Akkusativ (Wenfall), d. h. mit »Herrn« bzw. »Frau« formuliert. In der Schweiz gilt auch die Form »Herr« als zulässig.

In der Zusatz- und Vermerkzone stehen für die Rücksendeangabe (z. B. ABC-Unternehmen • Postfach 10 20 49 • 70624 Stuttgart), Vermerke und Zusatzangaben (z. B. ABC-Unternehmen – Postfach 10 20 49 – 70624 Stuttgart, 4849/xt/ow98/156, Nicht nachsenden, Einschreiben), Ordnungsbezeichnungen des Absenders (4849/xt/ow98/156) 5 Zeilen (empfohlene Schriftgröße: 10 Punkt) zur Verfügung.

Die Rücksendeangabe wird in einer Schriftgröße von 8 Punkt geschrieben und muss an der oberen Position der Zusatz- und Vermerkzone stehen. Ist sie länger als eine Zeile, muss sie sinnvoll gekürzt werden. In Ausnahmefällen darf eine Schriftgröße von 6 Punkt verwendet werden. Bei Schriftgrößen kleiner als 10 Punkt sollte wegen der besseren Lesbarkeit eine serifenlose Schrift (z. B. Arial, Calibri) verwendet werden. Die Zusatzangaben und Vermerke stehen unterhalb der Rücksendeangabe. Beim Erstellen einer Briefvorlage ist bei der Gestaltung auf die automatische Beschriftung von unten nach oben zu achten.

In der Anschriftzone steht die 6-zeilige Empfängeranschrift. Die Beschriftung erfolgt von oben nach unten. Werden nicht alle 6 Zeilen benötigt, bleiben die unteren Zeilen leer. Die Angaben dürfen nicht durch Fettschrift oder Unterstreichung hervorgehoben werden.

Die Aufschrift in der Anschriftzone besteht aus der Empfängerbezeichnung, Postfach mit Hausnummer (= Abholangabe) oder Straße und Hausnummer (= Zustellangabe), Postleitzahl und Bestimmungsort.

Inlandsanschriften

Bei Inlandsanschriften ist zu beachten:

– Die einfache Empfängeranschrift besteht aus den Elementen

• Anrede im Akkusativ (Wenfall): »Herrn« oder »Frau«,

• Straße und Hausnummer,

• Postleitzahl und Bestimmungsort.

– Die Zusätze »An«, »An den …«, »An die …«, »zu Händen« (z. H.), »im Hause (i. H.), »in der Firma« (i. Fa.) gelten als veraltet und werden in der Anschrift nicht mehr geschrieben.

– Die Abkürzung für »außer Dienst« (a. D.) wird weiterhin für Personen, die früher ein bedeutendes Amt innehatten, geschrieben. Sie steht hinter der Berufs-, Amts- oder Ehrenbezeichnung.

Berufs- oder Amtsbezeichnungen (z. B. Amtmann, Rechtsanwältin, Direktor) stehen hinter »Frau« oder »Herrn«.

Diplom- und Doktorgrade (z. B. Dipl.-Kfm., Dipl.-Ing., Dr.) und die Amts- und Ehrenbezeichnung »Prof.« stehen unmittelbar vor dem Namen.

Bei Untermietern muss der Name des Wohnungsinhabers / der Wohnungsinhaberin unter dem Namen des Empfängers stehen.

Bei der Zustellangabe (Straße und Hausnummer) dürfen zusätzlich der Gebäudeteil, das Stockwerk oder die Wohnungsnummer, abgetrennt durch zwei Schrägstriche, angegeben werden. Vor und nach den Schrägstrichen steht ein Leerschritt.

Unternehmensanschriften stehen in der Reihenfolge

– Firmenbezeichnung (z. B. Maschinenfabrik, Großhandlung)

– Name des Unternehmens (z. B. Müller & Schmidt GmbH & Co. KG)

– Abteilung oder Unternehmensbereich

– Ansprechpartner/-in

– Straße und Hausnummer oder Postfach und Postfachnummer

– Postleitzahl und Bestimmungsort

Fehlt eine Angabe, folgen die nachfolgenden Elemente ohne Leerzeile.

Bachelor- und Mastergrade stehen hinter dem Namen.

Die üblichen Abkürzungen sind

• B. A. (Bachelor of Arts),

• B. Sc. (Bachelor of Science),

• M. A. (Master of Arts, Magister/Magistra Artium),

• M. Sc. (Master of Science).

Einzelunternehmer/-innen, die ins Handelsregister eingetragen sind, erhalten den Zusatz e. K. (eingetragene Kauffrau, eingetragener Kaufmann) bzw. e. Kfr. (eingetragene Kauffrau) oder e. Kfm. (eingetragener Kaufmann).

Persönliche Briefe werden in Unternehmen ungeöffnet an die Beschäftigten weitergegeben. Dies ergibt sich durch die Zusätze »Persönlich« und/oder »Vertraulich«, die Reihenfolge (Personenname vor dem Namen des Unternehmens) oder durch die betriebliche Postordnung.

In vielen Unternehmen und Organisationen gibt es die interne Regel, wonach Briefe weder von der Poststelle noch von einer Bürokraft geöffnet werden dürfen, wenn der Personenname vor dem Namen des Unternehmens steht. Rechtlich bindend ist dies nicht. Wo es um wirklich vertrauliche Inhalte geht, muss die Anschrift mit dem Vermerk »Persönlich«, »Vertraulich« oder »Eigenhändig« versehen werden. Dann darf der Brief nur vom Empfänger bzw. der Empfängerin geöffnet werden.

Längere Empfängerbezeichnungen können sinngemäß auf zwei Zeilen aufgeteilt werden.

Unternehmen oder Behörden mit großem Postvolumen haben eine Großkunden-Postleitzahl. Die Anschrift hat weder Angaben zu Postfach bzw. Straße und Hausnummer.

Vorab per Fax

Seit der Einführung DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) erfreut sich das Telefax wieder großer Beliebtheit. Grund dafür ist die sichere Datenübertragung über das Telefonnetz.

Es empfiehlt sich in diesem Fall, die Versendungsart im Anschriftfeld anzugeben, je nachdem entweder »Telefax« oder, wenn das Original noch per Post versendet werden soll, »Vorab per Telefax«.

Postfachnummern gliedert man von rechts beginnend in Zweiergruppen, die durch einen kleinen Zwischenraum getrennt sind: 1 23, 42 31 86.

1.2.2.3 Informationsblock

Der Informationsblock ersetzt die Bezugszeichenzeile. Nach DIN 5008 wird zwischen dem Standard-Informationsblock und dem gestalteten Informationsblock unterschieden. Der Standard-Informationsblock besteht aus den Leitwörtern »Ihr Zeichen«, »Ihre Nachricht vom«, »Name«, »Telefon«, »Telefax«, »E-Mail« und »Datum«. Die angegebene Reihenfolge sollte eingehalten werden. Nach den Bezugszeichen und nach den Kommunikationsangaben wird zur optischen Gliederung eine Leerzeile eingefügt.

Beim gestalteten Informationsblock dürfen grundsätzlich Leitwörter in der Vorlage ergänzt, weggelassen oder verändert werden. Die Angaben sollten mit Leerzeilen gruppiert werden. Mögliche Leitwörter sind »Ihr/-e Gesprächspartner/-in«, »Abteilung«, »Mein Zeichen«, »Bearbeiter/-in«, »Geschäftszeichen«, »Vorgangsnummer«, »Kundennummer«, »Freecall« u. Ä.

STANDARDINFORMATIONSBLOCK

GESTALTETER INFORMATIONSBLOCK

Ihr Zeichen: re-ko

Vorgangsnummer:

3948/18

Ihre Nachricht vom: 2020-06-29

Ihre Ansprechpartnerin:

Mia Mayer

Unser Zeichen: mi-lo

•

Unsere Nachricht vom: 2020-06-24

Telefon:

[phone]

•

Telefax:

[phone]

Name: Mia Meyer

E-Mail:

[email protected]

Telefon: [phone]

Telefax: [phone]

Internet:

de.mydream.com

E-Mail: [email protected]

•

•

Datum:

2020-07-01

Datum: 2020-07-01

Die Angaben folgen direkt nach dem Leitwort. Sie sind in der gleichen Schriftart und -größe wie der Brieftext zu schreiben.

Die Angaben sind – ausgehend vom längsten Leitwort – mit angemessenem Abstand von mindestens einem Leerzeichen an einer neuen Fluchtlinie auszurichten. Sie sind in der gleichen Schriftart und Schriftgröße wie der Brieftext zu schreiben. Die Leitwörter können in einer verkleinerten Schriftgröße dargestellt werden.

Im Informationsblock sollte das Datum immer numerisch in der absteigenden Form JJJJ-MM-TT (z. B. 2021-12-03) angegeben werden.

Nach den Leitwörtern »Ihr Zeichen« und »Unser Zeichen« stehen u. A. die Bezugsangaben der Beteiligten. Die Kürzel werden in der Regel aus den ersten zwei bis drei Buchstaben der Nachnamen gebildet und kleingeschrieben. Das Kürzel der/des Ranghöchsten oder, bei gleichem Rang, der/des Hauptverantwortlichen, wird zuerst geschrieben. Getrennt werden die Kürzel mit einem Bindestrich. Waren an dem Schreiben mehrere Verfasser/-innen beteiligt, werden ihre Kürzel durch Schrägstrich getrennt. Bezugsangaben können sich auch aus anderen Zeichen zu unternehmensspezifischen Kürzeln zusammensetzen (z. B. R 1/3000).

Beispiel:

Die Vorgesetzte heißt »Stephan« und der Sachbearbeiter »Merck«.

Unser Zeichen: ste-me

Neben Frau Stephan und Herrn Merck ist Frau Sommer an der Erstellung des Briefes beteiligt:

Unser Zeichen: so/ste-me

1.2.2.4 Betreff/Teilbetreff

Der Betreff ist eine stichwortartige Inhaltsangabe und wird ohne Schlusspunkt an der Fluchtlinie geschrieben. Er darf durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden. Bei längeren Betreffangaben ist der Text sinngemäß auf mehrere Zeilen zu verteilen. Vor und nach der Betreffangabe stehen jeweils zwei Leerzeilen.

Beim Versand von vertraulichen oder sensiblen Unterlagen in Briefhüllen oder Versandtaschen mit Sichtfenster ist darauf zu achten, dass der Wortlaut des Betreffs auch durch Verrutschen der Sendung nicht lesbar ist. Dies können Sie verhindern, indem Sie den Abstand vor der Betreffangabe um ein bis zwei Zeilen vergrößern.

Die Betreffangabe sollte immer so formuliert sein, dass sie die Aufmerksamkeit der Lesenden auf sich zieht. Statt einfach »Angebot« zu schreiben, sollte der Nutzen des Warenangebots prägnant beschrieben werden. Die Betreffangabe, als Aufforderung formuliert, kann bei den Lesenden Interesse wecken und zum Weiterlesen motivieren.

Versandhülle C4 mit Sichtfenster

Teilbetreff

Der Teilbetreff ist eine kurze Inhaltsangabe innerhalb des Brieftextes zu einem Briefteil. Er beginnt immer an der Fluchtlinie, endet mit einem Punkt und darf durch Fettschrift und/oder Farbe hervorgehoben werden. Der nachfolgende Text schließt unmittelbar an.

Beispiel:

…

•

Thema 1 Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils.

•

Thema 2 Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils.

•

Thema 3 Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils Text eines Briefteils

•

…

1.2.2.5 Anrede

Die Anrede beginnt an der Fluchtlinie und folgt dem Betreff in einem Abstand von zwei Leerzeilen. Nach der Anrede steht ein Komma; das erste Wort des nachfolgenden Textes schreibt man klein, sofern es kein Substantiv oder ein Anredepronomen ist. Zwischen Anrede und Brieftext steht eine Leerzeile.

Gestalten Sie die Anrede empfängerorientiert. Richtet sich das Schreiben an eine Einzelperson, sind als Anreden das neutrale »Sehr geehrte(r)« und das vertraulichere »Liebe(r)« am gebräuchlichsten. Eine korrekte, aber nicht ganz so förmliche bzw. vertrauliche Anrede ist »Sehr geehrte(r), liebe(r) …« oder »Guten Tag, liebe(r)«.

Die moderneren Varianten wie »Guten Tag« und »Hallo« sind möglich, wobei die Anrede »Hallo« von manchen Personen als zu distanzlos oder nicht besonders wertschätzend empfunden werden kann.

Die Anrede »Hallo« ist in E-Mails weit verbreitet. Auch unter Geschäftsleuten, die sich siezen, ist sie – anders als in Briefen – weithin akzeptiert, sofern deren Umgangston nicht ganz so förmlich ist.

In der Schweiz steht nach der Anrede kein Komma; der Brieftext wird mit einem Großbuchstaben begonnen.

Bei Schreiben an hochgestellte Persönlichkeiten ist es ratsam, sich über die korrekte Adressierung und Anrede dieser Personen zu informieren. Über die Internetadresse www.protokoll-inland.de des Bundesministeriums des Innern können Sie sich zuverlässig informieren.

Beispiele:

Unser Gespräch gestern••Guten Tag, Frau Dr. Hammer,•vielen Dank …

Projekt »Neue Medien im Unternehmen«••Liebe Kolleginnen und Kollegen,•wir haben noch einiges zu klären, …

Ein Sommerfest für Groß und Klein••Sehr geehrte Frau Mai,sehr geehrter Herr Kurz,•am … feiern wir unser …

Umweltschutz im Regierungsbezirk Stuttgart••Sehr geehrte Frau Regierungspräsidentin,•wir wenden uns heute mit einem besonderen Anliegen an Sie …

Informationsveranstaltung zur Bebauung des Stein-Areals••