Digitale Mitarbeiterkommunikation E-Book

Marcel Setzer

• Herausgeber: Books on Demand
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 114

Veröffentlichungsjahr: 2023

Beschreibung

Dr. Marcel Setzer Nach BWL-Studium in Aachen und Promotion in Chemnitz 1999-2002 Quelle AG, Leitung Inhouse Consulting. 2002 Start in die Selbstständigkeit: Gründung TS Group Beratung und Beteiligungen Gründung valido - Ideenwerkstatt im Schindlerhof Gründung HUMANSTARSapp www.humanstars.app Der Schindlerhof - Hoteldorf der Sinne der Familie Kobjoll in Nürnberg-Boxdorf ist die Keimzelle der HUMANSTARSapp. Vielfach ausgezeichnet für herausragende Gastlichkeit und eine Unternehmensführung, die aus tiefster Überzeugung und bereits seit Jahrzehnten den Menschen in den Mittelpunkt stellt, dient der Schindlerhof vielen Unternehmen als Vorbild. Über Seminare und Publikationen findet die Schindlerhof-Philosophie Verbreitung. www.schindlerhof.de Klaus Kobjoll, Gründer Schindlerhof: "Für HUMANSTARSapp ist der Schindlerhof Keimzelle, Teststrecke und täglicher Proof of Concept." Josef Pölt, Vorstand Volksbank Raiffeisenbank Starnberg-Herrsching-Landsberg: "Die Mitarbeiter-App von HUMANSTARS ist ein echter Gamechanger in unserer Kommunikation und Zusammenarbeit. Das Team von HUMANSTARS hat unsere Vorstellungen vom "Look & Feel" hervorragend umgesetzt." Christian Vollmann, Unternehmer und Business Angel: "Digitale Mitarbeiter-Apps erleichtern die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens und fördern somit die Zusammenarbeit im Team."

Leseprobe

Für meine Familie

Die ersten HUMAN STARS in meinem Leben waren meine Eltern Elly und Fritz. Sie haben mir immer das Gefühl gegeben, ebenfalls ein HUMAN STAR zu sein.

Vertrauen, Wertschätzung und Liebe wurden GROSS geschrieben!

Desweiteren herzlichen Dank an meine Schwiegereltern, Klaus und Renate Kobjoll, für ihre Unterstützung und ihr Vertrauen, insbesondere in der Aufbauphase der HUMANSTARSapp.

Und ein besonders inniges Dankeschön geht an meine Frau Nici und meinen Sohn Max für so viel Motivation und Leidenschaft, die alles möglich macht.

Euer Marcel

Inhalt

Vorwort

Wie alles anfing und wo wir heute stehen

Kundenstimmen

André Garrels, Autohaus Berolina Gruppe:

»Ein unverzichtbares Instrument, um auf alle notwendigen Informationen zur richtigen Zeit zugreifen zu können«

Günther Wurm, Unternehmensberatung Business Pool GmbH:

»Für MitarbeiterInnen und Unternehmen nur Vorteile!«

Benjamin Adriani, FLEXX Fitness GmbH:

»Das Tool, mit dem wir unseren Mitarbeitenden unsere Unternehmenskultur und unsere Werte sehr gut vermitteln können, und die Plattform, auf der wir unser ganzes Wissen und alle aktuellen Infos teilen.«

Sebastian Noelle, Gartencenter Brockmeyer:

»Ein gutes Kommunikations- und Identifikationsmedium«

Walter Stuber, Gemeinhardt Service GmbH für Spezialgerüstbau:

»Eine Zeitersparnis, durch die wir auf 35 Stunden reduzieren können!«

Heiko Schneider, Friseursalon HaarSchneider und friseur.digital:

»Eine moderne und digitale Unterstützung der täglichen Abläufe«

Albrecht Kauderer, Kauderer Backhaus:

»Schneller und mehr kommunizieren«

Christine Jäger und Elisabeth Weiß, Kolping Bildungswerk:

»Wenn man bei Kolping morgens den Rechner hochfährt, öffnet sich die HUMANSTARSapp direkt.«

Heiko Mencke, Mencke Gartencenter:

»Durch die App fühlen sich alle Mitarbeiter mitgenommen.«

Thomas Lührmann, Metallbau Lührmann:

»Als hätten wir ein unternehmenseigenes Facebook – mega!«

Elke Stein, Personal-Dienstleister Peras GmbH:

»Wie eine Heimat für unsere Job-Family.«

Frank Tiefel und Patricia Frisch, PSD Bank:

»Die App mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis.«

René Güntner, REWE Güntner:

»Zeitgemäß, modern und funktioniert!«

Melanie Koch, REWE Koch:

»Die App ist nicht mehr wegzudenken: Wir wissen gar nicht mehr, wie es ohne gehen konnte.«

Klaus Heinrich, Beratungsgesellschaft Schaffer und Kollegen:

»Durch die App wird interne Kommunikation ganz unkompliziert ermöglicht.«

Nicole Kobjoll, Schindlerhof:

»Ein ideales Hilfsmittel, um optimale Rahmenbedingungen für gute Arbeitsleistung zu schaffen.«

Marcel Schoon, Schnellecke Logistics:

»Der Preis ist für mich das beste Argument für die App.«

Frank Simmeth, Simmeth-Training / Marke Webiflix:

»Die HUMANSTARSapp hat viele unserer Probleme gelöst.«

Dr. Michael Reinhart, Sparkasse Ansbach:

»Ein wertvolles Instrument, um die Mitarbeiterkommunikation auf ein hohes digitales Niveau zu heben.«

Gerd Neuwirth, Stadtwerke Neuwied:

»Egal welche Frage – innerhalb kürzester Zeit bekommen wir eine Antwort!«

Alexander Pinitsch, Unterberger Gruppe (Autohäuser, Immobilien, Leasing-Firmen):

»Es ist schon etwas Besonderes, zu sagen: Wir haben eine eigene App.«

Thomas Buchenau, Verband Deutscher Garten-Center:

»Diese Software ist hervorragend geeignet für die Kommunikation.«

Josef Pölt, Volksbank Raiffeisenbank Starnberg-Herrsching-Landsberg:

»Für viele Informationen das wichtigste Kommunikationsmittel in der Bank.«

Dr. Hannes Zapf, Kalksand-Mauerstein-Hersteller Zapf KG:

»Durch die App war es zum ersten Mal möglich, Informationen ungefiltert an alle Mitarbeiter und alle Mitarbeiterinnen gleichzeitig zu schicken.«

Portfolio

Ein Wort zum Thema Sicherheit

Epilog und Dank

Gutes tun

Vorwort

Der Schindlerhof unserer Familie ist die Keimzelle der HUMANSTARS-app. Alles begann damit, dass wir unsere Führungs- und Kommunikations-Toolbox MAX zu einer Mitarbeiter-App und damit zu unserem social Intranet weiterentwickeln wollten.

Ich war die treibende Kraft, und das kam so: Ich war hochschwanger und musste mich kurz vor der Geburt schonen, blieb also zu Hause. Mein Mann, Marcel Setzer, und ich wohnten damals in der Nürnberger Altstadt, 88 Stufen bis zur Wohnung unter dem Dach. Ich sollte keine Treppen steigen, und einen Aufzug gab es in dem alten Haus nicht. Ich fühlte mich wie gefangen und habe ständig im Schindlerhof angerufen: Wie waren die Umsätze? Ist jemand krank? Wer springt ein? Gab es Reklamationen? Dankbriefe?

Anrufen zu müssen, das ist vorsintflutlich. Und es ging ja auch anderen so, nicht nur mir. Wenn du zwei Tage frei hattest und der neue Dienstplan kam heraus, dann musste man anrufen, um zu erfahren, für wann man eingeplant war. Oder duale Studenten: Sie sind ein halbes Jahr in Ravensburg und ein halbes Jahr im Schindlerhof. Und dann gibt es ja noch andere Menschen, die ein Kind bekommen und dann zwei Jahre in Elternzeit gehen.

Meine Anforderung war: Ich möchte alle wichtigen Informationen haben, auch wenn ich nicht im Betrieb bin.

Ich bat also Marcel und die Programmierer in seinem Unternehmen um die Programmierung einer App – im Gegenzug bot ich ihnen die Verköstigung im Schindlerhof an. Ich wollte eine interne Mitarbeiter-App – das war vor 14 Jahren.

Die erste Version war ganz einfach, man konnte lediglich Informationen einstellen. Erst später kamen die vielen Funktionen dazu, die diese App heute so erfolgreich machen. Wir hatten aber einen Vorsprung, und als sich in der Coronazeit viele Unternehmen Gedanken über Mitarbeiterkommunikation mittels App machten, waren wir schon viel weiter.

Wir haben die Mitarbeiter gefragt: Welche Plattformen nutzt ihr im Internet? Die Antwort war unisono: WhatsApp und Facebook. Unsere Überlegung war: Wir hätten gerne alles in einem, eine Mitarbeiter-App und ein social Intranet. Unsere Entscheidung: Wir bauen das selbst.

Marcel hatte zeitgleich den Vorstand einer VR-Bank aus Starnberg kennengelernt, der sagte: »So etwas brauche ich auch. Lass uns doch so etwas gemeinsam entwickeln.«

So entstand unsere App: alles auf deutschen Servern, keine Subunternehmer außerhalb Deutschlands, keine externen Dienstleister. Es laufen regelmäßig Penetrationstests über die Software. Das wird permanent überprüft.

Man kann die App mit dem Handy, am PC oder über den Fernseher aufrufen. Die Nutzung ist so einfach, wie man es von den sozialen Medien her gewohnt ist.

Unter den ersten Kunden der HUMANSTARSapp waren Unternehmen, die vorher personen- und patientenbezogene Daten per WhatsApp ausgetauscht hatten. Davon wollte man ganz schnell wegkommen. So beschlossen Marcel und sein Team, ein vollwertiges social Intranet im Stil des US-amerikanischen Anbieters aufzubauen.

Damit sind sie der DSGVO zuvorgekommen, diese greift ja erst seit ein paar Jahren. Ich fand es auch nicht schön, über WhatsApp Krankheitsvertretungen zu organisieren. Man sieht, wer die Anfrage schon gelesen, sich aber nicht gemeldet hat, und dann springen immer wieder die Gleichen ein. Man sieht ja nicht, ob jemand beim 80. Geburtstag seiner Großmutter ist und deswegen einfach nicht einspringen kann. Das hat intern für Unmut gesorgt: Schau mal, gelesen hat er’s, aber gemeldet hat er sich nicht.

Deshalb fand ich es schön, solche Funktionen in die App zu integrieren. Das hatte bei uns gar keinen Datenschutzhintergrund, sondern wir wollten einfach, dass nicht jeder sieht, ob man eine Nachricht gelesen hat oder nicht. Das kann man zwar auch auf WhatsApp einstellen, das weiß aber nicht jeder und dementsprechend wurde es nicht gemacht.

Marcel stellte den neuen Chat stolz den Auszubildenden vor, die aber nicht begeistert waren: Wo denn die Sprachnachrichten seien? Dass die jüngeren Leute nicht mehr tippen, sondern direkt Sprachnachrichten hinterlassen wollen, das hatten wir nicht bedacht.

Er rief den Bank-Vorstand an und sprach das Thema mit ihm an. Dieser war, anders als die Auszubildenden, nicht an Sprachnachrichten interessiert. Die Folge: Wir bauten die App an der Stelle um und integrierten »Speech to text«. Damit sind Sprachnachrichten nicht nur verschriftlicht und damit lesbar, man kann auch in ihnen suchen.

So entwickelt sich die App ständig weiter, weil permanent neue Anforderungen auf uns zukommen.

Die neueste Erweiterung ist ein Übersetzungstool, das die Kommunikation möglich macht, auch wenn ein Spüler von den Philippinen oder das Zimmermädchen aus Rumänien kommen und noch kein Deutsch verstehen. Das funktioniert alles in Echtzeit, in 106 Sprachen.

Im Schindlerhof setzen wir auf Transparenz, deshalb kann bei uns jeder alles sehen. Das ist unsere Unternehmenskultur. Der Jahreszielplan, das Protokoll vom Ratinggespräch mit der Bank – wir wollen dafür auch keine Lesebestätigung. Oder wenn neue Fotos vom Haus oder von der Geschäftsleitung gemacht werden – auch diese sind in der App hinterlegt, so dass man schnell Zugriff hat, zum Beispiel für Posts in den sozialen Medien. Dabei gibt es in der Datenablage eine Suchfunktion, das heißt, egal, wie du das Dokument nennst, du kannst es über die Volltextsuche finden.

Es ist eigentlich wie ein Mini-Wikipedia fürs Unternehmen. Mit der Zeit befüllen wir es immer mehr. Das läuft ja schon ein paar Jahre. Du kannst beispielsweise die alten Silvester-Protokolle checken und nachsehen: Zu welchem Preis hatten wir dann noch einmal schnell Silvester verkauft, als wir die Karibik-Party hatten? Du findest das sofort, und das finde ich cool.

Ebenfalls aus dem Kundenkreis kam der Wunsch, alle firmeninternen Formulare und Workflows/Prozesse digital im System zu hinterlegen: Krankmeldung, Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnung, Investitionsantrag mit Genehmigungsverfahren, Vier-Augen-Prinzip. Was bisher an Formularen analog vorzuhalten war, liegt jetzt digital vor.

Eine Neuerung, die auf uns zukommt: die Whistleblower-Richt-linie, die anonymen Beschwerden den Weg bereitet. Auch diese Beschwerden können über die App laufen. Auch das wird natürlich alles dokumentiert.

Dann kam das Thema Videokonferenzen. Früher haben natürlich viele WebEx, Teams und Zoom genutzt. Wir hatten dann das Glück, dass Ende 2022 in allen bayerischen Schulen Teams abgeschafft wurde, aus Datenschutzgründen. Gemeinsam mit den Banken wurde auf Basis von Jitsi Software ein Tool auf deutschen Servern entwickelt. Das läuft jetzt schon in mehreren Gymnasien und in Firmen.

Der Vorteil dessen ist, dass man auch Externe einladen kann. Diese brauchen sich keine App herunterzuladen, sie können sofort an der Videokonferenz teilnehmen.

Das ist zum Beispiel für virtuelle Bewerbungsgespräche interessant, bei denen der neue Koch etwa noch in Griechenland sitzt. Dann kannst du ja nicht so einfach ein Vorstellungsgespräch vereinbaren, wie wir das gewohnt sind. Dann laden wir ihn über diese App zu einem Meeting ein. Wir geben nur dessen E-Mail-Adresse ein, dann wird ein Link an die E-Mail-Adresse geschickt, er muss nur auf den Link klicken und schon ist er drin. Alles DSGVO-konform und, ja, du hast, genauso wie bei den anderen Tools auch, ein super Bild und kannst dich mit ihm unterhalten.

Über dieses eigene System haben wir in Zeiten von Corona das Team eingeladen und erzählt, was gerade passiert: Wir haben zum Beispiel Fördergelder vom Bund erhalten – jetzt steht das Konto wieder im Plus. Wir sind dran, das und jenes zu machen, solche Sachen. Die Mitarbeiter waren ja alle nicht da. Nur Informationen hochzuladen, wäre uns nicht gerecht geworden. So konnten mein Vater und ich uns hinsetzen und haben mal zehn Minuten etwas erzählt, für jeden sichtbar.

Über dieses Tool haben wir auch eine Kooperation mit der Schule, die unser Sohn Max besucht. Diese Schule war schon vor dem ersten Lockdown online, mit vollem Unterricht. Die Schule, auf die unser Sohn zuvor gegangen war, hatte mir jede Menge PDFs geschickt und Links dazu, wie Dividieren und Multiplizieren geht, und das sollte ich meinem Kind beibringen, Stichwort Homeschooling. Ich habe gedacht, das kann nicht ihr Ernst sein. Das ist doch nicht mein Job! Daraufhin haben wir nach einer Schule gesucht, die das vernünftig hinbekommt. Mit dieser Schule kooperieren wir jetzt.

In der App findet sich auch das Mitarbeiterverzeichnis, es ist wie ein Telefonbuch. Jeder Mitarbeiter kann in seinem Profil mehr hochladen. Ein Gerüstbauer bei einem der HUMANSTARSapp-Kunden hat beispielsweise einen Führerschein und bestimmte Ausweise hochgeladen. Gerät man in eine Kontrolle, hat man vielleicht nicht immer alle Papiere dabei, aber das Handy schon.

Und so bringen die Nutzer der HUMANSTARSapp das Entwicklerteam stetig auf Ideen, die diese selbst gar nicht gehabt hätten.

Als wir mit der App im Schindlerhof noch ganz am Anfang standen, bekamen wir von der Initiative »Great Place to Work« den Sonder-Award für Wissen und Kompetenz. Daraufhin meldeten sich immer mehr Unternehmen, die diese App haben wollten. Heute ist sie eine der führenden Mitarbeiter-Apps und zum Thema Employee Experience Intranet nicht nur in Deutschland eine treibende Kraft. Dafür bekommen wir viel gute Resonanz, aus der wir in diesem Buch gern und stolz zitieren. Und sollten Sie die HUMANSTARSapp noch nicht kennen, lernen Sie sie jetzt kennen. Viel Freude beim Lesen!

Nicole Kobjoll

Boxdorf, im April 2023

Wie alles anfing und wo wir heute stehen

HUMANSTARSapp ist heute einer der führenden Anbieter für Social Intranet Software aus Deutschland. Die Geschichte der HUMANSTARSapp beginnt damit, dass ich aus Aachen nach Nürnberg kam und nach zehn Jahren Beratungstätigkeit offen für eine Veränderung war.

In der Ideenwerkstatt des Schindlerhofs beschäftigte ich mich mit dem Thema Digitalisierung, konkret bezogen auf den Schindlerhof. Der Inhaber Klaus Kobjoll hatte damals schon den in diesem Buch noch zu erklärenden MAX (Mitarbeiter Aktien Index) auf CD-Rom, der sich gut verkaufte. Meine Vorstellung war jedoch eher, das Thema als Softwareas-a-Service aufzustellen. Die Überlegung war, digitale Rahmenbedingungen für eine optimale Mitarbeiterleistung zu schaffen.

Da der Schindlerhof mit dem Qualitätsmanagementsystem des EFQM-Modells arbeitet (Mitarbeiterkommunikation und Information, Leitbild, Qualitäts- und Wissensmanagement, Führung im Unternehmen), war die Überlegung, Teile dieses Modells zu digitalisieren. Darauf haben wir die ersten Jahre fokussiert. Im nächsten Schritt haben wir eine eigene Software entwickelt, aus der – zehn Jahre später – ein Anbieter entstand.

Als einer der Marktführer für Mitarbeiterkommunikation, Collaboration & Employee Experience Tools aus Deutschland unterstützen wir heute über 800 Unternehmen dabei, Mitarbeitende über die gesamte Employee Journey einfach und sicher mit vorhandenen Technologien weltweit zu verbinden:

• auf allen Devices

• unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsstandards

• für Unternehmen jeder Größenordnung und Branche

• Made in Germany

Als inhabergeführtes Unternehmen bleiben wir unabhängig und entscheiden auch in Zukunft gemeinsam mit unseren Kunden, wie sich die Plattform langfristig weiterentwickelt.

HUMANSTARSapp. Family-owned – proudly independent! The original – since 2002.

Marcel Setzer

Boxdorf, im April 2023

Kundenstimmen