Erfolgreiches Zeitmanagement für Dummies E-Book

Markus Dörr

• Herausgeber: Wiley-VCH GmbH
• Kategorie: Ratgeber
• Serie: ...für Dummies
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 535

Veröffentlichungsjahr: 2022

Beschreibung

Der Arbeitstag reicht nicht aus, um alle Aufgaben zu erledigen. Oft fehlt es an Prioritäten und einer guten Tagesstruktur und ständig wird die Arbeit durch Störungen und Ablenkungen unterbrochen. Trifft das auch auf Sie zu? Dann finden Sie in diesem Band sicher viele Impulse und Methoden, wie Sie mit weniger Zeit, mehr Aufgaben, sogar in höherer Qualität erledigen und zudem Ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern können. Markus Dörr zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Zeit selbstbestimmt einteilen, mit Störungen und Zeitdieben umgehen und der ständigen Erreichbarkeit durch die unterschiedlichen Medien begegnen, die Technik aber gleichzeitig sinnvoll nutzen. Lernen Sie, Prioritäten zu setzen, Ihrem Tag eine gute Struktur zu geben, Meetings effizient durchzuführen und den Stress für sich und andere zu reduzieren. Schon bald werden Sie feststellen, wie Ihr ?neues? Zeitmanagement Ihnen mehr Lebensqualität und Erfolg ermöglicht.

Leseprobe

Erfolgreiches Zeitmanagement für Dummies

Schummelseite

DIE PROFITABELSTEN ZEITSPARKASSEN

Besinnen Sie sich auf Ihre wichtigsten Lebensziele.Setzen Sie sich realistische Tages- und Wochenziele.Planen Sie auch Ihre Freizeit und private Termine.Erstellen Sie kurz vor Feierabend eine grobe Aufgabenliste für den nächsten Tag.Weisen Sie Ihren Aufgaben klare Prioritäten und eine Dauer zu.Planen Sie immer einen Zeitpuffer in Ihre Tagesstruktur ein.Fassen Sie ähnliche Aufgaben (zum Beispiel E-Mail-Bearbeitung) in Zeitblöcken zusammen.Beginnen Sie gleich morgens mit der wichtigsten Aufgabe (auch wenn es vielleicht die unangenehmste ist).Verwenden Sie Checklisten und Leitfäden für gleichbleibende Arbeitsqualität.Vermeiden Sie Multitasking. Erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen.Schlagen Sie Zeitdiebe in die Flucht. Reduzieren Sie Störungen und Ablenkungen.Stellen Sie die akustischen Meldungen für E-Mails auf PC und Smartphone aus.Sagen Sie Nein, wenn Ihnen die Arbeit zu viel wird.Nutzen Sie eine »Power Hour«, um sich zurückzuziehen und konzentriert zu arbeiten.Erstellen Sie Regeln für eine gute Zusammenarbeit im Großraumbüro.Sorgen Sie für eine nachhaltige Meeting-Kultur.Planen Sie bewusst Pausen und Zeit für Entspannung ein.Kontrollieren Sie täglich Ihre Arbeitserfolge.Sorgen Sie für Ordnung auf Ihrem Schreibtisch.Ernähren Sie sich gesund, trinken Sie nicht zu viel Kaffee.Üben Sie sich in Achtsamkeit und Gelassenheit.

DIE ERFOLGSSPIRALE DES ZEITMANAGEMENTS

In vier Phasen zu einem qualitativ hochwertigen Zeit- und Selbstmanagement:

Erste Phase – Ziele setzen

Alles beginnt mit einem erstrebenswerten Ziel. Setzen Sie sich realistische und motivierende Ziele. Teilen Sie größere Projekte in Teilziele und Meilensteine auf.

Zweite Phase – Planung erstellen

Halten Sie Ihre Wochen- und Tagesplanung schriftlich fest. Eine individuelle Aufgabenliste gewährleistet Ihren Tageserfolg.

Dritte Phase – Aufgaben umsetzen

Sorgen Sie für eine möglichst ungestörte Arbeitsatmosphäre und gehen Sie professionell mit Zeitfressern und Ablenkungen um.

Vierte Phase – Erfolg kontrollieren

Nehmen Sie sich täglich Zeit, um Ihre Arbeitserfolge zu würdigen und Ihr Zeitmanagement zu reflektieren.

HINDERLICHE EINSTELLUNGEN ÄNDERN

Lassen Sie möglichst alle hinderlichen Einstellungen und Gedanken los, die zu Ärger, Stress und Verstimmungen führen. Prüfen Sie, welche Ihrer inneren Dialoge förderlich beim Erreichen Ihrer Ziele sind. Geben Sie sich positives Feedback und Lob.

»Ich muss immer alles sofort erledigen.« Diese Einstellung macht das Setzen von Prioritäten unmöglich.»Ich muss besser als andere sein.« Der Vergleich mit anderen lenkt von den eigenen Stärken ab.»Ich muss mehr leisten als andere.« Der Satz sorgt für schlaflose Nächte. Das Freizeitleben gerät in den Hintergrund.»Ich muss perfekt sein.« Nichts auf der Welt ist perfekt. Scheitern und Demotivation sind bei diesem Glaubenssatz vorprogrammiert!»Die anderen sollen genau so engagiert sein wie ich.« Jeder handelt, wie er es möchte. Da sind Ärger und Unzufriedenheit unausweichlich.»xxx ist verantwortlich, dass es mir gut geht.« Sie allein sind dafür verantwortlich, dass es Ihnen gut geht! Alles andere führt zu einem unzufriedenen Leben, in dem Sie sich ohnmächtig ausgeliefert fühlen.

Erfolgreiches Zeitmanagement für Dummies

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

2. überarbeitete Auflage 2022

©2022 Wiley-VCH GmbH, Boschstraße 12, 69469 Weinheim, Germany

Wiley, the Wiley logo, Für Dummies, the Dummies Man logo, and related trademarks and trade dress are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliates, in the United States and other countries. Used by permission.

Wiley, die Bezeichnung »Für Dummies«, das Dummies-Mann-Logo und darauf bezogene Gestaltungen sind Marken oder eingetragene Marken von John Wiley & Sons, Inc., USA, Deutschland und in anderen Ländern.

Das vorliegende Werk wurde sorgfältig erarbeitet. Dennoch übernehmen Autoren und Verlag für die Richtigkeit von Angaben, Hinweisen und Ratschlägen sowie eventuelle Druckfehler keine Haftung.

Print ISBN: 978-3-527-71930-3ePub ISBN: 978-3-527-83698-7

Coverfoto: © Nuthawut/stock.adobe.comKorrektur: Petra Heubach-ErdmannLektorat: Tobias Schwaibold

Über den Autor

Markus Dörr ist Wirtschaftspsychologe und Experte für Zeitmanagement, Mitarbeiterführung und Teambuilding. Als Trainer und Coach unterstützt er Führungskräfte und Teams dabei, erfolgreich ihre Ziele zu erreichen.

Mit seinem Vortrag: »Die beste Zeit ist immer Jetzt« begeistert der Keynote Speaker sein Publikum und gibt ihnen auf unterhaltsame Art und Weise konkrete Tipps, um das Leben im Hier und Jetzt mit erfolgreichem Selbst- und Zeitmanagement zu meistern.

Neben den Firmenseminaren bietet Markus Dörr auch offene Impuls-Seminare zum Thema »Zeit- und Selbstmanagement« an. Die aktuellen Veranstaltungen und Seminare finden Sie auf www.markus-doerr.de.

Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelblatt

Impressum

Über den Autor

Einführung

Über dieses Buch

Törichte Annahmen über den Leser

Risiken und Nebenwirkungen dieses Buches

Wie Sie dieses Buch nutzen

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Teil I: Grundlagen des Zeitmanagements

Kapitel 1: Zeitmanagement im Schnelldurchlauf

Warum das alles?

Moderne Zeitmanagement-Ansätze

Dem Würgegriff der Aufgaben entkommen

Es lebe die Lebensqualität

Werden Sie Ihr eigener Zeitmanager

Los geht's mit dem aktiven Zeitmanagement

Alles hat seine Grenzen

Kapitel 2: Mehr Zeit fürs Wesentliche

Digitaler Dauerstress

Das Wesentliche im Leben entdecken

Verantwortung für die Zeit übernehmen

Die richtige Balance zwischen Arbeit und Freizeit

Mehr Achtsamkeit für den Moment

Kapitel 3: Andere Menschen, andere (Zeit-)Sitten

Zeitmanagement und Persönlichkeit

Typisch Mensch

Fragebogen zum Selbsttest

Kapitel 4: Theorie und Praxis Hand in Hand

Die Erfolgsspirale

Zeit für ein neues Zeitmanagement

Teil II: Der perfekte Tag

Kapitel 5: Gut gezielt ist halb getroffen

Teil eins der Erfolgsspirale

Gute Ziele sind SMART

Aus den Augen, aus dem Sinn

Private und berufliche Ziele im Widerstreit

Entscheidungen treffen

Kapitel 6: Struktur pur für den Tag

Zeit ist Geld, Planung spart Zeit

Planung ist die halbe Miete

Kapitel 7: Den Überblick behalten

Die Aufgabenliste zur Spielführerin befördern

Schluss mit der Zettelwirtschaft

Kalender und Co.

Kapitel 8: Prioritäten setzen mit System

Prioritäten machen das Leben leichter

Das ABC der Prioritäten

Alles paletti mit dem Pareto-Prinzip

Extravaganz beim Priorisieren

Kapitel 9: Wer kann wann und wie lange?

Die optimale Bearbeitungsdauer

Der natürliche Leistungsrhythmus

Aufgaben sinnvoll über den Tag verteilen

Der Turbolader »Power Hour«

Teil III: Planung ist gut, Kontrolle ist besser

Kapitel 10: Gib Zeitdieben keine Chance!

Erste Hilfe für die Konzentration

Diese Zeitdiebe gehören ins Gefängnis

Sagen, was Sache ist

Kapitel 11: Ordnung ist das halbe Leben

Ein Orden für die Ordnung

Von nichts kommt nichts – Ordnung schaffen

Richtig aufräumen und Platz schaffen

Damit die Ordnung sich nicht in Luft auflöst

Kapitel 12: Volle Kontrolle

Ziele, Planung und Umsetzung kontrollieren

Das nächste Level der Erfolgsspirale

Kapitel 13: Topleistungen und trotzdem entspannt

Im Schlaf entspannt

Im Frühtau zu Berge …

Fit durch den Tag

Pudelwohl am Arbeitsplatz

Psychische Gesundheit

Raus aus dem Alltagstrott

Eine Auszeit von der Arbeit – das Sabbatical

Teil IV: Gekonnt flexibel: Zeitmanagement beim mobilen Arbeiten und im Team

Kapitel 14: Mobiles Arbeiten – die neue Freiheit

Kapitel 15: Zusammenarbeit über die Distanz

Kapitel 16: Meetings effektiver gestalten

Der Turbo der Teamkommunikation und -motivation

Der Moderator macht das Meeting

Kapitel 17: In Workshops spielt die Musik

Moderierte Workshops – kreative Zeitsparkassen mit Teambuilding-Effekt

Workshop 2.0: Der Online-Workshop

Kapitel 18: Checklisten sparen Zeit und Nerven

Aufgaben abhaken macht Spaß

Mit Leitfäden wissen, wo es langgeht

Führungskräfte sparen Kräfte

Qualitätsmanagement und Zertifizierung

Teil V: Auf der digitalen Welle surfen

Kapitel 19: Aufgaben und Termine elektronisch im Griff

Elektronisches kontra handschriftliches Zeitmanagement

Termine und Aufgaben mit Outlook steuern

Terminverwaltung mit dem Outlook-Kalender

Die Aufgabenverwaltung an Outlook abgeben

Mit Apps Aufgaben und Projekttermine organisieren

Kapitel 20: Trotz Nachrichtenflut kein Land unter

E-Mails aus der Vogelperspektive

Wieselflink E-mailen

E-Mails als Teil der Unternehmenskultur

Teil VI: Der Top-Ten-Teil

Kapitel 21: Zehn Tipps für Ihr privates Zeitmanagement

Der Job ist nicht alles

Die Freizeit und den Urlaub planen

Private Ziele wollen Realität werden

Zeit für die private Zeitplanung

Private To-do-Listen erfüllen Ihre Ziele

Private Störungen meistern

Ein Kalender für die ganze Familie

Eine Grundordnung für die Ordnung

Dienstleistung statt Dienst leisten

Rituale für lästige Haushaltsaufgaben

Kapitel 22: Zehn Tipps für mehr Gelassenheit

Der Wunsch, gelassener zu sein

Loslassen will gelernt sein

Ärger führt zu nichts als Ärger

Weniger Komplexität ist mehr

Realistische Ziele setzen

Entspannt durch den Alltag

Verantwortung abgeben

Besonnen handeln

Den Moment genießen

Dankbarkeit macht Freude

Abbildungsverzeichnis

Stichwortverzeichnis

End User License Agreement

Tabellenverzeichnis

Kapitel 1

Tabelle 1.1: Fragen zum Arbeitsstil

Kapitel 2

Tabelle 2.1: Mögliche Rollen, Aufgaben und die damit verbrachte Zeit

Tabelle 2.2: So könnte Ihr Tagesprotokoll aussehen.

Tabelle 2.3: Auszug aus einem Zeitprotokoll vom Arbeitsplatz

Kapitel 3

Tabelle 3.2: Welcher Persönlichkeitstyp bin ich?

Tabelle 3.3: Auswertung des Fragebogens

Kapitel 4

Tabelle 4.1: Qualität, Kompetenz und Motivation in der Erfolgsspirale

Tabelle 4.2: Überblick der Methoden (entsprechend den Phasen in Abbildung 4.1)

Tabelle 4.3: Powerfragen für Ihren Aktionsplan

Kapitel 5

Tabelle 5.1: Aufgaben und Ziele in den drei Lebensbereichen

Tabelle 5.2: Lebensziele, Werte und Bedürfnisse

Tabelle 5.3: Ihre Ziele für die nächsten fünf Jahre

Kapitel 7

Tabelle 7.1: Formular für eine Aufgabenliste mit Terminen

Tabelle 7.2: Wochenplan als Grundlage zur Tagesplanung

Tabelle 7.3: Das steckt in einem Zeitplanungssystem.

Kapitel 12

Tabelle 12.1: Gründe für ein Scheitern im Zeitmanagement

Tabelle 12.2: Handlungsplan für das eigene Zeitmanagement

Kapitel 18

Tabelle 18.1: Anrufnotiz als E-Mail-Schnellbaustein

Illustrationsverzeichnis

Kapitel 3

Abbildung 3.1: Beispiel für ein Netzdiagramm

Kapitel 4

Abbildung 4.1: Zeitmanagement als Prozess

Kapitel 5

Abbildung 5.1: Ziele als erster Schritt in der Erfolgsspirale

Abbildung 5.2: Die drei Lebensbereiche

Kapitel 6

Abbildung 6.1: Der Planungsschritt in der Erfolgsspirale

Kapitel 7

Abbildung 7.1: Mindmap für einen Einkaufszettel

Kapitel 8

Abbildung 8.1: ABC-Prioritätensystem nach Eisenhower

Abbildung 8.2: Die Bedeutung der Prioritäten in der Eisenhower-Matrix

Abbildung 8.3: Das Pareto-Prinzip

Abbildung 8.4: Drei-Felder-Liste mit Prioritäten und Notizfeld

Kapitel 9

Abbildung 9.1: Leistungskurve

Abbildung 9.2: Eine typische Konzentrationskurve

Kapitel 10

Abbildung 10.1: Die Umsetzungsphase in der Erfolgsspirale

Abbildung 10.2: Der Sägeblatteffekt

Abbildung 10.3: Bildliche Erinnerung an Ihre Prioritäten

Kapitel 12

Abbildung 12.1: Erfolgskontrolle in der Erfolgsspirale

Kapitel 13

Abbildung 13.1: Erholungswert von Pausen

Abbildung 13.2: Stressdosis und Leistung

Abbildung 13.3: Stopp-Karte zur Gedankenkontrolle

Abbildung 13.4: Erste Hilfe bei Stress

Kapitel 19

Abbildung 19.1: Multifunktionsansicht im Kalender

Abbildung 19.2: Ausschnitt aus der Outlook-Vorgangsliste

Kapitel 20

Abbildung 20.1: Outlook mit Ordner- und Lesebereich

Abbildung 20.2: E-Mails in Kategorien aufteilen

Orientierungspunkte

Cover

Titelblatt

Impressum

Über den Autor

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Fangen Sie an zu lesen

WILEY END USER LICENSE AGREEMENT

Seitenliste

1

2

5

6

7

19

20

21

22

23

24

25

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120

121

122

123

124

125

126

127

128

129

130

131

132

133

134

135

136

137

138

139

140

141

143

144

145

146

147

148

149

150

151

152

153

155

156

157

158

159

160

161

162

163

164

165

166

167

168

169

170

171

172

173

174

175

176

177

178

179

180

181

183

184

185

186

187

188

189

190

191

192

193

194

195

196

197

198

199

200

201

202

203

204

205

206

207

208

209

210

211

212

213

214

215

216

217

218

219

220

221

222

223

225

226

227

228

229

230

231

232

233

234

235

236

237

238

239

240

241

242

243

244

245

246

247

249

250

251

252

253

254

255

256

257

258

259

260

261

262

263

264

265

266

267

268

269

270

271

272

273

274

275

277

278

279

280

281

282

283

284

285

286

287

288

289

291

292

293

294

295

296

297

298

299

300

301

302

303

304

305

306

307

308

309

310

311

312

313

314

315

316

317

318

319

320

321

322

323

324

325

326

327

328

329

330

331

332

333

334

335

336

337

338

339

340

341

343

344

345

346

347

348

349

350

Einführung

Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Entscheidung, sich mit dem Thema Zeitmanagement zu beschäftigen! Offenbar möchten Sie Verantwortung für Ihren Erfolg übernehmen und suchen neue Impulse für Ihr persönliches Zeitmanagement. In diesem Buch erhalten Sie zahlreiche Anregungen, wie Sie strukturierter arbeiten, mehr Aufgaben gründlicher erledigen und die richtige Balance zwischen Arbeit und Freizeit entwickeln können. Vorbei die Zeiten, in denen Ihr Feierabend aufgrund unerledigter Aufgaben in immer weitere Ferne rückte …

Eigentlich verspricht der Begriff »Zeitmanagement« etwas, das im wörtlichen Sinn gar nicht möglich ist. Denn Zeit kann man nicht managen. Sie lässt sich nicht speichern, vermehren oder kaufen. Zeit vergeht von allein, ob Sie wollen oder nicht. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit bewusst nutzen. In jedem gegenwärtigen Moment – im Hier und Jetzt – steckt eine wertvolle Chance, sich (neu) für ein bestimmtes Ziel zu entscheiden. Zeitmanagement, wie ich es verstehe, gibt Ihnen dann die notwendigen Werkzeuge an die Hand, um die gesteckten Ziele möglichst effektiv und effizient zu erreichen. Beispielsweise werden Sie in diesem Band verschiedene Planungswerkzeuge kennenlernen, mit deren Hilfe Sie Ihre Arbeitszeit so organisieren können, dass Sie am Ende Ihres Arbeitstages die wichtigsten Aufgaben erledigt haben werden, ohne dabei in Stress zu geraten. Dank der vielen konkreten Tipps könnte es Ihnen sogar gelingen, mehrere Stunden pro Tag zu »gewinnen«, weil Sie gelernt haben, Ihre Zeit bewusster und zielorientierter zu nutzen. Dafür lohnt es sich doch, ein wenig Zeit fürs Lesen zu investieren, finden Sie nicht?

Doch die spannende Reise, auf die Sie sich mit der Lektüre dieses Buches begeben, bietet Ihnen mehr, als nur die Möglichkeit, berufsrelevante Organisationsmethoden zu erlernen. Denn der Zeitbegriff beschränkt sich nicht nur auf Ihren Arbeitsalltag, sondern spielt in allen Lebensbereichen eine zentrale Rolle. Zeit bedeutet immer auch Lebenszeit! Dementsprechend dreht sich Zeitmanagement um weit mehr als die Erledigung von Aufgaben und das Einhalten wichtiger Termine. Im Kern geht es um die grundsätzliche Frage, wie Sie Ihr Leben bewusster und achtsamer steuern können. Aus Zeitmanagement wird Selbstmanagement, das berufliche und private Ziele harmonisiert.

Bei meinen Seminaren und Coachings zum Thema Selbst- und Zeitmanagement äußern Teilnehmende in großer Regelmäßigkeit folgende Wünsche:

Zeit für das Wesentliche im Leben haben

besser mit Stress und Belastungen im Alltag umgehen können

einen bewussteren Umgang mit Ablenkungen aus der Umwelt finden

Zeit und Aufgaben besser in Einklang bringen

mehr Gelassenheit im Alltag erleben

eine bessere Balance zwischen Arbeits- und Privatleben erreichen

dem Tag eine sinnvolle Struktur geben

Offenbar geht es gar nicht mehr um die plakative Frage »Wie kann ich noch mehr in noch weniger Zeit leisten?«, sondern um den Wunsch, unser Leben lebenswerter zu gestalten! Natürlich darf die Arbeit dabei nicht auf der Strecke bleiben. Das Ziel im modernen Zeitmanagement besteht darin, Ihren Arbeitstag so zu organisieren, dass die beruflichen Ergebnisse stimmen und dennoch genug Zeit für Privates bleibt. Sie werden sehen, dass dies kein Widerspruch ist! Basierend auf einem ganzheitlichen Ansatz werde ich Ihnen zeigen, wie Sie mehr Erfolg im Job haben und mehr Zufriedenheit in Ihr Leben bringen können.

Ich möchte Ihnen mit diesem Buch Mut machen, die volle Verantwortung für Ihr Leben zu übernehmen, um sich das Leben zu erschaffen, das Sie erleben wollen. Je früher Sie diese Entscheidung treffen, desto schneller werden Sie Ihre kostbare Lebenszeit dafür einsetzen, Ihre Ziele tatsächlich zu erreichen.

Über dieses Buch

Dieses Buch vermittelt Ihnen einen Überblick über wirksame Methoden und Techniken im Zeitmanagement. Alle Techniken tragen dazu bei, dass Sie bei Ihren Tätigkeiten viel Zeit und Nerven sparen, indem Sie bewusst die richtigen Entscheidungen treffen. Je nachdem, wie erfolgreich Sie bereits mit Ihrem Zeitmanagement sind, fällt die Ausbeute natürlich kleiner oder größer aus.

Was Ihnen die Lektüre bringt:

das Bewusstsein dafür schärfen, was Sie wirklich erreichen wollen

Planungswerkzeuge und Tipps, um Zeit zu gewinnen

ein besseres Bewusstsein für die eigene Arbeitsweise

Tipps für den Umgang mit Belastungen

mehr Achtsamkeit für den Moment

Doch nicht nur Ihr eigenes Zeitmanagement könnte vielleicht einen neuen Anstrich gebrauchen. Denn auch bei der Arbeit in Teams spielt Zeitmanagement eine zentrale Rolle. Oft fehlt es in Teams an einheitlichen Richtlinien zur effektiven Zusammenarbeit, was unweigerlich zu Missverständnissen und Frust führt. Die Tatsache, dass heute viele Teams nicht mehr unmittelbar zusammenarbeiten, sondern räumlich weit verstreut sind und sich deshalb in digitalen Video-Konferenzen treffen müssen, macht diese Fragen umso dringlicher. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat uns deutlich vor Augen geführt, welche neuen Herausforderungen digitale Kommunikation und Teamarbeit über die Distanz mit sich bringen. Dieses Buch hilft Teams, ihr gemeinsames Zeitmanagement zu verbessern – im herkömmlichen Bürosetting und unter den erschwerten Bedingungen des sogenannten mobilen Arbeitens.

Sie können dieses Buch ohne Vorwissen lesen. Es ist als Grundlagenband konzipiert und erklärt alle wichtigen Begriffe. Neben den Klassikern im Zeitmanagement finden Sie immer wieder Tipps und Anekdoten, die Sie zu ersten eigenen Gehversuchen motivieren sollen. Ein paar Tipps sind womöglich etwas radikal. Ich provoziere manchmal aber ganz bewusst! Es ist liebevoll gemeint und soll Sie lediglich zum Denken anregen. Letztlich bleibt es natürlich Ihnen überlassen, ob und wie Sie die Ratschläge umsetzen möchten. Auf der Schummelseite ganz vorn im Buch finden Sie eine Zusammenstellung der wichtigsten Tipps. Wenn Sie diese draufhaben, gewinnen Sie ganz sicher wertvolle Zeit!

Törichte Annahmen über die Leser

Die meisten Menschen erhoffen sich von einem Buch über Zeitmanagement, dass es ihnen zeigt, wie sie in kürzerer Zeit mehr Aufgaben an einem Tag erledigen und mehr Zeit für ihr Privatleben gewinnen können. Endlich mal wieder »frei atmen«. Sie wünschen sich mehr Struktur in ihrem Arbeitsalltag und suchen nach Techniken, um sich besser organisieren und flexibel auf sich ändernde Prioritäten reagieren zu können. Ich gehe davon aus, dass Sie sich in der einen oder anderen Hoffnung wiederfinden, und bin guten Mutes, dass Sie beim Lesen eine Vielzahl einfacher und wirksamer Impulse erhalten werden, um in Ihrem Alltag mehr Erfolg und Zufriedenheit zu erleben!

Vielleicht haben Sie sich auch schon etwas mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt und dabei auch theoretisches Wissen gesammelt. Dann lassen Sie sich gesagt sein, dass Wissen noch nicht den Erfolg ausmacht. Das Lesen eines Ratgebers reicht nicht aus! Wenn Sie wirklich etwas verändern wollen, müssen Sie die Verantwortung übernehmen und – handeln. Das bedeutet konkret:

Entscheidungen treffen

Ziele und Prioritäten setzen

ein wenig Zeit in Planung investieren

den Plan im Auge behalten und umsetzen

die Ergebnisse kontrollieren und optimieren

das eigene Zeitmanagement immer wieder auf den Prüfstand stellen (zum Beispiel neue Methoden aus der digitalen Welt testen)

Gutes Zeitmanagement reduziert nicht die Menge der Arbeit auf Ihrem Schreibtisch. Bewusste Planung sorgt jedoch dafür, dass Sie mehr wichtige Dinge erledigen können und einen besseren Überblick über Ihre Aufgaben haben. So kommen Sie raus aus dem Hamsterrad, in dem Sie nur auf Ihre Umwelt reagieren und sich fremdgesteuert fühlen.

Risiken und Nebenwirkungen dieses Buches

Vorsicht! Wenn Sie die Methoden aus diesem Buch konsequent anwenden, könnte sich Ihr Leben positiv verändern. Hier wird erläutert, wie Sie

mehr wichtige Ziele schneller erreichen

wichtige Aufgaben entspannter, in besserer Qualität und in kürzerer Zeit erledigen

erfolgreicher in allen Lebensbereichen sind

mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge gewinnen

Zu weiteren Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie bitte den Zeitmanagement-Coach Ihres Vertrauens.

Wie Sie dieses Buch nutzen

Ich verstehe dieses Buch als Anleitung zum Experimentieren. Es gibt Ihnen einen Überblick über moderne Zeitmanagement-Methoden und zeigt Ihnen, wie Sie daraus Ihr individuelles Zeitmanagement stricken können. Da Zeitmanagement viel mit Persönlichkeitseigenschaften, individuellen Erfahrungen und Lebenseinstellungen zu tun hat, eignet sich dieses Buch besonders für das Selbststudium. Es enthält viele Fragen, mit deren Hilfe Sie Ihre Ziele und Ihr Verhalten hinterfragen können. Willkommen auf dem nie endenden Pfad der Persönlichkeitsentwicklung!

Besonders effektiv und erfolgreich wird Ihr Selbststudium, wenn Sie beginnen, ein Zeitmanagement-Tagebuch zu führen. Hier können Sie Ihre Ziele, praktischen Erfahrungen und Erfolge dokumentieren. So werden Sie zum Controller Ihres persönlichen Zeitmanagement-Projekts! Das Tagebuch ermöglicht eine tiefe Auseinandersetzung mit eigenen Selbstbildern und Verhaltensweisen. Verhalten lässt sich viel rascher und langfristiger ändern, wenn die zugrunde liegende Erkenntnis aus Ihnen selbst und nicht aus der Feder eines neunmalklugen Autors kommt! Kommen Sie Ihren inneren Glaubenssätzen auf die Spur und erkennen Sie, warum Ihr Leben so ist, wie es aktuell ist – und wie Sie ihm eine völlig neue Richtung geben können.

Ihr erster Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen Zeitmanagement besteht darin, Ihr aktuelles Verhalten zu analysieren. Welche Techniken habe ich bisher eingesetzt und welche Erfolge sprangen dabei heraus? Mit welchen Methoden bin ich aktuell erfolgreich? Welche zusätzlichen Techniken aus diesem Band sprechen mich spontan an? Wählen Sie dann diejenigen Tipps aus, die Sie für Ihre Situation als besonders hilfreich erleben, und testen Sie jede neue Methode mindestens eine Woche lang. Wenn Sie früher hinschmeißen, geben Sie der Methode keine echte Chance, sich für Sie zu bewähren. Passen Sie gegebenenfalls die Techniken an Ihre Persönlichkeit an, damit sie sich wirklich tief in Ihrem Bewusstsein verwurzeln können. So werden Sie nachhaltig erfolgreicher.

Doch Vorsicht! Versuchen Sie nicht, zu viele neue Verhaltensweisen und Tipps auf einmal auszuprobieren. Das führt in den meisten Fällen zu Misserfolgen und Demotivation. Nehmen Sie sich lieber Zeit, um einzelne Tipps im Detail zu testen und an Ihre eigene Situation anzupassen. Und noch etwas: Geben Sie nicht zu schnell auf! Wenn sich beim Testen einer Methode kein schneller Erfolg einstellt, höre ich häufig die Ausrede: »Ich bin halt so, wie ich bin.« Aber überlegen Sie mal: Wie lange haben Sie gebraucht, um Auto fahren zu lernen? Und was hätte Ihr Fahrlehrer gesagt, wenn Sie nach drei Fahrstunden darauf bestanden hätten, zur Prüfung zugelassen zu werden? »Gut Ding will Weile haben«, sagt der Volksmund. Auch beim Zeitmanagement müssen Sie neue Verhaltensweisen bewusst Schritt für Schritt erlernen. Seien Sie gut zu sich und nehmen Sie sich die Zeit, die es braucht. Ihr »neues« Zeitmanagement soll Ihnen keinen Stress bereiten. Davon haben Sie wahrscheinlich schon genug.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Jedes Kapitel in diesem Band ist in sich geschlossen. Sie können also nach Lust und Laune die einzelnen Kapitel in jeder beliebigen Reihenfolge lesen. Ich empfehle Ihnen jedoch, zunächst die ersten vier Kapitel als Einführung zu lesen. Dann haben Sie einen prima Einstieg ins Zeitmanagement.

Teil I: Grundlagen des Zeitmanagements

Worum dreht sich Zeitmanagement? Was leistet es? Kapitel 1 zeigt die Einsatzgebiete und Grenzen von Zeitmanagement. Sie lernen, wie ein ganzheitliches Zeitmanagement aussieht, das Effektivität, Effizienz und Lebensqualität vereint. Kapitel 2 erläutert dann, wie Sie mithilfe von Zeitmanagement wieder »Boden unter den Füßen« finden und den Blick für das Wesentliche im Leben zurückgewinnen. Übernehmen Sie Verantwortung für Ihr Leben und treffen Sie die richtigen Entscheidungen für sich. Hierzu gehören die Themen »Life-Balance«, bewusster Umgang mit digitalen Medien und Achtsamkeit.

Erfolg hängt im Zeitmanagement oft von Persönlichkeitseigenschaften ab: Wie organisieren unterschiedliche Persönlichkeitstypen sich und ihre Aufgaben? Kapitel 3 beleuchtet die Stärken und Schwächen unterschiedlicher Zeitmanagement-Typen. In einem abschließenden Fragebogen können Sie dann selbst herauszufinden, welcher Zeitmanagement-Typ Sie sind.

Zeitmanagement ist ein Qualitätsprozess, der immer einer festgelegten Systematik folgt. In Kapitel 4 lernen Sie das Vierphasenmodell »Die Erfolgsspirale im Zeitmanagement« kennen, das alle in diesem Buch beschriebenen Methoden anschaulich abbildet.

Teil II: Der perfekte Tag

Die Erfolgsspirale beginnt mit Zielen für den Tag. Kapitel 5 dreht sich darum, welche Ziele in den unterschiedlichen Lebensbereichen auftreten und wie Sie möglichst alle Wünsche unter einen Hut bekommen. Sie haben Gelegenheit, über Ihre eigenen Ziele nachzudenken und Prioritäten zu setzen. In Kapitel 6 dreht sich dann alles um die Planung, das zentrale Werkzeug im Zeitmanagement. Hier wird beschrieben, wie Sie mit fünf einfachen Schritten viel Zeit sparen können und welche Planungshilfen zu Ihnen passen.

Im Mittelpunkt Ihrer Tagesplanung steht die Aufgabenliste. Ihr ist Kapitel 7 gewidmet. Hier werden Methoden vorgestellt und Beispiele erläutert, wie Sie stets den Überblick über Ihre Aufgaben behalten und Ihrem Tag eine gute Struktur geben. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dafür ist Ihre Fähigkeit, Prioritäten setzen zu können. In Kapitel 8 erläutere ich, wie Sie Aufgaben am besten gewichten, um abends erfolgreich und zufrieden Feierabend zu machen.

In Kapitel 9 sehen Sie, welche Auswirkungen die Tageszeit auf die Qualität Ihrer Arbeit hat. Hier wird zudem erläutert, wie Sie durch Planen der Bearbeitungszeit viel Zeit sparen können. Als besonders wirksame »Zeitsparkasse« lernen Sie die Power Hour kennen, ein echtes Highlight in diesem Buch. Mit Hilfe der Power Hour werden Sie wertvolle Zeit gewinnen, sind effizienter und erhöhen zusätzlich Ihre Arbeitsqualität und -zufriedenheit.

Teil III: Planung ist gut, Kontrolle ist besser

Mit einem motivierenden Ziel und guter Planung sind die ersten beiden Hürden in der Erfolgsspirale des Zeitmanagements genommen. Teil III widmet sich Komplikationen und Hindernissen bei der praktischen Umsetzung. Kapitel 10 lehrt Sie, lästige Zeitdiebe in die Flucht zu schlagen und sich von Störungen nicht aus der Ruhe bringen zu lassen. Das Thema Ordnung und ihr wichtiger Beitrag zu einem gelungenen Selbstmanagement dürfen natürlich auch nicht fehlen: Kapitel 11 ist ein Ausflug in die Welt wohlsortierter Sauberkeit.

Das beste Zeitmanagement ist wertlos, wenn Sie Ihre Erfolge nicht regelmäßig kontrollieren. In Kapitel 12 erfahren Sie, wie Sie Ihr Zeitmanagement auf den Prüfstand stellen und kontinuierlich verbessern. Auch das Feiern der Erfolge will natürlich gelernt sein.

Leistung und Wohlbefinden sind die Grundlage für gute Arbeit. Kapitel 13 gibt Ihnen Hinweise, wie Sie diese beiden teilweise entgegengesetzt wirkenden Parameter unter einen Hut bringen.

Teil IV: Zeitmanagement im Team

Im Zeitmanagement hängt viel davon ab, wie effektiv Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten und kommunizieren. Da die voranschreitende Digitalisierung es ermöglicht, dass viele Menschen von zu Hause oder mobil arbeiten, stehen Teams heute vor der Herausforderung, diese Distanz zu überbrücken und neue Formen der Kommunikation für die Zusammenarbeit im Remote-Modus zu finden.

In Kapitel 14 erfahren Sie zuerst, welche Tücken das mobile Arbeiten mit sich bringt und wie Sie diese elegant umschiffen, damit die Arbeit von zu Hause (oder im Strandcafé auf Teneriffa) ihr Potenzial voll entfalten kann. Kapitel 16 ist der Zusammenarbeit aus der Distanz gewidmet – ein echter Dauerbrenner seit Corona. Kapitel 17 beschäftigt sich dann mit Meetings, sowohl in Präsenz als auch in den digitalen Welten von Zoom und Co. Hier erfahren Sie, wie Sie die besten Ergebnisse aus Ihrem Team herausholen.

Kapitel 17 zeigt, wie Teams durch Workshops nachhaltige Entscheidungen treffen können. Wenn alle im Team ihr Wissen und ihre Energie einbringen, entstehen die kreativsten und tragfähigsten Lösungen. In Kapitel 18 gebe ich Ihnen Hinweise und Beispiele, wie Sie durch Checklisten und Leitfäden gleichbleibend gute Arbeitsergebnisse in einer Abteilung gewährleisten und dabei auch noch Zeit sparen.

Teil V: Auf der digitalen Welle surfen

Ein bisschen Technik zum Schluss. Die Kapitel 19 und 20 führen Sie in die Welt von Outlook ein, ein E-Mail-, Aufgaben- und Terminverwaltungsprogramm der Firma Microsoft. Auch präsentiere ich Ihnen einige innovative Apps zur digitalen Aufgaben- und Terminverwaltung – für Sie alleine oder für die Arbeit im Team –, mit deren Hilfe Sie künftig Nachrichten aller Art zeitsparend bearbeiten können und Ihre Aufgaben und Termine bestens im Überblick haben werden.

Teil VI: Der Top-Ten-Teil

Die letzten drei Kapitel des Buches enthalten jeweils zehn wertvolle Tipps für privates Zeitmanagement und für die innere Haltung der Gelassenheit. Ein kostenloses Bonuskapitel mit zehn Tipps für entspannte Geschäftsreisen finden Sie unter https://www.wiley-vch.de/de/dummies/downloads und dem Buchtitel.

Symbole, die in diesem Buch verwendet werden

Bei diesem Symbol finden Sie konkrete Anwendungstipps zum Thema Zeitmanagement.

In konkreten Übungen können Sie das neu erlernte Wissen in die Praxis umsetzen.

Dieses Symbol warnt vor Stolpersteinen und häufigen Fehlern.

Hier geht es um grundlegende Entscheidungen und Methoden beim Zeitmanagement.

Das Fragezeichen lädt Sie ein, kurz innezuhalten und über eine bestimmte Frage nachzudenken.

Auf dieses Symbol folgt eine Anekdote, zum Beispiel eine wahre Geschichte aus dem Seminarleben oder ein unterhaltsamer Erfahrungsbericht.

Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Lesen und hoffe, dass Sie das Erlernte gewinnbringend und mit Freude in Ihren Alltag einbringen können. Schreiben Sie mir gerne, wenn Sie Feedback zu diesem Band geben möchten: [email protected].

Teil I

Grundlagen des Zeitmanagements

IN DIESEM TEIL …

Der erste Teil dieses Buches gibt Ihnen einen grundlegenden Überblick zum Thema Zeitmanagement: Was ist Zeitmanagement überhaupt und welche Ziele hat es?

Zeitmanagement spielt nicht nur in Ihrem Beruf eine große Rolle, sondern kann auch für Ihr Privatleben wichtig sein. Sie erfahren, welche Rolle Ihre Persönlichkeit dabei spielt und welche Eigenschaften förderlich beziehungsweise hinderlich sind. Zudem geht es um die Frage, was Lebensqualität ganz generell bedeutet, wie diese mit Zeitmanagement in Verbindung steht und wie Achtsamkeit Ihr Leben positiv beeinflussen kann.

Alle Techniken des Zeitmanagements lassen sich auf einen einzigen abstrakten Prozess zurückführen, die Erfolgsspirale. Sie lernen die vier Phasen dieser Spirale und die Tücken der einzelnen Phasen im Detail kennen. Anschließend wird es ganz konkret: Ein Aktionsplan mit konkreten Schritten unterstützt Sie bei der Entwicklung Ihres individuellen Terminplans.

Kapitel 1

Zeitmanagement im Schnelldurchlauf

IN DIESEM KAPITEL

Ein erster Durchlauf für besonders eilige Leser

Einsatzgebiete und Grenzen von Zeitmanagement

Zusammenhang von Zeit- und Selbstmanagement

Effektivität versus Effizienz

Zeitmanagement ist immer individuell, es gibt nicht »die« Wundermethode, die Sie allen Menschen und Situationen einfach überstülpen können. Jede Person hat ihre ureigenen Herangehensweisen, um Aufgaben und Termine zu organisieren. Dabei sind manche Herangehensweisen zielführender als andere. Für die meisten Menschen besteht die größte Herausforderung zunächst darin, überhaupt eine Technik einzusetzen, mit deren Hilfe sie ihren Tag und die anstehenden Aufgaben besser im Griff haben. Indem Alltagsroutinen bewusst unterbrochen und effiziente Strategien zur Strukturierung des Alltags entwickelt werden, entsteht zusätzlicher Freiraum, um mehr wichtige Dinge zu erledigen und die unterschiedlichen Lebensbereiche in Einklang zu bringen.

Viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitern große Freiheiten bei der Gestaltung ihres Arbeitstages. Mehr Freiheit, das klingt natürlich erst einmal toll. Aber es bedeutet auch, dass jeder einzelne Mitarbeiter einen Großteil der Verantwortung für sein Zeitmanagement trägt. Die meisten versuchen es erst mal mit denjenigen Methoden, die sie intuitiv für richtig halten oder die sie auf ihrem bisherigen Lebensweg kennengelernt haben. Manche Menschen sind Naturtalente in Bezug auf ihr Zeitmanagement. Die meisten von Ihnen haben jedoch vermutlich die leidvolle Erfahrung gemacht, dass am Ende eines Tages trotz all Ihrer Bemühungen gesteckte Ziele unerfüllt bleiben und Sie sich mehr von Ihrer Arbeit getrieben fühlen, als ihnen lieb ist. Erfolgreiches Zeitmanagement für Dummies liefert Ihnen viele bewährte Techniken, um sich selbst und Ihre Aufgaben einfach und gut zu organisieren.

Natürlich ist nicht jede der in diesem Buch vorgestellten Methoden für jeden Menschen hilfreich. Oft reicht es jedoch schon aus, eine Technik nur ein wenig abzuwandeln, damit sie für den eigenen Gebrauch nützlich ist und den gewünschten Erfolg bringt.

In diesem Kapitel geht es darum, dass Sie sich Ihres eigenen Zeitmanagements bewusst werden und überlegen, was Sie eigentlich erreichen möchten. Wie gehen Sie mit Ihrer Zeit um? Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem aktuellen Zeitmanagement? Auf welche neuen Methoden würden Sie sich gerne einlassen? Schließlich sollten Sie zuerst einmal wissen, wonach Sie überhaupt suchen, bevor Sie sich so richtig auf die Suche nach dem für Sie passendsten Zeitmanagement machen.

In Kapitel 3 lernen Sie, welche verschiedenen Persönlichkeitstypen es gibt und wie diese ticken. Dieses erste Kapitel ist bewusst so geschrieben, dass ein »Machertyp« das Buch am Ende des Kapitels zur Seite legen und gleich konkret ausprobieren kann, was es mit diesen Techniken auf sich hat. Wenn er später an seine Grenzen stößt, kann er in den weiteren Kapiteln neue Anregungen finden. Die meisten Menschen wünschen sich jedoch erst einmal ein fundiertes Grundwissen, bevor sie sich auf neue Experimente einlassen. In diesem Fall dient dieses Kapitel als erster Ausblick auf die anstehenden Themen, die dann Stück für Stück im Verlauf des Buches eingeführt werden.

Warum das alles?

Seit Beginn der Industrialisierung gilt die Prämisse »Zeit ist Geld«. Das Dumme ist nur, dass Sie nicht einfach zusätzliche Zeit erwerben können, um mehr Geld zu verdienen. Mehr Gewinn erreichen Sie nur durch eine höhere Produktivität, das heißt mehr Arbeit in kürzerer Zeit. Basierend auf diesen Überlegungen wurde die Fließbandarbeit erfunden und sind Unternehmen stets auf der Suche nach weiteren Möglichkeiten zur Rationalisierung ihrer Herstellungsprozesse. Der Faktor Zeit spielt dabei natürlich eine wesentliche Rolle, weshalb in den Unternehmen auch das Thema Zeitmanagement Einzug hielt.

Wie sich Effektivität und Effizienz unterscheiden

Egal, ob im Arbeitsleben oder in der Freizeit: Zeitmanagement soll Sie darin unterstützen, Ihre Zeit möglichst gewinnbringend einzusetzen. Die Fragen im Zeitmanagement lauten deshalb:

Mit welchen Methoden lassen sich mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigen?

Wie kann man durch geplantes Handeln die Produktivität steigern?

Wie muss ein Arbeitstag strukturiert sein, damit möglichst viele Aufgaben erledigt werden können?

Welche der gesteckten Ziele sind wirklich wichtig?

Wie können die gesteckten Ziele möglichst stressfrei bewältigt werden?

Wenn Sie sich von diesem Buch eine Technik erhoffen, mit deren Hilfe Sie alle Aufgaben abarbeiten können, die Ihnen Ihr Chef auf den Tisch legt, muss ich Sie leider enttäuschen. Je mehr Aufgaben Sie nämlich abzuarbeiten in der Lage sind, desto mehr Arbeit wird Ihnen Ihr Chef vermutlich am nächsten Tag auf den Tisch legen. Ein Teufelskreis! Ein wesentlicher Bestandteil nachhaltigen Zeitmanagements ist darum die Priorisierung von Aufgaben: Welche der anstehenden Aufgaben sind wichtiger als andere? Sie werden feststellen, dass Sie mit etwas Übung die wichtigen Tätigkeiten herausfiltern können und im Zweifel unwichtigere Tätigkeiten liegen lassen, um pünktlich Feierabend zu machen.

Die Begriffe »Effektivität« und »Effizienz« stehen im Mittelpunkt der vorgestellten Methoden. Was bedeutet »effektiv« und »effizient«? Effektiv sind Sie, wenn Sie Methoden zur Organisation Ihrer Aufgaben einsetzen. Effizient sind Sie, wenn sich die von Ihnen gewählte Methode als besonders erfolgreich erweist.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen viele Aufgaben erledigen und es fällt Ihnen schwer, alle Aufgaben im Kopf zu behalten. Dann ist es effektiv, wenn Sie sich eine Aufgabenliste machen, um den Überblick zu bewahren. Effizient sind Sie, wenn Sie die Liste außerdem nach Prioritäten sortieren und bei Feierabend möglichst viele wichtige Aufgaben erledigt haben.

Moderne Zeitmanagement-Ansätze

Die erste Generation von Zeitmanagement-Methoden verfolgte das ausschließliche Ziel, immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit zu erledigen. Maximale Produktivität war das Maß aller Dinge. Zudem wurden individuelle Verhaltensunterschiede und Bedürfnisse der Anwender fast vollständig ausgeblendet. Die Methoden sollten bei allen Menschen zu den gleichen Erfolgen führen. Moderne Ansätze im Zeitmanagement haben eine andere Ausrichtung. Heute werden Maßnahmen zur Erhaltung der Gesundheit und zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit genauso hoch bewertet wie der Wunsch des Arbeitgebers nach Optimierung von Personalkosten. Außerdem ist allgemein akzeptiert, dass nicht jede Technik zu jeder Person passt.

Heute stehen folgende Fragen im Vordergrund:

Wie können Sie Ihren Arbeitsstil so optimieren, dass Sie mehr wichtige Aufgaben in einer vorgegebenen Zeit und einer gewünschten Qualität erledigen?

Wie können Sie Ihre Arbeitsprozesse so optimieren, dass Sie gute Arbeitsergebnisse in der regulären Arbeitszeit erreichen?

Wie können Sie durch Zeitmanagement Ihre Leistungsfähigkeit erhalten und Ihre Arbeitszufriedenheit steigern?

Wie können Sie Stress reduzieren und entspannter arbeiten?

Wie erreichen Sie eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Freizeit?

Wie können Sie die Zeitmanagement-Methoden an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen?

Aus Zeitmanagement wird Selbstmanagement

Ein erfolgreiches Zeitmanagement stellt Ihnen Planungs- und Arbeitstechniken zur Verfügung, damit Sie Ihre Aufgaben und Termine in einem bestimmten Zeitraum mit einer geforderten Qualität erledigen können. »Zeit« und »Qualität« sind die zwei Stellschrauben, mit denen Sie die Methoden an Ihre konkreten Bedürfnisse anpassen können. Zeitmanagement unterstützt aber auch Ihr Selbstmanagement!

Selbstmanagement steht für eine selbstständige Steuerung der persönlichen und beruflichen Entwicklung. Dabei müssen Sie zuerst herausfinden, welche Lebensziele Sie verfolgen möchten. Es ist aber auch Teil des Selbstmanagements, anschließend die notwendige Motivation aufzubringen, um die gesetzten Ziele zu erreichen – und den Weg dorthin selbstständig zu kontrollieren.

Die Methoden, die das Zeitmanagement für die Organisation Ihrer Aufgaben und deren Erfolgskontrolle zur Verfügung stellt, sind offensichtlich auch wichtige Werkzeuge im Selbstmanagement, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Zeit- und Selbstmanagement sind untrennbar miteinander verbunden. Ziele zu formulieren, Aufgaben abzuleiten und den Erfolg zu kontrollieren ist nicht nur Zeitmanagement, sondern immer auch Selbstmanagement.

Kurz und knackig steht die Kombination aus Selbst- und Zeitmanagement für:

Ziele und Werte für ein sinnerfülltes Leben formulieren

dem Tag ein Ziel und eine Struktur geben

Arbeit bewusst und gewissenhaft in den dafür vorgesehenen Zeiten erledigen

Bewusstsein für Körper und Gesundheit entwickeln

für die eigene Lebensqualität sorgen

Balance der unterschiedlichen Lebensbereiche gewährleisten

Im Gegensatz zum Zeitmanagement enthält Selbstmanagement die Grundidee des eigenverantwortlichen Handelns. Zeit kann man nicht managen. Jeder Tag hat 24 Stunden, und die vergehen ganz von allein.

Dem Würgegriff der Aufgaben entkommen

Die meisten Menschen, die sich für Zeitmanagement interessieren, wünschen sich Unterstützung, um berufliche Anforderungen erfolgreicher zu bewältigen. Sie wünschen sich eine Methode, die sie darin unterstützt, allen Anforderungen im Job gerecht werden und dennoch die anstehenden Aufgaben in der regulären Arbeitszeit erledigen zu können.

Viele meiner Seminarteilnehmer berichten, dass sie sich häufig zwar kritische Gedanken über ihr eigenes Zeitmanagement machen, aber nie die Zeit finden, um etwas zu verändern. Stattdessen »wurschteln« sie im Trott des Alltags weiter wie bisher. Obwohl diese Menschen wissen, dass ihr Verhalten nicht zielführend ist, machen sie einfach wie gewohnt weiter. Dazu passt die folgende Geschichte:

»Ein Waldarbeiter müht sich mit seiner stumpfen Säge an einem Baum ab. Er schwitzt angesichts der anstrengenden Arbeit, doch am Baum raspelt sich nur ganz wenig Holz ab. Ein vorbeikommender Wanderer sieht dem Waldarbeiter zu und bemerkt, dass dessen Säge völlig stumpf ist! Er gibt dem Arbeiter den gut gemeinten Tipp, die Säge zu schärfen, um heute noch mit dem Baum fertig zu werden. Wutschnaubend dreht sich der Waldarbeiter zum Wanderer um und entgegnet ihm: ›Lass mich in Ruhe, du Neunmalkluger, ich muss hier mit meiner Arbeit fertig werden. Zum Schärfen der Säge habe ich keine Zeit!‹ Anschließend wendet er sich wieder seinem Baum zu und sägt erfolglos weiter …«

Die Ausrede »Ich habe keine Zeit« ist so einfach wie fatal. Wer sich keine Zeit für sein Zeitmanagement nimmt, wird gewiss auch nichts an den aktuellen Lebensumständen verändern können. Dieses Buch versorgt Sie mit vielen Tipps, wie Sie Ihre eigene »Säge« schärfen können, um bessere Arbeitsergebnisse und ganz generell mehr Zufriedenheit in Ihrem Leben zu erlangen.

Gehen Sie kurz in sich und prüfen Sie nach, wie nachhaltig Ihr derzeitiges Zeitmanagement ist. Was braucht es, damit Sie Ihre Säge schärfen? Welche Baustellen entdecken Sie bei sich in Bezug auf das Thema »Ich und die Organisation meiner Aufgaben«? Welchen Effekt hätte ein verbessertes Zeitmanagement? Was würde sich in Ihrem Tagesablauf verändern?

Eine Investition in das persönliche Zeitmanagement lohnt sich (fast) immer. Sie werden feststellen, dass Sie auf die Dauer immer bewusster mit Ihrer Zeit, den anstehenden Aufgaben und Ihrer aktuellen Bedürfnislage umgehen. Menschen, die ihre Ziele stets im Auge haben und ihre Arbeitsweise regelmäßig reflektieren, ändern ihr Verhalten, sobald sie erkennen, dass die bisher angewandten Techniken nicht mehr ausreichen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Auf diese Weise trägt Zeitmanagement zur Steigerung des allgemeinen Wohlbefindens wie auch der Leistungsfähigkeit bei.

Ein nachhaltiges Zeitmanagement sorgt für:

Zielorientierungin der Tagesplanung: Viele Menschen sind den ganzen Arbeitstag lang schwer beschäftigt und erledigen auch viele Dinge, aber erledigen sie auch immer die wirklich wichtigen Dinge? Wenn Sie Ihren Tagesplan nach Zielen ausrichten, erreichen Sie diese immer auf direktem Weg.

Menschen, die zielorientiert arbeiten, sind wesentlich motivierter und konzentrierter bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten. Sie lassen sich weniger durch (innere wie äußere) Ablenkungen und Störungen von ihren Aufgaben abhalten.

Lösungsorientiertes

Handeln:

Wenn Sie sich stets fragen, was Sie tun können, um eine Situation zu verbessern, so gelangen Sie mit großer Wahrscheinlichkeit recht schnell zu praktikablen Lösungen. Im Gegensatz dazu fragen problemorientierte Menschen: »Wie ist das Problem entstanden?« oder »Wer ist schuld?« Solche Menschen stecken ihre Zeit in die Analyse des Problems.

Gute Tagesstruktur und Aufgabenplanung:

Mit einem guten Zeitmanagement haben Sie immer den Überblick über Ihre Projekte und Aufgaben und können den Tag sinnvoll einteilen.

Stressfreies und effektives Arbeiten:

Eine sorgfältige Planung beugt Hektik und Stress vor. Wenn Sie eine gut durchdachte Aufgabenstruktur haben, vergessen Sie weniger und haben auch weniger Sorge, wichtige Aufgaben zu vergessen.

Fokus auf das Wesentliche:

Gute Zeitmanager fragen sich immer wieder: »Tue ich in diesem Moment das wirklich Wichtige?« Durch ihre Fähigkeit, wichtige Aufgaben zu identifizieren und entsprechend zu priorisieren, können solche Menschen mehr relevante Aufgaben erledigen als andere.

Die Auseinandersetzung mit den in diesem Buch vorgestellten Methoden ist besonders effektiv, wenn Sie ein klares Ziel vor Augen haben. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um Stichworte zu sammeln, was Sie mit einem »neuen« Zeitmanagement konkret erreichen möchten, zum Beispiel innerhalb der nächsten sechs Wochen. Was soll sich spürbar in Ihrem Tagesablauf verändern? Legen Sie die Liste anschließend beiseite und entscheiden Sie am darauffolgenden Tag, welches der Stichworte Sie gerne angehen möchten. Jetzt haben Sie ein kraftvolles Ziel.

Es lebe die Lebensqualität

Im beruflichen Alltag spielt die Organisation von Aufgaben und Terminen eine große Rolle. Doch Zeitmanagement ist mehr als das Abhaken von Aufgabenlisten und das Einhalten wichtiger Termine. Vielmehr geht es um Fragen wie: »Was möchte ich in meinem Leben erreichen?« oder »Wie organisiere ich mein Leben, damit ich bestimmte berufliche und private Ziele realisieren kann?«

Alle Methoden im Zeitmanagement haben das Ziel, dass Sie Ihre Aufgaben möglichst stressfrei in der vorgesehenen Zeit und Qualität erledigen können, um dann mehr Zeit für Ihr Privatleben zu haben. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass alle Lebensbereiche in die Planung mit einbezogen und aufeinander abgestimmt werden. So leben Sie ausgeglichener und vermeiden unnötige Reibungspunkte.

Ganzheitliches Zeitmanagement

Die Losung »Erfolg um jeden Preis« hat für viele ausgedient. Ein ganzheitliches Zeitmanagement berücksichtigt deshalb folgende Themen:

Effektive und effiziente Methoden für mehr Erfolg: Der Tag hat auch für gute Zeitmanager nur 24 Stunden. In der hektischen Arbeitswelt von heute sind tragfähige Methoden notwendig, um den hohen Anforderungen gerecht zu werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Unmögliches erreichen sollen! Zeitmanagement hat das Ziel, mit minimalem Aufwand maximalen Erfolg zu erzielen. Nicht mehr, und nicht weniger.

Geben Sie sich nicht gleich selbst die Schuld, wenn Sie nicht alle Ihnen aufgetragenen Aufgaben erledigen konnten. Als Coach treffe ich viele Menschen, die zwar ein gutes Zeitmanagement haben, aber oft nicht alle Aufgaben erfüllen konnten. In den allermeisten Fällen zeigt sich aber, dass diese Menschen mit zu vielen Aufgaben überladen wurden und versuchten, diese mit aller Kraft und vielen Überstunden allein zu schaffen, statt sich Hilfe zu holen. Sprechen Sie darum früh mit Ihrer Führungskraft, wenn Sie sich überlastet fühlen.

Lebensziele in allen Lebensbereichen: Für viele Menschen ist die Aussage, »Ich möchte zufrieden sein«, ein wichtiges Lebensziel. Denken Sie aber daran, dass Zufriedenheit letztlich alle Lebensbereiche betrifft! Wer Zeitmanagement nur für berufliche Ziele nutzt, vergisst schnell sein Privatleben. Um zu vermeiden, dass private Wünsche zu häufig ins Hintertreffen geraten, braucht es ganz ähnliche Zeitmanagement-Methoden wie im Beruf. Auch private Ziele gehen schnell im Wirbel des Alltags verloren, wenn Sie sie nicht aufschreiben, in Teilziele unterteilen und sich realistische Termine setzen.

Was bedeutet Zufriedenheit für Sie? Notieren Sie, welche Umstände und Tätigkeiten Sie zufrieden machen. Schreiben Sie einfach drauflos auf ein Blatt Papier. Überlegen Sie anschließend, mit welchen Aktivitäten Sie die letzten Wochen verbracht haben. Falls Sie feststellen, dass zu viele private Unternehmungen der Arbeitszeit zum Opfer gefallen sind, probieren Sie doch mal aus, private Ziele genauso wie berufliche Projekte zu planen.

Life-Balance: Zeitmanagement zieht eine klare Grenze zwischen Berufs- und Privatleben. Nur so ist es überhaupt möglich, Ziele in beiden Gebieten zu erreichen. Das bedeutet natürlich nicht, dass jeder nach acht Stunden mit der Arbeit aufhören muss. Vielmehr ist damit gemeint, dass beruflichen wie auch privaten Zielen ein bestimmter Zeitraum, der exklusiv für den jeweiligen Bereich reserviert ist, zugestanden werden muss. Wenn jeder Lebensbereich eine Phase möglichst ungeteilter Aufmerksamkeit erhält, erleben Sie Ihr Leben bewusster. Wie soll man seinen Feierabend genießen, wenn man ständig auf seinem Smartphone nach beruflichen E-Mails schaut?

Wie steht es um Ihre Life-Balance? Sind Sie zufrieden mit Ihrem Kompromiss zwischen Arbeit und Freizeit beziehungsweise Selbstverwirklichung? Was müsste passieren, damit sich die verschiedenen Lebensbereiche zu Ihrer vollen Zufriedenheit ausgleichen? Was würde sich dadurch verändern?

Gesundheit

und Leistungsfähigkeit

erhalten:

Die Grenzen der Rationalisierung und effizienten Arbeitsplanung sind bei den meisten Unternehmen schon lange überschritten. Heutzutage steht vielmehr die Frage im Vordergrund, wie man mit den durch die hohe Produktivität entstandenen Belastungen verantwortungsvoll umgehen soll, um gesund und leistungsfähig zu bleiben. Was bringt Ihnen Produktivität, wenn Sie ständig Leistungsgrenze

n überschreiten und vor lauter Überlastung krank werden? Stress mindert nicht nur die Lebensqualität eines Menschen ganz erheblich, sondern führt langfristig zu ernsten Erkrankungen. Ein paar Fakten gefällig? Acht von zehn Deutschen fühlen sich laut einer Studie täglich unter Druck. Im Jahr 2011 lagen die direkten Kosten für stressbedingte psychische Erkrankungen bei knapp 16 Milliarden Euro. Weitere 6 Milliarden Euro (im Jahr 2012) Verlust entstehen durch Produktionsausfall für die Unternehmen. Wenn das mal keine Hausnummer ist …

Fühlen Sie sich bei der Arbeit dauerhaft gestresst? Dann machen Sie sich ein gutes Zeitmanagement zunutze, um Ihre Gesundheit zu erhalten. Planen Sie beispielsweise ausreichend Pausen ein. Signalisieren Sie Ihrem Vorgesetzten frühzeitig, wenn Ihre Aufgabenliste zu lang geworden ist. Langfristig gesehen entstehen gute Arbeitsergebnisse nur, wenn sich die betreffenden Personen wohlfühlen. Niemand, schon gar nicht Sie selbst, hat etwas davon, wenn Sie sich völlig auspowern und krank werden.

Die Vorzüge eines ganzheitlichen Zeitmanagements ziehen sich quer durch das Leben:

Freiräume für alle Lebensbereiche:

Wer seine beruflichen Aufgaben gut im Griff hat, erhält Freiräume in allen Lebensbereichen. Eine bewusste Entscheidung gegen unwichtige Dinge liefert mehr Zeit für wesentliche Aufgaben und Aktivitäten – egal in welchem Gebiet.

Selbstbestimmtes Leben:

Wer bewusst Entscheidungen für seine Ziele und sein Leben trifft, wird sich auf Dauer ein Arbeitsumfeld aussuchen, in dem er selbstbestimmt handeln kann, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Leben im Moment:

Menschen, die in der Gegenwart leben und wissen, dass sie sich jeden Moment neu entscheiden können, nutzen jeden Moment, um sich und ihre Umwelt neu wahrzunehmen. Statt sich über widrige Situationen zu ärgern, treffen sie eine Entscheidung und verändern (wenn nötig) die Umstände.

Gesundheit: Menschen, die ihre Tages- und Lebensplanung im Griff haben, geben mehr acht auf ihre Gesundheit. Ziele sind für sie nur dann ein Ansporn, wenn diese realistisch sind, ihre Entwicklung fördern und ihnen keinen nachhaltigen Schaden zufügen. Entsprechend achten sie darauf, dass Belastungssituationen sie nicht überlasten und sorgen für ausreichend Ausgleich in ihrer Freizeit.

Ein guter Zeitmanager plant Pausen, Urlaub und Entspannung in seinen Arbeitsalltag ein, damit er dauerhaft gesund, zufrieden und leistungsfähig bleibt. Sein Privatleben hat für ihn genauso große Bedeutung wie seine berufliche Tätigkeit.

Zeit für Spaß und Spontanität: Dieser Punkt klingt vielleicht etwas unpassend in einer Liste für Zeitmanagement. Aber ausreichend Zeit für Kreativität, für Spontanität oder auch einfach nur fürs »Seele-baumeln-Lassen« sollten Sie auch immer einplanen, damit Sie diese Phasen nicht vergessen.

Planen Sie nicht mehr als nötig! Wer zu viel plant, verliert seine Leichtigkeit und Flexibilität. Gute Zeitmanager wissen, dass man nicht die komplette Zeit für Aufgaben verplanen sollte. Sicher ist eine solide Tagesstruktur wichtig. Neben all der Arbeit und den Terminen braucht es auch immer ausreichend Raum für spontane Aktivitäten.

Ich gönne mir zum Beispiel einmal im Monat einen Tag für spontane Einfälle und Ideen. Nach meiner Rückkehr von dieser »Kreativinsel« habe ich meist so viele neue Einfälle, dass es mir schwerfällt, mich für ein einziges neues Projekt zu entscheiden.

Zeitmanagement soll für mehr Erfolg und Zufriedenheit sorgen. Doch was Erfolg und Zufriedenheit konkret bedeuten, müssen Sie selbst entscheiden. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:

Welche Ziele habe ich im beruflichen, privaten und persönlichen Bereich?

Wie kann ich meine beruflichen und privaten Ziele in Einklang bringen?

Wie kann ich die unterschiedlichen Lebensbereiche miteinander verbinden?

Wie viel selbstbestimmte Zeit benötige ich?

Wie erhalte ich meine Gesundheit und Leistungsfähigkeit?

Wie gehe ich mit den Belastungen des Alltags leichter um?

Wie schütze ich mich vor Stress und Überlastung?

Wie sorge ich für Ausgleich und Entspannung?

Wie werde ich gelassener und zufriedener?

Wie sorge ich aktiv für Spaß und Spontanität in meinem Leben?

Der liebe Stress und die Gesundheit

Viele Berufstätige klagen über Stress und Überlastung. Doch Stresserkrankungen haben häufig gar nicht mit der beruflichen Tätigkeit an sich zu tun. Vielmehr sind sie das Resultat einer ungesunden Lebensweise sowie irrationaler Ansprüche an die eigene Leistungsfähigkeit. Natürlich sind Phasen der Hektik und des zeitweiligen Stresses in der modernen Arbeitswelt fast unvermeidlich. Dennoch sollten Sie sich immer vor Augen halten, dass Stress eine individuelle Reaktion auf äußere Ereignisse ist und dass diese Reaktion auch erfolgreich reduziert werden kann.

Zum Beispiel können Menschen völlig unterschiedlich reagieren, wenn sie mit einer langen Liste von Aufgaben konfrontiert werden. Die einen glauben, sie könnten diese vielen Aufgaben niemals erledigen und sind von diesem Gefühl völlig gelähmt. Andere denken sich, »Okay, heute ist viel zu tun«, und machen sich einen Plan, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen.

Besonders gute Arbeitsergebnisse und hohe Arbeitszufriedenheit beziehungsweise Gesundheit schließen sich nicht aus. Zeitmanagement kann dabei als Bindeglied wirken, indem es Sie unterstützt, Aufgaben effizient zu steuern und gleichzeitig fürsorglich mit sich selbst umzugehen. Konkret bedeutet dies:

Legen Sie Gesundheit und Wohlbefinden als Ziel im Zeitmanagement fest.

Planen Sie Ihr Arbeitspensum realistisch.

Setzen Sie aktive Pausen in Ihr Tagespensum ein.

Schenken Sie Arbeitszeit und Freizeit die gleiche Aufmerksamkeit.

Planen und priorisieren Sie Ihre Freizeitaktivitäten.

Lernen Sie nachhaltige Strategien für den Umgang mit Belastungen und Stress (Achtsamkeitstraining

, Meditation, autogenes Training

und so weiter).

Ersuchen Sie frühzeitig Hilfe, wenn Sie in Gefahr laufen von den Aufgaben überrollt zu werden.

Nach so viel Lob für das Zeitmanagement sei an dieser Stelle erwähnt, dass Zeitmanagement-Tipps für eine bestimmte Personengruppe wahrscheinlich sogar kontraproduktiv sind! Die Rede ist vom Workaholic, der ständig unter Strom steht und stets seine Produktivität steigern möchte. Solche Menschen sollten sich mehr Gedanken um ihre Gesundheit machen, als immer noch mehr Aufgaben in noch weniger Zeit erledigen zu wollen. Hier ist es viel wichtiger, Aufgaben und Verantwortung abzugeben.

Berücksichtigen Sie bei Ihrem Zeitmanagement immer auch Ihre natürlichen Leistungsgrenzen. Wenn Sie mehr als zehn Stunden pro Tag arbeiten müssen, um Ihre Arbeit zu erledigen, handeln Sie auf Dauer gegen Ihr Wohlbefinden und Ihre Gesundheit (und das Arbeitszeitgesetz). Planen Sie Ihr Arbeitspensum so, dass immer auch ausreichend Zeit für Privates und zur Regeneration besteht.

Werden Sie Ihr eigener Zeitmanager

Wer seine Aufgaben und Termine nicht im Griff hat, wird über kurz oder lang mit seinen Vorgesetzten, Kollegen oder Auftraggebern in Konflikt geraten. Um in solchen Fällen Abhilfe zu schaffen, ist es erforderlich, dass die betreffende Person bereit ist, ihre Kompetenzen weiterzuentwickeln. Die meisten Menschen verbinden Probleme jedoch eher mit negativen Gefühlen, denen man am besten ausweicht. Wenn Sie hingegen die auftauchenden Probleme positiv bewerten und in ihnen eine Chance für Veränderung sehen, gelangen Sie schnell in den Lösungsmodus.

Der Sicherheitscheck vor dem Start

Wenn Ihr aktuelles Zeitmanagement nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt und Sie zum Beispiel Druck von Ihrem Chef bekommen, sollten Sie nach Lösungen suchen. Müssen Sie Ihr Verhalten anpassen oder sind die gesetzten Ziele schlicht und einfach zu hoch? Überprüfen Sie zunächst Ihren Arbeitsstil und Ihre derzeitigen Zeitmanagement-Methoden. Mit zunehmendem Ergebnisdruck steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie neue Verhaltensweisen und Methoden einsetzen müssen.

Wenn Sie zu der Erkenntnis gelangt sind, dass Ihre Techniken der aktuellen Lage nicht mehr gewachsen sind, begreifen Sie diese Einsicht als großartige Chance, um Ihre Kompetenzen weiterzuentwickeln. Menschen ändern ihr Verhalten leichter, wenn es einen »Leidensdruck« gibt.

Natürlich müssen Sie nicht so lange warten, bis Ihr Leidensdruck ins Unendliche gewachsen ist. Wenn eine oder mehrere der folgenden Aussagen auf Sie zutreffen, sollten Sie Ihr Zeitmanagement gründlich überdenken:

Mir fehlt häufig der Überblick über meine Aufgaben.

Mein Schreibtisch ist stets voll und ich habe keine sinnvoll strukturierte Aufgabenliste.

Manchmal erledige ich Aufgaben, die in dem entsprechenden Moment wahrscheinlich nicht wichtig sind.

Ohne Überstunden schaffe ich meine Arbeit nicht.

Ich habe oft das Gefühl, dass ich an einem Arbeitstag zu wenige beziehungsweise nicht die richtigen Dinge erledigen konnte.

Ich werde bei meiner Arbeit häufig gestört und abgelenkt, zum Beispiel durch Kollegen oder Telefonanrufe.

Mir fehlt die Zeit, über meine Ziele nachzudenken.

Ich vergesse Termine (Meetings, Geburtstage, Abgabetermine) und komme oft zu spät.

Ich erledige Aufgaben am liebsten unter Druck und häufig auf den letzten Drücker.

Manchmal vertrödele ich viel Zeit und ärgere mich darüber.

Ich werde oft an fällige Abgabetermine erinnert.

Ich entschuldige mich ständig für unerledigte Aufgaben.

Bei meiner Arbeit empfinde ich oft Stress und weiß nicht, wie ich damit umgehen soll.

Ich bin häufig müde und erschöpft.

Mein Privatleben kommt oft zu kurz. Ich habe zu wenig Zeit für mich.

Ich sage ständig: »Ich habe keine Zeit.«

Probleme in Bezug auf Ihre Zeiteinteilung sind eine hervorragende Chance, um Ihr Leben zu verändern. Beim Lösungsprozess lernen Sie viel über sich selbst sowie hilfreiche Methoden, um sich und Ihre Aufgaben besser zu organisieren.

Lösungsorientiert handeln

Menschen fragen häufig nach der Ursache eines Problems, das heißt, »warum« etwas passiert ist. Das ist natürlich wichtig, um denselben Fehler in Zukunft zu vermeiden. Andererseits ist es aber fast schon Zeitverschwendung, da Sie den Fehler ja nicht mehr rückgängig machen können. Warum also noch nach der Ursache forschen?

Kennen Sie die Redensart »Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist …«? In diesem Fall hilft es dem armen Kind im Brunnen ganz sicher nicht, wenn Sie untätig am Brunnen stehen und grübeln, warum das Kind wohl hineingefallen ist. Die in diesem Moment einzig sinnvolle Frage kann nur sein: »Wie kommt das Kind da schnell wieder raus?« Erst anschließend ist die Frage nach den Ursachen interessant, um ähnliche Unfälle in Zukunft zu verhindern. Etwas flapsig könnte man auch sagen: Der Lösung ist es egal, wie ein Problem entstanden ist.

Lösungsorientiertes Handeln bedeutet, sich konkrete Ziele zu setzen und zu überlegen, wie man diese am besten erreichen kann. Hierbei spielen sogenannte Powerfragen eine besondere Rolle (siehe Kapitel 4).

Ein Stilberater für die Arbeit

In Tabelle 1.1 sind die wichtigsten Fragen aufgelistet, denen Sie sich bei der Analyse Ihres Arbeitsstils stellen müssen.

Fragen

Ja

Nein

Ich erstelle mir für jeden Arbeitstag einen Aufgabenplan mit Prioritäten, Dauer und Termin.

Ich plane einen realistischen Puffer für unvorhergesehene Aufgaben ein.

Ich fange morgens sofort mit der wichtigsten Aufgabe an.

Gleiche Aufgaben fasse ich in Zeitblöcken zusammen.

Ich lasse mich selten von meinen Aufgaben ablenken.

Ich kann erfolgreich mit Störungen und Zeitfressern umgehen.

Ich setze mir bewusst Pausen und nutze sie zur Entspannung.

Ich setze realistische Ziele für den Tag und die Woche.

Ich verwende schriftliche To-do-Listen, um den Überblick über Aufgaben zu behalten.

Ich kontrolliere täglich meine Arbeitserfolge.

Mein Arbeitsplatz ist aufgeräumt und ich habe stets Zugriff auf alle wichtigen Arbeitsmittel.

Ich vermeide Multitasking und erledige möglichst eine Aufgabe nach der anderen.

Ich beziehe alle Lebensbereiche in meine Planung mit ein.

Tabelle 1.1: Fragen zum Arbeitsstil

Falls Sie auf alle Fragen guten Gewissens mit Ja geantwortet haben, sind Sie ein nahezu perfekter Zeitmanager und können sich ganz sicher die Zeit sparen weiterzulesen! Sollten Sie hingegen einige Male Nein gewählt haben, sind Sie hier goldrichtig. Jede neue Technik, die auf Dauer aus Ihrem derzeitigen Nein ein Ja macht, wird Ihnen wertvolle Zeit sparen und mehr Zufriedenheit bringen.

Rosige Zeiten dank Zeitmanagement

Je klarer Ihr Ziel ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie es erreichen. Es folgen ein paar typische Ziele, die sich mithilfe von Zeitmanagement realisieren lassen. Mehr zum Thema Ziele finden Sie in Kapitel 5.

Sie setzen sich motivierende Tagesziele und überladen den Tag mit nicht zu vielen Aufgaben.

Sie entscheiden sich für die richtigen Aufgaben (weil Sie gut Prioritäten setzen können).

Sie erledigen Ihre Aufgaben schneller (weil Sie sich maßgeschneiderte Termine setzen).

Sie machen weniger Fehler (weil Sie Schwierigkeiten schon früher erkennen).

Sie haben mehr Freizeit und können diese auch genießen (weil Sie klare Termine setzen und Ziele in Ihrer Freizeit haben).

Sie erleben weniger Stress und können mit Stress leichter umgehen (weil Sie stets einen guten Überblick über Ihre Aufgaben haben).

Sie sind erfolgreich in Ihrer Kommunikation (weil Sie genaue Absprachen treffen und dabei auch Ihre Bedürfnisse mitteilen).

Sie sind gesünder und zufriedener (weil Sie häufiger agieren als reagieren).

Schreiben Sie alle Ziele und Wünsche für Ihr Zeitmanagement auf. Wenn Probleme auftauchen, formulieren Sie daraus handfeste Ziele. Wenn Sie zum Beispiel zusätzliche Zeit gewinnen möchten, schreiben Sie dazu, was Sie mit der gewonnenen Zeit konkret anfangen möchten. Welche Hobbys, Weiterbildungen, Reisen oder Entspannungstechniken möchten Sie noch erlernen?

Los geht's mit dem aktiven Zeitmanagement