ERP-Projekte erfolgreich managen E-Book

Peter Frigger

• Herausgeber: tredition
• Kategorie: Wissenschaft und neue Technologien
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2022

Seitenzahl: 89

Beschreibung

Die Einführung oder die Aktualisierung von Unternehmenssoftware (sog. Enterprise Resource Planning) bietet immer wieder Anlass zur Diskussion und teilweise sogar zu existenzbedrohlichen Unternehmenskrisen. Das Buch ist grundsätzlich für alle ERP-Interessierte geeignet; unabhängig von einer möglichen Position innerhalb eines ERP-Projektes. Es ist also u.a. für CxO, Leitungsfunktionen und Teammitglieder im Bereich IT und Fachabteilungen, Stabstellen (wie z.B. Supply Chain), Key-User, Studierende, Interessierte usw. geeignet. Anhand von praxisrelevanten Beispielen und Tipps werden die wichtigsten Punkte im Rahmen eines ERP-Projektes besprochen. Angefangen von den Grundlagen bezüglich eines ERP-Systems, über die mögliche Auswahl bis hin zu Echtstart-Szenarien werden die bestmöglichen Vorgehensweisen erläutert.

Leseprobe

© 2022 Peter Frigger

Verlag und Druck: tredition GmbH, Halenreie 40-44, 22359 Hamburg

ISBN

Hardcover:

978-3-347-42595-8

e-Book:

978-3-347-42596-5

Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ist ohne Zustimmung des Verlages und des Autors unzulässig.

Dies gilt insbesondere für die elektronische oder sonstige Vervielfältigung, Übersetzung, Verbreitung und öffentliche Zugänglichmachung.

Peter Frigger

ERP-Projekte erfolgreich managen

Von der Auswahl bis zum Echtstart.

Was Sie von diesem Buch erwarten dürfen?

Das Buch ist so konzipiert, dass sowohl die theoretischen Grundlagen als auch der jeweilige Praxisbezug vermittelt werden. Das Buch soll einen wirklichen Mehrwert bieten!

Die praxisrelevanten Beispiele und Tipps sind in vielen Jahren der ERP-Projekttätigkeit entstanden. Dazu fließen zahlreiche Informationen und Erfahrungen von anderen ERP-Professionals ein.

Insgesamt werden die wichtigsten Punkte im Rahmen eines ERP-Projektes besprochen. Sie werden mit diesem Wissen immer auf Augenhöhe mit anderen Personen sein. Angefangen von den Grundlagen bezüglich eines ERP-Systems, über die mögliche Auswahl bis hin zu Echtstart-Szenarien werden Sie die entsprechenden Informationen finden.

Das Buch ist grundsätzlich für alle ERP-Interessierte geeignet; unabhängig von einer möglichen Position innerhalb eines ERP-Projektes. Es ist also u.a. für CxO, Leitungsfunktionen und Teammitglieder im Bereich IT und Fachabteilungen, Stabstellen (wie z.B. Supply Chain), Key-User, Studierende, Interessierte usw. geeignet.1

1 Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde im Text die männliche Form gewählt; es ist jedoch auch immer die weibliche Form einbezogen.

ERP-Projekte erfolgreich managen

Inhalt

Was Sie von diesem Buch erwarten dürfen?

Einleitung

Gründe für ein ERP-Projekt

Grundlagen zu ERP-Lösungen

Lizenzen und Hardware

Auswahl einer geeigneten ERP-Lösung

Auswahl in Eigenregie

Mit Hilfe von externen Dienstleistern

Auswahl durch Checklisten

Auswahl durch Erstellung eines Lastenheftes

Moderne agile Methode der Softwareauswahl

Grundlegende Überlegungen zur ERP-Auswahl

Projektaufbauorganisation

Exkurs: Stakeholdermanagement

Der Projektleiter als entscheidender Faktor

Teambildung

Exkurs (Theorie des Teambildungsprozesses)

Integrationsphase der Teambildung (Performing)

Projektmanagement

Wasserfall-Methode (klassisches Vorgehen)

Agiles Vorgehen

Exkurs Scrum: ein agiles Framework

Spezial: Microsoft Sure Step Methodology

Exkurs: DevOps

Konkurrierende Ziele im Projektmanagement

Einsatz von Projektmanagement Tools

Nutzung von Projektdokumentationen

Praxisrelevantes Projektmanagement

Anforderungsmanagement

Management der Anforderungsaufnahme

Exkurs zum Thema Prozessmodellierung

Umsetzung der Anforderungen

Testmanagement

Risikomanagement

Spezial: Unwahrheit als Risikofaktor

Change Requests

Schulungen

Stammdaten-Management

Datenübernahme

Erwartungen zum Echtstart

Management von Krisenprojekten

Einführungsstrategien

Schnittstellen und Komplexität der IT-Unternehmensarchitektur

ROI Betrachtung (Mehrwert der ERP-Einführung)

Zukunftstrends bei ERP-Lösungen

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren (Zusammenfassung)

Literaturverzeichnis

Impressum

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Unterscheidung Standard-ERP vs. Branchenlösung vs. Eigenentwicklung (eigener Entwurf)

Abb. 2: Lizenzkauf Beispiel 1 (eigener Entwurf)

Abb. 3: Lizenzkauf Beispiel 2 (eigener Entwurf)

Abb. 4: Berechnung Branchenpaket und Wartungsgeb

Abb. 5: Beispiel für eine Checkliste (eigener Entwurf)

Abb. 6: Projektaufbauorganisation (eigener Entwurf)

Abb. 7: Projektmissverständnis (eigener Entwurf)

Abb. 8: Wasserfall-Modell (eigener Entwurf)

Abb. 9: Agile Methode (eigener Entwurf)

Abb. 10: Microsoft Sure Step Methodology

Abb. 11: Ablauf devops (eigener Entwurf)

Abb. 12: Konkurrierende Ziele des Projektmanagements

Abb. 13 Projektstrukturplan (eigener Entwurf)

Abb. 14: Zeitplanung & Meilensteinplanung

Abb. 15: Übersicht Anforderungspunkte

Abb. 16: Aufwandschätzung inklusive Risikoeinschätzung

Abb. 17: Sender & Empfänger (eigener Entwurf)

Abb. 18: Beispiel Anforderungsliste (eigener Entwurf)

Abb. 19: Kanban Board (eigener Entwurf)

Abb. 20: BPMN Darstellung (eigener Entwurf)

Abb. 21: Übersicht GAP-FIT Analyse (eigener Entwurf)

Abb. 22: Aufbau Systemarchitektur (eigener Entwurf)

Abb. 23: Möglicher Testmanagement-Prozess

Abb. 24: Risikodarstellung (eigener Entwurf)

Abb. 25: Beispiele Unwahrheiten als Risikofaktor

Abb. 26: ERP-Systeme und mögliche Drittsysteme

Abb. 27: ROI Betrachtung (eigener Entwurf)

Einleitung

Wenn Unternehmensverantwortliche sich entscheiden, dass eine neue ERP-Lösung für das eigene Unternehmen notwendig ist, ist häufig die Grundlage für ein kriselndes Projekt geschaffen.

Obwohl in der Literatur zahlreiche Artikel, Bücher und Checklisten existieren, die sich mit der erfolgreichen ERP-Auswahl und ERP-Implementierung beschäftigen, werden zahlreiche Projekte nicht mit Erfolg durchgeführt. In den einschlägigen Medien finden sich immer wieder Beispiele von kriselnden oder gescheiterten ERP-Projekten; die Anzahl der unbekannten ERP-Projekte in Schieflage dürfte relativ hoch sein.

Um das Thema der ERP-Auswahl und ERP-Implementierung verständlich und praxisorientiert darzustellen, dient dieses Buch. Viele Punkte basieren auf eigenen, jahrelangen Erfahrungen sowie auf Basis zahlreicher Gespräche mit ERP-Professionals.

Als ERP wird auch in diesem Buch „Enterprise Resource Planning“, (übersetzt: „Unternehmensressourcenplanung“) verstanden. Der Begriff greift jedoch sowohl im Englischen als auch im Deutschen zu kurz, denn es geht um mehr als nur Planung.

Einbezogen in die zu betrachtenden Prozesse sind auch Verwaltung (Management) und Steuerung von Ressourcen.2

Projekte werden als zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgaben von erheblicher Komplexität verstanden, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.3

2 Wolfgang W. Osterhage: ERP-Kompendium. Springer Vieweg. 2014. S. 3

3 https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/projekt-42861/version-266202

Grundlagen zu ERP-Lösungen

Wie bereits ausgeführt, handelt es sich bei ERP-Systemen um ein System zur Unternehmensressourcenplanung. Es dient der funktionsübergreifenden Unterstützung sämtlicher in einem Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse.4

Vereinfacht ausgedrückt sind ERP-Systeme integrative Unternehmenslösungen, die folgende Module beinhalten können:

• Finanzwesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling etc.)

• Einkauf & Bestellwesen

• Verkauf

• Marketing / CRM

• Lager / Logistik

• Produktion / PPS

• Projektabwicklung

• usw.

Mit dieser Unternehmenssoftware werden demnach die grundlegenden Bereiche und Prozesse abgebildet. Von integrierten Systemen wird deshalb gesprochen, da Transaktionen in dem einen Bereich Auswirkungen in anderen Bereichen haben können.

Folgende Beispiel soll das verdeutlichen, in dem der Prozess „Lieferung an einen Kunden“ betrachtet wird:

1. Lieferung an einen Kunden basiert in der Regel auf einem Verkaufsauftrag (Modul „Verkauf“).

2. Die Ware muss ggf. produziert werden (Modul „Produktion / PPS“).

3. Ggf. muss vorher Rohmaterial eingekauft werden (Modul „Einkauf“).

4. Nach der Fertigung der Ware geht das Material zunächst in das Lager (Modul „Lager“).

5. Aus dem Lager wird dann an den Kunden geliefert.

6. Diese Lieferung ist damit die Grundlage für die Ausgangsrechnung an den Kunden (Modul „Finanzbuchhaltung / Debitorenbuchhaltung“).

Die das integrierte System ziehen sich die Transaktionen und die Daten wie ein roter Faden durch die ERP-Lösung.

Bei der Betrachtung von ERP-Lösungen gibt es folgende verschiedene Unterscheidungskriterien:

a) Unterscheidung nach Größe5

Tier 1: SAP S/4 HANA / Oracle / Infor M3 / Infor LN

Große Tier 2: Microsoft Dynamics 365 for Finance & SCM / IFS / Sage Enterprise Management

Kleinere Tier 2: Microsoft Dynamics 365 Business Central / Infor Cloud Industrial / abas

Tier 3: Sage ERP 100P

Bei der Betrachtung der Größe ist jedoch darauf zu achten, dass die Größe eines Anwenderunternehmens nicht ausschlaggebend ist, sondern die Komplexität der Anforderungen. Das bedeutet, dass auch kleine Unternehmen mit wenigen ERP-Anwendern ggf. „große“ ERP-Lösungen benötigen.

b) Unterscheidung Standard-ERP vs. Branchenlösungen vs. Eigenentwicklung

Grundsätzlich können ERP-Lösungen in Standard, Branchen und Eigenentwicklung unterschieden werden:

Abb. 1: Unterscheidung Standard-ERP vs. Branchenlösung vs. Eigenentwicklung (eigener Entwurf)

c) Unterscheidung nach Modell

• On-premise: Das ERP-System läuft auf den unternehmenseigenen Servern. In der Praxis kümmert sich das Anwenderunternehmen selbst (mit Unterstützung von Dienstleistern) um die entsprechende Hardware, die Wartungen, die Datensicherungen etc.

• Cloud: Die ERP-Lösung befindet sich auf externen Servern in einem Rechenzentrum. Daraus ergeben sich auch andere Verantwortlichkeiten; diese werden in einem größeren Maße an den IT-Dienstleister übertragen.

• Hybrid: Mischform der beiden Alternativen.

4 Vgl. Vahrenkamp, R. unter https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/enterprise-resource-planning-system-51587 (Stand: 11/2020)

5 In Anlehnung an: Panorama Consulting Solutions: ERP Selection & Implementation. 2019. S. 6ff.

Lizenzen und Hardware

Für die Nutzung bzw. für den Kauf von Software-Anwendungen fallen in der Regel Lizenzkosten an. Im Allgemeinen werden die Lizenzen bei on-premise Lösungen (also Installation auf den unternehmenseigenen Servern etc.) einmal gekauft. Bei cloud-Lösungen wird die Software häufig durch eine monatliche Miete bezahlt. Eine Besonderheit sind sog. Open Source Lösungen. Dabei handelt es sich um lizenzfreie Anwendungen, bei denen das Anwenderunternehmen nur die Dienstleistungen wie Einrichtungen, Anpassungsprogrammierungen etc. zahlt.

Bei der Kaufvariante für die ERP-Lizenzen, aber auch für mögliche Add-on Lösungen, BI-Tools sowie für die Hardware bei on-premise Lösungen (einschl. Serverlizenzen etc.) werden diese in vielen Projekten sofort bei Projektstart gekauft. Damit sind jedoch auch alle Lizenzen inkl. Wartungsgebühren fällig, auch wenn das Projekt noch läuft und die Software noch nicht im Echtbetrieb ist.

Außerdem werden oftmals auch zusätzliche Lizenzen sofort gekauft, wie z.B. für Business Intelligence-Lizenzen. Bei Business Intelligence (BI) handelt es sich um IT-gestütztes Sammeln, Analysieren und Aufbereiten von Informationen um weitere Managemententscheidungen treffen zu können.6 Dabei wird das Thema Business Intelligence meistens erst am Ende eines ERP-Projektes angegangen, wenn viele vorgehende ERP-spezifische Themen umgesetzt worden sind und bereits ein Echtstart-Termin feststeht.

So werden Kunden teilweise beim Beginn eines Projekts mit Rabatten gelockt, damit alle Userlizenzen bereits zum Projektbeginn gekauft werden. Dabei sind die Lizenzen und damit die jährlichen Wartungsgebühren auch fällig, wenn die Software noch gar nicht eingeführt ist. Je länger das Projekt dauert, umso mehr Wartungsgebühren bezahlen die Unternehmen für nicht genutzte Userlizenzen.

Folgendes Beispiel soll dies verdeutlichen:

Das Anwenderunternehmen kauft zu Projektbeginn alle 100 Userlizenzen zu 3.000 Euro / Lizenz und erhält dafür von dem Anbieterunternehmen einen Rabatt in Höhe von 10% der Lizenzkosten. Beim Kauf werden die ersten jährlichen Wartungsgebühren fällig (hier als Beispiel 16% p.a.).