Geschäftsdiagramme mit Excel nach den SUCCESS-Regeln gestalten E-Book

Holger Gerths

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 201

Veröffentlichungsjahr: 2014

Beschreibung

Dieses Arbeitsbuch zeigt Ihnen, wie Sie mit den Bordmitteln von Excel - also ohne Programmierung - professionelle Geschäftsdiagramme erstellen. So können Sie die Regeln von HICHERT®SUCCESS praktisch und einfach umsetzen. Die Schulung erfolgt an einem durchgehenden Beispiel. Die hier gelernten Tipps und Tricks können Sie auch leicht auf andere Diagrammtypen von Excel übertragen. Inhalte: - Einführung in die Gestaltungsregeln von HICHERT®SUCCESS. - Tipps und Tricks für Excel 2007/2010. - Umfangreiches Übungsbeispiel in 30 Schritten. - Weitere Übungsbeispiele zum Nachbauen. - Sofort anwendbare Templates zum Download.

Leseprobe

[1]Geschäftsdiagramme mit Excel nach den SUCCESS-Regeln gestalten

2. Auflage

Von Holger Gerths und Dr. Rolf Hichert

Geschäftsdiagramme mit Excel nach den SUCCESS-Regeln gestalten

Beispieldaten können Sie hier herunterladen:

[2]Bibliografische Information der Deutschen Bibliothek

Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

ISBN 978-3-648-03077-6

Bestell-Nr. 01482-0002

2. Auflage 2013

© 2013, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg

Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München

Telefon: [phone]

Telefax: 089 89517-250

Internet: www.haufe.de, E-Mail: [email protected]

Produktmanagement: Dipl.-Kffr. Kathrin Menzel-Salpietro

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie die Auswertung durch Datenbanken, vorbehalten.

Umschlaggestaltung: RED GmbH, 82152 Krailling

Satz: Franz X. Stückle, 77955 Ettenheim

eBook-Herstellung und Auslieferung: readbox publishing, Dortmundwww.readbox.net

[3]Vorwort

Vorwort zur ersten Auflage

Wir möchten hier über eine inzwischen mehr als siebenjährige Zusammenarbeit zweier Maschinenbau-Ingenieure berichten: Der eine aus Berlin mit viel Erfahrung in der Software-Entwicklung und der andere aus Kreuzlingen (Schweiz), der als Unternehmensberater, Unternehmer und FH-Professor für betriebswirtschaftliche Themen tätig war. In mehreren tausend Stunden getrennter und gemeinsamer Arbeit ist eine Sammlung von Tipps und Tricks und Beispielen entstanden, die zeigen soll, dass man mit Excel auch gute Diagramme realisieren kann – und dies ganz ohne Programmierung. Unter guten oder professionellen Diagrammen wollen wir hier Diagramme verstehen, die die Gestaltungsregeln von HICHERT®SUCCESS befolgen.

Da wir uns auf zwei unterschiedlichen Wegen diesem Thema angenähert haben, wollen wir dieses Vorwort in zwei Teile untergliedern.

Von Rolf Hichert

Ich meine, dass ganz am Anfang dieses Buches ein von McKinsey 1979 in New York veranstaltetes Seminar für neue Mitarbeiter stand, bei dem uns Gene Zelazny in das Thema Visualisierung von Geschäftszahlen einführte. In meiner Beraterzeit bei McKinsey in Düsseldorf war ich immer wieder fasziniert von der Fähigkeit einiger Kollegen, komplexe Geschäftszusammenhänge in verständliche Schaubilder umzusetzen.

Dieses Thema habe ich wieder aufgegriffen, als ich 1984 – noch als Professor an der Fachhochschule Konstanz – gemeinsam mit Michael Moritz, meinem sehr begabten Studenten mit besonderer Software-Affinität, die Firma MIK gründete. Es ging um die Realisierung von Management-Informationssystemen auf dem PC, was damals völlig neu war. Auch hier stand die automatische Erstellung aussagefähiger Diagramme im Mittelpunkt. Mit den Produkten „TZ-Info“ und später „MIK-Info“ gelang uns nicht nur in den deutschsprachigen Ländern ein gewisser Achtungserfolg. BMW Motorrad, Würth und Credit Suisse gehörten zu unseren ersten großen Kunden.

Als Geschäftsführer von MIS Schweiz (gehört inzwischen zur Infor-Gruppe) habe ich dann ab 2001 noch einmal versucht, diesen Gedanken eines standardisierten Gestaltungskonzeptes für betriebswirtschaftliche Analysen aufzugreifen. Nachdem ich dann 2004 – zusammen mit 500 anderen Teilnehmenden – Edward Tufte auf seiner Veranstaltung in Washington D.C. kennenlernen konnte, wollte ich es noch einmal allein versuchen: Ich machte mich wieder selbstständig und veranstaltete Seminare, hielt Vorträge und führte einige Kundenprojekte durch zum Thema „Professionelle Gestaltung von Berichten und Präsentationen“. Anfangs waren es selten mehr als vier oder fünf (zahlende) Teilnehmer.

Einen Durchbruch stellten dann die Vortragseinladungen zu Tagungen von MIS in Wien und Berlin und vom Internationalen Controllerverein in Baden und in München dar. Mein dort unter dem Akronym MEHR GÜTE vorgestelltes Konzept – die Abkürzung GÜTE stammt von Roland Berger – konnte ich dann auch bei Unternehmen wie ABB, Lufthansa, Telekom Austria und Nestlé erstmals präsentieren. Daraus wurden – in der Zwischenzeit unter dem Akronym SUCCESS – mehrere hundert Inhouse-Veranstaltungen bei Unternehmen fast aller Branchen. Insgesamt waren auf eigenen Veranstaltungen und denen von befreundeten Veranstaltern wie Vereon, Controllerakademie, ZfU, OECI und Bissantz mehrere tausend Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Das Thema gute Geschäftsdiagramme erhielt neuen Schwung, als ich 2003 Holger Gerths kennenlernte: Holger war sofort von der Idee angetan, etwas andere Diagramme zu programmieren als die, die er als Software-Entwickler bei MIS kennengelernt hatte. Und schon nach zwei Wochen präsentierte er mir eine VBA-Lösung, die mit Hilfe von ein paar Parametern individuelle Excel-Diagramme erstellen konnte. Aber das wurde nicht der Weg, auf dem wir weitergegangen sind: Unser Ziel ist es nach wie vor, allein mit den Standardfunktionen von Excel anspruchsvolle Diagramme zu realisieren. Einen Einstieg zu diesem Weg wollen wir hier vorstellen.

[4]Rolf Hichert

Von Holger Gerths

Und nun möchte ich meinen Teil der Geschichte beitragen. Als ich Rolf Hichert im Dezember 2003 kennenlernte, war ich gerade mit einem langsam auslaufenden BI-Projekt bei einem großen Pharmaunternehmen beschäftigt. Wir haben in einem Projektteam das Back- und das Frontend eines sehr komplexen Datawarehouse mit MS-SQL-Server, VB.NET und MIS-Software (heute Infor) umgesetzt. Im Frontend ging es auch um Visualisierungsthemen. Aber niemand hatte sich um Gestaltungsregeln Gedanken gemacht, das war damals in diesem Umfeld kein Thema. Aber insgeheim hat sich wahrscheinlich jeder die Frage gestellt, ob denn unsere Berichte auch verstanden würden, und wir haben nicht selten gedacht, es läge an den unfähigen Berichtsempfängern.

Erst durch meinen damals neuen Geschäftspartner und späteren guten Freund habe ich gelernt, dass ein Bericht dann schwer zu verstehen ist, wenn keinerlei Gestaltungsregeln existieren oder nicht konsequent beachtet werden. Ich habe erst von Rolf gelernt, dass ein Schaubild neben einem klaren Titel auch eine verständliche Botschaft haben sollte, die im Schaubild in geeigneter Form hervorzuheben ist. (Und wie diese Hervorhebungen in Form von Pfeilen oder Ellipsen mit Excel zu realisieren sind, sollte uns noch viele Monate lang beschäftigen …).

Gern möchte ich die Gelegenheit nutzen, um in Stichworten aufzuzeigen, wie es gelungen ist, Excel zur Darstellung nahezu jeder Diagrammvariante zu bewegen, beginnend mit einfachen Tipps bis hin zu recht abstraktem und trickreichem Excel-„Missbrauch“.

Es begann mit der Darstellung von Summenbezeichnungen oberhalb eines gestapelten Säulendiagramms – ein inzwischen altbekannter Trick. Hier haben wir zuerst lediglich transparente Säulen über die sichtbaren Säulen platziert und diesen eine Beschriftung gegeben. Fertig war der erste Trick. Nur zur Richtigstellung: Sicher waren wir hier nicht die ersten, die das herausgefunden haben. Aber es war der Anfang einer heute sehr umfangreichen Sammlung von Diagrammtricks, die auf unterschiedliche Weise entstanden ist: Durch Internet-Recherchen, durch eigene Entdeckungen, durch glückliche Zufälle oder durch freundliche Mithilfe einiger findiger Seminarteilnehmer, die es besser wussten als wir.

Das Bedürfnis, mehrfarbige Achsen realisieren zu können, entstammt einer Forderung des Konzepts HICHERT®SUCCESS1, die besagt, dass Elemente mit unterschiedlichen Bedeutungen auch verschieden aussehen müssen – und im Umkehrschluss die Forderung, dass Elemente mit gleichen Bedeutungen auch gleich aussehen müssen. So soll die Achsenlinie zur Unterscheidung von Datenarten wie Vorjahr und Plan genutzt werden – und zwar durch verschiedene Farben, Formen und Muster. Das Geheimnis unterschiedlich eingefärbter Achsenabschnitte liegt darin, dass pro verwendeter Farbe eine separate Datenreihe eingebaut wird. Da jede Datenreihe einen Zellenbereich als Datenquelle hat, kann man über Formel-Logik jedem Achsenabschnitt die gewünschte Farbe und Dicke zuordnen. Damit wurden Diagrammdatenreihen für uns erstmals gewissermaßen zu einer Art Knetmasse, die es galt, richtig umzuformen.

Der bewegte Pfeil in Excel-Diagrammen – als Symbol für alle im Diagramm zu bewegenden Objekte – hat bei uns eine lange Geschichte. Wir waren richtig stolz, dass wir über den Umweg eines Säulendiagramms ein Bild – in diesem Fall ein Pfeil – an einen Diagrammpunkt anhängen konnten. Später hat uns dann ein Seminarteilnehmer gezeigt, wie das auch ohne den Umweg über ein Säulendiagramm funktioniert. Bevor der Mehrpunkte-Trick zum Drehen oder Farbeändern von Vektorgrafiken aus den Excel-Autoformen existierte, gab es verschiedene Versuche, mit Hilfe trigonometrischer Funktionen und Polarkoordinaten Pfeilkonturen zu berechnen und ein Punkt- oder X-Y-Diagramm zu zeichnen.

[5]Der Zeitachsentrick war ein erster Ansatz, Diagramme in Richtung der Rubrikenachse verschieben und skalieren zu können. Dazu zählte auch die Möglichkeit, Säulen und Balken mit unterschiedlicher Breite zu zeichnen. Das Erscheinen von Excel 2007 hat diesen eleganten Trick leider zunichte gemacht, und es begann die Phase, in der man die Funktion „bereich.verschieben“ nutzen konnte.

Für uns brach eine neue Ära an, nachdem es uns gelungen war, mit Hilfe von Punkten beliebige Bezeichnungen im Diagramm anzuordnen. Ein Punkt positioniert eine Beschriftung an eine beliebige Stelle in der Diagrammfläche, deren Text dann mit dem einer beliebigen Zelle verknüpft werden kann. Das Ein- und Ausblenden der Bezeichnungen von kleinen Zahlenwerten wurde so beispielsweise möglich wie auch das selektive Beschriften von Liniendiagrammen.

Auch wellenförmige Konturen an Säulen oder Balken waren keine unlösbare Aufgabe mehr, denn Säulen können – genau wie Pfeile – als Grafikobjekt erstellt und mit einem Punkt im Diagramm beliebig platziert werden. Ein einfacher Kunstgriff zur exakten Positionierung von Texten wie Titelangaben, Botschaften und Fußnoten waren transparente Diagramme, hinter denen die Bezeichnungen in Zellen zu sehen waren.

Wie es weiterging? Kreissegmente in Portfolio-Darstellungen anzeigen, Maßstäbe mit Hilfe automatischer Achsenskalierung und mit fester Skalierung verwalten, 960x720-Pixel-Trick zur Verknüpfung mit PowerPoint-Schaubilder usw. führten zu einem langen Katalog von „Tipps und Tricks“, der im Anhang aufgeführt ist.

Mehrere transparente Diagramme – exakt mit dem ALT-Trick eingerastet – übereinander zu stapeln war die Lösung, um beliebig viele Datenreihen unterzubringen. Nach Gruppierung dieser übereinanderliegenden Diagramme entstanden Objekte, die wie ein einzelnes Diagramm kopiert und verschoben werden können. So konnte die neueste Generation von Excel-Master-Templates entstehen, die so gut wie keine Gestaltungswünsche mehr offen lassen – man müsste sie alternativ durch manuelles Zeichnen in PowerPoint realisieren.

Abschließend möchte ich allen denjenigen danken, bei denen ich den einen oder anderen Trick abgucken durfte oder die mir mit der Beauftragung von Lösungen im Rahmen von zahlreichen Projekten ihr Vertrauen entgegengebracht haben. Bernd Held und Hartmut Erb hatten uns mit einer ersten Manuskript-Version unterstützt. Bei der Diskussion kritischer Punkte waren Jörg Knuth, Björn Rick und Markus Wolff immer mit von der Partie.

Holger Gerths

[6]Vorwort zur zweiten Auflage

Die erste Auflage war schneller verkauft als geplant. Aber so wird es möglich, nicht nur kleinere Fehler und Unstimmigkeiten zu korrigieren, sondern auch auf die Besonderheiten von Excel 2010 einzugehen – so zum Beispiel die Screenshots von 2010 (statt 2007) einzubauen. Neben einem neuen Trick für die PowerPoint-Verlinkung gibt es bei Excel keine wesentlichen Änderungen. Zu SUCCESS werden im Anhang aktuelle Gestaltungsregeln und -beispiele gezeigt, beispielsweise das neue, auf der Schriftgröße basierende Vermaßungskonzept für Diagramme.

Um ein mögliches Missverständnis zu vermeiden, möchten wir gleich zu Beginn sagen, dass wir Ihnen in diesem Buch nicht zeigen, wie Sie „schnell mal ein Diagramm erstellen“ und dabei keinen Wert auf bestimmte Gestaltungsstandards legen; dazu verwenden Sie zweckmäßigerweise den von Excel angebotenen Assistenten. Wir wollen Sie stattdessen auf dem Weg unterstützen, Diagrammvorlagen (Templates) zu entwickeln, die auf einem einheitlichen Gestaltungs- und Bedeutungskonzept basieren – hier beispielsweise HICHERT®SUCCESS. Wir gehen davon aus, dass Sie eine kleine Zahl immer wieder ähnlicher Diagramme benötigen, für die sich der hier beschriebene Entwicklungsaufwand lohnt. Unsere Kunden investieren oft mehrere Stunden in die Entwicklung einer derartigen Diagrammvorlage, und wir selbst haben Templates entwickelt, für die wir eine Woche und mehr Zeit benötigt haben.

Um einem zweiten Missverständnis vorzubeugen, möchten wir betonen, dass wir Ihnen hier nicht zeigen werden, wie sie einen bestimmten Datensatz auf unterschiedlichste Weise grafisch auswerten können. Wir wollen Ihnen stattdessen anhand nur eines Übungsbeispiels unsere wichtigsten Gestaltungstricks erläutern. Wenn Sie dieses komplexe Übungsbeispiel durchgearbeitet haben, verstehen Sie das Prinzip dieser unüblichen Tipps und Tricks und sind so in der Lage, Diagrammtemplates für völlig andere Diagrammtypen als das hier gezeigte „gestapelte Säulendiagramm“ zu entwickeln. Als Unterstützung, Trainingsmaterial und Orientierungshilfe bieten wir dazu bei www.hichert.com und www.hi-chart.com viele unterschiedliche Diagrammtypen und Diagrammtemplates zum Download an.

Holger Gerths und Rolf Hichert

[7]Aufbau des Buches

In diesem Buch wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie Diagramme auch ganz anders als mit dem Excel-Diagrammassistenten erstellen können. Bei diesem alternativen Herangehen und gleichzeitiger Kenntnis einiger teilweise raffinierter Tipps und Tricks können Sie quasi beliebige Darstellungen (beispielsweise neue Diagrammformen) und beliebige Details (beispielsweise Hervorhebungen und selektive Beschriftungen) realisieren.

In Kapitel 1 geben wir Ihnen einen Überblick zum Gestaltungskonzept von HICHERT®SUCCESS in Bezug auf Geschäftsdiagramme.

In Kapitel 2 zeigen wir Ihnen, wie Sie bei Verwendung von Excel 97 bis Excel 2003 in 30 Schritten zu einem praktisch einsetzbaren Säulendiagramm kommen.

In Kapitel 3 werden dieselben Arbeitsschritte noch einmal durchgegangen, dieses Mal aber für Excel 2007 und Excel2010. Die Unterschiede dieser Excel-Versionen in Bezug auf unser Thema sind so groß, dass wir sie nicht in übersichtlicher Form parallel behandeln können.

Im Anhang stellen wir noch ein paar Sonderthemen wie die professionelle Verknüpfung mit PowerPoint oder Word und praktische Tastenkombinationen vor, die Ihnen helfen werden, das Gelernte in die Praxis umzusetzen. Daneben zeigen wir Ihnen aktuelle Gestaltungsempfehlungen von HICHERT®SUCCESS.

Wenn Sie dieses Buch unter Zuhilfenahme der Übungsbeispiele durchgearbeitet haben, so werden Sie ein neues Verständnis vom Umgang mit Excel-Diagrammen gewonnen haben. Sie werden die gezeigten Tipps und Tricks nicht nur für den Diagrammtyp „gestapelte Säulen“ nutzen können, sondern hoffentlich auch für andere von Ihnen benötigte Diagrammtypen wie Balken, Linien und Punkte bzw. Blasen. Die meisten Tipps und Tricks funktionieren bei allen Diagrammtypen von Excel in gleicher oder sehr ähnlicher Weise, es gibt aber leider auch abweichende Funktionen. Die Beispieldaten können Sie hier herunterladen. Zusätzliches und laufend aktualisiertes Material finden Sie bei www.hichert.com und www.hi-chart.com.

[8][9]Inhaltsverzeichnis

GESCHÄFTSDIAGRAMME MIT EXCEL NACH DEN SUCCESS-REGELN GESTALTEN

VORWORT ZUR ERSTEN AUFLAGE

Von Rolf Hichert

Von Holger Gerths

VORWORT ZUR ZWEITEN AUFLAGE

AUFBAU DES BUCHES

INHALTSVERZEICHNIS

1     GESCHÄFTSDIAGRAMME

1.1     Typisierung von Geschäftsdiagrammen

1.2     Gestaltung von professionellen Geschäftsdiagrammen

1.3     Beispiele für professionelle Geschäftsdiagramme

2     GESTAPELTES SÄULENDIAGRAMM MIT EXCEL 2007 UND 2010 REALISIEREN

2.1     Die Übungsdateien verwenden

2.2     Ausgangsdaten bereitstellen

2.3     Säulendiagramm einfügen

2.4     Diagramm ins Raster einrasten

2.5     Unnötige Elemente entfernen

2.6     Zeichnungsfläche maximieren

2.7     Farben richtig einsetzen

2.7.1     Neues Farbdesign anlegen

2.7.2     Speicherort der Farbdesigns in Excel 2007 und 2010

2.8     Formatvorlagen festlegen

2.9     Arbeiten mit Excel-Vorlagen

2.10   Säulenabschnitte beschriften

2.11   Säulenbreite anpassen

2.12   Vertikale Reihenfolge der Säulenreihen ändern

2.13   X-Achsen-Linie

2.14   Summen über den Säulen anzeigen

2.15   Platz links und rechts des Diagramms schaffen

[10]2.16   Frei steuerbare Y-Skalierung ermöglichen

2.17   Y-Positionierung steuern

2.18   Eigene X-Achsen-Beschriftung frei positionieren

2.19   Legende am rechten Diagrammrand erstellen

2.20   Legende automatisch am letzten gefüllten Monat ausrichten

2.21   Legende von links nach rechts umschalten

2.22   Vertikale Linie einfügen

2.23   Datengesteuerten Farbwechsel in der X-Achse realisieren

2.24   Frei positionierbare Pfeile als Grafik einfügen

2.25   Frei positionierbare Pfeile als Punktediagramm mit Verbindungslinie einfügen

2.26   Beschriftungen von zu kleinen Diagrammwerten ausblenden

2.27   Frei positionierbare Säulenbeschriftungen einfügen

2.28   Diagrammtitel integrieren

2.29   Seitenraster erstellen

2.29.1   Kopieren

2.29.2   Verknüpfen (Excel-Kamera)

3     ANHANG

3.1     In Diagrammen navigieren

3.1.1     Navigation in Diagrammen mit Excel bis Version 2003

3.1.2     Navigation in Diagrammen mit Excel ab Version 2007

3.2     Excel mit Powerpoint verknüpfen

3.3     Tastenkombinationen

3.3.1     Excel

3.3.2     Windows

3.4     Tipps und Tricks

3.5     Häufig gestellte Fragen (FAQ)

3.5.1     Excel-Diagramme

3.5.2     Excel allgemein

3.6     Die Schriftgröße zur Bestimmung der Diagrammabmessungen

3.7     Einheitliche Farben, Formen und Symbole

3.8     Diagramme der vierten Generation

[11]1Geschäftsdiagramme

Wenn man eine deutsche Übersetzung des englischen Begriffes business charts sucht, so ist man mit dem Wort Geschäftsdiagramme ganz gut bedient. Wir verstehen unter einem Geschäftsdiagramm die Visualisierung von Zahlenreihen geschäftlicher Inhalte, die man heute in PowerPoint-Präsentationen, in internen Managementberichten und externen Geschäftsberichten genauso findet wie in der Tagespresse oder in Wirtschaftsmagazinen. Vielfach geht es heute dabei um die Darstellung von Umsätzen, Gewinnen, Marktanteilen, Personalständen oder anderen betriebswirtschaftlichen Messgrößen in lustig anzusehenden Kreis- oder Ringdiagrammen, fröhlichen Liniendarstellungen und bodenständigen Säulendiagrammen. Fast immer sind sie ein bisschen zu bunt und zu groß – aber dabei durchaus geeignet, schwer lesbare Texte und trockene Tabellen gestalterisch etwas aufzulockern.