Home Office und Kleinbetrieb - So arbeiten Sie effektiv E-Book

Dr. Holger H. Stutzke

• Herausgeber: epubli
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 131

Veröffentlichungsjahr: 2012

Beschreibung

Arbeiten im Home Office oder Kleinbetrieb erfordert die geeignete technische Ausstattung und eine effektive Organisation: Nur so können Sie Ihre Aufgaben wirtschaftlich und profitabel erledigen. Durch das Internet, mobile Zugänge und die überall mögliche Nutzung von Mobiltelefonen ist heute das Arbeiten im Home Office problemlos möglich. Ähnlich sieht es bei den Kleinbetrieben aus, da diese vergleichbare technische und organisatorische Anforderungen haben. Um das effektive Arbeiten in einem Home Office oder einem Kleinbetrieb gewährleisten zu können, ist eine umfangreiche technische Ausstattung notwendig, die Sie im Zweifelsfall erst einmal "richtig" einrichten müssen. Und Sie müssen auch die Organisation berücksichtigen: Erreichbarkeit, eMail-Verkehr, Termine und Kosten müssen geplant und eingerichtet werden. Die Kunden erwarten, dass Sie jederzeit und überall erreichbar sind und schnell auf Anfragen reagieren können. Und dass die Aufträge darüber hinaus kostengünstig und termingerecht abgewickelt werden. Die Arbeit im Home Office bzw. Kleinbetrieb muss also vorausschauend geplant und umgesetzt werden. Dieses Buch richtet sich an alle Leser/innen, die im Home Office oder Kleinbetrieb arbeiten oder arbeiten werden und die Ausstattung und Organisation vorbereiten und kostengünstig umsetzen wollen. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, • welche Voraussetzungen Sie bei der Arbeit im Home Office oder Kleinbetrieb beachten müssen, • welche technische Infrastruktur notwendig ist, und wie Sie diese effektiv und kostengünstig einrichten können. • wie Sie PC, Laptop, Telefone inkl. Smartphone und das Internet einbinden und für Ihre Arbeit nutzen können. • wie Sie sowohl die Sicherheit des Betriebes als auch die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten. • wie Sie Ihre Erreichbarkeit sicherstellen und so auch von unterwegs problemlos arbeiten können. • wie Sie vernetzte Dienstleistungen zu Ihrem Vorteil nutzen. • wie Sie Ihre Kosten planen und im Blick behalten.

Leseprobe

Home Office und Kleinbetrieb: So arbeiten Sie effektiv

PC, Software und Vernetzung perfekt planen, sicher einrichten und effektiv nutzen

Diese7 Symbole erleichtern Ihnen das Lesen:

Mit den folgenden 7 Gestaltungselementen werden Sie auf besondere Textstellen aufmerksam gemacht. Im Folgenden ist die jeweilige Bedeutung kurz dargestellt. Das Ende eines Gestaltungselementes zeigt Ihnen das Ausrufezeichen am rechten Rand an.

Tipp!

Der Tipp macht Sie auf praktische Hinweise aufmerksam.

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Vorsicht!

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Definition!

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Quick-Check!

Anhand der Checklisten prüfen Sie geschwind, ob die Einstellungen oder Vorgaben vollständig oder richtig gesetzt sind. Einfach den entsprechenden Aufzählungspunkt kennzeichnen. So haben Sie immer alles im Überblick.

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Schritt-für-Schritt!

1 Die Schritte-Anleitungen erläutern Ihnen auf einfache Weise, welche einzelnen Schritte Sie nacheinander durchführen müssen, um an das Ziel zu kommen.

2 Einfach nachmachen – fertig!

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Muster-Formular!

Hier werden Sie auf Formulare hingewiesen, die Sie ausdrucken und als Vorlage nutzen können.

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Auf einen Blick!

Am Ende eines Kapitels werden die wichtigsten Aussagen zusammengefasst.

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Hinweis: Sämtliche in diesem Buch verwendeten Fotos und Abbildungen wurden von den Autoren selbst erstellt.

Impressum

Home Office und Kleinbetrieb: So arbeiten Sie effektiv Dr. Holger H. Stutzke und Ute Samenfink

Inhalt

1……… Einleitung.11

2……… Die Arbeit in Home Office und Kleinbetrieb stellt spezielle Anforderungen13

2.1…… Home Office oder selbstständig im Kleinbetrieb.14

2.2…… Die Art der Tätigkeiten ist entscheidend.16

2.3…… Soziale Aspekte.18

2.4…… Auf einen Blick.20

3……… Schaffen Sie die notwendige technische Infrastruktur21

3.1…… Voraussetzung: Schneller Internet-Zugang.21

3.2…… Ermitteln Sie Ihre Infrastruktur-Bedarfe.23

3.3…… Änderungen der Infrastruktur planen und umsetzen.27

3.3.1… Verkabelung planen: Wo müssen welche Anschlüsse verfügbar sein?28

3.3.2… Die Gefahren der drahtlosen Vernetzung.32

3.3.3… Netzwerkkabel verlegen.33

3.3.4… Patchfeld einrichten.38

3.3.5… Netzwerkverteiler: Switch & Co. 41

3.4…… Internet-Router vorbereiten.43

3.5…… WLAN – Die drahtlose Alternative sicher nutzen.46

3.5.1… WLAN sicher konfigurieren.47

3.5.2… WLAN-Netze erweitern.50

3.6…… Powerline: Vernetzung funktioniert auch über die Stromkabel 53

3.7…… Auf einen Blick.56

4……… Die notwendige Ausstattung: Welche Geräte und welche Software brauchen Sie?57

4.1…… Hardware.57

4.1.1… Der richtige PC.58

4.1.2… Der richtige Monitor für ermüdungsfreies Arbeiten.60

4.1.3… Druckerauswahl: Gute Qualität für Geschäftspost sicherstellen63

4.1.4… Laserdrucker: Hohe Geschwindigkeit bei sehr guter Qualität 63

4.1.5… Tintenstrahldrucker: All-in-One bringt Vorteile.66

4.1.6… Multimedia: Lautsprecher und WebCam..68

4.1.7… Chipkartenleser 70

4.1.8… Der richtige Internet-Router 71

4.2…… Software.73

4.3…… Auf einen Blick.79

5……… Einbindung der Geräte: Vom PC bis zu Smartphone & Co. 80

5.1…… Einen zentralen Daten-Server nutzen.81

5.2…… Festnetz-Telefone und Fax-Geräte über die Telefonanlage des Routers einbinden90

5.2.1… Internet-Router für Telefon und Fax nutzen.93

5.2.2… Die Vorteile.96

5.3…… Smartphones wirtschaftlich nutzen.98

5.4…… Auf einen Blick.102

6……… Für die Sicherheit sorgen.103

6.1…… Die PC-Konfiguration ist die Grundlage eines hohen Sicherheitsstandards103

6.2…… Software-Updates regelmäßig installieren.106

6.3…… Dokumente sichern.107

6.4…… Backup: Regelmäßige Datensicherung.109

6.4.1… Legen Sie Backups an.109

6.4.2… Datenträger ins Bankschließfach legen.111

6.4.3… Arbeiten Sie immer mit Kopien Ihrer Dateien.114

6.5…… Externe Festplatten dauerhaft nutzen.115

6.6…… Netzwerk- und Online-Speicher konfigurieren und nutzen116

6.6.1… Medienserver und NAS-Speicher 119

6.6.2… Windows Home Server 123

6.6.3… Die Cloud: Online-Speicherdienste.124

6.7…… Datenschutz.130

6.7.1… Berechtigungen auf den PCs regeln.131

6.7.2… Schlüssel sichern.138

6.7.3… Nicht mehr benötigte Unterlagen shreddern.140

6.7.4… Beim PC-Austausch: Festplatten und Speicher sicher löschen142

6.7.5… Sicherung des Büros durch Überwachung.144

6.8…… Die Geräte vor Überspannung und Stromschlägen schützen145

6.9…… Auf einen Blick.148

7……… Lösungen auf organisatorische Fragen.149

7.1…… Effektive eMail-Organisation.149

7.1.1… Nutzen Sie unterschiedliche eMail-Adressen für unterschiedliche Zwecke150

7.1.2… Regeln im eMail-Programm schaffen Ordnung.154

7.1.3… Virenprüfung und Spamfilterung beim Anbieter schaffen Sicherheit 159

7.1.4… Lassen Sie Kopien der eMails auf dem Server 161

7.1.5… eMails regelmäßig sichern.164

7.2…… Erreichbarkeit sicherstellen.167

7.2.1… Anrufweiterschaltung oder Parallelruf sichern die Erreichbarkeit 168

7.2.2… eMail-Benachrichtigung weist auf wichtige Nachrichten hin169

7.3…… Gute Druck-Organisation spart Zeit und Kosten.169

7.4…… Projektmanagement 171

7.5…… Auf einen Blick.172

8……… Auch unterwegs effektiv arbeiten.174

8.1…… Navigation nutzen.174

8.2…… Internet-Zugang per USB-Stick.176

8.3…… eMail-Zugriff von unterwegs.177

8.4…… Fernzugriff auf das Firmennetz.177

8.5…… Auf einen Blick.179

9……… Vernetzte Dienstleistungen und Funktionen für mehr Komfort und Sicherheit180

9.1…… Online-Banking.180

9.2…… Online-Briefmarken.182

9.3…… eMail-Komfortfunktionen nutzen.185

9.4…… SMS & Co. 187

9.5…… Telefonfunktionen.188

9.6…… Soziale Netzwerke.190

10……. Betriebswirtschaftliche Fragen und Kostenmanagement192

10.1…. Welche Kosten entstehen.193

10.1.1. Einmalkosten.193

10.1.2. Laufende Kosten.194

10.2…. Die Kosten kontrollieren: Einnahmen und Ausgaben erfassen195

11……. Fazit & Zukunftsausblick.198

12……. Anhang.200

12.1…. Aufwand und Kosten.200

12.1.1. Erfassen Sie die Einmalkosten.201

12.1.2. Laufende Kosten.202

12.2…. Interessante Internet-Links.202

12.3…. Lexikon von A – Z.204

13……. Die Autoren.208

14……. Bisher erschienen.209

1 Einleitung

Arbeiten im Home Office wurde in den letzten Jahren immer populärer: Die Ausdehnung von Teilzeitarbeit und die immer stärkere Berücksichtigung der Work-Life-Balance machen’s möglich.

Die verfügbaren Kommunikations- und Vernetzungsmöglichkeiten bilden dabei die Basis, denn durch das Internet, mobile Zugänge und die überall mögliche Nutzung von Mobiltelefonen ist das Arbeiten aus der Ferne bzw. von jedem Ort der Erde aus heute problemlos möglich.

Was liegt also näher, als das Home Office auch zu nutzen – für die Firma oder auch als Selbstständige(r). Und ähnlich sieht es bei den Kleinbetrieben aus, da diese vergleichbare Anforderungen haben. Die Kunden erwarten, dass Sie überall erreichbar sind und schnell auf Anfragen reagieren können. Und dass die Aufträge darüber hinaus kostengünstig und termingerecht abgewickelt werden sollen, versteht sich von selbst. Die Arbeit im Home Office bzw. Kleinbetrieb muss also vorausschauend geplant und umgesetzt werden.

Um das effektive Arbeiten in einem Home Office oder einem Kleinbetrieb gewährleisten zu können, ist allerdings auch eine umfangreiche technische Ausstattung notwendig, die Sie im Zweifelsfall erst einmal „richtig“ einrichten müssen. Und Sie müssen auch die Organisation berücksichtigen: Erreichbarkeit, eMail-Verkehr, Termine und Kosten müssen geplant und eingerichtet werden.

Dieses Buch richtet sich an alle Leser/innen, die im Home Office oder Kleinbetrieb arbeiten oder arbeiten werden und nun die Ausstattung und Organisation vorbereiten und kostengünstig umsetzen wollen.

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen,

· welche Voraussetzungen Sie bei der Arbeit im Home Office oder Kleinbetrieb beachten müssen,

· welche technische Infrastruktur notwendig ist, und wie Sie diese effektiv und kostengünstig einrichten können.

· wie Sie PC, Laptop, Telefone inkl. Smartphone und das Internet einbinden und für Ihre Arbeit nutzen können.

· wie Sie sowohl die Sicherheit des Betriebes als auch die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten.

· wie Sie Ihre Erreichbarkeit sicherstellen und so auch von unterwegs problemlos arbeiten können.

· wie Sie vernetzte Dienstleistungen zu Ihrem Vorteil nutzen.

· wie Sie Ihre Kosten planen und im Blick behalten.

Sie werden sehen: Ein Heimbüro oder ein funktionierendes Büro im Kleinbetrieb ist mit ein wenig Aufwand schnell eingerichtet.

In diesem Buch erfahren Sie, wie Sie die Vorbereitung meistern und effektiv Ihre täglichen Aufgaben im Home Office erledigen.

2 Die Arbeit in Home Office und Kleinbetrieb stellt spezielle Anforderungen

Das Büro in den eigenen vier Wänden ist durchaus beliebt: Sie müssen nicht zur Arbeit fahren, können Ihren Tagesablauf etwas freier gestalten und haben im Zweifelsfall mehr Ruhe als im Firmenbüro.

Als Selbstständige(r) können Sie sich Ihre Arbeit sowieso frei einteilen, und auch im Kleinbetrieb legen Sie als Chef(in) fest, wer an welchen Aufgaben arbeitet und wie die Organisation funktioniert.

Allerdings stellt die Arbeit im Home Office und Kleinbetrieb spezielle Anforderungen, die Sie kennen müssen, um effektiv und kostengünstig Ihre Aufgaben erledigen zu können:

· Sie haben im Regelfall eine andere Zeiteinteilung als am festen Arbeitsplatz in einem Unternehmen. Gerade die geregelte 8-Stunden-Arbeitszeit ist eher selten – um Aufträge termingetreu zu erledigen, kann es vorkommen, dass Sie abends oder am Wochenende arbeiten.

· Sie müssen selbst für die Ausstattung, technische Infrastruktur, die Arbeitsmittel und oftmals auch für die Aufträge sorgen. Im Gegensatz dazu ist im Mittel- und Großbetrieb die komplette Ausstattung vorhanden, und durch die hierarchische Organisation werden die Kunden betreut und Aufgaben verteilt.

· Im Home Office haben Sie normalerweise keine oder nur wenige Kollegen bzw. Kolleginnen, d. h. Sie arbeiten oftmals allein.

· Der Informationsaustausch mit Partnern und Kunden findet vorwiegend über Telefon, PC und Fax statt. Im Kleinbetrieb sind Sie auch oft direkt vor Ort beim Kunden, also nicht ständig im Büro zu erreichen.

· Viele Aufgaben liegen in einer Hand (und das ist oftmals Ihre), d. h., die Arbeit ist nur wenig verteilt.

· Sie müssen selbst für die Organisation, das Terminmanagement und die Informationsbeschaffung bzw. -weitergabe sorgen.

Dies sind nur einige Beispiele für Unterschiede, die im Vergleich zum festen Büroarbeitsplatz innerhalb einer größeren Firma bei der Arbeit im Home Office oder im Kleinbetrieb auftreten. Es macht schon einen deutlichen Unterschied, ob Sie ein Home Office nutzen oder im Kleinbetrieb arbeiten. Dazu lesen Sie jetzt mehr.

2.1 Home Office oder selbstständig im Kleinbetrieb

Bei der Arbeit im Home Office kommt es auf ein paar wesentliche Faktoren an,

· Sie müssen erreichbar sein.

· Sie müssen Zugriff auf alle notwendigen Daten und Unterlagen haben.

· Sie müssen schnell reagieren können.

· Sie müssen selbst für die Sicherheit Ihrer Daten sorgen.

Im Kleinbetrieb müssen Sie diese Punkte ebenso beachten, es kommen aber noch einige wichtige Aspekte hinzu:

· Sie müssen möglichst sofort auf Kundenanfragen reagieren, damit die Kunden nicht zu anderen Anbietern wechseln (Beispiel: Handwerker).

· Sie müssen selbst Vorsorge schaffen für Urlaubs- und Krankheitszeiten und generell Ihre wirtschaftliche Existenz sichern.

· Sie müssen durch Datensicherungsmaßnahmen, Zugriffskontrollen und auch Zugangskontrollen dafür sorgen, dass sowohl Ihre betrieblichen Daten als auch der Betrieb selbst und die Arbeitsbedingungen sicher sind.

Für die Gestaltung und Organisation der Arbeit in Home Office oder Kleinbetrieb ist grundsätzlich auch zunächst die Art der Tätigkeit entscheidend.

Abb. 1: In jedem Kleinbetrieb gibt es andere Anforderungen: Für eine wie im Bild zu sehen alte Schlosserei gelten sicher andere Kriterien als für ein Home Office, zumal es sich hier um ein Gewerbe handelt.

2.2 Die Art der Tätigkeiten ist entscheidend

Wenn Sie im Home Office oder im Kleinunternehmen arbeiten, ist die Art Ihrer Tätigkeit entscheidend für Ihre täglichen Aufgaben und auch Ihre Organisation. Sie können dabei zwischen

· handwerklicher,

· kaufmännischer und

· künstlerischer

Tätigkeit unterscheiden. Je nachdem, ob Sie also auch selbst in Ihrem Betrieb „Hand anlegen“ müssen oder ob Sie „nur“ per Telefon und PC arbeiten, müssen Sie Ihre Organisation entsprechend einrichten. Dies reicht von der technischen Grundausstattung bis hin zur Herstellung der Erreichbarkeit.

Um einen Überblick zu bekommen, welche Ausstattung Sie benötigen und wie Sie Ihre Arbeit organisieren müssen, klären Sie zunächst die wichtigsten Kernfragen:

· Wann und für wen müssen Sie erreichbar sein?

· Haben Sie laufend Kundenverkehr?

· Reicht Ihnen die Kommunikation per Telefon, eMail und sozialen Netzwerken aus?

· Brauchen Sie „Ruhephasen“, in denen Sie komplett ungestört arbeiten können, um beispielsweise Angebote zu erstellen oder Konzepte auszuarbeiten?

· Können Sie Ihre Aufgaben klar umreißen und eingrenzen, oder wechseln diese immer wieder?

· Haben Sie feste Arbeitspartner bzw. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Sie führen müssen?

· Gibt es bestimmte Aufgabenverteilungen, die Sie einhalten müssen?

· Stehen feste Termine an, die Sie einhalten müssen? Oder gibt es immer wieder wechselnde Terminsetzungen, die von außen an Sie heran getragen werden?

· Haben Sie feste Zielsetzungen für Ihre Arbeit?

Wenn Sie diese Fragen für sich beantwortet haben, können Sie daraus ableiten, wie Sie sich selbst und Ihre Tätigkeit organisieren müssen: eher nach strikten Regeln oder etwas entspannter.

Und vergessen Sie gerade im Home Office die sozialen Aspekte nicht! Das folgende Kapitel durchleuchtet hierzu verschiedene Gesichtspunkte.

2.3 Soziale Aspekte

Als Freiberufler, Selbstständige oder mit Genehmigung der Firma im Home Office zu arbeiten bringt viele Vorteile: Von den entfallenden Fahrtkosten und -zeiten bis hin zur höheren Produktivität durch weniger Ablenkung als im Firmenbüro.

Die damit verbundenen Gefahren dürfen Sie aber nicht unterschätzen: Der fehlende Arbeitsweg kann dazu führen, dass Sie Ihren PC schon um 07:00 Uhr statt um 08:00 Uhr einschalten und auch später als in den Firmenräumen ausschalten. Darüber hinaus sind Sie leicht durch „Haushaltsaufgaben“ von Ihrer produktiven Tätigkeit abzulenken.

Mit folgenden Mitteln können Sie vorbeugen:

· Es hilft Disziplin und die Einrichtung eines festen Tageablaufes mit Pausenzeiten und Deadlines. Auf diese Weise können Sie auch der Gefahr der Überlastung und dem Burnout vorbeugen. Wenn Sie diese einhalten, kann eigentlich nichts schiefgehen.

· Allerdings dürfen Sie generell die soziale bzw. zwischenmenschliche Komponente nicht unterschätzen: Im Firmenbüro treffen Sie morgens auf Ihre Kolleginnen und Kollegen, nehmen am „Flurfunk“ teil und nutzen Unterbrechungen für den Plausch zwischendurch. All dies entfällt im Heimbüro.

Tipp!

Sorgen Sie daher dafür, dass der Kontakt mit anderen Menschen nicht zu kurz kommt. Dies kann zum Beispiel die Teilnahme an einem sozialen Netzwerk Ihrer Berufsgruppe sein oder der regelmäßige Kontakt mit Freunden und „Gleichgesinnten“ beim Sport oder anderswo. Planen Sie entsprechende Gelegenheiten fest ein.

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Als Grundlage für die effektive und erfolgreiche Arbeit im Home Office ist aber zunächst die richtige technische Infrastruktur entscheidend. Schauen Sie sich diese in den nächsten Kapiteln an!

2.4Auf einen Blick

Das Arbeiten im eigenen Büro zu Hause unterscheidet sich in grundlegenden Dingen von einem Arbeitsplatz in einer Firma. Sie sind auf sich alleine gestellt und müssen sich um die technische Ausstattung oder Beschaffung von Materialen selbst kümmern. Auch von der Arbeitszeit wird oft mehr Flexibilität von Ihnen erwartet – und wenn diese nicht erbracht wird, sind Sie für Ihre Auftraggeber schneller und einfacher „zu ersetzen“ als ein festangestellter Mitarbeiter bzw. eine festangestellte Mitarbeiterin.

Dafür sind Sie in Ihrer Zeiteinteilung über den Tag flexibler und können Ihre eigentliche Arbeitszeit selbst sehr produktiv gestalten. Die Pflichtteilnahme an langatmige Sitzungen sind eher selten. In der Selbstständigkeit steht die Produktivität an oberster Stelle.

Achten Sie auf Ihre sozialen Kontakte, damit Sie in Ihrem Büro nicht „vereinsamen“. Hierfür sind die sozialen Netzwerke sowie weitere elektronische Dienste wie E-Mail und Internet-Foren sehr hilfreich.

3 Schaffen Sie die notwendige technische Infrastruktur

Für die effektive und erfolgreiche Arbeit im Home Office oder Kleinbetrieb ist es unerlässlich, eine technische Infrastruktur aufzubauen, die Sie bei Ihrer Tätigkeit unterstützt.

Dazu gehören neben einem schnellen Internet-Zugang auch funktionierende Netzwerk-Anschlüsse, eine konfigurierbare Telefonanlage und natürlich die notwendigen Geräte. Wichtig hierbei ist die Funktionsfähigkeit – Sie haben als Selbstständige(r) nicht die Möglichkeit, beim IT-Service Ihrer Firma anzurufen und „nur“ zu melden, dass beispielsweise der Drucker nicht druckt. Sie sind noch mehr von der Technik und Ihrer Funktionsfähigkeit abhängig. Sie müssen selbst dafür sorgen, dass alle Geräte nutzbar sind.

Prüfen Sie zunächst, welche Voraussetzungen bei Ihnen gegeben sind.

3.1 Voraussetzung: Schneller Internet-Zugang