Homeoffice optimal gestalten E-Book

Ingrid Britz-Averkamp

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe TaschenGuide
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 107

Veröffentlichungsjahr: 2020

Beschreibung

Wie kann es gelingen, zuhause produktiv zu arbeiten? Wie kann man den Arbeitsplatz schnell, ergonomisch und sicher einrichten? Wie bringt man Familie, Arbeit und Freizeit in Einklang? Diese und weitere Fragen beantwortet dieser TaschenGuide. Inhalte: - Digitale Collaboration-Plattformen für die virtuelle Zusammenarbeit mit Kollegen, Projektpartnern und Kunden - Homeoffice räumlich und organisatorisch gestalten - Zeit-, Prioritäten- und Ressourcenmanagement

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Hinweis zum UrheberrechtImpressumVorwortWie Sie im Wohnraum Ihren Büroarbeitsplatz einrichtenVerschiedene Szenarien für HomeofficeMeinen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden gestaltenAbstimmung mit der Familie oder anderen MitbewohnernIns rechte Licht setzen, den richtigen Ton treffenStörfaktoren ausschalten, Daten- und Arbeitsschutz hochhaltenDie hohe Kunst der SelbstorganisationZeiten, Aufgaben und Prioritäten unter einen Hut bringenWie systematische Arbeitsorganisation zum Ziel führtVirtuelle Teamorganisation und ZusammenarbeitMit Energiemanagement zu Arbeitserfolg und ZeitgewinnDigitale Technik souverän nutzenModerne IT-Ausstattung ein MussVon der persönlichen zur digitalen KommunikationAustausch und Kooperation im verteilten TeamDatensicherheitDie Autorinnen

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Haufe Lexware GmbH & Co KG

Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

ISBN: 978-3-648-14553-1

Bestell-Nr.: 10572-0100

Ingrid Britz-Averkamp, Christine Eich-Fangmeier

Homeoffice optimal gestalten – Produktiv und effizient mobil arbeiten

1. Auflage 2020

© 2020, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg

Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München

Internet: www.haufe.de

E-Mail: [email protected]

Produktmanagement: Jürgen Fischer

Lektorat: Juliane Sowah, Köln

Bildnachweis: Maskot, Adobe Stock (Cover)

Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

[1]Vorwort

Lange Zeit war Homeoffice für viele Arbeitgeber und manche Arbeitnehmer keine Option. Doch sowohl die neue Arbeitswelt mit ihren offenen Raumkonzepten als auch Corona als extreme Krisensituation erfordern eine radikale Umstellung mit vermehrter Arbeit von zu Hause.

Homeoffice bietet einerseits vielfältige Chancen und erhöht andererseits die ohnehin bereits hohe Komplexität der heutigen Berufswelt. Die Herausforderung besteht darin, unseren Arbeitsplatz ergonomisch und digital zu Hause einzurichten, Raum und Zeit miteinander in Einklang zu bringen und zugleich Berufliches und Privates voneinander zu trennen. Damit die Arbeit im virtuellen Team produktiv funktioniert, ist ein hohes Maß an Selbstorganisation, Digital- und Kommunikationskompetenz nötig.

In diesem TaschenGuide finden Sie viele Tipps und Praxisbeispiele, die Ihnen die Umstellung auf das Homeoffice erleichtern. Mit etwas Kreativität und Struktur lässt sich mobiles Arbeiten sehr erfolgreich gestalten. Denn eines ist klar: Das Homeoffice wird durch die massiven Umwälzungen wichtiger denn je und ist aus unserem Wirtschafts- und Gesellschaftsleben nicht mehr wegzudenken.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in diesem Buch die männliche (Anrede-)Form verwendet. Selbstverständlich sind stets alle Geschlechter gleichermaßen angesprochen.

Mit gut organisierten Grüßen

Ingrid Britz-Averkamp und Christine Eich-Fangmeier

[2]Wie Sie im Wohnraum Ihren Büroarbeitsplatz einrichten

Wenn Sie sich auf vermehrtes Arbeiten zu Hause umstellen, haben Sie viele Aspekte zu beachten. Dieses Kapitel beschreibt die Anforderungen an die räumliche Gestaltung. Nach dem Motto „Raum ist in der kleinsten Hütte“ können Sie sich mit ein paar Handgriffen und etwas Zusatzequipment fast überall einen gut funktionierenden Arbeitsplatz einrichten.

in diesem Kapitel finden Sie Antworten auf folgende Fragen:

Wie lässt sich mein Wohnraum in einen produktiven Arbeitsraum umfunktionieren?Welche Ausstattung benötige ich für einen modernen Arbeitsplatz?Welche Anforderungen an Ergonomie und Datenschutz sollte ich beachten?Wie kann ich Familie, Arbeit und Freizeit harmonisch in Einklang bringen?

[3]Verschiedene Szenarien für Homeoffice

Es gibt unterschiedliche Situationen, in denen Menschen im Homeoffice arbeiten – und die wir in diesem Buch berücksichtigen möchten. Es handelt sich in der Regel um Mischformen aus Präsenztagen im Büro und Homeoffice-Tagen.

Mitarbeiter, deren Arbeitgeber es (seit längerem) ermöglichen, die Arbeit im Homeoffice zu verrichten, etwa zwei von fünf Tagen pro Woche. Von dieser Möglichkeit machen bisher vor allem Mütter oder Väter mit kleinen Kindern Gebrauch.Mitarbeiter großer und kleiner Unternehmen aller Branchen, die die modernen, offenen Arbeits- und Raumkonzepte mit dem Shared-Desk-Prinzip als Teil von New Work einführen. In diesem Rahmen ist es erwünscht, dass Mitarbeiter vermehrt ins Homeoffice gehen.Die Anfang 2020 ausgebrochene Corona-Pandemie erfordert von Mitarbeitern vieler Unternehmen notgedrungen, zu Hause zu arbeiten, um den erforderlichen sozialen Abstand sicherzustellen. Ausnahmesituation!Freiberufler und Selbstständige, die erst damit beginnen, im Homeoffice oder andernorts allein zu arbeiten. Dagegen sind langjährige Selbstständige so erfahren, dass sie sich hier allenfalls Inspirationen zur Optimierung holen können.

In Szenario 1 ist meist klar geregelt ist, wer an welchen Wochentagen in Alleinarbeit zu Hause und an welchen im Büro arbeitet (Präsenztage), so dass alle anderen Mitarbeiter (im Büro) sich darauf einstellen können und wissen, wie sie sich gegenseitig am besten erreichen (wenige regelmäßig via Fernzugriff).

In Szenario 2 findet der Prozess der klaren Absprachen über eine Umstellungszeit von mehreren Monaten statt. Dabei sind mehr oder weniger alle Mitarbeiter inklusive der Führungskräfte gefordert, ihre Arbeit zwischen dem Büro und ihrem Zuhause so zu organisieren und abzustimmen, dass das Teamergebnis in der digitalen virtuellen Zusammenarbeit über mehrere Standorte sichergestellt wird.

In Szenario 3 gibt es (noch zu) wenig Vorbereitungszeit für die Alleinarbeit zu Hause und die digitale Zusammenarbeit in einem verteilten Team. Neben der teils behelfsmäßigen Einrichtung des Arbeitsplatzes lässt auch die digitale Ausstattung mitunter noch keinen Zugriff auf Kernanwendungen zu. Darüber hinaus ist die Organisation der neuen Art der Zusammenarbeit wenig ausgereift (wer arbeitet wann wo, digitale Ablage und Zugriffe, bevorzugter Kommunikationskanäle und Informationsfluss).

Meinen Arbeitsplatz in den eigenen vier Wänden gestalten

Chance und Risiko von Heimarbeit liegen dicht beieinander. Eine große Chance von Homeoffice liegt in der besseren Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben. Das gilt natürlich nur bedingt für eine Ausnahmesituation wie in der Corona-Krise, in der die Schulkinder zu Hause zusätzlich betreut werden sollen. Ein Risiko liegt darin, dass nicht von Anfang an auf eine klare Trennung zwischen privater und beruflicher Umgebung geachtet wird. Denn zum einen ist es wichtig, dass Sie sich während der Arbeitszeit voll und ganz Ihren beruflichen Aufgaben widmen können. Zum anderen sollte es möglich sein, nach getaner Arbeit in den eigenen vier Wänden die Ruhe ausschließlich für das Privatleben einkehren zu lassen.

[4]Die erste Voraussetzung für eine produktive Arbeitsumgebung zu Hause besteht darin, sich die Abgrenzung bewusst zu machen: „Arbeit ist Arbeit“ und „Privat ist privat“. Diese Trennung sollten Sie zuallererst räumlich einhalten, selbst wenn Sie allein leben. Mit ein paar Tricks funktioniert das sogar im Einzimmer-Apartment.

Platz schaffen, frei räumen, starten

Zu Hause lässt sich meist mit wenigen Handgriffen ein kreatives Arbeitsumfeld gestalten und Raum für Büromaterialien schaffen. Reservieren Sie dazu im Regal oder Schrank einen Platz ausschließlich für Ihre Arbeitsutensilien. Auch wenn wenig Raum in der Wohnung vorhanden ist, finden Sie sicher ein kleines Plätzchen von ca. 40 x 40 cm für die Ablage von Notebook, Papier und Schreibutensilien.

Wer das Glück hat, zu Hause über ein eigenes Arbeitszimmer zu verfügen, braucht sich weniger Gedanken über die Raumgestaltung zu machen. Dennoch gibt es immer

Verbesserungsmöglichkeiten, um zu konzentrierter, produktiver Arbeit zu finden. Beispielsweise ist verstärkt auf Ergonomie und Arbeitssicherheit zu achten und private Gegenstände sollten wegen der notwendigen Trennung zwischen Privat- und Arbeitssphäre an separater Stelle aufbewahrt werden.

Steht kein eigener Arbeitsraum zur Verfügung, seien Sie kreativ und überlegen Sie verschiedene Lösungsvarianten:

Checkliste: Optimaler Raum✓Steht ein eigener Arbeitsraum zur Verfügung?      Ist eine Trennung von Arbeitsraum bzw. -platz und privater Umgebung möglich und sowohl für mich als auch für Mitbewohner wahrnehmbar?      Muss ich meinen Arbeitsplatz mit Mitbewohnern teilen oder habe ich das alleinige Nutzungsrecht?      Ist mein Raumbedarf mit den Mitbewohnern abgestimmt?      Steht der Arbeitstisch im Raum optimal oder gibt es Verbesserungsmöglichkeiten?      Ist der Arbeitstisch groß genug (80 x 120 cm)?      Verfügt der Tisch über eine ausreichende Höhe (72 - 75 cm)?      Steht der Bildschirm im rechten Winkel zum Fenster (vermeidet Reflektion/Blendung)?      Erfüllt der Schreibtischstuhl die ergonomischen Anforderungen?      Stehen am Arbeitsplatz ausreichend Lichtquellen zur Verfügung?      Stellt mein Arbeitgeber Headset, externe Tastatur, großen Bildschirm zur Verfügung?      Habe ich einen Ablageort, an dem ich die Arbeitsmittel nach Arbeitsende verstauen kann?      Benötige ich einen abschließbaren Aufbewahrungsort für vertrauliche Daten und Dokumente?      

[5]Die Verwendung eines Küchentischs für die Heimarbeit ist nicht optimal und entspricht vermutlich nicht den Arbeitsschutzrichtlinien, aber manchmal bleibt in der Realität keine andere Option. Achten Sie trotzdem soweit wie möglich auf Ergonomie und Sicherheit.

Falls Sie es vermeiden können, arbeiten Sie nicht im Schlafzimmer. Denn im gleichen Raum zu arbeiten und zu schlafen, lässt einen schwer abschalten. Schlafstörungen sind dann keine Seltenheit.

Eine frühzeitige Abstimmung mit den Familienmitgliedern oder anderen Mitbewohnern ist sehr ratsam. Diskutieren und besprechen Sie die räumlichen Lösungsoptionen. Arbeiten Sie möglichst nur an dem vorgesehenen Arbeitsplatz und verstreuen Sie keine Arbeitsmittel oder vertraulichen Firmenunterlagen in der Wohnung.

Verteidigen Sie Ihren Schreibtisch gegenüber Ihren Mitbewohnern. Der Arbeitsplatz ist ein Arbeitsplatz und kein Ort zum Spielen, Basteln oder Quasseln. Es ist Ihr „Revier“.

Ihre Grundausstattung

Machen Sie eine erste räumliche Bestandsaufnahme: Welche Einrichtung zu Hause ist gut für die Arbeit, welche lässt sich optimieren oder umstellen und welche fehlt?

ergonomischer Stuhlfreier Arbeitstisch (80 x 120 cm)Ablage für sichere Verwahrung von Arbeitsmaterialexterne Tastatur/Maus/Monitorgute BeleuchtungHeadsetVerlängerungskabel und Stolpersicherung

Tipp: Manche Arbeitgeber stellen neben den Arbeitsmitteln auch eine minimale ergonomische Büroeinrichtung zur Verfügung. Fragen Sie danach, ob Sie einen höhenverstellbaren Stuhl und Schreibtisch plus Rollcontainer oder Schubladenschrank für die häufige Arbeit zu Hause gestellt bekommen.

Ergonomie und typgerechter Schreibtisch