Knigge für den Berufseinstieg E-Book

Vera Reich

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Ratgeber
• Serie: Haufe TaschenGuide
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 109

Veröffentlichungsjahr: 2023

Beschreibung

Als Berufseinsteiger:in werden Sie mit viel Neuem konfrontiert und können entsprechend viel falsch machen. Dieser TaschenGuide schafft Abhilfe und zeigt Ihnen, wie Sie sich stilvoll durch den Berufsalltag bewegen. Er beantwortet alle relevanten Fragen zur Business-Etikette - ob Dresscode, Meeting, Small Talk oder Geschäftsessen. Zahlreiche Checklisten, Beispiele und ein ausführlicher Test machen es Ihnen leicht, die aktuellen Regeln des guten Tons zu verinnerlichen. Inhalte: - Sicher im Gespräch: So gelingen Begrüßung, Vorstellung und Small Talk - Am Telefon überzeugen: von Begrüßung und Weiterverbinden bis zur Telko - Der tägliche Umgang mit Kund:innen, Kolleg:innen und Vorgesetzten: So punkten Sie mit Präsenz und Zuverlässigkeit - Was eine angenehme Erscheinung ausmacht: Dresscode und Körpersprache - Geschäftsessen meistern: Ihr gelungener Auftritt in Restaurant und Kantine sowie beim Stehempfang    

Leseprobe

Inhalt

Inhalt

Impressum

Vorwort

Im Gespräch punkten

Die Begrüßung

Sich und andere vorstellen

Der Handschlag

Das kleine Einmaleins der Gesprächsführung

Fair und sachlich mit Kritik umgehen

Ohne geht es nicht: Small Talk

Die Kunst des Telefonierens

Die Grundregeln für gelungene Telefonate

Die Vorbereitung

Die Begrüßungsformel für Anrufende

Die Begrüßungsformel für ausgehende Telefonate

Einstiegsfragen

Wertschätzung zeigen

Schlechte Nachrichten

Warten lassen und weiterleiten

Erreichbarkeit

Telefonkonferenz

Wie Sie Vielredner stoppen

Kompetenz signalisieren

Flop-Floskeln – Top-Aussagen

Telefongespräche beenden

Professionell bei der Arbeit

Karrierebooster Zuverlässigkeit

Im Kundenkontakt

Meetings – Ihre große Chance, einen guten Eindruck zu machen

Bringen Sie Ihr Äußeres geschickt zum Einsatz

Was es mit dem Dresscode auf sich hat

Zu jeder Gelegenheit das passende Outfit

Nicht nur Kleider machen Leute: gepflegte Erscheinung

Mächtige Körpersprache

Essen und Feiern

Die Einladung zum Essen

Auf dem Weg

Im Restaurant

In der Kantine

Tischmanieren: alte Sitten, die heute noch wichtig sind

Stehempfänge

Stilsicher feiern mit Kollegen

Sympathisch unterwegs

Sicher auf fremdem Terrain: Auswärtstermine

Visitenkarten: kein Schnee von gestern

Benimm-Check: Testen Sie Ihr Knigge-Wissen

Stichwortverzeichnis

Die Autorin

Weitere Literatur

Impressum

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://www.dnb.dnb.de abrufbar.

Print: ISBN: 978-3-648-17494-4 Bestell-Nr.: 10742-0002

ePub: ISBN: 978-3-648-17495-1 Bestell-Nr.: 10742-0101

ePDF: ISBN: 978-3-648-17496-8 Bestell-Nr.: 10742-0151

Vera Reich

Knigge für den Berufseinstieg

2. Auflage 2024

© 2024, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg www.haufe.de

[email protected]

Redaktion: Jürgen Fischer

Bildnachweis (Cover): Cecilie_Arcurs / iStock by Getty Images

Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit. Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

Vorwort

Wer »Knigge« oder »Benimmregeln« hört, denkt an das letzte Jahrtausend, in dem man noch knickste oder einen Diener machte. Doch auch wenn heutzutage niemand mehr Hände küsst, den Hut zieht, in die Knie geht oder sich verbeugt – die richtigen Umgangsformen sind heute so wichtig und so aktuell wie eh und je. In Schule, Ausbildung oder Studium lernen wir sie nicht. Leider, denn spätestens im ersten Job lauern tückische Benimm-Fettnäpfchen und Fallen, die man, wenn man nicht sensibilisiert ist für das Thema, noch nicht einmal registriert. Andere, so z. B. Vorgesetzte, Kundinnen und Kunden sowie Kolleginnen und Kollegen, tun das sehr wohl. Und so kann sich das falsche Benehmen über kurz oder lang als Karrierebremse entpuppen.

Dieser TaschenGuide schafft Abhilfe. Er zeigt Ihnen ganz pragmatisch, wie Sie sich stilvoll durch den Berufsalltag bewegen. Er beantwortet Ihnen alle relevanten Fragen, die sich zur Business-Etikette stellen, so z. B.: Welches Thema eignet sich für den Small Talk – und welches nicht? Wer lässt wem den Vortritt? Wie verhält man sich bei Geschäftsessen? Was zieht man zu Business Events an? Zahlreiche Checklisten, viele Beispiele und ein ausführlicher Test am Ende des Buches machen es Ihnen leicht, die aktuellen Regeln des guten Tons zu verinnerlichen.

Viel Erfolg dabei wünscht Ihnen

VeraReich

Im Gespräch punkten

Die meisten von uns verbringen den Großteil ihres Berufslebens damit, mit anderen zu reden – mit Kundinnen und Kunden, Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzten. Dabei einen positiven Eindruck zu machen, ist gar nicht so schwer, wenn Sie ein paar Regeln beachten.

In diesem Kapitel erfahren Sie,

wie Sie andere formvollendet begrüßen,

wie Sie sich und andere vorstellen,

warum der richtige Handschlag so wichtig ist,

warum es ohne Small Talk nicht geht.

Die Begrüßung

Studien belegen es: Innerhalb von Sekunden entscheidet es sich, welchen Eindruck wir bei anderen hinterlassen, wenn wir sie das erste Mal sehen. Die Begrüßung, also das erste Hallo, mit dem wir uns bei anderen vorstellen, ist ein wesentlicher Faktor, wenn es darum geht, sich in einem guten Licht zu präsentieren. Die Begrüßung ist aber nicht nur wichtig, wenn es um den ersten Eindruck geht. Jeder Gruß fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl und signalisiert anderen Offenheit und Ansprechbarkeit.

Beispiel

Jan Müller ist neu im Unternehmen und fühlt sich noch dementsprechend unsicher. Er huscht über den Gang und vermeidet den Blickkontakt mit Kolleginnen und Kollegen, die ihm dort begegnen. Mark Meier ist ebenfalls ein neuer Kollege. Er geht offen auf die anderen Mitarbeitenden zu und stellt sich ihnen mit den Worten vor: »Guten Tag, mein Name ist Mark Meier. Ich arbeite seit einer Woche in der Marketingabteilung als Assistent von Herrn Markgraf.«

Was meinen Sie: Wer von beiden hinterlässt wohl einen besseren Eindruck im Team?

Doch wie grüßt man andere formvollendet, denen man z. B. im Gang, im Treppenhaus, im Fahrstuhl, im Großraumbüro oder in Kantinen begegnet? Die folgende Übersicht enthält die Grundregeln für die richtige Begrüßung.

So begrüßt man sich im Unternehmen

In der Regel grüßt jeder jeden. Wer die andere Person zuerst sieht, halt den Blickkontakt, bis diese ihn bemerkt, und grüßt dann zuerst.

In konservativen Unternehmen wird erwartet, dass die Mitarbeitenden Vorgesetzte zuerst grüßen.

Kolleginnen und Kollegen, die miteinander sprechen, werden nur per Blickkontakt und mit einem Kopfnicken begrüßt, um sie nicht im Gespräch zu unterbrechen.

Wer einen Raum betritt, grüßt zuerst.

Wenn Sie jemanden das erste Mal am Tag sehen, sollten Sie ihn oder sie mit seinem/ihrem Namen begrüßen.

In einem Meeting mit Externen, so z. B. Kundinnen und Kunden, grüßen Sie alle Kolleginnen und Kollegen am besten noch einmal mit Namen, damit sich die Gäste diese einprägen können. Nebeneffekt ist, dass Geschäftspartnerinnen und -partner auf diese Weise merken, dass Sie im Team respektvoll miteinander umgehen.

Die richtige Wortwahl

Eine formvollendete Begrüßung folgt einem einfachen Schema, das sich gliedert in Tagesgruß, Anrede und Nachnamen.

Der Tagesgruß

Einfach »Hallo« zu sagen, ist heute zwar in vielen Unternehmen üblich, zumal, wenn sich alle duzen. Falls das jedoch als zu salopp gelten könnte, sind Sie mit dem jeweiligen Tagesgruß auf der sicheren Seite. Dieser richtet sich nach der Uhrzeit, zu der Sie anderen begegnen.

Tagesgruß

Bis 9.00 Uhr

»Guten Morgen«

Bis 18.00 Uhr

»Guten Tag«

Ab 18.00 Uhr

»Guten Abend«

Das um die Mittagszeit noch hin und wieder zu hörende »Mahlzeit« gilt nach Knigge nicht als angemessener Gruß. Begrüßt Sie jemand in dieser Weise, erwidern Sie es am besten mit einem »Hallo«.

Anrede und Namen

Nach dem Tagesgruß folgt die Anrede und der Nachname, wenn Sie den anderen siezen, bzw. der Vorname, wenn Sie mit Ihrem Gegenüber per Du sind.

»Guten Tag, Herr Meier.«

»Guten Morgen, Nikolas.«

Hat der andere einen Titel, sollten Sie diesen vor allem bei externen Kontakten immer nennen, so z. B. »Guten Abend, Herr Dr. Markgraf«. Wenn Ihnen der andere von sich aus angeboten hat, den Titel wegzulassen, sollten Sie auf diese Formalie verzichten. Im eigenen Unternehmen kann der Titel je nach gängiger Praxis eventuell ebenfalls entfallen.

Wenn möglich, sollten Sie immer auch den Namen der anderen Person nennen. In manchen Unternehmen wird großer Wert darauf gelegt, dass man sich untereinander und die Besucherinnen und Besucher im Haus mit Namen grüßt. Wer sich den Namen anderer merkt, signalisiert ihnen, dass er sich an sie erinnert und sie als Person wahrgenommen hat. Das interpretieren die anderen als Wertschätzung für die eigene Person. Ganz nebenbei trainieren Sie so Ihr Langzeitgedächtnis.

Regionale Grüße

Das im Norden genutzte »Moin, moin« oder im Süden übliche »Grüß Gott« und andere regionale Grüße sind nur zu empfehlen, wenn das Unternehmen nicht international agiert. Im Einzelhandel ist es durchaus erwünscht.

In weiten Teilen Bayerns und Österreichs ist »Servus« ein freundschaftlicher Gruß und gleichzeitig eine Verabschiedung. Verwenden Sie diesen lockeren Gruß, wenn überhaupt, nur privat.

Achten Sie darauf, mit welchem Gruß in Ihrem Umfeld gegrüßt wird und verwenden Sie den gleichen Gruß zurück. Mit diesem sog. verbalen Spiegeln signalisieren Sie anderen in deren Unterbewusstsein, dass Sie Gleichgesinnte sind und man Ihnen vertrauen kann.

Ein Blick ins Ausland

In Österreich grüßt man im Berufsleben mit dem Titel oder Berufsstand ohne Nachnamen, z. B. mit: »Guten Morgen, Herr Ingenieur«.

In Italien wird »Ciao« nur im sehr vertrauten Kreis verwendet. Es gilt als unhöflich, es zu unbekannten und höhergestellten Personen zu sagen. Deshalb werden wir im italienischen Restaurant auch immer mit »Buongiorno« oder »Buonasera« begrüßt.

Zum Jahresstart wünscht man sich im Vorbeigehen ein »Gutes neues Jahr«, oft sogar anstelle der Begrüßung. Dies sagt man jedoch nur zu bekannten Personen, nur bei der ersten Begegnung im neuen Jahr, nur in der ersten Woche des neuen Jahres oder nach den freien Tagen am ersten Arbeitstag, aber nicht mehr nach dem 10. Januar. Dann fragt man maximal noch so etwas wie: »Sind Sie gut ins neue Jahr gekommen?«

Sich und andere vorstellen

Oft beginnt der neue Job mit einer Vorstellungsrunde bei den Kolleginnen und Kollegen. Sie werden dann von Ihrer Führungskraft oder von einer Fachkraft der Personalabteilung herumgeführt, die Sie vorstellt. Kommen Sie nicht in Genuss dieses Rituals, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als sich selbst vorzustellen. Das gilt sowohl gegenüber Kolleginnen und Kollegen als auch gegenüber Kundinnen und Kunden. Es nicht zu tun, wird als unhöflich, unsicher, unkonzentriert und ungeschult gewertet. In der Unternehmenshierarchie höhergestellte Personen sowie Kundinnen und Kunden haben das Recht, zuerst zu erfahren, wer der oder die andere ist.

Beispiel

Der neue Entwickler Jan Müller ist zu einem ersten Meeting eingeladen, bei dem einem Kunden, Markus Fischer, ein Konzept präsentiert werden soll. Zehn Minuten vor Beginn der Sitzung sind alle eingeladenen Teilnehmenden bereits anwesend. Der Kunde und Herr Müller sind sich noch nicht begegnet. Macht niemand, so z. B. der Chef des neuen Mitarbeiters, die beiden Herren miteinander bekannt, muss Jan Müller selbst aktiv werden und seinen Namen und seine Position nennen: »Guten Tag, Herr Fischer, mein Name ist Jan Müller. Ich werde in Zukunft als Entwickler für dieses Projekt Ihr erster Ansprechpartner sein.« Die Hand zum Handschlag reichen darf er dem Kunden allerdings nicht. Dies ist Aufgabe des Kunden, Herrn Fischer. Herr Müller kann jedoch signalisieren, dass er ihm gerne die Hand geben würde, indem er die rechte Hand auf Taillenhöhe nimmt, sie jedoch noch nicht ausstreckt.

Lernen von anderen: formvollendete Vorstellungen in Beispielen

Beispiel 1: Claudia Koch ist die neue Assistentin des Vorstands Dr. Maier. Sie begrüßt einen Lieferanten, Herrn Huber, und stellt sich ihm selbst vor, da Dr. Maier noch in einer Telefonkonferenz ist und deshalb erst später zum angesetzten Meeting dazustoßen wird:

»Guten Tag, Herr Huber, mein Name ist Claudia Koch. (Pause) Ich bin die Assistentin von Herrn Dr. Maier. (Pause) Er wird etwas später kommen.«, oder:

»Claudia Koch, guten Tag, Herr Huber (Pause), die Assistentin von Herrn Dr. Maier. (Pause) Herr Dr. Maier hat gleich Zeit für Sie. (Pause)«, oder:

»Guten Tag, Herr Huber, ich bin Claudia Koch, (Pause) die Assistentin von Herrn Dr. Maier. (Pause) Hat man Ihnen bereits etwas zu trinken angeboten? (Pause)«

Beispiel 2: Als Assistentin ist es Claudia Kochs Aufgabe, ihren Chef dem Geschäftspartner vorzustellen:

»Herr Dr. Maier, darf ich Ihnen Herrn Huber, den Geschäftsführer von Huber & Huber, unserem neuen Zulieferer von isolierten Abdeckungen, vorstellen?«

»Herr Dr. Maier, das ist Herr Huber.«

Wenn mehrere bereits anwesende Personen vorgestellt werden, wird die hochrangigste zuerst vorgestellt, die exakte Reihenfolge der Hierarchie wird dabei eingehalten. Das erleichtert es neuen Geschäftspartnern und -partnerinnen, sich zu orientieren.

Machen Sie sich nicht selbst zum Zwerg, indem Sie bei der Eigenvorstellung den Artikel verwenden: »Ich bin der Thomas Huber.«

Der Handschlag

In der westlichen Welt ist der Handschlag eine freundliche Geste, die ausdrückt, dass man sich auf eine Kommunikation mit dem Gegenüber einlassen möchte. Mit ihm heißen Sie Ihre Gesprächspartner und -partnerinnen willkommen. Verwehren Sie jemandem den Händedruck, kann das als übertrieben schüchtern oder sogar als feindselig gedeutet werden.

Es gilt eine leicht zu merkende Regel für den Handschlag: Er funktioniert nur im Stehen, auf Augenhöhe und ohne Gegenstände dazwischen.

Halten Sie Ihre rechte Hand für den Handschlag frei. Tragen Sie Ordner, Aktentaschen, Koffer und Handtaschen in der linken Hand.

Als Empfangspersonal hinter einem Tresen verzichten Sie grundsätzlich auf den Handschlag.

An einem Tisch sitzende Personen, z. B. im Restaurant oder im Büro, sollten Sie nicht mit einem Händedruck begrüßen. Sie würden sie sonst zwingen aufzustehen. Falls Sie selbst an einem Schreibtisch sitzen, stehen Sie auf, gehen um den Tisch herum und begrüßen Sie Ihren Gast.

Unter Kolleginnen und Kollegen ist kein Handschlag nötig. Sie werden im Alltag nur mit Worten begrüßt. Die Ausnahmen bilden Termine, besondere Gelegenheiten oder wichtige Gespräche.

Wer reicht wem zuerst die Hand?

Ein Handschlag gilt zwar als Zeichen der Höflichkeit, allerdings nur, wenn der Impuls dazu von der richtigen Person ausgeht. Hier gelten folgende Regeln: Die Hand reicht …

der ranghöhere Person der rangniedrigeren,

bei gleicher Position die dienstältere Person der dienstjüngeren,

der oder die Gastgebende dem Gast,

Beispiel

Herr Koch, der Assistent des Vorstands, holt einen hochrangigen Geschäftspartner, den Kunden Fischer, am Empfang des Unternehmens ab. In diesem Fall bietet er den Handschlag an, obwohl er rangniedriger ist, denn er hat die Gastgeberrolle inne.

auf neutralem Grund z. B. auf Tagungen, wenn beide Personen Gäste sind, lassen Sie Kundinnen und Kunden beim Handschlag den Vortritt.