Kommunales Facility Management. Entwicklung, Konzeption und Chancen für die Gebäudewirtschaft der Stadt Ronnenberg E-Book

Dieter Bohn

• Herausgeber: GRIN Verlag
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2006

Beschreibung

Diplomarbeit aus dem Jahr 2006 im Fachbereich BWL - Unternehmensführung, Management, Organisation, Note: 2,0, Hochschule Osnabrück, Sprache: Deutsch, Abstract: Die aktuelle finanzielle Lage der Kommunen ist trotz strikter Sparmaßnahmen mehrheitlich von einer ansteigenden Verschuldung geprägt. Vermeintliche „Einsparungen“ im Bereich der Gebäudeinstandhaltung haben in der Vergangenheit dazu geführt, dass erforderliche Instandhaltungsaufgaben an öffentlichen Immobilien nicht bzw. nicht im erforderlichen Umfang durchgeführt wurden. Da die mögliche Umsetzung von Ansätzen des Facility Managements einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung dieser Situation, zur langfristigen Kostenreduzierung und zur Sicherung des Immobilenvermögens liefern kann, wird dieses Thema in den nächsten Jahren vermehr in den Kommunen diskutiert werden. Die vorgelegte Arbeit zeigt nach einer Beschreibung des Facility Management Ansatzes die Entwicklung mögliche Optimierungspotentiale und Chancen für eine zukünftige Konzeption der Gebäudewirtschaft der Stadt Ronnenberg auf um die Bewirtschaftung der im Bestand befindlichen Gebäude und deren Dienste zu optimieren. In der Arbeit wird zunächst anhand wissenschaftlicher Fachliteratur die Notwendigkeit und die Problemstellung für ein umfassendes Facility Management systematische aufgezeigt. Im Anschluss werden die Grundsätze des Facility Managements mit den derzeitigen kommunalen Reformansätzen verknüpft und die Nutzenpotentiale am Beispiel der Stadt Ronnenberg aufgezeigt. Facility Management wird im Rahmen der Arbeit als ganzheitlicher, strategischer Rahmen für koordinierte Programme um Gebäude, ihre Systeme und Inhalte angesehen welcher durch die drei Grundsätze Ganzheitlichkeit, Lebenszyklus und Transparenz geprägt wird. Ziel ist es hierbei die Funktionen der Gebäude sowie die Verfügbarkeit bestimmter Dienste für eine optimale Umsetzung des Kerngeschäftes sicherzustellen. Die Arbeit zeigt auch die notwendigen Schritte der Implementierung des Facility Managements in der Stadt Ronnenberg und die sich für den gesamten Reformprozess ergebenen Synergien, Verknüpfungen und Potentiale. Hierbei wird auf mögliche organisatorische Modelle, auf pragmatische Rechtsformen, Wissensmanagement, Kostenrechnung, Controlling, Prozessoptimierung eingegangen.

Leseprobe

Impressum:

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung und Problemstellung

2 Grundlagen Facility Management

2.1 Definition und Konzeption

2.2 Drei Säulen des FM

2.3 Erwartungen und Ziele

2.4 Aufbau von FM

2.5 Nutzen / Potential von FM

2.6 Kommunales Facility Management

3 Gebäudewirtschaft der Stadt Ronnenberg

3.1 Entwicklung

3.2 Aufgaben

3.3 Aufbauorganisation

4 Chancen und Optimierungsstrategien

4.1 Organisationsentscheidung

4.2 Betriebs- und Rechtsformen

4.3 Geschäftsprozessoptimierung

4.4 Interne Organisation

4.5 Wissensmanagement

4.6 Infrastrukturelles FM

4.7 Kaufmännisches FM

4.8 Technisches FM

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Facility Management

Abb. 2: Die drei Säulen des FM

Abb. 3: Bereiche des FM

Abb. 4: Gebäudelebenszyklus

Abb. 5: Anteilige Kosten und deren Beeinflussbarkeit über den Lebenszyklus einer Immobilie

Abb. 6: Daten als Grundlage der FM-Prozesse

Abb. 7: Das Informationsdilemma

Abb. 8: Gebäudemanagement ein Teilbereich des FM

Abb. 9: Aufbau von FM

Abb. 10: Operative und strategische FM-Ebene

Abb. 11: Daten als Grundlage der Zielerreichung des FMs

Abb. 12: Controlling Typen

Abb. 13: Benchmarking ergänzt das Controlling durch Zielwerte

Abb. 14: Aufgaben des FM und EDV-Hilfsmittel

Abb. 15: Flächengliederung nach DIN 277-2

Abb. 16: Organigramm der Stadtverwaltung Ronnenberg (ohne Sonderdienste)

Abb. 17: Leistungsbeziehungen im Mieter-Vermieter-Modell

Abb. 18: Leistungsbeziehungen im Management-Modell

Abb. 19: Geschäftsprozesse im FM

Abb. 20: Grundprozess Service-Anfrage

Abb. 21: Grundausrichtung einer matrixorientierten Struktur

Abb. 22: Anforderungskriterien an Informationssysteme

Abb. 23: Daten-Modell-Raumbuch

Abb. 24: Gliederungstiefe der Kosten von FM und Kerngeschäft

Abb. 25 Verknüpfung von Standardkostenrechnung und Kostenrechnung des FM

Abb. 26: Auszug aus dem Unterhaltungsblatt des Gebäudekatasters

Abb. 27: Lebenserwartung von Bauteilen / Elementen

Abb. 28: Energiemanagement

1 Einleitung und Problemstellung

Die aktuelle finanzielle Lage der Kommunen ist trotz strikter Sparmaßnahmen mehrheitlich von einer ansteigenden Verschuldung geprägt.

Bundesweit wiesen bereits im Jahre 1998 deutlich mehr als die Hälfte aller kreisangehörigen Städte und Gemeinden einen strukturell unausgeglichenen Haushalt auf. Daher versuchen viele Kommunen im Wege eines effizienten Verwaltungsmanagements Einsparpotentiale zu erschließen.

So bestehen auch in der Stadt Ronnenberg, einer Stadt mit rund 24.000 Einwohnern in unmittelbarer Nähe zu Hannover, starke Reformbemühungen. Insbesondere Themen wie Aufgabenbündelung, Prozessoptimierung, Produktorientierung, Kostenrechnung und Implementierung des Dienstleistungsgedankens werden seit mehreren Jahren verwaltungsseitig umgesetzt und sollen zu Qualitätssteigerung und vor allem zur Haushaltskonsolidierung beitragen.

Vermeintliche „Einsparungen“ im Bereich der Gebäudeinstandhaltung haben in der Vergangenheit dazu geführt, dass erforderliche Instandhaltungsaufgaben an öffentlichen Immobilien nicht bzw. nicht im erforderlichen Umfang durchgeführt wurden.

Als Folge schieben die Kommunen deshalb heute, in Form einer verdeckten Verschuldung, einen riesigen, progressiv ansteigenden Instandhaltungs- und Sanierungsstau vor sich her.[1]

Auch die Stadt Ronnenberg ist nicht mehr in der Lage, ihren Haushalt ausgleichen zu können. Wie in vielen Kommunen wurde im Gegensatz zu einer ökonomischen, vorausschauenden Gebäudebewirtschaftung in der Vergangenheit auch in Ronnenberg in Bezug auf die Gebäudeunterhaltung lediglich das Ziel eines „Nachsorgeverhaltens“ verfolgt. Erst wenn bereits Schäden eingetreten waren, erfolgte eine Instandsetzung.

Langfristiges Ziel der Kommunen muss es sein, eine derartige Situation zu vermeiden sowie die allseits erhobene Forderung nach effizientem und wirtschaftlichem Handeln zu erfüllen.[2]

Da die mögliche Umsetzung von Ansätzen des Facility Managements einen wichtigen Beitrag zur Verbesserung dieser Situation, zur langfristigen Kostenreduzierung und zur Sicherung des Immobilenvermögens liefern kann, wird dieses Thema in den nächsten Jahren vermehrt in den Kommunen diskutiert werden.

Dieses generelle Problem wurde im Zuge der Neugestaltung der Ronnenberger Aufbauorganisation Mitte 2002 erkannt und die Aufgabenbereiche der Liegenschaftsverwaltung, der Hochbauunterhaltung sowie der für die „innere“ Bewirtschaftung (Gebäudereinigung, energetische Versorgung, etc.) der Liegenschaften zuständigen Bereiche zum „Team Gebäudewirtschaft“ zusammengefasst.[3]

Da in der Vergangenheit die Verantwortung für die Nutzung, Verwaltung, Unterhaltung und Bewirtschaftung der städtischen Gebäude innerhalb der Stadtverwaltung Ronnenberg einer Mehrzahl von Verantwortungsträgern zugeordnet war, konnte eine umfassende Problemanalyse mit daraus folgenden Handlungsempfehlungen letztendlich nur äußerst bedingt durchgeführt werden. Da jedoch viele gebäudespezifische Problemstellungen nur im Kontext mit anderen Daten und Informationen zu erkennen und damit auch zu lösen sind, war es geboten, einen Bereich zu schaffen, der eine ganzheitliche Gebäudebewirtschaftung in sich vereint.

Mit dem Team Gebäudewirtschaft wurde damit ein organisatorischer Rahmen für die ganzheitliche wirtschaftliche Bereitstellung von Gebäuden, die Erhaltung ihrer Funktionsfähigkeit sowie für die Anpassung an sich verändernde gebäudewirtschaftliche Bedürfnisse geschaffen.[4]

Seit der Bildung des Teams Gebäudewirtschaft ist festzustellen, dass mit der ersten Umstrukturierung nicht alle Erwartungen erfüllt wurden. Im Zuge einer weiteren Anpassung der Aufbauorganisation zum 01.10.2005 wurden weitere Aufgabenfelder zu dem Fachdienst Technik, Logistik und Gebäudewirtschaft vereint.

Verwaltungsseitiges Ziel ist es, in diesem Zuge die nun zusammengefassten Aufgabenbereiche Gebäudebewirtschaftung, Beschaffungswesen und EDV-Dienstleistungen zu einem Fachdienst im Sinne eines Facility Managements zu entwickeln.

Oberstes Ziel der Gebäudewirtschaft ist es hierbei im Sinne des Ronnenberger Leitbildes „Von der prosperierenden Stadt hin zur Sicherung und Neuformulierung der geschaffenen Standards der kommunalen Leistungsverwaltung bei nur vermindert zur Verfügung stehenden Ressourcen.“ die nachhaltige Sicherung des bestehenden Immobilienvermögens.

Das Ronnenberger Immobilienvermögen beträgt nach vorläufigen Ermittlungen rund 54,1 Mio. Euro. An Bewirtschaftungskosten werden jährlich ohne Personalkosten etwa 1,8 Mio. Euro verausgabt.

Aus diesen groben Werten wird bereits die Bedeutung für die Stadt Ronnenberg deutlich. Die vorgelegte Arbeit soll nach einer theoretischen Beschreibung des Facility Management Ansatzes die Entwicklung des Ronnenberger Modells aufzeigen sowie Optimierungspotentiale und Chancen für eine zukünftige Konzeption darstellen und bewerten.

2 Grundlagen Facility Management

In den letzten Jahren wird der Begriff Facility Management, quer durch viele Wissenschaftsgebiete und innerhalb der Berufspraxis immer häufiger angetroffen.

Der Begriff Facility Management (FM) wird dabei sehr unterschiedlich definiert. Daher werdrn der Ansatz und die grundlegenden Elemente des FM im Folgenden zunächst erläutert.

2.1 Definition und Konzeption

Eine einheitliche Definition von Facility Management existiert nicht. Die von verschiedenen Institutionen geprägten Definitionen beinhalten auch absatzorientierte Interessen. Dies bedingt, dass die Bezeichnung FM für unterschiedliche Sachverhalte Verwendung findet.[5]

Eine Interpretation der beiden verwendeten Wörter „Facility“ (englisch für Einrichtungen und Anlagen) sowie „Management“ (bewerkstelligen, herbeiführen, geschickt zu Stande bringen) zeigt zunächst auf, dass es sich um mehr als Gebäudeverwaltung handeln muss.[6]

Die International Facility Management Association (IFMA) definiert 1980: „FM is the practice of coordination the physical workplace with people and work of the organisation. It integrates the principle of business administration, architecture and behavioral and engeneering sciences”. [7]

Der Deutsche Verband für Facility Management e.V. (GEFMA) definiert FM als: „FM ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein anderes bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte (Dienst-) Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört.“ [8]

Unabhängig von den Definitionen wird FM in Deutschland als professionelle Gebäudebewirtschaftung angesehen. Demnach umfasst FM die Konzeption, Planung und dauerhafte Bereitstellung sämtlicher Facilities, termin- und kostengerecht sowie in geforderter Qualität. Zielstellung ist dabei, wie auch aus der folgenden Abbildung ersichtlich ist, einen höheren Nutzen und eine höhere Arbeitsproduktivität im Kerngeschäft zu erreichen, die Wirtschaftlichkeit der Gebäude zu erhöhen sowie die Werterhaltung der Immobilie zu gewährleisten.[9]

Abb. 1: Facility Management[10]