Le petit manuel de la productivité E-Book

Ben Elijah

• Herausgeber: Mardaga
• Kategorie: Ratgeber
• Sprache: Französisch

Seitenzahl: 155

Veröffentlichungsjahr: 2019

Beschreibung

Adoptez de nouveaux réflexes utiles et simples pour être plus productif !

Améliorer sa productivité : c’est le cauchemar de tout entrepreneur, que ce soit au travail ou à la maison. Sur base d’exemples concrets et de diagrammes édifiants, ce Petit Manuel de la productivité vous propose d’adopter huit nouveaux réflexes capables de transformer votre procrastination en productivité, et votre surcharge de travail en sentiment jubilatoire du travail accompli. Au fil des pages et des conseils prodigués, vous apprendrez à adopter des habitudes productives pour faire fondre votre liste de choses « à faire » sans aucun effort.

Avec ses exemples concrets et ses diagrammes édifiants, ce livre de conseils pratiques est parfait pour partir sans craintes à l'assaut de votre liste de choses à faire !

EXTRAIT

J’ai souvent tendance à analyser mes idées à l’excès lorsqu’elles me viennent à l’esprit. Une idée brillante peut me perturber, j’y penserai en long et en large et la laisserai me distraire. Peut-être est-ce aussi votre cas. Cette attitude présente deux inconvénients majeurs :
• Ce n’est ni le moment ni le lieu pour analyser une idée ;
• Votre mémoire peut vous faire défaut.
C’est curieux comme le milieu qui donne naissance à des idées leur est souvent hostile : par la suite, soit elles se perdent à tout jamais, soit, dans le meilleur des cas, il faut vous efforcer de la retrouver. La seule solution consiste à extirper de votre esprit l’idée qui s’y loge, et sans délai. Il est essentiel de prendre l’habitude d’enregistrer tout élément significatif qui se présente à votre esprit et de l’exprimer avec des mots. Cette méthode peut sembler élémentaire, mais elle est plus difficile à mettre en œuvre qu’il n’y paraît. Jetons-y un coup d’œil.

À PROPOS DE L'AUTEUR

Ben Elijah est coach, conférencier et auteur. Il a fait ses débuts dans l’une des plus grandes entreprises technologiques. Après avoir surmonté les défis qu’il décrit dans son livre, il a commencé à travailler avec des individus et des organisations pour les aider à tisser une meilleure relation avec des informations souvent en conflit dans un monde complexe.

Leseprobe

Couverture

Page de titre

À M.T. & P.

REMERCIEMENTS

Je voudrais exprimer ma profonde gratitude à toutes les personnes qui m’ont fait réfléchir à leur productivité, et à la mienne. Sans vous, ce livre n’aurait pas lieu d’être. Je voudrais aussi remercier l’équipe de LID, en particulier Laura, qui a su transposer mes gribouillis incohérents en de magnifiques diagrammes, ainsi que David, qui n’a cessé de me faire penser à vous, lecteurs.

Je tiens ensuite à exprimer mon affection à tous mes proches, dont le soutien infaillible m’a donné le courage d’écrire ce livre.

INTRODUCTION

Si j’ai consacré ces dernières années à réfléchir et à écrire sur la productivité – le fait d’être productif –, c’est parce que ça n’a jamais été mon fort. C’est devenu un problème à partir de la fin de mon adolescence, autant dire depuis que je suis supposé fournir un véritable effort. J’ai une tendance innée à procrastiner : je perdais généralement mes moyens dès qu’il me fallait mener de front plusieurs tâches prioritaires. Sans parler de la façon abominable dont je gérais mon temps. Additionnez le tout et vous obtenez une longue période d’instabilité mentale qui a largement contribué à compliquer mes rapports avec le monde qui m’entoure.

Livré à moi-même, sans les systèmes de soutien que j’ai conçus, je suis probablement bien moins productif que vous ne le serez jamais.

Alors, pourquoi devriez-vous m’écouter ?

J’ai toujours trouvé que les gens qui ont le point de vue le plus intéressant sur un problème sont aussi ceux qui en pâtissent le plus. J’ai tâché de devenir plus productif et je pense y être arrivé. J’aimerais vous expliquer comment. Comparé à la majorité, mon cas était extrême, mais je sais que ce problème affecte aussi d’autres personnes. Le simple fait que vous ayez ce livre entre les mains en est peut-être un premier indice. Je voudrais donner à tout un chacun les connaissances et les outils dont il a besoin pour tisser une meilleure relation avec l’information, et lui faciliter la vie.

À QUOI S’ATTENDRE

Dans ce livre, j’ai décidé d’associer les meilleures théories existantes sur le sujet à quelques idées personnelles, pour obtenir une liste d’habitudes simples, faciles à assimiler et gratifiantes à appliquer.

J’aime réfléchir d’un point de vue systémique aux problèmes tels que la productivité ; comment ils sont liés à la façon dont les individus interagissent avec l’information et le monde qui les entoure. Mais aussi comment ils influent sur leur mode de pensée. C’est pourquoi ce livre ne se contentera pas d’énumérer une série de trucs et astuces vaguement en rapport avec le sujet qui nous intéresse. Il tâchera plutôt de décrire un phénomène qui s’apparente à un système cohérent. J’ai découvert qu’on accordait bien trop d’importance au problème en lui-même, alors que la réflexion devrait surtout se centrer sur la solution à y apporter. Vous verrez que cette vision des choses vous aidera non seulement à devenir plus productif, mais aussi à mieux comprendre la façon dont vous traitez les informations.

LE PROBLÈME

Les gens parlent souvent de surabondance d’informations. Ce n’est pas ça le problème. Si c’était le cas, le simple fait d’entrer dans une bibliothèque se révélerait mortel.

David Allen (coach et spécialiste de la productivité)

Tout comme David Allen, je ne crois pas une seconde que la surabondance d’informations soit en cause. Certes, l’être humain fait face à une invasion d’informations absolument inédite. Cependant, on pourrait faire valoir cet argument à n’importe quel moment de l’histoire ! Depuis l’invention de l’imprimerie et du télégraphe, et probablement depuis l’invention de l’écriture, la quantité d’informations naviguant entre les individus et les groupes n’a cessé de croître de façon exponentielle. Et les personnes qui travaillent dans le domaine de l’information émettent les mêmes plaintes à ce sujet depuis des siècles :

Il n’y a aucun désir de connaissance […] […] nos calculs ont dépassé la conception ; nous avons mangé plus que nous ne pouvons digérer.

Percy Bysshe Shelley (Défense de la poésie, 1821)

Selon moi, la soi-disant abondance d’informations est davantage un blocage à mettre sur le compte de mauvaises décisions – ou d’une absence de décisions – prises au sujet de l’information. Je ne sais pas si c’est à cause de l’incapacité du système éducatif du monde occidental à nous enseigner comment prendre ces décisions, ou si le cerveau n’est pas fiable par nature lorsqu’il s’agit de traiter les informations. Quoi qu’il en soit, lorsque ces décisions se révèlent inappropriées, des problèmes se présentent. J’ai observé trois cas de figure fréquents :

•Les victimes : elles subissent les aléas de la vie et estiment n’avoir aucun contrôle sur la gestion des informations ou de leur temps ;

•Les pointilleux : ils contrôlent tout ce qui les entoure, mais s’adonnent à des tâches sans importance. Si vous avez déjà passé une journée à faire de minuscules modifications dans la disposition de vos meubles ou dans les fichiers de votre ordinateur, vous voyez très bien de quoi je veux parler ;

•Les rêveurs : ils sont dotés d’une imagination débordante quand il s’agit de trouver comment rentabiliser leur temps, mais sont incapables de concrétiser leurs projets. Au lieu de quoi, ils passent d’un projet à l’autre sans faire preuve de la moindre concentration ni application. J’appartenais moi-même à cette catégorie.

La productivité n’équivaut pas à la quantité de tâches que vous êtes capables de mener à bien, à l’intelligence que vous y employez ou à votre capacité à faire tenir une pile d’assiettes tournantes en équilibre. Ce n’est pas non plus l’aptitude à exceller dans un travail que vous détestez. C’est plutôt une question de maîtrise et de perspective : la maîtrise de soi et de ses ressources, et la perspective nécessaire pour juger ce qui importe vraiment et mérite votre attention.

J’entends souvent dire que la quête de productivité est une bataille perdue d’avance. Ou que mes clients et collègues se sont tellement habitués au stress, à la fatigue et au sentiment de courir sans cesse après le temps que l’idée d’un quelconque changement est presque inconcevable. Pire encore, certains brandissent avec fierté leurs boîtes de réception pleines à craquer, leurs agendas surbookés et leur hypertension artérielle. C’est comme s’ils disaient : « Je suis au bout du rouleau, je bosse trop dur… Mais ils ont besoin de moi. » Je voudrais vous prouver que la productivité est un problème résoluble, grâce à un changement de mentalité et d’habitudes. Vous remarquerez la différence lorsque vous commencerez à vous sentir plus efficace. L’efficacité est plus importante que le rendement. Lorsque vous deviendrez efficace, votre rendement s’améliorera naturellement au fur et à mesure que vous travaillerez et maîtriserez les tâches qui vous tiennent à cœur. Pour y parvenir, trois éléments doivent être pris en compte :

•Trouvez un meilleur moyen de traiter l’information ; respectez les capacités et les limites de votre cerveau afin de ne pas vous retrouver paralysé par une tonne de « choses à faire » ;

•Élaborez un système qui vous aide à prendre des décisions concernant les tâches qui méritent votre attention ;

•Prenez la liberté de ne pas tenir compte des deux éléments précédents pour laisser votre créativité s’exprimer, toujours dans l’optique cependant de reprendre le contrôle et d’acquérir de la perspective.

Lorsque ces nouvelles méthodes seront devenues des habitudes, vous gagnerez à la fois en maîtrise et en perspective. Vous commencerez à réagir de manière appropriée aux situations auxquelles vous serez confronté et aux informations que vous recevrez.

COMMENT LIRE CE LIVRE

La plupart des ouvrages sur la productivité sont imaginés dans un esprit pédagogique ; ils sont parfois conçus pour être lus du début à la fin en vous laissant assimiler au fur et à mesure les arguments présentés ; ou bien ils font office de manuels de référence dans lesquels vous piochez le conseil particulier dont vous avez besoin. Bien souvent, les meilleurs guides pratiques ne fonctionnent pas comme des manuels de référence parce que la compréhension d’un concept particulier peut dépendre de la lecture d’un chapitre antérieur du livre. En un rien de temps, vous vous apercevez qu’il faut tout relire depuis le début ! Le contraire est vrai également : les guides de référence sont souvent plus utiles pour fournir des rappels que prodiguer un véritable enseignement.

Ces deux fonctions sont importantes pour tout ouvrage traitant de la productivité. Il est primordial d’apprendre les principes pour pouvoir les appliquer, mais aussi pouvoir s’y référer pour mieux les maîtriser. J’ai tenté de résoudre ce problème en structurant ce livre autour de huit habitudes qui s’assemblent en un seul système. Les habitudes individuelles sont conçues pour être adoptées une par une ou deux par deux au maximum. Ce système vous permettra de transformer progressivement ces habitudes en pratiques quotidiennes.

Chacun des chapitres est structuré autour d’une boucle ; elle se compose des trois éléments inhérents à chaque habitude que vous avez déjà ou que vous aimeriez adopter. Dans la partie « Les déclencheurs », je décrirai les fondements du problème et vous détaillerai les conditions et circonstances qui provoquent l’habitude. Vous serez alors dans une position idéale pour mettre en application les nouvelles tâches quotidiennes décrites dans la partie « La marche à suivre ». Dans « Ce que vous y gagnez », la dernière partie de la boucle, je vous expliquerai pourquoi il est bénéfique d’être conscient de ses habitudes : conscient d’abord de la façon dont le déclencheur est satisfait, mais aussi conscient de la façon dont une habitude peut modeler une habitude ultérieure. En effet, chaque habitude, une fois assimilée, constitue le fondement de l’habitude suivante.

Ne voyez pas trop grand dès le début – il faut du temps pour changer ses vieilles habitudes et en adopter de nouvelles. J’appréhende les habitudes selon un système pour deux raisons. Premièrement, cette méthode offre le moyen de diviser une multitude de concepts à la fois intéressants et complexes en plusieurs unités plus petites et faciles à assimiler. Deuxièmement, parce que les habitudes sont, par définition, des automatismes. J’espère donc que les concepts-clés de la productivité, appliqués sous forme d’habitudes, deviendront eux aussi automatiques, et qu’ils seront déclenchés de façon beaucoup moins consciente que vous l’auriez imaginé.

CRÉER ET CHANGER LES HABITUDES

Nous sommes ce que nous faisons à plusieurs reprises. L’excellence n’est donc pas un acte, mais une habitude.

Aristote

Lorsque j’ai commencé à vouloir améliorer ma productivité, je me suis mis à lire tous les livres possibles sur le sujet ; mais j’ai commis l’erreur de croire que, puisqu’ils semblaient logiques et intelligibles à mes yeux, il me suffirait de claquer les doigts pour en faire un mode de vie. Ça n’a pas marché. Je testais mille méthodes, téléchargeais les derniers logiciels disponibles, et notais parfois quelques signes de progrès, mais j’en demandais trop, trop vite. Peut-être avez-vous vécu la même chose. Je me suis rendu compte que les concepts devaient être assimilés sous la forme d’habitudes, faciles à adopter une par une.

À la fin de son livre Le pouvoir des habitudes, Charles Duhigg décrit comment il a réussi à utiliser le concept de boucle – un déclencheur, une habitude et une récompense – pour analyser les envies irrésistibles qui alimentaient ses propres mauvaises habitudes. Voici les grandes lignes de ce processus :

•Identifiez l’habitude à changer ;

•Instaurez un système de récompenses ;

•Isolez le signal qui déclenche l’habitude ;

•Planifiez le changement, en mettant en place des alarmes et déclencheurs pour anticiper la mauvaise habitude.

Ce livre met autant l’accent sur la construction que sur la modification des habitudes. Pour chaque habitude présentée dans ce livre, j’évoquerai les déclencheurs éventuels, j’analyserai comment les envies irrésistibles, au lieu de vous écarter du droit chemin, peuvent jouer en votre faveur, et j’énumérerai les récompenses sur lesquelles vous pouvez vous concentrer et dont vous profiterez après avoir adopté une habitude. Si vous êtes pétri de mauvaises habitudes, il est temps de suivre ce plan pour en construire de nouvelles :

•Quel comportement voulez-vous adopter ?

•Qu’est-ce que vous y gagnerez ?

•À quelle fréquence devriez-vous l’adopter ?

•Dans quel contexte ?

•Quels signaux pourraient déclencher l’habitude ?

•Quelles sont vos envies à l’apparition de ce signal ? Exemples : la distraction, le progrès, l’ordre, l’accomplissement ;

•Quelle récompense, octroyée par l’habitude, satisfera l’envie ?

HABITUDE 1 : L’ENREGISTREMENT DES IDÉES

LES DÉCLENCHEURS

UNE IDÉE PEUT FRAPPER N’IMPORTE QUAND

Les idées constituent la synthèse d’une nouvelle information et d’informations plus anciennes, déjà stockées dans la mémoire. Elles peuvent survenir à n’importe quel moment, et pas toujours le plus propice. En pleine réunion, vous pourriez très bien avoir une idée de génie ou simplement vous dire qu’il est temps d’acheter de nouveaux rideaux pour la chambre de votre enfant à cause des boutons de manchette rouges portés par le type en face de vous.

Les idées peuvent être utiles à l’instant même, ou être indirectement liées à ce que vous êtes en train de faire. En d’autres mots, elles peuvent être distrayantes tout en étant importantes.

Il existe de nombreuses situations favorables à la formation d’idées nouvelles et de meilleure qualité. Ainsi, lorsque vous jouez ou discutez avec des amis brillants et que vous êtes détendu, votre esprit est probablement moins « crispé » et se prête plus facilement à la formation d’idées. Mais quelle que soit la situation, les idées sont toujours en train de mijoter dans le subconscient, prêtes à entrer en ébullition dans votre esprit conscient et à alerter votre attention. Si vous estimez ne pas avoir le contrôle complet de ce processus, alors vous avez besoin de développer une bonne habitude qui vous aidera à traiter les nouvelles informations que vous produisez.

ENREGISTREZ TOUT

J’ai souvent tendance à analyser mes idées à l’excès lorsqu’elles me viennent à l’esprit. Une idée brillante peut me perturber, j’y penserai en long et en large et la laisserai me distraire. Peut-être est-ce aussi votre cas. Cette attitude présente deux inconvénients majeurs :

•Ce n’est ni le moment ni le lieu pour analyser une idée ;

•Votre mémoire peut vous faire défaut.

C’est curieux comme le milieu qui donne naissance à des idées leur est souvent hostile : par la suite, soit elles se perdent à tout jamais, soit, dans le meilleur des cas, il faut vous efforcer de la retrouver.

La seule solution consiste à extirper de votre esprit l’idée qui s’y loge, et sans délai. Il est essentiel de prendre l’habitude d’enregistrer tout élément significatif qui se présente à votre esprit et de l’exprimer avec des mots. Cette méthode peut sembler élémentaire, mais elle est plus difficile à mettre en œuvre qu’il n’y paraît. Jetons-y un coup d’œil.

La naissance d’une idée est en réalité un processus comportant trois parties distinctes :

1. Avoir une idée ;

2. La faire émerger ;

3. Prendre une décision.

Imaginez des gouttes de pluie qui prennent forme dans un nuage, et qui tombent ensuite sur votre main. Difficile de conserver toutes ces gouttes à la fois dans votre main ; certaines risquent de vous échapper et de tomber au sol.

Certains individus sont capables de jongler avec plus de processus que d’autres. Pourtant, lorsque vous êtes distrait, il est facile de perdre le fil de votre pensée et d’oublier l’information qui vous trottait dans la tête. Vous oubliez ainsi une pensée que vous aviez à l’esprit quelques secondes auparavant. Rien n’est plus frustrant que de ne pas parvenir à se souvenir d’une idée brillante. Ce phénomène s’explique par le fait qu’une idée est parfois nouvelle, pensée pour la première fois, et n’existe donc que dans votre esprit. Ce qui la rend particulièrement volatile. Il m’est même arrivé d’oublier des idées au moment même de décider de ce que j’allais en faire. C’est à en devenir fou ! Lorsque les informations s’accumulent, elles créent un gigantesque désordre qui vous empêche de rassembler vos esprits.

Il semble logique de diviser les trois parties du processus pour en faire des étapes distinctes. Nous avons besoin d’une méthode pour mettre rapidement l’information en lieu sûr afin de pouvoir y revenir. Cette méthode est sûre car l’existence de l’information ne dépend plus de la fragilité de la mémoire humaine.

Ensuite, vous devez être capable de prendre des décisions rapides concernant la nature de l’information et la place qui lui appartient. Examinons ce processus un peu plus en détail.

LA MARCHE À SUIVRE

N’UTILISEZ QU’UN SEUL RÉCEPTACLE

Enregistrez toutes les informations, depuis vos idées à votre liste de tâches, en passant par vos pense-bêtes et vos listes de courses – toutes ces choses que l’on oublie si facilement – en un seul et même endroit. Quel que soit l’endroit que vous avez choisi – un calepin, un téléphone, le dos de votre main – il deviendra votre outil d’enregistrement.

Ne vous préoccupez pas du contrôle de qualité. C’est un obstacle majeur à la prise de notes. Familiarisez-vous plutôt avec l’idée de sauvegarder vos idées les plus anodines au même titre que les plus brillantes. Ce n’est pas votre boulot, lorsqu’une idée vous vient, de décider si elle est bonne ou mauvaise. Si elle a retenu votre attention, c’est une raison suffisante pour en prendre note, et le processus se transformera ainsi plus facilement en automatisme.

Une fois devenue naturelle, l’utilisation de cet outil d’enregistrement créera un climat de confiance dans lequel les idées vous sembleront en sécurité. C’est très important pour que vous vous sentiez enfin autorisé à lâcher prise sur les choses qui vous trottent dans la tête et puissiez vous concentrer sur ce que vous êtes censé faire.

Je reviendrai plus longuement sur le choix des outils par la suite, mais étant donné que vous allez utiliser cet outil d’enregistrement des dizaines de fois par jour, il convient de vous en donner un petit aperçu dès maintenant. Cet outil sera sur vous la plupart du temps et cette intimité implique que vous puissiez l’utiliser avec aisance. Il n’existe pas de méthode idéale en la matière, mais comme l’enregistrement des idées survient généralement dans une situation riche en informations et limitée dans le temps, vous estimerez sans doute qu’un calepin ou un dictaphone fera l’affaire. Omniprésent, votre smartphone peut lui aussi être le support idéal pour prendre des notes. Il est important d’expérimenter plusieurs outils avant de trouver celui que vous pourrez utiliser régulièrement avec aisance. Cependant, une fois votre choix fait, tâchez de vous y tenir.

L’ITINÉRAIRE DE L’INFORMATION