Lexware lohn + gehalt® training E-Book

Danuta Ratasiewicz

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Lexware Training
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 380

Veröffentlichungsjahr: 2026

Beschreibung

Dieses Trainingsbuch von Danuta Ratasiewicz führt Sie systematisch durch Ihre Lexware Software und zeigt Ihnen detailliert, wie Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung ganz einfach selbst erstellen und sicher verwalten. Leicht verständliche Texte und farbige Abbildungen führen Sie durch das Programm und erläutern Ihnen alle wichtigen Funktionen. Das Buch ist perfekt auf den Aufbau der Lohn- und Gehaltssoftware abgestimmt und ist optimal als begleitende Kursunterlage, aber auch als Handbuch für den täglichen Einsatz geeignet. Das Wichtigste auf einen Blick: - Einstieg in die Software mit den wichtigsten Funktionen und digitalen Schnittstellen - Erfassung aller notwendigen Stammdaten - Durchführung der monatlichen Lohnabrechnung - Übermittlung von Daten an Krankenkassen und Finanzamt - Durchführung des Zahlungsverkehrs und verbuchen in der Finanzbuchhaltung - Durchführung des Monatsabschlusses und Wechsel in den Folgemonat - Korrekturen abgerechneter Monate - Jeder Schritt wird durch farbige Abbildungen, praktische Übungen und kleine Wissenstest nachvollziehbar - Für Lexware lohn + gehalt standard/plus/pro/premium - Rechtsstand zum 01.01.2026  

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

InhaltsverzeichnisHinweis zum UrheberrechtmyBook+ImpressumAbkürzungsverzeichnisAnleitung zum Trainingsablauf1 Einstieg in die Programmbedienung1.1 Programmvarianten1.2 Programmbedienung1.2.1 Startseite mit Titelleiste und Boxen1.2.2 Menüleiste und »Mein Lexware«1.2.3 Hauptnavigation1.2.4 Assistenten1.3 Lexware scout1.4 Softwareaktualität1.5 Datensicherung – Backup1.5.1 Allgemeine Informationen zur Datensicherung1.5.2 Datensicherung durchführen1.6 Datenrücksicherung1.6.1 Allgemeine Informationen zur Datenrücksicherung1.6.2 Datenrücksicherung durchführen1.7 Rechnerwechsel1.8 Onlinehilfen, Lexware Know-how, HotlinePraktische Übungen zu Kapitel 1Wissenstest zu Kapitel 12 Schnittstellen für die digitale Kommunikation2.1 ELSTER2.1.1 ELSTER-Zertifikat beantragen2.1.2 ELSTER-Zertifikat mit Lexware lohn+gehalt verknüpfen2.1.3 ELSTER-Schnittstelle nutzen2.2 Lexware meldecenter2.2.1 Benutzerkonto anlegen2.2.2 Benutzer anmelden und Lexware meldecenter aktivieren2.2.3 Lexware meldecenter aufrufen und nutzen2.2.4 Antwortzentrale aufrufen2.3 ELStAMWissenstest zu Kapitel 23 Arbeitgeber anlegen3.1 Firmenstammdaten komplettieren3.2 Firmenassistenten starten (standard/plus)3.2.1 Allgemeines3.2.2 Finanzamt3.2.3 Sozialversicherung3.2.4 Softwarewechsel3.2.5 Meldeverfahren3.2.6 Betriebsdaten3.2.7 Berufsgenossenschaft3.2.8 Arbeitszeit3.2.9 Betriebliche Altersvorsorgung3.2.10 Sonstiges3.3 Firmenassistenten starten (pro/premium)3.3.1 Allgemein3.3.2 Finanzamt Lohnsteuer3.3.3 Rechnungswesen3.3.4 Sozialversicherung3.3.5 Sonstiges – Option »Schwerbehindertenanzeige«3.4 Firmenassistenten beenden, PIN BG ergänzen3.5 Firmendaten ändern und drucken3.6 Testfirma aktivieren3.7 Betriebsstätten erfassen3.8 Wechsel zwischen den Firmen3.9 Firma löschenPraktische Übungen zu Kapitel 3Wissenstest zu Kapitel 34 Wichtige Programmeinstellungen und Optionen4.1 Kontenverwaltung4.1.1 Kontenverwaltung in Lexware lohn+gehalt standard/plus4.1.2 Lexware lohn+gehalt pro/premium4.1.3 Buchungsliste4.2 Berufsgenossenschaft aktuelle Firma4.3 Gesetzliche Rechengrößen Bundesländer4.4 Feiertage4.5 Krankenkassenangaben allgemein4.5.1 Krankenkassen aktivieren4.5.2 Umlagesätze U1 und U24.5.2.1 Umlageverfahren U14.5.2.2 Umlageverfahren U24.5.3 Krankenkassendaten drucken4.6 Krankenkassenangaben aktuelle Firma4.6.1 Einstellungen zur Umlage U14.6.2 Geschäftsstelle der Krankenkasse und Restschuld4.6.3 Zahlungsart für Beitragsschuld4.7 Weitere Programmeinstellungen und Optionen4.7.1 Firmenbankkonten verwalten4.7.2 Berufsgenossenschaft allgemein4.7.3 Fusionen von Berufsgenossenschaften4.7.4 Fusionen von Krankenkassen4.7.5 Versorgungswerke4.7.6 Durchschnittslohn4.7.7 Gruppenunfallversicherung4.7.8 Dienstleister in der Entgeltabrechnung4.7.9 Kostenstellen4.7.10 Kostenträger (nur pro/premium)4.7.11 Schwerbehindertenabgabe (nur pro/premium)Praktische Übungen zu Kapitel 4Wissenstest zu Kapitel 45 Arbeitnehmer anlegen – Eintritt5.1 Stammdaten komplettieren5.2 Persönliche Stammdaten erfassen5.2.1 Persönliche Angaben5.2.1.1 Personalnummer5.2.1.2 Schwerbehinderung (nur pro/premium)5.2.2 Geburtsdatum und Geschlecht5.2.3 Bankverbindung und Zahlungsart5.2.4 Firma5.2.4.1 Eintrittsdatum5.2.4.2 Organisatorische Zuordnung5.2.5 Verlinkungen zu Dokumenten (nur pro/premium)5.3 Abrechnungsrelevante Stammdaten erfassen5.3.1 Status der Beschäftigung5.3.2 SV-Meldeangaben5.3.3 Angaben zur Tätigkeit5.3.4 Sozialversicherung und Krankenkasse5.3.4.1 Besonderheiten bei der Kranken- und Pflegeversicherung5.3.4.2 Besonderheiten bei der Rentenversicherung5.3.4.3 Umlagepflicht U1/U25.3.5 Elterneigenschaft/Kinder5.3.6 Steuerdaten5.3.6.1 Steueridentifikationsnummer5.3.6.2 Einstellungen zur pauschalen Kirchensteuer5.3.7 Arbeitszeit5.3.8 Gefahrtarifstelle bei der Berufsgenossenschaft5.3.9 Vorträge beim unterjährigen Eintritt5.3.10 Weitere Angaben und Urlaubsanspruch5.4 Personalmanager5.4.1 Umgang mit dem Personalmanager5.4.2 Personalstammdaten im lfd. Monat ändern5.4.3 Ausdrucken der Personalstammdaten5.5 Meldewesen beim Eintritt5.5.1 Meldungen für die Sozialversicherung5.5.1.1 Anmeldung wegen Eintritt – Meldung 10, 20 oder 405.5.1.2 Anmeldung im DaBPV-Verfahren5.5.2 Meldungen für steuerliche Zwecke5.5.2.1 ELStAM-Verfahren initiieren5.5.2.2 ELStAM-Anmeldung beim Eintritt5.6 WiedereintrittPraktische Übungen zu Kapitel 5Wissenstest zu Kapitel 56 Minijobber anlegen – Eintritt6.1 Stammdaten komplettieren6.2 Persönliche Stammdaten erfassen6.3 Abrechnungsrelevante Stammdaten erfassen6.3.1 Status der Beschäftigung6.3.2 SV-Meldeangaben6.3.3 Tätigkeit6.3.4 Sozialversicherung und Krankenkasse6.3.4.1 Minijob und Krankenversicherung6.3.4.2 Besonderheiten in der Rentenversicherung6.3.4.3 Arbeitslosen- und Pflegeversicherung beim Minijob6.3.4.4 Umlagepflicht U1/U26.3.4.5 Minijob-Zentrale und eAU-Verfahren6.3.5 Elterneigenschaft/Kinder6.3.6 Steuerdaten6.3.6.1 Versteuerung nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen6.3.6.2 Pauschsteuer mit 2 %6.3.6.3 Pauschale Versteuerung mit 20 %6.3.6.4 Einstellungen zur pauschalen Kirchensteuer bei Minijob6.3.7 Mehrere Minijobs mit und ohne Hauptbeschäftigung6.3.7.1 Mehrere Minijobs mit Hauptbeschäftigung6.3.7.2 Mehrere Minijobs ohne Hauptbeschäftigung6.3.8 Arbeitszeit6.3.9 Gefahrtarifstelle bei der Berufsgenossenschaft6.3.10 Vorträge beim unterjährigen Eintritt6.3.11 Weitere Angaben und Urlaubsanspruch6.4 Personalmanager6.5 Meldewesen beim Eintritt6.5.1 Meldungen für die Sozialversicherung6.5.2 Meldungen für steuerliche Zwecke6.6 WiedereintrittPraktische Übung zu Kapitel 6Wissenstest zu Kapitel 67 Lohnarten verwalten7.1 Eigenschaften der Lohnarten7.2 Lohnartengruppen7.2.1 Laufendes Arbeitsentgelt7.2.1.1 Besonderheit: Prozentuelle Zuschläge7.2.1.2 Besonderheit: Kürzung7.2.1.3 Besonderheit: Berechnung der Steuer7.2.2 Einmalzahlungen7.2.3 VWL7.2.4 Geldwerte Vorteile7.2.5 Netto Be- und Abzüge7.2.6 Dienstfahrzeug7.2.7 Betriebliche Altersvorsorge7.3 Eigenschaften einer Lohnart ändern7.4 Neue Lohnart als Kopie anlegen7.5 Lohnarten kontieren7.6 Lohnartenliste druckenPraktische Übung zu Kapitel 7Wissenstest zu Kapitel 78 Lohnabrechnung erstellen8.1 Jahresübersicht und Einzelabrechnung allgemein8.1.1 Aufruf der Einzelabrechnung8.1.2 Erweiterung der Ansicht bei Teilmonaten8.1.3 Lohnarten ein-/ausblenden und positionieren8.2 Laufendes Arbeitsentgelt und Einmalzahlungen8.3 Vermögenswirksame Leistungen (VWL)8.4 Detaillierte Stundenerfassung8.4.1 Manuelle Stundenerfassung8.4.2 Übernahme Arbeitszeiten aus den Stammdaten8.4.3 Stundenerfassung in pro/premium8.5 Erfassen von Vorträgen8.5.1 Vorträge aus Fremdfirmen8.5.2 Vorträge »Eigene Firma«8.6 Vorschau und Aufbau der Lohnabrechnung8.6.1 Abschnitt »Stammdaten«8.6.2 Abschnitt »Abrechnungsdaten«8.6.3 Abschnitt »Abwesenheiten« und Hinweistext8.6.4 Abschnitt »Steuer/Sozialversicherung«8.6.5 Abschnitt »Jahreswerte, Netto und Auszahlungsbetrag«8.7 Abrechnungsassistent8.7.1 Einstieg in den Abrechnungsassistenten8.7.2 Mitarbeiterauswahl8.7.3 Bezüge erfassen8.7.4 Berichte auswählen und ausgebenPraktische Übung zu Kapitel 8Wissenstest zu Kapitel 89 Dienstfahrzeug als geldwerter Vorteil9.1 Fahrzeugbewertung mit 1-%-Methode9.2 Dienstfahrzeugassistent9.3 Besonderheiten Dienstfahrzeug und E-Bike9.3.1 Pauschale Versteuerung Fahrten Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte9.3.2 E-Bike9.3.3 Elektrofahrzeuge und BuchungslistePraktische Übung zu Kapitel 9Wissenstest zu Kapitel 910 Betriebliche Altersvorsorge (bAV)10.1 Vertragsform der bAV10.2 Steuerrechtliche Behandlung des bAV-Vertrags10.3 Aufbringung der Beiträge zum bAV-Vertrag10.3.1 Vollständig durch den Arbeitgeber finanzierte Beiträge10.3.2 Vollständig durch den Arbeitnehmer finanzierte Beiträge10.3.3 Pflichtzuschuss des Arbeitgebers bei Entgeltumwandlung10.3.3.1 Spitzabrechnung10.3.3.2 Pauschaler Zuschuss 15 % des Umwandlungsbetrags10.3.3.3 Pflichtzuschuss als Betrag oder Null10.4 Zusätzliche Angaben und Besonderheiten10.5 Empfängerdaten und Zahlungsart10.6 Verwalten der bAV-Verträge10.7 Einmalzahlungen und bAV10.8 Arbeitgeberförderung des bAV-VertragsPraktische Übung zu Kapitel 10Wissenstest zu Kapitel 1011 Typische Fehlzeiten erfassen11.1 Urlaub11.1.1 Erholungsurlaub11.1.2 Sonderurlaub11.1.3 Direkteingabe und Korrektur des Urlaubs11.2 Krankheit11.2.1 Krankheit zu Beginn der Beschäftigung11.2.2 Krankheit mit Lohnfortzahlung11.2.3 Vorerkrankungsanfrage11.2.4 Krankheit nach Ablauf der Entgeltfortzahlung11.2.5 Assistent für Krankengeld – EEL-Meldung11.3 Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung11.3.1 Allgemeines über das eAU-Verfahren11.3.2 eAU-Anforderung erstellen und versenden11.3.3 eAU-Antwort der Krankenkasse11.3.4 eAU-Verfahren – Archiv11.4 U1-Umlageverfahren – Erstattungsantrag11.5 Mutterschutz und U2-UmlageverfahrenPraktische Übung zu Kapitel 11Wissenstest zu Kapitel 1112 Berichte und Bescheinigungen12.1 Berichte12.2 Bescheinigungen12.2.1 Bescheinigungen in Papierform12.2.2 Elektronische BescheinigungenWissenstest zu Kapitel 1213 Beitragsnachweise erstellen13.1 Theorie der Beitragsvorfälligkeit13.2 Beitragsnachweis-Assistent13.2.1 Einstieg in den Beitragsnachweis-Assistenten13.2.2 Voraussichtliche Bezüge erfassen13.2.3 Beitragsnachweise festschreiben13.2.4 Berichte auswählen und ausgeben13.3 Beitragsnachweise via Lexware meldecenter versenden13.4 Restbeitrag aus Vormonaten nachvollziehen13.5 Restbeitrag bei SoftwarewechselPraktische Übung zu Kapitel 13Wissenstest zu Kapitel 1314 Zahlungsverkehr durchführen14.1 Assistent für den Zahlungsverkehr14.1.1 Dateiexport – Datenträger14.1.2 Online-Banking14.2 Zahlungen wiederholenPraktische Übung zu Kapitel 14Wissenstest zu Kapitel 1415 Monatswechsel durchführen15.1 Sendestatus15.2 Checkliste vor dem Monatswechsel15.3 Vorträge in den Folgemonat15.4 Besonderheit in Lexware financial office – Buchungsliste15.5 Monatswechsel zurücksetzen16 Korrekturen abgeschlossener Monate16.1 Korrekturmodus aktivieren16.2 Mitarbeiterstammdaten korrigieren16.3 Abrechnungsdaten korrigieren16.4 Korrekturen im Vorjahr16.5 KorrekturberichtePraktische Übung zu Kapitel 1617 Austritt eines Mitarbeiters17.1 Austrittsdatum und Austrittsgrund17.2 Entgelte im Austrittsmonat17.3 Resturlaubsanspruch und Urlaubsabgeltung17.4 Meldewesen beim Austritt17.4.1 Abmeldung von der Sozialversicherung17.4.2 Abmeldung vom DaBPV-Verfahren17.4.3 Abmeldung vom Lohnsteuerverfahren17.4.3.1 ELStAM-Abmeldung17.4.3.2 Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung17.4.4 Arbeitsbescheinigung BA-BEAPraktische Übung zu Kapitel 17Wissenstest zu Kapitel 1718 Monatliche Abrechnungsroutine – der rote Faden19 Jahresabschluss – Jahreswechsel19.1 Arbeitnehmerbezogene Jahresabschlussarbeiten19.1.1 Lohnsteuerjahresausgleich19.1.1.1 Beurteilung des Arbeitgebers19.1.1.2 Beurteilung der Arbeitnehmer19.1.2 Resturlaub prüfen, Urlaubsanspruch anpassen19.1.3 Jahreslohnsteuerbescheinigung übermitteln19.1.4 Jahresmeldung zur Sozialversicherung19.1.5 Mitteilung bzgl. Versteuerungsart bAV19.1.6 Prüfung KV/PV-Pflicht im Folgejahr19.2 Arbeitgeberbezogene Jahresabschlussarbeiten19.2.1 Lohnsteueranmeldung19.2.2 Meldungen für die Berufsgenossenschaft19.2.2.1 Lohnnachweis19.2.2.2 UV-Jahresmeldung 9219.2.2.3 Abfrage Stammdatendienst BG19.2.3 Feststellung Umlagepflicht U119.2.4 Prüfung Feiertage19.2.5 Schwerbehindertenanzeige19.2.5.1 Lexware lohn+gehalt pro/premium19.2.5.2 Lexware lohn+gehalt standard/plusWissenstest zu Kapitel 1920 Digitale Prüfungen im Lohnbereich20.1 Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)20.2 Digitale Lohnsteuerschnittstelle (DLS)Wissenstest zu Kapitel 20Literaturempfehlung – Theorie der Lohn-/GehaltsabrechnungIhre Online-Inhalte zum Buch: Exklusiv für Buchkäuferinnen und Buchkäufer!Stichwortverzeichnis

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[1]

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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.de abrufbar.

Print:

ISBN 978-3-648-18636-7

Bestell-Nr. 00409-0013

ePub:

ISBN 978-3-648-18637-4

Bestell-Nr. 00409-0102

ePDF:

ISBN 978-3-648-18638-1

Bestell-Nr. 00409-0160

Danuta Ratasiewicz

Lexware lohn + gehalt® training

13. aktualisierte und neu bearbeitete Auflage, März 2026

© 2026 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Munzinger Str. 9, 79111 Freiburg

www.haufe.de | [email protected]

Produktmanagement: Dipl.-Kfm. Kathrin Menzel-Salpietro

Lektorat: Hans-Jörg Knabel

Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die der Vervielfältigung, des auszugsweisen Nachdrucks, der Übersetzung und der Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen, vorbehalten. Der Verlag behält sich auch eine Nutzung des Werks für Text und Data Mining im Sinne von § 44b UrhG vor. Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit.

Sofern diese Publikation ein ergänzendes Online-Angebot beinhaltet, stehen die Inhalte für 12 Monate nach Einstellen bzw. Abverkauf des Buches, mindestens aber für zwei Jahre nach Erscheinen des Buches, online zur Verfügung. Ein Anspruch auf Nutzung darüber hinaus besteht nicht.

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Abkürzungsverzeichnis

AG

Arbeitgeber

AN

Arbeitnehmer

AU

Arbeitsunfähigkeit

AV

Arbeitslosenversicherung

bAV

betriebliche Altersvorsorge

BBG

Beitragsbemessungsgrenze

BG

Berufsgenossenschaft

BZSt

Bundeszentralamt für Steuern

DEÜV

Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung

DaBPV

Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung

DLS

Digitale Lohnsteuerschnittstelle

DRV

Deutsche Rentenversicherung

DV

Direktversicherung

eAU

elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

EEL

Entgeltersatzleistung (z. B. EEL-Bescheinigung)

EStG

Einkommensteuergesetz

ELStAM

elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

euBP

elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

ev

evangelisch

GF-Grenze

Geringfügigkeitsgrenze

GKV

gesetzliche Krankenversicherung

GTS

Gefahrtarifstelle

JAE

Jahresarbeitsentgelt

JAEG

Jahresarbeitsentgeltgrenze

KiSt

Kirchensteuer

KK

Krankenkasse

KV

Krankenversicherung

LSt

Lohnsteuer

LStB

Lohnsteuerbescheinigung

LStR

Lohnsteuer-Richtlinien

LStDV

Lohnsteuer-Durchführungsverordnung

PKiSt

pauschale Kirchensteuer

PLSt

pauschale Lohnsteuer

PV

Pflegeversicherung

rk

römisch-katholisch

RV

Rentenversicherung

SFN

Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge

Steuer-ID

Steueridentifikationsnummer

SolZ

Solidaritätszuschlag

SV

Sozialversicherung

SvEV

Sozialversicherungsentgeltverordnung

TzBfG

Teilzeit- und Befristungsgesetz

UV

Unfallversicherung

U1

Umlage 1

U2

Umlage 2

VWL

vermögenswirksame Leistung

Anleitung zum Trainingsablauf

Diese Trainingsunterlage begleitet Sie beim Erstellen einer Entgeltabrechnung mit dem Programm Lexware lohn+gehalt. Hierbei folgen die Kapitel der Systematik des Programms und führen Sie praxisorientiert vom Erfassen aller wichtigen Stamm- und Bewegungsdaten über die Ausgabe einer kompletten Lohnabrechnung bis hin zu den Jahresabschlussarbeiten.

Im Fokus dieser Trainingsunterlage steht die Bedienung der Software. Der teils komplexe theoretische Hintergrund kann nur ansatzweise angesprochen werden. Zu vielen Themen erhalten Sie daher zusätzlich, unterstützend und kostenlos weitere Dokumente – Checklisten, Formulare, GKV-Rundschreiben usw. – zum Abruf auf mybook.haufe.de.

Die Zugangsdaten zur digitalen Plattform finden Sie auf der letzten Buchseite. Durch gesetzliche Änderungen kann sich das Programm auch unterjährig ändern. Auch hierzu erhalten Sie Informationen auf myBook+. Die Buchinhalte wurden auf Basis des Softwarestands vom August 2025 erstellt.

Falls Sie ein absoluter Einsteiger in die Thematik der Entgeltabrechnung sind, beachten Sie die Literaturempfehlung am Ende des Buchs.

Die Darstellungen in der Trainingsunterlage wurden mit der Lexware lohn+gehalt in der Version pluserstellt. Das Buch kann jedoch auch für die Programmversionen Lexware lohn+gehalt

standard,

professional bzw.

premium

verwendet werden. Auf die Abweichungen zwischen standard/plus und pro/premium wird in den Kapiteln gesondert verwiesen.

Folgende Begriffe und Bezeichnungen werden im Text und direkt in der Software abwechselnd benutzt; sie bedeuten aber das Gleiche:

Arbeitgeber = Firma = Mandant

Arbeitnehmer = Mitarbeiter = Beschäftigter

Noch vor 20 Jahren spielte sich die komplette Entgeltabrechnung auf dem Papier ab. Damals konnte man während einer Schulung ohne Einschränkungen mit erfundenen Daten arbeiten, sie erfassen und auswerten lassen. Die Testabrechnungen blieben in den Händen der Lernenden. Heutzutage basiert ein Entgeltabrechnungsprogramm auf der digitalen Kommunikation mit den Behörden (Sozialversicherungsträger, Finanzverwaltung). Das Programm prüft ständig die Echtheit und Plausibilität der Daten und verhindert wirksam fehlerhafte Meldungen und Berichte. Was für die Praxis ein Segen ist, entpuppt sich während der Lernphase, in der mit fiktiven, erfundenen Daten gearbeitet wird, als Stolperstein. Während der praktischen Umsetzung der in der Trainingsunterlage beschriebenen Inhalte, müssen Sie kompromissbereit sein, da nicht alles so darstellbar ist, wie die theoretischen Vorgaben es vorsehen. Bitte haben Sie auch Verständnis dafür, dass nicht alle beschriebenen Themen und Situationen entsprechend bebildert werden können. Die Abbildungen basieren auf Daten verschiedener Firmen/Arbeitgeber, bei denen es sowohl Test- als auch Echtdaten gibt. Die sensiblen Echtdaten wurden verfremdet oder versteckt. Deshalb passen die einzelnen Darstellungen oft nicht zueinander.

Für die Durchführung einer Entgeltabrechnung werden die gleichen Informationen an verschiedenen Stellen benötigt. Um unnötige Wiederholungen zu vermeiden, enthält das Buch sehr viele Querverweise auf andere Kapitel. Wenn Sie mit der Print-Version arbeiten, empfehle ich, klassische Lesezeichen zu verwenden. Die Trainingsunterlage kann nur eine begrenzte Anzahl an Abbildungen enthalten. Daher macht es Sinn, parallel zu den Beschreibungen das Programm zu bedienen. Alle erforderlichen Arbeitsschritte werden in der logischen Reihenfolge ihrer praktischen Anwendung dargestellt. Am besten arbeiten Sie die Kapitel nacheinander und lückenlos durch. Falls es einzelne Themen oder Inhalte gibt, die Sie beim Einstieg vorerst überspringen können, erhalten Sie einen Hinweis darauf. Ein Beispiel dafür ist das optionale Kapitel 4.7 »Weitere Programmeinstellungen und Optionen«.

Zur Verständnisprüfung und Vertiefung der erworbenen Kenntnisse finden Sie am Ende der einzelnen Kapiteln Übungen und Wissenstests. Die Lösungen sind von myBook+ abrufbar.

Danuta Ratasiewicz

P. S. Die Aktualisierung und Neugestaltung dieser Trainingsunterlage habe ich 2025 von meinem langjährigen Fachkollegen und eigentlichen Autor Claus-Jürgen Conrad übernommen. Ich danke der Familie von Herrn Conrad und dem Verlag für Ihr Vertrauen.

1 Einstieg in die Programmbedienung

1.1 Programmvarianten

Bereits in der Anleitung zum Trainingsablauf wurde erwähnt, dass es vier verschiedene Varianten der Software Lexware lohn+gehalt gibt, die alle als sog. Desktoplösungen programmiert sind.

Sie unterscheiden sich geringfügig im Funktionsumfang und folglich auch im Preis, aber vor allem dadurch, ob es sich um Einzelplatz- (ein Nutzer) oder Netzwerklösungen (mehrere Nutzer) handelt.

Seit einigen Jahren bietet Lexware auch eine cloudbasierte Lösung an, die in der Trainingsunterlage nicht vorgestellt wird. Der Grund dafür sind wesentliche Unterschiede im Aufbau, in der Optik und im Funktionsumfang. Weitere Informationen bzgl. der Cloud-Lösung finden Sie unter www.lexware.de.

myBook+

Eine übersichtliche, tabellarische Aufstellung der Unterschiede zwischen den vier Programmversionen können Sie von myBook+ herunterladen. Die Datei heißt: »Produktvergleich.pdf«.

Tipp

TestfirmaAlle Lexware-Programme sind mandantenfähig. Das bedeutet, dass Sie damit mehrere Firmen/mehrere Mandaten abrechnen können. Nutzen Sie die Mandantenfähigkeit und legen Sie grundsätzlich mind. eine Test-/Übungsfirma an. In der Testfirma können Sie gefahrlos üben und diese – wenn sie nicht mehr benötigt wird – einfach löschen. Wie Sie eine neue Firma anlegen, erfahren Sie in Kapitel 3 »Arbeitgeber anlegen«.

1.2 Programmbedienung

Tipp

Bevor Sie mit der Lektüre beginnen, sollte die Software bereits installiert und gestartet sein. So können Sie die beschriebenen Inhalte besser nachvollziehen. Das Programm wird mit den Daten einer Musterfirma ausgeliefert, die dafür gut geeignet sind.

Lexware lohn+gehalt bietet grundsätzlich mehrere Navigationsmöglichkeiten:

Startseitedirekt über die blaue Startseite mit den weißen Boxen oder

über die sog. Hauptnavigation oder

ganz klassisch über die Menüleiste.

Für die Beschreibung der Aufrufe von Programmfunktionen wurde in der Trainingsunterlage der Weg über die Menüleiste gewählt. Befehle, Schaltflächen und Funktionsbeschreibungen sind fett gedruckt dargestellt. Die Schreibweise Datei > Neu > Mitarbeiter steht für den Funktionsaufruf über einen Menüpunkt (hier: »Datei«), ein Untermenü (hier: »Neu«) und anschließend die Funktion selbst (hier: »Mitarbeiter«).

Tipp

Die Menüleiste und Mein Lexware (am rechten Rand oben) enthalten alle im Programm verfügbaren Funktionen. Die Startseite oder die Hauptnavigation stellen alternative Bedienmöglichkeiten dar, enthalten aber nur eine Auswahl aus der Gesamtheit aller Funktionen und Befehle. Sie ermöglichen allerdings einen kürzeren/schnelleren Weg zum Ziel und sind perfekt, wenn man sich in der Software bereits gut auskennt.

1.2.1 Startseite mit Titelleiste und Boxen

StartseiteDie oberste Zeile der Startseite nennt sich Titelleiste. In der Titelleiste sehen Sie immer

mit welcher Produktvariante Sie arbeiten (z. B. standard, plus etc.),

in welcher Firma und

in welchem Abrechnungsmonat sich die Software aktuell befindet.

Abb. 1.3 in Kapitel 1.2.2 »Menüleiste und ›Mein Lexware‹« zeigt, dass

»Lexware lohn+gehalt plus« im Einsatz ist,

die gewählte Firma Blumenwiese GmbH heißt und

diese sich im Abrechnungsmonat Februar 2025 befindet.

Bitte beachten!

Unabhängig davon, ob Sie eine oder mehrere Firmen angelegt haben, können Sie sie nicht alle gleichzeitig öffnen. Sie rechnen immer nur eine, die aktuell ausgewählte Firma ab. Der Wechsel zwischen den Firmen erfolgt über den Menüpunkt Datei > Firma wechseln (s. Kapitel 3.8 »Wechsel zwischen den Firmen«) oder über die Hauptnavigation (s. Kapitel 1.2.3 »Hauptnavigation«).

Je nach Produktvariante gibt es auf der Startseite kleine optische Unterschiede.

In Lexware lohn+gehalt pro/premium sehen Sie zunächst eine Einstiegsseite (Zentrale), über die man zur eigentlichen Startseite gelangt:

Abb. 1.1:

① Einstiegsseite (Zentrale) mit dem Aufruf der Startseite in Lexware lohn+gehalt

pro/premium

.

monatliche AbrechnungsroutineDie eigentliche Startseite von Lexware lohn+gehalt enthält 8 durch eine Linie miteinander verbundene Boxen, die den möglichen Ablauf einer monatlichen Abrechnungsroutine darstellen. Die Boxen auf der Startseite verfügen über eine Mouse-over-Funktion, die weitere, vorerst unsichtbare Befehle anzeigt (s. Abb. 1.4, ③). Der monatlichen Abrechnungsroutine ist im Rahmen einer praktischen Zusammenfassung aller in der Trainingsunterlage vermittelten Inhalte das komplette Kapitel 18 »Monatliche Abrechnungsroutine – der rote Faden« gewidmet. Dort kommen die praktischen Boxen der Startseite zur Anwendung.

An manchen Stellen im Programm gibt es Schaltflächen, die sich wie »Wechselschalter« verhalten. Sie tragen einen ganz bestimmten Namen – z. B. [Ansicht erweitern]. Klickt man darauf, wird die entsprechende Ansicht erweitert und gleichzeitig die Funktion umformuliert. Jetzt heißt die Schaltfläche [Ansicht verkleinern]. Ein konkretes Beispiel für einen »Wechselschalter« finden Sie u. a. in Kapitel 8.1.2 »Erweiterung der Ansicht bei Teilmonaten«, Abb. 8.6, ⑨.

Die Startseite kann modular durch weitere Funktionsaufrufe in Textform ergänzt werden. Das Generieren eigener weißer, quadratischer Schaltflächen ist jedoch auf diesem Weg nicht möglich.

Abb. 1.2:

① Auswahl der Option für zusätzliche Programmfunktionen auf der Startseite und Festlegen der zusätzlichen Funktionen ②.

1.2.2 Menüleiste und »Mein Lexware«

Unterhalb der Titelleiste befindet sich die Menüleiste. Wie bereits erwähnt, enthält sie dank zahlreicher Untermenüs die gesamte Auswahl an Funktionen. Ihre Auflistung stellt quasi das Inhaltsverzeichnis der Software dar. Viele Funktionsnamen sind selbsterklärend. Am rechten Rand der Menüleiste finden Sie einen besonderen Menüpunkt »Mein Lexware«, der sich nicht auf die Lohnabrechnung selbst, sondern auf die Programmtechnik (Updates, Lizenzen, Remotezugriff etc.) bezieht.

Beispiel 1.1 – Umgang mit der Menüleiste

Der Menüpfad Datei > Drucken > Personalliste ermöglicht, wie der Name schon sagt, den Aufruf einer Personalliste, die alle aktuell erfassten Arbeitnehmer beinhaltet. Alternativ zu einer Vorschau auf dem Bildschirm können Sie diese auch ausdrucken oder als PDF oder Excel-Datei speichern.

Abb. 1.3: ① Titelleiste der Startseite mit Informationen zur Programmvariante, zur aktuell geladenen Firma und zum aktuellen Abrechnungsmonat/-jahr. ② Menüleiste mit dem Menüpunkt Datei, dem Untermenü Drucken und der Funktionsauswahl Personalliste.

1.2.3 Hauptnavigation

Alternativ kann man das Programm auch über die sog. Hauptnavigation bedienen. Hier finden Sie jedoch nur eine eingeschränkte Auswahl der wichtigsten Funktionen und Befehle. Die aktuell ausgewählte Firma ist an oberster Stelle innerhalb einer Liste in der Hauptnavigation zu sehen. Per Klick auf das Pfeilsymbol neben dem Firmennamen kann man zu einer anderen Firma/einem anderen Arbeitgeber wechseln, insofern sie/er angelegt und vorhanden ist.

Abb. 1.4:

① Die Hauptnavigation und Auswahl einer Programmfunktion ②. Dabei zu sehen ist auch die Bedienung über die weißen Schaltflächen mit Mouse-over-Funktionen ③.

Tipp

Solange Sie noch wenig Erfahrung mit Lexware lohn+gehalt haben, sollten Sie das Programm aus didaktischen Gründen über die Menüleiste bedienen. Die Hauptmenüleiste enthält weitere Untermenüs mit vielen auf den ersten Blick versteckten Funktionen. Nur so lernen Sie den vollen Umfang der Software kennen. Mit mehr Routine können Sie später die kürzeren Wege nutzen – z. B. die weißen Boxen der Startseite oder die Navigationsleiste oder die sehr knapp gehaltene Symbolleiste.

1.2.4 Assistenten

Ein Alleinstellungsmerkmal von Lexware lohn+gehalt sind die anwenderfreundlichen Assistenten. Wird eine bestimmte Funktion gewählt, z. B. die Stammdatenerfassung eines neuen Arbeitnehmers, erfolgen die Eingaben mithilfe eines Assistenten, der Sie durch mehrere Seiten/Karteien über die Schaltfläche [Weiter >] lotst, bis Sie Ihre Eingaben speichern können.

Abb. 1.5:

Navigieren innerhalb eines Assistenten. Auf der letzten Seite steht statt

[Abbrechen]

die Funktion

[Speichern]

zur Verfügung.

1.3 Lexware scout

Lexware scoutDer gute Geist von Lexware lohn+gehalt ist der im Hintergrund immer aktive Lexware scout, den Sie am unteren linken Rand der Startseite finden. Erüberprüft Ihre Eingaben auf Plausibilität und Vollständigkeit, und schützt Sie dadurch vor fehlerhaften Abrechnungen.

Der Lexware scout lässt sich auch jederzeit über den Menüpfad Extras > Lexware Scout – Abrechnungsdaten prüfen aufrufen.

Abb. 1.6:

Beachten Sie die Inhalte in den Klammern: Lexware scout hat sowohl ein Problem (1) festgestellt als auch einen Hinweis (1) geliefert.

Lexware scout, identifizierte ProblemeStellt Lexware scout Probleme fest, werden diese mit Lösungsvorschlägen gelistet und müssen lückenlos abgearbeitet werden. Sonst ist nur ein eingeschränktes Arbeiten mit dem Programm möglich (z. B. wird die Durchführung eines Monatswechsels blockiert, bis das festgestellte Problem vom Anwender gelöst wurde). Um die Liste anzuzeigen, klicken Sie auf »Alle Probleme anzeigen« (rote Umrandung in Abb. 1.6).

Abb. 1.7:

① Lexware scout beschreibt den Fehler und schlägt eine mögliche Lösung vor. ② Über »Korrigieren« gelangt man an die Stelle im Programm, wo der Fehler behoben werden kann. In diesem Fall sind es die Abrechnungsdaten des Arbeitnehmers Stefan Müller im Monat Januar 2025.

Lexware scout, HinweiseAuch den wohlgemeinten Hinweisen sollte man folgen und die Einwände prüfen. Die Hinweise lassen sich allerdings einfach nur deaktivieren, da sie ggf. unzutreffend sind.

Beispiel 1.2 – Umgang mit Hinweisen in Lexware scout

Lexware scout stellt fest, dass ein Minijobber im Monat Juni mehr als die Geringfügigkeitsgrenze i. H. v. 556 € (Stand 2025, ab 2026 603 €) verdient hat und gibt dazu einen passenden Hinweis. Minijobber dürfen aber unter bestimmten Voraussetzungen schwankend und in einzelnen Monaten mehr als diese Grenze verdienen. Sind die Voraussetzungen erfüllt (was nur der Anwender nach sorgfältiger Prüfung wissen kann!), ist der Hinweis unberechtigt und kann deaktiviert werden.

myBook+

Die »bestimmten Voraussetzungen« und alle weiteren gesetzlichen Grundlagen und Informationen rund um Minijobs finden Sie auf myBook+ im Dokument »Geringfügigkeits-Richtlinien 05.01.2026.rtf«.

1.4 Softwareaktualität

regelmäßiges UpdateLexware lohn+gehalt ist ein von den Sozialversicherungsträgern geprüftes und zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm. Die regelmäßigen Updates, die im Internet bereitgestellt werden, garantieren die Aktualität der gesetzlichen Berechnungsgrundlagen.

Die Updates sorgen auch für die Aktualität der Schnittstellen zu den Servern der Finanzverwaltung (ELSTER-Modul) und den Sozialversicherungsträgern (sog. Lexware meldecenter), die bei der digitalen Kommunikation mittlerweile zwingend sind.

Bitte beachten!

Ohne aktive Internetverbindung ist das Durchführen einer vollständigen Lohn-/Gehaltsabrechnung heutzutage nicht mehr möglich.

Standardmäßig gibt es im Programm die Einstellung, dass

die Suche,

das Herunterladen und

das Installieren etwaiger Updates

automatisch erfolgen. Diese Einstellung kann unter Mein Lexware > Nach Updates suchen > Einstellungen geändert werden (s. Abb. 1.8). In der Regel im Oktober bzw. November eines Jahres wird ein sog. Jahresupdate zur Installation angeboten. Erst mit dem Jahresupdate ist in Lexware lohn+gehalt ein Wechsel ins Folgejahr möglich.

Tipp

Jedes Update erhöht die Programmversion. Die aktuell installierte Programmversion finden Sie im Menüpunkt ? > Info. Die online verfügbare Beschreibung aller aktuellen Neuerungen erreichen Sie ebenfalls über den Menüpunkt ? > Neues in dieser Version.

Möchten Sie die standardmäßigen Einstellungen ändern oder die Suche nach Updates manuell anstoßen, gehen Sie auf Mein Lexware > Nach Updates suchen > Jetzt suchen am oberen rechten Rand der Startseite.

Abb. 1.8:

① Mit der Schaltfläche

[Jetzt suchen]

wird die Verbindung zum Lexware-Server aufgebaut und die Suche nach der aktuellen Version der Software gestartet. ② Über

[Einstellungen]

kann die Art der Aktualisierung von »automatisch« auf »manuell« oder umgekehrt geändert werden.

Gefundene Updates werden tabellarisch gelistet, können heruntergeladen und anschließend – sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt – installiert werden.

1.5 Datensicherung – Backup

1.5.1 Allgemeine Informationen zur Datensicherung

DatensicherungJede Eingabe, die Sie in Lexware lohn+gehalt tätigen, wird entweder sofort oder nach einer gesonderten Aufforderung im Datenverzeichnis des Programms gespeichert.

Um sich vor dem Verlust dieser Daten durch Festplattencrashs, Diebstähle, Brände etc. zu schützen, ist es notwendig, die Datenbestände zusätzlich auf mind. einem separaten Speichermedium zu sichern.

Tipp

Sprechen Sie am besten mit Ihrem IT-Fachpartner über die für Ihr Unternehmen optimale technische Lösung für die Sicherung der Lexware-Daten. Wichtig ist, dass Sie die Sicherung nach jeder Sitzung mit dem Programm durchführen. Sind z. B. komplizierte Korrekturen in Abrechnungen notwendig, ist es ratsam, auch davor eine Sicherung durchzuführen. Aus Erfahrung wird außerdem empfohlen, die Lexware-Daten unabhängig von der Sicherung des gesamten Netzwerks durchzuführen. Das erleichtert Ihnen den Umgang mit einer Datenrücksicherung, falls diese notwendig sein sollte (s. Kapitel 1.6 »Datenrücksicherung«).

Zusätzlich steht Ihnen die Möglichkeit einer Datensicherung in der Cloud zur Verfügung. Für diesen kostenpflichtigen Lexware-Service müssen Sie sich unter dem Menüpunkt Datei > Datensicherung > Datensicherung Online Center anmelden.

MonatswechselLexware lohn+gehalt führt in den Versionen standard und plus automatisch beim Monatswechsel eine Datensicherung durch. Dies ist im Menüpunkt Extras > Optionen so hinterlegt.

In den Versionen professional und premium wird der Anwender nur beim Beenden des Programms auf die Notwendigkeit der Datensicherung aufmerksam gemacht, aber nicht vor dem Monatswechsel!

Bitte beachten!

Datenverlust ist eine sehr teure Angelegenheit. Unterschätzen Sie dies nicht und gehen Sie sorgsam mit den Daten um.

Grundsätzlich gilt: »Kein Backup – kein Mitleid!«

Datensicherung, Unterschiede in ProduktvariantenFolgende Hinweise bzgl. der Datensicherung und ihrer Unterschiede in den Produktvarianten sind zu beachten:

Lexware lohn+gehalt standard/plus

Lexware lohn+gehalt pro/premium

Der Name der Sicherungsdatei beginnt mit dem Kürzel LG, danach folgen

Versionsnummer,

Datum und

Uhrzeit der Datensicherung.

Die Datei hat das Format ZIP.

Der Name der Sicherungsdatei beginnt mit dem Kürzel LxOffice, danach folgen

Datum und

Uhrzeit der Datensicherung.

Die Datei hat das Format ZIP.

Beispiel:

LG2952_250801_163214.zip

Beispiel:

LxOffice20250801_163214.zip

In der Sicherungsdatei werden immer alle Firmen und alle Jahre gesichert.

Es gibt die Wahl zwischen einer Gesamtsicherung (in einer Datei werden alle Firmen und alle Jahre gesichert) und einer Firmensicherung (in einer Datei wird eine einzelne, ausgewählte Firma mit allen Jahren gesichert).

Eine Rücksicherung dieser Datei in Lexware lohn+gehalt pro/premium ist nicht möglich.

Eine Rücksicherung dieser Datei in Lexware lohn+gehalt standard/plus ist nicht möglich.

Bei jeder Sicherung wird immer eine neue, komplette und stark komprimierte Sicherungsdatei erstellt. »Komplett« bedeutet, dass der gesamte Datenbestand vom ersten Tag der Softwarenutzung bis »heute« in der Datei enthalten ist. Ältere Sicherungsdateien können also nach einiger Zeit gelöscht werden, um Speicherplatz freizugeben.

1.5.2 Datensicherung durchführen

DatensicherungDatensicherung, durchführenDie Datensicherung wird über den Menüpunkt Datei > Datensicherung > Sicherung aufgerufen. Auf der 2. Seite des Sicherungsassistenten können Sie über die Schaltfläche [Durchsuchen] das Zielverzeichnis auswählen. Im Feld »Bemerkung« kann optional eine Notiz (z. B. »Vor Korrektur Fehlzeiten Meier«) hinterlegt werden. Sie erleichtert später die Suche nach der richtigen Sicherungsdatei, falls eine Rücksicherung notwendig ist.

Abb. 1.9:

① Das Verzeichnis für die Sicherung wählen und optional eine Bemerkung hinterlegen ②.

1.6 Datenrücksicherung

1.6.1 Allgemeine Informationen zur Datenrücksicherung

DatenrücksicherungEine Datenrücksicherung ist immer dann erforderlich, wenn die Daten einen Schaden erlitten haben, z. B. bei einem Absturz des PCs. Ein anderer Grund kann die Notwendigkeit sein, die Daten auf einem anderen PC aufzurufen, auf dem Lexware lohn+gehalt ebenfalls installiert ist (s. Kapitel 1.7 »Rechnerwechsel«). Manchmal ist die Datenrücksicherung auch die einzige Möglichkeit einen Fehler während der Programmbedienung rückgängig zu machen.

Beispiel 1.3 – Verfrühter Monatswechsel

Der programmtechnische Monatswechsel wurde versehentlich zu früh durchgeführt – nicht alle Abrechnungen waren zu diesem Zeitpunkt komplett fertig. Sie können den verfrühten Monatsabschluss nur über eine sofortige Datenrücksicherung rückgängig machen.

Bitte beachten!

Bei einer Rücksicherung werden alle bestehenden Daten durch die Sicherungsdatei ersetzt.

Alle zwischenzeitlich durchgeführten Ergänzungen oder Änderungen gehen verloren!

Arbeiten mehrere Nutzer mit dem Programm und/oder wird sogar das Lexware financial office (mit Fakturierung und Buchhaltung) genutzt, birgt die Rücksicherung der Daten das Risiko, dass dabei – versehentlich – die Daten der anderen Programmteile verloren gehen.

Nutzer von Lexware lohn+gehalt pro/premium können die Rücksicherung auf die aktuell aktive Firma einschränken (Firmenrücksicherung). Die Nutzer von Lexware lohn+gehalt standard/plus haben diese Möglichkeit nicht.

Bevor Sie eine Datenrücksicherung mit einem älteren Bestand einlesen, führen Sie immer eine Datensicherung mit dem Zustand »jetzt« durch. Entpuppt sich die Rücksicherung als ein Fehler, haben Sie immer noch den Zustand »jetzt« in der Hinterhand. Dieser muss natürlich auch auf dem Weg der Rücksicherung eingelesen werden. Das ist sozusagen eine never ending story…

1.6.2 Datenrücksicherung durchführen

DatenrücksicherungDatenrücksicherung, durchführenÜber den Menüpunkt Datei > Datensicherung > Rücksicherung kann ein älterer Stand der Daten wiederhergestellt werden. Standardmäßig wird dabei die Datei der letzten Datensicherung vorgeschlagen. Soll ein anderer Datenstand wiederhergestellt werden, gelangen Sie über die Schaltfläche [Durchsuchen] (s. Abb. 1.10, ①) zur Liste der weiteren Sicherungsdateien und können dort den passenden Datenbestand auswählen. Dabei orientieren Sie sich am Datum und an der Uhrzeit der Sicherung oder an der eigenen »Bemerkung«, die Sie beim Erstellen der Sicherungsdatei hinterlegt haben; z. B. »Vor Korrektur Fehlzeit Meier« (s. Abb. 1.10, ②).

Abb. 1.10:

① Den Speicherort und die passende Sicherungsdatei auswählen, ggf. Bemerkung beachten ②.

In Lexware lohn+gehalt pro/premium werden alle Datensicherungen bereits auf der 2. Seite »Auswahl Sicherung« als Liste dargestellt (s. Abb. 1.11, ①). Unter »Weitere Informationen« (rote Umrandung in Abb. 1.11) können Sie herausfinden, ob es sich bei der Sicherung um eine Einzelfirmensicherung oder um eine Gesamtsicherung des Datenbestands handelt.

Auf der 3. Seite »Auswahl der Rücksicherung« haben Sie im Fall einer Gesamtsicherungsdatei die Möglichkeit, einzelne Firmen für die Rücksicherung auszuwählen.

Abb. 1.11:

① Liste der letzten Sicherungsdateien. ② Kennzeichnung, ob es sich um eine Firmen- oder um eine Gesamtsicherung handelt.

1.7 Rechnerwechsel

RechnerwechselEine besondere Form der Sicherung und Rücksicherung hängt mit dem Rechnerwechsel zusammen. Dafür steht Ihnen sogar eine separate Funktion zur Verfügung, die Sie über den Menüpunkt Datei > Rechnerwechsel > Datenbestand sichern aufrufen können.Damithaben Sie die Möglichkeit, eine vollständige Datensicherung inkl. ELSTER-Zertifikat zu erstellen. Auf dem neuen PC führt Sie der Weg Datei > Rechnerwechsel > Datenbestand rücksichern zur Rücksicherung dieser Daten.

Selbstverständlich muss die Software auf dem neuen PC in der aktuellen Version bereits installiert sein.

1.8 Onlinehilfen, Lexware Know-how, Hotline

Das Programm verfügt über umfangreiche kostenfreie Hilfefunktionen sowohl zu den Eingaben in den Dialogfeldern als auch zu allen Themen rund um die Lohnabrechnung. Alle Hilfen sind über

den letzten Menüpunkt »?« oder

Mein Lexware > Online Support oder

an manchen Stellen durch Drücken der F1-Taste oder

über das in Abb. 1.12 abgebildete Symbol aufrufbar.

Abb. 1.12:

Symbol zum Aufruf von Programmhilfen.

Darüber hinaus steht Ihnen das ebenfalls kostenfreie Anwenderforum zur Verfügung, zu dem Sie über den Menüpunkt ? > Lexware Forum gelangen. Das Lesen der Beiträge anderer Lexware-Nutzer im Forum ist immer möglich. Um selbst Fragen stellen zu können, müssen Sie sich allerdings in wenigen Schritten registrieren.

Sollten Sie bei der Lösung eines Problems trotz der umfangreichen Hilfen nicht weiterkommen, können Sie die kostenpflichtige Hotline von Lexware kontaktieren (Mein Lexware > Online Support; ans Ende der Seite scrollen):

Abb. 1.13:

Rote Umrandung: Zugang zu den Telefonnummern der Lexware-Hotline. Achtung! Teilweise kostenpflichtig!

Praktische Übungen zu Kapitel 1

Übung

Fahren Sie mit der Maus über alle Menüs und Untermenüs und stellen Sie fest, ob die Namen der Menüpunkte für Sie selbsterklärend sind. Notieren Sie fünf bis sechs Menüpunkte, bei denen Sie sich unter den darin genannten Funktionen nichts vorstellen bzw. die Sie sich intuitiv nicht erklären können.

Achten Sie darauf, ob diese vorerst »unklaren« Menüpunkte im Verlauf dieser Trainingsunterlagen erläutert werden.

Vergewissern Sie sich, ob es für Ihr Lexware lohn+gehalt ein neues Update gibt.

Führen Sie eine Datensicherung durch. Legen Sie zuvor auf der Festplatte Ihres Computers im Verzeichnis C:\Lexware einen neuen Ordner »Datensicherung Lexware-Schulung« an.

Prüfen Sie, ob Lexware scout Probleme feststellt bzw. Hinweise bringt. Stoßen Sie die Prüfung manuell an.

Stellen Sie fest, welche Telefonnummer die Installationsberatung hat und mit welchen Kosten ein Anruf bei dieser Hotline verbunden ist.

Wissenstest zu Kapitel 1

Beantworten Sie die folgenden Fragen:

1.

Wie viele Firmen/Mandaten können mit Lexware lohn+gehalt verwaltet werden?

2.

Wie geht man als Anwender damit um, wenn Lexware scout »Hinweise« anzeigt?

3.

An welcher Stelle im Programm kann man prüfen, welche Versionsnummer aktuell installiert ist?

4.

Ist es mit Lexware lohn+gehalt möglich, ein bestimmtes Abrechnungsjahr zu sichern?

5.

Wie oft bzw. unter welchen Umständen sollen Abrechnungsdaten gesichert werden?

myBook+

Die Antworten auf den Wissentest finden Sie als digitale Extras auf myBook+.

2 Schnittstellen für die digitale Kommunikation

Damit Sie mit der Software künftig Löhne und Gehälter abrechnen können, müssen Sie zunächst die Voraussetzungen für die digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung und den Sozialversicherungsträgern erfüllen.

Bitte beachten!

Solange Sie mit der Software nur Testabrechnungen durchführen, ist es nicht notwendig und programmtechnisch auch nicht möglich, die Inhalte dieses Kapitels vollständig umzusetzen. Die digitale Kommunikation erfordert nämlich plausible Identifizierung und Authentifizierung der Nutzer. Das ist nur mit echten Daten möglich!

Informieren Sie sich trotzdem, auch wenn nur theoretisch, was für eine echte Abrechnung in der Hinsicht getan werden muss.

2.1 ELSTER

2.1.1 ELSTER-Zertifikat beantragen

ELSTER-ZertifikatELSTER-SchnittstelleDie digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung erfolgt über die ELSTER-Schnittstelle. Sie wird im Rahmen der Updates regelmäßig aktualisiert und damit aktiv (nutzbar) gehalten (s. Kapitel 1.4 »Softwareaktualität«).

Um die Schnittstelle in der Praxis nutzen zu können, benötigt der Arbeitgeber (bzw. das Lohnbüro, das im Auftrag des Arbeitgebers die Abrechnungen durchführt) im Vorfeld ein Benutzerkonto und ein ELSTER-Zertifikat. Beide können über die Internetseite https://www.elsteronline.de/eportal beantragt werden. Beim ELSTER-Zertifikat handelt es sich der Regel um eine passwortgeschützte Datei (Zertifikatsdatei). Sie hat die Endung *.pfx. Das Zertifikat wird durch die Vergabe eines individuellen Passworts geschützt, das vom Antragsteller festgelegt wird.

Tipp

Speichern Sie die Zertifikatsdatei an einem ganz bestimmten (keinem zufälligen!) Ort auf Ihrer Festplatte und sichern Sie sie zusätzlich auf einem externen Speichermedium. Merken Sie sich beide Speicherorte. Das Zertifikat kann auch zusätzlich lexwareseitig gespeichert werden (s. Abb. 2.2, ④). Sollten Sie Ihr ELSTER-Passwort vergessen, muss das Zertifikat erneut beantragt werden. Die Finanzverwaltung sieht keine Möglichkeit für eine Wiederherstellung des Passworts vor.

ELSTER-Zertifikat, SignaturkarteELSTER-Zertifikat, SicherheitsstickAlternative Zertifikatsformen sind ein Sicherheitsstick bzw. ein Signaturkarte, auf die hier nicht weiter eingegangen wird, da sie eher selten sind. Signaturkarten werden von Lexware lohn+gehalt nicht unterstützt.

ELSTER-Zertifikat, verlängernDas ELSTER-Zertifikat muss alle drei Jahre verlängert werden. Daran werden Sie rechtzeitig sowohl vom Programm als auch per E-Mail durch das ELSTER-Portal erinnert.

Tipp

Das ELSTER-Zertifikat wird auch für die betriebliche Buchhaltung bzw. Übermittlung diverser Steuererklärungen benötigt. Vergewissern Sie sich, ob der Arbeitgeber (die Firma) bereits ein solches, gültiges Zertifikat besitzt, damit Sie nicht unnötig den Registrierungsvorgang starten.

Pro Arbeitgeber/Firma wird nämlich nur ein Zertifikat benötigt und kann übergreifend für alle steuerlichen Angelegenheiten, darunter auch für die Lohn-/Gehaltsabrechnungen, genutzt werden.

Falls das Unternehmen noch kein gültiges Zertifikat hat, achten Sie im Registrierungsvorgang darauf, ein sog. »Organisationszertifikat« zu beantragen.

Bitte beachten!

Falls Sie als Lohnbüro für Kunden/Mandaten die Abrechnungen durchführen, verwenden Sie für die Kommunikation Ihr eigenes Zertifikat stellvertretend für alle Ihre Kunden/Mandanten.

2.1.2 ELSTER-Zertifikat mit Lexware lohn+gehalt verknüpfen

ELSTER-ZertifikatELSTER-SchnittstelleELSTER-Schnittstelle, einrichtenÜber den Menüpfad Extras > ELSTER > ELSTER konfigurieren (Lexware lohn+gehalt pro/premium: Extras > ELSTER konfigurieren) öffnen Sie den Assistenten zum Einrichten der ELSTER-Schnittstelle.

Seite des Assistenten »Datenübermittler«

Hier tragen Sie die allgemeinen Angaben zu dem Unternehmen ein, das der Eigentümer der Zertifikatsdatei ist und die Daten an die Finanzverwaltung versendet.

Seite des Assistenten »ELSTER Zertifikat«

An erster Stelle steht Ihnen die Schaltfläche [Zertifikat beantragen oder registrieren] zur Verfügung, falls Sie die Beantragung nicht über das ELSTER-Portal, wie in Kapitel 2.1.1 »ELSTER-Zertifikat beantragen« beschrieben, vorgenommen haben (s. Abb. 2.2, ①).

Verfügen Sie bereits über das Zertifikat, wählen Sie über die Schaltfläche [Durchsuchen] die gespeicherte Zertifikatsdatei *.pfx aus (s. Abb. 2.2, ②). Des Weiteren können Sie an dieser Stelle Ihr individuelles Passwort dauerhaft hinterlegen, sodass es nicht bei jeder Nutzung der ELSTER-Schnittstelle erneut abgefragt wird (s. Abb. 2.2, ③).

Abb. 2.2:

① Zertifikat für die ELSTER-Übermittlung erstmalig beantragen,

falls noch nicht geschehen

. ② Durchsuchen der Festplatte nach dem Ablageort für eine bereits beantragte, erhaltene und gespeicherte Zertifikatsdatei (Endung *.pfx). ③ Passworteingabe mit der Möglichkeit einer dauerhaften Hinterlegung (Speicherung des Passworts). ④ Lexware-interne, zusätzliche Speicherung des ELSTER-Zertifikats.

3.   Seite des Assistenten »Proxy-Einstellungen«

Weitere Einstellungen sind nur dann erforderlich, wenn der Datenversand aus einem Firmennetzwerk heraus über spezielle Kanäle erfolgen soll. Hier müssen bestimmte Ports für die Kommunikation freigegeben werden. An dieser Stelle ist eine Rücksprache mit der IT-Abteilung des Arbeitgebers notwendig.

2.1.3 ELSTER-Schnittstelle nutzen

ELSTER-SchnittstelleVerarbeitungsprotokollLohnsteuerbescheinigungWurde die ELSTER-Schnittstelle eingerichtet, liegen steuerlich melderelevante Gründe vor (z. B. Austritt eines Arbeitnehmers mit Versand der LSt-Bescheinigung) und ist die ELSTER-Schnittstelle aktuell, kann der Arbeitgeber mit der Finanzverwaltung elektronisch kommunizieren. Über diese Schnittstelle werden LSt-Anmeldungen und -Bescheinigungen versendet sowie im Anschluss Verarbeitungsprotokolle abgeholt.

Lohnsteuerbescheinigung, versendenLohnsteueranmeldung, versendenDer Versand erfolgt über den Menüpfad Extras > ELSTER > Elektronische Lohnsteueranmeldung (oder Lohnsteuerbescheinigung) > Versand.

Abb. 2.3: Extras > ELSTER > Elektronische Lohnsteueranmeldung

(oder

Lohnsteuerbescheinigung

)

 > Versand

. Die Abbildung betrifft Lexware lohn+gehalt

standard/plus

. In Lexware lohn+gehalt

pro/premium

ist der Pfad identisch, nur der Menüpunkt

Extras

sieht anders aus.

Auf der 2. Seite »Optionen« des Versandassistenten besteht die Möglichkeit, eine Vorschau der anstehenden Übermittlung aufzurufen und die Inhalte zu prüfen.

Abb. 2.4:

Versand von LSt-Anmeldungen. ① LSt-Anmeldung Februar wird

erstmalig

versendet. LSt-Anmeldung Januar wird

berichtigt

versendet; ② Vorschau der zu übermittelnden Daten.

ELSTER-HistorieELSTER-ZentraleLexware meldecenter, AntwortzentraleWird der Versand abgebrochen, werden die Dokumente temporär in der Antwortzentrale (Lexware lohn+gehalt standard/plus) bzw. in der ELSTER-Zentrale (Lexware lohn+gehalt pro/premium)im Reiter »ELSTER offene Vorgänge« gespeichert und können von dort aus jederzeit verschickt werden. Nach der Versendung werden sie im Reiter »ELSTER-Historie« gelistet (s. Abb. 2.5, rote Umrandung).

In Lexware lohn+gehalt standard/plus gibt es eine »zusammenfassende« Antwortzentrale, die über den Menüpfad Extras > Antwortzentrale geöffnet wird. Sie enthält sowohl die ELSTER-relevanten (steuerrelevanten) als auch die meldecenter-relevanten (sozialversicherungsrelevanten) Reiter.

In Lexware lohn+gehalt pro/premium gibt es nur für die ELSTER-relevanten Meldungen eine »ELSTER-Zentrale«, die über den Menüpfad Extras > ELSTER-Zentrale geöffnet wird. Sie enthält nur zwei ELSTER-relevante Reiter, die in Abb. 2.5 rot umrandet sind.

Abb. 2.5:

Antwortzentrale mit den Elster-relevanten Reitern »ELSTER-offene Vorgänge« und »ELSTER-Historie« in Lexware lohn+gehalt

standard/plus

. ① Filterung der Firmen. ② Einschränkung der Anzeige auf die entsprechende Steuerart (hier: die Lohnsteueranmeldung). ③ Einschränkung der Anzeige auf das Kalenderjahr (hier: 2025). ④ Die gemeldeten Zeiträume (hier: monatlich von März bis Juni 2025). ⑤ Datum und Uhrzeit der elektronischen Übermittlung. ⑥ Die Möglichkeit, Inhalte der jeweiligen Übermittlung anzuzeigen (Vorschau, Ausdruck, Speicherung als PDF).

2.2 Lexware meldecenter

Lexware meldecenterDas Lexware meldecenter ist ein kostenloses Zusatzprogramm bzw. eine Schnittstelle zur Unterstützung der gesicherten Internetkommunikation zwischen Arbeitgebern und den Annahmestellen der Sozialversicherungsträger. Um diese Schnittstelle einzurichten, brauchen Sie als Erstes – falls noch nicht vorhanden! – ein (Benutzer-)Konto bei Lexware.

2.2.1 Benutzerkonto anlegen

Lexware meldecenterÜber den Menüpfad Mein Lexware > Mein Konto gelangen Sie auf die Lexware-Homepage, wo Sie ein Benutzerkonto angelegen können. Folgen Sie einfach den dortigen Anweisungen und merken Sie sich Ihre Benutzerdaten.

2.2.2 Benutzer anmelden und Lexware meldecenter aktivieren

Lexware meldecenterLexware meldecenter, Benutzerkonto anlegenAnschließend melden Sie sich wieder im Programm über Mein Lexware > Meine Services als Benutzer an (s. Abb. 2.6, ①). Unter den Services finden Sie an der zweiten Stelle die Zusatzleistung Lexware meldecenter. Klicken Sie darauf (s. Abb. 2.6, ②).

Abb. 2.6:

① Bevor die genannten Services genutzt werden können, müssen Sie sich als registrierter Lexware-Benutzer anmelden (im Screenshot ist die Anmeldung der Autorin bereits erfolgt). ② Aktivierung des Lexware meldecenters.

Tipp

Bleiben Sie als Benutzer dauerhaft angemeldet; das erleichtert Ihnen die Programmbedienung.

Lexware meldecenter, aktivierenUm das Lexware meldecenter zu aktivieren (s. Abb. 2.7), lesen Sie den AV-Vertrag und bestätigen Sie dies ①. Wird ein grünes Symbol angezeigt ②, war die Aktivierung erfolgreich. Ansonsten steht Ihnen grundsätzlich eine kostenfreie Supporttelefonnummer zur Verfügung ③.

Abb. 2.7:

① AV-Vertrag wurde zur Kenntnis genommen und akzeptiert. ② Lexware meldecenter wurde aktiviert. ③ Supporttelefonnummer, falls bei der Aktivierung Hilfe benötigt wird.

2.2.3 Lexware meldecenter aufrufen und nutzen

Lexware meldecenterLexware meldecenter, aufrufenDas Erfassen von Stamm- und/oder Abrechnungsdaten (s. die nachfolgenden Kapitel) führt dazu, dass diverse Meldungen programmseitig zum Versand vorbereitet werden. Um den Versand vorzunehmen, rufen Sie das Lexware meldecenter im Menü Extras > meldecenter Sozialversicherung > Sendeassistent auf (s. Abb. 2.8, rote Umrandung). Unterhalb des Sendeassistenten sehen Sie die Namen der Meldungen, die an die Sozialversicherungsträger (Krankenkasse, Bundesagentur für Arbeit, Berufsgenossenschaften) übermittelt werden. Dazu gehören u. a. Beitragsnachweise, Sozialversicherungsmeldungen, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) usw.

Abb. 2.8: Extras > meldecenter Sozialversicherung > Sendeassistent

und

weitere Untermenüs

für verschiedene Meldungen mit jeweils einer eigenen Prüfliste ① und einem eigenen Archiv ②. Funktion zum Abholen von Verarbeitungsprotokollen nach erfolgtem Versand von Meldungen③.

Lexware meldecenter, SendeprotokollLexware meldecenter, ArchivLexware meldecenter, PrüflisteFür jede Übermittlung steht Ihnen eine Prüfliste zur Verfügung, in der die jeweils aufbereitete Meldung mit den wichtigsten Inhalten in verkürzter Form dargestellt wird (s. Abb. 2.8, ①). Nach erfolgtem Versand wird die Prüfliste geleert und der Vorgang im Archiv in Form eines Sendeprotokolls abgelegt (s. Abb. 2.8, ②).

Bitte beachten!

Über das Lexware meldecenter werden auch Arbeitsbescheinigungen (BA-BEA) und A1-Bescheinigungen (Entsendungen) verschickt. Die beiden Bescheinigungsformen haben allerdings ihre eigenen Archive, und zwar an dieser Stelle im Programm, an der die Bescheinigungen für den Versand vorbereitet werden: im Menüpunkt Extras. Mehr zum Thema »Arbeitsbescheinigung (BA-BEA)« erfahren Sie in Kapitel 17.4.4 »Arbeitsbescheinigung BA-BEA«.

Beispiel 2.1 – Verschiedene Meldungen im meldecenter

Beim Eintritt eines Mitarbeiters bereitet das Programm eine Sozialversicherungsmeldung mit Meldegrund 10 zum Versand vor.

Nach dem Erfassen der Fehlzeit »Mutterschutz« bereitet das Programm einen Erstattungsantrag U2 zum Versand vor.

Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten bereitet das Programm zwei Meldungen an die Berufsgenossenschaft zum Versand vor (Meldung 92 und Lohnnachweis).

myBook+

Eine Auflistung aller möglichen Meldegründe im DEÜV-Verfahren finden Sie auf myBook+ im Dokument »Meldegründe DEÜV.rtf«.

Tipp

Die Prüfliste ermöglicht das Erkennen von Fehlern, die vor der Datenübermittlung bereinigt werden müssen. Deshalb sollten Sie die Prüfliste immer durchlaufen und ggf. Abrechnungs- oder Stammdaten nachpflegen.

Wurden vom Programm mehrere gleichartige Meldungen aufbereitet (z. B. mehrere SV-Anmeldungen aufgrund des Eintritts mehrerer Arbeitnehmer), können Sie diese vor dem Versand nicht selektieren. Sie werden alle auf einmal versendet. Aus diesem Grund sollten Sie nie die Vorschau der Prüfliste auf nur einen einzigen Arbeitnehmer einschränken. Damit laufen Sie Gefahr, dass ­ungeprüfte und fehlerhafte Meldung mitversendet werden.

Sie sollen wissen, dass in der Prüfliste nur die Meldungen der geöffneten Firma dargestellt werden, die den aktuellen Abrechnungszeitraum betreffen. Beim Monatswechsel werden Sie mittels eines Sendestatus gewarnt, falls programmseitig aufbereitete Meldungen noch nicht versendet wurden. Gehen Sie der Warnung nicht nach und versenden Sie die Meldungen nicht, werden diese unwiderruflich verworfen. Dazu gehören z. B. die Beitragsnachweise und die SV-Meldungen. Die Erstattungsanträge U1/U2 werden erst nach dem zweiten Monatswechsel verworfen. Weitere Informationen diesbezüglich finden Sie in Kapitel 15.1 »Sendestatus«.

Bitte beachten!

Lexware scout kann viele, aber nicht alle möglichen Fehler erkennen (s. Kapitel 1.3 »Lexware scout«). Letztendlich ist der Sachbearbeiter, also Sie selbst, für die Korrektheit der erfassten und übermittelten Daten verantwortlich. Für Ihre Arbeit gelten die beiden Devisen: »nach bestem Wissen und Gewissen« und »nach sorgfältiger Prüfung«. Werden im Nachhinein Fehler festgestellt, sind diese zu korrigieren. Nach einer Korrektur bereitet Lexware lohn+gehalt Stornierungen und neue Meldungen zum Versand mit dem Sendeassistenten vor.

2.2.4 Antwortzentrale aufrufen

Lexware meldecenterLexware meldecenter, AntwortzentraleLexware meldecenter, Antwortzentrale aufrufenLexware meldecenter, Rückmeldungen SozialversicherungsträgerLexware meldecenter, VerarbeitungsprotokollÜber das Lexware meldecenter erfolgt nicht nur der Versand der digitalen Dokumente, sondern auch das Abholen der Verarbeitungsprotokolle und in vielen Fällen von Rückmeldungen seitens der Sozialversicherungsträger mit wichtigen Inhalten, die auf einem gemeinsamen Kommunikationsserver bereitgestellt werden.

Um die Verarbeitungsprotokolle und ggf. die Rückmeldungen abzuholen, folgen Sie dem Menüpfad Extras > meldecenter Sozialversicherung > Abholen vom meldecenter (s. Abb. 2.8, ③).

Daraufhin wird die Abholung gestartet, der Bildlaufbalken zeigt den Fortschritt:

Abb. 2.9:

Abruf der Verarbeitungsprotokolle mit dem Fortschrittsbalken (5 von 5).

Ob die Sendungen erfolgreich übermittelt wurden oder ein Fehler vorliegt, erkennt man am Status der Verarbeitungsprotokolle:

Abb. 2.10:

① Verarbeitungsprotokoll mit einer fehlerfreien Verarbeitung für einen Erstattungsantrag U1/U2, der bei einer Ersatzkasse gestellt wurde. ② Für die Übermittlung in der zweiten Zeile liegt das Verarbeitungsprotokoll nicht vor.

Bitte beachten!

Erfolgt die Abrechnung mit Lexware lohn+gehalt für mehrere Firmen/Arbeitgeber, werden hier alle Verarbeitungsprotokolle »mandantenübergreifend« gelistet, unabhängig davon, in welcher Firma man gerade aktiv ist.

Den gleichen Vorgang führen Sie später erneut durch (s. Tipp), um die Rückmeldungen mit konkreten Inhalten zu erhalten.

Tipp

Was »später« bedeutet, lässt sich nicht genau definieren. Manchmal lässt sich die elektronische Korrespondenz innerhalb einer Stunde komplett abwickeln, manchmal muss man bis zum nächsten Tag warten. Bei einigen Verfahren, wie z. B. der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), verstreichen unter Umständen sogar ein bis drei Tage. Den Abrufvorgang können Sie jedenfalls beliebig oft durchführen – bis Sie das gewünschte Ergebnis erreicht haben.

Die detaillierten Inhalte der Rückmeldungen sind nur innerhalb der Firma zu sehen, die sie direkt betreffen. Diese könnten z. B. wie folgt aussehen:

Abb. 2.11:

Antwortzentrale, Reiter »Rückmeldungen Meldeverfahren« mit insgesamt 20 Einträgen, von denen zwei abgebildet sind: ① Die Rückmeldung betrifft das sog. DaBPV-Verfahren (

s. Kapitel 

5.5.1.2 »Anmeldung im DaBPV-Verfahren«) wird zur Kenntnis genommen und

übernommen

. Die Übernahme bewirkt

Änderungen

in den Stammdaten der Person Nr. G074. ② Die Rückmeldung betrifft das eAU-Verfahren (

s. Kapitel 11.3

»Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung«), wird zur Kenntnis genommen und

archiviert

. Hier ist ggf. eine manuelle Anpassung der Abrechnungsdaten (der Fehlzeiten) bei der Person Nr. G075 notwendig.

Lexware meldecenter, AntwortzentraleDie Rückmeldungen werden in der »Antwortzentrale« angezeigt. Manche müssen nur zur Kenntnis genommen werden (»Als erledigt kennzeichnen« bzw. »Archivieren«), andere liefern Informationen, die in die Stamm- oder Abrechnungsdaten übernommen (»Übernehmen«) werden müssen, wie das in Abb. 2.11, ① der Fall ist.

Ansonsten können Sie die Inhalte der Antwortzentrale jederzeit und unabhängig vom etwaigen Abruf über den Menüpfad Extras > Antwortzentrale öffnen. Über den Wechselschalter »Filter einblenden« und die Anzeige der »erledigten Einträge«, die noch weiter eingeschränkt werden kann, werden bereits zur Kenntnis genommene und übernommene Rückmeldungen angezeigt. Diese Anzeige entspricht einem Archiv.

Abb. 2.12:

Die bereits archivierten Inhalte der Antwortzentrale, die über den Wechselschalter »Filter einblenden« ① und mit der Aktivierung der »erledigten Einträge« ② angezeigt wird. ③ Möglichkeit der weiteren Filterung der Einträge (hier nur »ELStAM«-Einträge«). ④ Mit dem Klick auf den schwarzen Pfeil vor dem jeweiligen Eintrag wird der Inhalt der Rückmeldung angezeigt (hier: Steuerklasse 6 ab 9/2025 für die Arbeitnehmerin Emilia).