Lohn- und Gehaltsabrechnung 2025 E-Book

Christiane Droste-Klempp

• Herausgeber: Haufe Lexware
• Kategorie: Fachliteratur
• Serie: Haufe Fachbuch
• Sprache: Deutsch

Seitenzahl: 1109

Veröffentlichungsjahr: 2025

Beschreibung

Das Standardwerk für die fehlerfreie Lohn- und Gehaltsabrechnung in der 27. Auflage! Das Buch von Christiane Droste-Klempp und Claus-Jürgen Conrad (†) zeigt Ihnen in über 50 Beispielrechnungen, wie Sie Löhne, Gehälter und Abgaben richtig berechnen. Damit sparen Sie Zeit und gewinnen Sicherheit. Mit allen lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Änderungen für das Jahr 2025. Inhalte: - Geänderte Steuer-, Sozialversicherungswerte und Sachbezugswerte für das Jahr 2025 - Hinweise zum Rentenüberleitungsgesetz: seit 01.01.2025 gilt für erworbene Rentenanwartschaften einheitliches Recht für beide Rechtskreise (Ost und West) - Beitragsberechnung zur Ermittlung von Anzahl und Alter der Kinder in der Pflegeversicherung: ab 1. April 2025 digitales Verfahren »Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung« (DaBPV) - Neues Verfahren zum Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der Kinder zur Berechnung der SV-Beiträge - Einführung einer Konzernklausel für die Anwendung des § 19a EStG - Erweiterung des ELStAM-Verfahrens um den Datenaustausch mit der privaten Kranken- und Pflegeversicherung (KV/PV-Funktionalität) - Abrechnung von Abfindungen, Fünftelregelung - Neuerungen bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ab Januar 2025 - Neuregelungen beim Steuerabzug vom Arbeitslohn bzgl. Versorgungsfreibeträge und Altersentlastungsbetrag - Erläuterungen zum Doppelbesteuerungsabkommen

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

InhaltsverzeichnisHinweis zum UrheberrechtmyBook+ImpressumAbbildungsverzeichnisTabellenverzeichnisVorwortDie wichtigsten Änderungen im Jahr 20251 Die acht zentralen Aufgaben der ­Personalabrechnung2 Abrechnungsunterlagen zusammenstellen2.1 Abrechnungsrelevante Firmendaten2.2 Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen2.3 Unterlagen für Meldungen an das Finanzamt2.4 Unterlagen für Meldungen an die Bundesagentur für Arbeit2.5 Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt3.1 Was ist bei Eintritt eines vollzeitbeschäftigten ­Arbeitnehmers zu tun?3.1.1 Zusammenstellen der Unterlagen für die Lohnsteuerberechnung3.1.2 Zusammenstellen der Unterlagen für die Sozialversicherungsbeiträge3.1.3 Erstellen der Anmeldung zu den Sozialversicherungsmeldungen3.2 Was ist bei Eintritt einer geringfügig beschäftigten ­Aushilfe zu tun?3.2.1 Prüfung der Voraussetzungen für eine geringfügige Beschäftigung3.2.2 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer Aushilfstätigkeit (hauptberuflich)3.2.3 Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer nebenberuflichen Aushilfstätigkeit3.2.4 Erstellen der Anmeldung zu den Sozialversicherungen3.2.5 Lohnsteuer bei einer geringfügigen Beschäftigung3.2.6 Bestandsschutz aus der Umstellung der geringfügigen Beschäftigung3.3 Was ist bei Eintritt einer kurzfristig beschäftigten Aushilfe zu tun?3.3.1 Prüfen der Beschäftigungszeit und der Berufsmäßigkeit3.3.2 Erstellen der Anmeldung zu den Sozialversicherungen3.3.3 Meldungsprüfung durch die Krankenkasse3.4 Sozialversicherungsmeldungen für besondere ­Personengruppen3.4.1 Studierende3.4.2 Schüler3.4.3 Rentner3.4.4 Praktikanten3.4.5 Freie Berufe3.4.6 Aushilfen mit Anspruch auf eine gesetzliche Altersrente3.4.7 Geringfügig beschäftigte Grenzpendler3.4.8 Flüchtlinge4 Vom Bruttolohn zur Nettoauszahlung4.1 Ermittlung des Arbeitslohns/Arbeitsentgelts4.2 Bestandteile des Bruttolohnes4.3 Prüfung des Mindestlohns4.4 Ermittlung der steuerlichen Abzüge4.4.1 Ermittlung der Lohnsteuer4.4.2 Berechnung der Kirchensteuer4.4.3 Berechnung des Solidaritätszuschlags4.4.4 Pauschale Lohnsteuer für Aushilfen4.4.5 Pauschale Lohnsteuer für einzelne Lohnbestandteile4.4.6 Berechnung der pauschalen Kirchensteuer4.4.7 Berechnung des Kammerbeitrags4.4.8 Besonderheiten der Lohnsteuerermittlung4.5 Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge4.5.1 Beitrag zur Krankenversicherung4.5.2 Beitrag zur Pflegeversicherung4.5.3 Beitrag zur Rentenversicherung4.5.4 Beitrag zur Arbeitslosenversicherung4.5.5 Ausnahmeregelungen bei Sozialversicherungsbeiträgen4.5.6 Sozialversicherungsbeiträge, die nur der Arbeitgeber trägt4.6 Gesamtabrechnung durchführen4.6.1 Bruttolohnabzüge4.6.2 Nettoabzüge4.6.3 Arbeitgeberbelastung4.7 Checkliste Entgeltabrechnung5 Abrechnung von laufendem Arbeitslohn5.1 Wie wird das Entgelt einer Aushilfe abgerechnet?5.1.1 Entgeltabrechnung5.1.2 Steuerrechtliche Abzüge5.1.3 Sozialversicherungsbeiträge5.1.4 Arbeitgeberbelastung5.2 Liegt das Arbeitsentgelt zwischen 556,01 und 2.000 EUR?5.2.1 Entgeltabrechnung5.2.2 Steuerrechtliche Abzüge5.2.3 Sozialversicherungsbeiträge5.2.4 Arbeitgeberbelastung5.3 Ist der Arbeitnehmer Auszubildender?5.3.1 Entgeltabrechnung5.3.2 Steuerrechtliche Abzüge5.3.3 Sozialversicherungsbeiträge5.3.4 Arbeitgeberbelastung5.4 Erhält der Arbeitnehmer VwL oder Fahrgeld?5.4.1 Entgeltabrechnung5.4.2 Steuerrechtliche Abzüge5.4.3 Sozialversicherungsbeiträge5.4.4 Arbeitgeberbelastung5.5 Hat der Arbeitnehmer Kinder?5.5.1 Entgeltabrechnung5.5.2 Steuerrechtliche Abzüge5.5.3 Sozialversicherungsbeiträge5.5.4 Arbeitgeberbelastung5.6 Erhält der Arbeitnehmer Erstattungen für Dienstreisen?5.6.1 Entgeltabrechnung5.6.2 Steuerrechtliche Abzüge5.6.3 Sozialversicherungsbeiträge5.6.4 Arbeitgeberbelastung5.7 Hat der Arbeitnehmer nicht zum Ersten eines Monats ­angefangen?5.7.1 Entgeltabrechnung5.7.2 Steuerrechtliche Abzüge5.7.3 Sozialversicherungsbeiträge5.7.4 Arbeitgeberbelastung5.8 Arbeitet der Mitarbeitende nachts, an Sonn- und ­Feiertagen?5.8.1 Entgeltabrechnung5.8.2 Steuerrechtliche Abzüge5.8.3 Sozialversicherungsbeiträge5.8.4 Arbeitgeberbelastung5.9 Hat der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge?5.9.1 § 40b und § 3 Nr. 63 EStG bei den externen Durchführungswegen (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds)5.9.2 Entgeltabrechnung für Verträge nach § 40b EStG5.9.3 Steuerrechtliche Abzüge bei Verträgen nach § 40b EStG5.9.4 Sozialversicherungsbeiträge bei Verträgen nach § 40b EStG5.9.5 Neuverträge ab dem Jahr 20185.9.6 Entgeltabrechnung für Neuverträge5.9.7 Steuerrechtliche Abzüge bei Verträgen nach § 3 Nr. 63 EStG5.9.8 Sozialversicherungsbeiträge bei Verträgen nach § 3 Nr. 63 EStG5.9.9 Arbeitgeberbelastung bei Verträgen nach § 3 Nr. 63 EStG5.9.10 Steuerrechtliche Förderung von geringen Einkommen5.10 Hat der Arbeitnehmer eine Beihilfe oder einen ­Vorschuss erhalten?5.10.1 Entgeltabrechnung5.10.2 Steuerrechtliche Abzüge5.10.3 Sozialversicherungsbeiträge5.10.4 Arbeitgeberbelastung5.11 Hat der Arbeitnehmer eine Sachleistung erhalten?5.11.1 Entgeltabrechnung5.11.2 Steuerrechtliche Abzüge5.11.3 Sozialversicherungsbeiträge5.11.4 Arbeitgeberbelastung5.12 Hat der Arbeitnehmer einen Firmenwagen oder ein Dienstfahrrad?5.12.1 Entgeltabrechnung5.12.2 Steuerrechtliche Abzüge5.12.3 Sozialversicherungsbeiträge5.12.4 Arbeitgeberbelastung5.13 Hat der Arbeitnehmer einen Lohnsteuerfreibetrag?5.13.1 Entgeltberechnung5.13.2 Steuerrechtliche Abzüge5.13.3 Sozialversicherungsbeiträge5.13.4 Arbeitgeberbelastung5.14 Hat der Arbeitnehmer eine Entgeltfortzahlung bei Krankheit erhalten?5.14.1 Entgeltabrechnung5.14.2 Steuerrechtliche Abzüge5.14.3 Sozialversicherungsbeiträge5.14.4 Arbeitgeberbelastung5.15 Hat der Arbeitnehmer eine Nettolohnzahlung erhalten?5.16 Ist der Arbeitnehmer privat krankenversichert?5.16.1 Entgeltabrechnung5.16.2 Steuerrechtliche Abzüge5.16.3 Sozialversicherungsbeiträge5.16.4 Arbeitgeberbelastung5.17 Hat der Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen oder eine Korrekturabrechnung?5.17.1 Steuerrechtliche Abzüge5.17.2 Sozialversicherungsbeiträge6 Abrechnung von Einmalzahlungen6.1 Was sind Einmalzahlungen?6.1.1 Steuerliche Abzüge6.1.2 Sozialversicherungsbeiträge6.2 Wie sind Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Tantiemen abzurechnen?6.2.1 Entgeltabrechnung6.2.2 Steuerrechtliche Abzüge6.2.3 Sozialversicherungsbeiträge6.2.4 Arbeitgeberbelastung6.3 Wie ist eine Abfindung abzurechnen?6.3.1 Tarifermäßigung nach der Fünftelregelung6.3.2 Sozialversicherungsbeiträge6.3.3 Arbeitgeberbelastung6.4 Wie ist Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen?6.4.1 Sozialversicherungsbeiträge7 Wer erhält welche Abzüge, Umlagen und Meldungen?7.1 Was erhält das Finanzamt?7.1.1 Lohnsteueranmeldung erstellen7.1.2 Lohnsteuerbescheinigungen erstellen7.2 Was ist den Sozialversicherungsträgern zu melden?7.2.1 Ermittlung der Beitragsschuld7.2.2 Fälligkeit der Beiträge7.2.3 Meldung der Sozialversicherungsbeiträge7.2.4 Meldung der Umlagen7.2.5 Erstellen und Versenden der Beitragsnachweise7.2.6 Erstellen und Versenden der Beitragsnachweise für Minijobber7.2.7 Erstellen und Versenden der Meldung an die Versorgungswerke7.2.8 Beitragsnachweise für Versorgungsbezüge7.2.9 Beitragsnachweis im Insolvenzfall7.2.10 GKV-Monatsmeldung7.2.11 DEÜV-Meldung mit Meldegrund 57 erstellen7.2.12 Korrektur von Meldungen – Bestandsrückmeldeverfahren7.3 DEÜV-Meldungen übermitteln7.4 Meldungen bei Insolvenz7.5 Meldungen bei Elternzeit7.6 Bescheinigungen erstellen (BEA-Verfahren)7.7 Periodenunabhängige Meldungen – A18 Wo werden die Bezüge/Abzüge dokumentiert?8.1 Entgeltnachweis/Entgeltbescheinigung8.2 Lohnkonto – Übersicht Bezüge/Abzüge8.3 Lohnjournal als Jahresübersicht8.4 Digitale Lohnschnittstelle (DLS) / euBP9 Arbeitsunterbrechung wegen Krankheit, Mutterschutz oder Quarantäne9.1 Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)9.1.1 Erstattungen aus den Umlagekassen9.1.2 Krankheit nach Ablauf der 42-Tage-Frist9.2 Erstattung nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG)9.3 Mutterschutz/Elternzeit9.4 Einmalzahlung während einer Arbeitsunterbrechung9.5 Elektronische Entgeltersatzleistung – EEL9.6 Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)9.7 Geringfügige/kurzfristige Beschäftigung während einer Arbeitsunterbrechung9.8 Pflegezeit vollständig oder in Teilzeit10 Arbeitnehmer scheidet aus oder wechselt den Status10.1 Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt ­übermitteln10.2 ELStAM-Abmeldung versenden10.3 Abmeldung bei der Krankenkasse10.3.1 Meldegründe für die Sozialversicherungsmeldung10.3.2 Beitragspflichtiges Bruttoentgelt10.3.3 Entgelt im Übergangsbereich10.3.4 Stornierung einer Meldung zur Sozialversicherung10.4 Abmeldung von Aushilfen11 Welche Aktivitäten gehören zum ­Jahresabschluss?11.1 Checkliste Jahresabschluss11.2 Lohnsteuerjahresausgleich11.3 Versorgungsfreibetrag (§ 19 EStG)11.4 Altersentlastungsbetrag (§ 24a EStG)11.5 Elektronische Lohnsteuerbescheinigung11.5.1 Erstellen der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung11.5.2 Inhalt der Lohnsteuerbescheinigung11.5.3 Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung11.5.4 Stornierung und Korrektur von Lohnsteuerbescheinigungen11.6 Jahresmeldung an die Krankenkasse11.7 Meldungen an die Berufsgenossenschaft11.7.1 Erstellen und Übermitteln des Lohnnachweises11.7.2 Erstellen und Übermitteln der UV-Jahresmeldung11.7.3 Beitragserhebung der Unfallversicherung11.8 Jahresmeldung an das Integrationsamt11.9 Prüfung der JahresarbeitsentgeltgrenzeDie AutorinnenIhre Online-Inhalte zum Buch: Exklusiv für Buchkäuferinnen und Buchkäufer!Stichwortverzeichnis

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Christiane Droste-Klempp/Claus-Jürgen Conrad

Lohn- und Gehaltsabrechnung 2025

27. Auflage, März 2025

© 2025 Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

Munzinger Str. 9, 79111 Freiburg

www.haufe.de | [email protected]

Bildnachweis (Cover): © fcafotodigital, iStock

Produktmanagement: Kerstin Erlich

Lektorat: Peter Böke

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Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Beurteilungsschema private Krankenversicherung

Abb. 2: Aufbau des Tätigkeitsschlüssels

Abb. 3: Entscheidungsstruktur geringfügige Beschäftigung

Abb. 4: Schema des Sachbezugs

Abb. 5: Lohnsteueranmeldung 2025

Abb. 6: Muster – Beitragsnachweis 2025

Abb. 7: Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte 2025

Abb. 8: Berechnung der Dauer der Lohnfortzahlung bei Krankheit

Abb. 9: Lohnsteuerbescheinigung 2025

Abb. 10: Elektronische Lohnsteuerbescheinigung 2025

Abb. 3: Entscheidungsstruktur geringfügige Beschäftigung

Abb. 5: Lohnsteueranmeldung 2025

Abb. 9: Lohnsteuerbescheinigung 2025

Abb. 11: Beispiel für einen Gefahrentarif

Tabellenverzeichnis

Tab. 1: Checkliste Abrechnungsunterlagen

Tab. 2: Abgabegründe für eine Betriebsdatenmeldung

Tab. 3: Checkliste Eintritt

Tab. 4: Meldegründe zur Abgabe einer Anmeldung

Tab. 5: Gültige Personengruppenschlüssel ab 01.01.2020

Tab. 6: Ablaufschema für die Ermittlung des Personengruppenschlüssels

Tab. 7: Beitragsgruppenschlüssel

Tab. 8: Abrechnungsschema

Tab. 9: Steuer- und Sozialversicherungspflicht von Lohnarten

Tab. 10: Entwicklung des Mindestlohns

Tab. 11: Übersicht der kirchensteuerberechtigten Konfessionen nach Bundesland (2025)

Tab. 12: Regelkirchensteuersatz und pauschale Kirchensteuer nach Bundesland (2025)

Tab. 13: Kappung der Kirchensteuer 2025

Tab. 14: Lohnarten mit pauschaler Versteuerung

Tab. 15: Möglichkeiten der Versteuerung von Lohnarten

Tab. 16: Die wichtigsten steuerfreien Lohnarten

Tab. 17: Sozialversicherungsrechengrößen 2025

Tab. 18: Übersicht der Beitragssätze zur Pflegeversicherung seit 01.01.2025

Tab. 19: Übersicht der Beitragsbemessungsgrenzen zur Arbeitslosenversicherung 2025

Tab. 20: Übersicht der Grenzen des Übergangsbereiches (Gleitzone)

Tab. 21: Checkliste Entgeltabrechnung

Tab. 22: Jahreshöchstlohntabelle ab 2025

Tab. 23: Grenzen (Nullzone) für den Solidaritätszuschlag

Tab. 24: Übersicht der Freigrenzen für Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge

Tab. 25: Kumulativer Zuschlag für Nachtarbeit

Tab. 26: Amtliche Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft ab dem Jahr 2025

Tab. 27: Steuerfreie Zuwendungen des Arbeitgebers

Tab. 28: Steuerpflicht bei Essenszuschüssen

Tab. 29: Monats- und Tagesbeitragsbemessungsgrenzen

Tab. 30: Schema für die Lohnsteuerberechnung aus einem sonstigen Bezug

Tab. 31: Übersicht der Annahmestellen der deutschen Sozialversicherungsträger

Tab. 32: Beitragsfälligkeitstermine in 2025

Tab. 33: Zuständige Annahmestelle für Sozialversicherungsbeiträge

Tab. 34: Zuständige Einzugsstelle für Umlagen

Tab. 35: Datensatz GKV-Monatsmeldung für den Monat Januar (Beispiel)

Tab. 36: Datensatz GKV-Monatsmeldung für den Monat Mai (Beispiel)

Tab. 37: Datensatz GKV-Rückmeldung für den Monat Mai (Beispiel)

Tab. 38: Checkliste Folgeaktivitäten der Entgeltabrechnung

Tab. 39: Übersicht der Meldegründe für Entgeltbescheinigungen

Tab. 40: Schlüsselzahlen für Gründe der Beendigung der Entgeltersatzleistung

Tab. 41: Checkliste Austritt

Tab. 42: Meldegründe – Abmeldung

Tab. 43: Checkliste Jahresabschluss

Tab. 44: Schema zur Ermittlung des Lohnsteuerjahresausgleichs

Tab. 45: SV-Meldegründe Unfallversicherung für die Rentenversicherung

Tab. 46: Übersicht der Ausgleichsabgaben an das Integrationsamt

Vorwort

Leserinnen und Leser, die zum ersten Mal im Bereich der »Lohn- und Gehaltsabrechnung« arbeiten, erhalten mit diesem Werk, nun in der aktualisierten 27. Auflage, eine Orientierungshilfe u. a. zum Meldewesen, zu steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Abzügen sowie deren Berechnungsvorschriften. Die Kapitel sind chronologisch so aufgebaut, dass sie einen roten Faden für die Durchführung der Entgeltabrechnung bilden. Das Buch orientiert sich an der Reihenfolge der Aufgaben bei der Entgeltabrechnung bzw. in einem Lohnbüro. Ausgehend von der Zusammenstellung der Abrechnungsunterlagen wird zunächst auf das Meldewesen für neu eingetretene Mitarbeitende eingegangen. Daran anschließend sind die wichtigsten steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen für die Durchführung einer Lohnabrechnung erklärt. In den darauffolgenden Kapiteln sind Beispiele für die wesentlichen Fälle der Lohnabrechnung Schritt für Schritt dargestellt. Neben der reinen Abrechnung – also der Ermittlung der steuerlichen Abzüge und der Beiträge zu den Sozialversicherungen – umfasst die Lohnabrechnung Meldungen an die Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt. Art, Umfang und Zeitpunkt der Meldungen werden ausführlich aufgezeigt. Die erforderlichen Aktivitäten beim Austritt eines Arbeitnehmers und zum Jahresende sind am Ende des Buches in eigenen Kapiteln umfassend beschrieben.

Viele Antworten auf Fragen und Informationen lassen sich auch über das Internet oder Lohnlexika herausfinden. Der wesentliche Vorteil dieses Buches ist, dass Sie den Prozess der Entgeltabrechnung mit seinen vielen Besonderheiten durchgehend kennenlernen und einen Leitfaden für die Durchführung der gesamten Entgeltabrechnung zur Hand haben.

Ab Januar 2025 wird es in der Sozialversicherung keine Differenzierung der Rechtskreise mehr geben. Durch das Gesetz zur Herstellung der Rechtseinheit in der gesetzlichen Renten- und Unfallversicherung (Renten-ÜberleitungsgesetzRenten-Überleitungsgesetz (RÜG), RÜG) wurde die Rentenüberleitung der DDR-Alterssicherung in die gesetzliche Rentenversicherung der Bundesrepublik Deutschland geregelt. Bis zur Herstellung einheitlicher Einkommensverhältnisse in ganz Deutschland sollten für die neuen Bundesländer andere Berechnungsgrößen als für die alten Bundesländer gelten. Die unterschiedlichen Berechnungsgrößen (Umrechnungsfaktor, Bezugsgröße, Beitragsbemessungsgrenze, aktueller Rentenwert) werden schrittweise bis zum 31.12.2024 angeglichen. Ab dem 01.01.2025 gilt für die erworbenen Rentenanwartschaften einheitliches Recht für beide Rechtskreise.

Zur Ermittlung von Anzahl und Alter der Kinder für die korrekte Beitragsberechnung in der Pflegeversicherung steht ab 1. April 2025 das folgende digitale Verfahren zu Verfügung »Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung« (DaBPV)Datenaustausch Beitragsdifferenzierung in der sozialen Pflegeversicherung“ (DaBPV).

Häufig wird in den Texten der Begriff Arbeitgeber oder Arbeitnehmer verwendet. Diese Begriffe werden semantisch gleichbedeutend mit der Entgeltabrechnungsstelle bzw. dem Empfänger von Leistungen gebraucht. Wird die Entgeltabrechnung beispielsweise durch einen Steuerberater, ein Lohnbüro oder ein beauftragtes Service-Center durchgeführt, so steht der Begriff Arbeitgeber sinngemäß für diese Betriebe oder Personen. Mit der geschlechtsneutralen Sprache möchten wir alle Personen jeglicher Geschlechtsidentität gleichwertig, respektvoll ansprechen. Für einzelne Textstellen verwenden wir bewusst die weibliche oder männliche Ansprache, um einfache und verständliche Formulierungen zu erhalten. Beispielsweise sind Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter immer geschlechtsneutral als Mitarbeitende eines Unternehmens zu verstehen.

Tübingen, im Januar 2025

Christiane Droste-Klempp

Der Verlag trauert um Claus-Jürgen Conrad, der am 20. März 2024 verstorben ist. Dankenswerterweise hat Christiane Droste-Klempp die Überarbeitung der »Lohn- und Gehaltsabrechnung 2025« übernommen. Dadurch können wir auch in diesem Jahr das Buch in neuer Auflage veröffentlichen und Claus-Jürgen Conrads Werk fortsetzen.

Die wichtigsten Änderungen im Jahr 2025

Folgende Tarifänderungen im Steuerrecht sind ab 2025 zu berücksichtigen:

2024

2025

Grundfreibetrag

11.784 EUR

12.096 EUR

Arbeitnehmer-Pauschbetrag

1.230 EUR

1.230 EUR

Kinderfreibetrag insgesamt je Kind bei zusammenveranlagten Ehegatten

9.312 EUR

9.600 EUR

Kindergeld je Kind

250 EUR

255 EUR

Entlastungsbetrag für Alleinerziehende

4.260 EUR

4.260 EUR

Zuschlag zum Entlastungsbetrag für Alleinerziehende für ein 2. und jedes weitere minderjährige Kind jeweils (nur auf Antrag im LSt.-Abzugsverfahren)

240 EUR

240 EUR

Freigrenze Soli bei Steuerklasse I, II, IV, V, VI

18.130 EUR

19.950 EUR

Freigrenze Soli bei Steuerklasse III

36.260 EUR

39.900 EUR

Gesetz zur steuerlichen Freistellung des Existenzminimums 2024

ExistenzminimumZum 01.01.2024 sind die sozialrechtlichen Regelbedarfe – stärker als noch im 14. Existenzminimumbericht prognostiziert – gestiegen. Dies wirkt sich auf die Höhe des steuerfrei zu stellenden sächlichen Existenzminimums für das Jahr 2024 aus. Nach Aktualisierung der Datenbasis infolge der höheren Fortschreibung der sozialrechtlichen Regelbedarfe ergibt sich ein Anpassungsbedarf bei den steuerlichen Freibeträgen zur Freistellung des sächlichen Existenzminimums von Erwachsenen bzw. Kindern.

Für 2024 besteht über die Anpassung durch das InflationsausgleichsgesetzInflationsausgleichsgesetz vom 08.12.2022 (BGBl. I S. 2230) hinaus aufgrund der deutlich gestiegenen regelbedarfsrelevanten Preise und Löhne ein weiterer Erhöhungsbedarf beim Grundfreibetrag und Kinderfreibetrag.

Mit der weiteren Anhebung des in den Einkommensteuertarif integrierten Grundfreibetrags um 180 EUR auf 11.784 EUR wird die steuerliche Freistellung des Existenzminimums der steuerpflichtigen Bürgerinnen und Bürger ab dem Jahr 2024 gewährleistet.

Nach der Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts darf bei der Besteuerung von Familien ein Einkommensbetrag in Höhe des sächlichen ExistenzminimumsExistenzminimum eines Kindes zuzüglich der Bedarfe für Betreuung und Erziehung oder Ausbildung nicht besteuert werden. Der steuerliche Kinderfreibetrag wird für das Jahr 2024 entsprechend um 360 EUR auf 6.384 EUR angehoben.1

Über das SteuerfortentwicklungsgesetzSteuerfortentwicklungsgesetz wird für das Jahr 2025 der Grundfreibetrag auf 12.096 EUR und 2026 auf 12.348 EUR weiter angehoben. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat den Entwurf des geänderten Programmablaufplans für 2025 veröffentlicht (Anwendung spätestens ab dem 1. März 2025, siehe https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/Steuern/Steuerarten/Lohnsteuer/Programmablaufplan/2025-01-06-entwurf-geaenderte-PAP-2025.html).2

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die privat kranken- und pflegeversichert sind, gelten bei der Besteuerung ihres Arbeitslohns besondere Regeln:

Zum einen können die Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Beiträgen zur privaten Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung steuerfrei sein (§ 3 Nr. 62 EStG),

zum anderen werden von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern getragene Versicherungsbeiträge bei der Berechnung der Lohnsteuer zu ihren Gunsten über die Vorsorgepauschale berücksichtigt (§ 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3d EStG).

Für beides gibt es Nachweisvoraussetzungen:

So darf der Arbeitgeber Zuschüsse zu einer privaten Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung nach einer Verwaltungsanweisung (R 3.62 LStR) nur dann steuerfrei lassen, wenn die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihm eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens vorlegen, aus der sich ergibt, dass bestimmte Voraussetzungen für die Steuerfreiheit vorliegen. Soweit der Arbeitgeber die steuerfreien Zuschüsse unmittelbar an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer auszahlt, haben diese die zweckentsprechende Verwendung durch eine Bescheinigung des Versicherungsunternehmens nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres nachzuweisen. Damit der Arbeitgeber bei der Berechnung der Lohnsteuer über die Vorsorgepauschale die Beiträge zur privaten Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung berücksichtigen kann, müssen die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihm die abziehbaren Beiträge mittels einer Bescheinigung des Versicherungsunternehmens mitteilen. Um den mit den beiden zuvor genannten Bescheinigungsverfahren verbundenen bürokratischen Aufwand auf Seiten der privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer zu mindern und Bürokratiekosten einzusparen, soll ein umfassender Datenaustausch zwischen den privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, Finanzverwaltung und Arbeitgebern eingeführt werden. Die entsprechenden Regelungen wurden bereits mit dem Jahressteuergesetz 2020 vom 21.12.2020, BGBl I S. 3096, beschlossen. Der dabei gesetzlich festgelegte Starttermin der Einführung des Datenaustauschs war bisher der 01.01.2024, der sich nun jedoch um bis zu zwei Jahre verschiebt. Die Verschiebung ist inzwischen gesetzlich über entsprechende Anwendungsregelungen flankiert worden (§ 52 Abs. 36 Satz 3, 4 EStG). Die bisherigen Regelungen sind bis zur Einführung des Datenaustauschs weiterhin anzuwenden.

Grenzwerte in der Sozialversicherung

Die nachfolgenden Tabellen geben einen Überblick über die für 2025 geltenden Grenzwerte in der Sozialversicherung.

Beitragsbemessungsgrenzen

Rechtskreis West

Jahreswerte

Monatswerte

Kranken- und Pflegeversicherung

2023:

59.850,00 EUR

4.987,50 EUR

2024:

62.100,00 EUR

5.175,00 EUR

2025:

66.150,00 EUR

5.512,50 EUR

Renten- und Arbeitslosenversicherung

2023:

87.600,00 EUR

7.300,00 EUR

2024:

90.600,00 EUR

7.550,00 EUR

2025:

96.600,00 EUR

8.050,00 EUR

Rechtskreis Ost

Jahreswerte

Monatswerte

Kranken- und Pflegeversicherung

2023:

59.850,00 EUR

4.987,50 EUR

2024:

62.100,00 EUR

5.175,00 EUR

2025:

66.150,00 EUR

5.512,50 EUR

Renten- und Arbeitslosenversicherung

2023:

87.600,00 EUR

7.300,00 EUR

2024:

89.400,00 EUR

7.450,00 EUR

2025:

96.600,00 EUR

8.050,00 EUR

Beitragssätze

2024

2025

Rentenversicherung

18,6 %

18,6 %

Arbeitslosenversicherung

2,6 %

2,6 %

Pflegeversicherung Zu-/Abschläge je nach Kinderzahl

3,4 %

3,6 %

Krankenversicherung (allgemeiner Beitragssatz)

14,6 %

14,6 %

Krankenversicherung (ermäßigter Beitragssatz)

14,0 %

14,0 %

Durchschnittlicher Zusatzbeitragssatz

1,7 %

2,5 %

Insolvenzgeldumlage

0,06 %

0,15 %

Künstlersozialabgabe

5,0 %

5,0 %

Mini- und Midijobs

2024

2025

Gesetzlicher Mindestlohn je Arbeitsstunde

12,41 EUR

12,82 EUR

Minijob-Grenze

538,00 EUR

556,00 EUR

Pauschalbeitragssätze

Krankenversicherung

13,0 %

13,0 %

Rentenversicherung

15,0 %

15,0 %

Umlagesätze Minijobzentrale

U1

1,1 %

1,1 %

U2

0,24

0,22

Mindestbemessungsgrundlage Rentenversicherung

175,00 EUR

175,00 EUR

Übergangsbereich

538,01 EUR – 2.000,00 EUR

556,01 EUR – 2.000,00 EUR

Jahresarbeitsentgeltgrenze

2024

2025

Allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze

69.300,00 EUR

73.800,00 EUR

Besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze*

62.100,00 EUR

66.150,00 EUR

Max. Beitragszuschuss PKV

421,76 EUR

471,32 EUR

Max. Beitragszuschuss PV**

87,98 EUR

99,23 EUR

*für Personen, die am 31.12.2002 bereits bei einem privaten Krankenversicherungsunternehmen vollversichert waren und wegen Überschreitens der an diesem Tag geltenden Jahresarbeitsentgeltgrenze bereits versicherungsfrei waren.**abweichende Regelung in Sachsen

mybookplus.de – Die Internetseite zum Buch

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Hinweise zu weiteren Änderungen, die sich im Laufe des Jahres 2025 ergeben sollten, finden Sie auf der Internetseite zum Buch. Gehen Sie einfach auf mybookplus.de und geben Sie dort den Buchcode ein, den Sie auf der letzten Buchseite finden.

1 Gesetz zur steuerlichen Freistellung des Existenzminimums 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 386 vom 05.12.2024).

2 Gesetz zur Fortentwicklung des Steuerrechts und zur Anpassung des Einkommensteuertarifs (Steuerfortentwicklungsgesetz, SteFeG) (BGBl. 2024 I Nr. 449 vom 30.12.2024).

1 Die acht zentralen Aufgaben der ­Personalabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein komplexes und zum Teil unübersichtliches Themengebiet. Jährliche »Reformen« im Steuer- und Sozialversicherungsrecht machen es selbst Profis in Lohnbüros und Steuerkanzleien schwer, immer den aktuellen Gesetzesstand umzusetzen. Bei Stichworten wie Übergangsbereich, Mindestkirchensteuer, Progressionsvorbehalt oder die Beurteilung einer geringfügigen Beschäftigung müssen auch geübte Lohnabrechnende zum Nachschlagewerk greifen. Umso verwirrender stellt sich die Materie demjenigen dar, der erstmals die Lohnabrechnung für eine Firma oder einen speziellen Bereich von Mitarbeitenden umsetzen soll. Der Blick in eines der Lohn- und Gehaltslexika ist dann für erste Orientierungsfragen oft wenig hilfreich.

Mit »Lohn- und Gehaltsabrechnung 2025« soll dem Einsteiger ein Hilfsmittel zur Seite gestellt werden, das auf einfache und systematische Weise durch die Entgeltabrechnung führt. Alle wichtigen Aufgaben, von der Einstellung eines Arbeitnehmers bis zu dessen Ausscheiden aus dem Unternehmen, sind chronologisch zusammengestellt. Ergänzend sind die Ausführungen mit aktuellen Beispielen verdeutlicht. Die Beispiele sind zum Teil recht einfach gehalten, unterstreichen jedoch die wesentlichen Details und machen die Systematik deutlich.

Reduziert auf den Kern lassen sich die Entgeltabrechnung und das Meldewesen in acht zentrale Aufgaben zusammenfassen:

Als vorbereitende Tätigkeit beim Eintritt neuer Mitarbeitender ist das Einrichten der Lohnunterlagen und die Anmeldung bei den Sozialversicherungsträgern durchzuführen. Abhängig vom Status des Arbeitnehmers (z. B. Angestellter oder geringfügig Beschäftigter) entstehen unterschiedliche Dokumentations- und Meldepflichten.

Neu eingetretene steuerpflichtige Mitarbeitende sind bei der Finanzverwaltung anzumelden und anschließend sind die Besteuerungsmerkmale mit den Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmalen – ELStAM – aus der zentralen Datenbank der Finanzverwaltung abzurufen.

Zur Vorbereitung der Entgeltabrechnung ist die Pflege von geänderten Personaldaten der Mitarbeitenden (z. B. Krankenkasse Zugehörigkeit) und die Pflege von geänderten Bezügen und Abzügen (z. B. Lohnerhöhung, Sonderzahlungen oder Prämien) in das Entgeltabrechnungssystem vorzunehmen. Für Arbeitnehmer, die auf Stundenlohnbasis vergütet werden, ist die Stundenabrechnung durchzuführen und die sich ergebenden Löhne zu ermitteln. (Sonder-)Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheiten können Einfluss auf die Entgelthöhe des laufenden Monats haben. Deshalb sind diese im Abrechnungssystem zu erfassen und auszuwerten.

Die Abrechnung der Bezüge, d. h. die Ermittlung der Gesamtbezüge, der Lohn- und Lohnnebensteuern sowie der Abzüge für die Sozialversicherungen und Erstellen der Lohnabrechnung für den Mitarbeitenden.

Meldung und Übermittlung der Lohnabzüge an die Sozialversicherungsträger, das Finanzamt und die externen Zahlungsempfänger, z. B. Bausparkassen.

Erstellen der Zahlungsträger für die Zahlungen an Mitarbeitende, Sozialversicherungen und externe Zahlungsempfänger sowie die Erstellung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung.

Monatsabschlussarbeiten mit Austritten von Mitarbeitenden, Meldungen an die Sozialversicherungsträger und die Finanzverwaltung, sowie die Erstellung von Personalstatistiken.

Monats- und Jahresabschlussarbeiten mit dem Abschluss der Lohnkonten, Meldungen an die Sozialversicherungsträger, die Unfallversicherung, die Agentur für Arbeit und an Statistikämter.

Entsprechend sind diese Aufgaben in Kapitel aufgeteilt und bilden eine abgeschlossene Einheit.

Die Grundlagen der Lohnabrechnung

Grundlage jeder Lohnabrechnung sind tagesgenaue Abrechnungsunterlagen. Dazu zählen u. a. aktuelle Beitragssätze zu den Sozialversicherungen, Angaben zur Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Religionszugehörigkeit und viele weitere Steuer- und Sozialversicherungsangaben. Um alle wesentlichen Abrechnungsdaten für die Lohnabrechnung verfügbar zu haben, sollten Sie sogenannte Lohnkonten für die Mitarbeitenden, Krankenkassen und die Firma führen. Die Vollständigkeit der Personaldaten stellen Sie am einfachsten sicher, wenn der Arbeitnehmer zu Beginn der Beschäftigung einen »Personalfragebogen« ausfüllt. Ein vollständiges Stammblatt erleichtert Ihnen nicht nur die Neuanlage des Mitarbeitenden in einem Abrechnungssystem, sondern ist auch eine nützliche Unterlage für alle Melde- und Dokumentationspflichten. In Kapitel 2 sind deshalb zunächst alle wichtigen Daten zur Firma, zur Krankenkasse und zu dem Mitarbeitenden zusammengestellt, die für das Meldewesen und die Lohnabrechnung benötigt werden. Kapitel 3 zeigt anschließend, wie neu eingestellte Vollzeitbeschäftigte (Kapitel 3.1) bzw. Aushilfen (Kapitel 3.2) beim zuständigen Sozialversicherungsträger anzumelden sind.

Tipp

Regelmäßig vergessen die Arbeitnehmer, Änderungen – wie neue Adresse, Heirat, Scheidung, Geburt von Kindern, Namensänderungen u. v. m. – ihrem Arbeitgeber mitzuteilen. Es empfiehlt sich deshalb, jährlich die gespeicherten Daten den Mitarbeitenden zur Prüfung an die Hand zu geben. Dies kann beispielsweise durch Beilage des Personaldatenblatts zur Dezember-Entgeltabrechnung geschehen. Änderungen können dann gesamthaft erfasst und gemeldet werden.

Die vorbereitenden Tätigkeiten

Neben der Durchsicht und Aktualisierung der Lohnkonten gehört die Zusammenstellung der Belege zu den vorbereitenden Tätigkeiten. Listen mit geleisteten Arbeitsstunden, Angaben zu Lohn- bzw. Gehaltsänderungen, Krankmeldungen, Antritt des Mutterschutzes, einer Pflegezeit oder Elternzeit müssen vor der Lohnabrechnung bekannt sein. Anschließend können Sie mit der Durchführung der Lohnabrechnung beginnen.

Tipp

Häufig werden in Lohnbüros alle Änderungen des Monats in einem Ordner gesammelt und vor der Lohnabrechnung die erforderlichen Änderungen in das Abrechnungssystem eingepflegt. Die Datenpflege erfolgt in der Regel um den 20. des laufenden Monats. Für Prüfungszwecke ist eine Dokumentation der Änderungen erforderlich.

Die korrekte Lohnabrechnung

Die Durchführung der Lohnabrechnung und die Abrechnung von besonderen Lohnbestandteilen sind ausführlich in Kapitel 4 dargestellt. Ausgehend vom Beispiel einer Gehaltszahlung werden Ihnen der Steuerabzug und die Abzüge für die Sozialversicherung erklärt. In Variationen des Ausgangsbeispiels werden in Kapitel 5 Besonderheiten wie Fahrgeld, Feiertagsarbeit, Beihilfen, Zuschläge, Direktversicherungen oder Firmenwagen erläutert. Bei einer Lohnsteuerprüfung werden in der Regel Lohnbestandteile, sozialversicherungsfreie, steuerfrei oder pauschal versteuerte Lohnarten geprüft. Häufige Prüfungsschwerpunkte sind u. a.:

Abgrenzung Arbeitnehmer und selbstständige Tätigkeit

korrekte Besteuerung der Bruttolöhne

Zahlungen von Nettolohn und Lohnzahlung von Dritten

Sachbezüge und geldwerte Vorteile (Freigrenzen und des Rabattfreibetrag)

Besteuerung von Firmenwagen und Fahrtkostenzuschüsse

pauschal versteuerte Lohnbestandteile

steuerfreie Lohnbestandteile (insbesondere SFN-Zuschläge)

Entgeltumwandlungen z. B. für betriebliche Altersvorsorge, E-Bike, Zeitwertkonten

Erstattungen (Reisekosten, Auslagenersatz)

Aufmerksamkeiten und Annehmlichkeiten

Betriebsveranstaltungen

Gesundheitsförderung und Notstandshilfen

Kinderbetreuungskosten und Kindergartenzuschüsse

Pauschalierung von Aushilfslöhnen

Die Bestandteile des Bruttolohnes

Die Deutsche Rentenversicherung hat mitgeteilt, dass es im Rahmen von Betriebsprüfungen bei mehr als 25 % der Betriebe zu Nachforderungen von Sozialversicherungsabgaben kommt. Die häufigsten Gründe für eine Nachforderung waren:

Beurteilung der geringfügigen Beschäftigung ist fehlerhaft.

Umlagesätze nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz sind fehlerhaft.

Beurteilung der Umlagepflicht nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz ist fehlerhaft.

Beitragsgruppen zu einzelnen Zweigen der Sozialversicherung sind fehlerhaft.

Berücksichtigung von Sozialversicherungstagen ist fehlerhaft.

Anwendung der Übergangsbereichsregelung ist fehlerhaft.

Für eine korrekte Lohnabrechnung müssen Sie die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der unterschiedlichen Personengruppen und Entloh­nungsbestandteile kennen. Kapitel 5 gibt Ihnen einen Überblick über mögliche Bestandteile des Bruttolohnes und deren steuerliche und beitragsrechtliche Abrechnung.

Unregelmäßige oder einmalige Zahlungen sind steuerlich und sozialversicherungsrechtlich gesondert zu behandeln. Kapitel 6 zeigt, wie beispielsweise Weihnachtsgeld, Abfindungen oder Arbeitslohn für mehrere Jahre abzurechnen sind.

Umfang und Inhalt der Meldungen

Ergebnis der Lohnabrechnung sind u. a. die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, die steuerlichen Abzüge vom Bruttolohn sowie die Auszahlung an den Arbeitnehmer. Die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge müssen Sie periodisch dem Finanzamt bzw. den Annahmestellen der Krankenkassen melden. In der sogenannten Lohnsteueranmeldung melden Sie die Summe der einbehaltenen Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags von allen Arbeitnehmern des Unternehmens. In der Lohnsteueranmeldung sind auch die vom Arbeitgeber zu tragenden pauschalen Steuern zu melden. Mit dem »Beitragsnachweis« melden Sie getrennt an jede Krankenkasse die Summe der Beiträge zur Kranken, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, den Zusatzbeitrag zur Kranken- und Pflegeversicherung sowie die sogenannten Umlagen für Entgeltfortzahlung bei Krankheit und Mutterschutz bzw. Insolvenz. Für bestimmte Personengruppen wie z. B. Mitglieder von Versorgungswerken müssen zusätzliche Sozialversicherungsmeldungen monatlich übermittelt werden. Umfang und Inhalt der Meldungen sind in Kapitel 7 zusammengestellt.

Die Dokumentation der Lohnzahlung

Wie die meisten betrieblichen Abläufe, so ist auch die Lohnzahlung zu dokumentieren. Der Gesetzgeber hat in zahlreichen Gesetzen den Umfang der Dokumentationspflicht geregelt. Um den gesetzlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen Sie für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Die gesetzlichen Bestandteile und der Inhalt eines Lohnkontos sind in Kapitel 8 beschrieben. Außerdem hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Lohnabrechnung (bzw. eine Abrechnung bei Änderung der Bezüge/Abzüge). Deren Inhalt ist seit dem Jahr 2013 in einer Verordnung geregelt. Die aus der Entgeltabrechnung entstehenden Verbindlichkeiten an Mitarbeitende (Nettolohn), Sozialversicherungsträger (SV-Beiträge) und Steuerschuld (Lohn-, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) müssen mit Buchungsbelegen an die Finanzbuchhaltung übermittelt werden. Maschinelle Abrechnungssysteme stellen Ihnen dafür in der Regel eine sogenannte »Buchungsliste« zur Verfügung.

Zu den abschließenden Arbeiten gehört das Fortschreiben von Urlaubslisten, Stundenkonten, Fehlzeitenlisten und weiteren von Ihnen geführten Dokumentationen. Außerdem müssen die Zahlungen an die Mitarbeitenden, das Finanzamt, die Krankenkassen, die Träger der Vermögensbildung und ggf. weitere Zahlungsempfänger veranlasst werden.

Jahresende und Ausscheiden eines Mitarbeitenden

Zum Jahresende und beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden sind weitere Meldungen und Bescheinigungen erforderlich. So ist unter anderem das aufgelaufene Arbeitsentgelt für jeden Mitarbeitenden in einer Jahresentgeltmeldung der Krankenkasse mitzuteilen. Außerdem sind der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn und die steuerlichen Abzüge des Arbeitnehmers der Annahmestelle des Finanzamts zu melden sowie dem Mitarbeitenden über die gemeldeten Beträge eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. In Kapitel 9 sind alle Tätigkeiten zusammengestellt, die beim Austritt eines Arbeitnehmers durchgeführt werden müssen, in Kapitel 11 finden Sie die zum Jahreswechsel erforderlichen Aktivitäten.

Stichwortverzeichnis

Mit dem Stichwortverzeichnis am Schluss des Buches können Sie bei Einzelfragen gezielt in ein Thema einsteigen und die wichtigsten Antworten nachlesen.

2 Abrechnungsunterlagen zusammenstellen

In diesem Abschnitt sind die wichtigsten Unterlagen, welche Sie für Meldungen an die Krankenkassen, das Finanzamt und die Bundesagentur für Arbeit benötigen, zusammengestellt. Diese Informationen pflegen Sie in der Regel einmalig in ihr Entgeltabrechnungssystem ein und überprüfen diese mindestens einmal jährlich. Eine entsprechende Checkliste kann Sie bei den Jahresabschluss- bzw. Jahreswechselarbeiten unterstützen. Neben den Unterlagen für die Entgeltabrechnung sind seit dem Jahr 2022 folgende Unterlagen in elektronischer Form zu speichern und bei einer Betriebsprüfung als PDF- oder JPG-Datei für die Prüfung zugänglich zu machen:

Anträge von geringfügig Beschäftigten (Minijob) zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht

Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen

Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht des Arbeitnehmers

Nachweis der Elterneigenschaft sowie den Nachweis über die Anzahl und Alter der zu berücksichtigenden Kinder

die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen (z. B. für eine betriebliche Altersversorgung)

die Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung bei Weiterbeschäftigung von Altersvollrentnern mit Erreichen der Regelaltersgrenze

Diese Unterlagen müssen dem Arbeitgeber von der jeweils zuständigen Stelle bzw. vom Arbeitnehmer in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Alle Arbeitnehmer, die dem Arbeitgeber Unterlagen zur Entgeltabrechnung zur Verfügung stellen (z. B. ein Studierender eine Immatrikulationsbescheinigung), sollte diese in elektronischer Form bereitstellen. Für die Datenspeicherung sind PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpg, bmp, png oder tiff zugelassen. Die Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen zu versehen, um bei einer späteren Anforderung eine einfache und schnelle Zuordnung gewährleisten zu können. Dabei sollten Rückschlüsse auf das Dokument, auf den Namen des Betroffenen sowie auf eine zeitliche Zuordnung möglich sein, z. B. »immatrikulationsbescheinigung-kern_sandra-Sommersemester_2024«. Der Dateiname darf max. 64 Zeichen umfassen, wobei einige Zeichen nicht verwendet werden dürfen. Der Arbeitgeber kann sich bis zum 31.12.2026 von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen.

Bevor mit der eigentlichen Lohnabrechnung begonnen werden kann, sind zunächst die wichtigsten Daten zur Firma sowie aller an der Lohnabrechnung beteiligten Institutionen zusammenzustellen.

In den folgenden fünf Abschnitten sind Inhalt und Aufbau der benötigten Lohnunterlagen beispielhaft beschrieben.

Zur Prüfung der Vollständigkeit Ihrer Abrechnungsunterlagen empfiehlt es sich, eine Checkliste zusammenzustellen. Die folgende TabelleAbrechnungsunterlagen, Checkliste zeigt beispielhaft den Aufbau einer solchen Liste.

Firmendaten vollständig gepflegt?

• Betriebsnummer vorhanden/Betriebsnummer geändert

• Neue Betriebsstätte mit eigener Betriebsnummer

• Neue Bezüge/Lohnarten vorhanden oder Lohnarten geändert

• Kostenstellen/Kontierung für Lohnarten geändert

• Bankverbindung neu oder geändert

• Steuernummer/Steueridentifikationsnummer vorhanden/geändert

Sozialversicherungsdaten aktuell?

• Beitragssätze zu den Sozialversicherungen gepflegt

• Zusatzbeiträge der Krankenkassen aktualisiert

• Umlagesätze der Krankenkassen und Minijob-Zentrale aktualisiert

• Krankenkassenfusionen aktualisiert (Betriebsnummer prüfen)

• Bankverbindung der Krankenkassen aktuell oder geändert

• Zahlstellennummer gepflegt

• Betriebsdaten (Telefon, E-Mail etc.), Firmenadresse (bei Umzug), Ansprechpartner (bei Personalwechsel) gepflegt

• Zertifikat für Datenübermittlung an Sozialversicherungsträger (ITSG-Zertifikat, Elster-Zertifikat) aktuell

Steuerdaten aktuell?

• Fristen für die Lohnsteueranmeldung geprüft

• E-Mail-Adresse und Zugangsdaten für Elster gepflegt

• Zertifikat für Lohnsteueranmeldung und ELStAM vorhanden und gültig

Unterlagen für die Berufsgenossenschaftsmeldung aktuell?

• Betriebsnummer gepflegt (auch bei Krankenkassen)

• Entgelthöchstgrenze für den Lohnnachweis gepflegt

• Gefahrentarif/Gefahrentarifstellen gepflegt bzw. aktuell

Tab. 1: Checkliste Abrechnungsunterlagen

Datenübertragung

Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) bietet über das Internet ein Programm zum Erstellen und Versenden der Meldungen an die Sozialversicherungsträger (www.itsg.de – Stichwort Produkte / SV-Meldeportal). Die Sozialversicherungsträger stellen zum elektronischen Datenaustausch und insbesondere für Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge den Arbeitgebern eine elektronisch gestützte Ausfüllhilfe zur Verfügung. Das Portal enthält unter anderem eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe mit den Formularen der Sozialversicherung und die Möglichkeit, die in dem Online-Formular erfassten Daten an die Datenannahmestellen der Sozialversicherungsträger zu versenden. Die Rückmeldungen der Sozialversicherungsträger (Krankenkassen, Rentenversicherung etc.) werden durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung an die meldenden Arbeitgeber zurückgemeldet. Am 4. Oktober 2023 wurde das neue SV-Meldeportal freigeschaltet. In einer Übergangszeit bis zum 30.06.2024 konnte das Vorläuferprodukt sv.net eingeschränkt genutzt werden.

Für die Nutzung des SV-Meldeportals ist ein »Unternehmenskonto« erforderlich. Das Unternehmenskonto kann über die Webseite https://mein-unternehmenskonto.de/ eingerichtet werden. Im Zuge der Registrierung erhält der Arbeitgeber oder das Lohnbüro ein oder ggf. mehrere Elster-Organisationszertifikate. Bereits bestehende Elster-Organisations-Zertifikate können für die Registrierung genutzt werden. Das Elster-Zertifikat der Finanzverwaltung ist nach der Registrierung für jede Anmeldung am SV-Meldeportal erforderlich. Arbeitgeber, Steuerbüros oder Lohnbüros, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, können eine strukturierte Mandantenverwaltung im SV-Meldeportal aufbauen und nutzen.

Die Nutzung des SV-Meldeportals war im Jahr 2024 kostenfrei, sofern sich der Arbeitgeber oder der Dienstleistungspartner bis zum 31.03.2024 als Nutzer registriert hatte. Erst ab 2025 ist in diesem Fall die Nutzung des SV-Meldeportals kostenpflichtig. Erfolgte die Registrierung nach dem 31.03.2024, wird die Nutzungsgebühr für drei Jahre von der ITSG in Rechnung gestellt.

Verfügt das Entgeltabrechnungssystem über ein Modul zur Datenübertragung an die Sozialversicherungsträger ist das SV-Meldeportal nicht zwingend erforderlich. Über das SV-Meldeportal können einzelne Sozialversicherungsmeldung neben dem Entgeltabrechnungsprogramm erstellt und an die Annahmestelle der Krankenkasse elektronisch versendet werden.

Tipp

Es empfiehlt sich dennoch eine Registrierung für das SV-Meldeportal. In der Praxis treten regelmäßig Fälle auf, die nicht direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm erzeugt und übermittelt werden können – z. B. A1-Meldungen. Die Registrierung benötigt ca. eine Woche, da ein postalisch versendeter Aktivierungscode von der ITSG erforderlich ist.

2.1 Abrechnungsrelevante Firmendaten

Abrechnungsunterlagen, FirmendatenFür die Lohnabrechnung benötigen Sie zahlreiche firmenbezogene Daten, wie z. B. die Bankverbindungen oder die Steuer- und Betriebsnummer. Auch wenn Sie schon länger mit einem Abrechnungssystem arbeiten, bietet es sich an, für eine schnelle und vollständige Erfassung zunächst alle relevanten Daten zusammenzustellen. Bevor Sie die Abrechnung starten, sollten mögliche Änderungen mithilfe einer Checkliste überprüft werden. Die meisten Informationen lassen sich bei Durchsicht der Unterlagen ermitteln. Identifikationsmerkmale wie Steuer- oder Betriebsnummer können beim Finanzamt bzw. der örtlichen Arbeitsagentur erfragt werden.

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Ein Muster für ein Firmendatenblatt finden Sie auf mybookplus.de.

Betriebsnummer

BetriebsnummerNach der Anmeldung eines Gewerbes erhält der Arbeitgeber von der örtlichen Arbeitsagentur eine achtstellige Betriebsnummer. Die Betriebsnummer wird zentral von dem in Saarbrücken ansässigen Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit (BNS) vergeben. Eine Beantragung der Betriebsnummer ist via Telefon oder E-Mail oder über eine elektronische Beantragung über die Internetseite der Arbeitsagentur möglich. Unter www.arbeitsagentur.de steht unter dem Stichwort »Betriebsnummer« ein Online-Fragebogen zur Beantragung zur Verfügung. Die neue Version des SV-Meldeportals biete auch die Möglichkeit einer Beantragung direkt aus der Ausfüllhilfe heraus. Zur Beantragung einer Betriebsnummer wird seit dem 01.01.2024 aufgrund einer gesetzlichen Neuregelung die Unternehmensnummer des Unternehmens, dem der neue Beschäftigungsbetrieb angehört, benötigt. Die Unternehmensnummer kennzeichnet Ihr Unternehmen für Zwecke der Unfallversicherung. Die Unternehmensnummer wird bei dem zuständigen Träger der Unfallversicherung beantragt.

Die Betriebsnummer ist für die Finanzverwaltung und die Sozialversicherungen das zentrale Identifikationsmerkmal des Unternehmens und sie ist auch für die elektronische Datenübermittlung relevant.

Betriebsdaten

BetriebsdatenSeit dem Jahr 2010 sind Unternehmen verpflichtet, Änderungen an sogenannten Betriebsdaten mit einer elektronischen Meldung zur Sozialversicherung an die Annahmestelle der Krankenkasse zu übermitteln. Im elektronischen Meldeverfahren sind Änderungen innerhalb von 6 Wochen nach deren Eintreten zu melden. Die Meldung erfolgt durch eine Übermittlung eines sogenannten Datenbausteins »Betriebsdaten« an die Annahmestelle der Krankenkassen. Eine Meldung muss übermittelt werden:

bei Änderung des Namens oder der Rechtsform des Betriebs

bei Änderung der Anschrift des Betriebs

bei Änderung des Ansprechpartners für die Entgeltabrechnung bzw. das Meldewesen (Name, Telefon, E-Mail)

bei Änderung des Dienstleisters, sofern dieser die Entgeltabrechnung und/oder das Meldewesen übernimmt

bei Beendigung des Gewerbes/Dienstleistungsbetriebes

Die Änderung(en) der Betriebsdaten lässt sich in der Regel direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm nach einer Datenänderung als sogenannte DEÜV-Meldung3 übermitteln oder über das SV-Meldeportal an die Annahmestelle versenden. Der Datensatz kann an eine beliebige Krankenkasse übermittelt werden. Die Entgeltabrechnungsprogramme übermitteln die Betriebsdatenmeldung in der Regel an die sogenannte »Unternehmenskrankenkasse«, meist eine AOK oder IKK Krankenkasse. Die Annahmestelle der Krankenkasse wird die Informationen an die Bundesagentur für Arbeit weiterleiten. Die Datenübermittlung erfolgt im sogenannten Testamentsverfahren, das heißt, es wird von der Annahmestelle keine Bestätigung oder sonstige Rückmeldung übermittelt.

Zusätzlich muss der Grund für die Abgabe einer Betriebsdaten-Meldung in der elektronischen Meldung angegeben werden. Aus folgenden Gründen ist eine Meldung zu übermitteln: Betriebsdaten, Meldegründe

Meldegrund

Grund der Abgabe

01

Dieser Abgabegrund ist bei der regulären Änderung von Betriebsdaten zu verwenden. Dies kann eine Namensänderung, Anschriftänderung oder ein Wechsel des Ansprechpartner für die Arbeitsagentur beim Arbeitgeber sein.

05

Dieser Abgabegrund erlaubt einen Bestandsabgleich mit der Bundesagentur für Arbeit (BA). Die Initiativmeldung ist erforderlich, sofern in der Entgeltabrechnung bereits aktuelle Angaben gespeichert sind, diese jedoch nicht mit den Angaben bei der Arbeitsagentur übereinstimmen – z. B. nach Aufforderung durch eine Betriebsprüfung.

06

Neuer Dienstleister/neue Abrechnungssoftware: Dieser Abgabegrund ist für eine Initiativmeldung zu verwenden, z. B. wenn der Dienstleister, der die monatliche Entgeltabrechnung bzw. Sozialversicherungsmeldungen an die Krankenkassen meldet, sich ändert. Der Meldegrund ist auch zu übermitteln, wenn das Abrechnungsprogramm bei Arbeitgeber oder beim Dienstleister gewechselt wird.

Tab. 2: Abgabegründe für eine Betriebsdatenmeldung

Die Rechtsform des Betriebs wird häufig nicht oder fehlerhaft gemeldet. Daher muss die Rechtsform seit dem Jahr 2022 zusätzlich zur Benennung im Firmennamen im Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) mit einem fünfstelligen Rechtsformschlüssel angegeben werden. Dafür wurde das Feld »Rechtsform« (RF) im Datensatz der Betriebsdatenmeldung neu geschaffen.

Die Meldung des geänderten Datenbausteins »Betriebsdaten« kann an eine frei wählbare Krankenkasse gesendet werden. Die gesetzliche Regelung verpflichtet jede Annahmestelle der Krankenkassen zur Datenannahme und Weiterleitung an die Bundesagentur für Arbeit. Alternativ nimmt die Servicestelle aber auch Mitteilungen telefonisch, per Post oder per E-Mail entgegen. Die Online-Option ist nicht möglich, sofern eine von der Betriebsanschrift abweichende Korrespondenzanschrift hinterlegt wurde und die Änderung deren Löschung beinhaltet. In diesem Fall ist zwingend eine schriftliche Mitteilung an den Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit erforderlich.

Ab 2024 ist in den Meldungen zur Betriebsdatenpflege zusätzlich die Unternehmensnummer zu übermitteln. Um alle einem Unternehmen zugeordneten Betriebsnummern mit der Unternehmensnummer zu koppeln, wird das Statistische Bundesamt zukünftig ein zentrales Unternehmensbasisdatenregister führen. Dazu ist von allen Betrieben eine Initialmeldung zu erstellen, die die Betriebsnummer und Unternehmensnummer beinhaltet.

Steuernummer

SteuernummerSobald Arbeitnehmer mehr als geringfügig gegen Entgelt beschäftigt werden, besteht die Pflicht zum Abzug von Lohnsteuer im Quellenabzug. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, aus dem Bruttolohn der Arbeitnehmer die Lohnsteuer zu ermitteln und diese an das für die Betriebsstätte zuständige Finanzamt abzuführen. Jeder Betrieb benötigt für die Lohnsteueranmeldung eine Steuernummer. Bei Einzelunternehmern ist diese identisch mit der Steuernummer des Inhabers. Bei Gesellschaften, wie z. B. einer GmbH, ist für den Betrieb eine eigene Steuernummer erforderlich. Sobald beim Gewerbeamt ein Gewerbe angemeldet wird, sendet das zuständige Finanzamt automatisch einen Steuernummernantrag dem neuen Unternehmen zu. Der »Fragebogen zur steuerlichen Erfassung« kann auch direkt beim zuständigen Finanzamt ausgefüllt werden. Es empfiehlt sich, auch die Bankverbindung des Finanzamtes zu notieren.

Tipp

Häufig wird mit der Finanzverwaltung eine Einzugsermächtigung vereinbart. Neben der Vereinfachung des Zahlungsverkehrs ist damit eine fristgerechte Bezahlung der Lohnsteuer, Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags sichergestellt.

3 Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung).

2.2 Unterlagen für Meldungen an die Krankenkassen

Abrechnungsunterlagen, Meldungen an die KrankenkasseDer überwiegende Teil der Arbeitnehmer, die gegen Entgelt beschäftigt werden, sind Pflichtmitglieder in den »vier Säulen« der Sozialversicherung. Zur Sozialversicherung gehören die Kranken- und Pflegeversicherung, die Arbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung. Träger der Kranken- und Pflegeversicherung sind die gesetzlichen Krankenkassen und die privatwirtschaftlichen Krankenversicherungen. Die Zahl der gesetzlichen Krankenkassen ist in den vergangenen Jahren deutlich rückläufig. Im Jahr 2000 gab es noch mehr als 420, im Januar 2025 werden es nur noch 93 sein. Zuständig für die Arbeitslosenversicherung bzw. -förderung ist die Bundesagentur für Arbeit (BA). Zuständig für die Rentenversicherung die »Deutsche Rentenversicherung«. Viele Standesvereinigungen von freien Berufen, wie z. B. Ärztekammer, Architektenkammer, Ingenieurkammer oder Steuerberaterkammer, haben ein berufsständisches Versorgungswerk. Arbeitnehmer dieser Berufsgruppen können sich im Versorgungswerk der Standesorganisation rentenversichern.

Die gesetzlichen Krankenkassen übernehmen neben der Kranken- und Pflegeversicherung auch die Funktion des Beitragseinzug für die gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge. Die Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung werden von der Anzugsstelle an die jeweiligen Sozialversicherungsträger weitergeleitet. Arbeitgeber müssen die Sozialversicherungsbeiträge und personelle Veränderungen in sogenannten Beitragsnachweisen und DEÜV4 Meldungen an die Krankenkassen übermitteln. Damit die Daten nicht an jede Krankenkasse einzeln übermittelt werden müssen, wurde pro »Krankenkassenart« (z. B. Betriebskrankenkassen) eine Annahmestelle geschaffen. Die Annahmestellen leiten diese Daten dann an die einzelnen Krankenkassen weiter. Seit dem Jahr 2006 können DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise ausschließlich in digitaler Form per Datenübertragung aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder mittels der maschinellen Ausfüllhilfen (SV-Meldeportal) an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermittelt werden (siehe auch Kapitel 7.2.3). Für den Datenaustausch mit den Krankenkassen, den berufsständischen Versorgungseinrichtungen, der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung und der Bundesagentur für Arbeit stellt die ITSG einen sogenannten GKV-Kommunikationsserver zur Verfügung. Der Kommunikationsserver nimmt alle Nachweise und Meldungen der Entgeltabrechnungsprogramme entgegen und versendet die Rückmeldungen an die Arbeitgeber bzw. die Abrechnungsdienstleister.

Daten der Sozialversicherungsträger

Für die Kommunikation mit den Krankenkassen werden zahlreiche Informationen benötigt. Sinnvollerweise stellen Sie diese in einem Krankenkassendatenblatt zusammen. Auch bei einer Entgeltabrechnung mit einem Lohnabrechnungssystem empfiehlt es sich, die Kommunikationsdaten wie Anschrift, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse und Ansprechpartner für Nachfragen griffbereit zu haben.

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Auf mybookplus.de finden Sie ein Muster einer Krankenkassendatenliste. Eine Übersicht der Krankenkassendaten wird nur für die Krankenkassen benötigt, bei denen die Mitarbeitenden des Betriebes krankenversichert sind.

Beachten Sie: Jeder Arbeitnehmer kann im Prinzip die für ihn günstigste Krankenkasse wählen. Für die Lohnabrechnung bedeutet dies im Extremfall, dass für jeden Arbeitnehmer mit einer anderen Krankenkasse abzurechnen ist. Damit die jeweiligen Umlagesätze, Anschriften, Bankverbindungen etc. für die Lohnabrechnung griffbereit und aktuell sind, empfiehlt sich die Anlage einer Krankenkassenliste und ein regelmäßiges Update der Krankenkassen in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm. Durch jährlich wiederkehrende Krankenkassenfusionen gewinnt eine Kassenliste mit den aktuellen Anschrifteninformationen und Betriebsnummern an Bedeutung.

Tipp

Einen guten Überblick über alle Krankenkassen, deren Beitragssätze und deren Satzung ­finden Sie im Internet auf www.krankenkassen.de.

Wesentliche Angaben zu den Krankenkassen, die in die Lohnunterlagen aufgenommen werden sollten, sind:

Zahlstellennummer

ZahlstellennummerUnternehmen, die eine Betriebsrente oder Versorgungsbezüge an ihre ehemaligen Mitarbeitenden auszahlen, sind sogenannte Zahlstellen. Die Zahlstellen sind nach § 256 Abs. 1 SGB V verpflichtet, von den Versorgungsbezügen an die (ehemaligen) Arbeitnehmer die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung einzubehalten und an die zuständige Krankenkasse abzuführen. Die zu zahlenden Beiträge werden fällig mit der Auszahlung der Versorgungsbezüge. Die Beiträge aus den Versorgungsbezügen trägt der Arbeitnehmer alleine (§ 250 SGB V). Als Zahlstelle hat das Unternehmen eine Zahlstellennummer, die bei der Abführung der einbehaltenen Beiträge anzugeben ist.

Angaben zu den Umlagen U1/U2

Umlage U1/U2Erkranken Arbeitnehmer, ist der Arbeitgeber in der Regel verpflichtet, den Arbeitslohn für 6 Wochen bzw. 42 Kalendertage fortzuzahlen. Für die Kosten der Lohnfortzahlung bieten alle gesetzlichen Krankenkassen eine Art Versicherung – die U1-Umlagekasse – an. Die Umlage U1 ist eine Pflichtversicherung für Arbeitgeber, die nicht mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigen. Ein zweites Versicherungsverfahren – die U2-Umlagekasse – deckt die Kosten für eine Lohnfortzahlung an Arbeitnehmerinnen während der Mutterschutzfrist bzw. während eines Beschäftigungsverbots bei einer Schwangerschaft. Alle Arbeitgeber führen zusätzlich zu den Sozialversicherungsbeiträgen die Umlage U2 ab. Für beide Erstattungsverfahren erheben die Krankenkassen einen »Umlage-Beitrag« von den Arbeitgebern. Die Beiträge zu den Umlagekassen unterscheiden sich von Krankenkasse zu Krankenkasse. Zusätzlich ist die Höhe der U1-Umlage vom Umfang der Erstattungsleistung der Krankenkasse abhängig. Die Umlagebeiträge sind auch für Minijobber (geringfügig/kurzfristig Beschäftigte) zu entrichten. Der Beitragssatz wird von der Minijob-Zentrale (Knappschaft-Bahn-See) festgelegt. Die Umlagen sind ausschließlich vom Arbeitgeber zu tragen, es gibt keinen Arbeitnehmeranteil. Weitere Details finden Sie in den Kapiteln 4.5.6 und 7.2.4.

Tipp

Es empfiehlt sich, eine Übersicht der Umlagesätze bzw. der zugehörigen Erstattungssätze für jede Krankenkasse bei der Entgeltabrechnung zur Verfügung zu haben. Die Beitragssätze zu den Umlagekassen ändern sich auch unterjährig und müssen ggf. vor dem Abrechnungslauf im Entgeltabrechnungssystem angepasst werden. Der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen stellt im Internet eine Übersicht der Beitragssätze und Anschriften aller Krankenkassen zur Verfügung: https://www.itsg.de/produkte/beitragssatzdatei/.

Angaben zur Insolvenzgeldumlage

InsolvenzgeldumlageDie Bundesagentur für Arbeit gewährt Arbeitnehmern Insolvenzgeld, wenn bei der Eröffnung eines Insolvenzverfahrens auf das Vermögen des Arbeitgebers noch Ansprüche aus Arbeitsentgelt bestehen. Das Insolvenzgeld wird aus einer vom Arbeitgeber zu tragenden Insolvenzgeldumlage finanziert. An dem Insolvenzgeldumlageverfahren müssen alle Unternehmen, die insolvent gehen können, teilnehmen. Eine Ausnahme besteht für öffentliche Arbeitgeber und Privathaushalte. Als Arbeitgeber der öffentlichen Hand gelten:

der Bund, die Länder und die Gemeinden

Körperschaften, Stiftungen und Anstalten des öffentlichen Rechts, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren nicht zulässig ist

juristische Personen des öffentlichen Rechts, bei denen der Bund, ein Land oder eine Gemeinde kraft Gesetzes die Zahlungsfähigkeit sichert

als Körperschaften des öffentlichen Rechts organisierte Religionsgemeinschaften und ihre gleiche Rechtsstellung genießenden Untergliederungen

öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten; juristische Personen des öffentlichen Rechts, für deren Personalkosten der Bund haftet

Zuständig für den Beitragseinzug des Insolvenzgelds sind die Krankenkassen. Bei der Meldung der Insolvenzgeldumlage muss die Betriebsnummer des Unternehmens mit gemeldet werden. Außerdem ist die vom Arbeitgeber im Rahmen der Entgeltabrechnung ermittelte Insolvenzgeldumlage monatlich im sogenannten Beitragsnachweis zu dokumentieren. Weitere Details finden Sie in Kapitel 4.5.6.

Zertifikat für die Datenübermittlung

Die Annahmestellen der Krankenkassen erhalten in der Regel monatlich von den Abrechnungsstellen der Arbeitgeber elektronische Datensätze mit allen melderelevanten Veränderungen der Mitarbeitenden, den einbehaltenen Beiträgen zu den Sozialversicherungen und den melderelevanten Veränderungen des Unternehmens. Die Datenübermittlung erfolgt entweder direkt aus dem Entgeltabrechnungssystem oder manuelle über entsprechende Formulare im SV-Meldeportal. Für die gesicherte Datenübermittlung ist ein sogenanntes Zertifikat (elektronisches Zertifikat) erforderlich, welches vom Trust Center der Sozialversicherungen, der ITSG, ausgestellt wird. Für den Datenaustausch ist pro Arbeitgeber ein Zertifikat für eine Betriebsnummer oder ein Institutionskennzeichen erforderlich. Bei mehreren gültigen Zertifikaten zu einer Betriebsnummer oder einem IK muss gemäß den Spezifikationen für den Datenaustausch stets das Zertifikat mit der jüngsten Gültigkeit verwendet werden. Bei Erstanträgen und Anträgen auf Erneuerung eines Zertifikates ist die Identifizierung und Authentifizierung des Antragstellers über das ITSG-Registrierungsportal in einen Web-Browser durchzuführen. Über die Authentifizierung erhält der Antragsstelle von der ITSG ein elektronisches Zertifikat, welches in das Entgeltabrechnungsprogramm eingelesen werden muss. Das Registrierungsportal der ITSG ist über das Internet auf der Seite https://registrierungsportal.itsg.de/regportal/client/de/login verfügbar. Das Zertifikat wird per E-Mail an die im Zertifikatsantrag benannte verantwortliche natürliche Person gesendet. Das Zertifikat muss in das Entgeltabrechnungssystem »eingelesen« werden und ist bei jeder elektronischen Datenübertragung an die Annahmestelle mit zu versenden. Das Zertifikat ist in der Regel nur 3 Jahre gültig und muss danach neu beantragt werden.

Tipp

Das Antragsverfahren für die Zertifikatsantrag ist auf der Internet Seite der ITSG ausführlich beschrieben. Sie finden die Beschreibung https://www.itsg.de/produkte/trust-center/. Für jede Betriebsnummer ist ein eigenes Zertifikat erforderlich. Erfolgt die Entgeltabrechnung durch einen Dienstleister (Steuerberater, Lohnbüro oder Rechenzentrum), benötigt der Dienstleister das Zertifikat zum »Einlesen« in das Entgeltabrechnungssystem.

4 Datenerfassung- und Übermittlungsverordnung der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung).

2.3 Unterlagen für Meldungen an das Finanzamt

Die von den Bruttobezügen einbehaltende Lohnsteuer ist in der Regel monatlich dem Finanzamt zu melden. Die Meldung erfolgt elektronisch, häufig direkt mit den Entgeltabrechnungsprogramm. Für die Datenübermittlung ist zur Authentifizierung des Absenders ein sogenanntes Zertifikat erforderlich.

Zertifikat für die Authentifizierung

AuthentifizierungAbrechnungsunterlagen, Meldungen an das FinanzamtJeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, vom Bruttoarbeitslohn seiner Arbeitnehmer die Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag zu ermitteln, einzubehalten und an das für die Betriebsstätte zuständige Finanzamt abzuführen. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber regelmäßig dem Finanzamt die einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer, den einbehaltenen Solidaritätszuschlag sowie die vom Arbeitgeber zu zahlenden Pauschalsteuern melden. Bei jeder Datenübermittlung hat sich der Datenübermittler zu authentifizieren. Bei der authentifizierten Übertragung wird mit der Meldung ein zuvor vereinbartes Zertifikat übertragen. Das Zertifikat identifiziert den Absender und stellt dessen Authentizität sicher.

Das für die Authentifizierung erforderliche Zertifikat muss vom Datenübermittler einmalig – möglichst frühzeitig über das Elster-Online-Portal – beantragt werden (https://www.elster.de/eportal/start). Ohne die Authentifizierung ist eine elektronische Übermittlung von Lohnsteuerdaten nicht möglich.

Tipp

Elster-VerfahrenÜber das Internet kann unter www.elster.de ein Benutzerkonto eingerichtet werden. Über das Elster-Portal haben Sie die Möglichkeit, die Lohnsteueranmeldung manuell zu erfassen und direkt an die Finanzverwaltung zu versenden. Für die authentifizierte Datenübermittlung sollten Sie ein sogenanntes Organisationszertifikat, welches auf das Unternehmen ausgestellt ist, verwenden. Gegebenenfalls muss beim Wechsel der Steuernummer oder der Betriebsnummer ein neues Zertifikat beantragt werden, da diese beiden Daten immer in Kombination den Datenübermittler identifizieren. Der Datenübermittler muss nicht zwingend das Unternehmen sein. Auch ein Dienstleister (z. B. Steuerberater oder Lohnbüro) kann mit einem auf ihn ausgestelltes Zertifikat die Daten für alle seine Kunden bzw. Mandanten übermitteln. Das Zertifikat ist regelmäßig nach Aufforderung der Finanzverwaltung zu erneuern. Seit Januar 2024 ist für die Nutzung des SV-Meldeportals ebenfalls eine Elster-Organisationszertifikat erforderlich.

Zertifikat für ELStAM-Meldungen

Voraussetzung für die Ermittlung der Lohnsteuer mit dem Entgeltabrechnungsprogramm sind die gültigen Besteuerungsmerkmale (Steuerklasse, Kinder etc.) für jeden Arbeitnehmer im Betrieb. ELStAM, Zertifikat für ELStAM-MeldungenDie Besteuerungsmerkmale der Arbeitnehmer können nur direkt von der Finanzverwaltung elektronisch abgerufen und in das Entgeltabrechnungsprogramm übernommen werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitnehmer bzw. die Beschäftigung beim Bundeszentralamt für Steuern angemeldet wurde. Alle Meldungen mit persönlichen Daten von Arbeitnehmern müssen verschlüsselt und authentifiziert an die Annahmestellen der Finanzverwaltung übertragen werden. Die Anmeldung bzw. die Datenübertragung der Anmeldedaten erfolgt in der Regel direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm heraus. Vor der Datenübermittlung ist eine initiale Anmeldung am Elsterportal vorzunehmen. Auch für das ELStAM-Verfahren ist das Elster-Organisationszertifikat erforderlich. Nach einer initialen Anmeldung können die Besteuerungsmerkmale der Mitarbeitenden über das sogenannte ­ELStAM-Verfahren elektronisch abgerufen und in das Entgeltprogramm werden. Die Authentifizierung des Arbeitgebers erfolgt mit dem gleichen Zertifikat, welches auch für die Übermittlung der Lohnsteuermeldungen verwendet wird. Siehe »Zertifikat für die Authentifizierung« im Abschnitt oben.

Werden die Daten von einem Lohnbüro oder einem Steuerbüro übermittelt, ist nur ein Zertifikat pro Datenübermittler erforderlich.

Finanzamtsnummer / zuständiges Finanzamt

Die vom Arbeitnehmer einbehaltene Lohn- und Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag sind bei einem Austritt, spätestens jedoch zum Jahresende auf der sogenannten Lohnsteuerbescheinigung für den Mitarbeitenden zu dokumentieren. Auf der Lohnsteuerbescheinigung sind u. a. der Name des Finanzamts und dessen vierstellige Identifikationsnummer, an welches die Steuer abgeführt wurde anzugeben. Die Finanzamtsnummer kann beim örtlich zuständigen Finanzamt erfragt oder über das Internet ermittelt werden. In der Regel wird die Finanzamtsnummer einmalig im Entgeltabrechnungssystem hinterlegt.

Elster-Modul / Elster-Portal

Elster-VerfahrenLohnsteuerbescheinigungen können nur per Internet über das Elster-Modul an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Das Elster-Modul ist in der Regel in allen Entgeltabrechnungsprogrammen enthalten. Für die Datenübertragung ist das zuständige Finanzamt bzw. dessen Finanzamtsnummer auszuwählen bzw. im Entgeltabrechnungsprogramm zu hinterlegen. Als Folgeaktivität nach der Entgeltabrechnung ist die Summe der ermittelten Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Pauschalsteuern mit dem Elster-Modul an die Finanzverwaltung zu übertragen. Die Datenübermittlung erfolgt in der Regel direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm heraus (Durchführen der Lohnsteueranmeldung). Über das Elster-Portal können die Lohnsteueranmeldung oder die Lohnsteuerbescheinigungen auch direkt manuell eingetragen und gemeldet werden.

Tipp

Die Nutzung des ELSTER-Portals bietet sich nur für sehr keine Betriebe an oder wenn besondere Meldungen außerhalbe des Entgeltabrechnungssystems gemeldet werden sollen.

2.4 Unterlagen für Meldungen an die Bundesagentur für Arbeit

Abrechnungsunterlagen, Meldungen an die Bundesagentur für ArbeitArbeitgeber, die mindestens 20 Arbeitnehmer beschäftigen, sind nach dem Schwerbehindertengesetz verpflichtet, mindestens 5 % der Arbeitsplätze mit behinderten Menschen zu besetzen. Für die Berechnung der Grenze ist der Durchschnitt aus 12 Monaten maßgebend. Können die Arbeitsplätze nicht anteilig mit behinderten Arbeitnehmern besetzt werden, muss das Unternehmen eine sogenannte Ausgleichsabgabe leisten. Es ist keine Beschäftigungspflicht bzw. keine Ausgleichsabgabe zu leisten, wenn die Grenze von 19,5 Mitarbeitende im Jahresdurchschnitt unterschritten wird. Für die Ermittlung der durchschnittlichen Anzahl von Mitarbeitenden werden Bruchteile ab 0,5 Mitarbeitende aufgerundet. Außerdem sind für die Betriebsgröße nach § 73 SGB IX nicht zu berücksichtigen:

Arbeitnehmer, die aufgrund einer Befristung nur für die Dauer von höchstens 8 Wochen beschäftigt sind

Arbeitnehmer mit einer Beschäftigung von weniger als 18 Stunden pro Woche

behinderte Arbeitnehmer

Ordensangehörige, Rot-Kreuz-Schwestern, Diakonissen

Mitarbeitende in Beschäftigungstherapie oder Belastungserprobung

ABM Kräfte

Personen, die bei Vereinen, Verbänden, politischen Parteien oder Kommunen in ihre Stelle gewählt werden, wie beispielsweise Bürgermeister

Personen, deren Arbeitsverhältnis ruht, weil sie sich in Elternzeit, im Wehr- oder Zivildienst, im unbezahlten Urlaub oder im Rahmen der Altersteilzeit in der Freistellungsphase befinden, bzw. die Rente auf Zeit beziehen und für die eine Ersatzkraft eingestellt wurde.

Für die Berechnung der durchschnittlichen Anzahl von Mitarbeitenden sind alle Beschäftigten (ohne die oben genannten Ausnahmen) pro Beschäftigungsmonat zu addieren und die Summe der Monate durch 12 zu dividieren. Entstehen im Ergebnis 19,4 oder weniger Mitarbeitende, besteht keine Besetzungspflicht und somit auch keine Pflicht zur Ausgleichsabgabe. Liegt das Ergebnis der durchschnittlichen Anzahl von Mitarbeitenden bei 19,5 oder höher, besteht die Pflicht zur Mindestbesetzung oder zur Leistung der Ausgleichsabgabe (siehe auch Kapitel 11.5). Zur Erstellung der Schwerbehindertenmeldung empfiehlt es sich, die Anzahl der Mitarbeitenden im Sinne des Schwerbehinderten-Gesetzes monatlich zu erfassen und mit den Abrechnungsdaten zu speichern.

Tipp

Für die Erstellung und Meldung der Schwerbehindertenabgabe empfiehlt es sich, monatliche Listen der beschäftigten Arbeitnehmer zu führen und diese ggf. zu kennzeichnen, ob sie für die Ermittlung der Anzahl der Mitarbeitenden im Sinne der Betriebsgröße nach § 73 SGB IX relevant sind.

2.5 Unterlagen für Meldungen an die Berufsgenossenschaft

Abrechnungsunterlagen, Meldungen an die BerufsgenossenschaftDie Berufsgenossenschaft ist Träger der gesetzlichen betrieblichen Unfallversicherung (UV). Es gibt 9 verschiedene Berufsgenossenschaften (BG), die von ihren Mitgliedern einmal jährlich einen sogenannten Lohnnachweis verlangen. Der Lohnnachweis ist eine elektronische Meldung, mit der die im Vorjahr abgerechnete Entgeltsumme zu melden ist. Die Mitgliedschaft in einer der neun Berufsgenossenschaften hängt ab vom Gewerbezweig des Unternehmens und ist verpflichtend. Abhängig vom Gewerbezweig können auch mehrere Berufsgenossenschaften für ein Unternehmen zuständig sein. In diesem Fall sind Teile der Belegschaft an die jeweils zuständige Unfallversicherung zu melden. Die jährlich zu erstellende UV-Meldung (Lohnnachweis) kann nur über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder ein Formular im SV-Meldeportal erstellt und versendet werden. Vor Abgabe des digitalen Lohnnachweises ist ein sogenannter Stammdatenabgleich mit dem Stammdatendienst der Unfallversicherung vorzunehmen. Für den Stammdatenabgleich und den elektronischen Lohnnachweise benötigen Sie:

Betriebsnummer Ihres UV-Trägers (BBNRUV)

Ihre einheitliche Unternehmensnummer bei der Berufsgenossenschaft

Stammdaten/Gefahrentarifstelle für die Tätigkeiten der Mitarbeitenden

Ihre PIN für das elektronische Meldeverfahren an die Berufsgenossenschaft.

Unternehmensnummer

Für die Übermittlung des Lohnnachweises und den Stammdatenabgleich muss im elektronischen Meldeverfahren die 12-stellige UnternehmensnummerUnternehmensnummer bei der zuständigen Unfallversicherung erfasst werden. In der Regel wird die Unternehmensnummer und die PIN in einem Bestätigungsschreiben nach einer schriftlichen Anmeldung des Unternehmens von der zuständigen Berufsgenossenschaft mitgeteilt. Die Unternehmensnummer kann ggf. auch direkt bei der Berufsgenossenschaft oder bei der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung in 10117 Berlin, Glinkastraße 40, Tel.: [phone] – 0 (Zentrale) erfragt werden.

Alle Unternehmen / Arbeitgeber erhalten ab 1. Januar 2023 eine bundesweit einheitliche Unternehmensnummer von der zuständigen Berufsgenossenschaft mitgeteilt. Die Unternehmensnummer löst die bisherige Mitgliedsnummer ab. Betriebe benötigen die Unternehmensnummer zwingend, um z. B. die UV-Jahresmeldungen oder Lohnnachweise digital zu übermitteln. Seit Oktober 2022 erhalten alle neu gegründete Unternehmen die neue Unternehmensnummer über den Postweg. Die Mitgliedschaft bei der Unfallversicherung beginnt mit der Anmeldung eines Unternehmens oder bei der erstmaligen Beschäftigung von Arbeitnehmern. Die Anmeldung des Unternehmens muss binnen einer Woche nach Eintragung im Handelsregister vorgenommen werden. Die zuständige Berufsgenossenschaft nimmt das Unternehmen nach der Anmeldung in ihr Unternehmerverzeichnis auf und vergibt eine Unternehmensnummer. Die Unternehmensnummer ist bei allen Meldungen an die Berufsgenossenschaft mitzuteilen, insbesondere bei der jährlich für alle Arbeitnehmer zu erstellenden Jahresmeldung. Wird die Lohnabrechnung von einem Dienstleister (z. B. Lohnbüro oder Steuerberater) durchgeführt, ist zusätzlich die Betriebsnummer »der abrechnenden Stelle« in den Meldungen an die Berufsgenossenschaft zu melden. Die Datenübermittlung erfolgt als Folgeaktivität in der Entgeltabrechnung. Für die Datenübermittlung ist das Zertifikat der Sozialversicherungen (ITSG-Trust Center) erforderlich. Alternativ können die Meldungen über das SV-Meldeportal manuell erstellt und versendet werden.

Tipp

Wichtig für Gründer: Betriebsnummernantrag nur mit Unternehmensnummer. Um als neuer Arbeitgeber Meldungen an die Sozialversicherungsträger zu übersenden, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Die 8-stellige Nummer identifiziert Ihren Beschäftigungsbetrieb und somit Sie als Arbeitgeber. Sie wird elektronisch vom Betriebsnummernservice (BNS) von der Bundesagentur für Arbeit vergeben. Und dann gibt es noch die Unternehmensnummer. Nicht nur eine Betriebsnummer ist notwendig, sondern auch eine Unternehmensnummer. Diese gilt ab dem 01.01.2024 auch als Voraussetzung zur Beantragung der Betriebsnummer.

Bei Unklarheiten über die Zuständigkeit der Berufsgenossenschaft können Sie sich die ­Deutsche Unfallversicherung wenden: DGUV Berlin, Glinkastraße 40, 10117 Berlin, ­E-Mail: [email protected].

Gefahrtarif/Gefahrenklasse

GefahrenklasseGefahrentarifDer Gefahrtarif enthält alle Unternehmenstypen (Gewerbezweige), für die die Berufsgenossenschaft sachlich zuständig ist. Für jeden im Gefahrentarif benannten Unternehmenstyp (z. B. Gartenbaubetrieb) gibt es definierte Gefahrklassen. Gefahrklassen werden nicht für einzelne Unternehmen, sondern für Unternehmensarten bzw. Gefahrstellen festgelegt. Die im Gefahrentarif zusammengefassten Unternehmen sind technologisch gleicher oder ähnlicher Art oder weisen gleiche oder ähnliche Gefährdungsrisiken für ihre Mitarbeiter auf. Die Tätigkeiten der Arbeitnehmer beinhalten unterschiedliche Unfallgefahren. Aus diesem Grund werden die Mitarbeitenden, abhängig von ihren Aufgaben, Gefahrenklassen zugeordnet. Die Gefahrenklasse ist Bestandteil der Beitragsberechnung für den Berufsgenossenschaftsbeitrag. Gewerbezweige mit hohen Unfallrisiken werden somit stärker belastet als Branchen mit relativ sicheren Arbeitsplätzen. Die Gefahrenklasse wird von der Berufsgenossenschaft in dem sogenannten Punktwert ausgedrückt. Dabei ist 1.0 eine sehr niedrige Gefahrenklasse und beispielsweise 14.8 eine Gefahrenklasse für sehr unfallträchtige Arbeiten.

Die jährlichen Entgelte der Arbeitnehmer müssen im sogenannten Lohnnachweis den Gefahrklassen des Unternehmens zugeordnet werden. Umfasst die Aufgabe eines Arbeitnehmers mehrere Gefahrenklassen, sind seine Entgelte anteilig den Gefahrklassen so zuzuordnen, wie der Umfang der Tätigkeit auf den entsprechenden Gefahrenklassen erfolgt (z. B. 40 % Gefahrenklasse 1 / 60 % Gefahrenklasse 2). Die Aufzeichnungen der Entgelte sind so zu führen, dass eine Zuordnung zur Gefahrklasse nachvollzogen werden kann. Ohne eine entsprechende monatliche Dokumentation muss das gesamte Entgelt der Gefahrklasse mit dem höchsten Gefährdungsgrad (Gefahrenklasse) zugeordnet werden. Im Übrigen sind auch für Zeitarbeiter die Entgelte bzw. die zugehörige Gefahrklasse zu dokumentieren.

Stammdatenabgleich/Lohnnachweis

Für die Meldung an die Berufsgenossenschaft müssen die für das Unternehmen relevanten Gefahrenklassen aus dem Gefahrentarif ermittelt und jedem Mitarbeitenden entsprechend zugeordnet werden. Aus diesem Grund hat die Unfallversicherung einen sogenannten Stammdatenabruf eingeführt. Bei dem BG-Stammdatenabruf sendet das Unternehmen ab November des laufenden Jahres eine elektronische StammdatenanfrageStammdatenanfrage an die zuständige Berufsgenossenschaft. In der Rückmeldung der Unfallversicherung werden alle für das Unternehmen gültigen Gefahrenklassen gemeldet. Vor dem Erstellen und Versenden des Lohnnachweises müssen die zurückgemeldeten Gefahrenklassen den Mitarbeitenden des Unternehmens zugeordnet werden. Die Zuordnung des Mitarbeitenden zu einer (gültigen) zurückgemeldeten Gefahrenklasse nehmen Sie in ihrem Entgeltabrechnungssystem vor. Werden aufgrund von neuen Tätigkeiten weitere Gefahrenklassen benötigt, sind diese zunächst schriftlich bei der Berufsgenossenschaft zu beantragen.

Beachten Sie: Sollten Sie im gesamten Jahr 2024 keine Mitarbeitenden gegen Entgelt beschäftigt haben, dürfen Sie keinen Stammdatenabruf durchführen, da der elektronische Lohnnachweis entfällt. Ist ein Stammdatenabruf in diesem Fall bereits im Jahr 2024 erfolgt, muss dieser storniert werden, weil die Berufsgenossenschaft in diesem Fall die Meldung eines Lohnnachweises von diesem Unternehmen erwartet.

Waren im Laufe des Jahres 2024 Mitarbeitende beschäftigt (auch Aushilfen zählen), sind deren Entgeltsummen entsprechend kumuliert im Lohnnachweis für das Jahr 2024 anzugeben. Wird der Lohnnachweis nicht bis 16. Februar 2025 eingereicht, erfolgt eine Schätzung der beitragspflichtigen Entgelte und gegebenenfalls ein Bußgeldverfahren, sofern der Betrieb im Jahr 2024 bereits bestanden hat. Der Lohnnachweis ist bis 16. Februar für das vorangegangene Kalenderjahr zu erstellen und zu übermitteln.

PIN-Nummer

Die PIN-Nummer wird von dem zuständigen Unfallversicherungsträger schriftlich mitgeteilt. Gegebenenfalls kann eine neue PIN-Nummer per E-Mail beim UV-Träger beantragt werden. Die PIN dient ausschließlich der Verifizierung Ihrer Mitgliedsnummer beim Unfallversicherungsträger und ist bei jeder elektronischen Übermittlung anzugeben. Sie ist ein Zusatz zur Authentifizierung der Unternehmensnummer.

Ab Anfang 2024 können Arbeitsunfälle nicht mehr ausschließlich postalisch, sondern auch digital gemeldet werden. Bis 2028 werden beide Meldeverfahren akzeptiert. Ab dem 1.1.2028 ist die Meldung von Arbeitsunfällen, Wegeunfällen, Schülerunfällen und Berufskrankheiten an Berufsgenossenschaften und Unfallkassen ausschließlich digital möglich.

Neben der Digitalisierung der Meldungen wurden mit der Novellierung der Unfallversicherungs-Anzeigeverordnung (UVAV) weitere Änderungen umgesetzt. Es kommen neue Meldeinhalte hinzu. Anbei einige Beispiele:

die Ergänzung der Angaben zum Geschlecht um die Einträge »Divers« und »keine Angabe«

die Angabe, ob der Unfall während einer Homeoffice-Tätigkeit oder während des Distanzunterrichts eingetreten ist

die Angabe, ob eine geringfügige Beschäftigung vorliegt

die Angabe, ob ein Gewaltereignis vorgelegen hat.

Die in der Übergangsfrist noch gültigen Musterformulare der vormaligen UVAV werden nicht um alle neuen Meldeinhalte ergänzt. Sie nehmen lediglich die ersten zwei Punkte neu auf. Diese Musterformulare werden zum 01.10.2023 ergänzt und noch bis zum 31.12.2027 im Internet unter https://www.dguv.de/formtexte/index.jsp bereitgestellt.

Das Vorgehen für die Meldungen an die Berufsgenossenschaft finden Sie in Kapitel 11.5 beschrieben.

3 Ein Arbeitnehmer wird neu eingestellt