Meetings auf englisch E-Book

Mario Klarer

• Herausgeber: REDLINE
• Kategorie: Fachliteratur
• Sprache: Deutsch
• Veröffentlichungsjahr: 2007

Seitenzahl: 138

Beschreibung

Moderationstechnik nach amerikanischem Vorbild. Top-Training für englischsprachige Meetings. Mario Klarer ermöglicht einen schnellen Überblick über die wichtigsten Moderationsregeln und liefert Checklisten sowie tolle Tipps für die Bewältigung internationaler Meetings. Ein Übungsteil mit Sprachmodulen und gebräuchlichen Redewendungen rundet den Do-it-yourself-Kurs ab.

Leseprobe

Mario Klarer

Meetings auf Englisch

Für Bernadette, Johanna und Moritz

Mario Klarer

Meetings auf Englisch

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie. Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. ISBN 978-3-636-01439-9 | Print-AusgabeISBN 978-3-86881-122-3 | E-Book-Ausgabe (PDF)

E-Book-Ausgabe (PDF): © 2009 by Redline Verlag, FinanzBuch Verlag GmbH, München. www.redline-verlag.dePrint-Ausgabe: © 2007 by Redline Wirtschaft, Redline GmbH, Heidelberg. Ein Unternehmen von Süddeutscher Verlag | Mediengruppe. Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Umschlaggestaltung: ZERO Werbeagentur GmbH, München Satz: M. Zech, Redline GmbH Druck: Himmer, Augsburg Bindearbeiten: Thomas, Augsburg Printed in Germany

Einleitende Vorbemerkungen

Dieses Buch bietet allen, die Meetings auf Englisch leiten, Hilfestellungen und Regeln für die Moderation im Allgemeinen sowie spezifische Unterstützung für Meetings in der Fremdsprache Englisch. Jeder Abschnitt dieses Buches enthält »goldene Regeln«, die sich auf allgemeine Moderationskompetenzen beziehen. Konkrete Sprachmodule mit wiederkehrenden englischen Phrasen und Beispielsequenzen in der Moderationsregie runden jeden dieser Abschnitte ab.

Das erste Kapitel des Buches erarbeitet die wichtigsten Teile eines Meetings: Einleitung, Hauptteil und Schluss werden aus rhetorischer, struktureller und inhaltlicher Perspektive beleuchtet und mit einer Vielzahl konkreter Beispiele in englischer Sprache illustriert. Die folgenden vier Kapitel geben einen praxisorientierten Überblick über die wichtigsten Arten von Meetings und deren Moderationswerkzeuge. Das Spektrum reicht von Hilfestellungen im Informationstransfer, Ideenfindungstechniken, Dokumentations- und Visualisierungsmöglichkeiten, Strategien für Diskussion und Gesprächslenkung bis hin zu Entscheidungsfindungstools. Das letzte Kapitel bietet neben Anleitungen zur allgemeinen Vorbereitung und Planung von Meetings Tipps für Spontanmoderationen und Webmeetings.

Damit bietet das Buch einen Gesamtüberblick über alle wichtigen Aspekte der Planung und Durchführung von Meetings im Allgemeinen sowie die spezifischen fremdsprachlichen Zusatzanforderungen für die Moderation auf Englisch.

Inhalt und Schwerpunktsetzung des Buches wurden durch meine langjährige Trainer- und Beratertätigkeit für Kommunikation in großen international operierenden Konzernen und Organisationen bestimmt. Viele der hier vorgestellten Lösungsansätze zu Problemstellungen wurden in diesem Kontext erarbeitet. Zahlreiche Anregungen für dieses Buch gehen auf konstruktive Gespräche mit Wolfgang Koch zurück. Sonja Bahn hat mich bei Fragen zu englischsprachigen Aspekten unterstützt. Mein größter Dank gilt wie immer Bernadette Rangger für ihre große Hilfe mit dem Manuskript und ihre Präsenz.

I. Aufbau und Teile eines Meetings

Einleitung – Meetings eröffnen

Wie in vielen anderen Bereichen der Kommunikation ist auch bei Meetings der Beginn ausschlaggebend für Erfolg oder Misserfolg. Obwohl die Einleitung nur einen sehr geringen Teil der Gesamtzeit des Meetings ausmacht, werden in den ersten Minuten einer Besprechung die Weichen für ihre effiziente Durchführung gestellt. Der Moderator lässt in der Einleitung sozusagen das Meeting im Zeitraffertempo an den Teilnehmern vorüberziehen. Wie diese Zeitraffertechnik aussieht, wird im Folgenden Schritt für Schritt erarbeitet.

Moderatoren kann man mit Reiseleitern vergleichen, die eine Gruppe führen. Diese Aufgabe beginnt bereits in der Einleitung, indem Sie als Moderator die Gruppe zuerst einmal zueinander finden lassen. Sie stellen sich beziehungsweise die Gruppenmitglieder vor, informieren sie darüber, was auf ihrer »Reise« alles geplant ist, wohin die Reise geht, wie und warum sie zu den einzelnen Zwischenstopps gelangen und was das Endziel sein wird.

Checkliste Einleitung

Begrüßen + positives Arbeitsklima schaffen Vorstellen (Moderator + Teilnehmer) Thema + Relevanz + Ziel Tagesordnung (= Zwischenziele) Zeitrahmen festlegen Protokollmodus klären (Verhaltensregeln)

Begrüßen

Am Anfang eines Meetings werden Sie als Moderator die Teilnehmer begrüßen und damit den Beginn des Treffens signalisieren. Je nach Art, Zusammensetzung und Kontext des Meetings wird dieser Teil der Einleitung unterschiedlich lang ausfallen, bewegt sich aber im Regelfall im Umfang von ein paar Sätzen. Grundsätzlich handelt es sich hierbei um einen kurzen Abschnitt, der je nach Situation für gruppendynamische Prozesse genutzt werden kann.

Positives Arbeitsklima schaffen

Wie kann man am Beginn des Meetings motivieren? In die Begrüßung lassen sich leicht sogenannte Eisbrecher einbauen. Gemeint sind damit Aussagen des Moderators, welche die Gruppenmitglieder positiv stimmen und ein angenehmes Arbeitsklima erzeugen. Hierzu werden Sie natürlich in jedem Fall die Teilnehmer begrüßen, können jedoch noch zusätzliche motivierende Bemerkungen einfließen lassen. Im Englischen nennt man diese Technik »rapport building«, womit das Erzeugen eines guten Klimas zwischen Moderator und Gruppe beziehungsweise zwischen den Gruppenmitgliedern gemeint ist.

»Rapport building« kann bereits durch simple Gesten wie Dank für die Teilnahme am Meeting erfolgen, wird jedoch intensiviert, wenn der Moderator etwas genauer auf die Teilnehmersituation eingeht. Zum Beispiel kann er kurz auf mögliche widrige Umstände hinweisen, die es der Gruppe erschwert haben, am Meeting teilzunehmen. Auch kann der Moderator jenen Personen danken, die eine weite Anreise auf sich genommen haben oder aufgrund schwieriger Termine unter besonderem Zeitdruck stehen.

Das Erzeugen eines guten Klimas am Beginn der Einleitung folgt meist einer simplen Struktur: Als Moderator versetzen Sie sich im Vorfeld in die Teilnehmer, indem Sie sich deren derzeitige Situation veranschaulichen. Überlegen Sie sich, was die Teilnehmer zurzeit beschäftigt oder was sie auf dem Herzen haben. Dies können Termindruck, Müdigkeit, Anreisestress, Hunger, die Uhrzeit des Meetings, ein anstehendes Projekt, Jetlag oder vieles mehr sein. Der Trick ist einfach: Sie teilen als Moderator der Gruppe mit, dass Sie Bescheid wissen, welchen Problemen, Aufgabenstellungen oder Drucksituationen die Teilnehmer außerhalb dieses Meetings ausgesetzt sind und warum es daher für sie nicht leicht war, Zeit für diese Zusammenkunft zu finden.

Goldene Regel: Machen Sie die Teilnehmer zu Experten

Eine andere Möglichkeit, die Teilnehmer positiv einzustimmen, ist, sie als »Experten« zu bezeichnen. Meist besuchen diese Teilnehmer das Meeting weder freiwillig noch gerne. Deshalb ist es ratsam, auf die Wichtigkeit ihrer Präsenz hinzuweisen. Die Strategie des »expert making« zielt darauf ab, die Qualifikation der Gruppenmitglieder für das zu behandelnde Thema herauszustreichen. Suggerieren Sie als Moderator, dass dieses Meeting nur durch die Teilnahme dieser auf besagtem Gebiet so hoch qualifizierten Personen erfolgreich sein kann. Natürlich machen Sie diese Aussage sehr vorsichtig oder gar unterschwellig und vermeiden plakative, unglaubwürdige Floskeln.

Sprachmodul: Welcome

Let me welcome you to our meeting on … Welcome to our meeting.I’d like to welcome you to …It’s a pleasure for me to welcome such a large number of you today.

Sprachmodul: Rapport building – appreciating effort

I’m very happy that so many of you could make it today.Given the number of meetings you have to attend, I very much appreciate that you found the time to be here today.I know that some of you had to go through the trouble of quite a long trip in order to be able to get here in time.Before we start, let me thank those of you who had to take the early morning flight in order to join us today.

Sprachmodul: Rapport building – expert making

It’s absolutely essential for us to have your expert opinion on this issue.We’re very happy to have your expert input on this subject today.For the issue at hand we need your qualified suggestions.With this tricky situation, we felt we have to rely on your knowledge and expertise in the field.We’re aware of your time constraints. However, in this situation we had to seek your help as experts.I can’t stress enough how grateful we are to have such a high-caliber group here today.

Vorstellen

Wie in jeder anderen Kommunikationssituation steht auch am Beginn eines Meetings das Vorstellen des Moderators beziehungsweise der Teilnehmer. Dies ist natürlich nur notwendig, sofern sich die Beteiligten nicht alle untereinander kennen. Die Faustregel ist: Befindet sich eine Person in der Gruppe, die Sie beziehungsweise einen anderen Teilnehmer nicht kennt, dann stellen Sie sich selbst mit Namen und eventuell auch mit Ihrer Funktion in der Organisation vor.

Während bei einer Präsentation die Funktion oder Position des Präsentators immer sehr wichtig ist, da sie Rückschlüsse auf seine Kompetenz in Bezug auf das Thema der Präsentation zulässt, ist die firmeninterne Funktion des Moderators für das Thema des Meetings nicht immer relevant. In vielen Fällen ist ein nicht direkt in die Problematik involvierter Moderator sogar von Vorteil, weil er eine objektivere oder neutralere Ebene in der Diskussionsleitung einnehmen kann. Wichtiger ist in der Einleitung daher, die Teilnehmer des Meetings untereinander bekannt zu machen. Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder der Moderator stellt die Teilnehmer vor oder die Teilnehmer stellen sich selbst vor.

Der Moderator stellt die Teilnehmer vor

Diese Vorgehensweise hat den großen Vorteil, dass Sie als Moderator die Fäden in der Hand behalten. Sie entscheiden, wie und wie lange Sie jeden Teilnehmer vorstellen, und treffen zugleich die Entscheidung, welche Informationen zu jeder Person für die Gruppe von Wichtigkeit sind.

Die Teilnehmer stellen sich selbst vor

Wird diese Variante gewählt, so bittet der Moderator die Teilnehmer, sich selbst kurz vorzustellen. Dies geschieht meist, indem auf einer Seite der Gruppe beginnend jeder etwas zu seiner Person sagt. Das wird Namen und Tätigkeitsbereich umfassen, meist aber auch die Verbindung der jeweiligen Person zum Thema des Meetings. Vorteil dieser Variante: der Moderator tritt in den Hintergrund, die Teilnehmer rücken in den Fokus.

Für unerfahrene Moderatoren ist gerade der Beginn des Meetings der schwierigste Teil. Sie finden sich plötzlich vor einer Gruppe von Teilnehmern und sind nervös. Indem Sie als Moderator die Teilnehmer bitten, sich selbst kurz vorzustellen, spielen Sie den Ball sozusagen jemand anderem zu und gewinnen etwas Zeit, sich an die Moderationssituation zu gewöhnen und sich ein bisschen zu entspannen. Meist ermöglicht Ihnen diese kurze Pause, in der Sie nicht im Rampenlicht stehen, sich zu sammeln und sich in Gedanken auf die nächsten Schritte der Einleitung vorzubereiten. Wichtiger als die möglicherweise beruhigende Wirkung auf den Moderator ist aber der gruppendynamische Effekt dieser Vorgehensweise.

Goldene Regel: Vorstellungsrunde als Eisbrecher

Sicher kennen Sie folgende Situation: Sie besuchen ein Meeting, und der Moderator bittet die Teilnehmer, sich kurz reihum vorzustellen. Obwohl Sie nur Ihren Namen und vielleicht noch ein paar Worte zu Ihrem Aufgabenbereich sagen müssen, werden Sie nervös und fühlen sich denkbar unwohl in dieser Situation. Trotzdem hat dieses Exponieren des Teilnehmers am Beginn einen Vorteil für den weiteren Verlauf des Meetings. Jeder Teilnehmer muss bereits in diesem frühen Stadium seine Nervosität überwinden und etwas sagen.

Gerade die erste Wortmeldung ist für jede Person in einer Gruppe die schwierigste. Durch den sanften Zwang des Vorstellens wird das Eis sofort gebrochen. Wichtig ist hierbei, dass es nicht um kontroverse Aspekte geht, wie sie zum Beispiel in einer Diskussion entstehen. Die erste Wortmeldung ist daher unverfänglich und ebnet den Boden für weitere Äußerungen im Verlauf des Meetings: Wer einmal etwas gesagt hat, wird es wahrscheinlich wieder tun! Aus diesem Grund sollten Sie als Moderator die Teilnehmer so früh als möglich mit unverfänglichen Beiträgen »warmlaufen« lassen. Nur so ist eine konstruktive und ausgewogene Diskussion beziehungsweise Beteiligung aller Gruppenmitglieder gewährleistet.

Sprachmodul: Introducing oneself

For those of you who do not know me: my name is … . I’m the Production Manager of our Detroit plant.My name is … . I’ve been asked to chair the meeting.Before we start let me quickly introduce myself. I’m …

Sprachmodul: Introducing participants

Before we begin let me introduce the new members of the team.Some of you might have wondered about the new faces in the team. Let me introduce our new colleagues to you.Since Terry does not know you, I’d like to introduce you all to him very quickly.

Sprachmodul: Asking participants to introduce themselves

Since we have some new members here today, I think we should go around the room and quickly introduce ourselves to the rest of the group.I’m not sure if you’ve all met. Therefore, I think it’d be best to start with a short introduction round in which we can all introduce ourselves and say a little bit about our individual backgrounds.With a newly formed team I think it’s essential to get to know each other before we start. I suggest we all introduce ourselves by saying a few words about our functions and our connections to the project at hand.

Thema und Relevanz

Der größte Schwachpunkt von Meetings ist meist die ungenügende Information der Teilnehmer über den eigentlichen Grund und somit auch über das Ziel des Meetings. Erfahrungsgemäß wird dieser Teil der Einleitung, der oft für den Erfolg des Meetings ausschlaggebend ist, von Moderatoren besonders vernachlässigt. Die Gründe sind vielschichtig, wobei sich jedoch meist ein Koordinationsfehler herauskristallisiert: Der Moderator überschätzt das Publikum und dessen Vorwissen! Wie oft ist es schon vorgekommen, dass Sie in einer Sitzung saßen, ohne genau zu wissen, warum Sie dort waren beziehungsweise welches Thema eigentlich behandelt werden sollte? Der Moderator hingegen ging davon aus, dass Sie alle genau wussten, worum es geht.

Um als Moderator ein erfolgreiches Meeting zu leiten, sollten Sie sich auf keinen Fall auf schriftliche oder im Vorfeld übermittelte Informationen verlassen. Am sichersten ist es, sich vorzustellen, dass die Teilnehmer nichts wissen und Sie sie in der Einleitung behutsam zum Thema des Meetings hinführen müssen. Eine Gruppe benötigt gerade am Beginn eines Meetings Zeit, um sich auf die Gegebenheiten einzustellen. Hierzu ist es wichtig, die Teilnehmer dort abzuholen, wo sie sich aufgrund ihres Wissensstandes befinden. Nehmen Sie sich ruhig etwas Zeit, um in ein paar Sätzen die Sachlage in groben Zügen zu skizzieren. Zögern Sie auch nicht, kurz den Werdegang des Problems zu umreißen oder ein paar Hintergrundinformationen zu geben. Je mehr diese wohlgemerkt kurzen Ausführungen den Charakter einer »Geschichte« mit Anfang, Hauptteil und Ende haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Teilnehmer Ihren Ausführungen zuhören und aktiv folgen werden.

Ursächlich mit dem Thema des Meetings ist auch dessen Relevanz für die Teilnehmer verbunden. Nicht nur der Inhalt der Besprechung muss allen klar sein, sondern auch ihre Notwendigkeit für jeden Teilnehmer. Im Idealfall sollte das Thema beziehungsweise das Resultat des Meetings einen direkten Einfluss auf die Anwesenden haben. Ist dies nicht der Fall, so muss die größere Tragweite, die vielleicht andere Gruppen oder Personen in der Firma oder die Firma selbst betrifft, eindringlich dargestellt werden.

Wird die Relevanz nicht herausgearbeitet, laufen Sie als Moderator Gefahr, dass die Motivation der Gruppe nicht optimal ist. So wie bei einem erfolgreichen Produkt neben der guten Qualität auch eine entsprechende Bewerbung nicht fehlen darf, um es zu verkaufen, so muss der Moderator Thema und Relevanz des Meetings ebenfalls »bewerben«. Nur dann ist sichergestellt, dass das Thema des Meetings von der Gruppe »gekauft« wird.

Um die Relevanz herauszuarbeiten, kann man sich als Moderator im Vorfeld des Meetings folgende Fragen stellen:

Wie berührt das Thema die Aufgabengebiete der Teilnehmer? Warum wird das Meeting gerade jetzt abgehalten? Welche Konsequenzen hat das Meeting (für die Teilnehmer)? Welche Konsequenzen hätte es (für die Teilnehmer), wenn das Meeting jetzt nicht stattfände? Welche weiteren Schritte werden vom Ausgang dieses Meetings beeinflusst?

Natürlich ist es nicht notwendig, alle diese verschiedenen Fragen in der Einleitung für die Teilnehmer zu beantworten. In der Regel wird eine dieser Fragen die Kernaussage der Relevanz ausmachen. Zusammenfassend kann man sagen: Je konkreter die Relevanz dargestellt wird beziehungsweise je konkreter man den Einfluss des Themas auf die Teilnehmer aufzeigen kann, desto größer ist die Akzeptanz des gesamten Meetings durch die Gruppe.

Goldene Regel: »Wichtig und interessant« ist nicht genug!

Ein häufiger Fehler beim Herausarbeiten der Relevanz für die Teilnehmer sind nichtssagende Phrasen, in denen argumentiert wird, dass das Thema für die Gruppe »wichtig« oder »interessant« sei. Solche Aussagen sind relativ nutzlos und erreichen die Teilnehmer in den seltensten Fällen, da das Argument zu allgemein gehalten ist. Als Faustregel sollte man daher in erster Linie aufzeigen, warum das Thema interessant oder wichtig ist. Eine Hemmschwelle, die Relevanz gut herauszuarbeiten, besteht meist darin, dass der Moderator denkt, die Gruppe mit dieser offensichtlichen Information zu langweilen, da es ohnedies jedem Anwesenden klar sein muss, warum er hier ist. Dies mag den Tatsachen entsprechen, jedoch hat das Benennen der Relevanz durch den Moderator neben dem vordergründigen Informationsgehalt noch einen psychologischen oder gruppendynamischen Effekt. Kann der Moderator die Relevanz für die Teilnehmer genau benennen, so signalisiert er Wissen und Verständnis für die Teilnehmer und deren Situation. Die Relevanz wird damit ein Teil des »rapport building« innerhalb der Einleitung. Der Moderator zeigt, dass er weiß, wer die Teilnehmer sind und was für sie wichtig ist.

Sprachmodul: Relevance

For you as product managers the topic is of immediate urgency because …The outcome of the meeting is of particular importance because …We’ve scheduled the meeting right now because the results are necessary for …Without the results of today’s meeting wouldn’t be able to …The topic of today’s meeting is particularly pertinent to those of you who have to …This meeting is very important for all of us because …

Ziel